Verslag aan de Provincieraad

Transcriptie

1 departement Interne Organisatie intern verzelfstandigd agentschap (IVA) egov dossiernummer: Verslag aan de Provincieraad betreft verslaggever OVINOB Project Bibliotheekportalen - overeenkomst met Bibnet vzw Jozef Dauwe Mevrouwen en mijne Heren, De Deputatie legt u dit verslag voor met het oog op uw goedkeuring van de bijgevoegde overeenkomst tussen de provincie Oost-Vlaanderen en Bibnet vzw inzake het interbestuurlijk project Bibliotheekportalen. Het verslag is gemeenschappelijk van de dienst Kunsten & Cultuurspreiding en van het IVA egov dat ICT-gerelateerde projecten in casu het Ovinob-project behartigt. De overeenkomst behoeft uw goedkeuring. Het gaat immers om het vaststellen van de voorwaarden van een samenwerkingsovereenkomst waarbij de provincie partij is, waarvan de financiële gevolgen die er voor de provincie uit voortvloeien in totaal meer bedragen dan EUR en waarvan die gevolgen zich uitstrekken over een periode die verder gaat dan de eerstvolgende algehele vernieuwing van de provincieraden (Artikel 3, 11 van het Reglement tot vaststelling van de bevoegdheden van de Provincieraad die aan de Deputatie worden gedelegeerd, zoals vastgesteld bij provincieraadsbesluit van 20 december 2006 en gewijzigd bij provincieraadsbesluit van 14 februari 2007). Pas na uw eventuele goedkeuring is de overeenkomst rechtsgeldig. 1. Situering 1.1. Drie bevoegdheidsniveau's Het decreet van 13 juli 2001 (bijgevoegd als bijlage 1) houdende het stimuleren van een kwalitatief en integraal lokaal cultuurbeleid (zoals herhaaldelijk gewijzigd en dit laatst op 10 maart 2011) onderscheidt op het gebied van het Openbaar Bibliotheekwerk uitdrukkelijk drie bevoegdheidsniveaus: De Gemeente (Hoofdstuk III Afdeling I en II de artikelen 9 en 10) Elke gemeente is verplicht een Openbare Bibliotheek uit te baten en daarbij onder andere mee te werken aan de provinciale en landelijke projecten en initiatieven. De Provincie (Hoofdstuk III Afdeling III de artikelen 11 en 13) Zo dient elke provincie in het kader van haar streekgericht bibliotheekbeleid een provinciaal bibliotheeksysteem (PBS) te ontwikkelen en aan te bieden.

2 Voor Oost-Vlaanderen wordt dit PBS beheerd door het IVA egov in het kader van het Ovinob-project. Het 'Witboek Interne Staatshervorming' voorziet expliciet in het behoud van dit provinciale niveau: 'Provincies behouden wel een taak in het kader van het streekgericht bibliotheekbeleid (provinciale bibliotheeksystemen + consulentschap). Deze taak blijkt een echte meerwaarde voor de lokale besturen te zijn en het Vlaamse niveau staat te ver af om dit doelgericht te ondersteunen' (Sic p. 73) Naast de vijf Provincies fungeert de Vlaamse Gemeenschapscommissie (Brussel) op hetzelfde niveau (Hoofdstuk III Afdeling V artikel 16) Vlaanderen (Hoofdstuk III Afdeling IV - de artikelen 14, 14 bis en 15) Dit niveau focust op de 'Digitale bibliotheek', inzonderheid op één Vlaams bibliotheekportaal met Bibnet vzw als uitvoerend extern verzelfstandigd Agentschap (artikel 14): 'De Vlaamse Regering geeft invulling aan het begrip "digitale bibliotheek voor de openbare bibliotheken binnen de Vlaamse Gemeenschap" en subsidieert met het oog daarop de vzw Bibnet, die tot doel heeft het beleid van de Vlaamse Gemeenschap betreffende de digitale bibliotheek te ondersteunen en uit te voeren. Dat impliceert de ontwikkeling, de realisatie en het beheer van inhoudelijke en technische toepassingen, met het oog op de uitbouw van de digitale bibliotheek voor de openbare bibliotheken binnen de Vlaamse Gemeenschap. De vzw Bibnet richt zich prioritair op de rol van de openbare bibliotheek in het kader van de digitale kloof en de ontwikkeling en exploitatie van één Vlaams bibliotheekportaal, dat een uniforme toegang biedt tot alle informatie die zich in de openbare bibliotheken bevindt.' 1.2. Een uniek interbestuurlijk bibliotheekportaal Bibliotheken hebben als lokale instellingen te weinig slagkracht om de nieuwe digitale ontwikkelingen op eigen houtje te implementeren. Digitale collecties en infrastructuur moeten op bovenlokale schaal worden ontwikkeld om vervolgens lokaal geïmplementeerd te worden. Dit vergt een intensieve samenwerking tussen de drie betrokken besturen: Vlaams, provinciaal/brussels, lokaal. De digitale bibliotheek als Vlaamse en het PBS als provinciale opdracht hebben daarbij zoveel raakvlakken dat het ontwikkelen en exploiteren van één Vlaams bibliotheekportaal slechts mogelijk is door een gezamenlijke Vlaamse/ provinciale/brusselse inspanning. Daarom besloten de Vlaamse Gemeenschap, de provinciale overheden en de Vlaamse Gemeenschapscommissie in 2009 om samen te werken in het interbestuurlijk project Bibliotheekportalen (zie bijlage 2). Het project wil een voor de eindgebruiker uniforme toegang bieden tot alle collecties van de Vlaamse openbare bibliotheken. De sturing ervan werd toevertrouwd aan de 'Interbestuurlijke projectgroep Bibliotheekportalen'.

3 2. Het project 2.1. De doelstellingen Het publiek één transparante digitale zoekomgeving aanbieden waarin het volledige aanbod van alle bibliotheken terug te vinden is, door de creatie van een gemeenschappelijke zoekomgeving waarin tal van databanken aan elkaar gekoppeld kunnen worden. Al deze databanken samen ontsluiten de volledige fysieke en digitale bibliotheekcollecties. De creatie van een dynamische koppeling tussen Open Vlacc en de provinciale/vgc bibliotheeksystemen als kernstuk van deze zoekomgeving. Door deze koppeling worden, op termijn, het volledige bezit en diensten van alle openbare bibliotheken die aangesloten zijn op een provinciaal bibliotheeksysteem transparant toegankelijk voor het publiek. De creatie van diverse bibliotheekportalen waarin de individualiteit, herkenbaarheid en bruikbaarheid van het lokale, provinciale en Vlaamse niveau beklemtoond worden. Het publiek krijgt op die manier diverse zoekcontexten aangeboden. Het substantieel verhogen van de (kosten)efficiëntie, het gebruikerscomfort en de innovatiekracht van de betrokken partners door schaalvergroting en samenwerking. De bovenstaande doelstellingen te realiseren door de unieke zoekomgeving die reeds gecreëerd werd op uit te breiden in een samenwerking tussen de Vlaamse Gemeenschap, de Provincies en de Vlaamse Gemeenschapscommissie De piloot Het pilootjaar van dit project, van juli 2009 tot augustus 2010, met de provincies Antwerpen en West-Vlaanderen als pilootprovincies, is succesvol verlopen. Daarom besliste de 'Interbestuurlijke projectgroep Bibliotheekportalen' in haar zitting van 17 juni 2010 de projectmatige samenwerking om te zetten naar een structurele samenwerking en continuering (zie bijlage 3). Deze beslissing werd bevestigd door de directeuren Cultuur van de Provincies en het Brussels Gewest en op 23 juni 2010 door de provinciale gedeputeerden bevoegd voor cultuur (zie bijlage 4) De overeenkomst De structurele samenwerking werd vertaald in het bijgevoegde ontwerp van overeenkomst, dat aan de vijf Provincies, de Vlaamse Gemeenschapscommissie en Bibnet vzw thans ter goedkeuring wordt voorgelegd. Dit ontwerp geeft een kader aan: de structurele continuering van het project, inclusief de aansluiting van de overige provincies, en het financieringsmodel, inclusief de recurrente bijdrage per provincie. Voor Oost-Vlaanderen is de officiële instapdatum op 1 januari 2012 voorzien. De voorbereiding is volop bezig. De overeenkomst loopt van 1 januari 2011 tot 31 december 2013 waarna ze stilzwijgend jaarlijks verlengd kan worden.

4 2.4. Materiële inbreng en financiering Het project is een gemeenschappelijk project waar alle betrokken overheden toe bijdragen: De Vlaamse Gemeenschap investeerde nieuwe middelen voor de realisatie van het samenwerkingsproject, waarvan reeds eerder werd ingebracht door de provincies in het kader van de afspraak, gemaakt door de Vlaamse Gemeenschap en de Provincies naar aanleiding van de stopzetting van het mislukte Vlaamse Vlacc II-project. Als er binnen dit investeringsbudget nog ruimte is, wordt dit gebruikt om nieuwe ontwikkelingen binnen het project te financieren. De Vlaamse Gemeenschap brengt via Bibnet vzw zoeken.bibliotheek.be in. De Provincies brengen de provinciale bibliotheeksystemen, de reeds op hun niveau geconsolideerde catalogusdata en hun expertise en ondersteuning ter zake in. De recurrente jaarlijkse operationele werkingskosten worden verdeeld over de Provincies en Brussel (60 %) en de Vlaamse Gemeenschap (40 %). De kosten tussen de Provincies/Brussel worden verdeeld op basis van de parameters 'aantal inwoners', de 'kosten eigen aan de presentatie van het eigen bibliotheeksysteem' en het aandeel in de gemeenschappelijke structuur' (zie bijlage 1 bij het ontwerp van overeenkomst). Merk op dat voor de Provincie Antwerpen een lagere recurrente kost is voorzien dan voor Oost-Vlaanderen omdat zij reeds zelf licentierechten verwierf op de presentatiesoftware. De recurrente jaarlijkse operationele bijdrage voor Oost-Vlaanderen bedraagt voor het eerst te betalen voor Dit bedrag is voorzien in het ontwerp van Budget 2012 onder het artikel (IVA egov - Aanschaf, huur, onderhoud en beheer van informaticamateriaal). Deze uitgave behoort tot de decretaal verplichte minimale 1,6 per inwoner die de Provincie jaarlijks aan het streekgericht bibliotheekbeleid moet besteden (Artikel 39, 2 van het decreet zie bijlage 1). 3. Nog wetenswaardig 3.1. Het Provinciaal BibliotheekSysteem Het project Bibliotheekportalen is mede ingevolge schaalbaarheid exclusief voorbehouden aan Openbare Bibliotheken die aangesloten zijn op een Provinciaal Bibliotheeksysteem (PBS). Voor Oost-Vlaanderen wordt dit geïmplementeerd en geëxploiteerd door het IVA egov binnen de schoot van het Ovinob-project. Waar alle 63 Openbare Bibliotheken deelnemen aan de Provinciale Centrale Catalogus van Ovinob, zullen er op 1 januari 2012 reeds 48 bibliotheken tot het PBS behoren (zie bijlage 5). Aan het huidige tempo kunnen de implementaties in de loop van 2014 worden voltooid. Naar aanleiding van hun toetreding ontvangen de gemeenten van de aangesloten bibliotheken van de Vlaamse Gemeenten een forfaitaire subsidie van 0,15 per inwoner per jaar ter ondersteuning van hun participatie (Artikel 39, 1 van het decreet zie bijlage 1) Communicatie Naar aanleiding van de jaarlijks Algemene Vergadering van Ovinob op 4 oktober 2011 te Dendermonde kan het project 'Bibliotheekportalen' worden gepresenteerd aan alle Oost-Vlaamse Openbare bibliotheken en aan de pers.

5 Op die dag kan ook de nieuwe Ovinob-folder ten behoeve van de bibliotheekbezoekers met uitleg over de bibliotheekportalen, worden gepubliceerd. U wordt verzocht in geval van akkoord: het bijgevoegde ontwerp van Provincieraadsbesluit te ondertekenen; de eveneens bijgevoegde overeenkomst met Bibnet vzw in tweevoud voor goedgekeurd te ondertekenen. Gent,. namens de Deputatie: de provinciegriffier, Albert De Smet de bevoegde gedeputeerde, Jozef Dauwe