Notulen van de Algemene Ledenvergadering van RTV Quirijn d.d. 25 januari 2016 in het Paviljoen

Transcriptie

1 Notulen van de Algemene Ledenvergadering van RTV Quirijn d.d. 25 januari 2016 in het Paviljoen Afwezig met kennisgeving: Joep Bertens, Jan de Beer, Dennis van Beers, Koen Boon, Toine van den Dobbelsteen, Berry van Herk, Ad van den Hout, Els en Jan Thal, Rianne van Laerhoven, Ilona van den Oever, Dionne Rijnen en Frans Tuerlings Notulist: Angela van Aalst 1. Opening De voorzitter opent om uur de vergadering en heet iedereen welkom. Hij wenst alle leden het beste voor 2016 en een gezond en sportief nieuw jaar. De voorzitter vraagt 1 minuut stilte voor hen die ons ontvallen zijn. De voorzitter constateert dat er 43 leden aanwezig zijn. Tot slot noemt de voorzitter de afwezigen leden op die het bestuur daarvan in kennis hebben gesteld, conform bovenstaande lijst. 2. Mededelingen 2.1 We willen de ALV om goedkeuring vragen voor de traditionele invitatietoernooien van de JC en TC in het volgend verenigingsjaar Graag uw goedkeuring. 2.2 Ook willen wij uw goedkeuring vragen voor een uitgave die boven ,-. uitkomt voor het vernieuwen en renoveren van het paviljoen. Het plafond wordt daarbij verlaagd en de wanden, de bar en het meubilair zullen in een nieuw jasje gestoken worden. Het werk zal voor een groot deel door vrijwilligers worden gedaan waarbij de kosten zo laag mogelijk worden gehouden. Zodra we met de plannen en de voorbereidingen klaar zijn, zullen we starten met de werkzaamheden. Zijn er mensen die het niet eens zijn met deze investering? 2.3 Dit jaar vindt er een verhoging van enkele consumptieprijzen plaats. Koffie 1,45 wordt 1,50. Trappist van de tap 2,75 wordt 2,80. Wijn 2,40 wordt 2, Aansluitend hierop nogmaals de regel dat er géén alcohol geschonken mag worden voor leden onder 18 jaar én er mag ook geen alcoholische drank meegegeven worden aan leden die nog geen 18 zijn. Ouders moeten hun drankjes zelf komen halen. 2.5 In tegenstelling tot wat er op het activiteitenbord staat, start het nieuwe seizoen op maandag 28 maart (tweede paasdag). Op die dag wordt het invitatietoernooi gehouden en u kunt die dag uw nieuwe KNLTB pasje afhalen. Informatie hierover volgt nog. 2.6 Sinds afgelopen december hebben we een mooie klok op ons complex. De ruimte onder de klok kan gebruikt worden voor reclame. Kosten??? Heeft u zelf interesse of kent u iemand die op deze manier wil adverteren dan horen we dat graag van u. 2.7 Een verzoek aan de leden die s avonds komen tennissen als het paviljoen gesloten is en gebruik maken van de verlichting op baan 1 t/m 5. Willen de laatsten a.u.b. de verlichting ook weer uitschakelen. Gebeurt dit niet zal de verlichting de volgende dag weer aangaan terwijl er misschien niet getennist wordt. Wilt u er ook voor zorgen dat de toegangsdeur steeds goed gesloten wordt. Het komt helaas wel eens voor dat de deur open blijft. Om het rolluik weer te sluiten, moet het knopje, links van de toegangsdeur, ingedrukt blijven tot het rolluik weer helemaal gesloten is. 2.8 Spreektijd tijdens de bestuursvergaderingen. Voor alle leden bestaat de mogelijkheid om tijdens de bestuursvergaderingen, meestal op de eerste maandag van de maand, tussen u. en u. het bestuur te spreken. Het bestuur hoort het een en ander liever rechtstreeks van u dan via via in de wandelgangen en we staan open voor goede ideeën (bijvoorbeeld over ledenwerving)

2 2.9 Dan wil ik uw aandacht vragen voor het open-toernooi dat in het teken staat van de Verbeetenchallange. Dit toernooi start op 29 februari en loopt tot en met zondag 13 maart en met dit toernooi ondersteunt onze vereniging de strijd tegen kanker. We hopen op een grote deelname Er is het afgelopen jaar wederom ontzettend veel werk verricht door een grote groep vrijwilligers. Dankzij hun enthousiaste en tomeloze inzet kunnen we spreken van een schitterend tennispark, prima toernooien en heel gezellige activiteiten. We zijn als bestuur bijzonder trots op deze mensen die geheel belangeloos de vereniging op verschillende manieren ondersteunen en daardoor de vereniging niet alleen een hoop plezier bezorgen maar ook de vereniging een hoop geld besparen!!! Beste vrijwilligers, heel hartelijk bedankt voor jullie inzet. (applaus) 2.11 Tot slot van deze mededelingen wil ik u melden dat onze vereniging volgend jaar op 4 februari 2017 precies 40 jaar bestaat. We zullen op die zaterdag ons jubileumjaar met een groot feest inluiden en rekenen daarbij op een grote opkomst. Noteert u deze datum alvast in uw agenda! 3. Ingekomen en uitgaande stukken 3.1 Geen ingekomen en uitgaande stukken. 4. Notulen ALV Geen op of aanmerkingen over de notulen. 4.2 Ria Verkoven had vorig jaar de vraag gesteld of er aan de onderkant van de hoge tafels haken geplaatst kunnen worden. Dit is reeds uitgevoerd. 4.3 Pierre van Loon gaf aan dat we wellicht een klok via marktplaats kunnen vinden en dat Rabobank deze eventueel kan sponsoren. De Rabobank heeft te kennen gegeven niet meer te sponsoren. 4.4 Ad Tabbers gaf aan dat de ruimte tussen het hekwerk en de struiken voorzien moeten worden van zand. Aan dit verzoek is voldaan. 5. Verslag secretaris Angela van Aalst Op 1 januari 2015 telde onze vereniging 810 leden. Op 1 januari 2016 was het ledenaantal gestegen naar 845. We kunnen met trots vertellen dat wij een van de weinige tennisverenigingen zijn die een stijging in het ledenaantal zien. Dit jaar heeft het bestuur het volgende aan ledenwerving gedaan: Het bestuur heeft actief deelgenomen aan de overleggen die geïnitieerd worden vanuit de Gemeente Tilburg. Deze zijn gericht op het behoud van leden en hoe we actief nieuwe leden kunnen aantrekken. Ook is er vanuit de Gemeente Tilburg een clusterbijeenkomst voor alle Tilburgse tennisverenigingen. Verschillende tennisverenigingen uit Tilburg zijn hierbij aangesloten, zo ook onze vereniging. Samen met andere verenigingen kijken we hoe we met name jongere tennissers binnen de vereniging kunnen behouden. Ook staat samenwerking met andere verenigingen hierin centraal. Het Open Toernooi was ook in het afgelopen jaar weer een groot succes. Veel leden van andere verenigingen hebben deelgenomen en sommigen daarvan hebben de overstap naar onze vereniging gemaakt. Baanverhuur aan scholen. In 2015 hebben ook weer een aantal scholen voor een dag of een bepaalde periode banen gehuurd. Wat we dit jaar ook weer gaan doen. Zoals u in de uitnodiging hebt kunnen lezen heb ik besloten mijn functie als secretaris binnen RTV Quirijn te beëindigen. Helaas is het voor mij niet meer mogelijk deze werkzaamheden te combineren met mijn werk. We zijn momenteel op zoek naar een vervanger. Tot aan die tijd zal ik mijn werkzaamheden uiteraard nog uitvoeren.

3 Via deze weg wil ik alle vrijwilligers van Quirijn bedanken die zich in 2015 op welke manier dan ook met enthousiasme hebben ingezet voor onze vereniging. En uiteraard ook Ben en Annet voor de prettige samenwerking. Bedankt! Ik kijk met heel veel plezier terug op deze afgelopen drie jaar. In deze periode hebben we veel weten te bewerkstelligen. Met name de overgang naar de KNLTB en alles wat daarbij is komen kijken. Uiteraard wil ik van dit moment ook gebruik maken om Joost, Leo, Theo en Petra te bedanken voor de leuke en vooral leerzame tijd. We hebben veel vergaderd met soms ook verhitte discussies, maar ook met ontzettend veel lol! 6. Verslag penningmeester Leo Hopstaken Graag wil ik een korte toelichting geven op een aantal posten op de Staat van baten en lasten. Allereerst begin ik met de Baten. Bij de baten valt op dat de contributie iets boven de begroting is uitgekomen, dit heeft als oorzaak dat er in 2015, 110 nieuwe leden zich hebben aangemeld en wel voornamelijk senior leden. Hierdoor is ook de post inschrijfgeld flink gestegen t.o.v. de begroting. Bij de overige baten valt op dat de subsidie, advertenties en reclameopbrengsten, verhuur tennisbanen gestegen zijn t.o.v. de begroting. De renteopbrengst is dit jaar lager dan de begroting. Ook hebben we een positief resultaat door het open toernooi in Bij de lasten wil ik ook een aantal posten toelichten de overige posten zijn m.i. duidelijk. Mochten daar straks nog vragen over zijn dan hoor ik dat later wel. De energielasten zijn dit jaar wederom lager uitgevallen dan begroot mede door een teruggaaf van de energiebelasting over 2014 en de zachte weersomstandigheden. Onderhoud banen, park en paviljoen, door de zelfwerkzaamheid van ons klusteam, tuinploeg en andere vrijwilligers zijn deze kosten veel lager uitgekomen. Hiervoor nogmaals onze dank. Doordat we geen clubblad meer uitgeven en geen drukwerk voor inschrijfformulieren e.d. meer bestellen zijn deze kosten veel lager dan begroot. De kosten KNLTB betreft de kosten van lidmaatschap bij de KNLTB en overige kosten die hiermee te maken hadden. Alle overige posten vallen binnen of iets boven de begroting Dit was een korte toelichting op de inkomsten en uitgaven over Verslag Kascommissie Jos Oerlemans Hans van de Sanden en Mart Hens Jos deelt vervolgens namens de kascommissie mede dat zij de jaarrekening en de boekhouding in januari 2016 heeft gecontroleerd, waarbij Jos is geassisteerd door Mart Hens en Hans van de Sanden. Deze is met de voorzitter Joost van Abeelen en de penningmeester Leo Hopstaken doorgenomen. De administratie is uitstekend verzorgd en de jaarrekening 2015 geeft een goed en juist beeld van de financiële positie van de vereniging. Zeer gezonde vereniging. De kascommissie is volledig geïnformeerd. De kascommissie stelt voor de penningmeester te dechargeren voor het gevoerde beheer in 2015 en de leden gaan hiermee akkoord, waarna de voorzitter de kascommissie bedankt voor hun werk.

4 8. Verslag commissies Joost van Abeelen Jeugdcommissie: Ondanks dat we 50 opzeggingen hadden ontvangen, zijn de toernooien bomvol gebleven. Ook het aantal leden dat deelneemt aan het kamp is groeiende. We mogen wederom terugkijken op een positief jaar. Externe TC: Tijdens het Open Toernooi in augustus hadden we in het afgelopen jaar 296 inschrijvingen. We hebben dit toernooi met een positief resultaat afgesloten. Ook de baansponsoring was een groot succes. Volgend jaar zullen ze hier eerder mee gaan starten om er meer uit te halen. Als organisatie streven ze volgend jaar ook naar een strakkere planning. In de voorjaarscompetitie hebben 21 teams meegespeeld, waarvan er 3 kampioen zijn geworden en in het najaar 16 teams, waarvan 1 kampioen. Deze winter spelen er 10 teams mee. Dit is iets minder dan vorig jaar. Verder loopt de competitie erg goed. Voor het voorjaar hebben inmiddels 20 teams ingeschreven. Interne TC: Minder toernooien georganiseerd t.o.v. het vorige jaar. Acht toernooien gespeeld waarvan het invitatietoernooi de meeste deelnemers had. In mei heeft een uitwisselingstoernooi plaatsgevonden met Bijstervelden. In totaal hadden er 31 personen deelgenomen. In juni vonden de clubkampioenschappen plaats, met helaas weinig deelnemers, maar wel met een drukbezochte bbq. De Mens Only en Ladies evening was weer gezellig en druk. In januari is het nieuwjaarstoernooi gespeeld in combinatie met de nieuwjaarsreceptie. Ook dit was een groot succes. Activiteitencommissie: Ook deze commissie kijkt terug op een goed jaar. Gestart met een opkomst van 100 personen bij het Pasfeest. Ook de wijnproeverij was weer een succes. En ondanks de perikelen rondom de datum was ook het slotfeest (De White Party) weer een mooi feest met een goede opkomst. Loes en Dionne Rijnen zijn gestopt. Gaby Hutten en Natasja van der Made gaat het deze commissie verder ondersteunen. Komend jaar zal er geen slotfeest plaatsvinden i.v.m. het 40jarig bestaan in februari Nieuwsbriefcommissie: De nieuwsbrief wordt nog steeds 4x per jaar verstuurd naar de leden. We zouden dit in de toekomst graag enkel nog digitaal willen versturen en niet langer per post. PR Commissie: Francine de Rooij en Mart Hens verzorgen samen de PR activiteiten. 9. Behandeling begroting en vaststellen contributies seizoen 2016 Begroting Iedereen heeft bij de agenda voor de jaarvergadering de begroting 2016 ontvangen. Zoals hieruit blijkt is er bij de baten geen aanpassing op de post contributie die enerzijds geïndexeerd is met 0.8% maar door het aantal opzeggingen (140) per 1 januari de opbrengst op hetzelfde peil is gehouden. De post subsidie is hetzelfde als vorig jaar, verhuur banen is gestegen gezien de opbrengst in 2015 de opbrengst advertenties zijn verlaagd gezien de opbrengst van 2015 en de vervallen contracten per De onderhoudskosten voor banen e.d. zijn in de begroting gelijk opgenomen. De kosten KNLTB zijn verhoogd omdat we vanaf 2016 de volledige bijdrage moeten afdragen. Alle overige posten binnen de begroting zijn kritisch bekeken en waar nodig bijgesteld op basis van ervaringscijfers van de laatste jaren.

5 Door bovenstaande punten zal er in 2016 weer een normale reservering kunnen plaatsvinden Nieuwe contributie: De nieuwe geïndexeerde bedragen komen op jaarbasis op: Senioren 175,00 Dagleden 130,- Junioren 78,- Pupillen 47,- Stillid 30,00 De kortingen bij automatische incasso blijven gelijk en zijn niet opgenomen in de genoemde bedragen. Overige vragen m.b.t. de begroting? 10. Benoeming kascommissie Voor het komend jaar houden we dezelfde bezetting van de kascommissie en dat betekent dat Hans v.d. Sanden, Mart Hens en Jos Oerlemans hierbij benoemd worden voor een periode van 1 jaar. 11. Verkiezing bestuursleden Angela van Aalst is aftredend en niet herkiesbaar. (zolang er nog geen vervanging is gevonden, zal Angela de werkzaamheden blijven uitvoeren.) Joost van Abeelen is aftredend en herkiesbaar en wordt bij deze (zonder tegenkandidaten) benoemd voor een periode van 3 jaar. 12. Verkiezing commissieleden PR Commissie: TC: JC: Mart Hens is toegetreden tot de PR commissie en wordt bij deze benoemd voor een periode van 3 jaar. José van Abeelen is aftredend en niet herkiesbaar. Amber de Cock en Pieter Versteijnen zijn het afgelopen jaar al toegetreden tot de commissie en worden bij deze benoemd voor een periode van 3 jaar. Jeske de Fretes is aftredend en niet herkiesbaar. Paul Schoenmakers is aftredend en herkiesbaar. (zonder tegenkandidaten) wordt hij benoemd voor een periode van 3 jaar. 13. Huldiging jubilarissen o Ad de Beer o Jan de Beer (niet aanwezig) o Koen Boon (niet aanwezig) o Pierre Bouwens o Theo Damen o Rianne van Laerhoven (niet aanwezig) o Frans Tuerlings 14. Rondvraag 14.1 Frans van Berkel: Contributie terug bij ziekte 14.2 Wilma de Cock: Vraagt om een regeling bij ziekte. Advies om toch op te zeggen voor het nieuwe jaar en bekijk naar verloop van tijd om weer lid te worden. En stap dan eventueel, zodra je weer hersteld bent, halverwege het nieuwe jaar weer in. Je bent dan uitgesloten voor het betalen van instapkosten Natasha: Waarom bij klachten of blessures het lidmaatschap niet opschorten? We hebben lang een ziekteregeling gehad. Naar verloop van tijd zie je door de bomen het bos niet meer. Als je

6 halverwege het seizoen ziek wordt of een blessure hebt, opzeggen voor 1 november. En dan kun je het komende jaar eventueel weer instappen. Dit is binnen elke vereniging een lastig verhaal Pierre van Loon : Omroep Tilburg betrekken voor opnames bij een toernooi van de JC of TC? 14.5 Hans van de Sande: Als aanvulling op de nieuwsbrief blijkt uit ervaring dat je aan kunt geven bij de leden dat de nieuwsbrief voortaan per komt en wanneer mensen deze per post wensen te ontvangen, ze dit aan kunnen geven. 15. Sluiting Bedankt voor uw aandacht. Sluit af op 21:36u