Algemene ledenvergadering Tennisvereniging De Balledonk 30 januari 2018

Transcriptie

1 Aanwezig: Algemene ledenvergadering Tennisvereniging De Balledonk 30 januari 2018 Wim Dortmans Hans Rolink Margo van Dijk Jan Habraken Ronald Verhallen Cyril Haeve Suzanne van Lankvelt Mirjam van Grinsven Marga Goossens Antoinette Vos Patrick van de Rijt Willemien de Vreeze Mari van de Sangen Dennis van der Meijden Riky Habraken Annelies van Loon Peter van Mierlo Ria van Mierlo Manon Bax Mirjam van Zutphen René Steenbakkers Maarten Ketelaars Ilze Tiebosch Han Goossens Hans Vos Tino van Gaal Marijke Langenhuijsen Marco Sep Ben van der Bruggen Diverse leden hebben zich afgemeld. Notulist: Margo van Dijk Agendapunten: 01. Opening door de voorzitter. 02. Verslag van de algemene ledenvergadering van 30 januari Mededelingen en ingekomen stukken, jaarverslag. 04. Jaarverslag van de penningmeester. De jaarrekening wordt tijdens de vergadering aan de aanwezige leden uitgereikt. 05. Verslag van de kascontrole commissie. 06. Benoeming nieuwe kascontrole commissie. Pauze 07. Bestuursbeleid 2018; het beleidsplan wordt geplaatst op de site. 08. Verenigingsbegroting voor het jaar De begroting wordt tijdens de vergadering aan de aanwezige leden uitgereikt. 09. Bestuursverkiezing De taken van het secretariaat en de ledenadministratie zijn gescheiden en Mirjam van Grinsven is toegetreden tot het bestuur. Margo van Dijk en Suzanne van Lankvelt treden af en stellen zich herkiesbaar. Hans Rolink treedt af en stelt zich niet herkiesbaar. De leden kunnen kandidaten aanmelden. Zij moeten ondersteund worden door tenminste 5 stemgerechtigde leden. Belangstellenden kunnen zich melden bij de voorzitter. 10. Rondvraag 11. Sluiting 1. Opening door de voorzitter De voorzitter Wim Dortmans opent de vergadering en heet iedereen van harte welkom. Penningmeester Cyril Haeve is helaas ziek. We hebben besloten de cijfers niet te laten zien, omdat we niet voldoende kennis in huis hebben om mogelijke vragen te beantwoorden. We willen zo snel mogelijk via de mail 1

2 een uitnodiging sturen om een bijeenkomst te organiseren voor de leden die geïnteresseerd zijn in de financiën. De voorzitter wenst iedereen een prettige vergadering toe. De voorzitter kijkt kort terug op enkele gebeurtenissen en activiteiten die het afgelopen jaar plaats gevonden hebben: 2. Mededelingen en ingekomen stukken Theo Vos, het oudste lid van onze club, is gevallen en heeft een blessure aan zijn schouder. Hij heeft zijn abonnement helaas op moeten zeggen. Tegelijkertijd hebben we ook hele jonge kinderen van 4 jaar die bij de club gekomen zijn. Er is een aantal vacatures bij verschillende commissies: Jeugdcommissie Technische commissie Er zijn vooraf geen vragen bij het bestuur binnen gekomen. Ook zijn er geen andere ingekomen stukken ingediend. 3. Verslag van de algemene ledenvergadering van 30 januari De notulen van 2017 zijn op de website gepubliceerd. N.a.v. de notulen: Vraag Peter van Mierlo: oude bankrekeningen zouden opgeheven worden. Dit is gebeurd; inmiddels zijn twee oude rekeningen opgezegd. De notulen zijn goed gekeurd. Algemeen jaarverslag van 2017: Ook dit ingekomen stuk is op de website geplaatst. Het verslag wordt per pagina doorgenomen. Er is weer een terugloop van leden van leden. We gaan hier in ons beleid aandacht aan besteden. In het jaarverslag worden de activiteiten per commissie uiteengezet. Het bestuur heeft er vorig jaar voor gekozen om geen algemene commissie-avond te organiseren maar aan te schuiven bij overleggen van de verschillende commissies. Het is niet gelukt om alle commissies te bezoeken. Dat gaat het bestuur zo snel mogelijk oppakken. We hebben het idee, dat er op deze manier meer uitwisseling mogelijk is. Er zijn geen opmerkingen of vragen. Het verslag wordt door de algemene ledenvergadering goedgekeurd. Met dank aan de notulist. 4. Jaarverslag van de penningmeester Cyril Haeve is ziek; dit onderdeel komt op een ander moment terug. 5. Verslag van de kascontrole commissie De kascontrole is uitgevoerd door Marco Sep en Daniëlle Kerkhof. Marco Sep is aanwezig en doet verslag. De kascontrolecommissie heeft de jaarrekening gecontroleerd en is van oordeel dat de balans- en resultatenrekening juist en volledig zijn. Alle informatie was aanwezig. Er zijn steekproeven gedaan en de banken zijn gecontroleerd. Paar kleine opmerkingen: in 2015 waren er nog 15 rekeningen, 7 zijn inmiddels opgeheven, nu zijn er nog 8 rekeningen; kunnen we die eventueel terugbrengen tot 1 bankrekening? Dan moeten alle commissies toegang hebben tot de betreffende rekening. Dit wordt in het bestuur besproken. Multivers is lang geleden gebouwd en niet echt een overzichtelijk programma. Marco heeft aangegeven, dat het beter zou zijn een nieuwe indeling te maken van de grootboeken. Het resultaat van 2017 is bekeken. De vereniging lijdt Ieder jaar een klein verlies. Als het ledenaantal blijft dalen zoals het nu doet, en ook de inkomsten van de kantine dalen, moeten we in de gaten houden hoe dit zich ontwikkelt en hoe het scenario er uit zou kunnen zien. De commissie stelt de vergadering voor het bestuur te dechargeren. De algemene ledenvergadering gaat akkoord en verleent decharge aan het bestuur. 2

3 Verder waren er geen vragen of opmerkingen. De voorzitter bedankt de kascontrolecommissie. 6. Benoeming nieuwe kascontrole commissie Marco Sep verlaat de kascontrolecommissie. Daniëlle Kerkhof zal deze taak volgend jaar op zich nemen. We zoeken nog een tweede lid. Maarten Ketelaars gaat de commissie versterken. 7. Bestuursbeleid 2018 Het algemene beleidsplan komt op de website. Wim beperkt zich nu tot de speerpunten van het komende jaar. De nieuwe trainer was vorig jaar een enorme uitdaging. Ben van der Bruggen heeft het aantal trainende leden doen stijgen. Hij wil als clubtrainer graag betrokken worden bij het beleid van het komende jaar. Werving en behoud van leden: dit is weer een belangrijk speerpunt. We hebben een aantal nieuwe abonnementen aan kunnen bieden. Het Zomerabonnement heeft er voor gezorgd, dat er groot aantal nieuwe leden bij de TV kwam. De commissie voor nieuwe leden is uitgebreid tot 4 personen; ze zijn gemakkelijk te bereiken voor nieuwe leden, zij voorzien hen van allerlei informatie. Om de leden betrokken te houden bij de vereniging, zouden ze actief of ondersteunend binnen de commissies moeten zijn. Dat maakt dat leden langer lid blijven van de TV. Openstellen van het terrein voor de gemeenschap. Ander punt is het opknappen en onderhoud van het terrein en de accommodatie. Vorig jaar stonden er te veel activiteiten op het programma. Sommigen komen dit jaar weer op de agenda. De TD heeft de hagen flink gesnoeid, waardoor het park zichtbaarder wordt. De bouw van een nieuw materialenhok gaan we nog ontwikkelen. Ook moeten hierin de paden en terrassen meegenomen worden. Stichting ziet mogelijkheden dit te financieren. We gaan een meerjarenplan voor het hele park ontwikkelen. Communicatie. Dit is een belangrijk aspect binnen de vereniging. We hebben diverse middelen: denk hierbij aan de website en de EES. De website is enkele jaren geleden vernieuwd, maar de informatie actueel houden is een aandachtspunt. Hoe kunnen we een aantal zaken verbeteren, daar gaan we samen met Marco, Carlijn en Renko naar kijken. Vraag Marga Goossens: we moeten ook onze Facebook pagina s goed onderhouden. Anne Katrien Wijffels, Marga Goossens, Ilze Dortmans gaan dit voor hun rekening nemen. Jeugdbeleid: hier komt Suzanne op terug. We hebben hierin veel geïnvesteerd. We hebben een financiële boost gegeven aan de jeugd en er veel energie in gestoken. Dankzij de Sponsorcommissie zijn er nieuwe bijdragen binnen gekomen. 8. Jeugdbeleid Vorig jaar hebben we al enkele acties uitgezet en dit jaar hebben we de verandering van abonnementen doorgevoerd. Hier hebben we met diverse mensen keihard aan gewerkt. De nieuwe abonnementen zijn per 1 januari ingegaan. We hebben een speciale aanbieding, maar dit heeft nog geen nieuwe leden aangetrokken. Dit moet in 2018 gebeuren. Jeugdtoernooicommissie, dit is een nieuwe commissie die ontstaan is vanuit het Padddenstoelentoernooi. De Jeugdcommissie loopt leeg. Samen met de trainer, de JCT, Jeugdcommissie gaan we het beleid inhoud geven. We zijn van plan alle ouders te gaan betrekken bij activiteiten. Werving; we moeten nu de nieuwe aanbieding in de markt gaan zetten. Sjors Sportief, schooltennis, vriendjes/vriendinnetjes; dit zijn allemaal initiatieven om nieuwe leden te werven. Behoud: ieder lid dat erbij komt gaat automatisch trainen en competitie spelen. Kinderen die wedstrijden tennissen blijven langer lid van de club. De trainer gaat ook een belangrijke rol spelen in het geheel. Website: we hebben geprobeerd deze actueel te houden, maar dat is niet overal gelukt. Volgend jaar gaan we hier opnieuw aandacht aan besteden. Jeugdselectie wordt een aandachtspunt voor Opmerking Ria van Mierlo: de jeugd gaat iedereen aan. De flyer heeft niets opgeleverd en dat is heel jammer. Er is geen tijd bij de kinderen of ouders om te luisteren naar het verhaal van Ria, dus het moet anders. 3

4 Jeugd toernooi Commisse; we zijn er heel trots op, dat dit gelukt is. Joyce van der Pas is geblesseerd en wil slapend lid worden, om toch de commissie te ondersteunen. Het tosti toernooi: was heel geslaagd. De jeugd had er plezier in. Voorstel: alle ouders in een commissie plaats laten nemen. Dit wordt in het nieuwe plan mee genomen. Ben gaat een vriendjes en vriendinnetjes toernooi organiseren, om nieuwe leden te werven. Dit moet meerdere keren georganiseerd worden, mogelijk 1 keer per maand. Als leden ideeën hebben, graag aangeven, alle input is welkom. Misschien via social media als instagram en facebook. 9. Bestuursverkiezing Suzanne van Lankvelt en Margo van Dijk treden af en zijn herkiesbaar. Dit is goed gekeurd door de aanwezigen. Hans Rolink is ook aftreedbaar en niet herkiesbaar. Tot op heden is er niemand voorgedragen. Hans wordt hartelijk bedankt namens het bestuur. Ook zijn er vacatures voor onze competitieleiders: Manon Bax en Debbie van Boxmeer hebben aangekondigd met deze taak te willen stoppen. Als er uit de vereniging ideeën zijn, hoort het bestuur dit graag. De combinatie van Ledenadministratie en secretariaat werd een te grote taak voor Margo. Zeker met alle nieuwe activiteiten en abonnementen die we ontwikkeld hebben. Mirjam van Grinsven verzorgt sinds voorjaar 2017 de ledenadministratie. Dit brengt veel werk met zich mee: denk hierbij aan de Zomerabonnementen, het nieuwe systeem van KNLTB Club. Het lijkt een goed systeem, maar het is nog in ontwikkeling. Hierdoor is er veel communicatie met KNLTB. We hopen dat de problemen binnenkort opgelost worden. 11. Rondvraag Mari van de Sangen: hoeveel leden hebben we op dit moment? Dat zijn er 575. Han Goossens: situatie rondom de computer op de club geeft veel ergernis. Het is nodig om een update te installeren of met 1 systeem alle beamers en schermen aan te sturen. We nemen dit mee in de bestuursvergadering. Ria van Mierlo: hoe kom je aan leden die werkelijk lid willen worden? Dat kan via Sjors Sportief. Ook door jeugdleden te laten tennissen en vriendjes en vriendinnetjes mee te laten brengen. Ria zorgt dat er wat te eten en te drinken is in de kantine. Dit heeft veel leden opgeleverd. De poort moet open, omdat ze nog niet allemaal een pasje hebben. Ria vond het vreemd, dat de kantinemedewerkers niet wisten, dat de kantine open was. Deze opmerking wordt meegenomen naar de bestuursvergadering. Mari van Berloo is niet aanwezig. Wat betreft het team nieuwe leden; heeft Mari beloofd tijdens de vrijdagavondcompetitie heren dubbel aan te bieden. Dit is vorig jaar aangeboden. Maar dit kan nu niet gepland worden, omdat er twee banen vrij gehouden moeten worden voor de recreanten. Jan Habraken: de commissies kunnen er een extra baan bijnemen, die vrijheid hebben ze. Nu gaat de externe competitie naar de vrijdagavond. Maar het eerste team is uitgeloot en daar heeft Ria moeite mee. De commissie had ook aan kunnen vragen bij de KNLTB of er extra uitwedstrijden kunnen komen. Marco Sep: het teruglopende aantal juniorenleden is zorgelijk: minus 36. Er zijn heel veel jeugdleden gestopt. Doordat we actief de nieuwe abonnementen hebben ingezet, zijn de niet-spelende kinderen wakker geworden en hebben we zich afgemeld. Hetgeen we nu over hebben zijn actieve jeugdleden. We waren ontzettend geschrokken van deze ontwikkeling. Han: is dit een algemeen probleem waar ook andere verenigingen mee te maken hebben. Hoe kunnen we ons onderscheiden? Er zijn sowieso veel minder kinderen. Marco Sep; we moeten kijken naar een lange termijn visie. Jan Habraken gaf aan dat er met de KNLTB gesproken is. We hebben inderdaad gesproken met de regio vertegenwoordiger om te kijken naar de toekomst. We hebben gemerkt, dat dit niet het platform was, waar we verder mee konden komen. Hij zou met ons meedenken, maar dit heeft geen resultaat opgeleverd. Advies: langere termijn planning maken, vooruit kijken. We gaan dit als bestuur oppakken. Kascontrole 2018 is niet benoemd; Marco meldt zich alvast af voor volgend jaar. Daniëlle Kerkhof blijft, wie wil Maarten Ketelaars zal dit volgend jaar doen. Dennis vd Meijden: werving is heel belangrijk. Enthousiaste eigen leden doen veel aan uitstraling. Commissies spelen een grote rol. We missen een stukje communicatie; de website, facebook etc. goed onderhouden. We missen nog een functionaris communicatie. 4

5 Peter van Mierlo: er gaan verschillende activiteiten ter ziele. Hoe staat de Balledonk op de regionale kaart? We moeten hier hard aan gaan timmeren, ondanks de algemene dalende tendens. Manon Bax merkt deze trend al jaren vanuit de TC. Dit is zorgelijk en er wordt hard aan gewerkt. Manon spreekt uit dat haar enthousiasme af neemt, door de reacties die ze soms krijgt. Het is belangrijk dat we elkaar steunen, in plaats van elkaar afvallen. Manon spreekt uit dat ze dit heel vervelend vindt. Patrick van de Rijt: op baan 6 gaan de takken over de baan hangen. De bomen van de TV zijn gesnoeid, maar de takken die over de baan hangen zijn van buurtbewoners. De TD gaat er naar kijken. Maarten Ketelaars: wat betreft de website. Bij andere verenigingen is deze gerelateerd aan de KNLTB. Dan is de content gemakkelijker te verversen. Deze optie hebben we als bestuur besproken, maar er is niet voor deze mogelijkheid gekozen. Maarten geeft aan, dat het in het kader van promotie, willen we een positieve uitstraling hebben, belangrijk is foto s maken, en deze op de website zetten. Derde punt, is het mogelijk tijdens toernooien een aparte hapjes commissie in het leven roepen, zodat de commissie dit zelf niet hoeft te organiseren. Jan Habraken antwoordt dat we in het beginstadium van overleg zijn met sponsoren om hapjes via de sponsoren aan te laten bieden. Suzanne van Lankvelt: een heel hartelijk welkom aan Ben van der Bruggen, onze nieuwe clubtrainer.. Wij zijn als bestuur heel blij dat Ben gestart is als eigen trainer. We denken dat zijn inzet de vereniging een enorme boost zal geven. Annelies van Loon: we horen een aantal negatieve dingen, maar we wil het bestuur hartelijk bedanken voor haar inzet. De leden hopen dat ze ondanks deze zaken toch gemotiveerd kunnen blijven voor de TV. Riky Habraken: kan er naar de verwarming van de kantine gekeken worden? Het is vaak te koud. De voorzitter bedankt een ieder voor zijn of haar aanwezigheid en sluit de vergadering. 5