Het bij dit besluit gevoegde document "tweede voortgangsrapportage uitvoering griffieplan 2014" vast te stellen.

Transcriptie

1 Voordracht aan Provinciale Staten Van Statencommissie Bestuur en Middelen Vergadering Oktober 2014 Nummer Onderwerp Vaststelling tweede voortgangsrapportage uitvoering griffieplan Ontwerpbesluit Provinciale Staten van Zuid-Holland, Gelet op artikel 91 van het Reglement van Orde, Besluiten: Het bij dit besluit gevoegde document "tweede voortgangsrapportage uitvoering griffieplan 2014" vast te stellen. Den Haag, 15 oktober 2014 Provinciale Staten van Zuid-Holland, griffier, voorzitter, Voordracht - Tweede voortgangsrapportage uitvoering griffieplan 2014 Pagina 1 van 10

2 2 Toelichting Op voordracht van het Seniorenconvent ontvangt u in overeenstemming met de bekende werkwijze bijgaand ter vaststelling de tweede voortgangsrapportage over de uitvoering van het Griffieplan De voorstellen voor bijsturing heeft de werkgeverscommissie besproken met de griffier. Het Seniorenconvent is van oordeel dat de voortgangsrapportage op een overzichtelijke wijze inzicht geeft in de stand van zaken van de uitvoering van het Griffieplan tot en met 15 september De Statenvoordracht is voorgelegd voor bespreking in de commissie BenM tezamen met de Najaarsnota 2014 van GS. Op grond van artikel 91 van het Reglement van Orde is het nu aan Provinciale Staten om aan te geven of deze conclusie wordt gedeeld en zo niet, om aan te geven op welke concrete punten bijsturing gewenst is zodat de gestelde doelen kunnen worden bereikt. Voorstel Wij stellen u voor te besluiten overeenkomstig het ontwerpbesluit. Den Haag, 8 oktober 2014 De Statencommissie Bestuur en Middelen, P.L. Vermeulen, Voorzitter. Voordracht - Tweede voortgangsrapportage uitvoering griffieplan 2014 Pagina 2 van 10

3 3 Tweede voortgangsrapportage uitvoering griffieplan 2014 In deze tweede voortgangsrapportage wordt u geïnformeerd over de stand van zaken tot en met 15 september De rapportage is opgebouwd aan de hand van de vijf doelen die zijn geformuleerd in het Griffieplan. Per doel zijn de reguliere taken/prestaties opgenomen. De geconstateerde of te verwachten afwijkingen (inhoud, planning, budget) worden vermeld. De rapportage sluit af met een overzicht per 15 september 2014 van de uitputting van de budgetten en informatie over de formatie en de bezetting van de Statengriffie. Voordracht - Tweede voortgangsrapportage uitvoering griffieplan 2014 Pagina 3 van 10

4 1. Wij willen bereiken dat het besluitvormingsproces van PS transparant en toegankelijk is en dat PS duidelijke en begrijpelijke besluiten nemen. Bevorderen dat de PS- en commissievergaderingen toegankelijk en uitnodigend zijn. Actuele informatie op de website plaatsen over de vergaderingen en activiteiten van PS en commissies. Het opstellen en versturen van persuitnodigingen voor PS- en commissievergaderingen. Het registreren van ingekomen stukken en het plaatsen van alle stukken op het Staten Informatie Systeem. Het afhandelen van schriftelijke vragen en bewaken van afdoening van moties en toezeggingen. Het uitvoeren van de kwaliteitstoets. Het geven van een toelichting op de agenda bij ieder bespreekstuk zodat het doel van de bespreking in de commissievergadering helder is. Het geven van (mondeling) advies op basis van individuele verzoeken. Het opstellen van griffienotities (behandeladviezen) voor de commissie met als doel aandachtspunten mee te geven ter voorbereiding op de discussie in de commissie. Het formeel en administratief afhandelen van door PS genomen besluiten, waaronder het invoegen en verwerken van aangenomen amendementen. Het voorbereiden en afwikkelen van vergaderingen en voorbereiden en begeleiden van bijeenkomsten zoals werkbezoeken, publieksdebatten en hoorzittingen. Afwijkingen in de uitvoering ja / nee en Doordat de kwaliteit van de webcast uitzendingen soms te wensen over laat heeft de huisleverancier van de audio-visuele middelen op verzoek van de griffie diverse technische aanpassingen uitgevoerd in de Landschapszaal. Met ingang van de commissiecyclus van september vindt geen live regie van de webcast meer plaats maar wordt de sprekersinformatie achteraf door de leverancier in de webcast aangebracht. Het vergader- en activiteitenschema is tot aan het einde van dit jaar vol gepland. Voordracht - Tweede voortgangsrapportage uitvoering griffieplan 2014 Pagina 4 van 10

5 2. Wij willen bereiken dat Provinciale Staten herkenbaar zijn als provincieparlement en op basis van signalen uit de omgeving tijdig en goed voorbereid onderwerpen op de politieke agenda kunnen plaatsen. In overleg met de commissievoorzitters het procedureoverleg met de portefeuillehouders voorbereiden en de lange termijnagenda (LTA) verder ontwikkelen tot een beleidsagenda voor PS. Minimaal twee keer per jaar de lange termijnagenda ter vaststelling agenderen in de Statencommissie. Interne communicatie, presentaties bij afdelingen en bureaus over uitleg rol, positie en werk van PS en griffie. Adviseren over de inzet van politieke instrumenten. Ondersteuning bieden bij initiatiefvoorstellen en begeleiden van inzet van ambtelijke bijstand. Het begeleiden van groepsbezoeken aan het provinciehuis. Het doorgeleiden van persvragen naar politieke fracties. Het jaarlijks mede organiseren van de Statenontmoeting. Leren van best practices rond nieuwe vormen van burgerparticipatie. Het plaatsen van informatie en actueel houden van de PS pagina s op de website. Voorbereiden van de Statenwisseling in maart Afwijkingen in de uitvoering ja / nee en Dit is een nieuwe activiteit. Er worden diverse activiteiten in overleg met het Seniorenconvent voorbereid waaronder een evaluatie van de huidige statenperiode, een bijeenkomst in het najaar voor (nieuwe) partijen die deelnemen aan de verkiezingen, een uitslagenavond en een inhoudelijk introductieprogramma. Voordracht - Tweede voortgangsrapportage uitvoering griffieplan 2014 Pagina 5 van 10

6 3. Wij willen bereiken dat Provinciale Staten op het juiste moment en goed voorbereid de kaderstellende en controlerende rol kunnen invullen. Het versterken van de agenderende en kaderstellende rol van Provinciale Staten. Het beleggen van informerende en meningsvormende commissievergaderingen bij majeure beleidsdossiers. Het op basis van de kwaliteitstoets adviseren over de kwaliteit van de door GS aangeboden informatie. Het juridisch toetsen en adviseren over de houdbaarheid van moties en amendementen. Advisering over specifieke wetgeving. Het verstrekken van adviezen (op verzoek) over het gebruik en inzet (timing) van de controleinstrumenten. Onderhouden van contacten met de provinciale accountant. In opdracht van Provinciale Staten ondersteunen van de onderzoeksfunctie. Het ondersteunen van de Zuid-Hollandse leden in de Programmaraad Randstedelijke Rekenkamer. Afwijkingen in de uitvoering ja / nee en In september hebben Seniorenconvent en Presidium gesproken over concrete veranderingen in werkwijzen die een bijdrage kunnen leveren aan het versterken van de rol van Provinciale Staten. De meest in het oog springende veranderingen hebben betrekking op het invoeren van een agenda-overleg in de Statencommissies en de bijbehorende ondersteuning door de griffie. Voordracht - Tweede voortgangsrapportage uitvoering griffieplan 2014 Pagina 6 van 10

7 4. Wij willen bereiken dat Provinciale Staten deze periode op een effectieve en efficiënte maar ook op een plezierige manier kunnen vergaderen. Maandelijks in het Presidium terugblikken op de staten- en commissievergaderingen waarbij zonodig verbeterpunten worden geformuleerd. Halfjaarlijks bij de individuele gedeputeerden inventariseren of zij verbeterpunten zien. Op verzoek feedback geven aan individuele Statenleden. Eén keer per jaar in het Presidium de werkafspraken doorlichten en voorstellen voor veranderingen agenderen in de commissies. Intensivering ICT ondersteuning. Afwijkingen in de uitvoering en ja / nee en In het najaar vindt bestuurlijk overleg plaats tussen het Presidium en GS. Het doel van het overleg is om in informele sfeer met elkaar te spreken over de manier waarop het primaire proces binnen de provincie verloopt. Daarbij kunnen ook apsecten worden besproken die wellicht minder snel in een commissievergadering aan de orde worden gesteld, maar waarvan bespreking wel nuttig kan zijn. De bouw van het SIS is in een afrondende fase. In oktober/november wordt het systeem getest en in december gaat het live. De verwachting is dat het nieuwe SIS met ingang van de commissiecyclus van januari 2015 operationeel is. De begeleidingscommissie SIS (bestaande uit 4 Statenleden) is nauw betrokken bij het project. Voordracht - Tweede voortgangsrapportage uitvoering griffieplan 2014 Pagina 7 van 10

8 5. Wij willen bereiken dat Provinciale Staten de griffie zien als de organisatie die voor hun belangen opkomt en die doet waar de Staten werkelijk behoefte hebben. Borgen van de bereikbaarheid van de Statengriffie. Bemiddelen bij ambtelijke bijstand. Doorgeleiden van declaraties van Statenleden. Uitvoeren van diverse facilitaire taken. Adviseren en begeleiden van de commissie onderzoek geloofsbrieven. Borgen van het belang van de Staten in het geval van interne verbouwingen en overige facilitaire zaken. Beheren en onderhouden eigen regelgeving PS. Jaarlijkse financiële controle fractiebudgetten. Een keer per jaar overleg met fractiemedewerkers. Verzorgen van ondersteuning van de Statengriffier. Afwijkingen in de uitvoering ja / nee en Voor september en oktober zijn wijzigingen op de volgende verordeningen ter besluitvorming aan Provinciale Staten voorgelegd: - Verordening fractieondersteuning - Verordening rechtspositie staten- en commissieleden - Verordening Recht van Initiatief - Verordening ambtelijke bijstand - Reglement van Orde voor vergadering van PS en commissies. De griffie bereidt voor het Seniorenconvent een voorstel voor over de jaarlijkse controle t.b.v. de nieuwe Statenperiode. Voordracht - Tweede voortgangsrapportage uitvoering griffieplan 2014 Pagina 8 van 10

9 6. Overige indirecte werkzaamheden die bijdragen aan de ondersteuning van Statenleden. Overleg binnen de griffie. Overleg met de ambtelijke organisatie Deelname aan cursussen, trainingen en opleidingen. Voorbereiden, voeren en afwikkelen van jaargesprekken. Overleg met gedeputeerden en cdk. Afwikkelen van facturen van de Statengriffie. Mappenstructuur en e-dossiers in IDMS en mappenstructuur in SIS. Overleg met externen. Teambuilding, dagje-uit. Afwijkingen in de uitvoering ja / nee en Voordracht - Tweede voortgangsrapportage uitvoering griffieplan 2014 Pagina 9 van 10

10 7. Wat mag het kosten? Financiën en formatie per 15 september 2014 Omschrijving Budgetten Uitputting Toelichting in in Directe loonkosten De werkelijke directe loonkosten en Doorbelaste kosten doorbelaste kosten worden achteraf administratief geboekt. Subtotaal Bijdrage 2014 aan de Randstedelijke Rekenkamer De bijdrage aan de Rekenkamer is inclusief BTW. Deze wordt achteraf gecompenseerd. Ten gunste is gebracht het Zuid-Hollands aandeel in het voordelig rekening saldo 2013 van de Rekenkamer ( 5.713). Onderzoeksbudget PS Betreft de kosten van de externe controle op de fractieverantwoordingen. PS- en commissie vergaderingen en notulen Betreft de kosten voor verslaglegging van PS- en commissievergaderingen. Algemene ondersteuning PS Betreft o.a. de kosten van cateringvoorzieningen rond PS- en commissievergaderingen en representatiekosten. Automatisering / ICT Betreft de kosten voor de webcast uitzendingen van PS- en commissievergaderingen en de vernieuwing van het SIS. Werkbezoeken Betreft o.a. de kosten van het werkbezoek aan de EU in januari Vorming, training, opleiding Betreft de kosten van een teamtraining en een training social media in de praktijk Subtotaal Totaal Formatie Bezetting Toelichting Statengriffier 1,00 Statengriffier 1,00 Statenadviseurs 3,20 Statenadviseurs 3,61 Commissiegriffiers 5,78 Commissiegriffiers 3.89 Statenmedewerkers 3,00 Statenmedewerkers 3,00 Totaal 12,98 1 Totaal 11,50 1 De structurele bezuiniging van 1,7 fte moet nog verwerkt worden. Voordracht - Tweede voortgangsrapportage uitvoering griffieplan 2014 Pagina 10 van 10