MEMO Aan: presidium Van: griffie Betreft: Concept programma Vlieland conferentie Datum: 29 november 2016

Transcriptie

1 MEMO Aan: presidium Van: griffie Betreft: Concept programma Vlieland conferentie Datum: 29 november 2016 Voor dinsdag 31 januari en woensdag 1 februari 2017 staat de Vlieland conferentie op het programma. Op 16 november is er een voorbereidend overleg geweest met de commissaris van de Koning, Douwe Hoogland (vicevoorzitter van Provinciale Staten), Wiebo de Vries (voorzitter werkgroep bestuurlijke vernieuwing) en Gerben Huisman. Hieronder vindt u het voorstel voor deze conferentie. Over de Vlieland conferentie De Vlieland conferentie is een moment van reflectie van het presidium op het functioneren van Provinciale Staten. De invalshoek kan verschillend zijn. Het kan gaan over de omgang met elkaar, de omgang met het college en/of de buitenwereld. Een ander onderwerp kan zijn het bespreken van het gebruik van het instrumentarium van de Staten, zoals de Steatemerk, commissie etc. Het voorstel is om de komende conferentie in te zetten om na te denken over de positionering van Provinciale Staten in combinatie met het inzetten van het juiste instrumentarium, kortweg genoemd bestuurlijke vernieuwing. Tot nu toe Sinds april 2016 bestaat de werkgroep bestuurlijke vernieuwing bestaande uit Statenleden, de griffie en Rene Monnikhof, lid van het strategisch team van SOBD. De werkgroep heeft een aantal bijeenkomsten gehad. In de eerste bijeenkomst is geïnventariseerd waar volgens de werkgroep leden bestuurlijke vernieuwing nodig was. Aan de hand van de uitkomsten van die bijeenkomst heeft de griffie een aantal voorstellen ontwikkeld, zie bijlage 1. In de bijeenkomsten daarop volgend is gesproken over deze voorstellen. De verschillen van inzicht in de werkgroep zijn divers en dat maakt dat er tot nu toe geen concrete voorstellen aan het presidium zijn voorgelegd. Wel heeft de griffie enkele suggesties aan het presidium voorgesteld, bijvoorbeeld het vergaderen op locatie en de Steatemerk in het bedrijfsrestaurant. Deze heeft het presidium overgenomen. In het presidium van 12 oktober 2016 is afgesproken dat er een opiniërende bijeenkomst met de Staten komt over bestuurlijke vernieuwing op 18 januari. Tijdens deze bijeenkomst presenteert de werkgroep haar ideeën tot nu toe. Vervolgens is er gelegenheid tot discussie over de voorstellen. In de week van 25 januari zorgt de griffie ervoor dat de opmerkingen gemaakt op de opiniërende bijeenkomst worden verwerkt tot een voorstel dat wordt verstuurd aan het presidium ter voorbereiding op de Vlieland conferentie. Op deze manier weet het presidium hoe de Statenleden tegen de ideeën aankijken en kunnen ze daar rekening mee houden in het voorbereiden/nemen van besluiten. Doel van de conferentie Het doel van de conferentie is om tot afspraken te komen die ervoor zorgen dat Provinciale Staten goed in positie komen c.q. hun positie verbeteren. Daarnaast is eerder voorgesteld dat op de conferentie ruimte wordt ingebouwd voor de bespiegelingen van de commissaris van de Koning. 1

2 Programma locatie volgt nog Dinsdag 31 januari uur Aankomst, diner en gezamenlijke activiteit uur Avondprogramma met bespiegelingen van de commissaris uur Ontspanning Woensdag 1 februari 9.00 uur Ontbijt uur Inhoudelijk programma Het bespreken van de oogst van de opiniërende bijeenkomst die op 18 januari is geweest. Daar aan gekoppeld het gesprek over het goed in positie brengen van Provinciale Staten. Van gedachten wisselen over het opstellen eigen Statenagenda en komen tot gezamenlijke onderwerpen voor de agenda uur Lunch en ruimte voor wandeling uur Inhoudelijk programma Spreken over hoe het instrumentarium van de Staten zo goed mogelijk aansluit op de gedane voorstellen en het komen tot conclusies uur Afsluitende borrel Aan het Presidium wordt gevraagd in te stemmen met: 1. Het doel en programma van de Vlieland conferentie. 2

3 Bijlage 1 Vervolg werkgroep bestuurlijke vernieuwing Versie 20 oktober 2016 In de eerste bijeenkomst van de werkgroep bestuurlijke vernieuwing op 13 april is afgesproken dat de griffie de vrijheid neemt om met een aantal voorstellen te komen voor bestuurlijke vernieuwing. Deze voorstellen treft u in dit document. De voorstellen zijn bedoeld als een aanzet om de discussie te scherpen en daarom niet in detail uitgewerkt. In de werkgroep vergadering van 31 augustus is besloten om in het voorliggende stuk een alinea toe te voegen over samenwerking GS in beleidsvoorbereiding. Deze alinea is aan het eind van dit schrijven en staat in het rood. Terugkijkend op de eerste bijeenkomst zijn de gemaakte opmerkingen door de Statenleden terug te voeren tot drie hoofdconclusies: 1. Statenleden ervaren te weinig betrokkenheid van burgers en belangenorganisaties bij de besluitvorming. 2. De huidige besluitvormingsprocedures zijn niet optimaal. Er wordt contact tussen de Statenleden en de gedeputeerde gemist. Tussen de Steatemerk en Staten wordt een moment gemist waarop men onderlinge standpunten kan uitwisselen en hierover kan debatteren. In PS zit de spreektijdregeling meer in de weg dan dat die van hulp is. Het beperkt het debat. 3. Provinciale Staten reageren vooral op wat GS voorstelt en nemen weinig zelf initiatief of beperkt (met motie vreemd of interpellatie) om een debat te starten anders dan over onderwerpen die GS agendeert. Ad 1. Statenleden ervaren te weinig betrokkenheid van burgers bij de besluitvorming. De betrokkenheid van burgers en belangenorganisaties bij de politiek kan niet afgedwongen worden. De praktijk laat vaak zien dat betrokkenheid ontstaat wanneer een onderwerp dichtbij komt, bijvoorbeeld de aanleg van een provinciale weg. Of wanneer het onderwerp maatschappelijk veel stof opwerpt, bijvoorbeeld bij windmolens. De ervaring is dat de provinciale politiek vaak thema s behandeld waarvan het effect niet (meteen) zichtbaar voor burgers is of wat op een hoger abstractieniveau niet meteen burgers raakt. Afwachten totdat burgers zelf meer betrokkenheid gaan tonen zal naar verwachting weinig opleveren. Een andere factor kan zijn dat partijen verschillend kijken naar het betrekken van burgers. Sommige partijen vinden dat dit meer aan de afzonderlijke politieke partijen is dan aan de gehele Staten. Onze voorstellen richten zich op de Staten als collectief. Om burgers actiever te betrekken bij de provinciale besluitvorming stelt de griffie de volgende opties voor: a. Het actiever uitnodigen van inwoners en belangengroepen voor bijvoorbeeld de Steatemerk of expertmeetings. b. De inwoners van Fryslân betrekken bij besluiten die door PS genomen moeten worden. c. Meer vergaderen op locatie. Dit kan gekoppeld worden aan wanneer een bespreekpunt over een bepaald gebied op de agenda staat Als de Staten onderwerpen agenderen kan de griffie in overleg met de Staten en ambtelijke organisatie betrokkenen actief uitnodigen. Op deze manier proberen we de politiek meer met de inwoners van Fryslân te verbinden. Een andere manier om inwoners meer te betrekken is door gebruik te maken van de zogenaamde hoorzitting en expertmeeting. De hoorzitting wordt vaak toegepast bij onderwerpen waar veel burgers iets van vinden, denk aan Windmolens en de aanleg van een weg. De expertmeeting is bedoeld om experts de Staten bij te praten over een onderwerp. Een mogelijkheid is om een nieuw instrument in te voeren, de tafelgesprekken. Het doel van de tafelgesprekken is dat PS zelf actief diverse doelgroepen opzoekt om naar hun mening te vragen over een bepaald onderwerp dat binnenkort in de Staten besproken wordt. Voorbeelden van onderwerpen waar dit kan zijn, Windpark Hiddum-Houw of de beleidsbrief mei Hert, Holle en Hannen. Een andere 3

4 mogelijkheid is over de uitgangspunten van de OV concessie. Staten kunnen een of meerdere gesprekken organiseren met ROCOV en andere partijen/gebruikers groepen om hun wensen en ideeën te inventariseren/ te toetsen. Onder ad. 2 zetten we de diverse instrumenten op een rij. Digitale wereld De Staten kunnen ook meer gebruik gaan maken van digitale hulpmiddelen. Waarbij inwoners van Fryslân benadert worden om hun mening te geven over onderwerpen die in de Staten besproken gaan worden. Dit kan op diverse manieren. Door met stellingen te werken, of door gerichte vragen voor te leggen. Een andere optie is om zoals Drenthe heeft, te werken met een burgerpanel. Dit is een representatieve groep inwoners uit de provincie aan wie regelmatig vragen worden voorgelegd. De uitkomsten kunnen onderdeel uitmaken van de beraadslaging van de Staten. De Thorbecke academie onderzoekt op dit moment het opzetten van een community waar dit soort faciliteiten wellicht onderdeel van uitmaken. Ad.2 De huidige besluitvormingsprocedures zijn niet optimaal. Er wordt contact tussen Statenleden en gedeputeerde gemist. Tussen de Steatemerk en Staten wordt een moment gemist waarop men onderlinge standpunten kan uitwisselen en hierover kan debatteren. In PS zit de spreektijdregeling meer in de weg dan dat die van hulp is. Het beperkt het debat. Provinciale Staten hebben nu beperkt ruimte tot beeldvorming, men krijgt geen indruk van de mening en vragen van andere partijen in de Steatemerk. Er is onvrede over het ontbreken van iets van een commissievergadering. De hang naar de oude commissies is er niet maar wel wil men vaker het onderlinge gesprek voeren. Daarnaast wordt het gesprek met de gedeputeerde ook gemist. Het voorstel van de griffie is om een andere aanpak voor het vergaderen in de Staten te gaan verkennen. Hierbij wordt uitgegaan van drie fasen: a. Informeren: hiervoor is de Steatemerk in haar huidige opzet. Qua locatie doen we verderop suggesties. Er is onvrede over de huidige steatemerk. Vaak zijn er opmerkingen over het klimaat en de akoestiek. De griffie heeft daarom de volgende voorstellen. 1. De Steatemerk wordt als proef in september in het bedrijfsrestaurant georganiseerd. Hij wordt ruimer van opzet. Hierdoor wordt de akoestiek beter en er is meer ruimte aan tafels om mee te luisteren of te discussiëren. 2. Nodig de gedeputeerde expliciet uit als toehoorder en laat weten dat de Staten het bijzonder op prijs stellen dat de gedeputeerde er is, dat maakt het gesprek met het college ook gemakkelijker. b. Informeren/debatteren: voorafgaand aan de Statenvergadering en na de Steatemerk zijn er meerdere opties. We schetsen ze hieronder: 1. Een hoorzitting. In te zetten als er veel burgers over een onderwerp hun mening willen geven. 2. Een expertmeeting. In een expertmeeting wordt Provinciale Staten breed geïnformeerd door stakeholders en/of onafhankelijke deskundigen over de verschillende aspecten die bij het onderwerp van belang zijn, zodat ze een weloverwogen besluit kunnen nemen wanneer het onderwerp ter besluitvorming voorligt. 3. Tafelgesprekken. Het doel van de tafelgesprekken is dat Staten zelf actief diverse doelgroepen opzoeken om naar hun mening te vragen over een bepaald onderwerp dat binnenkort in de Staten besproken wordt. 4. Een commissie. Het doel van een commissie is een podium bieden waarin partijen hun standpunten uitwisselen met elkaar en waar de gedeputeerde een toelichting kan geven. Door de commissie na de Steatemerk te laten plaatsvinden hoeven er geen technische vragen aan de orde te komen. Eventueel kan bij de 4

5 commissie de ambtenaar ook aanzitten om toelichting te geven. Na afloop van deze commissie wordt er geconcludeerd of er in PS nog debat gevoerd moet worden. In de commissie kunnen onderwerpen zoals IPO en SNN ook geagendeerd worden. Waarbij de AB leden vanuit de Staten een terugkoppeling kunnen geven of ruggenspraak kunnen houden. Collegeleden in functie als van lid van het DB kunnen ook informatie delen. Om deze commissie in de tijd beheersbaar te houden kan ook afgesproken worden dat de fracties maximaal twee vragen stellen. In de commissie wordt gewerkt met vaste tijden per onderwerp zodat burgers en belangengroeperingen weten waar ze aan toe zijn. Per onderwerp wordt in het presidium besloten worden welk van de bovenstaande vier opties het best past. Het is mogelijk om meerdere opties in te zetten voor een onderwerp. Waarbij de griffie wel opmerkt dat een stapeling kan leiden tot verwarring bij burgers en belangengroeperingen. Bij een H-punt zal geen van de vier opties noodzakelijk zijn. c. Debatteren/besluiten: hiervoor is de Statenvergadering waarin de Staten met elkaar in debat gaan. Om het debat tussen de fracties meer ruimte te geven kan ervoor gekozen worden om het college pas in de tweede termijn te laten reageren. Waarbij het beperkt blijft tot zaken toelichten en/of moties en amendementen te ontraden. Voor wat betreft de vergaderorde heeft de griffie de volgende praktische suggesties 1. Zorg dat er geen festiviteiten meer zijn aan het eind van de Statenvergadering, zoals bijvoorbeeld de rede van Fryslân. Houd de BBQ in de zomer en diner in december in de avond. 2. Bij afscheid of beëdiging in de Staten niet tussentijds meer schorsen voor felicitaties/bedanken. 3. Neem meer de tijd voor het debat, dus pak een ruime eindtijd. Breng de spreektijd van GS terug. Ad 3. Staten reageren vooral op wat GS voorstelt en nemen weinig zelf initiatief om een debat te starten anders dan over onderwerpen die GS agendeert. De Staten zijn niet geheel tevreden over de manier waarop het debat wordt gevoerd in de Staten. Het is vaak een debat met het college i.p.v. onderling. Daarnaast is het als reactie op een voorstel van het college i.p.v. dat de Staten voorafgaand aan een voorstel debatteren over randwoorden en kaders van een nog te maken voorstel. De Staten kunnen a.h.v. de planningslijst aangeven voor welke onderwerpen zij startnotities willen hebben. Zodat PS een kaderstellend debat kan voeren. Het voorstel van de griffie is om te verkennen hoe PS a.h.v. van startnotities of zelfs voorafgaand aan startnotities een debat in PS kan houden over nieuw op te stellen beleid. Het debat gaat dan over waar het beleid aan zou moeten voldoen. PS kan aangeven wat de prioriteiten zijn en welke financiële kaders er aan moeten zitten. Het debat eindigt in een opdracht aan het college om een startnotitie of beleidsvoorstel te maken. Zo n debat voorafgaand aan een GS voorstel heeft twee grote voordelen: 1. Het zorgt ervoor dat er meer open gedebatteerd wordt i.p.v. het gebruikelijke coalitieoppositie spel. Er wordt meer open gedebatteerd want stellingen zijn nog niet betrokken. 2. PS kan duidelijke kaders stellen. Het nadeel is dat dit meer vergt van de fracties om tot een standpunt te komen omdat er weinig (wellicht alleen feitelijke informatie) of geen informatie voorhanden is a.h.v. waarvan het debat gevoerd kan worden. Een andere mogelijkheid is dat PS zelf een strategische planning/agenda gaat opstellen. Deze planning/agenda geeft aan op welke onderdelen PS de komende jaren debat wil voeren of resultaat wil halen. Door dit als Staten vast te stellen komen zij zelf meer in de 5

6 kaderstellende rol en kunnen de Staten GS verzoeken om de Statenagenda uit te voeren. PS kan ervoor kiezen om deze agenda samen te gaan maken met de inwoners van Fryslân. Dit kan door jaarlijks een bezoek te brengen aan de Friese regio s en daar het gesprek met de inwoners aan te gaan. Dit kan gecombineerd worden dat leden van PS een toelichting geven op de besluiten van het afgelopen jaar. Van belang is wel om duidelijk te maken dat het niet een u vraagt wij draaien feestje is. Door deze aanpak wordt de verbinding met de inwoners van Fryslân weer gezocht. Samenwerking GS in beleidsvoorbereiding In het coalitieakkoord schrijft de coalitie het volgende. We willen dat Gedeputeerde Staten meer samen optrekken met het belangrijkste provinciale orgaan, de Provinciale Staten. Zonder afbreuk te doen aan onze verschillende verantwoordelijkheden en rollen. Landelijk zijn (noodgedwongen) nieuwe vormen van samenwerking te zien voorbij de klassieke tegenstelling tussen coalitie en oppositie. Wij verwelkomen die ook, niet uit noodzaak maar uit overtuiging. Niet om oppositiepartijen in te kapselen, maar omdat wij geloven dat het verschil tussen goede en slechte ideeën en bijdragen niet voortkomt uit het gegeven of een partij in oppositie of coalitie zit. We nodigen daarom partijen uit ook de komende jaren met ons hun goede ideeën te bespreken. Zoals we ook van elke partij die een punt heeft aangeleverd een bijdrage in dit akkoord hebben verwerkt. Een aantal suggesties die we graag met de Staten bespreken is: - afspraken maken over beschikbaar stellen van ambtelijke capaciteit voor het toetsen van voorstellen en tegenvoorstellen - een periodiek informeel overleg tussen elke gedeputeerde en 1 of meer oppositiefracties - een gezamenlijke bijeenkomst over wat meer initiatief van buitenaf/onderop kan betekenen voor de rollen van Staten en GS Vanzelfsprekend staan we ook open voor voorstellen vanuit de Staten voor een constructieve en productieve omgang met elkaar. Resultaat 38: De coalitie en oppositie werken constructief samen. Daarnaast komt het college met een voorstel hoe de Staten te betrekken bij de mid-term review die wordt opgesteld. Er zit een mogelijke spanning in de samenwerking tussen Staten en college tijdens gezamenlijke beleidsvoorbereiding. Enerzijds is het mooi dat Staten vanaf het begin aan tafel zitten om het beleid vorm te geven. Echter het nadeel hiervan kan zijn dat de Staten zich gebonden voelen in publieke debatten omdat ze in het voortraject al betrokken zijn. Een ander element is dat het standpunt van de Staten zich gaande een proces kan ontwikkelen en dus in het begin niet altijd volledig doordacht is wat het Statenlid/de fractie van een beleidsonderwerp vindt. Volgens de griffie zijn er verschillende manieren om hier mee om te gaan. Ten eerste kan er gekozen worden voor informeel overleg over een beleidsvoornemen van het college. De Statenleden die meedoen aan dit informeel overleg zijn niet gebonden als het college hun standpunten verwerkt in het voorstel. Het college kan in publieke debatten ook niet verwijzen dat een bepaalt Statenlid al betrokken is bij een onderwerp. Aan de andere kant is het college door het informeel overleg ook niet gebonden om standpunten van Statenleden te verwerken in de voorstellen. Het is tenslotte informeel overleg. Vraagpunt hierbij is of de gesprekken als vertrouwelijk moeten worden beschouwd. De griffie is van mening dat dit niet zou moeten. Een andere manier om hier mee om te gaan is in een eerder stadium is om de Staten(kommisje) het debat te voeren over uitgangspunten van het op te stellen beleid aan de hand van een startnotitie. Op deze manier geven de Staten meer sturing aan de voorkant van het proces. In Ad. 3 wordt hier kort op ingegaan. 6

7 In de Statenvergadering van september is door gedeputeerde Kielstra het volgende toegezegd: Takom foarjier wurdt der in sesje organisearre foar Provinsjale Steaten wêryn't yntegraal maatskiplike ûntwikkelings, bestjoerlike en politike feroarings en feroarings yn de amtlike organisaasje ûnderwerp fan petear binne. Deze sessie kan mooi opvolgend zijn aan de sessie die gepland wordt met Statenleden op wrs. 18 januari. 7