Provinciale Staten van Noord-Holland

Transcriptie

1 Provinciale Staten van Noord-Holland Voordracht 81 Haarlem, 13 november 2001 Onderwerp: Reglement ambtelijke bijstand aan statenleden Bijlagen: ontwerpbesluit met toelichting Inleiding Artikel 33 van de Provinciewet geeft aan dat Provinciale Staten moeten regelen op welke wijze er ambtelijke bijstand verleend wordt aan statenleden. 1 Het artikel is blijkens de indertijd gewisselde stukken bij de Tweede Kamerbehandeling vooral bedoeld om te regelen hoe aan minderheden in de Provinciale Staten waaronder verstaan wordt fracties zonder vertegenwoordiger in Gedeputeerde Staten - ambtelijke bijstand wordt verleend. Los van deze overweging schept het vastleggen van spelregels over ambtelijke bijstand een houvast voor ambtenaren en statenleden. De oude Provinciewet, zoals die gold voor 1994 en 1962, kent geen vergelijkbaar artikel. In onze provincie was tot voor kort ook geen schriftelijk vastgelegde regeling. Op 21 november 2000 heeft ons college in overleg met de directieraad tijdens een themaberaad over het onderwerp contacten tussen statenleden en ambtenaren en informatievoorziening van statenleden spelregels vastgelegd. Deze spelregels zijn in juni 2001 aan de leden van uw Staten toegezonden en in het ambtelijk apparaat bekend gemaakt. De toonzetting van de spelregels zoals die door ons college zijn vastgelegd, is bij u verkeerd gevallen, zoals gebleken is bij het algemeen beleidsdebat op 17 september In de vergadering van het seniorenconvent van 8 oktober 2001 is nader gesproken over de vastgestelde spelregels. De fractievoorzitters hebben daarbij vastgesteld dat er in de praktijk geen problemen bekend zijn over het geven van ambtelijke bijstand. Het bezwaar tegen de spelregels ligt vooral in de toonzetting ervan: de regels lijken vooral veel te verbieden in plaats van uit te gaan van het in beginsel verstrekken van ambtelijke bijstand. De griffier heeft daarop toegezegd te zoeken naar een andere verwoording van de spelregels. In de vergadering van het seniorenconvent van 5 november jl. gaven de fractievoorzitters aan akkoord te gaan met een aan hen voorgelegde, door de griffier geconcipieerde, brief waarin de regels anders verwoord zijn. Een ter kennisneming meegezonden conceptreglement over ambtelijke bijstand kreeg bijval van de fractievoorzitters, op die van de SP en ChristenUnie/SGP na, die over het introduceren van een reglement hun aarzelingen hadden. Ter vergadering is ingebracht dat het hier om een opdracht van de wetgever gaat, waarop overigens bij ontbreken ervan, geen sanctie is gesteld. In de vergadering van het seniorenconvent is vervolgens afgesproken dat het reglement aan uw Staten ter vaststelling kon worden aangeboden. Reglement In het Reglement wordt aangegeven wat onder ambtelijke bijstand verstaan wordt: het geven van informatie en deskundig advies door ambtenaren aan statenleden. 1 Artikel 33 Provinciewet: Provinciale staten regelen op welke wijze ambtelijke bijstand wordt verleend aan de leden van provinciale staten.

2 De griffier is, als primair aanspreekpunt van de provinciale bestuursorganen, degene die ambtelijk eindverantwoordelijk is voor het geven van ambtelijke bijstand aan de leden van Provinciale Staten. Uitgangspunt is, dat ambtelijke bijstand verleend wordt aan statenleden. In gevallen waar de griffier meent dat geen bijstand kan of behoort te worden verleend, legt hij het verzoek voor aan Gedeputeerde Staten. De uitzonderingsgronden om ambtelijke bijstand te weigeren, houden verband met strijd met het openbaar belang en met het niet meer in redelijkheid kunnen verzekeren van de goede functievervulling door de ambtenaar of de goede vervulling van de openbare dienst. Het college van Gedeputeerde Staten is bestuurlijk verantwoordelijk voor het geven of weigeren van ambtelijke bijstand, en legt daarover desgevraagd verantwoording af aan Provinciale Staten via de daarvoor gebruikelijke in de Provinciewet vastgelegde regels. In bepaalde gevallen kunnen Gedeputeerde Staten besluiten om informatie te verstrekken onder het opleggen van geheimhouding. In het licht van de gedualiseerde verhoudingen in de nieuwe statenperiode, verdient het aanbeveling de spelregels en het reglement te zijner tijd opnieuw kritisch te bekijken. De werkingsduur van de regeling is daarom gebracht tot de eerste vergadering van Provinciale Staten in nieuwe samenstelling. Communicatie over ambtelijke bijstand Uw besluit over ambtelijke bijstand en de opnieuw geformuleerde spelregels zullen ruim bekend gemaakt worden in de ambtelijke organisatie via een brief van de griffier aan de afdelingshoofden en een publicatie in het bedrijfsblad Op Dreef. Het reglement ambtelijke bijstand aan statenleden, inclusief toelichting, wordt gepubliceerd in het Provinciaal Blad en opgenomen in de provinciale regelingenbank. Voorstel Wij stellen u voor het bijgevoegde ontwerpbesluit vast te stellen. Gedeputeerde Staten van Noord-Holland, J.A. van Kemenade, voorzitter. H.W.M. Oppenhuis de Jong, griffier.

3 Besluit Nr. 81 Provinciale Staten van Noord-Holland; gelezen de voordracht van Gedeputeerde Staten, gelet op artikel 33 van de Provinciewet, besluiten: Vast te stellen de navolgende verordening: Reglement ambtelijke bijstand aan statenleden 2001 Artikel 1 In dit reglement wordt verstaan onder: ambtelijke bijstand: het geven door ambtenaren van informatie of advies aan leden van Provinciale Staten met betrekking tot onderwerpen die aan de orde gesteld zijn of kunnen worden in vergaderingen van Provinciale Staten of in een van de commissies die op basis van de Provinciewet ingesteld zijn. informatie: gegevens neergelegd in schriftelijke stukken en ander materiaal dat gegevens bevat. advies: het geven van een deskundig oordeel. Artikel 2 1. Een statenlid dat ambtelijke bijstand wenst, kan zich daarvoor rechtstreeks wenden tot de griffier der Staten of door hem aan te wijzen ambtenaren. Van deze aanwijzing wordt aan de leden van Provinciale Staten mededeling gedaan. 2. De griffier of de door hem aangewezen ambtenaren dragen zorg voor de verlening van de bijstand. Artikel 3 Ambtelijke bijstand wordt verleend tenzij: a. het verstrekken van informatie in dat verband strijdig is met het openbaar belang; b. de goede functievervulling door de ambtenaar of de goede vervulling van de openbare dienst niet in redelijkheid is verzekerd bij het voldoen aan het verzoek. Artikel 4 Indien de griffier van mening is dat bijstand op grond van het bepaalde in artikel 3 niet kan worden verleend, of dat, alvorens bijstand wordt verleend, het opleggen van geheimhouding gewenst is, legt hij het verzoek voor aan het college van Gedeputeerde Staten en doet hij daarvan mededeling aan de aanvrager. Gedeputeerde Staten beslissen zo spoedig mogelijk.

4 Artikel 5 1. Indien een statenlid niet tevreden is over de door de griffier verschafte bijstand, kan hij dit voorleggen aan Gedeputeerde Staten. Dit college beslist zo spoedig mogelijk. 2. Indien het gaat om bijstand door een van de door de griffier aangewezen ambtenaren, legt hij het geval eerst voor aan de griffier. Artikel 6 De griffier of de aangewezen ambtenaren geven van de door hen mondeling of schriftelijk verstrekte informatie en advies kennis aan de desbetreffende portefeuillehouder. Artikel 7 Degene die bijstand verleent, kan door het statenlid dat daarom heeft verzocht niet worden verplicht tot geheimhouding. Artikel 8 In gevallen waarin deze regeling niet voorziet, beslissen Provinciale Staten. Artikel 9 Deze regeling treedt in werking op 1 januari 2002 en vervalt op de dag voorafgaande aan de eerste vergadering van Provinciale Staten in nieuwe samenstelling. Haarlem, 10 december 2001 Provinciale Staten voornoemd, M.A. Wildekamp, voorzitter. H.W.M. Oppenhuis de Jong, griffier.

5 Toelichting Algemeen Dit is een interne regeling die uitsluitend bedoeld is voor de bestuurlijke en ambtelijke organisatie in Noord-Holland. In deze regeling staat centraal de wijze waarop en de grenzen waarbinnen ambtelijke bijstand verstrekt wordt op verzoek van leden van Provinciale Staten. De Provinciewet schrijft voor dat er een dergelijke regeling moet zijn in artikel 33: Provinciale staten regelen op welke wijze ambtelijke bijstand wordt verleend aan de leden van provinciale staten. Artikelgewijs Artikel 1 Het begrip informatie heeft dezelfde betekenis als in de Wet openbaarheid bestuur (Wob). Artikel 2 Bij het aanwijzen van de centrale functionaris bij het inwinnen van informatie en advies door statenleden is de Provinciewet gevolgd. In artikel 100 wordt de griffier aangemerkt als het primaire aanspreekpunt voor leden van Provinciale Staten, Gedeputeerde Staten, commissaris van de Koningin en commissies. De griffier kan anderen aanwijzen om zorg te dragen voor verlening van de bijstand. Bij afwezigheid van de griffier treedt de loco-griffier in diens plaats. Het spreekt voor zich dat bij de leden van Provinciale Staten bekend behoort te zijn tot wie men zich moet wenden. Artikel 3 Gedeputeerde Staten hebben een inlichtingenplicht op grond van artikel 167 van de Provinciewet. Het enige criterium om de Staten informatie te onthouden, is strijd met het openbaar belang, genoemd in dat artikel. In eerste instantie beoordeelt de griffier der Staten of er grond is om te weigeren informatie te verstrekken. Het recht op informatie van de Staten gaat verder dan de Wob toestaat. Wel kan ervan worden uitgegaan dat, indien de Wob niet aan verstrekking in de weg staat, het openbaar belang dat evenmin doet. Het omgekeerde gaat echter niet op. Indien de Wob aan verstrekking in de weg staat, kan informatie onder geheimhouding worden verstrekt. Artikel 4 De uiteindelijke beslissing over het niet verlenen van ambtelijke bijstand is voorbehouden aan het college van Gedeputeerde Staten. Uiteraard kunnen Provinciale Staten via de gebruikelijke weg het college van Gedeputeerde Staten verzoeken hierover verantwoording af te leggen. Op grond van een in de Wob genoemd belang of om andere redenen kan het gewenst zijn om geheimhouding ingevolge de Provinciewet op te leggen. Artikel 5 Wanneer naar de mening van het statenlid op onvoldoende wijze aan haar of zijn verzoek om bijstand gehoor wordt gegeven, kan de zaak aan een functioneel hogere instantie worden voorgelegd: voor wat betreft de griffier der Staten aan het college van Gedeputeerde Staten, voor wat betreft anderen aan de griffier der Staten. Artikel 6 Het is van belang dat de betrokken portefeuillehouder op de hoogte is van door het ambtelijk apparaat verstrekte informatie, advies of bijstand. Hij kan dan in principe niet voor

6 verrassingen komen te staan als gevolg van een kennisachterstand ten opzichte van het lid van Provinciale Staten. Uiteraard heeft dit slechts betrekking op de zogenaamde politiek gevoelige onderwerpen. Artikel 8 Voor zover er behoefte bestaat aan andere hulp dan die welke valt onder de definitie van de begrippen informatie, advies en bijstand moet deze via Provinciale Staten worden gevraagd. Artikel 9 Provinciale Staten stellen in hun eerste vergadering in nieuwe samenstelling in 2003 een nieuwe regeling op de ambtelijke bijstand vast, met medeneming van de dan ingegane wijziging van de Provinciewet, waarbij het provinciebestuur gedualiseerd is. Titel:Vd 81: Reglement ambtelijke bijstand aan statenleden Datum: Nummer:81