zmnindrecht 41PO4% Raadhuisplein BT Zwijndrecht Postbus AA Zwijndrecht T (algemeen) F(078) zwijndrechtnl

Transcriptie

1 c j r 0 1,1JI1J1.191,1,,, 1!1,,11 1 GPD Aan de colleges en gemeenteraden van de gemeenten, aangesloten bij de Gemeenschappelijke Regeling Dienst Gezondheid en Jeugd, de Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid en de Veiligheidsregio zmnindrecht 41PO4% Raadhuisplein BT Zwijndrecht Postbus AA Zwijndrecht T (algemeen) F(078) zwijndrechtnl Onderwerp Van/behandeld door Datum Kadernota Verbonden Partijen Marjon Dekker 4 februari 2014 Uw kenmerwschrliven Ons nummer Verzenddatum Geacht college en raad, 6 februari 2014 In de afgelopen periode heeft de gemeenteraad van Zwijndrecht samen met het college gezocht naar mogelijkheden om de sturing op verbonden partijen, in het bijzonder de gemeenschappelijke regelingen, te versterken. In het kader van de discussie over het beleggen van de taken en verantwoordelijkheden van de nieuwe Jeugdwet is dit een bijzonder actueel thema! Bijgaand treft u aan de door de gemeenteraad van Zwijndrecht op 21 januari 2014 vastgestelde Kadernota Verbonden Partijen. Als bijlage zijn meegezonden de aanvullende sturingsnotities van de Dienst Gezondheid en Jeugd en de Omgevingsdienst Zuid-Holland zuid. Kort samengevat gaat het om de volgende instrumenten: 1. Zienswijze op de primaire begroting van het volgend jaar. 2. Zienswijze op de bijgestelde begroting van het volgend jaar. 3. Betrokkenheid vooraf bij vast te stellen belangrijke beleidskaders. 4. Meer bewustwording van de informatieplicht aan de raad. 5. Actief en structureel betrokken blijven bij de verbonden partijen. 6. Beïnvloeding door te lobbyen bij de andere deelnemende gemeenteraden. 7. Snelheid bij het vaststellen van zienswijzen. Wij bevelen deze nota van harte bij u aan! Namens de gemeenteraad, burgemeester Bijlagd(n): Drie

2 Kadernota Verbonden Partijen 2.0 Sturing door de raad Inleiding Op 2 september 2008 is de eerste Kadernota Verbonden Partijen vastgesteld in de raad (nr ). In deze `Kadernota Verbonden Partijen' is een aantal algemene en specifieke uitgangspunten vastgelegd die wij hanteren in de relatie tot onze verbonden partijen. De jaren na de vaststelling van de Kadernota hebben de Verbonden Partijen met regelmaat in de belangstelling gestaan. In de regio Zuid-Holland Zuid (ZHZ) zijn de Gemeenschappelijk Regeling (GR) Veiligheidsregio en de GR Omgevingsdienst opgericht en is de oude GR Regio ZHZ omgevormd naar de GR Dienst Gezondheid & Jeugd na een uitgebreide studie op de toekomst van de regio ZHZ. De GR Drechtsteden is uitgegroeid tot een organisatie met een zal deze GR de komende jaren nog groter worden. Ook de decentralisaties van de AWBZ en de Jeugdzorg maken dat de GRD en de GR Dienst Gezondheid en Jeugd ZHZ groter worden. Als gevolg van de economische crisis en de (financiële) druk die hierdoor op de gemeenten is komen te staan, moeten ook de Verbonden Partijen in de noodzakelijke bezuinigingen bijdragen. De afgelopen jaren heeft de raad in toenemende mate aangegeven meer en meer aan de voorkant geïnformeerd te willen worden over de diverse ontwikkelingen. Dit stelt de raad in positie zijn input te leveren. Deze nieuwe kadernota Verbonden Partijen gaat in het bijzonder in op de rol van de raad. We komen tot een meer afgewogen instrumentarium om inhoud te geven aan de verantwoordelijkheid van de gemeenteraad bij de sturing op verbonden partijen. De uitgangspunten uit de eerste Kadernota blijven daarbij overeind en zijn opgenomen in hoofdstuk 1. In hoofdstuk 2 beschrijven we wat we op basis van deze uitgangspunten doen en blijven doen. Hoofdstuk 3 geeft aan wat we toevoegen om tegemoet te komen aan de terechte wensen van de raad ten aanzien van Verbonden Partijen.

3 Wij hanteren met betrekking tot verbonden partijen de volgende algemene uitgangspunten: 1. Wij maken bij de keuze hoe een gemeentelijke taak uitgevoerd moet worden altijd een afweging tussen uitvoering door een eigen gemeentelijke dienst, uitvoering door een onafhankelijke derde partij of uitvoering door een verbonden partij. 2. Indien de keuze op een verbonden partij valt, wegen wij de voor- en nadelen van de verschillende mogelijke samenwerkingsvormen tegen elkaar af en inventariseren wij het risicoprofiel van de verschillende samenwerkingsvormen. 3. De beslissing tot deelname aan een verbonden partij is in principe een taak van het college. In dat geval dient de raad vooraf in de gelegenheid te worden gesteld zijn wensen en bedenkingen kenbaar te maken (bij deelname aan privaatrechtelijke rechtspersonen) of zijn toestemming te geven (bij deelname aan gemeenschappelijke regelingen). Uiteraard berust in die gevallen het budgetrecht wel bij de raad. Bij gemeenschappelijke regelingen waarbij ook de raad en/of de burgemeester delen van hun takenpakket overdragen, dienen zowel de raad, ons college als de burgemeester over deelname te beslissen. 4. Ten aanzien van verbonden partijen hanteren wij de enge definitie, die luidt: Verbonden partijen zijn samenwerkingsverbanden (rechtspersonen) waarin de gemeente een bestuurlijk en financieel belang heeft. 5. Wij maken op bestuurlijk niveau zoveel mogelijk een scheiding tussen de rol van eigenaar/bestuurder (privaat belang) en die van opdrachtgever/klant (publiek belang). Dit betekent dat per verbonden partij binnen het college een verdeling moet plaatsvinden tussen beide rollen zodat de verschillende belangen op een transparante manier worden behartigd. Uiteraard is de noodzaak van deze rollenscheiding groter naarmate het financiële belang in een verbonden partij groter is. 6. Ook binnen het ambtelijk apparaat hanteren wij zoveel mogelijk het principe van een rollenscheiding ten aanzien van de verbonden partij. Door de eigenaar/bestuurder rol bij een andere afdeling neer te leggen dan de opdrachtgever/klantrol wordt het expliciete onderscheid tussen de rollen ook binnen het ambtelijk apparaat vormgegeven. 7. Voldoende expertise ten aanzien van de verbonden partijen binnen het ambtelijk apparaat is voorwaarde voor een adequate sturing. Daarom zorgt ons college binnen de ambtelijke organisatie voor voldoende kennis en expertise ten aanzien van de uit te voeren taak en voor voldoende transparantie voor alle partijen over wie op welk niveau aanspreekpunt is, zowel binnen de ambtelijke organisatie als binnen de verbonden partij. 8. Wij gebruiken per verbonden partij in ieder geval de volgende sturingsinstrumenten: > Duidelijke beleidskaders, (strategische) meerjarenplannen (wat willen wij?), > Transparante (meerjaren)begroting (wat wordt geboden?), > Heldere outputafspraken en expliciete liefst gekwantificeerde meerjarendoelstellingen (wat krijgen wij?), Kadernota Verbonden Partijen 2

4 > Voorwaarden en richtlijnen in een (prestatie)contract /(subsidie)beschikking (wat is de afspraak?) 9. Wij maken per verbonden partij afspraken over: > Rapportages > Kwalitatieve en kwantitatieve informatievoorziening > Jaarverslag en jaarrekening > Periodieke benchmarks en audits om de efficiency en effectiviteit te borgen > Risico-inventarisaties, risicoverdeling en de wijze waarop risico's worden beheerst > De evaluatie van de relatie > Uittreding uit de verbonden partij > Toezicht, controle en mogelijkheden voor het treffen van maatregelen > Verkrijgen van inzicht in en het beoordelen van de balanspositie (solvabiliteit, liquiditeit, resultaat en vermogensposities) 10. Het gemeentelijk normenkader voor rechtmatigheid bestaat uit alle voor de gemeente relevante wet- en regelgeving. Dit normenkader geldt ook voor verbonden partijen. Gemeenschappelijke regelingen moeten van rechtswege zelf de rechtmatigheid van hun financieel beheer aantonen. Dit is rechtmatigheid in de eerste lijn. Als hier geen sprake van is, maken wij aanvullende afspraken met de verbonden partij over de verantwoording van de rechtmatigheid van bestedingen, bijvoorbeeld middels een verplichte accountantsverklaring. 11. Wij zorgen voor een integraal en gestructureerd contractenregister, waarin alle contracten en met verbonden partijen gemaakte afspraken worden vastgelegd en bewaakt. 12. Wij organiseren een koppeling tussen de P&C cycli van de gemeente en de verbonden partij, waarbij afspraken worden gemaakt over de termijnen voor het aanleveren van de jaarrekening en begroting. Als er geen aansluiting op de gemeentelijke P&C cyclus plaatsvindt kan er immers onvoldoende koppeling met de gemeentelijke beleidsdoelstellingen plaatsvinden. 13. (*) Wij stellen in de programmabegroting en de jaarverantwoording de paragraaf verbonden partijen op volgens artikel 15 van de BBV. Op die manier is de juiste informatie per verbonden partij verzekerd om optimaal toezicht te kunnen houden en op de hoogte te blijven van actuele ontwikkelingen. Deze paragraaf bevat in ieder geval > De visie op de verbonden partij in relatie tot de realisatie van de doelstellingen die zijn opgenomen in de programmabegroting > > De lijst van verbonden partijen 14. (*) Wij nemen in de begroting en verantwoordingsstukken een lijst van verbonden partijen als onderdeel van de paragraaf verbonden partijen op met daarin in ieder geval de volgende informatie: > Naam en vestigingsplaats > Het openbaar belang dat wordt gediend > Mutaties in het belang van de gemeente > Eigen en vreemd vermogen Kadernota Verbonden Partijen 3

5 > Het resultaat Voor de volledige gegevens verwijzen wij naar het format paragraaf verbonden partijen in bijlage 1 bij deze Kadernota. 15. De verbonden partijen kunnen onderwerp van onderzoek zijn voor de rekenkamer. De rekenkamer dient alle medewerking en informatie van de GR'en te verkrijgen. (*) Deze uitgangspunten zijn gewijzigd ten opzichte van de kadernota 2008 in verband met wijzigingen in de BBV. Kadernota Verbonden Partijen 4

6 2.1 Overzicht verbonden partijen De gemeente Zwijndrecht heeft met de volgende verbonden partijen een relatie: Gemeenschappelijke regeling Drechtsteden (GRD) (Sociale Dienst Drechtsteden (SDD), Ingenieursbureau Drechtsteden (IBD), Service Centrum Drechtsteden (SCD), Onderzoekscentrum Drechtsteden (OCD), Gemeenschappelijke Belastingdienst Drechtsteden (GBD) en Bureau Drechtsteden (BDS)). Gemeenschappelijke regeling Dienst Gezondheid en Jeugd (GGD, Bureau Leerplicht en Vroegtijdig Schoolverlaten (BLVS), Regionale Ambulance Voorziening (RAV)*). Gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid (OZHZ). Gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Zuid-Holland Zuid (VRZHZ). ROM-D NV. Gemeenschappelijke regeling Sociale Werkvoorziening Drechtsteden (Drechtwerk **). Gemeenschappelijke regeling voor het Koepelschap Buitenstedelijk Groen (KBG). Gemeenschappelijke regeling voor het Natuur- en recreatiegebied Lisselmonde (NRIJ). Gemeenschappelijke regeling Schadevergoedingsschap HSL-Zuid. Gemeenschappelijke regeling Vuilverwerking Dordrecht en omstreken (Gevudo). ENECO Holding N.V. Oasen NV. BV Gemeenschappelijk Bezit Evides. NV Bank Nederlandse Gemeenten. * Per 01 januari 2014 wordt de RAV een onderdeel van de GR VRZHZ activiteiten te integreren in de GRD. Vanwege het inhoudelijke en financiële belang verdienen de eerstgenoemde zes verbonden partijen de meeste aandacht van de gemeenteraad. De sturing op de GR Drechtsteden is vanuit het perspectief van de gemeenteraad optimaal geregeld. Elke fractie is vertegenwoordigd in het Algemeen Bestuur (Drechtraad) waar de inhoudelijke (kaderstellende) beslissingen worden genomen. Door de bijzondere constructie zitten de volksvertegenwoordigers zelf aan het stuur (de leden van het Dagelijks Bestuur, burgemeesters en wethouders, hebben zelfs een stemgewicht van 0 in het AB). Na de invlechting van Drechtwerk in de GRD is de sturing op deze organisatie ook directer mogelijk. Wat betreft ROM-D is de gemeente Zwijndrecht (mede) aandeelhouder. Voor de Algemene Vergadering van Aandeelhouders (AVA) geldt het uitgangspunt dat het college per vergadering het Drechtstedenbestuur een volmacht verleent. Indien hiertoe bij wijze van uitzondering niet overgegaan wordt, neemt het college zelf deel aan de aandeelhoudersvergadering. Kadernota Verbonden Partijen 5

7 2.2. Wat doen we en blijven we doen Besluiten binnen een GR worden genomen door het DB respectievelijk AB. De Zwijndrechtse bestuurders leggen gevraagd of ongevraagd verantwoording af van de wijze waarop zij in de verbonden partijen hebben geacteerd. Daarbij zal de raad vooral het belang van Zwijndrecht op het oog hebben. Dit doen zij op verschillende manieren: - Informatieverstrekking en beantwoorden van vragen betreffende actuele ontwikkelingen tijdens vragenhalf uurtje met de raad. - Diverse brieven en (verantwoordings)documenten van GR-en, voor zover niet direct aan de raad gericht, worden al dan niet met informatiebrief aan de raad aangeboden. - Elk jaar worden het jaarprogramma en de jaarverantwoording van Gr-en aangeboden aan de raad. - In de paragraaf Verbonden Partijen in zowel de begroting als de jaarrekening nemen we relevante informatie op. - Actuele ontwikkelingen met betrekking tot verbonden partijen worden vermeld in de Perspectief nota. - Bijstelling van onze bijdragen aan verbonden partijen gedurende het jaar worden meegenomen in de bestuursrapportages. Daarnaast is het in de diverse gemeenschappelijke regelingen wettelijk geregeld dat de aangeboden. Als door een wijziging van de begroting of de begrotingsuitgangspunten de bijdrage aan de gemeenschappelijke regeling wijzigt, is bij de Dienst Gezondheid en Jeugd en de Veiligheidsregio ook voorzien in zienswijzen door de raad. Op initiatief van de raad zijn bij Dienst Gezondheid en Jeugd en de Omgevingsdienst aanvullende afspraken gemaakt. Het addendum van de Dienst Gezondheid en Jeugd en de notitie Inzicht en informatie bij de Gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst ZHZ zijn als bijlagen 2 en 3 bij deze kadernota gevoegd. Kadernota Verbonden Partijen 6

8 In hoofdstuk 2 is gesteld dat de sturing op de GR Drechtsteden vanuit het perspectief van de gemeenteraad optimaal geregeld is. Anders is het met de GR'en op grotere afstand, zoals de Veiligheidsregio, de Omgevingsdienst en de Dienst Gezondheid en Jeugd. De mogelijkheden zijn in beeld gebracht voor meer sturing en grip op en verbondenheid met deze verbonden partijen. Hierbij zijn de volgende interventies benoemd: 1. Zienswijze op de primaire begroting voor het volgend jaar Zoals in hoofdstuk 2 vermeld, is het wettelijk geregeld dat gemeenteraden in de gelegenheid worden gesteld hun gevoelen te doen blijken omtrent de ontwerp (primaire) begroting voor het volgend jaar. De ontwerp begroting wordt half april verzonden naar de gemeenten. Veelal zijn deze begrotingen beleidsarm. Echter: het beschikbaar stellen van financiële middelen is altijd gekoppeld aan beleid. Er vindt dus een financiële en een inhoudelijke beoordeling plaats door de gemeenteraden. Deze begroting dient in juli te zijn vastgesteld. 2. Zienswijzen op de bijgestelde begroting voor het volgend jaar In het najaar wordt gewerkt aan de bijgestelde of geactualiseerde begroting voor het volgend jaar op basis van de actuele ontwikkelingen. Dit gebeurt inmiddels jaarlijks bij de GRD. Bij de 3 GR-en ZHZ wordt vooralsnog gewerkt met een l e begrotingswijziging in het volgend jaar. Voorgesteld wordt bij alle GR-en te werken met een bijgestelde begroting, voor zover sprake is van relevante wijzigingen. Hierbij wordt ook een periode van zienswijzen ingevoerd, waarin de gemeenteraden de gelegenheid krijgen om hun reactie op de bijgestelde begroting te geven. Ook hierbij gaat het om geld en inhoud. 3. Betrokkenheid bij vast te stellen beleid(skaders) Het is wenselijk dat GR'en werken met een inhoudelijk meerjarenprogramma binnen de reguliere cyclus van planning en control. Het kan zijn dat buiten deze cyclus belangrijke beleidsontwikkelingen worden geëvalueerd of vastgesteld. Formeel is het AB van een GR verantwoordelijk voor de vaststelling daarvan. Het verdient aanbeveling bij belangrijke beleidsontwikkelingen de gemeenteraden tijdig te betrekken. Mogelijkheden zijn een formele procedure met zienswijzen of een uitgebreide informatiebijeenkomst voor raadsleden met informatie vooraf en een goed gestructureerde discussie. De suggesties van de raadsleden moeten daarbij meegenomen worden in het vast te stellen beleid, dus hier moet in de procedure voldoende rekening mee worden gehouden. Het AB respectievelijk DB blijven de bevoegde organen die het beleid formeel vaststellen. 4. Informatieplicht Naast deze drie interventies spreken we af dat de collegeleden zich (nog meer dan voorheen) bewust moeten zijn van hun actieve informatieplicht. Het college moet alert zijn om regelmatig en herkenbaar informatie over de GR'en naar de raad te sturen. Het collectief informeren van de raden door de GR-en zelf heeft echter de voorkeur. Verzoeken van de raad om informatie aan het college worden uiteraard gehonoreerd. 5.Actief en structureel betrokken blijven. Indien gewenst wordt één of twee keer per jaar wordt een (deel van de) oriëntatieavond gewijd aan de verbonden partijen. De betrokken wethouders geven op hoofdlijnen aan waar de GR zich mee bezig houdt, wat de relevante discussies of knelpunten zijn, enz. De raad kan uiteraard specifieke vragen of punten aan de orde stellen. Kadernota Verbonden Partijen 7

9 6. Beïnvloeding door lobby bij andere raden. De raad moet een actieve rol hebben in het bespreken van stukken, deze agenderen en moet lobbyen bij andere raden om wijzigingen in de gemeenschappelijke regelingen door te voeren. 7. Snelheid vaststellen zienswijzen. De afgelopen jaren werden de zienswijzen op de begrotingen van de GR-en aan de raad voorgelegd middels een consultatiebrief. Dit komt voort uit afspraken uit het verleden. Bij de meeste gemeenten is het gebruikelijk dat de zienswijzen via een raadsbesluit aan de raad wordt voorgelegd. Dit heeft echter tot gevolg dat de, toch al krappe, doorlooptijd minimaal met nog eens twee weken verlengd zou worden. Dit kan opgelost worden door de behandeling in de carrousel en de raad op dezelfde avond te laten plaatsvinden. Kadernota Verbonden Partijen 8

10 Bijlage 1: Format Paragraaf Verbonden Partijen Vul de gegevens per verbonden partij in op basis van onderstaand format. Naam Vestigingsplaats Rechtsvorm Doelstelling Statuten, samenwerkingsovereenkomst, oprichtingsakte Openbaar belang Activiteiten Financieel belang Bijdrage in begroting verbonden partij...op basis van.. Omvang aandeel in aandelenkapitaal, garantstelling of leningen Financieel risico Welke risico's kunnen zich voordoen? Bestuurlijk belang Eigen vermogen begin en einde begrotingsjaar Vreemd vermogen begin en einde begrotingsjaar (Financiële) resultaat verbonden partij Beleidsvoornemens Wat zijn voorgenomen veranderingen in activiteiten en prestaties? Deelname in het AB, DB, AvA, RvC of RvT. Door wie? Bij welk onderdeel van het begrotingsprogramma hoort de verbonden partij? Aan welke programmadoelen en activiteiten binnen het programma levert de verbonden partij een bijdrage? Wat zijn voorgenomen veranderingen in de doelstelling, huidige relatie, voortbestaan en in activiteiten? Wat zijn relevante actuele ontwikkelingen? Kadernota Verbonden Partijen 9

11 Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid I A P NIP Reguliere vergadering Agendapunt: 6 Bestuursnotitie Datum April 2013 ond.erp Inzicht en informatie bij de Gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst ZHZ 1. Inleiding De deelnemers in de Gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst Zuid-Holland participeren in meerdere gemeenschappelijke regelingen. In het kader van de procedure tot omvorming van de gemeenschappelijke regeling (halverwege 2012) hebben de gemeentelijke deelnemers de wens kenbaar gemaakt om - net als bij de Dienst Publieke Gezondheid & Jeugd Zuid-Holland Zuid - nadere afspraken vast te leggen over de sturing op de gemeenschappelijke regeling. De colleges en raden van de gemeenten gaven aan dat zij voor meer directe sturing behoefte hebben aan actuele actueel inzicht en actuele informatie. Deze bestuursnotitie bevat de uitgangspunten en afspraken met betrekking tot de gemeenschappelijke regeling van de Omgevingsdienst (hierna: OZHZ). Het gaat om zaken die op zichzelf grotendeels in wetgeving en verordeningen is te vinden, maar waarvan het goed is om ze in een apart document concreet uit te spreken. In die zin geeft deze bestuursnotitie het beleid weer van het algemeen bestuur van OZHZ. Genoemde uitgangspunten en afspraken komen in hoofdzaak overeen met die van de andere gemeenschappelijke regelingen in Zuid-Holland Zuid. 2. Controle en verantwoording Er is voldoende aanleiding voor provincie- en gemeentebesturen (hierna aangeduid veelal als 'colleges' of 'deelnemers') om een directere rol bij het besturen van de gemeenschappelijke regeling te claimen. Niet alleen de ontwikkelingen bij de voormalige Regio Zuid-Holland Zuid zijn daarvoor een reden. Ook elders in het land denken besturen na over hun rolneming bij gemeenschappelijke regelingen. Daarbij gaat het niet alleen om beperking van het risico dat de deelnemers achteraf altijd opdraaien voor de eventuele negatieve (financiële) gevolgen van het door gemeenschappelijke regelingen gevoerde beleid. In het licht van de huidige staat van de overheidsfinanciën, en de taakstellingen die daaruit onvermijdelijk voortvloeien, zullen besturen ook in positieve zin in staat moeten zijn om zelf vooraf keuzes te maken over de in- en output van regionale samenwerking. De vraag over de mate waarin deelnemers, en met name ook de vertegenwoordigende organen van die deelnemers, al dan niet tussentijds, sturing kunnen geven aan gemeenschappelijke regelingen is niet alleen een vraag die in Zuid-Holland Zuid leeft. Het is ook niet een vraag die van recente datum is. Het vraagstuk van wat in het verleden (het ontbreken van) de 'democratische legitimatie' heette is zo oud als de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) zelf. T:\ Samenwerking \ STKBESTUUR \Auditcommissie OZHZ \Bestuursnotitie 'Inzicht en informatie bij de Gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst ZHZ AB OZHZ 28 maart 2013 vs02.doc

12 De systematiek van controle en verantwoording waarin de wetgever in de Wgr heeft voorzien is in theorie goed en sluitend. Daar staat echter tegenover dat veel gemeenschappelijke regelingen ingewikkelde bedrijven zijn geworden, waarin het voor de vertegenwoordigende organen van de deelnemers niet meer volstaat om de vertegenwoordiger in het algemeen bestuur met een eenvoudig mandaat op pad te sturen en slechts jaarlijks het recht van zienswijzen te hebben op de begroting van een gemeenschappelijke regeling. Anderzijds heeft destijds ook de bestuurlijke werkgroep in de evaluatie bij de voormalige Regio Zuid-Holland Zuid benadrukt dat een gemeenschappelijke regeling nu eenmaal zijn eigen algemeen en dagelijks bestuur kent. Het recente verleden heeft immers aangetoond dat een ingewikkelde bestuursstructuur, waarin collegeleden en raadsleden naast elkaar een min of meer vrijblijvende mede-sturende of adviserende rol hebben, evenmin een garantie is voor een gezonde bedrijfsvoering en sturing op resultaat. In de tekst van de gemeenschappelijke regeling van OZHZ zijn de verantwoordelijkheden daar gelegd waar ze volgens het systeem van de wet horen, namelijk bij het algemeen en dagelijks bestuur. De colleges en hun vertegenwoordigende organen moeten dan in staat worden gesteld om ook hun wettelijke taak optimaal te kunnen uitvoeren. Hun positie moet worden versterkt door frequente, volledige en tijdige informatievoorziening, zodat zij tijdig hun eigen keuzes kunnen maken en waar mogelijk hun afgevaardigde in het algemeen bestuur kunnen instrueren. 3. Vroegtijdig inzicht in voorlopige jaarstukken en ontwikkelingen Zoals gezegd is dat niet alleen iets wat speelt in Zuid-Holland Zuid. Ook de wetgever heeft inmiddels ingezien dat de Wgr op dit punt kan worden verbeterd. De deelnemers hebben aangegeven dat zij op een vroeger moment, namelijk al voor 1 april, over inzicht in de voorlopige jaarstukken en algemene financiele en beleidsmatige kaders willen beschikken. De vertegenwoordigende organen van de deelnemers kunnen dan eerder op de jaarstukken reageren, zodat bovendien een betere afstemming plaatsvindt op de voorbereiding van de jaarstukken van de deelnemende provincie of gemeente zelf. Een bepaling van die strekking wordt binnen afzienbare tijd in de Wgr opgenomen. Vooruitlopend daarop stelt OZHZ aan het eind van het lopende jaar de indexering vast van de begroting waarin een doorkijk naar komende ontwikkelingen kan worden gegeven. Ook zal erop worden aangestuurd dat de colleges de inhoudelijke jaarprogramma's nog eerder in het jaar kunnen gaan vaststellen alsmede dat de inhoudelijke jaarrapportage eerder beschikbaar komt. Naast deze bestaande producten zullen geen nieuwe of andere producten worden opgesteld door OZHZ. 4. Zienswijzen op de begroting Een andere wijziging van de Wgr betreft de verlenging van de termijn waarbinnen de vertegenwoordigende organen van de deelnemers hun zienswijzen kunnen geven op de ontwerpbegroting. Nu nog dient de ontwerpbegroting zes weken voorafgaand aan de vaststelling door het algemeen bestuur aan de raden te worden toegezonden. Dat wordt een termijn van acht weken. Het blijft natuurlijk de vraag of deze termijn voldoende is om tot de gewenste afstemming binnen de deelnemer, en wellicht ook tussen deelnemers, te komen. Daarvoor is deze termijn 2

13 alleen natuurlijk niet voldoende, maar in samenhang met andere instrumenten kan het zeker als verbetering worden aangemerkt. Belangrijker is echter dat termijnen ook daadwerkelijk moeten worden gehaald om effectief en rechtmatig te kunnen besluiten. Los van het bovenstaande heeft de provincie Zuid-Holland aangegeven de ontwerpbegroting van OZHZ voor 2 april van enig jaar te willen ontvangen. Deze datum houdt OZHZ dan ook aan als deadline. Deze acht weken termijn voor het indienen van zienswijzen geldt overigens ook voor andere besluiten van het algemeen bestuur, die leiden tot een verhoging van de bijdrage van de deelnemers. Acht weken voorafgaand aan de betreffende vergadering van het algemeen bestuur zullen de raden daarover moeten worden geconsulteerd. 5. Planning en Control cyclus Als 'interne' maatregel tot verbetering van de informatievoorziening aan de gemeentebesturen moet de reguliere planning en control cyclus goed worden nageleefd. Al in de evaluatie bij de voormalige Regio Zuid-Holland Zuid stelde de bestuurlijke werkgroep daarover: "Wij denken dat wij met een verbeterde en tijdige informatievoorziening, alsmede met een duidelijke producten- en kostenstructuur al een heel eind op weg zijn om het vertrouwen van de raden te herwinnen". De planning en control cyclus wordt deels beschreven in de Financiële verordening en de Controleverordening van OZHZ. Beide regelingen zijn naar aanleiding van de toetreding van de gemeenten tot de gemeenschappelijke regeling in 2012 up-to-date gemaakt. De reguliere planning en control cyclus van OZHZ bestaat uit: - tweemaal per jaar een bestuursrapportage over de realisatie van de begroting aan het algemeen bestuur; - tweemaal per jaar een rapportage aan de deelnemers over de gerealiseerde diensten met daarbij een prognose van de nog te realiseren diensten en effecten daarvan op de uitputting van de budgetten; - een maandelijkse financiële rapportage aan de deelnemers; - de jaarrekening (geen zienswijzen van de vertegenwoordigende organen van de deelnemers); - de begroting (met zienswijzen door de vertegenwoordigende organen van de deelnemers); Vanzelfsprekend is ook hierbij de tijdigheid van de informatie van cruciaal belang. Naast bovenstaande producten levert OZHZ zijn opdrachtgevers ook drie keer per jaar een inhoudelijke voortgangsrapportage over de uitvoering van het jaarprogramma en biedt het rapport over de interimcontrole van de accountant de eigenaren van OZHZ belangrijke informatie. 3

14 6. 'Meekijken' vanuit de deelnemers In het algemeen bestuur van 5 december 2012 zijn de afspraken bekrachtigd over de ambtelijke voorbereidingsstructuur bij de bestuursvergaderingen van OZHZ. Samengevat komen deze afspraken er op neer dat er bij OZHZ drie besluitlijnen zijn te onderkennen: 1. een inhoudelijke lijn; 2. een strategische beheerslijn, en 3. een operationele beheerslijn. Ten behoeve van de inhoudelijke lijn is de Adviesgroep opdrachtgevers OZHZ operationeel, met als taak de directie van OZHZ te adviseren over voorstellen inzake collectieve inhoudeljke onderwerpen (zoals het handhavingsbeleid, uniformering van werkwijzen, regionale programma's, regionaal uitvoeringsniveau) die aan het algemeen bestuur worden voorgelegd. In het verlengde hiervan adviseren de leden van de adviesgroep hun eigen bestuurder ter voorbereiding van het algemeen bestuur. Ten behoeve van de strategische beheerslijn is de Adviesgroep eigenaren OZHZ operationeel, met als taak de directie van OZHZ te adviseren over onderwerpen van strategisch beheer (zoals de begroting, de jaarstukken en het meerjarig beheersplan). In het verlengde hiervan adviseren de leden van de adviesgroep de bestuurder in het dagelijks bestuur, afkomstig uit hun subregio, Dordrecht of de provincie ter voorbereiding van het dagelijks bestuur. De operationele beheerslijn behelst onderwerpen van organisatorische en personele aard, of besluiten waarin is voorzien in de begroting, beheersplan of verordening van het algemeen bestuur. De verantwoordelijkheid hiervoor ligt bij de directie van OZHZ. Gelet op het takenpakket van OZHZ kan de bovenstaande werkwijze worden beschouwd als een nadere, goed passende, uitwerking van het 'adoptiemoder zoals dat bij de Gemeenschappelijke regeling Publieke Gezondheid en Jeugd ZHZ thans wordt geïmplementeerd. 7. Auditcommissie In de evaluatie en de zienswijzen van de colleges en gemeenteraden op de nieuwe Gemeenschappelijke regeling Publieke Gezondheid en Jeugd ZHZ werd sterk aangedrongen op het instellen van een onafhankelijke auditcommissie. Ook voor OZHZ is thans een artikel opgenomen in de gemeenschappelijke regeling die hieraan invulling geeft. De uitwerking van de samenstelling en taken en bevoegdheden van de commissie gebeurt in een afzonderlijke verordening. De auditcommissie moet fungeren als de ogen en oren van zowel het algemeen bestuur, de colleges als de gemeenteraden. De commissie houdt toezicht op de financiële kaders en bedrijfsvoering van de gemeenschappelijke regeling en adviseert daarover aan het algemeen bestuur. Daarnaast is de commissie ook aanspreekpunt voor de accountant, waarmee de commissie ook periodiek overlegt. 4

15 8. Evaluatie verbonden partijen De vertegenwoordigende organen van de deelnemers hebben bij de gemeenschappelijke regeling een hoofdrol, al voelt dat voor veel deelnemers wellicht anders. Provinciale Staten respectievelijk de gemeenteraad stellen in een `Nota verbonden partijen' de kaders vast waaronder de provincie of de gemeente bestuurlijke en financiële belangen neemt in andere rechtspersonen. Provinciale Staten of de raad geven de criteria aan voor sturing en voor het signaleren en beperken van de risico's. Zij bepalen ook de relevantie van (de doelstelling) van de verbonden partij, ondanks dat de beslissing tot deelname en de wijze van aansturing in het duale stelsel tot de bevoegdheid van het college behoren. Hoewel de colleges dus het eerste aanspreekpunt zijn, en zij op hun beurt verantwoordelijk zijn en blijven voor het volledig informeren van hun vertegenwoordigende organen, acht het algemeen bestuur van OZHZ het wenselijk dat de vertegenwoordigende organen ten minste eenmaal per 2 jaar door OZHZ worden geïnformeerd over de beleidsmatige ontwikkelingen in het werkveld en worden geconsulteerd over de eventueel daaruit voortvloeiende consequenties in de taakuitvoering van OZHZ. Desgewenst kan een lid van het dagelijks bestuur of de secretaris een bezoek brengen aan het vertegenwoordigend orgaan. 9. Tenslotte De voorliggende bestuursnotitie geeft een overzicht van de afspraken die zijn gemaakt met de colleges en hun vertegenwoordigende organen. Het geeft een overzicht van alle maatregelen die zijn genomen om grip te houden en sturing te kunnen geven. Het bevat op zichzelf geen nieuwe 'regels', maar is een weergave van het te voeren beleid. Het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling mag (en moet) daarop worden aangesproken. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van het algemeen bestuur van de Gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid van 5 juli De directeur, De voorzitter, 5

16 Addendum bij de Gemeenschappelijke regeling Publieke Gezondheid & Jeugd Inleiding In jul i 2012 werd de Gem eenschappelijke regeling Publieke Gezondheid & Jeugd Zuid- Holland Zuid door de deelnemende gemeenten vastgesteld. Aan de totstandkoming van deze gemeenschappelijke regeling is een belangrijk evaluatietraject vooraf gegaan. Naar aanleiding van de bevindingen van een bestuurlijke werkgroep hebben de colleges en gemeenteraden hun zienswijze op de regionale samenwerking gegeven. Niet alleen hebben de deelnemende gem eenten in de evaluatie hun behoefte aan regionale samenwerking opnieuw gedefinieerd, maar vooral ook hebben gemeenten uitgesproken dat zij zelf zoveel mogelijk direct sturing willen geven aan die samenwerking. Colleges en gemeenteraden hebben aangegeven dat zij voor meer directe sturing behoefte hebben aan actuele actueel inzicht en actuele informatie. Met de colleges, maar met name ook bij de opheffing van het Raadsledenplatform van de Regio Zuid-Holland Zuid, is afgesproken dat een aantal uitgangspunten hierover zouden worden opgenomen in een 'addendum' bij de gemeenschappelijke regeling. Het gaat om zaken die op zichzelf grotendeels in wetgeving en verordeningen is t e vinden, maar waarvan het goed is om ze in een stuk nogmaals concreet uit te spreken. In die zin geeft dit addendum het beleid van ons bestuur weer. Controle en verantwoording Er is voldoende aanleiding voor gemeentebesturen om een directere rol bij het besturen van de gemeenschappelijke regeling te claimen. Niet alleen de recente ontwikkelingen bij de Regio Zuid-Holland Zuid is daarvoor een reden. Ook elders in het land denken gemeentebesturen na over hun rolneming bij gemeenschappelijke regelingen. Daarbij gaat het niet alleen om beperking van het risico dat gem eenten achteraf altijd opdraaien voor de eventuele negatieve [financiële] gevolgen van het door gemeenschappelijke regelingen gevoerde beleid. In het licht van de huidige staat van de overheidsfinanciën, en de taakstellingen die daaruit onverm ijdelijk voortvloeien, zullen gemeentebesturen ook in positieve zin in staat moeten zijn om zelf vooraf keuzes te maken over de in- en output van regionale samenwerking. De vraag over de mate waarin gemeentebesturen en met name ook gemeenteraden, al dan niet tussentijds, sturing kunnen geven aan gemeenschappelijke regelingen is niet alleen een vraag die in Zuid-Holland Zuid leeft. Het is ook niet een vraag die van recente datum is. Het vraagstuk van wat in het verleden [het ontbreken van] de 'dem ocratische legitimatie' heette is zo oud als de Wet gemeenschappelijke regelingen [Wgr] zelf. De systematiek van controle en verantwoording waarin de wet gever in de W gr heeft voorzien is in theorie goed en sluitend. Daar staat echter tegenover dat veel gemeenschappelijke regelingen ingewikkelde bedrijven zijn geworden, waarin het voor de gemeenteraad niet meer volstaat om de gemeentelijke vertegenwoordiger in het algemeen bestuur met een eenvoudig mandaat op pad te sturen en slechts jaarlijks het recht van zienswijzen te hebben op de begroting van een gemeenschappelijke regeling. Anderzijds heeft destijds ook de bestuurlijke werkgroep in de evaluatie benadrukt dat een gemeenschappelijke regeling nu eenmaal zijn eigen algem een- en dagelijks bestuur kent. Het recente verleden heeft im mers aangetoond dat een ingewikkelde bestuursstructuur, waarin vele collegeleden en raadsleden naast elkaar een min of meer vrijblijvende mede-sturende of adviserende rol hebben, evenmin een garantie is voor een gezonde bedrijfsvoering en sturing op resultaat.

17 In de tekst van de nieuwe gem eenschappelijke regeling zijn de verantwoordelijkheden daar gelegd waar ze volgens het systeem van de wet horen, namelijk bij het algemeen en dagelijks bestuur. De colleges en gemeenteraden moeten dan in staat worden gesteld om ook hun wettelijke taak optim aal te kunnen uitvoeren. Hun positie m oet worden versterkt door frequente, volledige en tijdige informatievoorziening, zodat zij tijdig hun eigen keuzes kunnen maken en waar mogelijk hun afgevaardigde in het algemeen bestuur kunnen instrueren. Gebleken is dat het j uist aan deze informatievoorziening heeft ontbroken. Voorjaarsnota' voor 1 april Zoals gezegd is dat niet alleen iets wat speelt in Zuid-Holland Zuid. Ook de wetgever heeft inmiddels ingezien dat de Wgr op dit punt kan worden verbeterd. Veel gemeenteraden hebben aangegeven dat zij op een vroeger m oment, nam elijk al voor 1 april, over inzicht in de voorlopige jaarstukken willen beschikken. De raden kunnen dan eerder op de jaarstukken reageren, zodat bovendien een betere afstemming plaatsvindt op de voorbereiding van de jaarstukken van de deelnemende gemeente zelf. Een bepaling van die strekking wordt binnen afzienbare tijd in de Wgr opgenomen. Vooruitlopend daarop is voor onze gemeenschappelijke regeling besloten dat jaarlijks voor 1 april een 'Voorjaarsnota' aan de gem eenteraden wordt gepresenteerd m et de voorlopige jaarrekening en de algemene financiële en beleidsmatige kaders voor het volgende jaar. In de Voorjaarsnota zijn naast het [financieel] m eerjarenperspectief ook de inhoudelijke ontwikkelingen opgenomen. Daarnaast bevat het de ontwikkelingen op het gebied van de bedrijfsvoering, indexeringen en algemene effecten voor de financiering van de gem eenschappelijke regeling en de gemeentelijke inwonerbijdragen in het bijzonder. Zienswijzen op de begroting Een andere wijziging van de Wgr betreft de verlenging van de termijn waarbinnen de gemeenteraden hun zienswijzen kunnen geven op de ontwerpbegroting. Nu nog dient de ontwerpbegroting zes weken voorafgaand aan de vaststelling door het algemeen bestuur aan de raden te worden toegezonden. Dat wordt een termijn van acht weken. Het blijft natuurlijk de vraag of deze termijn voldoende is om tot de gewenste afstemming binnen de gemeente, en wellicht ook tussen de gemeenten, te komen. Daarvoor is deze termijn alleen natuurlijk niet voldoende, m aar in samenhang met andere instrum enten kan het zeker als verbetering worden aangemerkt. Belangrijker is echter dat termijnen ook daadwerkelijk moeten worden gehaald om effectief en rechtmatig te kunnen besluiten. Deze acht weken term ijn voor het indienen van zienswijzen geldt overigens ook voor andere besluiten van het algemeen bestuur, die leiden tot een verhoging van de inwonerbijdrage. Acht weken voorafgaand aan de betreffende vergadering van het algemeen bestuur zullen de raden daarover moeten worden geconsulteerd. Planning en Control cyclus Als 'interne' maatregel tot verbetering van de informatievoorziening aan de gemeentebesturen moet de reguliere planning en control cyclus beter worden nageleefd. Al in de evaluatie stelde de bestuurlijke werkgroep daarover: "Wij denken dat wij met een verbeterde en tijdige informatievoorziening, alsmede met een duidelijke producten- en kostenstructuur al een heel eind op weg zijn om het vertrouwen van de raden te herwinnen". De planning en control cyclus wordt deels beschreven in de Financiële verordening en de Controle verordening. Beide regelingen zullen worden geactualiseerd en worden toegespitst op de nieuwe taken en organisatie van de gemeenschappelijke regeling.

18 De reguliere planning en control cyclus bestaat uit: tweemaal een bestuursrapportage [op inhoud en op bedrijfsvoering] aan het algemeen bestuur en de colleges; de jaarrekening [geen zienswijzen van de gemeenteraden]; de begroting [ met zienswijzen door de gemeenteraden]; actieve informatieplicht [in de vorm van informatiebrieven] van het algemeen bestuur aan de colleges, en door de colleges [waaronder de leden van het algemeen bestuur] aan de gemeenteraden. Vanzelfsprekend is ook hierbij de tijdigheid van de informatie van cruciaal belang 'Meekijken' vanuit de gemeenten Momenteel wordt op de planning en controlcyclus en de voorbereiding van bestuursvergaderingen 'meegekeken' door een kernteam van gemeentelijke adviseurs en controllers. Het kernteam geeft nuttige adviezen en koppelt waar nodig ook terug op de eigen bestuurders. Het kernteam is nog niet geïnstitutionaliseerd of geformaliseerd, omdat de juiste vorm en taakopdracht daarvoor nog niet is gevonden. Auditcommissie In de evaluatie en de zienswijzen van de colleges en gemeenteraden op de nieuwe gemeenschappelijke regeling werd zeer sterk aangedrongen op het instellen van een onafhankelijke Auditcommissie. Deze commissie werd daarom expliciet in de tekst van de gemeenschappelijke regeling opgenomen. De uitwerking van de samenstelling en taken en bevoegdheden van de commissie gebeurt in een afzonderlijke verordening op de Auditcommissie. De auditcom missie moet fungeren als de ogen en oren van zowel het algemeen bestuur, de colleges als de gemeenteraden. De commissie houdt toezicht op de financiële kaders en bedrijfsvoering van de gemeenschappelijke regeling en is ook aanspreekpunt voor de accountant, waarmee de commissie ook periodiek overlegt. Evaluatie verbonden partijen De gemeenteraad heeft bij de gemeenschappelijke regeling een hoofdrol, al voelt dat voor veel raden wellicht anders. De gemeenteraad stelt in een 'Nota verbonden partijen' de kaders vast waaronder de gemeente bestuurlijke en financiële belangen neemt in andere rechtspersonen. De raad geeft de criteria aan voor sturing en voor het signaleren en beperken van de risico's. De raad bepaalt ook de relevantie van [de doelstelling] van de verbonden partij, ondanks dat de beslissing tot deelname en de wijze van aansturing in het duale stelsel tot de bevoegdheid van het college behoren. Hoewel de colleges dus het eerste aanspreekpunt zijn, en zij op hun beurt verantwoordelijk zijn en blijven voor het volledig informeren van de gemeenteraden, achten wij het wenselijk dat de gemeenteraden zich tweejaarlijks kunnen uitspreken in een evaluatie van de gemeenschappelijke regeling. Daarnaast is het wenselijk dat een lid van het dagelijks bestuur of de secretaris jaarlijks een bezoek brengt aan de gemeenteraad. Tenslotte Dit 'addendum' geeft een overzicht van de afspraken die zijn gemaakt met de colleges en gem eenteraden bij het aangaan van de nieuwe gem eenschappelijke regeling. Het geeft een overzicht van alle maatregelen die zijn genomen om grip te houden en sturing te kunnen geven. Het bevat op zichzelf geen nieuwe 'regels', maar is een weergave van het te voeren beleid. Het bestuur van de gemeenschappelijke regeling mag [en moet] daarop worden aangesproken.

19 Vastgesteld in de vergadering van 22 november 2012 van het algemeen bestuur van de Gemeenschappelijke regeling Publieke Gezondheid &Jeugd Zuid-Holland Zuid, De secretaris, De voorzitter, drs. J.N. van de Poel drs. H.P.A. Wagemakers