Handboek Soldaat voor instrumenten voor Provinciale Staten van Fryslân Vastgesteld op

Transcriptie

1 Handboek Soldaat voor instrumenten voor Provinciale Staten van Fryslân Vastgesteld op Inleiding In het presidium van 17 februari 2016 is de volgende afspraak gemaakt CdK stelt voor dat er een Handboek Soldaat gemaakt wordt waarin alle afspraken rondom de verschillende bijeenkomsten vastgelegd worden, ter voorkoming van herhaalde discussie hierover. Hierin dient ook de status van de verschillende bijeenkomsten goed gedefinieerd te worden. Het eerste concept hiervan zal dan ter besluitvorming in het Presidium voorgelegd worden. Door de griffie is er de afgelopen maanden gewerkt aan het handboek. Volgens de griffie biedt het voldoende duidelijkheid over de inzet van de diverse instrumenten. Vanzelfsprekend zal de tijd leren of het goed werkt en komen er wellicht nieuwe instrumenten bij of stoppen we met instrumenten. Het handboek zal op dat moment weer worden geactualiseerd. Na vaststelling wordt dit handboek gepubliceerd op Wurkplein. Daarnaast wordt het onder de aandacht gebracht van de ambtelijke dienst. Het handboek bestaat uit de volgende onderdelen: 1. Steatemerk blz Steatekommisje blz Expertmeeting blz Structurele werkgroep blz Ad hoc werk- of klankbordgroep blz Informerende Steatekommisje/-bijeenkomst blz Werkbezoek blz Woordvoerdersoverleg blz. 19 Deze onderdelen zijn uitgewerkt aan de hand van de volgende vragen: a. Wat houdt het instrument in? b. Hoe komt het instrument tot stand? c. Wie is opdrachtgever? d. Wat is de status van het instrument? e. Wat is de rol van het college/gedeputeerde? f. Wat is er nodig qua communicatie? g. Wat ontvangen Statenleden vooraf/achteraf? h. Logistieke zaken. 1

2 Hoofdstuk 1: Steatemerk Wat houdt de Steatemerk in? Het doel van de Steatemerk is om de interactie tussen Statenleden, inwoners en belangengroepen te vergroten. Daarnaast biedt de Steatemerk een podium aan ambtenaren om hun voorstellen toe te lichten aan Statenleden. Statenleden kunnen met technische vragen terecht bij ambtenaren. Op deze manier wordt er informatie en standpunten uitgewisseld. De inwoners, belangengroeperingen etc. kunnen hun verhaal, vragen en/of opmerkingen bespreken met Statenleden. Dit is tevens het moment voor inspraak van deze groepen. In de Steatekommisje is daar geen ruimte meer voor. De Steatemerk heeft een informeel karakter. Hoe komt de Steatemerk tot stand? Voorafgaand aan een Statenvergadering is er standaard een Steatemerk waarin aandacht is voor de onderwerpen die in de Statenvergadering worden besproken. De H-punten staan niet op de Steatemerk; op de Steatemerk worden slechts de B-punten geagendeerd. Het presidium besluit op voorstel van de griffie welke onderwerpen een podium krijgen op de Steatemerk. Wie is opdrachtgever? Het presidium. Wat is de status van de Steatemerk? Het is een openbare informele bijeenkomst, waar geen notulen/opnames van worden gemaakt. Informatie die op de Steatemerk wordt uitgedeeld door inwoners, belangengroeperingen etc. wordt op Wurkplein bij de ingekomen stukken gepubliceerd. Wat is de rol van het college/gedeputeerde? Het college wordt standaard uitgenodigd om aanwezig te zijn op de Steatemerk. Het college heeft geen formele rol tijdens de Steatemerk. Het college kan naar aanleiding van de Steatemerk een schriftelijke Memorie van Toelichting sturen naar de Statenleden ten behoeve van de verdere behandeling van het onderwerp. Wat is er nodig qua communicatie? In de wekelijkse advertentie in de Leeuwarder Courant en het Friesch Dagblad wordt tweemaal een advertentie geplaatst om de Steatemerk onder de aandacht te brengen. Zowel een week als twee weken voorafgaand aan de Steatemerk wordt melding hiervan gemaakt. De stukken worden twee weken voorafgaand aan de Steatemerk gepubliceerd op internet. De griffie nodigt het college uit via de ondersteuning van Gedeputeerde Staten. De griffie, al dan niet op verzoek van het presidium, nodigt actief doelgroepen uit als het een onderwerp betreft dat hen aangaat. Hiervoor is een standaard uitnodiging ontwikkeld (zie bijlage 1). De griffie zoekt hierover altijd contact met de dienst. De dienst nodigt namelijk soms ook doelgroepen uit. Wat ontvangen Statenleden vooraf/achteraf? Op Wurkplein is een aparte map Steatemerk. Daarin vinden de Staten uiterlijk twee vrijdagen voorafgaand aan de Steatemerk de stukken van Gedeputeerde Staten. Ze staan al eerder in de map Net agindearre stikken op Wurkplein. Bij de publicatie van de stukken in de map worden ook de door de griffie opgestelde behandelvoorstellen gepubliceerd. Mocht het zo zijn dat externen stukken op de Steatemerk uitdelen dan worden deze achteraf geplaatst in de betreffende map van de Steatemerk. Wanneer op de Steatemerk door de dienst nog stukken worden uitgedeeld, dan wordt de dienst altijd gevraagd deze stukken ook formeel aan de Statenleden toe te sturen. Deze stukken worden geplaatst bij de nog volgende vergaderingen over het betreffende onderwerp. 2

3 Logistieke zaken De Steatemerk vindt plaats in de Kommisjeseal en is meestal van tot18.00 uur. 3

4 Bijlage 1 Standaard uitnodiging voor burgers en belangengroeperingen Geachte geadresseerde, In. jl. hebben Gedeputeerde Staten van Fryslân het voorstel (noemen van beleidsvoorstel) voor de komende jaren vastgesteld. Op (noemen van datum) a.s. zullen Provinciale Staten van Fryslân een besluit nemen over dit onderwerp. Graag attendeer ik u in verband hiermee op de volgende bijeenkomsten. Steatemerk (noemen van datum) In de aanloop naar deze vergadering vindt er op (noemen van datum) van uur in het Provinciehuis een zgn. Steatemerk plaats. Een Steatemerk is een markt waar Statenleden zich kunnen laten informeren over onderwerpen waarover zij een besluit moeten nemen. Burgers, mensen die bij een bepaald onderwerp zijn betrokken, ambtenaren en Statenleden kunnen elkaar daar ontmoeten en informeren. De uitwisseling van informatie op de markt vervangt de vroegere inspraak in de Steatekommisje. Ook vragen van Statenleden aan het College van Gedeputeerde Staten worden beantwoord op de Steatemerk. Als belanghebbende of belangstellende bent u van harte welkom op de Steatemerk. Aanmelding is niet verplicht, maar wordt wel op prijs gesteld. Informatie en aanmelding: tel of statengriffie@fryslan.nl. Locatie: Provinciehuis, Tweebaksmarkt 52, 8911 KZ Leeuwarden; zie de monitor in de hal voor de ruimte waar de Steatemerk plaatsvindt. In geval van Steatekommisje Steatekommisje (noemen van datum) Op (noemen van datum)vindt er een Steatekommisje-nieuwe stijl plaats. Deze vergadering is bedoeld om de politieke partijen in de Staten kennis te laten nemen van elkaars standpunten en met elkaar in debat te gaan. Als belanghebbende of belangstellende bent u welkom om hierbij als toehoorder aanwezig te zijn op de publieke tribune. Ook hier geldt: aanmelding is niet verplicht, maar wordt wel op prijs gesteld. Informatie en aanmelding: tel of statengriffie@fryslan.nl. Tevens wordt de vergadering uitgezonden via de link Locatie: Kommisjeseal, Provinciehuis, Tweebaksmarkt 52, 8911 KZ Leeuwarden Statenvergadering (noemen van datum) Na deze voorbereidende bijeenkomsten vindt dan op (noemen van datum)de besluitvorming plaats over (noemen van onderwerp). Ook hierbij kunt u als toehoorder aanwezig zijn op de publieke tribune. Aanmelding is niet nodig. De vergadering is ook live te volgen via de link Locatie: Statenzaal Provinciehuis, Tweebaksmarkt 52, 8911 K Leeuwarden Ik hoop u zo voldoende geïnformeerd te hebben. Wellicht tot ziens bij een van bovengenoemde activiteiten! 4

5 Hoofdstuk 2: Steatekommisje Wat houdt de Steatekommisje in? De Steatekommisje heeft als doel het politieke debat met fracties onderling te faciliteren. De Steatekommisje is niet bedoeld als besluitvormend orgaan. Zowel Statenvoorstellen als brieven van Gedeputeerde Staten kunnen geagendeerd worden. Hoe komt de Steatekommisje tot stand? Het presidium besluit of er een Steatekommisje wordt gehouden. De fractie(s) die dit willen motiveren dit mondeling in het presidium en geven daarna schriftelijk aan waar de bespreking in de Steatekommisje zich op zou moeten richten. Hiervoor is een format ontwikkeld. De fracties leveren het ingevulde format (zie bijlage 2) uiterlijk twee weken voorafgaand aan de Steatekommisje aan bij de griffie. De griffie kan het format met de commissiestukken rondsturen. Op deze manier kunnen de andere fracties zich voorbereiden op de inhoud van de discussie in de Steatekommisje. Wie is opdrachtgever? Het presidium. Wat is de status van de Steatekommisje? De Steatekommisje is openbaar en bedoeld om het politieke debat of vraaggesprek te voeren met de andere fracties. Daarnaast kan een Steatekommisje een voorbereiding zijn op de Statenvergadering. Wat is de rol van het college/gedeputeerde? Het college wordt standaard uitgenodigd maar zit niet aan tafel bij de Steatekommisje en doet dus ook niet mee aan het debat. Het college kan naar aanleiding van de Steatekommisje een Memorie van Toelichting sturen naar de Statenleden ten behoeve van de behandeling van het onderwerp in de Statenvergadering. Wat is er nodig qua communicatie? In de wekelijkse advertentie in de Leeuwarder Courant en het Friesch Dagblad wordt er een week voorafgaand aan de Steatekommisje melding van gemaakt. Hier wordt aangegeven dat burgers als toehoorders van harte welkom zijn en dat inspraak mogelijk is op de Steatemerk. De stukken worden twee weken voorafgaand aan de Steatekommisje gepubliceerd op internet. Daarnaast nodigt de griffie specifieke belanghebbenden/ doelgroepen uit voor de Steatekommisje. Hiervoor wordt de dienst gevraagd om met een adressenlijst te komen. Op verzoek van Statenleden en/of de griffie kan deze lijst aangevuld worden. De Steatekommisje wordt uitgezonden via internet. Er wordt een kort verslag gemaakt. Wat ontvangen Statenleden vooraf/achteraf? Op Wurkplein is een aparte map Steatekommisjes. Daarin vinden de Statenleden uiterlijk twee vrijdagen voorafgaand aan de commissie de vergaderstukkenstukken. Ze staan al eerder in de map Net agindearre stikken op Wurkplein. Bij de publicatie van de stukken in de map worden ook de agenderingsverzoeken van de fracties gepubliceerd. Wanneer er sprake is van een informerend deel van de Steatekommisje, dan worden de daar gehouden presentaties achteraf geplaatst bij de stukken van de desbetreffende Steatekommisje op Wurkplein. Logistieke zaken De Steatekommisje vindt plaats in de Kommisjeseal en is meestal van tot uur. 5

6 Bijlage 2 Format voor onderbouwing verzoek Steatekommisje Onderbouwing agenderingsverzoek Ingediend door Betreft agendering van Vergadering Motivatie voor agendering Vragen aan de overige fracties Indiener(s) (fractie / naam) Datum 6

7 Hoofdstuk 3: Expertmeeting Wat houdt een expertmeeting in? En wat houdt het niet in? Provinciale Staten nemen het initiatief om een expertmeeting te organiseren over een onderwerp dat op de agenda van Provinciale Staten staat of over een onderwerp dat in de politieke belangstelling staat. Tijdens een expertmeeting worden Provinciale Staten breed geïnformeerd door stakeholders en/of onafhankelijke deskundigen over de verschillende aspecten die bij het onderwerp van belang zijn. Dit heeft als doel dat Provinciale Staten een weloverwogen besluit kunnen nemen wanneer het onderwerp ter besluitvorming voorligt. Ook kan het zo zijn dat de Staten nader geïnformeerd worden over een onderwerp wat volgens hen relevant is. Wanneer een expertmeeting wordt georganiseerd over een concreet voorstel dan kan van de zijde van Gedeputeerde Staten een technische toelichting worden gegeven op het voorliggende stuk. Een expertmeeting is niet bedoeld om een politiek debat te voeren. Statenleden worden dus niet geacht te debatteren over bijvoorbeeld een conceptvoorstel van het college. Statenleden moeten vrijuit van gedachten kunnen wisselen over het onderwerp van bespreking zonder daar later op aangesproken te worden. Expertmeetings zijn openbaar, tenzij er dringende redenen zijn voor beslotenheid. Een expertmeeting wordt georganiseerd door de griffie in samenspraak met de fracties en de ambtelijke organisatie. Het programma voor de expertmeeting wordt altijd, tezamen met een voorstel van sprekers en genodigden ter goedkeuring aan het presidium voorgelegd. Deze werkwijze geldt ook voor de situatie waarbij een expertmeeting door de gedeputeerde wordt toegezegd in een Statenvergadering. De griffie kan een expertmeeting voorstellen op suggestie van de dienst. De dienst bepaalt niet hoe de expertmeeting er uit komt te zien. Hoe komt een expertmeeting tot stand? 1. De griffie adviseert en Statenfractie(s) verzoeken om een expertmeeting te organiseren. Dit wordt besproken in het presidium aan de hand van een format (zie punt 3). 2. Het voorstel voor een expertmeeting wordt zo nodig twee keer in het presidium besproken aan de hand van het format: a. De eerste keer wordt het doel en globaal programma toegelicht en wordt een voorstel gedaan met welke fracties de expertmeeting verder wordt vormgegeven. De griffier is dan gedelegeerd opdrachtgever namens het presidium. b. Bij de tweede bespreking wordt het uitgewerkte programma en de datum vastgesteld. Mochten er daarna wijzigingen op het programma komen dan is het aan de voorbereidende fracties en de griffie om dit op te lossen. 3. Het voorstel om te komen tot een expertmeeting wordt in een format aangeleverd en bestaat uit de volgende onderdelen: a. Wat is het doel van de expertmeeting? b. Welke vragen komen in de expertmeeting aan de orde? c. Wat is het uitgewerkte programma. Wie worden uitgenodigd en waarom? d. Welke fracties worden betrokken bij de verdere uitwerking? e. Wat zijn de kosten van de expertmeeting? f. Indeling van de expertmeeting en tijdsduur. g. Eventuele bijzonderheden. 4. Als een Statenfractie een voorstel doet voor een expertmeeting gebruikt zij hiervoor het format (zie bijlage 3). Het format wordt tien werkdagen voor de vergadering van het presidium aangeleverd bij de griffie. Vervolgens wordt in het presidium kort toegelicht wat het doel is. Andere fracties kunnen daar input leveren. Ook wordt er afgesproken welke fracties samen met de griffie de expertmeeting verder voorbereiden. Vervolgens komt er een voorstel zoals beschreven onder 2 in het volgende presidium terug. 7

8 Wie is opdrachtgever? In eerste instantie is het presidium opdrachtgever voor een expertmeeting. Het presidium besluit over het programma, welke experts uitgenodigd worden en andere zaken. Wanneer een expertmeeting voor de eerste keer in het presidium wordt besproken wordt er voorgesteld met welke fracties de expertmeeting verder wordt vormgegeven. De griffier wordt dan de gedelegeerde opdrachtgever namens het presidium. De reden om dit bij de griffier te beleggen is om te voorkomen dat de fracties de expertmeeting vooral invullen vanuit hun eigen perspectief. Een expertmeeting is er namelijk op gericht om experts vanuit verschillende invalshoeken aan tafel te hebben. Wat is de status van een expertmeeting? Een expertmeeting is standaard openbaar. Hier wordt in de communicatie ook rekening mee gehouden. Een expertmeeting heeft een informerende status. Wat is de rol van het college/gedeputeerde? Het college/de gedeputeerde wordt altijd uitgenodigd bij een expertmeeting. Het college/de gedeputeerde heeft geen actieve rol, tenzij op verzoek van de Staten. Wat is er nodig qua communicatie? In de wekelijkse advertentie in de Leeuwarder Courant en het Friesch Dagblad wordt er twee weken en een week voorafgaand aan de bijeenkomst melding van gemaakt. Hier wordt aangegeven dat burgers als toehoorders van harte welkom zijn. Burgers kunnen niet inspreken. Daarnaast nodigt de griffie specifieke belanghebbenden/doelgroepen uit om aanwezig te zijn bij expertmeetings. De voorbereidende fracties bepalen in overleg met de griffie of het gepast is. De expertmeeting wordt (nog) niet uitgezonden via internet, omdat dit op dit moment niet mogelijk is i.v.m. de vaste cameraopstelling in de commissiezaal. De griffie is van mening dat dit zeker van meerwaarde kan zijn. Er wordt onderzocht of dit wel kan. Van een expertmeeting worden geen notulen gemaakt. Wat ontvangen Statenleden vooraf/achteraf? Minimaal vijf werkdagen voorafgaand de expertmeeting publiceert de griffie op Wurkplein Provinciale Staten een uitgewerkte agenda met daarin aangegeven wie de sprekers zijn en de eventueel op de expertmeeting betrekking hebbende stukken. Mochten de sprekers op een expertmeeting presentaties of publicaties gebruiken dan worden die beschikbaar gesteld aan Statenleden via Wurkplein Provinciale Staten. Logistieke zaken De expertmeetings worden zoveel als mogelijk op de avond gehouden. Op deze manier wordt burgers zoveel mogelijk de gelegenheid gegeven om aanwezig te zijn. Daarnaast is het de insteek om de expertmeetings op locatie te houden als het onderwerp zich hiervoor leent. 8

9 Bijlage 3: Format voor een expertmeeting Onderwerp van expertmeeting Wat is het doel van de expertmeeting? Welke vragen komen in de expertmeeting aan de orde? Wat is het uitgewerkte programma. Wie worden uitgenodigd en waarom? Welke fracties worden betrokken bij de verdere uitwerking? Graag twee fracties benoemen Wat zijn de kosten van de expertmeeting? Indeling en tijdsduur, voorstel voor locatie Evt. Bijzonderheden 9

10 Hoofdstuk 4: Structurele werkgroepen Wat houdt een structurele werkgroep in? Provinciale Staten van Fryslân kennen twee structurele werkgroepen. Dit zijn: 1. Het Steatekomitee Frysk. In het presidium van 13 mei 2015 is bij de evaluatie nogmaals bevestigd wat het doel en de werkwijze van het Steatekomitee Frysk is. PS heeft op 23 september 2015 besloten opnieuw een Steatekomitee Frysk in te stellen. 2. Platform Europa. In het bovengenoemde presidium is ook het doel en de werkwijze van het platform Europa bevestigd. Hoe komt een structurele werkgroepstand? Vanuit de griffie of Provinciale Staten(fracties) kunnen voorstellen komen om een structurele werkgroep op te richten. Er wordt vanuit gegaan dat er geen structurele klankbordgroepen komen. Klankbordgroepen zijn gekoppeld aan een project/ activiteit met een eindige inspanning en daarom kan er van een structurele klankbordgroep geen sprake zijn. Mocht er een verzoek tot een structurele werkgroep komen dan moet duidelijk zijn voor welk doel dit bedoeld is, welke rol wordt beoogd en welke inspanningen of resultaten behaald moeten worden. Hiervoor is een format ontwikkeld (zie bijlage 4). Ook is het van belang om duidelijk te benoemen wat de rol van Statenleden is in de werkgroep. Per statenperiode zijn er maximaal drie structurele werkgroepen. Om zo de werkdruk voor Statenleden behapbaar te houden. De werkgroepen zijn niet bedoeld om politieke discussies te voeren. Wie is opdrachtgever? Voorstellen om te komen tot structurele werkgroepen worden in het presidium besproken. Daar wordt ook besloten welke Staten- en/of commissieleden hier zitting in nemen. Het presidium besluit of de instelling van een structurele werkgroep ook aan de Statenleden moet worden voorgelegd. Wat is de status van een structurele werkgroep? De naam zegt het al: een werkgroep heeft als doel om werk te verzetten. Het werk richt zich op zaken die van Provinciale Staten zijn. De werkgroep Europa werkt onder andere aan meer Europa bewustzijn van de Statenleden. Het Steatekomitee Frysk heeft als doel om de lobby voor het Frysk actief in Den Haag en Brussel te voeren. Om een open en vrijelijke gedachtewisseling te houden zijn de werkgroepen in beginsel niet openbaar, tenzij de werkgroep daar zelf anders over beslist. Structurele werkgroepen worden ondersteund door een medewerker van de griffie en/of een fractiemedewerker. Wat is de rol van het college/gedeputeerde? De werkgroep is van de Statenleden. Het is dus aan de Statenleden die lid zijn van de werkgroep of zij de gedeputeerde uit willen nodigen. Dat kan eenmalig, altijd of misschien wel nooit. Wat is er nodig qua communicatie? Dit is vooraf niet helemaal duidelijk. De verwachting is dat dit niet veel zal zijn, althans aan externe communicatie. Elke werkgroep krijgt een plek op Wurkplein Provinciale Staten en de informatie is vrij toegankelijk voor alle Statenleden, tenzij er stukken worden besproken die door het college als geheim zijn aangemerkt. In dat geval wordt de daarvoor geldende procedure gevolgd. Wat ontvangen Statenleden vooraf/achteraf? De agenda s en stukken worden uiterlijk de vrijdag voorafgaand aan de vergadering gepubliceerd op Wurkplein. Presentaties en dergelijke worden achteraf geplaatst bij de betreffende bijeenkomst. 10

11 Logistieke zaken Het organiseren van de werkgroepen wordt door de griffie gedaan. 11

12 Bijlage 4: Format voor structurele werkgroep Provinciale Staten Provinciale staten kunnen uit hun midden een structurele werkgroep instellen die zich richt op een bepaald thema/onderwerp. Deze werkgroep houdt zich vanuit een niet-politieke invalshoek bezig met het onderwerp waarvoor zij is ingesteld. Er vinden dus ook geen partijpolitieke discussies plaats. Het initiatief voor het instellen van een dergelijke structurele werkgroep komt vanuit één of meer Statenfracties. Een voorstel hiertoe wordt door de initiatiefnemer(s) aan het presidium voorgelegd, waarna het presidium besluit of het instellen van de werkgroep en het benoemen van de leden ter besluitvorming aan de Staten moet worden voorgelegd. In een voorstel aan het presidium voor het instellen van een Statenwerkgroep dienen de volgende onderdelen te worden omschreven: 1. Het doel en beoogde resultaat. waarom wordt de werkgroep opgericht en wat wil men bereiken 2. De werkwijze. - welke acties wil men ondernemen - vergaderfrequentie 3. Benodigde ondersteuning. - gevraagde ondersteuning vanuit de griffie (voorstel i.o.m. griffie) eventueel - gevraagde (vaste) ondersteuning vanuit de dienst (voorstel i.o.m. griffie) - gevraagde ondersteuning vanuit de fractiemedewerkers - externe adviseurs 4. Samenstelling werkgroep. - voorzitter - leden - eventueel vaste externe adviseurs - secretaris (het presidium kan ook na de instelling van de werkgroep gevraagd worden om vanuit de verschillende fracties leden aan te dragen) 5. Omvang in tijd. wanneer gaat de werkgroep van start en voor hoelang wordt de werkgroep ingesteld. (wat is de geplande einddatum, wanneer is het beoogde resultaat bereikt). 6. Tijdsbesteding. een inschatting van de tijdsbesteding van de verschillende vaste deelnemers aan de werkgroep (uren voorbereiding en deelname per vergadering) 7. Benodigd budget. is voor de uitvoering van de beschreven werkwijze een budget nodig? zo ja, wat is de inschatting van de omvang van het budget en waaruit kan dit worden gefinancierd (voorstel i.o.m. de griffie) 12

13 Hoofdstuk 5: ad hoc werkgroep/klankbordgroep Wat houdt een ad hoc werkgroep/klankbordgroep in? Een ad hoc werk- of klankbordgroep is een overlegorgaan dat bestaat uit Statenleden en wordt ondersteund door een medewerker van de griffie. Het overlegorgaan heeft als doelde Provinciale Staten beter hun werk te kunnen laten doen. Anders dan bij de structurele werkgroepen wordt een ad-hoc werk- of klankbordgroep tijdelijk ingesteld en hebben ze een duidelijk einddoel. Voorbeelden van deze groepen zijn de werkgroep Bestuurlijke Vernieuwing en de werkgroep Gemeenschappelijke Regelingen. Hoe komt het een ad hoc werkgroep/klankbordgroep tot stand? Vanuit de griffie, de Statenfracties of de dienst kunnen voorstellen komen om een werk- /klankbordgroep op te richten (zie bijlage 7). Mocht dit verzoek komen dan moet duidelijk zijn voor welk doel dit bedoeld is, welk eindproduct wordt beoogd en binnen welke termijn het resultaat moet zijn. Ook is het van belang om duidelijk te benoemen wat de rol van Statenleden is in de werk-/klankbordgroep. De griffie stelt voor om erg selectief te zijn in het aantal werkgroepen en klankbordgroepen, om zo de werkdruk voor Statenleden behapbaar te houden. De werk- en klankbordgroepen zijn niet bedoeld om politieke discussies te voeren. Wie is opdrachtgever? Voorstellen om te komen tot een werk-/klankbordgroep worden in het presidium besproken en daar wordt besloten de werk-/klankbordgroep op te richten. Welk doel bereikt moet worden en welke Staten- en/of commissieleden hier zitting in nemen. Wat is de status van een ad hoc werkgroep/klankbordgroep? De namen zeggen het al deels: een werkgroep heeft als doel om werk te verzetten. Waarbij het werk zich richt op zaken die van Provinciale Staten zijn. Zoals de werkgroep Bestuurlijke Vernieuwing werkt aan voorstellen om bestuurlijke vernieuwing te realiseren. De werkgroep Gedragscode werkt er aan om de gedragscode aan te passen en komt met voorstellen. Een werkgroep werkt dus! Een klankbordgroep heeft een ander doel. Deze groep is vooral bedoeld om vrij van gedachten te wisselen over een bepaald onderwerp. De klankbordgroep Openbaar Vervoer is hier een voorbeeld van. De dienst werkt aan de aanbesteding van het Openbaar Vervoer en wil graag met Statenleden van gedachten wisselen over welke elementen zij van belang vinden in het openbaar vervoer. In een klankbordgroep wordt informatie informeel uitgewisseld. Statenleden zijn dus niet gebonden om zich aan hun eigen suggesties te houden, mocht het ooit onderdeel worden van een Statenvoorstel. Dat geldt ook voor de ambtenaren. Zij zijn niet gebonden om de suggesties van de Statenleden over te nemen. Om een goede afweging te maken over het nut en de noodzaak van een klankbordgroep zijn de volgende vragen behulpzaam: 1. Gaat het om majeur beleid met meerjarige uitwerking? 2. Gaat het om een forse investering? 3. Hebben de Staten hier nog geen duidelijke kaders over gesteld? Als deze vragen positief worden beantwoord, kan het zinvol zijn om een klankbordgroep in te richten. Evident is dat er geen klankbordgroep nodig is voor onderwerpen die al ter bespreking in Provinciale Staten zijn aangeboden en voorliggen of waar Provinciale Staten duidelijke kaders over heeft gesteld. Om een open en vrijelijke gedachtewisseling te houden zijn de werk-/klankbordgroepen in beginsel niet openbaar, tenzij de werk-/klankbordgroepen daar zelf anders over beslissen. Een werkgroep wordt ondersteund door een medewerker van de griffie. 13

14 Wat is de rol van het college/gedeputeerde? De werk-/klankbordgroep is van de Statenleden. Het is dus aan de Statenleden die lid zijn van de werk-/klankbordgroep of zij de gedeputeerde uit willen nodigen. Dat kan eenmalig, altijd of misschien wel nooit. Wat is er nodig qua communicatie? Dit is vooraf niet helemaal duidelijk te krijgen. De verwachting is dat dit niet veel zal zijn, althans aan externe communicatie. Elke werkgroep krijgt een plek op Wurkplein Provinciale Staten en de informatie is vrij toegankelijk voor alle Statenleden, tenzij er stukken worden besproken die door het college als geheim zijn aangemerkt. In dat geval wordt de daarvoor geldende procedure gevolgd. Er wordt geen opname van gemaakt. Wel kan de werkgroep/klankbordgroep ervoor kiezen om een kort verslag/besluitenlijstje te maken. Wat ontvangen Statenleden vooraf/achteraf? De agenda s en stukken worden uiterlijk de vrijdag voorafgaand aan de vergadering gepubliceerd op Wurkplein. Logistieke zaken Het organiseren van de werk-/klankbordgroepen wordt door de griffie gedaan. 14

15 Bijlage 5: Format voor adhoc werk-/klankbordgroep Vanuit de griffie, Statenfracties of de dienst kunnen voorstellen komen om een werk- /klankbordgroep op te richten. Mocht dit verzoek komen dan moet duidelijk zijn voor welk doel dit bedoeld is, welk eindproduct wordt beoogd en binnen welke termijn het resultaat moet zijn. Ook is het van belang om duidelijk te benoemen wat de rol van Statenleden is in de werk-/klankbordgroep. De griffie stelt voor om erg selectief te zijn in het aantal werkgroepen en klankbordgroepen. Om zo de werkdruk voor Statenleden behapbaar te houden. De werk- en klankbordgroepen zijn niet bedoeld om politieke discussies te voeren. Onderwerp van de werk-/klankbordgroep Doel van de werk-/klankbordgroep Welke eindproducten moeten opgeleverd worden? Binnen welke termijn moeten de eindproducten opgeleverd worden Wat is de rol van Statenleden? 15

16 Hoofdstuk 6: Informerende Steatekommisje/-bijeenkomst Wat houdt een informerende Steatekommisje/-bijeenkomst in? Een informerende bijeenkomst is een bijeenkomst waarin Statenleden worden geïnformeerd over een onderwerp. Het doel is om kennis over te brengen aan Statenleden over een bepaald onderwerp. Hoe komt een informerende Steatekommisje/-bijeenkomst tot stand? Er zijn verschillende manieren waarop een informerende bijeenkomst voor de Statenleden tot stand kan komen. Als eerste is er de informerende Steatekommisje. Deze wordt altijd door de griffie georganiseerd. Het voorstel om een informerende Steatekommisje te organiseren kan gedaan worden door de dienst, de griffie en door Provinciale Staten(fracties) zelf. Dit wordt in het presidium besproken en besloten. Uitgangspunt is dat het onderwerp van een informerende Steatekommisje betrekking heeft op een actueel onderwerp, een onderwerp dat op de agenda van Provinciale Staten staat of in de planningslijst. Actueel omdat het college er een voorstel/brief over heeft gestuurd of actueel omdat het onderwerp speelt in Fryslân. Dit is in dit onderdeel verder uitgewerkt. Daarnaast worden er ook allerlei informerende bijeenkomsten voor Statenleden georganiseerd door andere partijen dan de griffie. De dienst kan er voor kiezen om een informerende bijeenkomst voor Statenleden te organiseren. Hier moet de griffie altijd over geïnformeerd worden. Er kunnen ook informerende bijeenkomsten voor Statenleden georganiseerd worden door instellingen. Hierbij geldt dat de griffie de uitnodigingen hiervoor altijd met de ingekomen stukken meestuurt. De griffie levert voor beide soorten bijeenkomsten geen ondersteuning. Vanzelfsprekend adviseert de griffie wel over een goed moment. Bij dit soort bijeenkomsten ligt de regie niet bij de griffie. Er wordt verder geen aandacht aan gegeven in onderstaande uitwerking. Wie is opdrachtgever? Het presidium is de opdrachtgever wanneer het gaat om een informerende Steatekommisje. De griffie is dan de organiserende partij. Wat is de status van een informerende Steatekommisje/-bijeenkomst? Een informerende Steatekommisje heeft als hoogste doel het overbrengen van informatie om Statenleden goed te informeren en niet om politieke discussies te laten plaatsvinden. Er vindt geen besluitvorming plaats tijdens informerende bijeenkomsten. Wat is de rol van het college/gedeputeerde? Bij een informerende Steatekommisje zal de griffie expliciet aan het presidium voorleggen of het college/gedeputeerde een rol speelt. Uitgangspunt is dat de informatie wordt overgedragen door de inhoudsdeskundige ambtenaren of externe deskundigen en niet door de gedeputeerde. De gedeputeerde is altijd van harte welkom om aanwezig te zijn. Wat is er nodig qua communicatie? In de wekelijkse advertentie in de Leeuwarder Courant en het Friesch Dagblad wordt er twee weken en een week voorafgaand aan de informerende Steatekommisje melding van gemaakt een Steatekommisje. In de advertentie wordt aangegeven dat burgers als toehoorders van harte welkom zijn. Daarnaast nodigt de griffie specifieke belanghebbenden/doelgroepen uit om aanwezig te zijn. Een informerende Steatekommisje wordt live uitgezonden via internet. Wanneer het college een bijeenkomst organiseert wordt die ook geplaatst op de kalender van Wurkplein. Wat ontvangen Statenleden vooraf/achteraf? Minimaal de vrijdag twee weken voorafgaand de informerende Steatekommisje publiceert de griffie op Wurkplein Provinciale Staten een agenda met daarin aangegeven wie de sprekers 16

17 zijn en de eventueel op de informerende bijeenkomst betrekking hebbende stukken. Mochten de sprekers op een informerende Steatekommisje presentaties of publicaties gebruiken dan worden die beschikbaar gesteld aan Statenleden via Wurkplein Provinciale Staten. Logistieke zaken De griffie organiseert een informerende Steatekommisje. 17

18 Hoofdstuk 7: Werkbezoek Wat houdt een werkbezoek in? Een werkbezoek is een bezoek georganiseerd voor Statenleden aan een locatie/project dat relevant is voor de provincie. In de praktijk richten werkbezoeken zich vaak op locaties/projecten waar de provincie werkzaamheden verricht, maar het kunnen ook andere projecten/locaties zijn. Hoe komt het een werkbezoek stand? Er zijn verschillende manieren waarop een werkbezoek tot stand kan komen. Het voorstel om een werkbezoek te organiseren kan gedaan worden door de externe organisaties/individuen, de dienst, de griffie en door Provinciale Staten(fracties) zelf. 1. Wanneer de dienst, de griffie of Provinciale Staten(fracties) een werkbezoek willen agendeert de griffie dit voor het presidium. Als de dienst een werkbezoek wil, maakt de griffie een afweging of het relevant en passend is. Als het presidium instemt met het werkbezoek is de griffie verantwoordelijk voor de uitvoering. Uitgangspunt is dat de griffie een of meerdere fracties betrekt. Ook kan de dienst of anderen betrokken worden maar dat is altijd onder de verantwoordelijkheid van de griffie. 2. Het komt voor dat externe organisaties de Statenleden rechtstreeks dan wel met tussenkomst van de griffie benaderen voor een werkbezoek. De enige taak van de griffie bij dit soort werkbezoeken is het informeren van de Statenleden via de ingekomen stukken. 3. Wanneer de dienst een werkbezoek voor Statenleden wil organiseren zoekt zij hierover actief het contact met de griffie. De griffie maakt de afweging of het past in het woensdagschema van de Statenleden en of het relevant is vanwege komende besluitvorming. Mocht dit niet aan de orde zijn dan adviseert de griffie het werkbezoek op een andere dag dan op de woensdag te organiseren. De organisatie van het werkbezoek ligt dan in handen van de dienst. De griffie kan meedenken bij het programma en opzet. In de aandachtspunten hieronder wordt alleen verder ingegaan op bovenstaand punt 1. Wie is opdrachtgever? Het presidium. Wat is de status van een werkbezoek? Een werkbezoek is een formeel moment waarin Statenleden zich laten informeren over een project/locatie. De uitvoering leent zich er goed voor om een informele setting te creëren. Wat is de rol van het college/gedeputeerde? Standaard heeft de gedeputeerde geen rol, tenzij er in het presidium anders over wordt besloten. De gedeputeerde wordt wel uitgenodigd voor het werkbezoek. Wat is er nodig qua communicatie? Het programma voor het werkbezoek wordt twee weken voorafgaand aan het werkbezoek geplaatst op Wurkplein in de map Wurkbesites en expertmeetings. Standaard wordt de pers niet actief uitgenodigd tenzij in het presidium hier expliciet over is besloten. Wat ontvangen Statenleden vooraf/achteraf? Vooraf ontvangen Statenleden een agenda en eventuele achtergrondinformatie. Evt. gegeven presentaties worden achteraf op Wurkplein geplaatst. Logistieke zaken De griffie organiseert een werkbezoek. Uitgangspunt is dat in de provincie Statenleden met eigen vervoer naar de locatie gaan. 18

19 Hoofdstuk 8: Woordvoerdersoverleg Wat houdt het woordvoerdersoverleg? Het woordvoerdersoverleg is een overleg tussen een gedeputeerde en woordvoerders van Provinciale Staten over een bepaald onderwerp. Hoe komt het woordvoerdersoverleg tot stand? Het woordvoerdersoverleg wordt georganiseerd op initiatief van een gedeputeerde. Wie is opdrachtgever? De gedeputeerde. Wat is de status van een woordvoerdersoverleg? Het woordvoerdersoverleg heeft een informele status. Er worden geen besluiten genomen. Het woordvoerdersoverleg is een mogelijkheid om Statenleden bij te praten door de gedeputeerde. Het vervangt op geen enkele wijze de andere vormen van communicatie (brieven, Steatemerk etc.) tussen Staten en college. Het is ook aan de fracties zelf of zij gehoor geven aan het verzoek tot woordvoerdersoverleg. Het uitgangspunt is dat een woordvoerdersoverleg niet geheim is. Mocht de gedeputeerde hiertoe wel verzoeken dan moet dit duidelijk gemaakt worden tegelijk met het verzoek. Wat is de rol van het college/gedeputeerde? De gedeputeerde is de organiserende partij. Wat is er nodig qua communicatie? De afspraak is dat uitnodigingen voor een woordvoerdersoverleg altijd aan de fractievoorzitters wordt gestuurd en in CC aan de griffie. De fractievoorzitters bepalen wie zij afvaardigen naar het woordvoerdersoverleg. Deze uitnodiging kan via de mail gestuurd worden. Wat ontvangen Statenleden vooraf/achteraf? Niets. Als er afspraken worden gemaakt over het verstrekken van informatie aan Statenleden dan gaat dit via de huidige werkwijze. Zo kan een gedeputeerde besluiten om na overleg met de woordvoerders de Statenleden een brief te sturen over een onderwerp. Logistieke zaken Dit is aan de gedeputeerde/de dienst. 19