Jaarplan 2013 Statengriffie Provincie Zeeland met een terugblik op (vastgesteld door de Werkgeverscommissie Provinciale Staten op 24 mei 2013)

Transcriptie

1 Jaarplan 2013 Statengriffie Provincie Zeeland met een terugblik op 2012 (vastgesteld door de Werkgeverscommissie Provinciale Staten op 24 mei 2013)

2 1. Inleiding Op 3 juli 2012 is het werkplan Statengriffie Provincie Zeeland vastgesteld door de werkgeverscommissie Provinciale Staten. Daarin staat beschreven hoe de griffie is georganiseerd, welke positie en taken zij heeft en wat de speerpunten zijn voor de komende vier jaar. Afgesproken is dat er per jaar, zo nodig, een actualisatie plaatsvindt en een overzicht wordt gegeven van geplande concrete activiteiten. Dat gebeurt voor het jaar 2013 in deze notitie, o.a. aan de hand van de zeven beschreven speerpunten in het vierjarenwerkplan. Er wordt ook teruggekeken op Positie en taken Statengriffie De positie en de taken van de Statengriffie zijn in principe dezelfde gebleven als vóór de door GS uitgevoerde reorganisatie per 1 januari Toch is er ook voor de griffie veel veranderd: nieuwe overlegstructuren en andere mensen op nieuwe posities waarmee relaties moeten worden opgebouwd en onderhouden. Uit het team van de Statengriffie vertrokken twee ervaren medewerkers omdat zij gebruik maakten van de NAR: managementassistente Maina van der Werff en statenadviseur financiën Kees Huiszoon. De Statengriffier heeft sinds dit jaar een wekelijks overleg met de provinciesecretaris en met de (nieuwe) commissaris van de koningin en tweewekelijks het driehoeksoverleg (cvdk, secretaris en griffier). Verder wordt er vanuit de Statengriffie samengewerkt met alle (beleids)afdelingen, maar bijv. ook met de Facilitaire Dienst en de ICT-medewerkers. De werkzaamheden binnen de Statengriffie worden verdeeld over alle acht medewerkers, afhankelijk van hun functie. De Statengriffier voert met iedere werknemer jaarlijks een planningsgesprek, een evaluatiegesprek en een beoordelingsgesprek. Daarin worden afspraken gemaakt over uit te voeren werkzaamheden en wordt ook gekeken of deze afspraken zijn nagekomen. Verder worden werkzaamheden besproken en verdeeld in het wekelijkse werkoverleg op dinsdagochtend en in bilaterale contacten met medewerkers. De reguliere taken van de Statengriffie die beschreven staan in het vierjarenwerkplan worden hier niet herhaald. Eén concrete activiteit wordt hier wel benoemd omdat het een belangrijk onderwerp is dat dit jaar extra aandacht krijgt: de fractievergoedingen. Na afrekening van deze vergoedingen over de jaren komt er overleg met alle fracties en zal er een nieuwe verordening worden opgesteld om onduidelijkheden en problemen uit het verleden te voorkomen in de toekomst. Dit proces wordt ondersteund door de statenadviseurs en zal vóór de zomer zijn afgerond.

3 3. Speerpunten in Dualisme Op initiatief van de werkgroep dualisme is door PS het statenvoorstel 'Dualisme en beleidscyclus' vastgesteld. De Statengriffie zal de ambtelijke organisatie in 2013 actief adviseren m.b.t. deze werkwijze. Er zal een ambtelijke "handreiking" uitgewerkt worden voor de ambtenaren die start-, kader-, beleids- en/of evaluatienota's samenstellen. De werkgroep heeft een aantal praktische zaken voorgesteld die in 2013 worden ingevoerd: - Het verzamelen van technische vragen voor een commissievergadering - invoering van hamerstukken op de PS-agenda - het agenderen van ingekomen stukken zodat de doorloopsnelheid het minst vertraagt - het organiseren van een eerste informatiemarkt (Wooncongres en Informatiemarkt bouwen en wonen) is voorzien voor april 2013 De werkgroep dualisme organiseert in de statenperiode nog twee activiteiten, eind 2013 of in 2014 een discussiebijeenkomst (zoals eerder door de fractiemedewerkers georganiseerd) en een evaluatiebijeenkomst van de werkgroep.

4 2. Zeeland 2040 De opdracht voor het uitvoeren van de toekomstverkenning en de ontwikkeling van de toekomstvisie Zeeland 2040 is verleend aan BVR. Projectleider is Hilde Blank. Twee medewerkers van de Statengriffie (de senior statenadviseur/waarnemend statengriffier en de statenadviseur communicatie) en een strategisch adviseur zijn aan het projectteam toegevoegd. Via ambtelijke bijstand wordt samengewerkt met ambtenaren van de beleidsafdelingen van de Provincie Zeeland. Een stuurgroep van vijf statenleden is ingesteld om het proces bestuurlijk aan te sturen en om PS (via de commissie BFW) tussentijds te informeren. Ook GS en de commissaris van de Koningin worden bij het project betrokken. Het project wordt grotendeels uitgevoerd in 2013, volgens het Projectplan Toekomstvisie Zeeland Daarnaast zijn een communicatieplan en een begroting opgesteld. In 2012 vonden de voorbereidingen plaats, zoals het offertetraject, presentaties van geselecteerde bureaus, een kick off bijeenkomst voor de stuurgroep, een kennisvergaringsbijeenkomst voor provinciale medewerkers en het ontwikkelen van beeldmerk en website. Het is de bedoeling dat de toekomstvisie begin 2014 door PS wordt vastgesteld. 3. Betere digitale ontsluiting informatie voor Statenleden Vanwege tekortkomingen van de Dell-tablet en Windows-8 heeft het Presidium ingestemd met een verlenging van het experiment 'papierloos vergaderen' zodat een test met ipads en een app voor het stateninformatiesysteem ontwikkeld en uitgevoerd kan worden. Voor de ontwikkeling van een app voor het Stateninformatiesysteem is een testgroep ingesteld. Deze testgroep bestaat vooral uit statenleden en een medewerker van de Statengriffie. Alle statenleden krijgen een ipad en een training voor het gebruik. De planning is er op gericht om vanaf de statenvergadering van 31 mei 2013 de app voor alle statenleden beschikbaar en functioneel te hebben. In de maand mei zijn daarom een aantal datums gepland voor de uitrol van de app en training van statenleden.

5 4. Meer advisering vooraf De drie adviseurs van de Statengriffie (bestuurlijke en juridische zaken, financiën en communicatie) versterken hun samenwerking en stemmen het advieswerk op elkaar af. De statenadviseurs zijn goed benaderbaar voor vragen, en brengen ook proactief adviezen uit. Om de kwaliteit te verbeteren wordt bij het schrijven van oplegnotities nauwer samengewerkt met de beleidsambtenaren. Aan de oplegnotitie wordt een tekstvak toegevoegd waarin resultaten van de commissievergadering worden vermeld. Zo wordt voorkomen dat de vragen uit de commissiebehandeling in PS opnieuw worden gesteld. In 2013 wordt verder gegaan met het organiseren van 'Zicht op beleid' en inloopspreekuren. De Statengriffie adviseert en ondersteunt GS bij de praktische uitvoering van informatieve bijeenkomsten voor statenleden, o.a. over Thermphos, Marinierskazerne en bestuurlijke organisatie In 2013 zijn onder meer de volgende werkbezoeken gepland: - 25 maart: Zeeland Seaports - 11 en 12 april: Tweedaags werkbezoek Limburg in teken van 'samenwerking' - 3 oktober: Tweede Kamer en bezoek aan lobbyist - Najaar: Kustlaboratorium, Zeeland Refinery/duurzaamheid, Handhaving en RUD De programmaraad van de Rekenkamer wordt ondersteund door de senior statenadviseur. 5. Verbetering wijze van vergaderen Voor alle (plaatsvervangend) voorzitters wordt eind mei een vervolg georganiseerd op de voorzitterstraining die op 23 januari 2012 is gehouden. In de tweede helft van 2013 wordt een discussie voorbereid voor het Presidium over de huidige werkwijze van PS en de commissies, waarbij vooruit gekeken wordt naar de volgende statenperiode.

6 6. Communicatie Met het bedrijf BIS worden in 2013 concrete afspraken gemaakt over verdere technische verbeteringen van het vergadersysteem voor het uitzenden en registreren van commissie- en statenvergaderingen. De samenwerking met Omroep Zeeland wordt voortgezet. In 2012 werden extra camera's geplaatst, werd de software aangepast en werden afspraken gemaakt met Omroep Zeeland m.b.t. de inzet van een regisseur voor de uitzending. Ook zijn er vier provinciale ambtenaren opgeleid om de apparatuur en software beter te beheersen. Daarnaast zijn protocollen geschreven hoe te handelen bij storingen. Daarnaast levert de Statengriffie bijdragen aan het digitale magazine Z-zine (medewerking aan vijf van de tien jaarlijkse uitgaven) en Provinciewerk (negen interviews met statenleden). Er worden in 2013 vijf schoolbezoeken georganiseerd. 7. Opvolging commissaris van de Koningin Het werk van de vertrouwenscommissie is door de statengriffier en diens plaatsvervanger ambtelijk ondersteund. In december 2012 werd bekend dat Han Polman de nieuwe commissaris van de Koningin in Zeeland wordt. De Statengriffie organiseert: - Op 8 februari 2013: de afscheidsvergadering van Karla Peijs in de Statenzaal met lunch vooraf voor de leden van PS; - Op 8 maart 2013: de installatievergadering van Han Polman in de Nieuwe Kerk, met lunch voor de leden van PS vooraf en een receptie/netwerkbijeenkomst na afloop van de vergadering; - Ondersteuning bij het inwerken van de nieuwe commissaris in zijn rol als voorzitter van PS, o.m. door wekelijks overleg met de Statengriffier en een rondgang met de Statengriffier langs alle fracties.

7 4. Terugblik op Statenvergaderingen In 2012 zijn 11 statenvergaderingen gehouden, inclusief de besloten vergadering voor de vaststelling van de aanbeveling van een nieuwe commissaris van de Koningin. Aan de orde waren de "vaste" onderwerpen, vooral van financiële aard, maar ook zware beleidsbeslissingen, zoals de kerntakendiscussie en bezuinigingen. Aan alle statenvergaderingen gaat een vergadering van het Presidium vooraf. Om dit deel van het werk van statenleden beter over te kunnen brengen is door de Statengriffie gewerkt aan kwaliteitsverbetering van de webcast en de televisie-uitzending door Omroep Zeeland. Er zijn extra camera's in de statenzaal geplaatst en is de software aangepast. In totaal zijn 11 statenvergaderingen en 26 commissievergaderingen uitgezonden. In 2012 werden twee statenleden benoemd (de heren Oudeman (CDA) en De Kaart (PvdA)), vanwege het vertrek van twee andere statenleden. 2. Commissievergaderingen Kengetallen 2012 E&M REW BFW commissies Reguliere vergaderingen 8 7* 10** Extra vergaderingen Informatiebijeenkomsten (gezamenlijke bijeenkomsten zijn twee keer vermeld) Zicht op Beleid bijeenkomsten Werkbezoeken Insprekers REW: *Twaalf insprekers over onderwerp Waterdunen Vier insprekers over Omgevingsplan Zeeland Eén inspreker over dorpsvisie Retranchement Eén inspreker over maatregelen ganzenoverlast

8 E&M: inspreker over verkeersveiligheid Oud-Vossemeer BFW ** Eén inspreker over aandeelhoudersstrategie DELTA NV Elf insprekers over kerntakendiscussie Eén inspreker over voornemen bezuinigingen Zeven insprekers over ombuiging taakstelling gesubsidieerde instellingen op basis van kerntaken Werkbezoeken en informatieve bijeenkomsten Iedere statencommissie heeft enkele werkbezoeken afgelegd in het kader van een actuele politieke kwestie. De Statengriffie heeft een initiërende rol bij het plannen van de werkbezoeken. De commissie heeft immers de taak om actief zelf informatie te verwerven en zelf aan te geven waar ze actief willen zijn. De werkbezoeken voorzien in de informatiebehoefte van de commissieleden. Hieronder staat per commissie een korte impressie van de werkbezoeken. Commissie Datum Onderwerp REW 12 januari Interprovinciale werkgroep Zuidwestelijke Delta over plannen rondom waterbergingsfunctie Volkerak-Zoommeer E&M 6 februari Bezoek aan Informatiecentrum Sluiskiltunnel E&M E&M E&M E&M 14 februari 14 maart 13 april 21 september Werkbezoek over spoorsector, relatiebijeenkomst met NS en ProRail Rondetafelgesprek met EVO, Eigen Vervoerders Organisatie Werkbezoek over de Binnenvaartsector Biobased Economy, bezoek aan Informatiecentrum REW 2 maart Werkbezoek aan waterschap Scheldestromen BFW 13 maart Bezoek aan NV Westerscheldetunnel tijdens nachteljik onderhoud BFW 16 maart Werkbezoek aan Veiligheidsregio Zeeland REW 23 maart Informatiebijeenkomst over Waterdunen op locatie BFW 13 april Hoorzitting in het kader van aandeelhoudersstrategie DELTA NV REW 11 mei Werkbezoek met Zeeuwse natuurbeheerders en Zeeuwse Milieufederatie

9 BFW 23 en 24 mei Inloopspreekuur over jaarstukken 2011 REW 15 juni Interprovinciale statendag over Zuidwestelijke delta REW 14 september Informatiebijeenkomst over gebiedsproject Perkpolder op locatie BFW 5 oktober Informatiebijeenkomst over LAND IN ZEE! REW 12 oktober Inloopbijeenkomst over uitwerking deelakkoord Natuur, onderdelen EHS en ILG met als doel statenleden, in aanloop naar de commissiebehandeling, te informeren over de details van de voorstellen. BFW 29 oktober Inloopspreekuur over Najaarsnota en NAR BFW 2 november Informatiebijeenkomst over Marinierskazerne REW 11 december Interprovinciale werkgroep Zuidwestelijke Delta over stand van zaken waterbergingsplannen Volkerak-Zoommeer. 3. Ondersteuning en advisering Behalve het voorbereiden van de verschillende vergaderingen, ondersteuning tijdens en afhandeling na afloop van vergaderingen, worden medewerkers van de Statengriffie regelmatig geraadpleegd voor adviezen. Soms geven zij ongevraagd advies. Diverse initiatieven vanuit PS werden ondersteund, door zowel de commissiegriffiers als de adviseurs, bijv. inzake de strategiediscussie Delta, de totstandkoming van een referendumverordening. Inzake de financiële verantwoording van de fracties over de statenperiode heeft de statenadviseur financiën de nodige werkzaamheden verricht. 4. Personeel Op 3 februari 2012 werd Peter Joosse benoemd tot statengriffier, per 1 mei werd de vacature senior statenadviseur/waarnemend statengriffier vervuld met de aanstelling van Arendo Schipper. Aan het eind van het jaar vertrokken twee medewerkers omdat zij gebruik maakten van de NAR: managementassistente Maina van der Werff en statenadviseur financiën Kees Huiszoon. Managementassistente Bella Rovisco Dionisio en statenadviseur financiën Simon de Visser zijn hun opvolgers en worden ingewerkt door alle medewerkers van de griffie.

10 5. Financiën Financieel overzicht Statengriffie 2012 Naam Totaal begroot 2012 na wijziging Gerealiseerd 2012 Saldo Begroot 2013 Personeelskosten statengriffie Materiële kosten statengriffie Installatie CdK Stelpost initiatieven PS Kosten Provinciale Staten Communicatie PS Toekomstvisie Totaal De lagere uitgaven in 2012 dan geraamd worden voornamelijk veroorzaakt doordat van de post Initiatieven PS niet is aangewend, dat bij de kosten Provinciale Staten een bedrag van ruim wordt terugontvangen wegens niet gebruikte fractievergoedingen en dat van de Toekomstvisie 2040 een bedrag van niet is aangewend. Dit laatste bedrag wordt nog toegevoegd aan het budget 2013 van de Toekomstvisie 2040.