Willem Jan van Elsacker, projectleider Nieuw Thialf Stella van der Baan, Thomas van Leengoed, consultants AT Osborne 29 mei 2013

Transcriptie

1 Marktconsultatie Nieuw Thialf Einddocument Aan Van Datum Willem Jan van Elsacker, projectleider Nieuw Thialf Stella van der Baan, Thomas van Leengoed, consultants AT Osborne 29 mei 2013 Dit einddocument van de marktconsultatie start met een inleiding, bestaande uit een beknopte toelichting op de plannen van Nieuw Thialf en de wijze waarop de marktconsultatie is ingevuld. Vervolgens verduidelijken we de vraagstelling en gaan we per deelvraag in op de verkregen reacties. Het einddocument sluit af met de belangrijkste antwoorden en suggesties zoals die door de deelnemende partijen zijn geuit in het kader van de marktconsultatie. 1. Inleiding 1.1 Inleiding Provincie Fryslân is voornemens om in samenwerking met de gemeente Heerenveen het huidige Thialf stadion te Heerenveen te vernieuwbouwen en uit te breiden. Deze plannen van Nieuw Thialf, bestaande uit onder meer de vernieuwbouw van de huidige wedstrijdhal en de realisatie van een tweede trainingshal, zijn beschreven in het Masterdocument van augustus Dit document geeft de ambities, wensen en eisen van een breed scala aan partijen weer op het gebied van (i) topsport en innovatie, (ii) energieverbruik en duurzaamheid, (iii) beleving, en (iv) multifunctioneel gebruik. De provincie stuurt aan op een gefaseerde uitvoering van de plannen. Op basis van de provinciale bijdrage van 50 mln. zal eerst de huidige wedstrijdhal worden vernieuwd. Voor de realisatie van een tweede trainingshal zoekt de provincie nog naar een bijdrage vanuit derden. De provincie is voornemens kort na de Olympische Winterspelen van 2014 te Sochi, op 1 april 2014, te starten met de bouw, waarbij de wedstrijdhal tijdens de bouw gedurende het schaatsseizoen operationeel dient te blijven. De oplevering dient volgens de planning van de provincie in juli 2016 plaats te vinden. Voorafgaand aan de start van de aanbesteding van Nieuw Thialf wenst de provincie inzicht te verkrijgen in de contract- en aanbestedingsstrategie, die volgens de markt preferent is. In dat kader heeft AT Osborne in april 2013 in opdracht van de provincie Fryslân een marktconsultatie georganiseerd. De marktconsultatie is bedoeld om de provincie te helpen om te komen tot een passende contract- en aanbestedingsstrategie voor Nieuw Thialf, met dien verstande dat de provincie gebruik kan maken van het resultaat van de marktconsultatie, maar daartoe niet verplicht is. 1

2 Parallel aan deze voorbereiding van Nieuw Thialf en de marktconsultatie vindt de zogenaamde beauty contest plaats aan de hand waarvan de KNSB de trainingslocatie inclusief een topwedstrijd zal toewijzen aan Thialf of aan één van de nog te realiseren ijsbanen in Almere of in Zoetermeer. 1.2 Opzet marktconsultatie De marktconsultatie heeft in een kort tijdsbestek van twee weken plaatsgevonden, zodat de provincie het resultaat daarvan kan verwerken in het bidboek aan de KNSB (voor de beauty contest) en separaat in een projectvoorstel aan Provinciale Staten, waarvan de inzendingen eind april 2013 staan gepland. De marktconsultatie is (mede vanwege het tijdsbestek) ingevuld met een zevental interviews op basis van een tevoren toegestuurde vragenlijst (Bijlage 1). Hierbij hebben we de volgende partijen gesproken: Van Dorp Installaties Butter and Energy en Boukens Ice & Climate Solutions BAM Techniek, Utiliteitsbouw en Sports Thialf BV Bouwgroep Dijkstra en Draisma Friso Bouw en Van Wijnen Noord Eneco Bij de selectie van bovenstaande partijen is gestreefd naar een zo goed mogelijke afspiegeling van de markt. De marktconsultatie kent geen vergoeding voor de deelnemende partijen en heeft een vrijblijvend karakter. Het wel of niet hebben deelgenomen heeft géén gevolgen voor de toekomstige aanbestedingsprocedure. Hieronder volgt als resultaat van de marktconsultatie een samenvatting van de gegeven opmerkingen en suggesties van de markt. Het betreft een openbare weergave die na openbaarmaking ook aan de deelnemende partijen zal worden toegezonden. Hiermee hebben zij geen andere positie verkregen dan andere marktpartijen bij een eventuele toekomstige aanbesteding van Nieuw Thialf. 2

3 2. Resultaten marktconsultatie 2.1 Beantwoording deelvragen De vraag die tijdens de marktconsultatie centraal stond, luidt als volgt: Hoe zou u gelet op de ambities in het Masterdocument de markt benaderen in de uitwerking ervan: welke partij zou u wanneer in het proces van planontwikkeling en uitvoering benaderen en op basis van welke vraag? Deze vraag hebben we uitgesplitst in een viertal deelvragen (en diverse subvragen) en voorgelegd aan de geconsulteerde partijen, naar affiniteit met het betreffende onderwerp. Hieronder volgen per deelvraag de verkregen reacties. Hierbij hebben we aangegeven in hoeverre het een unanieme opmerking dan wel suggestie van de geconsulteerde partijen ( de markt ) betreft, of dat de geconsulteerde partijen verschillende reacties hebben gegeven. 1. Hoe kan de provincie haar ambities ten aanzien van (i) topsport en innovatie, (ii) energie en duurzaamheid, (iii) versterking beleving en (iv) multifunctioneel gebruik het beste borgen (met welke vraagspecificatie, red.)? Topsport en innovatie: de markt bevestigt dat deze ambitie topprioriteit heeft, maar geeft daarbij tegelijkertijd aan dat deze ambitie lastig vooraf valt te ondervangen d.m.v. een meetbare functionele dan wel technische vraag vanuit de opdrachtgever. De enige echte maatgever is de rondetijd die tijdens de eerste wedstrijden na oplevering van Nieuw Thialf op de borden verschijnt, aldus de markt. De geconsulteerde partijen zijn het erover eens dat het snelste ijs afhankelijk is van het hele gebouw; de vorm, de inrichting, het materiaalgebruik en de (bediening van) lucht-, vocht-, licht- en geluidsinstallaties. Een aantal van de geconsulteerde partijen benadrukken dat er weinig marktpartijen zijn, die het samenspel van deze aspecten kunnen overzien en daarmee de topsport-ambitie kunnen borgen in de uitwerking en uitvoering van de wedstrijdhal. De geconsulteerde partijen adviseren om kritische kennis t.a.v. deze ambitie aan opdrachtgeverszijde te borgen en in de vraagspecificatie concrete (technische) randvoorwaarden mee te geven, waarmee de markt bij de uitvoering van haar opdracht rekening dient te houden. Op deze wijze kan de opdrachtgever toetsen gedurende het ontwerp, de uitvoering en het eventuele beheer van de wedstrijdhal, aldus de markt. Energie en duurzaamheid: de markt geeft aan dat de uitwerking van deze ambitie het beste kan worden overgelaten aan de markt (uitgaande van duidelijke randvoorwaarden die de topsport-ambitie borgen). De markt geeft aan zelf veel en gevarieerde kennis te hebben over de wijze waarop de gewenste energiebesparing kan worden gerealiseerd. De geconsulteerde partijen suggereren dat de opdrachtgever hiervan gebruik maakt. 3

4 De uitwerking van de energie-ambitie leent zich volgens de markt dus goed voor een functionele vraag, met dien verstande dat geadviseerd is om het Masterdocument terzake van nog nader te specificeren. Een van de geconsulteerde partijen is van mening dat de opdrachtgever in haar uitvraag voldoende inzichtelijk dient te maken (i) wat de uitgangssituatie is, oftewel: het huidige energieprofiel, (ii) welke functionele en ruimtelijke kenmerken zullen gelden voor het nieuwe stadion en (iii) wat het gewenste energieprofiel hiervan is, uitgedrukt in hoeveelheden: a) CO2-uitstoot, b) energievolume, en c) energieverbruikskosten per m2. Op basis hiervan kan de markt energieconcepten uitwerken, welke onderling vergelijkbaar zijn, aldus de geconsulteerde partij. Als aandachtspunt is in dit kader het realiteitsgehalte meegegeven. De reductie van CO2-uitstoot, energie-volume en kosten per m2 beïnvloeden elkaar en zijn bepalend voor de initiële investeringskosten. Geadviseerd wordt om op basis van een eigen globale uitwerking na te gaan wat de gewenste en haalbare vraagspecificatie is, gegeven de beschikbare hoeveelheid geld. Versterking beleving: de markt ziet achter het eindresultaat zoals beschreven in het Masterdocument een moeilijk te objectiveren vraagspecificatie. Uitwerking van deze ambitie vraagt (mede daarom) om afstemming met de eindgebruikers zowel voorafgaand als tijdens de planuitwerking. Enkele geconsulteerde partijen adviseren de opdrachtgever om in overleg met o.a. de KNSB en NOS te concretiseren wat de precieze verwachtingen zijn ten aanzien van o.a. forse mate van entertainment voor publiek en prettig klimaat in alle zones. Deze verwachtingen dienen in de visie van de markt op dusdanige wijze te worden verwerkt in de vraagspecificatie, dat plannen hierop toetsbaar (en eventueel vergelijkbaar) zijn. De markt is van mening dat op dit punt een continue afstemming nodig is met de eindgebruikers gedurende het ontwerpproces. De markt geeft hierbij als aandachtspunt mee dat het met name voor een efficiënte besteding van de beschikbare tijd wenselijk is als de opdrachtgever zoveel mogelijk met één mond spreekt. Dit zou kunnen betekenen dat het geven van instructies en het uitvoeren van toetsingen enkel is voorbehouden aan de opdrachtgever, en dat op de opdrachtgever de taak rust het een en ander af te stemmen met de eindgebruikers en de markt daar waar nodig bijstuurt via dialoogrondes. Multifunctioneel gebruik: deze ambitie heeft volgens de markt (gezien het beschreven eindresultaat in het Masterplan) veel overeenkomsten met versterking van de beleving zoals hiervoor beschreven. Het vraagt eveneens afstemming met de eindgebruikers. De capaciteitseisen voor het opvangen van toeschouwers, gasten en bedrijven lijken volgens de geconsulteerde partijen voldoende concreet te zijn omschreven; de verwachtingen ten aanzien van (OV) bereikbaarheid en parkeren echter nog niet. Verder ziet de markt een relatie met de verwachte (exploitatie)resultaten uit primaire en secundaire evenementen. Deze zijn echter vooralsnog onderbelicht in het Masterdocument. 4

5 De markt adviseert gezien de beperkt beschikbare tijd voor secundaire evenementen ten aanzien van de exploitatie van horeca een realistisch perspectief na te streven, temeer een aanzienlijke uitbreiden van de toeschouwerscapaciteit een eveneens aanzienlijke investering met zich mee zal brengen, nu deze grotendeels wordt bepaald door de te handhaven betonconstructie onder de tribune. Een geconsulteerde partij merkt daarom op dat de opdrachtgever geen financiële wonderen te verwachten, in het geval ze deze exploitatie uitvraagt in markt. Algemeen: de markt ziet veel onderlinge samenhang tussen de beschreven ambities, hetgeen vraagt om een heldere prioritering door de opdrachtgever om potentiele conflicten tussen ambities te voorkomen, en hierover duidelijkheid te verstrekken aan de markt. Het borgen van het snelste ijs kan bijvoorbeeld consequenties hebben voor de energieprestatie, in zowel het ontwerp (welke installaties?) als het beheer (hoe deze te bedienen?). Een schil tussen het publiek en de schaatsbaan kan ten goede komen aan de ambities op het gebied van topsport en energie, maar ten laste gaan van de beleving. Maximale CO2-reductie kan prijsopdrijvend werken, evenals de krappe uitvoeringsplanning en de wens om de ijsbaan open te houden tijdens de bouw. Deze potentiele conflicten vragen om een doordachte prioritering van de ambities door de opdrachtgever op basis van verder uitgewerkte vraagspecificaties, inclusief een doorkijk naar de consequenties ervan voor de raming en de planning. 2. Welke contract- en aanbestedingsstrategie levert het meeste efficiency-voordelen op ten aanzien van tijd (sneller), geld (meer ambities voor minder geld) en de wijze van uitvoering (beschikbaarheid van de wedstrijdbaan tijdens uitvoering)? A) Preferente contractvorm: geïntegreerde opdracht De markt geeft aan dat volgens hen de meeste efficiency-voordelen zijn te behalen indien voor de ontwikkeling van Nieuw Thialf wordt gekozen voor de methode van integraal ontwerpen. Hiermee wordt bedoeld dat (i) het ontwerp tot stand komt door een samenwerking van meerdere partijen met expertise op alle relevante aspecten 1, en dat (ii) deze partijen in ieder geval betrokken blijven gedurende de bouwfase en eventueel ook tijdens de beheer- en onderhoudsfase. De markt is het erover eens dat de ontwikkeling van Nieuw Thialf zich het meest leent voor een geïntegreerd contract. De meest vergaande vorm van een geïntegreerd contract is een DBFMO-contract (Design, Build, Finance, Maintain & Operate). Uit de gesprekken komt naar voren dat de markt een D&B- of een DBM-contract als preferente contractvorm ziet voor Nieuw Thialf. Design & Build: preferent 1 Hierbij wordt (naast de opdrachtgever) o.a. gedacht aan een aannemer, een architect, partijen met expertise op het gebied van technisch management van ijsbanen en van energie en duurzaamheid en de eindgebruikers, waaronder de KNSB en NOS. 5

6 De markt verwacht dat het combineren van de ontwerp- en bouwactiviteiten (en derhalve het verstrekken van een integrale opdracht voor het ontwerp en de uitvoering) ertoe zal leiden dat het meest optimale ontwerp tot stand komt, doordat (i) reeds in de ontwerpfase rekening wordt gehouden met diverse uiteenlopende aspecten, (ii) meer innovatie kan worden geboden, (iii) de onderlinge ambities goed op elkaar zullen worden afgestemd en (iv) de uitvoerbaarheid van het ontwerp wordt gewaarborgd. Maintain: afhankelijk van de omstandigheden Het onderdeel Maintain heeft betrekking op het beheer en onderhoud van het gebouw en de technische installaties 2. Enkele partijen geven aan zonder daarbij specifiek te worden dat nog meer efficiency-voordelen kunnen worden bereikt indien de markt verantwoordelijk wordt voor het beheer en onderhoud van de technische installaties. Een andere partij laat weten dat het antwoord op de vraag of een DBM-contract in vergelijking met een D&B-contract daadwerkelijk tot een beter eindresultaat leidt o.a. afhankelijk is van de kwaliteit en continuïteit van het eigen beheerteam. Operate: niet wenselijk De markt heeft aangegeven dat het niet wenselijk is om de exploitatie 3 van Nieuw Thialf te betrekken bij de opdracht tot ontwikkeling van Nieuw Thialf. De genoemde redenen zijn: a. De voor de exploitatie van Nieuw Thialf benodigde kennis is niet in huis bij de partijen, die betrokken zullen zijn in de ontwerp- en bouwfasen (en eventueel de beheer- en onderhoudsfase). De inschrijvende partijen zullen dus een extra partij moeten zoeken, die zich bij hen aansluit ten behoeve van de inschrijving. De vrees bestaat dat slechts een beperkt aantal partijen daarvoor in aanmerking komt of interesse heeft, zodat consortiumvorming lastig is. b. De toevoeging van Operate aan de opdracht levert naar verwachting nauwelijks voordelen op, vooral ten opzichte van de situatie dat er gedurende de ontwerp- en bouwfasen sprake zal zijn van diverse gelegenheden om (huidige of toekomstige) exploitanten te raadplegen. B) Preferente aanbestedingsvorm: niet-openbaar en dialoogronde Uit de gesprekken kan worden geconcludeerd dat de aanbesteding gericht dient te zijn op het selecteren van een consortium of bouwteam van verschillende partijen, aan wie een integrale opdracht tot in ieder geval ontwerp en uitvoering zal worden verstrekt. De markt spreekt zich bovendien unaniem uit voor een aanbesteding met twee ronden, te weten: 1) een voorselectieronde, en 2) een dialoogronde, waarna gunning plaats vindt. Het doel van de voorselectie is het beperken van het aantal gegadigden tot een vooraf bepaald aantal. De meeste partijen achten een voorselectie tot 3 consortia wenselijk en geven aan dat deze voorselectie op basis van in ieder geval profiel en referenties dient plaats te vinden. 2 Ter voorkoming van verwarring: de exploitatie van een ESCo betrekking heeft op het beheer en onderhoud van de technische installaties en om die reden dus onder Maintain valt. Hetzelfde geldt voor het beheer en onderhoud van de ijsbaan. 3 De exploitatie van Nieuw Thialf bevat o.a. de organisatie van (topsport) schaatsevenementen, food & beverage en de verhuur van banen (t.b.v. recreatief schaatsen, de schaatsschool, de business club, het schoolschaatsen en secundaire evenementen). 6

7 Wat betreft de dialoogronde denken partijen verschillend over de wijze waarop en de fase waarin gunning plaats dient te vinden. Een paar partijen spreken zich uit voor een bouwteamaanbesteding, waarbij gunning voorafgaand aan de ontwerpfase plaats vindt, op basis van profiel, referenties en een mede op basis van de dialoogronde tot stand gekomen startdocument. De andere partijen spreken zich uit voor een concurrentie gerichte dialoog, waarbij gunning plaats vindt op basis van tijdens de dialoogronde tot stand gekomen voorlopige ontwerpen. 3. Hoe kan de provincie haar politieke doelstellingen het beste verwezenlijken, ten aanzien van het stimuleren van het midden- en kleinbedrijf en het realiseren van social return on investment? De markt ziet geen probleem in de politieke doelstellingen ten aanzien van het MKB en de SROI. De provincie dient met betrekking tot het MKB uiteraard te voldoen aan de (Europese) aanbestedingsregels. Vanuit dit kader moet de provincie erop letten dat ze het MKB niet buiten sluit van eventuele voorselectie, door onrealistische eisen ten aanzien van kennis, ervaring en bedrijfsomvang. De SROI-doelstelling kan gestimuleerd worden door de markt een verplichting op te leggen om een bepaald deel van haar (loon)kosten aan te wenden voor bv. de inzet van studenten of de opleiding van werklozen. Het borgen van continuïteit vanuit deze doelgroepen is hierbij wel een aandachtspunt, anders kan SROI een kostenverhogend effect geven voor het project. 4. Heeft u nog (overige) opmerkingen ten aanzien van het masterdocument of het project Nieuw Thialf in het algemeen? Gefaseerde uitvoering: de markt adviseert om in de aanbesteding van Nieuw Thialf rekening te houden met een gefaseerde uitvoering. Gesuggereerd is om het volledige twee-banenconcept te laten uitwerken in een (voorlopig) ontwerp, en vanuit daar verder te gaan met enkel de eerste fase (de wedstrijdbaan), welke op zichzelf realiseerbaar moet zijn. Opgemerkt is dat indien hiervoor wordt gekozen, belangrijk is dat een heldere uitsplitsing plaatsvindt van de wensen en eisen uit het Masterdocument naar de eerste en eventuele navolgende fasen. Verder kan het gedurende de uitvoering van de eerste fase leiden tot additionele investeringsvoorstellen welke voor het totale concept efficiency-voordelen kunnen geven. Eén installatie die geschikt is voor het totale concept kan bv. meerkosten geven voor de eerste fase, maar goedkoper zijn dan twee (navolgende) kleinere installaties. Planning: de markt bevestigt de ambitieuze planning, maar sluit de haalbaarheid van openstelling per medio 2016 op voorhand niet uit. Cruciaal is aankomende periode van 2 tot 3 maanden om te komen tot een gedegen uitvraag. Onzorgvuldigheden hierbij zullen leiden tot vertraging verderop in het planontwikkelingsproces (tot aan start bouw). 7

8 Met het oog op het tijd verkrijgen van alle publiekrechtelijke vergunningen en toestemmingen adviseert de markt een nauwe betrokkenheid van de gemeente Heerenveen bij de aanbesteding en gedurende de ontwerpfase. De markt adviseert om met de gemeente Heerenveen af te stemmen wanneer zij welke informatie wil ontvangen en mag verwachten vooruitlopend op het (uiteindelijk) afgeven van een omgevingsvergunning en eventuele andere benodigde vergunningen. Een aandachtspunt hierbij zit in eventueel benodigde bestemmingswijzigingen. De markt verwacht dat deze gezien de krappe planning niet inpasbaar zijn. Budget in relatie tot ambities: het valt niet uit te sluiten dat de verdere uitwerking van de ambities leidt tot meerkosten, bovenop de onlangs geraamde en beschikbaar gestelde 50 mln. Dit zal wellicht vragen om verdere prioritering. De markt suggereert dat opdrachtgever alvast zou kunnen nadenken welke ambities uit het Masterdocument meer dan wel minder prioriteit hebben, en wat het eventuele wegstrepen ervan aan afstemming geeft met de geconsulteerde partijen. 2.2 Resumé Indien we terug gaan naar de centrale vraag en tot een beknopt, samenvattend antwoord moeten komen op basis van de hiervoor beschreven informatie, dan ziet deze er als volgt uit: Wanneer de markt betrekken? De markt is voor het zo spoedig mogelijk uitwerken van een integraal concept door een te selecteren bouwteam dan wel consortium. Partijen zijn het erover eens dat alle ambities vragen om nadere specificatie door de opdrachtgever. Gesuggereerd is om bijvoorbeeld het gewenste energieprestatie inzichtelijk te maken (in CO2-uitstoot, verbruikt volume en prijs per m2). De markt realiseert zich dat de Topsport-ambitie topprioriteit is en adviseert de opdrachtgever mede doordat deze ambitie niet of nauwelijks meetbaar is voorafgaand aan de oplevering om deze ambitie aan eigen zijde uit te werken en als randvoorwaarde mee te geven. Met welke vraag? De meningen lopen uiteen over de reikwijdte van de vraag en het daarbij horende contract. De markt is unaniem dat de opdracht in ieder geval Design en Build geïntegreerd zou moeten omvatten. Maintain (met inbegrip van de eventuele exploitatie van een ESCo) is afhankelijk van de randvoorwaarden vanuit de Topsport-ambitie en de wensen en mogelijkheden vanuit het eigen beheerteam. Operate wordt bij voorkeur niet inbegrepen vanwege de specifiek benodigde expertise en de beperkte voordelen. Finance is niet expliciet besproken (en enkel relevant indien Maintain en/of Operate wordt inbegrepen). Op basis waarvan selecteren? De markt is voor een aanbesteding met voorselectie van drie tot vijf partijen dan wel consortia (zijnde: de niet-openbare aanbesteding) op basis van gevraagde kennis en ervaring. Iedereen ziet eveneens de voordelen van dialoogrondes. De meningen zijn verdeeld over de wijze van opdracht-gunning. Dit kan op basis van de kennis en ervaring, om vervolgens in een bouwteam een plan uit te werken (welke dan ook het preferente recht heeft op de uitvoering ervan). Het merendeel is echter voor het in concurrentie uitwerken van plannen (tot VO-fase en tegen vergoeding) en op basis daarvan de verdere uitwerking en uitvoering gunnen. 8

9 Hoe omgaan met? De planning is een heikel punt evenals het door-exploiteren tijdens de bouw, maar niet op voorhand onhaalbaar, aldus de markt. De markt voorziet 2 tot 3 maanden om te komen tot een zorgvuldige uitvraag (de totale vraagspecificatie), 4 tot 6 maanden tot aan gunning (op basis van VO s) en 5 tot 7 maanden van gunning tot aan start bouw. De financiële haalbaarheid is afhankelijk van de uitwerking (en prioritering) van de ambities. De politieke doelstellingen ten aanzien van het MKB en SROI zijn zonder noemenswaardige problemen te implementeren. 9