Draaiboek Outplacement in kader van het Sociaal Interventiefonds (SIF3)

Transcriptie

1 Draaiboek Outplacement in kader van het Sociaal Interventiefonds (SIF3) besteknr. 2017/50041 versie 1: 09/03/2018 1

2 Voorwoord Een steeds veranderende arbeidsmarkt is een constante binnen het VDAB-verhaal. Momenteel worden we geconfronteerd met een knelpunteneconomie. Vele bedrijven hebben het moeilijk om de juiste werknemers te vinden en kunnen hierdoor tal van vacatures niet invullen. Vertrekkend vanuit dit knelpuntenbeleid doet VDAB als arbeidsmarktregisseur een beroep op opdrachtnemers om oa. via outplacementbegeleidingen werkzoekenden toe te leiden naar duurzame tewerkstelling. Via de partnerschappen wil VDAB de uitdagingen en doelstellingen samen behalen om er op die manier voor te zorgen dat het schoentje op de arbeidsmarkt minder knelt. VDAB zal alle opdrachtnemers die actief zijn binnen het Outplacement in kader van het Sociaal Interventiefonds ( SIF3 ) zo goed mogelijk ondersteunen en begeleiden in de hun toegewezen opdracht. Hiervoor is dit gedetailleerd draaiboek uitgewerkt. Het vormt uw eerste hulp bij technische of inhoudelijke problemen. Aanpassingen melden we u steeds via mail. De bepalingen opgenomen in het bestek en de door uw organisatie ingediende offerte blijven gedurende de hele looptijd van deze tender van kracht. Heeft u nog vragen waarop u het antwoord niet terugvindt in dit draaiboek of dienen er regionale afspraken bijgestuurd te worden, dan kan u uiteraard altijd terecht bij uw VDAB projectopvolger. Brussel maart 2018 Carine Doucet Manager Samenwerking 2

3 Inhoud Draaiboek Outplacement in kader van het Sociaal Interventiefonds (SIF3) 1 DEEL I UITVOERING VAN DE OPDRACHT 5 1. Uitvoering van de opdracht en registraties Doelgroep Start van de opdracht Toewijzing Informatiesessie Intake Inhoud en verloop van het outplacement Bemiddeling door het outplacementbureau De outplacementbegeleiding, inclusief de bemiddeling naar duurzaam werk Faciliteren van opleiding of certificering van elders verworven competenties Faciliteren van opleiding: Certificering van verworven competenties Opleiden en begeleiden in het gebruik van Mijn Loopbaan voor de burger Nazorg bij tewerkstelling Heropnameplicht Einde van de outplacementbegeleiding 20 Afsluitgesprek en eindadvies Gebruik van MLP Onderliggende bewijsstukken van de MLP registraties Verbintenissen i.v.m. registratie in MLP Inzagerechten Medewerking van de deelnemer Routing afwezigheden Aanvragen bemiddelingsgesprek Sjabloon Privacy 28 3

4 3.1. Inleiding Wat verstaan we onder privacy? Verzamelen en noteren van persoonsgegevens Meedelen van gegevens aan derden Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) Klachtenprocedure voor de werkzoekende Principes 34 DEEL II Opvolging van de opdracht Publicitaire verplichtingen en archivering Archivering Elektronisch archief (g-schijf) Personeelsinzet Rapportering Monitoring Rapporten voor de dienstverleners Kwalitatieve monitoring Werkwijze Inhoud Rapportering Inspectie Betalingen Correctie resultaatsvergoeding 39 BIJLAGE 1: PRIVACY-DOCUMENT (indien gegevens worden meegedeeld aan derden) 40 BIJLAGE 2: SJABLOON BEMIDDELINGSAANVRAAG 41 bijlage 3: sjabloon opleidingsaanvraag 43 BIJLAGE 4: Routing afwezigheid op afspraak ihkv outplacement 45 BIJLAGE 5: Sjabloon Overzichtslijst 46 4

5 DEEL I UITVOERING VAN DE OPDRACHT 1. Uitvoering van de opdracht en registraties 1.1. Doelgroep Sinds 1 maart 2009 financiert het sociaal interventiefonds van de VDAB onder bepaalde voorwaarden de outplacementbegeleiding voor: werknemers gefailleerde zelfstandigen helpers van gefailleerde zelfstandigen werknemers die tot een jaar voor het faillissementsvonnis bij de bewuste onderneming werkten, indien deze aan de slag waren in een bedrijf gelegen in het Vlaamse Gewest en werkloos werden ten gevolge van: - een faillissement van de onderneming, - een gerechtelijke reorganisatie van de onderneming, - de gerechtelijke ontbinding van een vzw door kennelijke staat van onvermogen, - de vrijwillige vereffening van een vzw door kennelijke staat van onvermogen - financiële moeilijkheden in de onderneming. Ook personen die recht hebben op een outplacementbegeleiding ten laste van de Rijksdienst voor Arbeidsvoorziening zoals gesteld in art. 7 van het koninklijk besluit van 23 januari 2003 tot uitvoering van de artikelen 15 en 17 van de wet van 5 september 2001 tot de verbetering van de werkgelegenheidsgraad van de werknemers behoren ingevolge de zesde staatshervorming tot de doelgroep. Van zodra deze bevoegdheid door Vlaanderen wordt opgenomen, wordt er met de opdrachtnemer nadere afspraken gemaakt omtrent de invulling van de outplacementbegeleiding van deze personen. Opgelet: De outplacementbegeleiding staat open voor alle werknemers. Als er personen in de begeleiding stappen die al een tewerkstelling hebben, moet het outplacementbureau de begeleiding voor die personen zo organiseren dat zij de begeleiding kunnen volgen (bijv. organisatie van avond- of weekendsessies, sessies in voor- en namiddag, rekening houdend met ploegenarbeid, of individuele sessies). Het profiel van de getroffen werknemers binnen deze opdracht is divers. De opdrachtnemer moet de outplacementbegeleiding en methodieken aanpassen op maat van elke deelnemer (bedienden, arbeiders, kaderfuncties, hooggeschoolden, laaggeschoolden, anderstaligen,...). 5

6 1.2. Start van de opdracht Toewijzing Nadat een aanvraag voor een outplacementbegeleiding in kader van het SIF wordt goedgekeurd, wordt een outplacementbureau door VDAB aangeduid conform de in het bestek vermelde toewijzingsregels. De opdrachtnemer wordt hiervan via een toewijzigingsmail op de hoogte gebracht. De opdrachtnemer krijgt van VDAB via mail een lijst met getroffen werknemers om deze uit te nodigen voor een informatiesessie. De sociaal interventieadviseur (SIA) initieert de service bij de SIF-opdrachtnemer in groep voor de klanten voor outplacementbegeleiding. De status van de dienstverlening komt in het klantendossier op persoonlijke dienstverlening. Indien er al dienstverlening bezig was en de status dienstverlening stond op formele opvolging, dan blijft deze status behouden. In de flap Werkpunten wordt de opdracht Informatiesessie outplacement volgen automatisch aangeduid onder Andere afspraken. De burger werd toegewezen aan een specifieke opvolger van het geselecteerde perceel. Het dossier van de klant heeft een rode banner gekregen wat aangeeft dat de bemiddeling door een opdrachtnemer wordt opgenomen. Als opdrachtnemer heb je inzage gekregen in het dossier van de klant. Als opdrachtnemer ben je bemiddelaar geworden van het dossier Informatiesessie Het outplacementkantoor nodigt de werknemers schriftelijk uit voor de informatiesessie en neemt eveneens telefonisch contact op. De informatiesessie heeft als doel: te voorzien in een eerste opvang van de werknemers, de werknemers in te lichten over de doelstellingen de methoden en de context van de aangeboden outplacementbegeleiding. de werknemers te stimuleren om deel te nemen aan de outplacementbegeleiding en hen te informeren over de mogelijke verplichtingen inzake outplacement- en werkloosheidsreglementering en de mogelijke gevolgen van niet-deelname de toestemming van de deelnemers aan de outplacementbegeleiding te regelen, door het verlenen van inzagerechten tot het MLP-dossier aan de opdrachtnemer. De informatiesessie moet binnen 14 kalenderdagen na ontvangst van de toewijzingsmail plaatsvinden en wordt in overleg met VDAB, en indien mogelijk in overleg met één of meer representatieve vakbondsvertegenwoordigers, georganiseerd op een met VDAB afgesproken tijdstip. Als een opdracht minder dan tien werknemers betreft, kan de informatie ook individueel verstrekt worden. 6

7 De opdrachtnemer informeert de deelnemers over de instaptermijnen en verplichtingen en de daarbij horende attesten. De opdrachtnemer laat het door de deelnemer verkozen attest ondertekenen: Attest outplacement: de deelnemer verklaart deel te nemen aan een actieve outplacement begeleiding. Link sjabloon: versie met online invulvelden den.doc Of handmatig in te vullen versie Garantie-attest: de deelnemer wenst op het moment van ondertekening geen actieve outplacementbegeleiding omwille van een nieuwe tewerkstelling of langdurige ziekte, maar wil zijn instaprecht gedurende de looptijd van de outplacementbegeleiding behouden. De deelnemer heeft op het moment van instap recht op een begeleiding met een duur van de resterende periode (Bijvoorbeeld: instappen zes maanden na informatiesessie, geeft nog recht op zes maanden outplacementbegeleiding). Link sjabloon: versie met online invulvelden den.doc Of handmatig in te vullen versie: Indien de deelnemer geen enkel attest heeft ondertekend, kan deze enkel nog instappen indien de duurtijd van één maand na de informatiesessie nog niet verstreken is. Deelnemers die bij start al een tewerkstelling hebben, of die zicht hebben op een nieuwe tewerkstelling, kunnen slechts een attest outplacement ondertekenen als ze ook bereid zijn om een actieve outplacementbegeleiding te krijgen en mits dit vertaald wordt in de afsprakenbladen. Uitkeringsgerechtigden van wie de reden voor het initieel ondertekenen van het garantie-attest weg is gevallen, en vervolgens weigeren effectief met de outplacementbegeleiding aan te vangen, dienen aan VDAB gesignaleerd te worden met het oog op opstart van de reguliere VDABbemiddeling." Het louter laten ondertekenen van een outplacementattest om de betaling te genereren, kan leiden tot schorsing of uitsluiting van de betrokken medewerker of de opdrachtnemer. Als een werknemer niet bereikt is na de informatiesessie, verstuurt de opdrachtnemer een aangetekende zending met de vraag om contact op te nemen met het outplacementkantoor met als doel de deelnemer alsnog een outplacementbegeleiding aan te bieden. Na afronden van de informatiesessie bezorgt de opdrachtnemer een overzichtslijst volgens sjabloon (bijlage 5) - aan VDAB, waarop voor elke persoon op de lijst met getroffen werknemers de ondernomen acties (met vermelding van de datum) en het resultaat ervan staat vermeld. 7

8 Output Formeel 1 : Overzichtslijst met de ondernomen acties voor alle deelnemers en het resultaat van deze acties, volgens sjabloon (bijlage 5). Het document krijgt de naam OL-dossiernummer-DATUM bv. OL en wordt uiterlijk elke 15e van de maand volgend op de maand waarin de overzichtslijst werd aangemaakt opgeladen op de VDAB g-schijf. Operationeel 2 : Ondertekende aanwezigheidslijst informatiesessie (zowel voor collectieve als voor individuele informatiesessies) wordt bijgehouden door de opdrachtnemer. Voor de niet-bereikte deelnemers wordt een bewijs van aangetekende zending bijgehouden door de opdrachtnemer. Voor de toestemming van de deelname aan de outplacementbegeleiding wordt een ondertekend attest outplacementbegeleiding in twee originelen opgemaakt waarvan 1 exemplaar bestemd is voor deelnemer (wordt meegegeven na ondertekening) en 1 exemplaar bestemd is voor het outplacementkantoor. De kopie bestemd voor VDAB wordt opgeladen op de g-schijf, uiterlijk elke 15e van de maand volgend op de maand waarin het attest werd aangemaakt, met als benaming AO-dossiernummer-IKL-DATUM bv. AO Voor een garantie tot instaprecht wordt een ondertekend garantie-attest in twee originelen opgemaakt waarvan 1 exemplaar bestemd is voor deelnemer (wordt meegegeven na ondertekening) en 1 exemplaar bestemd is voor het outplacementkantoor. De kopie bestemd voor VDAB wordt opgeladen op de g-schijf, uiterlijk elke 15e van de maand volgend op de maand waarin het attest werd aangemaakt, met als benaming AG-dossiernummer-IKL-DATUM bv. AG Formele output: Indien een document of een registratie geformuleerd staat als een formele output, moet dit voor alle deelnemers aanwezig zijn. Output wordt door VDAB als formeel benoemd indien deze essentieel is binnen de aangeboden dienstverlening. Wanneer de formele output niet aanwezig is of niet voldoet aan de vereisten gesteld in het bestek, is er steeds sprake van een gebrekkige uitvoering van de dienstverlening. Afhankelijk van de ernst kan dit leiden tot financiële of contractuele gevolgen. 2 Operationele output: Indien een document of een registratie geformuleerd staat als een operationele output, moet dit in principe aanwezig zijn voor elke deelnemer. Bij een operationele output staat beschreven wat VDAB als meetbaar resultaat van de uitvoering verwacht, als bewijs dat een actie of begeleiding is uitgevoerd conform de afspraken. Indien de opdrachtnemer niet in staat is om deze output te voorzien, is er minstens een motivatie in het klantendossier terug te vinden waarom deze output ontbreekt of moet uit het klantendossier blijken dat de dienstverlening toch geleverd werd op een voor de betrokken deelnemer gepersonaliseerde manier. Wanneer de opdrachtnemer dit niet kan aantonen of beargumenteren kan er sprake zijn van een gebrekkige uitvoering. 8

9 Verplichte registratie in MLP Informatiesessie outplacement De verwezen werkzoekenden verschijnen in het dashboard Klanten opvolgen in Mijn Loopbaan voor Partners. Alle verwezen klanten moeten binnen de 14 dagen na de toewijzingsmail een afspraak informatiesessie outplacement krijgen. Dit kan via een groepsactie. Afwerken informatiesessie outplacement + attestering 1) klant is afwezig, wel bereikt, wenst niet in te stappen in outplacement De opdrachtnemer werkt de afspraak van de informatiesessie af als afwezig met Geldige reden en duidt in het dossier aan dat er geen attest ondertekend is. De klant kan nog instappen indien de duurtijd van één maand na de informatiesessie nog niet verstreken is. Na 1 maand zal de service Bemiddeling ikv outplacement automatisch door het systeem afgesloten worden. Eenmaal afgesloten is er geen mogelijkheid meer om alsnog de service Bemiddeling ikv outplacement op te starten. 2) In alle andere gevallen waarbij de klant afwezig is, volg je de standaard flow voor het afwerken en opvolgen van afspraken. 3) Wanneer de klant aanwezig is, moet je niets meer registreren in de afspraak. a) klant stapt in outplacement: De opdrachtnemer laat de klant het attest outplacement ondertekenen en duidt in het dossier aan dat de klant dit attest ondertekend heeft, maakt een eerste afsprakenblad (zie onder) en start het bemiddelingsproces. b) Klant wenst op het moment van ondertekening geen actieve outplacementbegeleiding, maar wil zijn instaprecht gedurende de looptijd van de outplacementbegeleiding behouden. De deelnemer heeft op het moment van instap recht op een begeleiding met een duur van de resterende periode. De opdrachtnemer laat de klant een garantie attest ondertekenen en duidt in het dossier aan dat de klant dit attest ondertekend heeft. Op het moment dat de klant instapt: De opdrachtnemer maakt een eerste afsprakenblad (zie onder) en start het bemiddelingsproces. c) klant stapt niet in outplacement: De klant kan enkel nog instappen indien de duurtijd van één maand na de informatiesessie nog niet verstreken is. De opdrachtnemer duidt in het dossier aan dat de klant geen attest ondertekend heeft. Na 1 maand zal de service Bemiddeling ikv outplacement automatisch door het systeem afgesloten worden. Eenmaal afgesloten is er geen mogelijkheid meer om alsnog de service Bemiddeling ikv outplacement op te starten. 9

10 1.2.3 Intake De invulling van de outplacementbegeleiding vertrekt vanuit een intakegesprek met elke deelnemer.het gesprek heeft als doelstelling de deelnemer te informeren over en inzicht te geven in het verdere verloop van de outplacementbegeleiding. De intake bestaat minimaal uit: Een eerste inschatting van de situatie van de deelnemer, met aandacht voor: o Ondersteuning bij ontslagverwerking. o Detectie van weerstanden en gezondheidsrisico s in functie van doorverwijzing naar de psycholoog, o Het in kaart brengen van de verworven competenties en de detectie van ontbrekende competenties, rekening houdend met een realistisch jobdoelwit. Een jobdoel wordt als realistisch beschouwd als de deelnemer onmiddellijk of na voltooiing van de geplande actie(s) inzetbaar is voor het jobdoel én als het jobdoel haalbaar is in functie van de noden op de arbeidsmarkt. o Het in kaart brengen van belemmerende randvoorwaarden en eventuele drempels naar werk. o Het toetsen van de verwachtingen van de deelnemer aan de verwachtingen van de arbeidsmarkt. Een praktische toelichting m.b.t. de samenwerking op lange termijn: samen met de deelnemer worden er afspraken gemaakt m.b.t. het verloop van de outplacementbegeleiding waardoor de deelnemer zicht krijgt op een lange termijn tijdsplan. Op basis van de informatie verkregen tijdens het intakegesprek en de informatie in het elektronisch klantendossier van VDAB in MLP, wordt samen met de deelnemer bepaald welke eerste individuele en collectieve arbeidsmarktgerichte acties nodig zijn om de deelnemer te herplaatsen op de arbeidsmarkt. Indien de deelnemer geen duidelijk of realistisch jobdoel(en) heeft, biedt de opdrachtnemer de nodige oriëntering en acties aan om tot een realistisch jobdoelwit te komen. De afgesproken acties worden vastgelegd in een eerste afsprakenblad. De opdrachtnemer en de deelnemer ondertekenen het eerste afsprakenblad en ontvangen elk een exemplaar. Voor de deelnemers die het attest outplacement ondertekend hebben, moet het afsprakenblad ten laatste 14 kalenderdagen na de infosessie ondertekend en beschikbaar zijn in de elektronische archiefruimte. Bij latere instap door deelnemers die het garantie-attest ondertekend hebben en bij instap binnen de maand voor de deelnemers die geen attest ondertekend hebben, moet het eerste 10

11 afsprakenblad ten laatste na het tweede fysieke contact ondertekend en beschikbaar zijn in de elektronische archiefruimte. De outplacementbegeleiding wordt als effectief gestart beschouwd als de deelnemer aanwezig is op het intakegesprek en het eerste afsprakenblad heeft ondertekend. Uiterlijk de 15e van de maand volgend op de maand waarin het afsprakenblad werd opgemaakt wordt het opgeladen op de g-schijf.. Voor Franstalige deelnemers woonachtig in Brussel, Wallonië of in één van de faciliteitengemeenten - en enkel voor hen - wordt een Nederlands eerste afsprakenblad opgesteld en ondertekend, maar kan een Franse vertaling worden voorzien, dewelke eveneens ondertekend en opgeladen wordt op de g-schijf. Voor de Franse vertaling wordt een sjabloon ter beschikking gesteld via de sociaal interventieadviseur. Output Formeel: ondertekend eerste afsprakenblad op te laden op de g-schijf uiterlijk de 15e van de maand volgend op de maand waarin het afsprakenblad werd opgemaakt. Het document krijgt de naam AB-DOSSIERNUMMER-IKL-DATUM bv. AB-SI Operationeel: gepersonaliseerd actieplan (in overeenstemming op te laden in MLP) Verplichte registratie in MLP opmaak eerste afsprakenblad Op basis van de informatie verkregen tijdens het intakegesprek en de informatie in het elektronisch klantendossier van VDAB in MLP, maak je concrete afspraken met de burger. De afgesproken acties worden vastgelegd in een eerste afsprakenblad dat je afdrukt, ondertekent en laat ondertekenen door de klant. De opdrachtnemer en de deelnemer ondertekenen het eerste afsprakenblad en ontvangen elk een exemplaar. Eén exemplaar wordt opgeladen op de g-schijf uiterlijk elke 15e van de maand volgend op de maand waarin het eerste afsprakenblad werd opgemaakt. Gedurende de volledige outplacementbegeleiding wordt er verwacht dat het MLB- dossier van de deelnemer up-to-date gehouden wordt. Het verloop van de begeleiding is zichtbaar door een dynamisch gebruik van afsprakenbladen. Wanneer een service loopt, moet er altijd minstens 1 werkpunt aangevinkt blijven in het blok van 11

12 waaruit de service geïnitieerd werd. Voor SIF initiëren we de service vanuit 'Andere afspraken' met het werkpunt 'Informatiesessie outplacement volgen'. Eens deze informatiesessie gevolgd is, kan je onder 'Andere afspraken' het werkpunt 'Meewerken aan acties i.k.v. bemiddeling' aanvinken i.p.v. 'Informatiesessie outplacement volgen'. Dit werkpunt verschijnt dan op het afsprakenblad Inhoud en verloop van het outplacement Bemiddeling door het outplacementbureau De opdrachtnemer voorziet een basisaanbod van collectieve en individuele acties binnen de outplacementbegeleiding, inclusief bemiddeling naar werk. Met basisaanbod wordt het programma bedoeld dat een deelnemer die gedurende de twaalf maanden outplacementbegeleiding niet gewerkt heeft, aangeboden krijgt. Dit basisaanbod dient in de loop van de begeleiding verder afgestemd te worden op maat van elke individuele deelnemer. De outplacementbegeleiding voldoet minstens aan volgende criteria: Het aanbod voldoet aan de vereisten gesteld in de bepalingen van cao 82 bis. Zo moet de opdrachtnemer o.a. een aanbod voorzien waarvan de verdeling van het aantal uren voldoet aan de bepalingen van artikel 4 van coa 82 bis (20 uren gedurende de eerste 2 maanden, 20 uren gedurende de 4 daarop volgende maanden en 20 uren gedurende de laatste 6 maanden). In het uitzonderlijke geval dat een dossier wordt ingediend op grond van de financiële moeilijkheden van een onderneming, dient het aanbod - voor wat betreft de verdeling van het aantal uren te voldoen aan de bepalingen van het KB van 9 maart 2006 betreffende het activerend beleid bij herstructureringen (30 uren gedurende de eerste 3 maanden, 60 uren gedurende de eerste 6 maanden). De outplacementbegeleiding bestaat standaard uit collectieve én individuele acties: De opdrachtnemer voorziet minimaal een wekelijks collectief aanbod gedurende de eerste 3 maanden. o Het collectief aanbod dient tijdens de uitvoering maximaal afgestemd te worden op de samenstelling van de groep (qua opleiding, leeftijd, ervaring, sector, regio, enz.). o Voor de collectieve acties bestaat een groep uit maximaal 12 deelnemers. o De individuele acties bieden de ruimte voor maatwerk waardoor de competenties, de persoonlijke situatie, de individuele werkpunten, de drempels tot arbeidsmarkt en de interesses van de deelnemer worden meegenomen in de begeleiding. 12

13 o Indien de dienstverlening aan een deelnemer louter individuele of louter collectieve acties bevat, is de motivatie of verklaring daarvoor terug te vinden in het elektronisch klantendossier van VDAB (MLP). Voor een goede opvolging van de klant en het project is de opdrachtnemer verantwoordelijk voor het up to date houden van het elektronisch klantendossier van VDAB en het registreren van de voor de werkzoekende noodzakelijke acties in diens zoektocht naar werk gedurende 12 maand of de duurtijd van de begeleiding. Het elektronisch klantendossier stelt VDAB in staat om de begeleiding, inclusief deadlines en de opvolging van acties, te reconstrueren, en voor zover de begeleiding niet in een tewerkstelling heeft geresulteerd, de warme overdracht te faciliteren. Het elektronisch klantendossier van VDAB weerspiegelt de totaliteit van de begeleiding en de vorderingen van de deelnemer. De verschillende tools beschikbaar in het klantendossier worden hiervoor ingezet. Volgende principes zijn hierbij van toepassing: De opdrachtnemer houdt gedurende de gehele begeleiding het elektronisch klantendossier van VDAB up-to-date. Minstens volgende elementen zijn verwerkt en upto-date in het dossier: o correcte persoonsgegevens o realistisch jobdoelwit o regio en werkregime o opleidingen, studies en cursussen o talenkennis o competenties gescoord na opleiding (competentierapport) o sollicitatiewerkmap wordt gebruikt o dynamisch gebruik afsprakenbladen De opdrachtnemer brengt samen met de deelnemer structuur in de chronologische opbouw van de acties die moeten leiden tot duurzame tewerkstelling. De acties worden stapsgewijs en concreet vertaald in opdrachten met realistische deadlines. o De acties, opdrachten en registraties opgenomen in het elektronisch klantendossier van VDAB zijn steeds actueel. o De deadlines van opdrachten worden opgevolgd. De opgegeven deadlines zijn realistisch in verhouding met de opdracht. Vanuit de opvolging van gemaakte afspraken, gebeurt tijdens ieder contact een nieuwe inschatting van de noden van de klant. Deze inschatting vormt de basis voor nieuwe afspraken en voor de bijsturing van oude afspraken. Bijna ieder contact zal dus resulteren in een nieuw afsprakenblad. Een afsprakenblad bevat minimaal: o De eventuele drempels en werkpunten naar werk. o De concrete individuele en collectieve opdrachten met deadlines op korte termijn die nodig zijn voor de herplaatsing op de arbeidsmarkt. o De eerstvolgende individuele en collectieve contactmomenten. 13

14 Tijdens de uitvoering van de begeleiding plant de opdrachtnemer elk contact in MLP. De contactmomenten die de opdrachtnemer voorziet, zijn voldoende frequent, rekening houdend met de noden van de deelnemer. Nieuwe contacten worden tijdig ingepland. Fundamentele wijzigingen of aanvullingen in de loop van de begeleiding moeten opgenomen worden in het elektronisch klantendossier van VDAB. Indien hierdoor de afspraken met de deelnemer wijzigen, wordt dit vertaald in afsprakenbladen. Het registreren van acties louter om te voldoen aan de formele voorwaarden zonder inhoudelijke meerwaarde te betekenen voor het bemiddelingsproces, wordt beschouwd als oneigenlijk gebruik van MLP en kan leiden tot schorsing of uitsluiting van de betrokken medewerker of de opdrachtnemer. De outplacementbegeleiding bevat minimaal volgende diensten: De outplacementbegeleiding, inclusief de bemiddeling naar duurzaam werk De eerste inschatting tijdens de intakefase wordt tijdens de outplacementbegeleiding verder uitgediept op basis van een grondige persoonlijke en professionele (zelf-)analyse van de deelnemer gekoppeld aan de mogelijkheden en verwachtingen op de arbeidsmarkt. De outplacementbegeleiding en bemiddeling naar duurzaam werk omvat een aantal stappen en acties die noodzakelijk zijn voor de herplaatsing van de deelnemers. De begeleiding vangt aan bij ondertekening van het eerste afsprakenblad door de begeleider en de deelnemer, en bestaat minimaal uit: 1. Ontslagverwerking 2. Begeleiden en activeren van de deelnemer in het werkzoekgedrag - Het verwerven en verwerken van arbeidsmarktinformatie. - Het wegwijs en vaardig worden bij het zoeken van vacatures. - Het zichtbaar maken, ontwikkelen en inschakelen van het netwerk van de deelnemer. 14

15 - Begeleiding en ondersteuning bij de voorbereiding van sollicitaties (bijvoorbeeld begeleiden bij het opstellen van een CV, sollicitati of brief,..) - Het trainen van sollicitatie-technieken. - Het vertrouwd maken met psychotechnische testen. 3. De jobmatching en jobhunting door de begeleider in de ruime betekenis en op maat van de deelnemer. 4. De opvolging van het sollicitatiegedrag: de bespreking en terugkoppeling van de resultaten met het oog op - Evaluatie van de actie door de deelnemer. - Dynamiseren van de campagne. - Adviesverlening. - Het vinden van nieuwe opportuniteiten. - Het uitbreiden van de zoekcampagne in de breedte. - Aanmoediging. - Waar nodig voorziet de opdrachtnemer attitudetraining. De opdrachtnemer bewaakt de haalbaarheid van de afgesproken jobdoelen en stimuleert waar nodig de deelnemer in het zoeken van nieuwe opportuniteiten en het uitbreiden van de jobdoelen. 5. Waar aangewezen of op verzoek van de deelnemer voorziet de opdrachtnemer psychologische ondersteuning door een psycholoog die verbonden is aan het outplacementbureau. 6. Op verzoek van de deelnemer voorziet de opdrachtnemer begeleiding bij de oprichting of overname van een bedrijf of de uitoefening van een zelfstandige activiteit Alle documenten die de deelnemer in staat moeten stellen om te solliciteren, worden digitaal ter beschikking gesteld van de deelnemer, bij voorkeur in het elektronisch klantendossier van VDAB. Tijdens de uitvoering van het actieplan wordt voor elke nieuwe opdracht een afsprakenblad opgemaakt. De opdrachtnemer brengt samen met de deelnemer structuur in de chronologische opbouw van de acties die moeten leiden tot duurzame tewerkstelling en vertaalt deze stapsgewijs en concreet in opdrachten met deadlines in de afsprakenbladen. De opdrachtnemer waakt erover dat de deelnemer voldoende inspanningen levert, concrete stappen zet naar werk en zijn sollicitatieverplichtingen nakomt. Voor deze afsprakenbladen van deelnemers woonachtig in Brussel, Wallonië en de faciliteitengemeenten wordt geen Frans afsprakenbladen opgesteld en opgeladen op de g-schijf, gezien deze niet ondertekend moeten worden. Output Formeel: Het verloop van een actieve begeleiding is zichtbaar door een dynamisch gebruik van afsprakenbladen. Operationeel 15

16 Het werkzoekendendossier in MLP is up-to-date. Het klantendossier bevat minimaal: 3 alle afsprakenbladen, een actueel CV, opgesteld door of samen met de deelnemer. een model van motivati of -brief 1.4. Faciliteren van opleiding of certificering van elders verworven competenties Faciliteren van opleiding: De opdrachtnemer is verantwoordelijk voor de oriëntering en begeleiding naar opleiding. De outplacementbureaus dienen prioritair gebruik te maken van het VDAB erkende aanbod aan opleidingen. Indien uitzonderlijk een deelnemer een arbeidsmarktgerichte opleidingsnood heeft die niet (of niet binnen een aanvaardbare termijn) beschikbaar is binnen het erkende aanbod, kan het outplacementbureau een gemotiveerde aanvraag tot tussenkomst in de kosten van een niet- VDAB erkende opleiding indienen bij VDAB. De aanvraag gebeurt conform een door VDAB voorzien sjabloon, dat in bijlage bij dit draaiboek meegegeven wordt. De terugbetaling van de opleidingskosten zal goedgekeurd worden indien: - er geen VDAB erkend alternatief beschikbaar is of binnen een aanvaardbare termijn kan gestart worden. Een opleiding met een wachttermijn van 3 maanden op het moment van de aanvraag wordt als aanvaardbaar beschouwd. Indien de deelnemer een verklaring van een werkgever kan voorleggen, met engagement tot aanwerving mits het slagen voor de gevraagde opleiding, kan VDAB afwijken van deze norm, én - de opdrachtnemer voldoende heeft aangetoond dat het een arbeidsmarktgerichte opleiding betreft in functie van het realiseren van het realistisch jobdoel dat bepaald werd, én - de opleiding start binnen de duur van de outplacementbegeleiding. Voor modulaire opleidingen wordt dit principe toegepast per module. Een arbeidsmarktgerichte opleiding betekent dat het diploma of het certificaat van deze opleiding toegang geeft tot bestaande vacatures op de arbeidsmarkt De deelnemer kan niet starten met de opleiding voordat deze werd goedgekeurd. Wat betekent dat de aanvraag tot goedkeuring voldoende ruim op voorhand moet worden doorgestuurd naar VDAB, met een minimum van 7 kalenderdagen. 3 Deze documenten kunnen in overleg met de klant aan zijn werkzoekendendossier in MLP worden toegevoegd onder de flap Documenten. 16

17 Gedurende de outplacementbegeleiding blijft de opdrachtnemer verantwoordelijk voor de opvolging van de deelnemer tijdens de opleiding. Dit betekent dat de opdrachtnemer het verloop van de actie opvolgt zodat hij tijdig kan ingrijpen bij probleemsituaties. De opdrachtnemer wijst de deelnemer erop dat hij tijdens het volgen van een een opleiding buiten het VDAB erkend aanbod, beschikbaar moet blijven voor de arbeidsmarkt (incl. de outplacementbegeleiding), tenzij de deelnemer een vrijstelling van beschikbaarheid van VDAB heeft bekomen. De outplacementbegeleiding wordt onmiddellijk hernomen na afloop van de opleidingsactie, voor zover de termijn van 12 maanden outplacementbegeleiding niet overschreden is. Indien de deelnemer niet meewerkt tijdens de opleiding of deze stopzet, is de procedure van niet-medewerking van toepassing. Output Operationeel: Voor een niet-erkende opleiding een door de cursist en opleidingsverstrekker gehandtekende aanwezigheidslijst een competentierapport in het digitale klantendossier van VDAB Certificering van verworven competenties In het kader van de outplacementbegeleiding is het de taak van de outplacementbureaus om de deelnemers te begeleiden in het valideren van de verworven competenties van de deelnemer door: de deelnemer in contact te brengen met een erkend testcentrum in functie van het behalen van een ervaringsbewijs voor beroepsbekwaamheid en te begeleiden in het doorlopen van de procedure. De praktische proeven zijn gratis voor werkzoekenden. De Brusselse of Waalse werkzoekenden die een certificering van verworven competenties nodig hebben, dienen zich in te schrijven bij VDAB om gebruik te kunnen maken van het gratis aanbod. de deelnemer door te verwijzen naar een EVC-procedure in kader van een onderwijstraject en te begeleiden in het doorlopen van de procedure. Binnen het hoger onderwijs wordt soms een vergoeding gevraagd voor het behalen van een bekwaamheidsbewijs. Hiervoor kunnen de onkosten terugbetaald worden conform de afspraken voor terugbetaling van opleidingskosten. Output Operationeel: Aanpassen competenties in het digitale klantendossier van VDAB. 17

18 1.4.3 Opleiden en begeleiden in het gebruik van Mijn Loopbaan voor de burger Mijn Loopbaan (burgerversie) is ontwikkeld om de zoektocht naar werk optimaal te ondersteunen en biedt tal van mogelijkheden om een professioneel doel te realiseren. De opdrachtnemer zorgt er samen met de deelnemer voor dat het elektronisch klantendossier van VDAB tijdens de outplacementbegeleiding in MLP geactualiseerd is en zo ruim mogelijk open staat om een automatische matching mogelijk te maken. De opdrachtnemer leert de deelnemer gebruik maken van Mijn Loopbaan voor werkzoekenden (burgerversie). De deelnemer maakt tijdens de begeleiding actief gebruik van de tools die daarin beschikbaar zijn, zoals: De deelnemer wordt door de opdrachtnemer begeleid in het maken van een eigen account op de VDAB website, het beheren van zijn persoonlijk profiel en wordt wegwijs gemaakt in de diverse mogelijkheden dat een profiel te bieden heeft. De opdrachtnemer leert de deelnemer gebruik maken van de sollicitatiewerkmap. De deelnemer maakt doorheen het hele traject actief gebruik van de sollicitatiewerkmap. De opdrachtnemer zorgt er samen met de deelnemer voor dat de gegevens in het werkzoekendendossier in MLP accuraat en actueel zijn, zodat de matching met de vacaturedatabank optimaal kan verlopen. De vacaturedatabank van VDAB kan geraadpleegd worden door de deelnemer en door de opdrachtnemer en waar nodig kunnen contacten gelegd worden met de vacaturebemiddelaar van VDAB om informatie in te winnen over de vacatures, afspraken te maken aangaande sollicitaties van deelnemers en het sollicitatiegedrag van de deelnemers op te volgen. De deelnemer wordt opgeleid in het gebruik van berichten in functie van kennisname afsprakenbladen en eindadvies. Meer informatie mbt Mijn Loopbaan kan u terugvinden in de handleiding van Mijn Loopbaan: voor%20burgers.pdf 1.5. Nazorg bij tewerkstelling De opdrachtnemer is verantwoordelijk voor het bieden van een actieve nazorg en zorgt voor een actieve opvolging bij tewerkstelling in functie van een vlotte integratie in de nieuwe werkkring. De nazorg bestaat minimaal uit: 18

19 Een actieve begeleiding en opvolging van de deelnemer vóór de start van en tijdens de tewerkstelling. De opdrachtnemer bespreekt met de deelnemer de eerste ervaringen op het werk, detecteert samen de eventuele hindernissen en valkuilen en maakt potentiële knelpunten bespreekbaar met de deelnemer. Indien nodig biedt de opdrachtnemer flankerende ondersteuning naar randvoorwaarden en (werk)attitudes. Waar nodig: begeleiding van de werkomgeving (werkgever, team, teamchef, ) vóór de start van en tijdens de tewerkstelling. De nazorg moet terug te vinden zijn in het klantendossier. We raden aan om ook deze contacten in te plannen via het MLP-dossier en het afsprakenblad naar de burger te mailen. Belangrijke informatie kan je toevoegen aan het toelichtingsveld Heropnameplicht De opdrachtnemer heeft gedurende de gehele periode van de outplacementbegeleiding een heropnameplicht. Wanneer de begeleiding wordt onderbroken (vb ten gevolge van ziekte, vrijstelling, ) wordt de volwaardige outplacementbegeleiding onmiddellijk hernomen na afloop van de reden van onderbreking, voor zover de termijn van 12 maanden outplacementbegeleiding niet overschreden is. De heropnameplicht geldt voor elke vorm van onderbreking. De deelnemer wordt uitgenodigd voor een gesprek en een nieuw afsprakenblad wordt uiterlijk 30 dagen na het einde van de onbeschikbaarheid opgemaakt in MLP. Een deelnemer kan tijdens de outplacementbegeleiding werk vinden of tijdelijk onbeschikbaar zijn (bijvoorbeeld omwille van ziekte of opleiding). In dat geval verifieert de opdrachtnemer of de deelnemer effectief aan het werk of onbeschikbaar is (controle categorie werkzoekende in het werkzoekendendossier in MLP, attesten van medische onbeschikbaarheid, ). Hij informeert de deelnemer over de acties die hij moet ondernemen om zich na zijn tewerkstelling of onbeschikbaarheid opnieuw in te schrijven bij VDAB en zich ter beschikking te stellen van de arbeidsmarkt. Waar aangewezen houdt hij contact met de deelnemer. Ook deze informatie kan weggeschreven worden in het dienstverleningsmenu in het MLP-dossier. Indien de deelnemer zich terug inschrijft voor het einde van de begeleiding, ziet de bemiddelaar van de opdrachtnemer in het dashboard Klanten opvolgen dat de deelnemer terug ingestroomd is. De opdrachtnemer legt zo spoedig mogelijk een nieuwe afspraak vast om de bemiddeling en begeleiding zo snel mogelijk weer op te starten. 19

20 Output Operationeel: Na een periode van onbeschikbaarheid wordt een nieuw afsprakenblad opgemaakt Einde van de outplacementbegeleiding De outplacementbegeleiding eindigt 12 maanden na de informatiesessie (door ondertekening van het attest outplacementbegeleiding). Een periode van onbeschikbaarheid beëindigt de outplacementbegeleiding en de verplichtingen van het outplacementkantoor niet. Tijdens de gehele duur van de begeleiding geldt er een heropnameplicht. Afsluitgesprek en eindadvies Na 12 maanden is het bemiddelingsproces beëindigd en krijg je als bemiddelaar een signaal in je dashboard dat de service Ter afsluiting staat. De opdrachtnemer geeft dan het eindadvies. De opdrachtnemer informeert de deelnemers die nog in actieve begeleiding zijn expliciet over de afsluiting van de outplacementbegeleiding tijdens een afsluitgesprek. De opdrachtnemer en de deelnemer evalueren de resultaten van de outplacementbegeleiding (gevolgde opleidingen, verworven competenties, andere acties naast het standaardaanbod, tewerkstelling ), actualiseren het klantendossier in MLP en formuleren een advies tot verdere aanpak van de dienstverlening. Dit wordt opgenomen in het eindadvies. Het eindadvies wordt toegevoegd aan het elektronisch klantendossier. De informatie beschreven in het elektronisch klantendossier van VDAB en het eindadvies moet VDAB in staat stellen om indien nodig een passend vervolgtraject aan te bieden. Indien een afsluitgesprek niet mogelijk is (vb wegens ziekte, werk of andere reden) wordt het eindadvies met een inschatting van de nood aan verdere dienstverlening enkel door de opdrachtnemer opgemaakt. De opdrachtnemer bezorgt de deelnemer het eindadvies. Het eindadvies wordt uiterlijk 13 maanden na de infosessie opgemaakt. Na deze datum worden de inzagerechten voor de opdrachtnemer opgeheven. Indien de klant enkel het garantieattest ondertekend heeft maar de service Bemiddeling ikv outplacement werd nooit opgestart, zal de service automatisch worden afgesloten met de status Geweigerd door klant. Er wordt geen eindadvies gevraagd. Ook indien de klant van bij de start geen interesse had in de outplacementbegeleiding wordt er geen eindadvies gevraagd. De service Bemiddeling ikv outplacement werd reeds na 1 maand automatisch door het systeem afgesloten met de status Geweigerd door klant. 20

21 Output Formeel: Er is in het MLP-dossier een eindadvies opgemaakt voor het vervolg van de dienstverlening. Verplichte registratie: Afsluiten van de service door opmaken en bewaren van het eindadvies in het MLP-dossier Gebruik van MLP Onderliggende bewijsstukken van de MLP registraties De in MLP ingevoerde gegevens moeten steeds aantoonbaar zijn (zowel voor opdrachtnemer als voor diens onder- en co-aannemers) door onderliggende registraties. In concreto betekent dit dat voor de acties moet aangetoond worden dat de deelnemers de acties effectief hebben bijgewoond en dat de lesgevers/begeleiders effectief aan de in MLP geregistreerde deelnemers of cursisten begeleiding en/of opleiding hebben verstrekt. Het is de verantwoordelijkheid van de opdrachtnemer (en diens onderaannemers) om een afdoend registratiesysteem uit te werken en te implementeren om de geleverde prestaties, de begeleidings- en opleidingsacties en/of het begeleidings- en bemiddelingsproces op een adequate wijze te registreren en te kunnen verantwoorden. De bewijslast hieromtrent ligt bij de opdrachtnemer. De bewijsstukken worden verzameld in een klantendossier. Het klantendossier is een individueel dossier per deelnemer dat bewijst dat de begeleiding en acties effectief werden uitgevoerd conform de afgesloten overeenkomst. Het staat de opdrachtnemer vrij om, naast de verplichte registraties in MLP en de opgelegde bewijsstukken in het bestek, het klantendossier op papier of deels digitaal samen te stellen, maar de opdrachtnemer zorgt er voor dat de deelnemer zijn integrale dossier steeds kan raadplegen en dat ook de VDAB op eenvoudig verzoek toegang wordt verleend tot alle gegevens in het klantendossier Verbintenissen i.v.m. registratie in MLP De opdrachtnemer voegt de gegevens in verband met de bemiddeling toe aan het klantendossier met behulp van Mijn Loopbaan voor Partners (MLP). De dienstverlener is verantwoordelijk voor de juistheid van de gegevens. De opdrachtnemer is er bovendien verantwoordelijk voor dat ook de onderaannemers correct in MLP registreren. Voor het gebruik van MLP verbinden de opdrachtnemer en de onderaannemers zich ertoe het MLP-contract met de VDAB te ondertekenen en strikt na te leven. De procedure en de nodige documenten zijn terug te vinden op 21

22 Handleidingen ivm registraties in MLP kan je terugvinden op: Inzagerechten Bij toewijzing van de overdracht naar de opdrachtnemer wordt automatisch inzagerecht verleend. Indien de werkzoekende ervoor kiest om geen attest (outplacement of garantie) te ondertekenen, worden de inzagerechten na 1 maand automatisch afgesloten. Het inzagerecht wordt stopgezet na het afsluiten van de service. 2. Medewerking van de deelnemer 2.1 Routing afwezigheden Indien de werkzoekende zonder te verwittigen of zonder geldige reden niet opdaagt op de eerste afspraak wordt de afspraak afgewerkt met afwezig en wordt een nieuwe, aangetekende afspraak verzonden binnen de 7 dagen. Nu zijn er 2 opties: 1. Indien de werkzoekende opnieuw niet opdaagt voor deze afspraak zonder geldige reden, wordt ook deze aangetekende afspraak afgewerkt met afwezig. Neem contact op met de SIA om de situatie te bespreken en vraag na overleg een bemiddelingsgesprek aan bij de VDAB bemiddelaar met de SIA en projectopvolger in CC. De bemiddeling bij de opdrachtnemer wordt automatisch stopgezet, het inzagerecht wordt afgenomen en er vertrekt automatisch een signaal naar de VDAB-bemiddelaar dat de service geweigerd is wegens afwezigheid. 2. Indien de werkzoekende opnieuw niet opdaagt voor deze afspraak met geldige reden, wordt ook deze aangetekende afspraak afgewerkt met afwezig en wordt een tweede aangetekende afspraak verzonden. Als de werkzoekende op deze tweede afspraak niet komt opdagen wordt de afspraak afgewerkt met afwezig. Neem contact op met de SIA om de situatie te bespreken en vraag na overleg een bemiddelingsgesprek aan bij de VDAB bemiddelaar met de SIA en projectopvolger in CC. De bemiddeling bij de opdrachtnemer wordt automatisch stopgezet, het inzagerecht wordt afgenomen en er vertrekt automatisch een signaal naar de VDAB-bemiddelaar dat de service geweigerd is wegens afwezigheid. 22

23 Indien de werkzoekende niet opdaagt met een geldige reden wordt de eerste afspraak afgewerkt met afwezig en wordt binnen de 7 dagen een nieuwe afspraak vastgelegd. Indien de werkzoekende 2 maal afwezig is met een geldige reden wordt een nieuwe, aangetekende afspraak 'Geldig afwezig op 2 laatste afspraken opgemaakt. Indien de werkzoekende opnieuw niet opdaagt (ook met geldige reden) wordt ook deze aangetekende afspraak afgewerkt met afwezig. Neem contact op met de SIA om de situatie te bespreken en vraag na overleg een bemiddelingsgesprek aan bij de VDAB bemiddelaar met de SIA en projectopvolger in CC. De bemiddeling bij de opdrachtnemer wordt automatisch stopgezet, het inzagerecht wordt afgenomen en er vertrekt automatisch een signaal naar de VDAB-bemiddelaar dat de service geweigerd is wegens afwezigheid. De VDAB-bemiddelaar geeft de werkzoekende een afspraak om de afwezigheden te bespreken en om af te wegen of de transmissieprocedure wordt gestart of een andere vorm van dienstverlening nodig is. Indien de opdrachtnemer de eerste afspraak zelf wenst te verzetten, kan hij deze herinplannen. Meer gedetailleerde informatie over het afwerken van afspraken kan je terugvinden in de handleiding registraties SIF. 2.2 Aanvragen bemiddelingsgesprek Deze richtlijn gaat allicht nog wijzigen in de loop van de opdracht, dus check regelmatig het draaiboek voor de laatste stand van zaken. In het stuk dat volgt, gaan we in op de verschillende vormen van niet meewerken en hoe zich dat vertaalt in de bemiddelingsaanvraag. De werking in het dienstverleningsmenu zorgt er nu voor dat een aantal stappen moeten worden doorlopen alvorens een bemiddelingsaanvraag te doen of dat bepaalde documenten verplicht moeten worden toegevoegd. Naargelang de situatie verschilt dit en wat nu volgt is een overzicht van de verschillende mogelijkheden met de specifieke verwachtingen. Het is uitermate belangrijk dat dit gevolgd wordt omdat anders dossiers niet kunnen worden doorgestuurd naar de VDAB-Controledienst. Aan de orde in elke situatie: Het ingevulde sjabloon van de bemiddelingsaanvraag. Je motivatie hierin is cruciaal, maar je kunt hierin ook verwijzen naar een verslag dat je toevoegt. 23

24 Alle bewijzen van aangetekende zending die van toepassing zijn op de procedure Attesten ter staving voorgelegd door de klant Geretourneerde zendingen: het is hierbij belangrijk dat teruggekeerde brieven ongeopend blijven (tip: zet klantnummer achteraan de omslag zodat je in Mijn Loopbaan makkelijk kunt opzoeken welke bemiddelaar hier verder mee moet) Tijdens de service de werkzoekende daagt niet meer op bij de afspraken => type transmissie: weigering uitvoering trajectovereenkomst => verplicht toe te voegen: het eerste afsprakenblad het afsprakenparcours (afspraken, aangetekende afspraak) gemotiveerde bemiddelingsaanvraag / verslag van de partner de werkzoekende weigert formeel afsprakenblad te tekenen => type transmissie: weigering uitvoering trajectovereenkomst => verplicht toe te voegen: het eerste afsprakenblad het (niet-getekend) formeel afsprakenblad gemotiveerde bemiddelingsaanvraag / verslag van de partner Noot: als de werkzoekende uitdrukkelijk elke medewerking weigert, kan (binnen deze bemiddelingsaanvraag) gekozen worden voor het werkpunt geen afspraken mogelijk door de houding van de klant de werkzoekende weigert ultiem afsprakenblad te tekenen => type transmissie: weigering uitvoering trajectovereenkomst => verplicht toe te voegen: het eerste afsprakenblad formeel afsprakenblad(en) dat aanleiding was om ultiem afsprakenblad op te stellen het (niet-getekend) ultiem afsprakenblad gemotiveerde bemiddelingsaanvraag / verslag van de partner Noot: als de werkzoekende uitdrukkelijk elke medewerking weigert, kan (binnen deze bemiddelingsaanvraag) gekozen worden voor het werkpunt geen afspraken mogelijk door de 24

25 houding van de klant de werkzoekende voert het ultiem afsprakenblad niet uit => type transmissie: weigering uitvoering trajectovereenkomst => verplicht toe te voegen: formeel afsprakenblad(en) dat aanleiding was om ultiem afsprakenblad op te stellen het ultiem afsprakenblad gemotiveerde bemiddelingsaanvraag / verslag van de partner Noot: deze procedure dient eveneens gevolgd te worden wanneer de werkzoekende in een nieterkende opleiding, studie of stage zit. Feiten die onmiddellijk aanleiding geven tot bemiddelingsaanvraag de werkzoekende weigert een passend werkaanbod => type transmissie: weigering passend werkaanbod => verplicht toe te voegen: het werkaanbod: de vacature de sollicitatieopdracht via het gewoon, formeel of ultiem afsprakenblad de gemotiveerde bemiddelingsaanvraag / verslag van de partner Noot: een sollicitatieopdracht komt automatisch op het afsprakenblad - los van een sollicitatieopdracht volstaat eveneens een afsprakenblad waarin duidelijk staat dat de werkzoekende gaat solliciteren op een specifieke vacature en dat die doorgesproken en passend is Noot: als de werkzoekende al aan je bureau weigert om te solliciteren op een passende vacature, kun je geen sollicitatieopdracht toevoegen aan je bemiddelingsaanvraag de werkzoekende weigert een opleiding: (beroeps)opleiding, IBO of instapstage => type transmissie: weigering (beroeps)opleiding => type transmissie: weigering individuele beroepsopleiding => type transmissie: weigering instapstage => verplicht toe te voegen opleidingscontract (indien al opgemaakt) gemotiveerde bemiddelingsaanvraag / verslag van de partner Noot: een bemiddelingsaanvraag kan al tijdens de selectieprocedure als de klant geen geldige reden heeft om niet te starten, maar moet als de selectieprocedure is doorlopen en klant zou kunnen starten Noot: als het om een erkende VDAB-opleiding gaat, maak je afspraken met het competentiecentrum wie wat opneemt (doorgaans zal het competentiecentrum zelf de 25

26 transmissie rechtstreeks doen zonder een bemiddelingsaanvraag) de werkzoekende zet omwille van een ongeldige reden een opleiding stop: (beroeps)opleiding, individuele beroepsopleiding of instapstage => type transmissie: stopzetting (beroeps)opleiding => type transmissie: stopzetting individuele beroepsopleiding => type transmissie: stopzetting instapstage => verplicht toe te voegen: opleidingscontract (in geval IBO en ISS ook het opleidingsplan) verwittigingen gegeven tijdens opleiding gemotiveerde bemiddelingsaanvraag / verslag van de partner Noot: als het om een erkende VDAB-opleiding gaat, maak je afspraken met het competentiecentrum wie wat opneemt (doorgaans zal het competentiecentrum zelf de transmissie rechtstreeks doen zonder een bemiddelingsaanvraag). Noot: als het om een niet-erkende opleiding gaat, dient de procedure formeel/ultiem gevolgd te worden. Specifieke situatie 1: retourpost bij aangetekende afspraak Als de aangetekende afspraak terug komt wegens een verkeerd adres? Dan probeer je het correcte adres te vinden: door de werkzoekende via andere kanalen (telefoon, ) te contacteren door in Mijn Loopbaan na te kijken of er recent geen adreswijzigingen zijn (in het verblijfs- en/of officieel adres) door in Mijn Loopbaan na te kijken of er een verschil is tussen het verblijfs- en / of officieel adres. Vind je een nieuw adres dan maak je een nieuwe aangetekende afspraak op het geldige adres. In het geval het verblijfsadres verschilt van het officieel adres, vervang je het verblijfsadres door het officieel adres en stuur je daar de nieuwe aangetekende afspraak naartoe. Vind je geen nieuw adres, dan werk je de aangetekende afspraak af - ten vroegste op de dag van de afspraak zelf - met ongeldige reden, post retour. In je bemiddelingsaanvraag noteer je de inspanningen die je gedaan hebt om het correct adres te verkrijgen. 26

27 Specifieke situatie 2: afstand doen van uitkeringen Uitkeringsgerechtigde werkzoekenden hebben de mogelijkheid om voor minstens een jaar afstand te doen van hun werkloosheidsuitkeringen als ze naar aanleiding van een gesprek met een bemiddelaar aangeven geen werk meer te zoeken. Het initiatief om afstand te doen van hun werkloosheidsuitkering ligt bij de klant zelf. Hiertoe doen zij een aanvraag bij hun uitbetalingsinstelling aan de hand van het formulier C58/3.5 verklaring'. Je kan dit formulier al meegeven aan jouw klant. Je informeert de klant uitdrukkelijk dat de afstand van de uitkering geldt voor minstens 1 jaar en onherroepelijk is. Je volgt deze actie op aan de hand van een opdracht op een formeel afsprakenblad. Je vindt de opdracht rond afstand doen van werkloosheidsuitkeringen in de categorie andere afspraken in de tab werkpunten. Je gebruikt een formeel afsprakenblad omdat je klant vermoedelijk heeft laten weten dat hij weinig inspanningen doet om werk te vinden. Door de keuze voor een formeel afsprakenblad leg je ook de nadruk op de strakke opvolging van deze afspraken. Informeel gesprek over rechten en plichten los van bemiddelingsgesprek De partnerbemiddelaar brengt zelf binnen de opdracht het verhaal rond rechten en plichten, maar bij bemiddelingen die dreigen fout te lopen op het vlak van medewerking en waar getwijfeld wordt aan een bemiddelingsaanvraag, kan de partner aan de toeleider vragen om het luik rechten en plichten extra onder de aandacht te brengen bij de werkzoekende. Dit kan rechtstreeks gevraagd worden via een telefoontje of een mail. Dit is een informele procedure waarbij de VDAB-toeleider bij voorkeur telefonisch de werkzoekende contacteert. Niet via afspraak om dubbele procedures te vermijden en om zo weinig mogelijk bemiddelingstijd te verliezen. Dit type gesprek kun je niet gebruiken wanneer klant weg zou blijven in de bemiddeling, dan kies je voor een bemiddelingsaanvraag. Deze procedure kan nooit standaardprocedure worden. Bemiddeling tijdens en na transmissie De bemiddelingsopdracht stopt niet na een transmissie. De werkzoekende dient beschikbaar te zijn en te blijven tot de beslissing van de controledienst en (indien van toepassing) tijdens de daaropvolgende sanctie (als ze ingeschreven blijven op CAT 14). Er moet een bemiddelingsaanbod 27

28 worden gegeven. Dit betekent dat het mogelijk is om een tweede of derde bemiddelingsaanvraag te doen binnen één bemiddeling Sjabloon Zie bijlage bij het draaiboek. 3. Privacy 3.1. Inleiding Als je persoonsgegevens verwerkt, moet je voldoen aan de voorwaarden in de wet op de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van 1992 (of de Privacywet). Concreet geldt dit voor de verwerking van persoonsgegevens in elektronische systemen zoals Mijn Loopbaan, maar ook voor verwerking van persoonsgegevens in de vorm van elektronische bestanden (bijvoorbeeld Word of Excel) en voor papieren dossiers. Ondersteunde informatie m.b.t. privacy vindt u ook terug in de handleiding Vragen en antwoorden over privacy 3.2. Wat verstaan we onder privacy? Als we het hebben over privacy spreken we over twee dingen: de bescherming van de privacy; de verwerking van persoonsgegevens. Bescherming van de privacy Bescherming van de privacy gaat over het recht op eerbiediging en bescherming van het privéleven. Alle mensenrechtenverdragen waarborgen dit recht. Om het privéleven van klanten te beschermen, begint alles met respect voor de klant en eerbied voor zijn persoonlijke levenssfeer. Verwerking van persoonsgegevens 28

29 Verwerking van persoonsgegevens omvat: het verzamelen van de gegevens; het noteren van die gegevens, zowel in een elektronisch dossier van de klant (bv. MLP) als in het papieren klantendossier het doorgeven van die gegevens aan anderen. Wat zijn persoonsgegevens? Persoonsgegevens zijn alle gegevens waarmee een persoon kan herkend worden. Dit kan bijvoorbeeld gaan om het individueel klantnummer, adres, naam, adresgegevens, Er is ook een speciale categorie van persoonsgegevens, die noemen we gevoelige gegevens. Wat zijn gevoelige persoonsgegevens? We onderscheiden drie vormen van gevoelige gegevens: afkomst, opvattingen, godsdienst of levensbeschouwelijke overtuigingen, lidmaatschap, seksuele beleving; gezondheidsgegevens; gerechtelijke gegevens. De Privacywet regelt de registratie en het gebruik van die gevoelige persoonsgegevens heel strikt. Zo is het in beginsel verboden deze gegevens te bevragen, te verzamelen of te registreren. Gevoelige gegevens mogen, met uitzondering van gerechtelijke gegevens, wel verwerkt worden wanneer de klant hiervoor schriftelijke toestemming geeft. Bij zijn inschrijving als werkzoekende geeft de klant aan VDAB zijn toestemming om zijn gegevens te verwerken. Wanneer een klant akkoord is met doorverwijzing naar één van onze partners geldt de toestemming ook voor de partner. Vuistregels: bescherming van de klant Om de klant te beschermen bepaalt de wetgever dat persoonsgegevens slechts mogen verwerkt worden wanneer aan de drie volgende voorwaarden is voldaan: 1. je hebt die gegevens nodig om een kwaliteitsvolle arbeidsbemiddeling, begeleiding of opleiding aan te bieden EN 2. de klant heeft zijn toestemming gegeven dat je gegevens noteert EN 3. de klant weet wat je noteert (maar hoeft niet noodzakelijk akkoord te zijn met wat je noteert) 29

30 3.3. Verzamelen en noteren van persoonsgegevens Noodzakelijk voor bemiddeling, begeleiding en / of opleiding Het is evident dat je de klant enkel bevraagt over de onderwerpen die je nodig hebt voor het uitvoeren van je opdracht. We kunnen geen lijst geven van wat je wel en niet mag vragen, omdat zo n lijst nooit volledig kan zijn. Wat je nodig hebt is afhankelijk van de klant zelf en van de beroepen waarin hij wil werken of opleiding wil krijgen. We kunnen je wel volgende tips geven: Stel jezelf steeds de volgende drie vragen: Waarom zou ik dit noteren? Wat is het doel van de informatie? Heeft deze informatie een meerwaarde voor de dienstverlening? Leg de klant duidelijk uit waarom je bepaalde informatie nodig hebt. Gebruik geen vage termen ( om je beter te helpen ) maar wees concreet. Toestemming van de klant De klant geeft aan de dienstverlener i.f.v. de begeleiding en bemiddeling zijn akkoord voor de verwerking van zijn persoonsgegevens in Mijn Loopbaan voor Partners d.m.v. het afsprakenblad dat hij ondertekent op het moment van de toeleiding. Wanneer een klant een opleiding volgt bij een door VDAB erkende dienstverlener wordt het inzagerecht verleend op basis van het ingevuld en ondertekend inlichtingenblad. Indien naast MLP een ander registratiesysteem of klassement wordt gebruikt, moet de klant hiervoor zijn toestemming geven. Klant weet wat je noteert Een belangrijke voorwaarde om persoonsgegevens te mogen noteren is dat de klant weet wat je noteert. Dit betekent niet noodzakelijk dat hij moet akkoord zijn met wat je noteert. Probeer gezamenlijk tot een gepaste formulering te komen. Lukt dat niet of gaat de klant niet akkoord, schrijf dan je eigen visie op en noteer ook dat de klant hiermee niet akkoord gaat. De enige uitzondering hierop is agressief gedrag van een klant. Het gaat hier om een uitzonderlijke situatie die dan ook een uitzonderlijke regel verantwoordt. 30

31 Het is toegelaten dit te noteren in het dossier op voorwaarde dat er expliciet bij wordt vermeld dat de werkzoekende niet op de hoogte is van het feit dat dit genoteerd wordt. Noteer steeds in neutrale bewoordingen, geef geen waardeoordeel. Je mag enkel observaties noteren die je in je werk zelf hebt waargenomen of gegevens die uit het gesprek met de klant naar voor komen. Je noteert dus niet wat je weet van horen zeggen. Gezondheidsgegevens Gezondheidsgegevens mogen, met toestemming van de klant en mits het volgen van de vuistregels, verwerkt worden volgens de Privacywet. Het Handvest van de Werkzoekende beperkt deze mogelijkheid door te bepalen dat deze informatie enkel mag ingewonnen worden in de mate dat dit noodzakelijk is om te bepalen of een klant in staat is een bepaalde functie uit te oefenen of te voldoen aan de eisen van gezondheid en veiligheid. Dit heeft als gevolg dat er geen ziektebeelden of diagnoses, of informatie die direct of indirect terug te brengen is tot een diagnose, mogen verwerkt worden. Concreet betekent dit dat je i.f.v. het doel, nl. arbeidsbemiddeling, de vertaalslag maakt naar de impact op het de jobaspiratie. Dit kan voor iedere klant verschillend zijn. Voorbeelden: Rugproblemen: betrokkene kan belastend werk aan maar een volledige dag constant gewichten heffen is een probleem. ASS (autisme spectrumstoornis): betrokkene heeft nood aan een werkomgeving met weinig prikkels, dus geen openlandschapsbureau, en afgebakende communicatiekanalen. Hij heeft oog voor detail, is loyaal en werkt zeer nauwkeurig. Gerechtelijke gegevens Gerechtelijke gegevens mag je nooit noteren (ook niet als de klant zelf aangeeft dat deze informatie in zijn dossier mag komen). Dit houdt onder andere in: geschillen voor de rechtbank, misdrijven waarvan de persoon wordt verdacht, misdrijven waarvoor de persoon is veroordeeld, straffen die tegen hem zijn uitgesproken, voorlopige hechtenis, het al dan niet beschikken over een blanco uittreksel uit het centraal strafregister (=bewijs van goed gedrag en zeden), internering,... Je mag ook nooit gegevens noteren die indirect verwijzen naar gerechtelijke informatie. Voorbeelden: Naast het adres van de burger tussen haakjes (gevangenis) schrijven. 31

32 Klant heeft tijdelijk geen rijbewijs Bewijs van goed gedrag en zeden De correcte benaming voor wat we het bewijs van goed gedrag en zeden noemen is uittreksel uit het centraal strafregister. Je mag aan de klant geen uittreksel uit het centraal strafregister vragen en je mag hierover geen informatie verwerken. Indien een jobaspiratie een uittreksel uit het centraal strafregister vereist dan kan je de klant hierover informeren. Het nodig hebben van het bewijs kan besproken worden met de werkzoekende om de toelatingskansen tot de job in te schatten. Het opvragen van het bewijs zelf dient te gebeuren door de werkgever. Inzagerecht De klant heeft steeds het recht zijn dossier in te kijken. Hij heeft ook recht op een afschrift als hij er om vraagt. Het belangrijkste is dat je de klant goed informeert over wat je noteert. Zorg ervoor dat je de burger gerust stelt en maak hem duidelijk dat hij altijd mag meekijken in zijn dossier. Let er wel dan op dat je persoonsgegevens van anderen, die eventueel in het dossier genoteerd staan, moet verbergen. Uitzondering De persoonlijke nota s van de psychologen en de dokters zijn wettelijk beschermd en vallen onder het beroepsgeheim. De klant heeft niet het recht die in te kijken Meedelen van gegevens aan derden Garantie op vertrouwelijkheid Alle informatie die de klant meedeelt moet op vertrouwelijke wijze behandeld worden. Meedelen van gegevens aan derden Principe: je mag persoonsgegevens nooit meedelen aan anderen. Uitzondering: je mag wel persoonsgegevens meedelen aan anderen als 1. dit is opgelegd door een wettelijke bepaling; OF 2. als de burger hiervoor zijn (schriftelijke) toestemming heeft gegeven. 32

33 Aan wie mag je informatie meedelen? Je mag persoonsgegevens meedelen aan: je collega s, maar enkel in functie van de dienstverlening; de instellingen en partners waarmee de VDAB een overeenkomst heeft. Deze partners mogen de gegevens enkel gebruiken voor hun opdracht met betrekking tot de arbeidsbemiddeling, begeleiding en/of opleiding, tenzij de burger hiertegen bezwaar heeft aangetekend; personen of instellingen die over een wettelijke basis beschikken, voorbeelden: de RVA; arbeidsauditeurs; voorlopige bewindvoerders; het kinderbijslagfonds; de officiële inspectiediensten, bijvoorbeeld de sociale inspectie werk en sociale economie; de dienst voor alimentatievorderingen (DAVO); personen die over een bevel van de rechtbank beschikken, voorbeelden: een officier van gerechtelijke politie met een gemotiveerd bevelschrift van een onderzoeksrechter; een schuldbemiddelaar; opmerking: enkel op vertoon van het bevelschrift (mag ook per mail of fax) en enkel gegevens van de burger die vernoemd wordt. personen met een schriftelijk mandaat van de klant, met de vermelding om welke gegevens het exact gaat.! OCMW's hebben toegang tot de MLP dossiers van de werkzoekenden binnen hun zorggebied, die bij hen in begeleiding zijn. Op die manier hebben zij toegang tot alle informatie die zij nodig hebben om deze begeleiding uit te voeren. Indien er bijkomende informatie nodig zou zijn, moet de klant hiervoor zijn toestemming geven. Hoe mag je informatie meedelen? In principe delen we via de telefoon geen informatie mee. We doen dit ofwel schriftelijk of mondeling ter plaatse. Zorg ervoor dat je zeker bent over de identiteit van de vrager. 33

34 Personen die over een wettelijke machtiging beschikken moeten die voorleggen. Dat hoeft niet noodzakelijk ter plaatse maar mag ook per mail, brief of fax. Indien tijdens de begeleiding gegevens van een deelnemer aan bv. werkgevers worden meegedeeld kan dit enkel in functie van de doelstelling van de uitbesteding, namelijk in functie van de tewerkstelling van betrokkene. De deelnemer dient hiervoor uitdrukkelijk zijn toestemming te geven en dient op de hoogte te zijn welke gegevens precies zullen worden meegedeeld. Een voorbeeld van een document dat hiervoor kan gehanteerd worden is te vinden in bijlage 1 van het draaiboek. De deelnemer moet ook de mogelijkheid hebben om het doorgeven van zijn gegevens te beperken en aan te geven welke werkgever/organisatie deze gegevens niet mogen ontvangen. Met de deelnemer dient maandelijks besproken te worden welke werkgevers of organisaties zijn gegevens in functie van de bemiddeling hebben ontvangen Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is op 24 mei 2016 in werking getreden, maar er wordt een overgangsperiode van 2 jaar voorzien. Organisaties en bedrijven hebben tot 25 mei 2018 de tijd om zich aan de nieuwe eisen van de AVG aan te passen. De Privacycommissie heeft hierover brochure opgesteld. VDAB zal de opdrachtnemer op de hoogte houden van de implicaties op de uitvoering van de opdracht. 4. Klachtenprocedure voor de werkzoekende 4.1. Principes De deelnemer is vrij om te kiezen of hij van de interne klachtenprocedure gebruik maakt dan wel of hij een externe procedure verkiest. Bij de start van de begeleiding licht de opdrachtnemer de deelnemer in over de bestaande klachtenprocedures. Daarbij maakt hij melding van: 1. de interne klachtenprocedure van de opdrachtnemer 2. de klachtenprocedure bij de VDAB (zie punt 3.9 en bijlage 1 van de VDABcontractvoorwaarden bij uitbestedingen van diensten aan personen) 3. de procedure bij klachten over geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag De opdrachtnemer moet kunnen aantonen dat de klachtenprocedures aan de deelnemer werden toegelicht 34

35 Klachtenbehandeling bij VDAB gebeurt door dienst Samenwerking. De verzoeker krijgt binnen de 7 werkdagen een ontvangstmelding. De klachtenbehandelaar hoort de betrokken partijen en doet binnen de 20 werkdagen een voorstel tot oplossing en brengt de verzoeker hiervan op de hoogte. VDAB richt een formeel schrijven aan de verzoeker waarin de acties en het voorstel opgenomen zijn. DEEL II Opvolging van de opdracht 1. Publicitaire verplichtingen en archivering 1.1. Archivering Alle documenten met betrekking tot deze opdracht (ook buiten deze in de E-room) moeten bewaard en toegankelijk en overzichtelijk gearchiveerd worden tot 31 december Elektronisch archief (g-schijf) Iedere partner ontvangt 1 gebruikersaccount voor de hele organisatie. Ook co- en onderaannemers moeten via deze account de documenten opladen. De partner/penhouder is hier zelf verantwoordelijk voor. Documenten verwijderen, kan enkel via VDAB gebeuren. U kan dit aanvragen via de projectopvolger. Het dient wel om uitzonderingen te gaan. Volgende documenten dienen maandelijks opgeladen te worden in het elektronische archief van VDAB met als deadline elke 15e van de maand volgend op de maand waarin het document werd aangemaakt: Overzichtslijst met de ondernomen acties voor alle deelnemers en het resultaat van deze acties. Het document krijgt de naam OL-dossiernummer-DATUM het eerste, zowel door klant als de partnerbemiddelaar ondertekende, afsprakenblad onder volgende benaming: AB-DOSSIERNUMMER-IKL-DATUM het ondertekend attest outplacement onder volgende benaming AO-dossiernummer-IKL- DATUM of het ondertekend garantieattest onder volgende benaming AG-dossiernummer- IKL-DATUM 35

36 2. Personeelsinzet De medewerkers die instaan voor de outplacementbegeleiding moeten voldoen aan volgende minimumvereisten: - twee jaar relevante ervaring in een gelijkaardige functie op vergelijkbaar niveau - en geslaagd zijn voor de bekwaamheidstest van het Certo. - en de opleiding MLP met succes heeft afgerond. Opgelet: de Certo-bekwaamheidstest is slechts een voorwaarde als het betrokken personeelslid geen drie jaar beroepservaring heeft. Aan elk outplacementbureau dient een psycholoog verbonden te zijn die op vraag van de deelnemer ondersteuning kan bieden tijdens de outplacementbegeleiding. De minimumvereiste voor 'psycholoog' is een master in de psychologie. Alle richtingen hierin zijn mogelijk (bedrijfs-, klinische, experimentele,...). Postgraduaat of andere extra opleidingen/cursussen zijn niet vereist. De opdrachtnemer dient vóór de effectieve inzet van een medewerker aan te tonen dat de medewerker voldoet aan deze minimumvereisten. Prestaties geleverd door een medewerker die niet voldoet, zijn niet vergoedbaar.! Sinds is het niet langer toegestaan IBO of C-IBO in te zetten binnen opdrachten in samenwerking met VDAB. 3. Rapportering 3.1. Monitoring De monitoring van het project geschiedt op basis van de MLP gegevens maar ook op basis van gegevens die door de dienstverlener zelf bijgehouden dienen te worden. De MLP invoer geeft aan VDAB enerzijds voldoende informatie betreffende de werkzoekende zelf en anderzijds een zicht op het verloop van de begeleiding, de uit te voeren en uitgevoerde acties. Er is m.b.t. deze gegevens geen eigen noch ander registratiesysteem vereist of nodig. De MLP registratie laat VDAB toe eenduidig te rapporteren over het aantal werkzoekenden dat gevat wordt door deze uitbesteding en over de bereikte resultaten. Via MLP kan ook de bemiddelaar van de opdrachtnemer het volledige verloop opvolgen. 36

37 De VDAB stelt op regelmatige (maandelijkse) basis deze MLP gegevens ter beschikking van de opdrachtnemer. Per klant moet een individueel dossier worden bijgehouden dat bewijst dat de acties effectief werden uitgevoerd. Dit zijn onder andere het ondertekende afsprakenblad en het attest outplacement of garantieattest. Verder moeten alle bewijsstukken bijgehouden worden die belangrijk kunnen zijn in het kader van een bemiddelingsaanvraag en transmissie (uitnodigingen, aangetekende zendingen, uitnodigingen, werkweigeringen, ) 3.2. Rapporten voor de dienstverleners De dienstverlener (penhouder) krijgt maandelijks een tabel die de toestand weergeeft van de dossiers waarin de service gestart is binnen het gegunde perceel. Deze tabel bevat ook de resultaatsmeting. Als bijlage wordt steeds een toelichting meegestuurd die meer uitleg geeft bij de verschillende tabellen Kwalitatieve monitoring Werkwijze De projectopvolger zal samen met de Sociaal Interventieadviseur (SIA) op geregelde tijdstippen de dienstverleners bezoeken om samen met hen een aantal items te bespreken die van belang zijn bij de uitvoering van de opdracht. De kwalitatieve monitoring is complementair aan de gegevens verkregen op basis van de MLP registratie. Ze heeft tot doel de dienstverlener te coachen mbt de uitvoering van het project obv het bestek en de offerte. Deze bezoeken worden steeds op voorhand en tijdig aangekondigd met een opgave van de items die zullen besproken worden Inhoud De kwalitatieve monitoring bevat twee grote clusters: 1. Gesprek Het is de bedoeling om naast de verantwoordelijke ook de bemiddelaars/coaches bij het gesprek te betrekken. De partners krijgen de mogelijkheid zelf dossiers aan te brengen die ze interessant vinden om te bespreken met de projectopvolger (en eventueel inhoudelijk expert). Op deze manier kan een coachend gesprek plaatsvinden. 2. Steekproef Er worden in samenspraak met de partner een 10-tal dossiers volledig doorgenomen zowel op administratieve verplichtingen als op de inhoudelijke uitvoering van het project conform bestek en offerte. 37

38 Rapportering De bevindingen van de monitoring worden teruggekoppeld naar de dienstverlener en verder besproken Inspectie De afdeling Toezicht en Handhaving van het Departement Werk en Sociale Economie zal jaarlijks een aantal dossiers aan een controle onderwerpen op steekproefsgewijze basis. Inbreuken worden bestraft door inhouding van (een deel van) de financiering bij middel van terugvorderingen. Dit kan zowel op de inspannings- als op de resultaatsvergoeding gebeuren. 4. Betalingen 4 De facturatie en de betaalopdracht van bestek nummer 2017/50041 wordt als volgt in de praktijk gebracht: Maandelijks bezorgt de opdrachtgever een gedetailleerde schuldbevestigingsstaat. Deze staat bevat een gedetailleerd overzicht van registraties en resultaatmetingen, met vermelding van alle verschuldigde bedragen voor de maand waarop de schuldbevestiging van toepassing is. Deze verzamelstaat is een excelbestand samengesteld uit volgende werkbladen: de schuldbevestigingsstaat_jjjjmm (afgekort SBS) detail_sbs_ JJJJMM detail_sbs_cumul_monitoring Binnen de 14 kalenderdagen na ontvangst van de schuldbevestiging dient er gefactureerd te worden. De opdrachtgever gaat, na vergelijking van de factuur met de overeenkomstige schuldbevestigingsstaat, binnen de 30 kalenderdagen na factuurdatum over tot betaling per overschrijving op het rekeningnummer van de dienstverlener. De factuur bevat o.a. : 1. een uniek factuurnummer 2. naam, adres en het ondernemingsnummer van de dienstverlener 3. het IBAN-rekeningnummer en BIC waarop moet gestort worden 4. het inkoopordernummer 4 Bestek 1.8 De facturatie en de betaalopdracht 38

39 5. overzicht van de geleverde diensten (periode, locatie, onderdeel, bedrag) uitgesplitst per perceel. De dienstverlener moet de BTW-regelgeving strikt naleven. Hij wordt geacht vooraf de rechtmatigheid van toegepaste vrijstellingen of tariefverlagingen te verifiëren. Correcties op onrechtmatig toegepaste vrijstellingen of tariefverlagingen zijn ten laste van de dienstverlener en kunnen niet leiden tot een bijkomende kost voor de VDAB. Er mag alleen gefactureerd worden conform de afgesproken aantallen en eenheidsprijzen. Vanaf 1 januari aanvaardt de Vlaamse overheid alleen nog elektronische facturen bij nieuwe overheidsopdrachten. Meer informatie: Met vragen kan je terecht bij Linda Maes (linda.maes@vdab.be). 5. Correctie resultaatsvergoeding In het geval er onduidelijkheid is over de resultaatsmeting of deze wordt betwist kan contact opgenomen worden met de projectopvolger. Om ervoor te zorgen dat de aanvragen tot correctie van de resultaatsvergoeding voor alle opdrachtnemers en over de verschillende provincies heen op dezelfde wijze gebeurt, wordt een handleiding opgemaakt die door alle projectopvolgers gebruikt zal worden. 39

40 Bijlagen BIJLAGE 1: PRIVACY-DOCUMENT (indien gegevens worden meegedeeld aan derden) <Naam> geeft <naam organisatie> de uitdrukkelijke toestemming om zijn/haar dossier in hun bestand op te nemen. De Privacywet van 8 december 1992 reglementeert het verwerken van persoonlijke gegevens. Alle door de kandidaten verstrekte informatie en alle andere persoonlijke gegevens die in de loop van de Tender Intensieve Bemiddeling en Begeleiding worden verzameld, kunnen worden geregistreerd in één of meerdere bestanden. De houder van deze bestanden is <naam organisatie>. De gegevens zullen uitsluitend gebruikt worden in het kader van de begeleiding van de werkzoekende. De deelnemers hebben een recht van toegang, verbetering en verwijdering m.b.t. de door hen verstrekte gegevens, onder de voorwaarden zoals voorzien door de Privacywet. U kunt elk verzoek hieromtrent richten per aan <Mailadres organisatie> of per brief naar <adres organisatie>. Om de kans op tewerkstelling te vergroten kan <naam organisatie> de persoonsgegevens doorgeven aan werkgevers. Met de ondertekening van dit document wordt hiertoe toestemming gegeven. Tijdens de begeleiding heeft u het recht om deze goedkeuring in te trekken. Dit kan per aan <mailadres> of per brief naar <adres>. U kan eveneens laten weten aan welke werkgevers uw persoonsgegevens niet mogen worden doorgegeven. Maandelijks wordt door uw begeleider overlopen aan welke werkgevers uw persoonsgegevens werden doorgegeven. U kunt meer vernemen over uw recht van toegang, verbetering en verwijdering op de website van de Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer. Mijn gegevens mogen niet doorgegeven worden aan volgende werkgevers: Handtekening laten voorafgaan door Gelezen en goedgekeurd Handtekening. 40

41 BIJLAGE 2: SJABLOON BEMIDDELINGSAANVRAAG Aanvraag tot bemiddeling ikv service bemiddeling ifv outplacement Projectopvolger Regie: Klik hier als u tekst wilt invoeren. Datum aanvraag: Klik hier als u een datum wilt invoeren. Naam bemiddelaar + organisatie: Klik hier als u tekst wilt invoeren. Naam VDAB-service-aanvrager: Klik hier als u tekst wilt invoeren. Naam klant: Klik hier als u tekst wilt invoeren. Klantnummer: Klik hier als u tekst wilt invoeren. Reden aanvraag bemiddeling: de werkzoekende weigert eerste afsprakenblad te tekenen de werkzoekende daagt niet meer op bij de afspraken de werkzoekende weigert formeel afsprakenblad te tekenen de werkzoekende weigert ultiem afsprakenblad te tekenen de werkzoekende voert het ultiem afsprakenblad niet uit de werkzoekende weigert een passend werkaanbod de werkzoekende weigert een opleiding: (beroeps)opleiding, IBO of instapstage de werkzoekende zet omwille van een ongeldige reden een opleiding stop: (beroeps)opleiding, IBO of instapstage Andere reden nl: Klik hier als u tekst wilt invoeren. Motivatie (eventueel verslag toe te voegen): (zorg voor een duidelijke, samenhangende en op feiten gebaseerde motivatie eventueel verwijs je naar een verslag dat je meestuurt) Verplichte bijlage(n): zie draaiboek (luik medewerking van de werkzoekende) Datum aanvraag bemiddelingsgesprek bij VDAB: Klik hier als u een datum wilt invoeren. 41

42 Resultaat: 42

43 bijlage 3: sjabloon opleidingsaanvraag AANVRAAGFORMULIER NIET VDAB ERKENDE OPLEIDING IHKV SIF 3 1. Dossiergegevens Onderneming: SI-nr.: Vb. SI xxxx Provincie/sector: Vb. Antwerpen, bouw Perceel: Vb. Oost-Vlaanderen bouw, Mechelen en Kempen <50 Outplacementkantoor: Contactpersoon: 2. Gegevens deelnemer Voornaam: Naam: IKL: Startdatum outplacementbegeleiding: Hoogst behaalde diploma:

44 3. Opleidingsaanvraag Opleiding: Opleidingsinstantie: KBO-nr. opleidingsinstantie: Startdatum opleiding: Einddatum opleiding: Reden keuze voor niet erkende VDAB opleiding: Kostprijs exclusief BTW: BTW-tarief: 0%, 6% of 21% Motivatie en jobdoelwit:

45 BIJLAGE 4: Routing afwezigheid op afspraak ihkv outplacement Op een afspraak (niet 1 ste afspraak voor bemiddeling bij partner) is de burger Afwezig met ongeldige of onbekende reden Aangetekende afspraak: afwezigheid laatste afspraak Afwezig met ongeldige of onbekende reden Afwezig met geldige reden Aangetekende afspraak: afwezigheid laatste afspraak Afwezig ongeacht de reden Werk af met Afwezig ongeldige reden Afwezig met geldige reden Nieuwe afspraak Afwezig geldige reden Aangetekende afspraak geldig afwezig op 2 laatste afspraken Afwezig ongeacht de reden vraag een bemiddelingsgesprek aan bij de vdabbemiddelaar (projectopvolger in CC) Afwezig onbekende of ongeldige reden Aangetekende 0800 afspraak afwezigheid laatste afspraak Afwezig ongeacht de reden

46 BIJLAGE 5: Sjabloon Overzichtslijst Dossiernummer: Naam dossier: Naam partner: Naam deelnemer IKL Datum toeleiding Datum 1ste contactname Resultaat eerste contactname Datum 2 de contactname Resultaat 2 de contactname Status deelname Reden nietdeelname