Handleiding Outplacement Sociaal InterventieFonds (SIF3)

Transcriptie

1 Handleiding Outplacement Sociaal InterventieFonds (SIF3) Sinds 1 maart 2009 financiert het sociaal interven efonds van de VDAB onder bepaalde voorwaarden de outplacementbegeleiding voor: Werknemers; Gefailleerde zelfstandigen; Helpers van gefailleerde zelfstandigen en Werknemers die tot een jaar voor het faillissementsvonnis bij de bewuste onderneming werkten. Indien deze aan de slag waren in een bedrijf gelegen in het Vlaamse Gewest en werkloos werden ten gevolge van: Een faillissement van de onderneming. Een gerechtelijke reorganisa e van de onderneming. De gerechtelijke ontbinding van een vzw door kennelijke staat van onvermogen, - de vrijwillige vereffening van een vzw door kennelijke staat van onvermogen, of - financiële moeilijkheden in de onderneming. Ook personen die recht hebben op een outplacementbegeleiding ten laste van de Rijksdienst voor Arbeidsvoorziening zoals gesteld in art. 7 van het koninklijk besluit van 23 januari 2003 tot uitvoering van de ar kelen 15 en 17 van de wet van 5 september 2001 tot de verbetering van de werkgelegenheidsgraad van de werknemers behoren tot de doelgroep. De registraties in Mijn Loopbaan voor Partners (=MLP) voor de outplacementbegeleiding ikv SIF zullen genoteerd worden in Mijn Loopbaan onder flap dienstverlening De stappen die je zet in de bemiddeling van je werkzoekende in het kader van de outplacementbegeleiding ikv SIF, registreer je via werkpunten, opdrachten en afsprakenbladen in het dienstverleningsmenu. Uitgebreide informa e over de tools in het dienstverleningsmenu en het breder kader van Iedereen bemiddelaar en hoe dit vertaald wordt in registra es in Mijn Loopbaan voor Partners vind je terug in de handleiding Tools dienstverleningsmenu (SMP+) op onze partnerwebsite: h ps://partners.vdab.be/cvs/cvs_handleiding.shtml#trajectbegeleiding. Neem zeker de webmodule Intro dienstverlening voor partners door ( h p://partner-onlineleren.vdab.be/ ) waarin de belangrijkste principes en begrippen van Iedereen Bemiddelaar verduidelijkt worden. In een deze handleiding gaan we dieper in op de specifieke registraties van deze outplacementbegeleiding in kader van SIF. Veel succes!

2 Inhoudstafel Inhoudstafel 2 REGISTRATIES in kader van SIF 3 1. Initiëren service Klant verschijnt in dashboard Klanten opvolgen Informa esessie outplacement Aanmaken afspraak informa esessie via klanten opvolgen Aanmaken afspraak informa esessie via groepsac e De aan- of afwezigheid van de burger op de informa esessie outplacement Klant is afwezig op de informa esessie outplacement Klant is aanwezig 12 In de flap dienstverlening - subflap historiek kunt u het verloop van de bemiddeling i.k.v. outplacement terug vinden. 14 Geen a est ondertekend (klant stapt niet in outplacement) Andere bemiddelingsacties Up-to-date dossier IBO Opleiding registreren Een eigen opleiding starten Een opleiding aanvragen Competen es aanpassen na opleiding Afsluiting service Bemiddeling ikv outplacement 21 Situa e 1 21 Situa e 2 22 Situatie 3 22 Bijlage 1 Routing afwezigheid op afspraak ikv outplacement 23 7/03/2019 2

3 REGISTRATIES in kader van SIF 1. Initiëren service Klanten worden naar jou verwezen als partner-bemiddelaar voor outplacementbegeleiding, De sociaal interven eadviseur (SIA) ini eert de service bij de SIF-partner in groep voor de klanten voor outplacementbegeleiding. Status dienstverlening: persoonlijke dienstverlening Indien er al dienstverlening bezig was en deze stond op formele opvolging, dan blij deze status behouden. In de flap Werkpunten wordt de opdracht Informa esessie outplacement volgen automa sch aangeduid onder Andere afspraken. De SIA hee een service Bemiddeling ikv outplacement geïni eerd. o De burger werd toegewezen aan een specifieke opvolger van het geselecteerde perceel. o Het dossier hee een rode banner gekregen wat aangee dat de bemiddeling door een partner wordt opgenomen. o Als partner heb je inzage gekregen in het dossier van de klant. o Als partner ben je bemiddelaar geworden van het dossier. Als partner-bemiddelaar kan jij vanaf hier verder aan de slag Klant verschijnt in dashboard Klanten opvolgen De verwezen (werkzoekende) burgers verschijnen in het dashboard Klanten opvolgen - opvolging klanten in Mijn Loopbaan voor Partners. Na inloggen in Mijn Loopbaan voor Partners (MLP) klik je links bovenaan op het dashboard Klanten opvolgen. Onder opvolging klanten verschijnen daar de burgers die naar jou als partner-coach zijn toegeleid ifv service bemiddeling i.k.v. outplacement. De (werkzoekende) burger verschijnt daar met als reden doorverwijzing. 7/03/2019 3

4 Klik op de naam en het dossier van de burger opent zich. Je komt terecht in de flap Overzicht. Zo krijg je als bemiddelaar meteen een totaaloverzicht van deze klant voor wat betre de zoektocht naar werk Informatiesessie outplacement Allereerst moeten alle toegeleide klanten een afspraak krijgen voor de informa esessie outplacement. Hiervoor kan je deze klanten selecteren in het dashboard Klanten opvolgen - opvolging klanten om vervolgens een groepsafspraak te plannen. Je kan ook rechtstreeks in het dashbord Groepsac es een groep personen samenstellen op basis van de klantnummers (IKL-nummers) en hen in groep uitnodigen. Je kan de groep gezamenlijk uitnodigen, of individueel volgens een zelf in te stellen jdsinterval (bv. om de 20 minuten één persoon) Aanmaken afspraak informatiesessie via klanten opvolgen Ga naar het dashboard Klanten opvolgen. OPGELET: Indien de SIA jou als opvolger van de service zet, kan je gewoon verder gaan naar de volgende stap. Indien een collega de opvolger is: Klik je rechts bovenaan op Bekijk Klanten opvolgen van een andere bemiddelaar. Typ je de naam van deze collega naast Bemiddelaar. Klik je op Bekijk Klanten opvolgen van deze bemiddelaar. Krijg je nu de melding dat je het klantenoverzicht van je collega bekijkt. Ga nu verder met de volgende stap. 7/03/2019 4

5 Vink de selec evakjes aan voor de te contacteren dossiers onder Opvolging klanten. Klik onderaan op Plan nieuw contact. Indien er reeds een groepsac e aangemaakt is, kan je hier ook klikken op Voeg toe aan bestaand contact om de geselecteerde dossiers toe te voegen aan deze afspraak. Je gaat automa sch naar het scherm van stap 2 van de Groepsac es (zie hieronder) Aanmaken afspraak informatiesessie via groepsactie STAP 1 in het aanmaken afspraak informatiesessie outplacement Ga naar het dashboard Groepsac es. Kies Voeg groepsac e toe. Voer de klantnummers in bij veld IKL-nummers (gescheiden door spa e of komma, of koppelteken - ). Klik op Voeg toe. Klik op Ga verder. 7/03/2019 5

6 STAP 2 in het aanmaken afspraak informatiesessie outplacement Een volgend scherm wordt geopend: Selecteer Type: Afspraak Selecteer Onderwerp: Informa esessie outplacement. Bij wie: Dit is de persoon bij wie de klant zich moet aanmelden. Indien je de klanten bij jezelf wilt uitnodigen, laat je gewoon je eigen naam staan bij Bemiddelaar. Indien je de klanten wilt uitnodigen bij een collega die ook in MLP registreert, wijzig je je eigen naam in deze van je collega. Indien je de klanten wilt uitnodigen bij een collega die niet in MLP registreert bv een onthaalbediende, kan je Andere kiezen. Je moet dan de naam, het adres en telefoonnummer van deze persoon invullen. Adres: Dit is het adres waar de klant zich moet aanmelden. Indien je Bij wie een bemiddelaar hebt ingevuld, wordt het adres automa sch aangevuld. Indien nodig kan je de gegevens wijzigen. Indien je Bij wie Andere hebt aangeduid, vul je hier het juiste adres in. Opmerking: Indien je extra informa e over de loca e wilt meegeven, kan dit hier. Brief of Door het selecteren van het onderwerp Informa esessie outplacement verschijnt hier automa sch de tekst Naar aanleiding van je ontslag nodigen we je graag uit voor een informa esessie over de mogelijkheden van outplacement. Je kan hier steeds extra tekst toevoegen. Contactpersoon: Dit is de persoon die de klant kan contacteren. Indien je dit zelf bent, laat je gewoon je eigen naam staan bij Bemiddelaar. Indien dit een collega is die ook in MLP registreert, zet je hier de naam van je collega. Als je Bij wie Andere gekozen hebt, kan je ook hier kiezen voor Andere. Hier komen dan automa sch de gegevens die je hebt ingevuld onder Bij wie. 7/03/2019 6

7 Planning: Kies voor In groep In groep: Je verwacht iedereen op hetzelfde jds p. Individueel: Je verwacht iedere klant op een ander jds p. Vul de datum van de informa esessie in. Opgepast: De kalender opent automa sch op zondag. Vul het jds p van de informa esessie in. Voeg bijlage toe: Hier kan je een routebeschrijving of andere documenten toevoegen. Klik op Verstuur. Als er een adres in het dossier van de burger staat hee, wordt de afspraak via verstuurd. Wanneer dit niet het geval is, wordt er een brief verstuurd. GEPLANDE GROEPSACTIES RAADPLEGEN 7/03/2019 7

8 Onder het dashboard Groepsac es zie je je geplande groepsac es. Wanneer je deze opent, kan je een aanwezigheidslijst afprinten door rechts bovenaan op de knop Print aanwezigheidslijst te klikken.als je nog extra klanten aan de afspraak wilt toevoegen, kan dit ook hier. Klik dan op Nodig extra klanten uit De aan- of afwezigheid van de burger op de informatiesessie outplacement Bij sommige burgers met bij de aanvraag service bemiddeling i.k.v. outplacement een dossier in Mijn Loopbaan aangemaakt worden (gezien het de 1ste keer is dat de burger met VDAB in aanraking komt). Het is noodzakelijk dat het dossier van de burger vervolledigd wordt wanneer je de klant bereikt. Indien je het dossier niet kan vervolledigen, kan je verder gaan naar het dossier door op Inzagerechten te klikken. 7/03/2019 8

9 Klant is afwezig op de informatiesessie outplacement In dit onderdeel worden de situa es beschreven waarbij de klant afwezig is op de afspraak informa esessie outplacement. Je dient in MLP de afspraak af te werken en ac es te ze en mbt de a estering (geen a est / garan ea est / outplacementa est). Situatie 1: de klant is afwezig EN stapt niet in outplacement De klant is afwezig op de informa esessie outplacement, maar je hebt hem (telefonisch, via ) kunnen bereiken EN de klant wil niet instappen in de outplacementbegeleiding. A. AFSPRAAK Ga naar het dossier van de klant om de afwezigheid op de informa esessie outplacement te registreren. Klik op de flap dienstverlening subtab afspraken: 7/03/2019 9

10 Onder de hoofding geplande contacten - werk je de afspraak van de informa esessie af als afwezig. Er opent zich een nieuw scherm - vul volgende velden in: Reden van afwezigheid: Selecteer een reden Duid aan Geldige reden Klik op registreer afwezigheid. 7/03/

11 B. ATTESTERING De klant kan nog instappen, indien de duur jd van één maand na de afspraak van de informa esessie outplacement, nog niet verstreken is. Ga in het klantendossier naar de flap dienstverlening - subtab Afspraken Klik op a estering Kies Geen a est ondertekend. Na 1 maand zal de service Bemiddeling ikv outplacement automa sch door het systeem afgesloten worden. Eenmaal afgesloten is er geen mogelijkheid meer om alsnog de service Bemiddeling ikv outplacement op te starten. 7/03/

12 Situatie 2: de klant is afwezig en je hebt de burger niet bereikt Alle andere gevallen waarbij de klant afwezig is op de afspraak informa esessie outplacement, met andere woorden waarbij je ook niet bereikt hebt om te bevragen of hij al dan niet in de outplacementbegeleiding wil stappen werk je op de volgende manier af: A. AFSPRAAK Hiervoor volg je de flow zoals beschreven in Afwezigheden op contact registreren. OPGELET: Denk eraan om steeds het onderwerp Informa esessie outplacement te kiezen bij het aanmaken van een nieuwe (aangetekende) afspraak. B. ATTESTERING Je duidt geen A estering aan in het dossier (met andere woorden: geen van de 3 op es) Klant is aanwezig Wanneer de klant aanwezig is op de afspraak informa esessie outplacement volg je volgende rou ng: A. AFSPRAAK Aanwezigheden op een afspraak hoef je nooit te registreren. Wanneer de klant aanwezig is, moet je dus niets meer registreren in de tab dienstverlening - subtab afspraken geplande contacten. Acht dagen na het verstrijken van de datum van een gepland contact, verdwijnen de niet afgewerkte afspraken uit het tabblad afspraken (en wordt de afspraak als aanwezig beschouwd). B. ATTESTERING Wanneer de burger aanwezig is op de afspraak kan hij beslissen om al dan niet in outplacementbegeleiding te stappen. Klant beslist deel te nemen aan de outplacementbegeleiding: Outplacement Attest ondertekend. Laat de klant een a est outplacement (h ps://partners.vdab.be/tewerkstellingscel/a est1.shtml) ondertekenen. Ga in het klantendossier naar de flap dienstverlening - subtab Afspraken. Klik op A estering Kies Outplacementa est ondertekend. De service Bemiddeling ikv outplacement komt op de status aanvaard. Maak een eerste afsprakenblad Vink onder de subflap werkpunten onder het blok andere afspraken het werkpunt informa esessie outplacement volgen uit. Vink onder de subflap werkpunten onder het blok andere afspraken het werkpunt 'meewerken aan ac es ikv bemiddeling' aan. 7/03/

13 Klik op Start Bemiddelingsproces waardoor de service Bemiddeling ikv outplacement op de status Bezig komt. 7/03/

14 In de flap dienstverlening - subflap historiek kunt u het verloop van de bemiddeling i.k.v. outplacement terug vinden. Garantieattest ondertekend Klant wenst op het moment van ondertekening geen ac eve outplacementbegeleiding (t.g.v. tewerkstelling), maar wil zijn instaprecht gedurende de loop jd van de outplacementbegeleiding behouden. De deelnemer hee op het moment van instap recht op een begeleiding met een duur 7/03/

15 van de resterende periode (bijvoorbeeld: instappen zes maanden na informa esessie, gee nog recht op zes maanden outplacementbegeleiding). Laat de klant een garan e a est (h ps://partners.vdab.be/tewerkstellingscel/a est1.shtml) ondertekenen. (Het garan ea est is hetzelfde a est als a est outplacementbegeleiding - onderaan rechts kan de garan e aangeduid worden) Ga in het klantendossier naar de flap dienstverlening - subtab Afspraken Klik op A estering Kies Garan ea est ondertekend. De service Bemiddeling ikv outplacement komt op de status Aanvaard. Op het moment dat de klant instapt: Maak je een eerste afsprakenblad Vink onder de subflap werkpunten onder het blok andere afspraken het werkpunt informa esessie outplacement volgen uit. Vink onder de subflap werkpunten onder het blok andere afspraken het werkpunt 'meewerken aan ac es ikv bemiddeling' aan. Klik je op Start Bemiddelingsproces waardoor de service Bemiddeling ikv outplacement op de status Bezig komt. 7/03/

16 Opgelet: er is geen mogelijkheid om via een selec e de burgers te selecteren die een garan ea est ondertekend hebben. Wanneer de burger ingeschreven wordt als werkzoekende (na werk) verschijnt de burger in het dashbord klanten opvolgen - opvolging klanten met de reden instroom. Dit is het signaal voor jou als partner-coach om de burger, via een afspraak, uit te nodigen en te bekijken of de burger de outplacementbegeleiding opstart. Geen attest ondertekend (klant stapt niet in outplacement) De klant is aanwezig op de afspraak informa esessie outplacement en hee geen interesse in de outplacementbegeleiding. De klant kan enkel nog instappen indien de duur jd van 30 kalenderdagen na de informa esessie nog niet verstreken is. Ga in het klantendossier naar de flap dienstverlening - subtab Afspraken Klik op A estering Kies Geen a est ondertekend. Na 30 dagen zal de service Bemiddeling ikv outplacement automa sch door het systeem afgesloten worden. Eenmaal afgesloten is er geen mogelijkheid meer om alsnog de service Bemiddeling ikv outplacement op te starten. 7/03/

17 Ga aan de slag met het Mijn Loopbaan dossier van de werkzoekende, voeg werkpunten en opdrachten toe, plan contacten, en zorg voor een goede opvolging van de burger. Op regelma ge basis worden nieuwe afsprakenbladen o pgemaakt: de opdrachtnemer brengt samen met de deelnemer structuur in de chronologische opbouw van de ac es die moeten leiden tot duurzame tewerkstelling en vertaalt deze stapsgewijs en concreet in opdrachten met deadlines in de afsprakenbladen. Voor alle latere geplande contacten en afspraken gelden de richtlijnen zoals beschreven in het hoofdstuk Contacten in de handleiding Tools dienstverleningsmenu (SMP+) op onze partnerwebsite: h ps://partners.vdab.be/cvs/cvs_handleiding.shtml#trajectbegeleiding. 7/03/

18 7/03/

19 2. Andere bemiddelingsacties 2.1 Up-to-date dossier Een essen eel element om tot een goede bemiddelingscyclus te komen is een up-to-date Mijn Loopbaan dossier: correcte contactgegevens van de burger, oplijs ng van het studieverleden, één of meerdere toegevoegde jobdoelwi en, gescoorde competen es, een gepubliceerd CV, enzovoort Meer informa e is te vinden op de vdab-website en in de handleiding voor de burger, of in de handleidingen terug te vinden op de partnerwebsite.: h ps://partners.vdab.be/cvs/cvs_handleiding.shtml IBO Een IBO (Individuele BeroepsOpleiding) dient, zoals elke ac e, te kaderen binnen de persoonlijke dienstverlening. Dit wil zeggen dat zowel de werkzoekende als de bemiddelaar akkoord moeten gaan met de IBO als ac e in het traject. In Mijn Loopbaan voor Partners wordt niets geregistreerd voor IBO, alles verloopt via de nieuwe IBO-tool. De werkgever vraagt zelf de IBO aan. VDAB houdt de partner steeds op de hoogte van het verloop van de IBO begeleiding. Het contact met de werkgever verloopt enkel via de VDAB IBO-consulent. Meer informa e vind je op onze website: h ps:// Opleiding registreren Te registreren via: Flap Begeleiding > stappen naar werk Duid in het dienstverleningsmenu onder de rubriek competen eversterking het juiste werkpunt aan (met eventueel bijhorende opdracht). Enkel de deelname van werkzoekenden aan erkende opleidingen die in de VDAB-opleidingengids gepubliceerd worden en die ac ef zijn, kan je registreren in de flap stappen naar werk. Dit is enkel het geval voor VDAB-opleidingen of opleidingen waarvoor de VDAB de regie voert en die door de 7/03/

20 VDAB in de opleidingengids gepubliceerd worden of opleidingen die door de VDAB erkend worden en die door andere partners via Opleidingenmanager in de opleidingengids gepubliceerd worden (aangeduid met het VDAB-logo in de opleidingengids). Je registreert de deelname aan een opleiding door te klikken op de link voeg een stap toe (flap begeleiding > flap stappen naar werk ) en in de lijst van mogelijke stappen te kiezen voor Opleiding en vervolgens te klikken op Toevoegen. Je krijgt een scherm waar je de vraag gesteld wordt: of je een eigen opleiding wil starten of een opleiding bij een andere organisa e wil aanvragen Een eigen opleiding starten Wanneer je de start van een opleiding van de eigen organisa e wenst te registreren, dan kies je voor de eerste op e: een eigen opleiding starten. Je krijgt vervolgens een overzicht van je eigen opleidingen. Je vindt verdere informa e over deze registra e en het invoeren van presta es en vergoedingen in de overeenkoms ge handleidingen. Opgelet! Een beroepsverkennende stage wordt geregistreerd met de opleidingscode ! Een opleiding aanvragen Wanneer de opleiding bij een externe organisa e of bij VDAB doorgaat, dan kies je voor de tweede op e: Een opleiding aanvragen. Je komt terecht in een zoekscherm waar je criteria kan invoeren om de gewenste opleiding op te zoeken (meest gebruikt = opleidingscode). In de resultatenlijst staan enkel nog de erkende opleidingen. Je kiest de betreffende opleiding en beves gt de aanvraag. In het tekstvak Samenva ng kan je eventueel bijkomende informa e invoeren. Bij de registra e van de aanvraag wordt een gestuurd naar de contactpersoon van de organisa e die de opleiding organiseert. Je neemt best ook contact op met deze persoon om de startvoorwaarden te bespreken. Indien de opleiding bij een andere opleidingspartner (niet VDAB) doorgaat, moet via de VDAB-werkwinkel inzage in het klantendossiers gegeven worden aan deze organisa e. 7/03/

21 De registra e van het verdere verloop van de opleiding en de bijhorende presta es wordt door de betrokken organisa e opgenomen. Je kan enkel nog de aanvraag annuleren, zolang deze niet gestart is. Bij aanvraag van VDAB-opleidingen kan je deze niet annuleren. Je dient hiervoor een seintje te geven naar de betreffende contactpersoon Competenties aanpassen na opleiding De competen es aanpassen in het dossier is van cruciaal belang voor de matching van deze werkzoekende met vacatures. Uitgebreide informa e vind je in de handleiding Competen es en competen erapporten scoren. op de partnerwebsite onder het hoofdstuk Werken met competen es h ps://partners.vdab.be/cvs/cvs_handleiding.shtml#opleidingen. 3. Afsluiting service Bemiddeling ikv outplacement Situatie 1 Na 12 maanden is het bemiddelingsproces beëindigd en krijg je als bemiddelaar een signaal in je dashboard dat de service Ter afslui ng staat. Via de flap Afspraken, onder Lopende services klik je op Geef eindadvies. Het scherm Eindadvies geven opent zich. Duid het gekozen advies aan. 7/03/

22 In het opmerkingenveld kan je bijkomende informa e ze en die ook op het eindadviesdocument komt. Mail eindadvies of Print eindadvies moet al jd aangevinkt zijn om het eindadvies te kunnen geven. Ook in de Historiek vind je het document terug. Op het eindadvies zelf worden de op es als volgt vertaald: Geen nood aan persoonlijke dienstverlening: Je zit op koers naar passend werk en op korte termijn heb je geen nood aan verdere persoonlijke ondersteuning. Je zet je zoektocht naar werk zelfstandig verder. Als je hier toch verdere hulp bij wil, kan je terecht bij VDAB. Nood aan persoonlijke dienstverlening: Je hebt nog verdere hulp nodig bij het zoeken naar werk. VDAB zal je contacteren en kijken welke ondersteuning best past. Dienstverlening uitgeput: Je zet je zoektocht naar werk zelfstandig verder. Als je hier verdere hulp bij wil, kan je terecht bij VDAB. Nieuwe inscha ng nodig: We kunnen op dit moment niet inscha en of je nog verdere hulp nodig hebt in je zoektocht naar werk. Wanneer de bemiddeling naar werk hervat wordt, zal VDAB kijken welke ondersteuning best past. Situatie 2 Klant hee enkel garan ea est ondertekend maar de service Bemiddeling ikv outplacement werd nooit opgestart (niet op bezig). Service wordt automa sch afgesloten met de status Geweigerd door klant. Er wordt geen eindadvies gevraagd. Situatie 3 Klant hee geen interesse in de outplacementbegeleiding. Na 1 maand zal de service Bemiddeling ikv outplacement automa sch door het systeem afgesloten worden met de status Geweigerd door klant. Er wordt geen eindadvies gevraagd. 7/03/

23 Bijlage 1 Routing afwezigheid op afspraak ikv outplacement 7/03/