gemeente Eindhoven Betreft resultaat marktconsultatie Visie en Roadmap Stedelijke Verlichting Gemeente Eindhoven 2030

Transcriptie

1 gemeente Eindhoven Inboeknummer 13bst01448 Dossiernummer september 2013 Commissienotitie Betreft resultaat marktconsultatie Visie en Roadmap Stedelijke Verlichting Gemeente Eindhoven 2030 Inleiding Verlichting in de openbare ruimte op dusdanig vernieuwende wijze inzetten, dat het bijdraagt aan de kwaliteit van leven in de stad. Dat is de ambitie die Eindhoven voor ogen heeft met de op 22 januari 2013 bestuurlijk vastgestelde Visie en Roadmap Stedelijke Verlichting Eindhoven Hierbij wordt gezocht naar partners die de komende jaren de stad als proeftuin willen inzetten voor slimme licht toepassingen. De eerste stap hiervoor is gezet: het uitvoeren van een marktconsultatie. De marktconsultatie had tot doel kort gezegd- de haalbaarheid van en de randvoorwaarden voor een aanbesteding slim licht te onderzoeken. Deze marktconsultatie bestond uit een schriftelijke ronde en uit interviews. Aan de hand van een gehouden informatiebijeenkomst voor geïnteresseerde marktpartijen en een van te voren opgestelde vragenlijst hebben 23 partijen schriftelijk gereageerd. Uit deze reacties zijn 8 partijen geselecteerd voor een 1-op1-gesprek. Bij de selectie van de partijen die voor een interview zijn uitgenodigd is gekeken naar de inhoud van de schriftelijke antwoorden en de bedrijfstak waarin de partij werkzaam is (gestreefd is naar diversiteit van bedrijven). De marktconsultatie is succesvol afgerond en biedt voldoende basis om een besluit te nemen over de vervolgstappen ter realisering van de Visie en Roadmap stedelijke verlichting Eindhoven Bestuurlijk kader a Kerntaak gekoppeld aan het werkprogramma van het college Toepassen van innovatieve en duurzame concepten en Eindhoven als living lab Voorstel 1. Instemmen met het voorstel om te starten met de aanbesteding via een concurrentiegerichte dialoog van de Visie en Roadmap stedelijke verlichting

2 Eindhoven 2030 rekening houdend met onderstaande conclusies uit de marktconsultatie: b Het project Implementatie Visie en Roadmap stedelijke verlichting Eindhoven 2030 is technisch en organisatorisch haalbaar b Het in het consultatiedocument genoemde budget van 3 miljoen lijkt onvoldoende voor een valide business case uitgaande van het gewenste ambitieniveau. b De gemeente moet een soort blauwdruk (aanbestedingsplan) hebben op strategisch niveau. b Het bestuurlijk draagvlak moet verankerd worden door middel van het aanstellen van een ambassadeur. b De gemeente heeft en houdt een kaderstellende en initiërende rol. b De gehele stad in een keer aanbesteden wordt als niet realistisch ingeschat. Er zijn teveel onzekerheden tegelijkertijd. Daarom zou klein begonnen moeten worden waarbij later opgeschaald kan worden. Innoveren gebeurt ook stapsgewijs. b Betrek de partijen die onderdeel uitmaken van de quadruple helix vóór aanbesteding bij het project. b Leg de risico s niet alléén bij de marktpartijen neer. Er zou bepaald moeten worden welke partij welk risico het beste zou kunnen beïnvloeden waarbij uitgangspunt is dat deze partij dit risico draagt. b Het sturen van het consortium door een Raad van Commissarissen/Bestuur bestaande uit alle 4 partijen uit de quadruple helix zou overwogen moeten worden. Argumenten 1.1 Met de aanbesteding zal verlichting in de openbare ruimte op een dusdanig vernieuwende wijze ingezet worden dat de kwaliteit van leven in de stad verbeterd zal worden. Dit is de ambitie die Eindhoven voor ogen heeft met de op 22 januari 2013 bestuurlijk vastgestelde Visie en Roadmap Stedelijke Verlichting Eindhoven In genoemde Roadmap staat opgenomen welke stappen wanneer genomen moeten worden om te komen tot onze uiteindelijke ambitie: een slim lichtgrid, dat verlichting, energie en de (ontwerp) mogelijkheden van de openbare ruimte samenbrengt. Kracht van de roadmap is dat het de samenhang der dingen zichtbaar kan maken, licht is als zodanig hier een uitwerking van. 1.2 De marktpartijen geven aan dat het realistisch is om de Roadmap aan te besteden Marktpartijen adviseren wel om daarbij klein te beginnen en stapsgewijs op te schalen. Alle 23 geconsulteerde marktpartijen geven aan dat implementatie van de Visie en Roadmap Stedelijke verlichting Eindhoven technisch en organisatorisch haalbaar is. Uit de gesprekken met de marktpartijen is echter ook gebleken dat aanbesteding van 2

3 de hele stad bij het gewenste ambitieniveau in een keer niet realistisch is, omdat dit om meerdere reden te risicovol is. Deze redenen liggen met name op het vlak van financiering, niet realiseren van gewenste innovatie en risicomanagement. 1.3 Uit de marktconsultatie komt naar voren dat realisatie van de Roadmap een coöperatief groeimodel vereist. Dit groeimodel is gegrond op de volgende uitgangspunten: b opdrachtnemer is gids en moet andere partijen meenemen op de route van realisering van de Roadmap; b evenwichtige risicoverdeling tussen verschillende partijen, waarbij kennis en kunde worden gebundeld en waarbij samen doorgegroeid wordt naar gewenste innovatie; b een overeenkomst die uit twee delen bestaat. De inschrijver die de meeste waarde biedt voor het eerste deel van het contract wint de aanbesteding. Bij geslaagde realisatie van het eerste deel (na 5 jaar) kan vervolgens een contract aangeboden worden voor het tweede deel van het contract (10-jaars periode daarna). Gelet op de informatie die uit de marktconsultatie is verkregen, adviseren wij om aanbesteding en de gunning van de opdracht te baseren op: b maximale, op geld te waarderen, waarde die wordt geboden in de eerste 5 jaren voor een vast bedrag, zijnde tenminste het beschikbare budget voor onderhoud en investeringen; b plan van aanpak voor organisatie van innovatie in de eerste periode van 5 jaren en de 10-jaars periode daarna. Dit plan zal voldoende ruimte moeten bieden voor een open innovatie, d.w.z. met maximaal gebruik van derde partijen. Tevens zal bij dit plan optimaal gebruik dienen te worden gemaakt van de op te richten quadruple helix organisatie; b meerdere Key Performance Indicators (KPI) gerelateerd aan de kwaliteit van uitvoering die de overgang naar de 10-jaars periode bepaalt. 1.4 Om een goede invulling van de roadmap te krijgen zijn kaders vanuit de gemeente onvermijdelijk. Insteek van de roadmap was in eerste instantie om zoveel mogelijk aan de markt over te laten, om op deze manier optimaal te profiteren van de mogelijkheden op het gebied van innovatie, verdienmodel en de quadruple helix. Tijdens de consultaties hebben de marktpartijen aangegeven dat een kaderstellende en initiërende rol van de gemeente onvermijdelijk is. De geformuleerde ambitie van de roadmap is nu nog te vrijblijvend. De gemeente moet 1 stap verder gaan door een actieve rol te nemen en een quadruple helix organisatie te creëren. Het opstellen van een aanbestedingsplan op strategisch niveau is hierbij een eerste stap. 3

4 1.5 Partijen geven aan dat de burger eerder in het proces moet worden betrokken. Het slimme lichtgrid is voor veel mensen nog een onbekend begrip en nog niet duidelijk is hoe dit in de toekomst kan bijdragen aan bijvoorbeeld meer veiligheid of aan een betere bereikbaarheid. En welke aan licht gekoppelde functies daarvoor nodig zijn. Het is raadzaam om burgers al in een zo vroeg mogelijk stadium te betrekken bij het proces, zodat wensen en ideeën over het slimme lichtgrid kunnen worden meegenomen en acceptatie ervan te bevorderd kan worden. Een eerste aanzet daarvoor is de inzet van het middel digipanel waarbij burgers wordt gevraagd om mee te denken over de Implementatie van de Roadmap. 1.6 De implementatie van de Roadmap is aanbestedingsplichtig. Geadviseerd wordt om de concurrentiegerichte dialoog toe te passen. Vastgesteld is dat het niet wenselijk en doenlijk is om de implementatie van de roadmap openbare verlichting als concessie van een dienst in de markt te zetten. De implementatie zal daarom een of meerdere overheidsopdrachten voor leveringen en diensten inhouden. Overheidsopdrachten voor leveringen en diensten zijn aanbestedingsplichtig, indien de waarde van de opdracht de Europese drempelwaarde overschrijdt. De drempelwaarde bedraagt thans ,00. De geraamde waarde van de opdracht over de looptijd van de overeenkomst ligt boven die drempelwaarde. De opdracht dient dus aanbesteed te worden. Deze procedure kan toegepast worden voor het plaatsen van bijzonder complexe opdrachten (artikel 2.28 Aanbestedingswet). Een opdracht wordt gezien als bijzonder complex als vooraf de technische middelen of de juridische dan wel financiële voorwaarden van de opdracht niet aangegeven kunnen worden. Onder een beschrijving van de technische middelen worden verstaan de prestatie-eisen en functionele eisen. De aanbesteding van de Roadmap is een complexe aanbesteding in de zin van de Aanbestedingswet (getuige onder andere de diversiteit van de reacties uit de marktconsultatie). Het gaat om een aanbesteding met een hoog innovatief en tot op heden uniek karakter, waarbij allerlei factoren spelen die op voorhand niet vastgesteld kunnen worden. Deze factoren hebben betrekking op de mate en wijze van innovatie, slimme verdienmodellen, de samenwerking in de quadruple helix, de scope van het project, financiën en risicoverdeling. Deze argumenten rechtvaardigen toepassing van de concurrentiegerichte dialoog. De concurrentiegerichte dialoog is een aanbestedingsprocedure waarbij, voordat de definitieve inschrijving wordt gedaan, er een dialoog met (geselecteerde) marktpartijen plaatsvindt en waarbij informatie uitgewisseld kan worden over de technische middelen en de juridische en financiële voorwaarden. Voordeel van het toepassen van de concurrentiegerichte dialoog is dat in samenspraak gezocht kan worden naar de beste oplossingen op innovatief, technisch en juridisch gebied. 4

5 Na de dialoogfase blijven uiteindelijk één of meer oplossingen over. Wij nodigen vervolgens de overgebleven deelnemers uit om een inschrijving te doen die worden beoordeeld. De partij die de meeste waarde kan bieden, wint de aanbesteding. In de aanbestedingsprocedure en dialoog staat waardebepaling centraal. We kiezen voor een aanpak die prijs en kwaliteit optimaliseert (Best Value Procurement). Aanbieders krijgen de kans om hun expertise maximaal te laten zien. 1.7 Cocreatie wordt door de marktpartijen gezien als de beste organisatievorm. Cocreatie is door vrijwel alle geconsulteerde bedrijven als sleutel in de aanpak betiteld, gekenmerkt door een groeiproces. In dit groeiproces zal een verschuivende innovatiefocus optreden, namelijk van energiebesparing naar integrale duurzaamheid, gebruikmakend van de infrastructuur voor verlichting. De technische innovatie versterkt de sociale innovatie. Het is van belang dat de aanbesteding hiervoor voldoende ruimte biedt. Kanttekeningen Het in het consultatiedocument genoemde budget van 3 miljoen lijkt onvoldoende voor een valide business case uitgaande van het gewenste ambitieniveau. Nieuwe verdienmodellen zijn nodig om ervoor te zorgen dat bedrijven uitgaande van een valide business case bereid zijn om te investeren in het slimme lichtgrid. Uit de marktconsultatie is geconcludeerd dat het in het consultatiedocument genoemde beschikbare budget van maximaal 3miljoen mogelijk te weinig is om een valide business case te realiseren. Dit uitgaande dat van dit beschikbare budget ook openbare verlichting van de bestaande stad onderhouden moet worden. Ter vergroting van de kans op een succesvolle aanbesteding zijn derhalve mogelijk extra middelen gewenst. Onderzocht zal worden of externe middelen beschikbaar zijn en ingezet kunnen worden voor de aanbesteding. Daarnaast wordt voorgesteld om te onderzoeken of er een extra bijdrage van ,-- uit het Innovatiebudget kan worden gehaald ten behoeve van deze aanbesteding. Het is gebruikelijk dat partijen die geselecteerd zijn voor de dialoogfasen een vergoeding krijgen voor hun werkzaamheden. Onderzocht zal worden of deze vergoeding past binnen het beschikbare budget van 3mio Proces Communicatie Alle partijen die aan de marktconsultatie hebben deelgenomen, worden na het collegebesluit geïnformeerd over de resultaten van de marktconsultatie en het vervolgproces van de aanbesteding van de Visie en Roadmap Stedelijke Verlichting Eindhoven Aansluitend worden via onder meer een persbericht en de website 5

6 bewoners, kennisinstellingen zoals de bij Roadmap betrokken TU/e, en andere geïnteresseerden geïnformeerd. Ten behoeve van de procesgang rond de marktconsultatie en aanbesteding is een samenspraakplan opgesteld. Als onderdeel van de aanbesteding zal (net zoals bij marktconsultatie) een samenspraakkalender worden opgesteld, met daarin opgenomen de mijlpalen, doelgroepen en hun rollen, en de in te zetten communicatiemiddelen. Voorstel locaties Als onderdeel van de aanbestedingsstrategie zal een selectie gemaakt worden van gebieden die geschikt zijn voor het eerste deel van de implementatie van de Roadmap. Deze geschiktheid wordt beoordeeld op basis van de criteria onderhoudsnoodzaak, aan/afwezigheid van glasvezelinfrastructuur, mate van burgerparticipatie en leefstijl van de buurt, en gegevens uit de buurtmonitor betreffende veiligheidsbeleving. Tevens zal de consequentie van de implementatie van de Roadmap voor nog lopende of binnenkort startende projecten zoals HOV2, Celciusplein, Eindhoven noord-west onderdeel uitmaken van de aanbestedingsstrategie. Planning aanbesteding Actie Aanvang Gereed / Sluitingsdatum Opstellen aanbestedingsstrategie / projectplan aanbesteding Start selectietraject Aankondiging van opdracht / publicatie selectieleidraad Indienen vragen over selectieleidraad Publicatie Nota van Inlichtingen Opstellen selectieprotocol Aanmelden art 2:71, 2 Aw Beoordeling en aanmelding en procesverbaal selectie Communicatie selectiebeslissing / Alcateltermijn Opstellen dialoogleidraad < Opstellen concept contract Opstellen outputspecificatie Uitnoding dialoog e fase dialoog e fase dialoog Start gunningstraject

7 Communicatie gunningsbeslissing + procesverbaal Alcateltermijn Opdracht Contract close Bestuurlijke besluitvorming Na de 1 e dialoogronde is er meer duidelijkheid over onderwerpen als de financiële consequenties, de quadruple helix organisatie en de gebieden. Na de 1 e dialoogronde zullen de voorlopige conclusies uit het aanbestedingstraject aan de Raad worden voorgelegd. Ter inzage gelegde stukken 1 Visie en roadmap stedelijke verlichting Eindhoven Consultatiedocument Realisatie Roadmap Stedelijke Verlichting Gemeente Eindhoven Conclusies 1 op 1 gesprekken met marktpartijen 4 Samenspraakplan Burgemeester en wethouders van Eindhoven, secretaris ika/pc