Notulen van de Algemene Ledenvergadering van RTV Quirijn d.d. 05 februari 2018 in het Paviljoen

Transcriptie

1 Notulen van de Algemene Ledenvergadering van RTV Quirijn d.d. 05 februari 2018 in het Paviljoen Afwezig met kennisgeving: Gaby Hutten, Bep Boon, Jan Faes, Marie Jose Künzel, Barbara Mayer (mss later), Henk en Lia van der Meer, Debby Rhode, Mart Hens, Jettie Zwaans, Pascale Engel, Nelly Horsten, Toine vd Dobbelsteen, Meia Bink, Hannie vd Hout, Ad vd Hout, Maud vd Luijtgaarden, Anke Berendhuijzen, Guido Berendhuijzen, Monique Leijten, Leny van Loon, Ria van Korven, Rene de Waard, Stefan Scheepers, Huub van Ree, Francine van Ree, Patricia Kruithof, Daan Kruithof. Notuliste: José Loves 1 Opening De voorzitter opent om uur de vergadering en heet iedereen welkom. Er wordt een minuut stilte gehouden voor hen die ons ontvallen zijn. Er zijn 75 leden aanwezig. De afwezige leden met kennisgeving worden genoemd, conform bovenstaande lijst. 2 Mededelingen 2.1 Invitatietoernooien 2019 Het bestuur vraagt de ALV goedkeuring voor de traditionele invitatietoernooien van de JC en TC in het volgend verenigingsjaar Wordt goedgekeurd. Ton van Hassel vraagt of er voldoende banen vrijgehouden worden voor recreatief tennis tijdens toernooien. Deze wordt genoteerd voor de rondvraag. 2.2 Padel Het bestuur vraagt de ALV om goedkeuring voor een eventuele nieuwe investering. Dit betreft de aanleg van 2 Padel banen. Padel is een combinatie van squash en tennis en wordt gespeeld in een kooi. De kosten zullen maximaal uit komen op Het project moet nog gestart worden maar als de banen dit jaar nog worden aangelegd, hebben we nu toestemming van de leden nodig. Als vereniging moeten we mee met de tijd en padel is erg in opkomst. In Udenhout en bij TVB in Berkel Enschot zijn de ervaringen zeer positief en heeft de aanleg het ledenbestand positief beïnvloed. Het lijkt ons een goede investering om Quirijn nog beter op de kaart te zetten en daarmee meer leden te trekken. In de toekomst zullen er competities en open toernooien gaan plaats vinden en kunnen we daar niet bij achterblijven. Alvorens deze aanschaf te realiseren zullen we ons goed laten voorlichten en uitgebreid de markt verkennen. Er komen veel vragen vanuit de aanwezige leden: De tennisbanen zijn van ; financieel ook rekening houden met vervanging daarvan. Dit kan uit de reserve In Udenhout zijn er 2 padel banen: heeft dat tot groei van leden geleid? Bij andere clubs hoor je wel van groei Staat de investering van vast? Nee, maar het traject kan met goedkeuring van de ALV wel vast gestart worden Kan er ook op getennist worden? Nee Is het voor jong en oud? In principe wel maar is wel een sneller spel Bij Were di zijn ze het ook aan het onderzoeken, misschien samen in optrekken: wordt meegenomen Is de grootte gelijk aan een jeugdveld, dan misschien ook voor andere doeleinden te gebruiken; wordt meegenomen

2 Wordt het een jaarlijkse afschrijving? Ja Wie doet het vooronderzoek? Ron van Halder en Stefan Donders Als er banen voor ingeleverd worden blijven er dan genoeg banen over voor de competitie? Wordt meegenomen Het was beter geweest om vooraf aan de ALV informatie over Padel te verschaffen, sommige leden zijn niet bekend met de sport. Er wordt informatie verzameld en een voorlichtingsavond voor de leden georganiseerd met daaraan gekoppeld een ingelaste ledenvergadering voor de goedkeuring i.v.m. de uitgave verhoging consumptieprijzen Dit jaar vindt er een verhoging van enkele consumptieprijzen plaats: Koffie wordt 1,60. Cappuccino 1,75. Vaasje/flesje bier 1,90. Trappist 2,90. Wijn 2,70. Bitters, jenever, likeur 2,40. Aansluitend hierop nogmaals de regel dat er géén alcohol geschonken mag worden voor personen onder 18 jaar én er mag ook geen alcoholische drank meegegeven worden aan leden die nog geen 18 jaar zijn. Ouders moeten hun drankjes zelf komen halen. Bovendien moeten Ben en Annette (barpersoneel) om een legitimatie vragen aan personen tot 25 jaar. Géén alcohol onder 18 jaar is een gezamenlijke verantwoordelijkheid en we gaan er van uit dat iedereen hier op toe ziet. We hebben al een paar keer een mystery guest van de gemeente gehad. Er staat een boete van 1300 op. 2.4 renovatie paviljoen Inmiddels zijn het paviljoen en het terras voorzien van nieuwe meubels en daarmee is de renovatie van het paviljoen afgerond. 2.5 nieuwe barbeheerders Ben en Annette gaan per 1 augustus 2018 stoppen met het barbeheer. Helaas voor onze vereniging maar we begrijpen hun besluit. Ron van Halder en Stefan Donders zijn vanaf 1 augustus 2018 onze nieuwe uitbaters. Zij zullen in aanloop naar de overname een tijdje mee gaan draaien en dan kunnen jullie alvast wat nader met ze kennis maken. 2.6 nieuwe schakelkast voor de LED verlichting Er is een nieuwe schakelkast in de hal geplaatst om de nieuwe baanverlichting te bedienen. Ad van Gurchom heeft de schakelkast gerealiseerd, dat heeft de vereniging veel kosten bespaard. 2.7 vernieuwing website De website krijgt de komende tijd een opknapbeurt en Ed v. d. Boom, lid van onze vereniging, gaat daarbij helpen. 2.8 Spreektijd tijdens de bestuursvergaderingen Voor alle leden bestaat de mogelijkheid om tijdens de bestuursvergaderingen, meestal op de eerste maandag van de maand, tussen 20:00 en 20:30 uur het bestuur te spreken. Het bestuur hoort het een en ander liever rechtstreeks van u dan via de wandelgangen en we staan open voor goede ideeën (bijvoorbeeld over ledenwerving)

3 2.9 RTV Quirijn Verbeeten challenge Graag jullie aandacht voor het open toernooi RTV Quirijn Verbeeten challenge. Dit toernooi start op 26 februari 2018 en loopt tot en met zondag 11 maart Met dit toernooi ondersteunt onze vereniging de strijd tegen kanker. We hopen op een grote deelname invitatietoernooi 2018 Ook jullie aandacht voor het invitatietoernooi op zondag 25 maart. In de middag is er gelegenheid om het nieuwe seizoenpasje af te halen vrijwilligers bedankt Er is het afgelopen jaar wederom ontzettend veel werk verricht door een grote groep vrijwilligers. Dankzij hun enthousiaste en tomeloze inzet kunnen we spreken van een mooi gerenoveerd paviljoen, een schitterend tennispark, prima toernooien en hele gezellige activiteiten. We zijn als bestuur bijzonder trots op deze mensen die geheel belangeloos de vereniging op verschillende manieren ondersteunen en daardoor de vereniging niet alleen een hoop plezier bezorgen maar ook de vereniging een hoop geld besparen!!! Beste vrijwilligers, heel hartelijk bedankt voor jullie inzet vacatures bestuursleden Tot slot wil ik jullie er op wijzen dat het bestuur nog steeds op zoek is naar een nieuwe voorzitter én nieuwe bestuursleden. Ken je iemand binnen de vereniging die over de streep getrokken moet worden of heb je zelf interesse dan horen wij dat graag. 3 Ingekomen en uitgaande stukken Geen ingekomen en uitgaande stukken. 4 Notulen ALV 30 januari 2017 Geen opmerkingen Rondvraag: Jan Otten: als je bij een ALV voor iets meer entertainment zorgt komen er misschien meer mensen. Zoals het uitnodigen van een bekende tennisser of een cabaretier. We nemen het mee. Het nieuwe bestuur heeft misschien ook nog andere plannen met de ALV. Wilma de Cock: is er een mogelijkheid om meer zitruimte te creëren tussen de banen voor mensen die komen kijken. Meer banken/tribunes en overkappingen. Zeker met de uitbreidingen van de toernooien en meer mensen van buitenaf zou dit fijn zijn. Op het terras voor baan 11 is al een extra tafel met banken geplaatst. Misschien in de toekomst nog een uitbreiding voor andere banen. Bij de open toernooien komt langs de banen een doek overkapping (party tent) om droog te kunnen staan als het regent. Frans van der Reijt: de nieuwe wijk die in aanbouw is in Noord, wordt er iets aan communicatie gedaan om bekendheid aan de vereniging te geven. Zijn we mee bezig. Er is een flyer gedrukt en deze wordt nog verspreid 5 Verslag secretaris José Loves Ik ben nu 1 jaar secretaris binnen het bestuur. Het was een druk jaar met bijkomende activiteiten. Ik denk aan het jubileumfeest, het kiezen van nieuw meubilair voor het terras en het paviljoen en de aanschaf van de LED verlichting.

4 In het kader van ledenwerving en ledenbehoud hebben Leo en ik deelgenomen aan een cursus ledenwerven. We zien het aantal leden elk jaar toch wat teruglopen. Met de afmeldingen per 1 januari 2018 zijn er nog 650 leden. Als vereniging is het belangrijk nieuwe leden te werven en bestaande leden te behouden. Tijdens de cursus hebben we een eerder plan om een open dag te organiseren verder uitgewerkt. Het idee was om dit tegelijk met het invitatietoernooi op 25 maart te doen. Een dag dat het al gezellig druk is en er getennist wordt. Dan wordt het een mooi totaal evenement met allerlei extra activiteiten en acties. Om van zo een dag een succes te maken hebben we actieve en betrokken leden nodig. Op een 2 tal mails naar een grote groep leden met de vraag te helpen in de voorbereiding of op de dag zelf is helaas geen enkele reactie gekomen. Om de hele organisatie van deze dag met z n 2-en te doen is voor ons met alle andere werkzaamheden niet te doen. Daarom hebben we helaas moeten besluiten de geplande open dag te laten vervallen. Er is wel een budget voor gereserveerd. Het zou fijn zijn als er leden zijn die met ons in de loop van het jaar een open dag willen organiseren. Het werven van nieuwe leden is niet iets van het bestuur alleen. De leden zelf zijn de ambassadeur van de vereniging. De leden zijn blij met alles wat onze vereniging nu te bieden heeft. Ze realiseren zich echter onvoldoende dat dit, net als het bestuur, allemaal door vrijwilligers wordt gedaan. Leden hebben verwachtingen omdat ze contributie betalen. We zijn echter een vereniging en de leden maken samen de vereniging. Zonder voldoende betrokken leden is er geen vereniging. Gelukkig kunnen we op een zeer trouwe groep vrijwilligers bouwen maar deze groep is te klein en ook wat aan het vergrijzen. Voor het voortbestaan van de vereniging zullen er meer betrokken leden moeten op staan. Bestuursleden blijven te lang aan omdat er geen opvolgers komen. Er liggen te veel taken bij de bestuursleden. Zoals het er nu voor staat zijn we op met nog 3 bestuursleden. Dat is geen voltallig bestuur en we kunnen dan ook niet alles oppakken. Ik roep jullie allemaal op om, voor zo ver je dat niet al bent, actief betrokken te zijn bij de club. Dat kan op veel manieren en hoeft niet altijd veel tijd te kosten. Spreek je tennismaten er op aan dat we samen de vereniging vormen en er van iedereen wat verwacht mag worden. Heb het met elkaar over wat je zou kunnen doen. Er zijn mensen nodig voor het bestuur maar ook ter ondersteuning, bv. op het gebied van communicatie. Het kan op projectbasis, zoals voor de padelbanen. Eenmalig een open dag organiseren. Promotie van de club tijdens een evenement. Genoeg te doen dus! Hopelijk geven veel leden gehoor aan deze dringende oproep. Alvast bedankt. Opmerking vanuit de zaal: beter een mail sturen naar alle leden met de vraag te ondersteunen bij de organisatie voor een open dag, wordt meegenomen 6 Verslag penningmeester Leo Hopstaken Graag wil ik een korte toelichting geven op een aantal posten op de staat van baten en lasten. Allereerst begin ik met de baten. Bij de baten valt op dat de contributie iets boven de begroting is uitgekomen. Hierdoor is ook de post inschrijfgeld minimaal gestegen t.o.v. de begroting.

5 Bij de overige baten valt op dat de subsidie gedaald is, de advertenties en reclameopbrengsten gestegen zijn t.o.v. de begroting. De verhuur van tennisbanen is echter dit jaar lager dan begroot. De renteopbrengst is dit jaar fors lager dan de begroting gezien de minimale rentevergoeding. Ook hebben we een positief resultaat door het open toernooi in Bij de lasten wil ik ook een aantal posten toelichten de overige posten zijn m.i. duidelijk. Mochten daar straks nog vragen over zijn dan hoor ik dat later wel. De energielasten zijn dit jaar lager uitgevallen dan begroot mede door de led verlichting en de gunstigere weersomstandigheden. Onderhoud banen, park en paviljoen, ondanks de zelfwerkzaamheid van ons klusteam, tuinploeg en andere vrijwilligers zijn deze kosten hoger uitgevallen. Een oorzaak is het keuren van de masten t.b.v. de ledverlichting. Hiervoor toch nogmaals onze dank voor alle vrijwilligers. Doordat we geen clubblad meer uitgeven en geen drukwerk voor inschrijfformulieren e.d. meer bestellen zijn deze kosten veel lager dan begroot. Ook de post portokosten zijn flink gedaald omdat er zoveel mogelijk via wordt verspreid zoals de nieuwsbrief. De post verzekeringen is dit jaar met ruim 2.500,00 verlaagd door een wisseling van verzekeringsmaatschappij. De kosten KNLTB betreft de kosten van lidmaatschap bij de KNLTB en overige kosten die hiermee te maken hadden. Alle overige posten vallen binnen of iets boven de begroting Dit was een korte toelichting op de inkomsten en uitgaven over Heeft er iemand nog vragen over de staat van lasten en baten 2017? Er wordt gevraagd naar de opbrengsten van de tankpas royalty card. Dit is niet echt een succes. Er wordt weinig getankt. Na 3 jaar slechts voor Verslag kascommissie Jos Oerlemans De benoemde kascommissie, bestaande uit de leden Monique Geerts-Donders, Mart Hens en Jos Oerlemans, heeft de opdracht gekregen om de financiële administratie en de jaarrekening 2017 te controleren. De afgelopen weken heeft de kascommissie de kascontrole uitgevoerd. Aansluitend op de controlewerkzaamheden heeft de kascommissie, op 1 februari 2018 met voorzitter Joost van Abeelen en penningmeester Leo Hopstaken, haar opmerkingen met betrekking tot de gevoerde administratie en de door het bestuur samengestelde jaarrekening over het jaar 2017 besproken. De kascommissie heeft geconstateerd dat de administratie uitstekend is verzorgd en dat de jaarrekening 2017 een goed beeld geeft van de financiële positie van de vereniging. De financiële positie van R.T.V. Quirijn is daarbij als zeer gezond aan te merken. De kascommissie is van mening dat de leden van R.T.V. Quirijn met deze jaarrekening duidelijk en volledig worden geïnformeerd over de financiële positie van de tennisvereniging R.T.V. Quirijn. De kascommissie stelt de Algemene Ledenvergadering dan ook voor om penningmeester Leo Hopstaken decharge te verlenen voor het gevoerde beheer in het jaar 2017.

6 8 Verslag commissies Joost van Abeelen Externe toernooicommissie: Het veteranen toernooi/ Verbeeten challenge was weer een succes, een mooie opbrengst voor het Verbeeten instituut. In 2018 wordt het de RTV Quirijn Verbeeten challenge, dus niet alleen voor veteranen maar voor 25 en 40 jaar. Bij de 50+ vorig jaar waren te weinig aanmeldingen om voldoende pools te maken daarom is de leeftijdsgrens verlaagd. Volgend jaar opnieuw evalueren. Er waren dit jaar 300 inschrijvingen. Het zomer toernooi: met 563 inschrijvingen, daarom gekozen voor beslissend punt systeem. Het weer was goed daarom wel alles kunnen spelen. Volgend jaar wrs. een limiet op 400 inschrijvingen instellen om toch zonder punt systeem te kunnen spelen en alles beter te kunnen plannen. Competitie: in het voorjaar 21 teams, in het najaar 19 teams, en in de winter maar 3 teams. Voor de winter is intern een onderlinge hussel geregeld op 4 vrijdagavonden. TTK: RTV Quirijn heeft de organisatie van de 2e TTK gedaan in het eerste weekend van november Er waren wel meer deelnemers van Quirijn dan het jaar daarvoor maar dat komt wrs. ook door de eigen organisatie. Dit jaar meer kenbaarheid aan geven. In 2018 de organisatie door Were Di. Jeugdcommissie: Zien een teruggang in het aantal deelnemers voor activiteiten en toernooien. Wrs. door deelname aan de jeugdcompetitie hebben ze minder zin en tijd om ook aan de eigen activiteiten deel te nemen. Er wordt gedacht om misschien andere activiteiten te organiseren en/of op andere data. De jeugdcompetitie gaat heel goed en de gasten zijn erg enthousiast over onze club en de ontvangst. Een jeugdteam is 3 keer kampioen geworden. Feestcommissie: Hebben 4 evenementen georganiseerd. De Bingo met 60 deelnemers. De 4000 ste instuif op een zondagochtend was een leuke, erg geslaagde ochtend. Het Western winter feest, waren 97 kaarten verkocht. De mosselavond. Het Jubileum feest met 300 aanwezigen was een groot succes. Interne toernooicommissie: Hebben een redelijk jaar gedraaid. Qua toernooien ongeveer hetzelfde als De Ladies evening/mens only/ stamppot toernooi waren toch wel redelijk bezet. Met ladies evening/mens only gewerkt met lootjes voor je tennispartner, dat werkte wel goed. Over de linie zijn er wel minder aanmeldingen. Kascommissie/nieuwsbrief: Afgelopen seizoen zijn er weer 4 Nieuwsbrieven uitgekomen. De aanlevering van de kopij laat nog steeds te wensen over. 9 Begroting en vaststellen contributies seizoen 2018 Begroting Iedereen heeft bij de agenda voor de jaarvergadering de begroting 2018 ontvangen.

7 Zoals hieruit blijkt is er bij de baten een verlaging op de post contributie ondanks de lichte verhoging in De tendens dat het ledenaantal daalt is dan ook de oorzaak van een lager begroot bedrag. De post subsidie is iets gedaald gezien de opbrengst in 2017, verhuur banen is gedaald gezien de opbrengst in 2017, de opbrengst advertenties zijn verhoogd gezien de opbrengst van De onderhoudskosten voor banen e.d. zijn in de begroting iets hoger opgenomen gezien de ervaring van De kosten KNLTB is hetzelfde gebleven. Doordat we minder leden hebben zal dit voldoende zijn voor Alle overige posten binnen de begroting zijn kritisch bekeken en waar nodig bijgesteld op basis van ervaringscijfers van de laatste jaren. Door bovenstaande punten zal er in 2018 een kleine reservering kunnen plaatsvinden. Overige vragen m.b.t. de begroting? Contributie 2018: Deze worden in 2018 verhoogd met de indexering. De bedragen worden nu: Senioren 178,00 Dagleden 132,00 Junioren 80,00 Pupillen 48,00 Bovengenoemde bedragen zijn excl. de korting voor automatische betaling via onze vereniging. Dit is alleen van toepassing bij de senioren- en dag-leden. Pauze 10 Benoeming kascommissie Monique Geerts, Mart Hens en Jos Oerlemans hebben aangegeven dat ze de kascommissie nog een jaar willen bemannen en worden bij deze benoemd. 11 Verkiezing bestuursleden Joost van Abeelen treedt af als voorzitter. Joost heeft het 14 jaar met veel plezier gedaan, is trots op onze vereniging, de overgang naar de KNLTB was een goede keus en bedankt iedereen. Joost hoopt dat er iemand komt die de voorzittersrol op zich wil nemen. Met een goede penningmeester en secretaris is het goed te doen. Joost bedankt José van Abeelen, bedankt de commissieleden voor een goede samenwerking, bedankt Ben en Annette en de andere bestuursleden. Als interim voorzitter zal Theo Bootsma (vice-voorzitter) de honneurs gaan waarnemen. Bij deze wordt Theo Bootsma benoemd tot voorzitter van rtv Quirijn. (Theo neemt het stokje (bestuurshamer) over van Joost) Petra Rijnen is aftredend en niet herkiesbaar. Gaby Hutten wordt haar vervangster en wordt hierbij benoemd voor een periode van 3 jaar. Afscheidswoord (door Theo) en bloemen voor Joost en Petra.

8 12 Verkiezing commissieleden PR commissie Joost van Abeelen wordt lid van de PR-commissie en wordt hierbij benoemd voor een periode van 3 jaar. Toernooi commissie: Interne TC: Amber de Cock is aftredend en niet herkiesbaar. Michael Koops draait al meer dan een jaar mee en wordt nu officieel benoemd voor een periode van 3 jaar. Inge Janssen is een nieuw lid in de commissie en wordt (zonder tegenkandidaten) benoemd voor een periode van 3 jaar. Externe TC: Joep Bertens heeft de externe TC verlaten. Voor hem in de plaats komen 2 nieuwe commissieleden: Richard Storms wordt (zonder tegenkandidaten) hierbij benoemd voor een periode van 3 jaar. Remy Huybregts wordt (zonder tegenkandidaten) hierbij benoemd voor een periode van 3 jaar. Jeugd Commissie: Geen wijzigingen Feestcommissie: Maarten van den Broek is aftredend en niet herkiesbaar Natascha van der Made is aftredend en niet herkiesbaar Gaby Hutten is aftredend en niet herkiesbaar Debby Rohde stelt zich kandidaat en wordt hierbij benoemd voor een periode van 3 jaar Yvonne Martens stelt zich kandidaat en wordt hierbij benoemd voor een periode van 3 jaar. Stefan Donders, stelt zich kandidaat en wordt hierbij benoemd voor een periode van 3 jaar. Bloemen voor de aftredende commissieleden 13 Huldiging jubilarissen Er zijn dit jaar 17 leden die 25 jaar lid van de vereniging zijn, aan de aanwezige leden worden bloemen gegeven. 14 woord interim voorzitter (Theo Bootsma) Theo: voorzitter tot Beste mensen nu even aandacht voor een serieus probleem binnen het bestuur. Vanaf dit moment ben ik nu jullie voorzitter. Het klinkt niet erg enthousiast als ik jullie zeg dat dat dat niet van harte is. Het is echt een noodmaatregel omdat nog niemand zich heeft aangemeld. Bij deze wil ik jullie mededelen dat ik tot 1 april, als het nieuwe seizoen aanvangt, de honneurs zal waarnemen. Daarna zal de situatie zo zijn dat er nog 3 bestuursleden zitting hebben in het bestuur. Dit houdt in dat de taken van de voorzitter en mijn taken binnen het bestuur verdeeld zouden moeten worden onder de 3 nog zittende bestuursleden. U zult begrijpen dat dit niet werkbaar is en in die situatie ook de overige bestuursleden waarschijnlijk zullen besluiten om op te stappen. Vandaar mijn dringende oproep aan jullie. Voel je

9 medeverantwoordelijk om dit probleem op te lossen. Spreek mensen aan die je geschikt acht en wijs ze op het grote belang voor de club. Het is absoluut niet zo dat een bestuurslidmaatschap heel veel tijd in beslag neemt. 1x per maand, op maandagavond, wordt er vergaderd en verder worden heel veel zaken via digitaal verkeer geregeld. Ik ben zelf nogal optimistisch ingesteld en weet zeker dat het goed komt. Maar dat neemt niet weg dat er nu echt op zeer kort termijn actie moet worden ondernomen. Ik reken op jullie steun om dit probleem op te lossen. 15 Rondvraag Ton: banen voor recreanten tijdens invitatietoernooien. Vraagt om 3 banen vrij te houden. Ton bedoeld de open toernooien. Bij toernooien is dat nooit geweest. Bij open toernooien kan het niet. Bij de instuif zijn er banen vrij. Het bestuur gaat nakijken of er iets in het regelement hierover is opgenomen. Nee, is niets over opgenomen Frans van Berkel: vrijwilliger tuinploeg. Is het een idee om de jeu de boule banen een andere bestemming te geven? Er wordt wel gebruik van gemaakt. Er is een dames en een heren team. 16 Sluiting Bedankt voor jullie aanwezigheid en aandacht. De voorzitter sluit de vergadering af om 22:15 uur.