Verslag aan de Provincieraad

Transcriptie

1 departement Financiën dienst Boekhouding Verslag aan de Provincieraad registratienr betreft verslaggever KASVERIFICATIE KASREKENPLICHTIGEN uitvoering van de artikelen en 165 van het provinciedecreet de heer Alexander Vercamer Mevrouwen en mijne Heren, Rekenplichtigen voor het IVA Provinciaal Onderwijs bedoeld in artikel 159 In uitvoering van artikel van het provinciedecreet, heeft de provinciegriffier met zijn besluit van 11 januari 2008 en latere wijzigingen volgende personeelsleden belast met de kasverrichtingen van het IVA Provinciaal Onderwijs. Deze personen zijn kasrekenplichtigen. Naar aanleiding van de inwerkingtreding van het hersteldecreet tot wijziging van het provinciedecreet heeft de deputatie de aanstelling van de kasrekenplichtigen voor het IVA Provinciaal Onderwijs bekrachtigd op 25 juni 2009, met ingang van 1 juli SCHOLEN Provinciaal Technisch Instituut - Eeklo Provinciale Middenschool - Eeklo PCVO Meetjesland - Eeklo Provinciaal Handels- en Taalinstituut - Gent Prov. Inst. voor Haartooi en Schoonheidszorgen - Gent Prov. Inst. Burg. Van Driessche - Hamme Provinciaal Technisch Instituut - Ninove Provinciaal Instituut Vlaamse Ardennen - Oudenaarde Provinciaal Technisch Instituut - Zottegem Provinciale Middenschool - Gent Provinciale Middenschool Resto - Gent PCVO Scheldeland - Dendermonde PCVO Meetjesland - Assenede Het Perspectief PCVO - Gent PCVO Waas en Durme - Zele IVA Centraal - Gent PCVO Dender en Schelde - Ninove PCVO Dender en Schelde - Zottegem PCVO Dender en Schelde - Oudenaarde KASREKENPLICHTIGE Sabine De Praeter Linda Detrémerie Liliane Van de Steene Robert Sillis Dimitri Goeman Frank De Maesschalck Leen Solemé Hugo Van den Bogaerde André Provost Paul Guns Lieve Vandenbergen Anouschka Vyncke Ivo Pevenage Dimitri Goeman Leen Solemé Frank De Maesschalck

2 p. 2/6 Prov. School B.L.O. Claevervelt - Buggenhout Prov. School B.L.O. Meetjesland - Eeklo Prov. School B.S.O. Spectrum - Buggenhout Provinciaal Instituut Heynsdaele - Ronse Tehuis Heynsdaele - Ronse Monique Van Dam Ilse Brabants Marijke Van Cauwenberghe Carine Bert Er wordt één beheersrekening voor het IVA Provinciaal Onderwijs opgemaakt. De processen-verbaal van kasverificatie worden als bijlage I toegevoegd. Rekenplichtigen voor de provinciale diensten en instellingen, bedoeld in artikel 159 Tot 30 juni 2009 was de provinciegriffier ook verantwoordelijk voor de kasontvangsten binnen de provinciale diensten en instellingen. In uitvoering van artikel 158 van het provinciedecreet had hij een aantal personeelsleden belast met de inning van geringe dagontvangsten, onder zijn verantwoordelijkheid. Door het hersteldecreet is de situatie gewijzigd, in die zin dat de deputatie een aantal personeelsleden van de provincie kan aanwijzen, die verantwoordelijk zijn voor de kasontvangsten en die daarvoor rekenplichtig zijn. De deputatie heeft in zitting van 25 juni 2009 de personen voorkomend op onderstaande lijst aangesteld als rekenplichtigen voor de kasontvangsten, en dit met ingang van 1 juli Ze handelen binnen een kader, door de deputatie vastgesteld. De provinciegriffier maakte voor dit luik van de chartale verrichtingen een eindebeheersrekening op die door de deputatie werd goedgekeurd in zitting van 1 oktober 2009 en inmiddels aan het Rekenhof is bezorgd. Vanaf 1 juli zijn deze personen zelf rekenplichtig. Ze maken een eigen beheersrekening op. De pv's van kasverificatie worden als bijlage II toegevoegd.

3 p. 3/6 Cluster/Entiteit Departement Logistiek Inkomsten van verkoop van publicaties, boeken en andere zaken van de verschillende provinciale diensten aan de infobalie PAC Het Zuid Directie Leefmilieu : PNEC De Kaaihoeve Directie Leefmilieu exclusief PNEC De Kaaihoeve Directie Welzijn, Gezondheid, Wonen, Jeugd en Ontwikkelingssamenwerking Directie Cultuur : PAM Ename Rekenplichtige Rita Cornelis Isabelle Verhoene Christian Uyttendaele Ann Vandenbroecke Mireille Vercauteren Marie-Claire Van Der Donckt Directie Cultuur : Uitleendienst Gent Directie Cultuur : Uitleendienst Geraardsbergen Fréderic Vanmaele Directie Cultuur : Uitleendienst Sint-Niklaas Directie Cultuur : Mola Directie Cultuur Domein Puyenbroeck Sportcentrum Puyenbroeck Golf Puyenbroeck Sportcentrum De Boerekreek Uitleendienst voor de Sport Directie Sport & Recreatiedomeinen : Domein Het Leen Walter Van Den Branden Frans De Buck Sofie Galle Johan Haentjens Stephan De Sterck Philippe Van De Velde Luc Vandemaele Dirk Haek Directie Sport & Recreatiedomeinen : Huysmanhoeve

4 p. 4/6 Provinciegriffier De provinciegriffier is kasrekenplichtige voor de chartale verrichtingen. De provinciegriffier beschikt in de feiten niet over een centrale kas. Hij heeft wel een aantal personeelsleden van de provincie, die onder zijn gezag staan, een provisie toegekend. Deze personen zijn hulprekenplichtigen van de provinciegriffier. (Sedert 1 juni 2009 zijn er geen personeelsleden meer die door de provinciegriffier belast zijn met de inning van geringe dagontvangsten zie p.2 en 3) De verrichtingen van de provisiehouders worden opgenomen in de beheersrekening van de provinciegriffier. De pv's van kasverificatie worden als bijlage III toegevoegd. Cluster / Entiteit directie Welzijn, Gezondheid, Wonen, Jeugd en Ontwikkelingssamenwerking directie Cultuur dienst Werving en Loopbaan - Sociale begeleiding directie Economie, Landbouw en Platteland, Europese en Internationale Samenwerking directie Economie, Landbouw en Platteland, Europese en Internationale Samenwerking directie Leefmilieu IVA egov dienst ICT Griffie departement Logistiek directie Sport en Recreatiedomeinen domein Puyenbroeck Hulprekenplichtige Blondeel William De Kegel Andrea De Neve Tony De Pauw Hedwig De Ruyver Brian De Wannemacker Günther Deckers Jan Fostier Paul Haegens Martine Secelle Martine Taragola Luc Willems Dirk

5 p. 5/6 CONTROLE INGEVOLGE ARTIKEL & 165 VAN HET PROVINCIEDECREET kascontrole rekenplichtigen aangesteld i.u.v. art 159 art 165 : "Minstens eenmaal per jaar verifieert een door de provincieraad aangeduid personeelslid de kas van de provinciegriffier of, in voorkomend geval, van de rekenplichtigen, vermeld in artikel 159. Het procesverbaal van verificatie wordt bezorgd aan de provincieraad, aan de provinciegriffier en, in voorkomend geval, aan de rekenplichtigen bedoeld in artikel 159. De opdracht omschreven in het eerste lid vervalt indien er minstens jaarlijks een kascontrole door het Rekenhof of door de externe auditcommissie bedoeld in artikel 254 wordt uitgevoerd." Voor de rekenplichtigen van het IVA Provinciaal onderwijs en voor de provinciegriffier is geen kascontrole door het Rekenhof voorzien. Met haar besluit van 2 oktober 2008 delegeerde de deputatie daarom de verificatie van de kassen van de rekenplichtigen volgens artikel 159, aan de financieel beheerder. De bevoegdheid tot aanduiden van een verificateur is immers door de provincieraad gedelegeerd aan de deputatie. kascontrole provisiehouders aangesteld i.u.v. art. 158 art "Minstens één maal per jaar verifieert de financieel beheerder of een door hem aangestelde persoon, onder zijn verantwoordelijkheid, de boekhouding en de geldvoorraad van de houders van de provisie. Van zijn bevindingen wordt een proces-verbaal opgemaakt dat wordt bezorgd aan de provinciegriffier en aan het betrokken personeelslid. Dat proces-verbaal wordt zowel door het verantwoordelijk personeelslid als door de financieel beheerder of de door hem aangestelde persoon ondertekend." uitgevoerde controles Op het einde van 2009 is bij iedere onderwijsinstelling, bij alle kasrekenplichtigen en bij de hulprekenplichtigen van de provinciegriffier een grondig kasnazicht uitgevoerd. De processen-verbaal van deze kascontroles worden bijgevoegd als bijlage I, II en III. Daarnaast worden nog drie processen-verbaal toegevoegd, die werden opgemaakt nav een kasoverdracht of een kastekort. 1/ Bij de aanstelling door de deputatie van de personen belast met kasverrichtingen werd een eindebeheersrekening opgemaakt door dhr.

6 p. 6/6 provinciegriffier (dd ). De pv's van kasovername worden toegevoegd als bijlage IV. 2/ Er heeft zich een kastekort voorgedaan in domein Puyenbroeck te Wachtebeke. Tussen 21 en 24 juli 2009 is er uit een geldlade in het loket van de fietsenverhuur een som van 100 Eur verdwenen. Hierop werd een tekortenprocedure opgestart. Het provinciedecreet bepaalt dat bij het proces-verbaal van verificatie een toelichting wordt gevoegd over de omstandigheden en de bewarende maatregelen die de betrokken rekenplichtige heeft genomen en de aanbevelingen betreffende de vereffening van dat tekort. Deze toelichting is verwerkt in het PV van verhoor door de politie, zie bijlage 1 bij deze nota (referte : GE.18.L /2009 dd 04/08/09). Daarnaast is eveneens een pv van kasverificatie, opgemaakt dd 31 juli 2009 gevoegd. Aan het einde van het boekjaar is het kastekort opgenomen op een aparte algemene rekening 57021, in afwachting van een definitieve boeking als uitzonderlijke kost, wat slechts kan na afhandeling van de procedure voor het Rekenhof. Het pv van kasverificatie wordt toegevoegd als bijlage V. 3/ In de nacht van 20 op 21 december 2009 werd er ingebroken in het PSBLO Claevervelt te Buggenhout. De inhoud van de kas, ten bedrage van EUR werd ontvreemd. Ook hier wordt de tekortenprocedure opgestart. Toegevoegd : pv van verhoor door de politie, pv van kasverificatie aangevuld met een toelichting over de omstandigheden en de bewarende maatregelen die de betrokken rekenplichtige heeft genomen en de aanbevelingen betreffende de vereffening van dat tekort. Aan het einde van het boekjaar is het kastekort in de boekhouding van het IVA Provinciaal Onderwijs opgenomen op een aparte algemene rekening 57021, in afwachting van een definitieve boeking als uitzonderlijke kost. Het pv van kasverificatie wordt toegevoegd als bijlage VI. Opmerking : voor de kassen waar geen verrichtingen waren in 2009 en die bovendien een nulsaldo vertoonden op , zijn geen pv's opgemaakt. U wordt gevraagd, dames en heren, het bijgevoegd besluit van de provincieraad te ondertekenen. Gent, 4 maart 2010 Namens de Deputatie : de Provinciegriffier, Albert De Smet de bevoegde Gedeputeerde, Alexander Vercamer