G mei De Omgevingstafel

Transcriptie

1 G40 23 mei 2019

2 Programma Welkom Nieuwe vergunningverlening onder de Omgevingswet De werkwijze in Zaanstad Integraal samenwerken aan de Omgevingstafel Schuif zelf aan bij de Omgevingstafel (simulatie) Hoe ga je hiermee aan de slag in je gemeente?

3 Nieuwe vergunningverlening onder de Omgevingswet

4 Impact van de Omgevingswet Omgevingsweteisen Verduidelijking Van 26 weken naar 8 weken De doorlooptijd van een vergunningsaanvraag wordt verkort van 26 weken naar 8 weken 1 loket, 1 voorkant Bij een aanvraag voor meerdere overheden wordt de gemeente aanspreekpunt en verantwoordelijk voor de afhandeling in de keten Integraliteit Het kerninstrumentarium is integraal en bevat alle aspecten van toepassing op de fysieke leefomgeving Verplichte participatie Bij het aanvragen van een vergunning wordt participatie verplicht Gelijke informatie positie Zaakgericht werken Overheden, burgers en initiatiefnemers hebben dezelfde informatie positie wat eisen stelt aan informatie ontsluiting Zaakgericht werken wordt verplicht gesteld sneller, transparanter, inwoner centraal

5 Anders werken onder de Omgevingswet Bron: Van der Steen en Van Buuren (2017)

6 Serviceformules Omgevingswet

7 Top 9 grootste klantpijnen Serviceformules Omgevingswet 1. Ik vind het onduidelijk hoe procedures in elkaar zitten en wanneer er wat gebeurt: het is voor mij een black box. 2. Ik vind dat processen te lang duren. 3. Ik moet mij baseren op versnipperde, ongestructureerde en tegenstrijdige informatie van veel verschillende bronnen. 4. Er wordt niets gedaan met mijn input. 5. Ik heb geen duidelijk contactpersoon, iemand die mij helpt en mijn dossier goed kent. 6. Tijdens het proces moet ik van alles en nog wat onverwacht veranderen. 7. Ik begrijp de informatie niet en vind het taalgebruik te ingewikkeld. 8. Ik kom er veel te laat achter dat er iets gebeurt in mijn omgeving. 9. Er is geen echte aandacht voor mijn verhaal.

8 Serviceformules Omgevingswet 100 innovaties bedacht samen met gemeenten, provincies en Omgevingsdiensten

9 Serviceformules Omgevingswet Omgevingswet : vier serviceformules

10 Wanneer de Snelserviceformule? Het probleem 70% van de initiatieven bij gemeenten is een eenvoudige verbouwing: het gaat om bulkproducten zoals de dakkapel, de uitbouw, de schuur, kappen, etc. Het gaat om onervaren inwoners en ondernemers Voor deze initiatieven ontbreekt een simpele en snelle route. Initiatiefnemers ervaren deze dienstverlening als complex, niet-transparant en te langdurig. De oplossing: snel & simpel Het doel van de Omgevingswet is de dienstverlening sneller en eenvoudiger te maken Het betreft een eenvoudige verbouwing, die afgehandeld kan worden met geautomatiseerde toetsing, door toetsing door de initiatiefnemer zelf of met een melding of lichte vergunning. Ook vergunningvrij valt onder deze formule. Wat verandert? Binnen een kwartier heeft inwoner of ondernemer: Inzicht welke regels gelden voor het adres Antwoord of een vergunning nodig is Zo ja, de aanvraag gedaan en de vergunning of verklaring ontvangen Innovaties Snelserviceformule Omgevingswet

11 Werken aan de Snelserviceformule Ik ben snel klaar Snelle processen Ik begrijp de processen Simpele regels * Simpele interactie * = Wat de gebruiker ervaart: de Happy Flow Ik begrijp de regels Innovaties Snelserviceformule Omgevingswet

12 Wanneer de Ontwerpformule? Het probleem 20% van de initiatieven is complex. Het gaat om vestigen of uitbreiden van bedrijven en woningen, met complexe regelgeving De initiatiefnemers zijn vaak bedrijven, samen met hun adviseurs Voor deze complexe aanvragen ontbreekt een integrale en interbestuurlijke route en één loket Initiatiefnemers ervaren deze dienstverlening als versnipperd, niet transparant en te langdurig De oplossing: relevant & compleet Het doel van de Omgevingswet is de dienstverlening transparanter, eenvoudiger en sneller te maken Het betreft aanvragen, waaraan vaak meerdere professionals en expertises, veelal ook van andere organisaties, te pas moeten komen Wat verandert? De initiatiefnemer: treft een overheid die niet meer toetst maar meedenkt kan terecht bij de gemeente als één loket voor alle service, ook die van provincie, Waterschap en Rijk ontvangt binnen acht weken een Omgevingsvergunning of Ontheffing moet participeren met belanghebbenden en stakeholders

13 De werkwijze in Zaanstad Yousuf

14 Omgevingswet Focus op de initiatiefnemer Presentatie Yousuf Yousufi

15 Instrumenten Omgevingswet omgevingsvergunning omgevingsplan en omgevingsverordening Omgevingsvisie lange termijn Omgevingsprogramma 15

16 Omgevingsvergunning - Beslissen binnen 8 weken in plaats van 26 weken - Minder vergunningen door algemene regels - Meer nadruk op voortraject en link met dienstverlening Project: Samenwerking in de keten rond omgevingsvergunning 16

17 17 Deelnemers Pressure Cooker oktober 2017

18 Perspectieven 18

19 Serviceformules VNG 19

20 Uitwerking Serviceformules Zaanstad 20

21 Waar zijn we mee bezig? 21

22 De Wegwijzer 22

23 De Wegwijzer Uitbreiden van de informatie op de website: - Meer informatie over welke stappen doorlopen worden voor/tijdens/na een vergunningaanvraag - Meer inhoudelijke informatie; veelal bestaande informatie gebruiken en samenbrengen - Klanten stimuleren zelf vooronderzoek te doen Een beslisboom die mensen naar de juiste ingang leidt: - Vragen: naar pagina s waar die informatie te vinden is of contact - Initiatieven/plannen: naar BLITTS of het intakeformulier Een intakeformulier omgevingsvergunning: - Informatie over het initiatief - Welke antwoorden wil de klant van de gemeente krijgen? 23

24 De snelserviceformule 24

25 BLITTS vergunningen In 2016 gestart Nu volledig digitaal indienen, toetsen en automatisch verlenen: een dakkapel een bijgebouw een erfafscheiding een dakraam zonnepanelen asbest meldingen 25

26 Initiatieventeam en voortraject 26

27 Ingangen 27

28 1 ingang Wegwijzer Agenda overleg Initiatieventeam Vergunningadvies Vakmarkt 28

29 Vragen 29

30 Integraal samenwerken aan de Omgevingstafel

31 De vijf principes van de Omgevingstafel De gebruiker centraal Voor de aanvraag Samen Centrale intake Integraal advies

32

33 De stappen in het Omgevingstafel proces Start Intake Verkennen en definiëren Ontwikkelen globaal ontwerp Opstellen definitief ontwerp Indienen aanvraag Één ingang Intaketafel Gesprek Initiatiefnemer Aanvraag Omgevingstafel

34 Diverse ingangen blijven, maar één registratie Eén ingang Een gemeente heeft diverse ingangen: Vergunningen Handhaving KCC Planjurist Afdeling Ruimte Accountmanager EZ Ondernemersloket Adviseur Bedrijventerreinen Gebiedsadviseur Wijkmanager Afdelingshoofd Wethouder Ontwerper Openbare Ruimte Sociaal domein Beleidsmedewerker Diverse mailboxen

35 Verschillende routes synchroniseren Eén ingang Zaanstad

36 Fase van de klant: start / zoek contact met gemeente Eén ingang Waarom? Voorkomen dat aanvragers zonder contact een vergunning indienen Voorkomen dat we 8 weken hebben voor de afhandeling Wat wordt anders? Totaal overzicht van alle plannen en ideeën Stroomlijnen van de afhandeling Kunnen sturen op de afhandeling

37 Fase van de klant: ik geef de gemeente info over mijn plan Wegwijzer Waarom? Zorgen dat eenvoudige initiatieven de snelle route in gaan Zorgen dat de complexe initiatieven signaleren en op de intaketafel komen Wat wordt anders? Eenvoudige initiatieven worden anders afgehandeld dan complexe We krijgen meer inzicht in de initiatieven

38 Onderscheiden van type complexe initiatieven Eenmalig Iemand bouwt een eigen huis Een bedrijf vestigt zich op een bedrijventerrein Woningen Bedrijven Een projectontwikkelaar realiseert een gebouw met 80 woningen IKEA wil een nieuwe vestiging Frequent

39 Omvang Omgevingstafel is afhankelijk van het initiatief Start Intake Verkennen en definiëren Ontwikkelen globaal ontwerp Opstellen definitief ontwerp Indienen aanvraag Omgevingstafel Één ingang Intaketafel Gesprek Initiatiefnemer Aanvraag

40 Fase van de klant: vindt de gemeente mijn plan wenselijk? Intaketafel Waarom? Zorgt dat de initiatiefnemer vroeg weet of een plan wenselijk is Alleen een plan in behandeling nemen als het zinvol is Wat wordt anders? Nieuw intaketeam Alles komt op de intaketafel Mandaat bij intaketeam Initiatief kan stranden Vooraf proces helder met initiatiefnemer

41 Fase van de klant: ik ontvang informatie over regels en procedure Contact Initiatiefnemer Gesprek Initiatiefnemer Waarom? De initiatiefnemer krijgt alle informatie Het gesprek aan de Omgevingstafel gaat niet over de procedure Gelijke informatie bij alle deelnemers Wat wordt anders? Bezoek op locatie Alle informatie helder voor de initiatiefnemer (en diens adviseur) Vooraf proces helder voor initiatiefnemer Route & timing is vooraf helder

42 Fase van de klant: hoe maken we samen mijn plan mogelijk? Omgevingstafel Waarom? Integraal Interbestuurlijk Gelijktijdig advies Ja, mits Participatie Dialoog Tijd Wat wordt anders? Vaste momenten Omgevingsteam Mondeling reageren i.p.v. schriftelijk Beslisser Interactie met initiatiefnemer Goede aanvraag

43 Fase van de klant: ik dien mijn definitieve aanvraag Aanvraag Waarom? In 8 weken beslissen is te snel Voor de aanvraag zoveel mogelijk gedaan hebben Indienen voorgebakken broodje Wat wordt anders? Afhandelen wordt stempelen in plaats van toetsen De aanvraag is niet meer het startsignaal om aan de slag te gaan Goede aanvraag Heel snel klaar

44 Een vergelijkbare proces als een aanvraag direct wordt ingediend zonder contact met gemeente Ingediende aanvraag Intake Verkennen en definiëren Ontwikkelen globaal ontwerp Opstellen definitief ontwerp Besluit Omgevingstafel Één ingang Intaketafel Gesprek Initiatiefnemer Besluit

45

46 Heeft u nog vragen over de Omgevingstafel?

47 G40 23 mei 2019

48 Schuif zelf aan bij de Omgevingstafel

49 Waarom doen we de simulatie? Op een andere manier nadenken over dezelfde vraag: wat betekent werken met de Omgevingstafel? Beschouw de simulatie als een licht experiment om van te leren We willen graag van jullie horen of en hoe het zo gaat werken Wat kunnen we nog verbeteren? We hebben de setting bewust klein gehouden, dus weinig spelers aan tafel en weinig om te bespreken We werken in twee rondes. De eerste ronde is behoudend en in de tweede ronde is er ruimte om dingen uit te proberen.

50 Doelen van de simulatie We oefenen, experimenteren, en gaan de eerste ervaring opdoen met: samen tegelijkertijd met adviseurs (collega s), met initiatiefnemer en belanghebbende aan tafel het integraal kijken naar een vraag van een initiatiefnemer een dialoog met de initiatiefnemer en belanghebbende een nieuwe manier van interactie met de initiatiefnemer en belanghebbende: samen op zoek naar een oplossing. Ja, mits. Hoe ga je van toetsen naar adviseren? nieuwe rollen: beslisser, gespreksleider

51 De case aan de Omgevingstafel: bedrijfspand 51

52 Wat zijn de onderdelen in de simulatie? Start Intake Verkennen en definiëren Ontwikkelen globaal ontwerp Opstellen definitief ontwerp Indienen aanvraag Simulatie Omgevingstafel Één ingang Intaketafel Gesprek Initiatiefnemer Aanvraag

53 Overzicht rollen in de eerste ronde Bestaande rollen Bestemmingsplantoetser Accountmanager Economische Zaken Casemanager Observatoren Observator Initiatiefnemer Observator Adviseurs Observator Competenties In de werkelijkheid zijn er meer mensen betrokken

54 Overzicht rollen in de tweede ronde Nieuwe rollen Initiatiefnemer Architect Belanghebbende Gespreksleider Beslisser Initiatiefmanager Bestaande rollen Bestemmingsplantoetser Accountmanager Economische Zaken Observatoren Observator Initiatiefnemer Observator Adviseurs Observator Competenties In de werkelijkheid zijn er meer mensen betrokken

55 Hoe ga je nu aan de slag in je eigen gemeente?

56 Stap 1: ga met elkaar de dialoog aan

57 Stap 2: probeer het uit met een simulatie

58 Stap 3: ga aan de slag met een plan van aanpak WAT VERANDERT ER OP ALLE KANALEN EN IN DE SCHRIFTELIJKE UITINGEN? HOE RICHTEN WE DE INTAKETAFEL EN DE OMGEVINGSTAFEL IN? HOE WERKEN WE MET JA, MITS? WELKE NIEUWE ROLLEN? WIE KRIJGT EEN NIEUWE ROL? HOE GAAN WE OPLEIDEN? WAT IS HET VERSCHIL MET DE HUIDIGE PROCESSEN? HOE GAAN WE VAN OUDE NAAR NIEUWE PROCESSEN? WELKE INITIATIEVEN HOREN BIJ DE ONTWERPFORMULE? WELKE DOORLOOPTIJD? WELKE KWALITEIT? WELKE PRIJS GAAN WE REKENEN VOOR DE OMGEVINGSTAFEL? WAT BETEKENT HET VOOR DE LEGES? GAAN WE FORMATIE VERSCHUIVEN? GAAN WE ZAAKGERICHT WERKEN? HOE RICHTEN WE DE KETENSAMENWERKING DIGITAAL IN? WAT IS DE ROL VAN BESTUUR EN DIRECTIE?