Exposanten Handleiding

Transcriptie

1 2019 Exposanten Handleiding

2 Wij zijn verheugd u (wederom) als exposant te mogen verwelkomen op de WindDays Net als in 2018 vinden de WindDays plaats in het WTC te Rotterdam. Gedurende dit tweedaagse evenement kunt u in korte tijd uw bestaande contacten onderhouden en uw netwerk uitbreiden, terwijl u ondertussen wordt bijgepraat over de laatste stand van zaken omtrent windenergie én door uw beursdeelname de naamsbekendheid van uw bedrijf een boost geeft. In deze exposantenhandleiding hebben wij de belangrijkste zaken voor u op een rijtje gezet om uw deelname aan het evenement goed te kunnen voorbereiden en uitvoeren. Bent u van plan om voorafgaand aan of tijdens het evenement iets bijzonders te organiseren (zoals een product launch, contractondertekening etc.), dan horen wij dat graag. Ook als u een persbericht naar buiten wil brengen kijken wij graag mee naar de mogelijkheden om hieraan mee te werken. Heeft u naar aanleiding van het lezen van deze handleiding nog vragen of opmerkingen, neem dan contact met ons op via exhibition@winddays.nl of telefoon: Voor de meest recente beursplattegrondverwijzen wij u graag naar de beurssectie op onze website. Algemene informatie rondom het congres is te vinden op Wij kijken ernaar uit u te mogen ontvangen op 12 & 13 juni in het WTC Rotterdam en wensen u veel succes met de voorbereidingen van uw beursdeelname Team WindDays

3 Inhoud Algemene informatie... 2 Datum en locatie... 2 Openingstijden beurs... 2 Bezichtigingsdagen voor exposanten... 3 Opbouw- en afbouwtijden... 4 Opbouw... 4 Afbouw... 4 Deadlines voor exposanten... 5 Standaard beursvoorzieningen... 6 Eigenbouwstand... 6 Full package stand... 6 Bouwvoorschriften eigen standbouw... 8 Bouwhoogte... 8 Takels... 9 Afvalverwerking Internet Schoonmaak Schade Aan- en afvoer van beurs materialen Opslag leeggoed Veiligheid Vuur Brandvoorschriften Toegang Catering Conferentiediner Hotels Side events

4 Algemene informatie De WindDays 2019 is een initiatief van de Nederlandse WindEnergie Associatie (NWEA) in samenwerking met TKI Wind op Zee. De uitvoering is in handen van SWEE (Stichting WindEnergie Evenementen). Op uw deelname zijn de algemene voorwaarden van SWEE (Stichting WindEnergie Evenementen) van toepassing, die u bij bevestiging van uw deelname heeft geaccepteerd. Voor alle vragen omtrent de organisatie van de beurs kunt u terecht bij: Erik van Diest Tel exhibition@winddays.com SWEE heeft het standbouwbedrijf Gielissen in de arm genomen om zorg te dragen voor de standbouw voor de full package stands en de overige faciliteiten voor de zelfbouwstands. Voor alle vragen omtrent standbouw (zoals de inrichting en decoratie van full package stands en aanvullende opties) kunt u terecht bij onze standbouwer Gielissen. Zij sturen separaat een formulier met extra opties en zullen ook nog contact met u opnemen. Daarnaast kunt u bij vragen over de standbouw ook direct contact opnemen met: Peter van de Griend Senior Projectmanager T M Peter.van.de.Griend@Gielissen.NL Voor algemene vragen kunt u terecht bij info@winddays.com Datum en locatie De WindDays 2019 vinden plaats op woensdag 12 en donderdag 13 juni 2018 in het WTC Rotterdam, Beursplein 37, 3011 AA Rotterdam. Voor OV-advies, route en parkeermogelijkheden in de buurt verwijzen wij u naar de website van het WTC. Openingstijden beurs De beursvloer is geopend op: 12 juni van tot 18:00 uur 13 juni van tot uur Voor exposanten is de beursvloer op beide dagen toegankelijk vanaf 08.00uur. 2

5 Bezichtigingsdagen voor exposanten Voor bezichtiging van de locatie, in aanwezigheid van een aantal mensen van het WindDays team, is de volgende datum vastgesteld: 13 mei tot uur U kunt zich voor deze bezichtigingsdagen aanmelden via exhibition@winddays.com onder vermelding van het aantal bezoekers namens uw bedrijf. 3

6 Opbouw- en afbouwtijden Opbouw Dinsdag 11 juni van 07:00 tot 18:00 uur Let op! Op woensdag 12 juni om 08:30 dienen alle standbouwmaterialen van de beursvloer verwijderd te zijn, zodat de beurs tijdig kan aanvangen. Het niet nakomen van deze instructie, kan leiden tot extra kosten voor de exposant. Voor exposanten met een stand vanaf 20 m 2 bestaat de mogelijkheid om al op maandag 10 juni te starten met opbouwen. Partijen die hiervoor in aanmerking komen ontvangen een aparte uitnodiging. Afbouw Voor full package stands o Donderdag 13 juni van tot uur. Voor zelfbouwstands o Donderdag 13 juni van 19:00-22:00 o Vrijdag 14 juni van 07:00-18:00 Let op! Afbouw voor het einde van de beurs (om 18:00u) is niet toegestaan. 4

7 Deadlines voor exposanten Actie Type stand Deadline Inleveren tekening standbouw met Alleen voor zelfbouwstands 10 mei 2019 afmetingen (Alleen voor zelfbouwstands) Aanvragen extra voorzieningen zoals stroom, vloerbedekking, ophangen Alleen voor zelfbouwstands 10 mei 2019 (na 10 mei worden additionele kosten gerekend) banners via de Gielissen. (U ontvangt hiervoor separaat bericht van Gielissen) Doorgeven van de door uw gewenste Alleen voor full package 17 mei 2019 tenaamstelling op de frieslijst van uw stand via het formulier van Gielissen en bestelling van wanddecoratie en/of alternatief meubilair. (U ontvangt hiervoor separaat bericht van Gielissen) stands Factuur standruimte WindDays voldaan Voor allen Binnen twee weken na ontvangst factuur, doch uiterlijk 5 juni 2018 (1 week voor aanvang). Indien de factuur niet voldaan is op deze datum, wordt uw bedrijf uitgesloten van deelname aan de WindDays. Aanmelden standpersoneel, aanvragen extra tickets, lunchpakketten of lunchvouchers bestellen, tickets voor conferentiediner bestellen Voor allen 31 mei

8 Standaard beursvoorzieningen Op de WindDays voorzien wij in twee types stands; een eigenbouwstand of een full package stand. Afhankelijk van het type stand dat u heeft geboekt, zijn er nog een aantal zaken die u zelf moet regelen. Hieronder staat per pakket beschreven wat er inbegrepen zit en welke onderdelen u zelf nog moet regelen. Eigenbouwstand Bij het zelfbouw package zijn de volgende zaken inbegrepen: - Vloeroppervlakte in de beurshal; - Twee ééndaagse beurspassen per vierkante meter, te gebruiken voor uw standpersoneel of uw gasten; - Koffie en thee voor uw standpersoneel (en bezoekers); - Bedrijfsprofiel (1000 tekens) in het online deelnemersoverzicht ( Met dit pakket, bent u zelf verantwoordelijk voor het ontwerp en de open afbouw van uw stand. Daarbij dient u zich te houden aan de bouwvoorschriften van de organisatie zoals beschreven in dit document. Voor faciliteiten, kunt u het formulier van Gielissen raadplegen, of rechtstreeks contact met hen opnemen. Denkt u aan het tijdig bestellen (voor 10 mei 2019) van: - Elektriciteit - Schoonmaak - Ophangpunten - Tapijttegels voor uw vloer - (Extra) Standmeubilair Full package stand Bij het stand package zit inbegrepen: - Shell scheme stand incl. antracietkleurige vloerbedekking en standaard meubilair, een elektra aansluiting van 500W; - 1 Spotlight per 3m2 - Twee ééndaagse beurspassen per vierkante meter, te gebruiken voor uw standpersoneel of uw gasten; - Koffie en thee voor uw standpersoneel (en bezoekers); - Bedrijfsprofiel (1000 tekens) in het online deelnemersoverzicht (( Overige items kunt bestellen via Gielissen. Denkt u daarbij aan: - Extra elektriciteit (bijvoorbeeld voor het aandrijven van een model) - AV-apparatuur 6

9 - Prints voor uw standwanden - Alternatief meubilair Vergeet ook niet de tenaamstelling voor boven uw stand door te geven aan Gielissen, uiterlijk 17 mei. 7

10 Bouwvoorschriften eigen standbouw Voor partijen die gebruik maken van het eigenbouwpakket zijn een aantal bindende eisen en bouwvoorschriften opgesteld waaraan uw stand moet voldoen. Alvorens te starten met de bouw, moet het ontwerp goedgekeurd worden door de organisatie van de WindDays. De bouwtekeningen van uw stand, ontvangen wij daarom graag uiterlijk 10 mei (of het liefst zoveel eerder als mogelijk) via Deze datum geeft nog enige ruimte om aanpassingen door te voeren, indien nodig. Bouwhoogte Heeft u een tussen-, hoek- of kopstand geboekt? Dan dient u zij- en achterwanden te bouwen met een minimale hoogte van 2,5 meter. Indien u een gezamenlijke wand heeft, bent u samen verantwoordelijk voor het bouwen van een wand tussen beide stands. Bij een hoogteverschil tussen twee stands, is de bouwer van de hoogste wand verantwoordelijk voor de afwerking van deze wand aan beide zijden. Heeft u een eilandstand geboekt? Dan dient minimaal 50% van de wanden open te zijn of voorzien te zijn van transparant materiaal. Voor eigenbouwstands geldt een maximale bouwhoogte van 5m. Echter, dit is niet voor iedere stand mogelijk In de onderstaande tabel vindt u de plafondhoogte op de locatie van uw stand. Standnummer Afmetingen (m2) Maximale bouwhoogte (m) Type stand Tussenstand (1 zijde vrij) Tussenstand (1 zijde vrij) Tussenstand (1 zijde vrij) Tussenstand (1 zijde vrij) Tussenstand (1 zijde vrij) Tussenstand (1 zijde vrij) Tussenstand (1 zijde vrij) Tussenstand (1 zijde vrij) Eilandstand (4 zijdes vrij) Hoekstand (2 zijdes vrij) Tussenstand (1 zijde vrij) Tussenstand (1 zijde vrij) Tussenstand (1 zijde vrij) Tussenstand (1 zijde vrij) Hoekstand (2 zijdes vrij) Tussenstand (1 zijde vrij) Tussenstand (1 zijde vrij) Tussenstand (1 zijde vrij) Tussenstand (1 zijde vrij) Tussenstand (1 zijde vrij) 8

11 Tussenstand (1 zijde vrij) Hoekstand (2 zijdes vrij) Tussenstand (1 zijde vrij) Tussenstand (1 zijde vrij) Tussenstand (1 zijde vrij) Tussenstand (1 zijde vrij) Tussenstand (1 zijde vrij) Tussenstand (1 zijde vrij) Hoekstand (2 zijdes vrij) Hoekstand (2 zijdes vrij) Hoekstand (2 zijdes vrij) Hoekstand (2 zijdes vrij) Eilandstand (4 zijdes vrij) Hoekstand (2 zijdes vrij) Hoekstand (2 zijdes vrij) Hoekstand (2 zijdes vrij) Hoekstand (2 zijdes vrij) Eilandstand (4 zijdes vrij) Eilandstand (4 zijdes vrij) Eilandstand (4 zijdes vrij) Eilandstand (4 zijdes vrij) Eilandstand (4 zijdes vrij) Eilandstand (4 zijdes vrij) Tussenstand (1 zijde vrij) Tussenstand (1 zijde vrij) Tussenstand (1 zijde vrij) Tussenstand (1 zijde vrij) Tussenstand (1 zijde vrij) Tussenstand (1 zijde vrij) Tussenstand (1 zijde vrij) Tussenstand (1 zijde vrij) Tussenstand (1 zijde vrij) Tussenstand (1 zijde vrij) Tussenstand (1 zijde vrij) Takels Op diverse plekken is het mogelijk om takels te gebruiken om (een deel van) uw stand aan het plafond te bevestigen. Ook kunt u op deze manier ook verlichtingstrussen ophangen. Dit dient altijd in overlegd te worden met de organisatie van de WindDays. Voor aanvragen en tarieven kunt u contact opnemen met Peter van de Griend, projectmanager bij Gielissen. 9

12 Afvalverwerking U bent als standhouder zelf verantwoordelijk voor schoon achterlaten van de ruimte en het meenemen van alle afval. De locatie zelf heeft maar een beperkte mogelijkheid tot eigen afvalverwerking, Mocht u meer dan een standaard vuilniszak aan afval verwachten, dan vragen wij hiervoor een aparte container te bestellen via ons. De kosten hiervoor bedragen à 50,- (excl. BTW) per container (1.100 liter). Deze kunt u aanvragen per mail via exhibition@winddays.com o.v.v. aanvraag afvalcontainer, uiterlijk 17 mei. Na deze datum geldt er een toeslag van 50% Internet Op de locatie is een gratis Wi-Fi netwerk aanwezig. Wilt u verzekerd zijn van een sterke en constante internetverbinding, vraagt u deze dan aan via Gielissen. Schoonmaak Uiteraard worden de openbare ruimtes en gangpaden dagelijks schoongemaakt gedurende de beursdagen. Let op dat de kosten van basisschoonmaak voor de eigenbouwstands zijn niet zijn inbegrepen in het zelfbouwpakket. Dit is te bestellen via Gielissen. Schade Indien exposanten schade veroorzaken aan materialen of de locatie, worden hiervoor kosten in rekening gebracht. De kosten voor de herstelwerkzaamheden bedragen 50,00 per uur plusmateriaalkosten, vermeerderd met een opslag van 25%. Aan- en afvoer van beurs materialen De beursvloer bevindt zich in de Shipping, Mercurius en Exchange Hall op de eerste etage van het Postillion Convention Centre WTC Rotterdam gevestigd in het World Trade Center Rotterdam. Voor het binnen brengen van grote materialen kunt u gebruik maken van de goederenlift die zich bevindt bij de laad en losruimte ter hoogte van de Expeditie Meentzijde. Adres: World Trade Center Rotterdam Meent JS ROTTERDAM U herkent Expeditie Meentzijde aan de grote zwarte schuifdeuren. Laad- en losplaatsen zijn aangegeven op de straat en bevinden zich tegenover McDonald s. Let op, er is slechts beperkt ruimte hier. Graag worden wij dan ook vooraf op de hoogte gebracht als u met groot transport komt. Wij zullen ook nog actief de bedrijven met grote stands benaderen om een transportplanning op te stellen. Het openen van de deuren gaat via intercom aan de buitenzijde rechts van de deuren. Deze doorgang heeft een hoogte van 220 cm en breedte van 185 cm. 10

13 De algemene regels voor laden en lossen zijn hier van toepassing. Let dus goed op, de politie controleert hier streng. Eventuele boetes kunt u niet reclameren bij de organisatie van de WindDays of bij het Postillion Convention Centre WTC Rotterdam. Blijft u langer staan met kleiner vervoer? Dan is het aan te raden de betaalde parkeerplaatsen in de naaste nabijheid te gebruiken. U kunt, tegen betaling, ook parkeren in de WTC-Beursplein Parkeergarage (voorheen WTC-V&D garage), Leeuwenstraat 2, 3011 AL Rotterdam (maximale inrijhoogte 1,95 meter). Of Beurs-WTC Parkeergarage P1, linker inrit, Rodezand 19, 3011 AM Rotterdam (maximale inrijhoogte 2 meter). De expeditie lift heeft de volgende afmetingen: 5,50 meter lang 2,19 meter breed 2,30 meter hoog De maximale belasting van de expeditie lift is KG. Drukt u in de lift op de knop met nummer 2 (Main Hall) en houdt u rekening met de sensoren in de lift (geel gearceerd). De beursvloer bevindt zich op de tweede etage. Dit is uit de lift linksaf en de lange gang volgen. Tijdens de opbouw van het evenement is altijd een Floor Manager / F&B Supervisor van het WTC Rotterdam aanwezig die u eventueel met advies kan bijstaan. De Floor Manager / F&B Supervisor is te bereiken via de centrale receptie bij de hoofdentree (eveneens op Main Hall). Bij grootschalige transporten is de aanwezigheid van een beveiligingsmedewerker verplicht (minimaal 4 aaneengesloten uren), doorbelast aan de gebruiker. Deze medewerker zal de ingang bewaken en erop toezien dat de aan- en afvoer van goederen efficiënt en veilig verloopt. Voor een parkeerontheffing kunt u contact opnemen met: Gemeente Rotterdam, Stadsbeheer Evenementen & Ontheffingen Dhr. Johan van der Stoep Kleinpolderplein, dienstwoningen Postbus AT ROTTERDAM Tel j.vanderstoep@rotterdam.nl 11

14 Opslag leeggoed Vanwege veiligheidsvoorschriften en een ordentelijk verloop van de beurs, is het niet toegestaan om leeggoed of gereedschappen op de beursvloer achter te laten na de opbouw van uw stand. Opslag van de materialen die u tijdens de beurs niet gebruikt is mogelijk. Wij hebben daarvoor een afgesloten ruimte beschikbaar aanliggend aan de beursvloer (toegankelijk met een enkele deur max. 80cm breedte), en een niet afsluitbare ruimte, los van de beursvloer (toegankelijk via een dubbele deur, max. 160cm breedte). U dient zelf zorg te dragen voor voldoende verzekering tegen schade, brand en diefstal van de door ons in opslag genomen goederen. Ten aanzien van de door ons in opslag genomen goederen aanvaarden wij geen enkele aansprakelijkheid. Het tarief voor opslag per m 3 is 50,- voor de duur van de beurs (dagtarief 30,-). Er is beperkte ruimte beschikbaar, geef dus vooraf aan hoeveel ruimte u nodig denkt te hebben. De beschikbare ruimte wordt vergeven op basis van first-come, first-served. Alle materialen die wij voor aanvang van de beurs nog aantreffen op de vloer worden verwijderd en opgeslagen in de daarvoor bestemde ruimtes tegen de geldende tarieven met een opslag van 50%. Beursmaterialen die na afloop van de beurs niet opgehaald worden, worden opgeslagen tegen het geldende dagtarief met een opslag van 50%. Veiligheid Vuur Gebruik van vuur(werk) en gasflessen is niet toegestaan. Meld het gebruik van rookmachines vooraf aan de WindDays organisatie. Brandvoorschriften Eigen ingebrachte brandbare materialen moeten zijn voorzien van een certificaat van brand-voortplantingsklasse 1 of 2 (vanuit fabriek geïmpregneerd) of een impregneercertificaat niet ouder dan 4 dagen. De brandweer kan tijdens de bijeenkomst controleren en afkeuren. 12

15 Toegang Toegang tot de beurs en/of de conferentie is alleen mogelijk met een geldig toegangsbewijs. Standhouders kunnen het standpersoneel registreren via het exposantenportaal. Hiervoor heeft u de inloggegevens ontvangen bij uw boeking. Bent u deze onverhoopt kwijt geraakt, neem dan contact op met ons. Iedere standhouder heeft recht op een aantal gratis toegangskaarten, afhankelijk van het aantal geboekte vierkante meters. Via het exposantenportaal is het ook mogelijk, tegen betaling extra toegangskaarten te kopen. Let op! Uw standpersoneel dient geregistreerd te zijn om toegang te krijgen tot de beurs. Houd hier rekening mee bij het weggeven van gratis kaarten aan uw gasten, welke u ook registreert via het standhoudesportaal. Let op! Het is mogelijk om als beursbezoeker de plenaire openings- en slotsessie te bezoeken. Voor de overige sessies in de conferentie is het nodig om een aparte conferentiepas aan te schaffen, welke beschikbaar zijn via het exposantenportaal. Catering Deelname aan de WindDays, zowel voor exposanten als bezoekers, betekent dat gratis gebruik gemaakt kan worden van koffie en thee die geserveerd wordt op diverse punten op de beursvloer. De lunch is alleen inbegrepen voor houders van een conferentiepas. Alleen als u een standhouder of beursbezoeker bent, kunt u vooraf uw lunchvoucher aanschaffen waarmee u kunt aanschuiven bij de lunch met de conferentiedeelnemers. Op basis van beschikbaarheid zijn tijdens het event zelf slechts een beperkt aantal lunchvouchers voorradig. Wij raden u daarom aan deze vooraf te bestellen. Deze kunt u rechtstreeks mee bestellen met de registratie van uw personeel. Daarnaast bieden wij ook de optie om een lunchpakket voor uw standpersoneel op de stand te bezorgen. Deze dienen van tevoren besteld te worden. U ontvangt hiervoor nog apart bericht medio mei. Heeft u specifieke vragen omtrent catering (bijvoorbeeld eigen catering op de stand), neemt u dan contact op met de WindDays organisatie, zodat wij uw wensen met het WTC kunnen bespreken. Externe catering is niet toegestaan binnen het WTC. Conferentiediner Op woensdagavond 12 juni organiseren wij na afloop van de beurs een spetterend conferentiediner in de Harbour Club in Rotterdam. U kunt zich hiervoor aanmelden tijdens de registratie van uw gasten en standpersoneel in het standhoudersportaal. De kosten voor deelname bedragen 120,-. Vervoer vanaf het WTC naar de Harbour Club is inbegrepen. Hotels Voor overnachtingen tijdens de WindDays hebben wij een beperkt aantal kamers in het H2OTEL ( ter beschikking. Dit hotel ligt op loopafstand van de beurs. 13

16 De kamers zijn te boeken voor 94,50 excl. BTW per nacht, inclusief ontbijt. Voor het boeken van een kamer kunt u contact opnemen met Isabelle Westerweel via groups@h2otel.nl of telefonisch via +31 (0) Vermeld bij het reserveren dat u deelnemer bent aan de WindDays om gebruik te maken van deze aanbieding. 14

17 Side events Buiten de beursvloer, heeft het WTC diverse zalen beschikbaar voor het organiseren van side events (van 30 tot 150 mensen). Ook zijn er kleinere kamers om in alle rust te vergaderen of relaties te ontmoeten. Voor meer informatie over beschikbaarheid en tarieven kunt u contact opnemen met de WindDays organisatie via info@winddays.com of