MEDIAMARKT EINDHOVEN EKKERSRIJT

Transcriptie

1 MEDIAMARKT EINDHOVEN EKKERSRIJT Project Initiatie Document Projectcode: SmartBar<Projectcode> Datum voltooid: <Datum voltooid> Auteur/groep: Sam van den BiggelaarICT & Business Versie: V2.0 Status: Voltooid<Status> Document ID: Bestandsnaam: D001 Project Initiatie Document

2 Documenthistorie Revisies Versie Status Datum Wijzigingen 1.0 Concept Opzet Project Initiatie Document 2.0 Defnitief Definitief document 3.0 Definitief Feedback semestercoach verwerkt Goedkeuring Dit document behoeft de volgende goedkeuringen: Versie Datum Naam Functie Paraaf goedkeuring Rob Verhoeven Semestercoach Pascal Galesloot Begeleider Live Performance Distributie Dit document is verstuurd aan: Versie Datum Naam Functie verzending Rob Verhoeven Semestercoach Rob Verhoeven Semestercoach Pascal Galesloot Begeleider Live Performance [2/15] Datum: <Datum voltooid>

3 Inleiding Het project initiatie document geeft een beeld over hoe wij als groep het project aanpakken. Het project bevat progressie omtrent een organisatie, de groei van een klein bedrijf naar middelklein bedrijf. De Live Performance of wel Mini-stage is in het leven geroepen om studente een kijkje in de keuken te geven van een bedrijf. Hier gaan ze meekijken op een specifiek gebied van deze organisatie. Zo heeft Sam ervoor gekomen om te kijken naar de processen binnen MediaMarkt Ekkersrijt. In verband met de tijd zal hij zich specificeren op de afdeling SmartBar. Voor deze afdeling zal de administratieve organisatie bekeken worden en de lopende processen in kaart gebracht worden. [3/15] Datum: <Datum voltooid>

4 Inhoudsopgave 1 PROJECTDEFINITIE ACHTERGRONDEN CONTEXT... 5 Primaire activiteit... 5 De missie... 5 Strategie... 5 Locatie... 5 Doelgroep... 6 Organisatiestructuur... 6 Bedrijfsprocessen PROBLEEMSTELLING PROJECTDOELSTELLINGEN... 7 Hoofddoel... 7 Op 8 juni brengt de student een advies uit omtrent de administratieve organisatie en zullen de huidige processen in kaart gebracht worden BEOOGD EINDRESULTAAT... 7 Mijlpalen AANPAK... 8 Onderzoeksfase... 8 Ontwerpfase... 8 Documenteerfase ONDERZOEK AANPAK... 9 Aanpak SCOPE & UITSLUITINGEN UITGANGSPUNTEN & RANDVOORWAARDEN...10 Uitgangspunten Randvoorwaarden BUDGET PROJECTORGANISATIESTRUCTUUR OPDRACHTGEVER SEMESTERCOACH PROJECTLEIDER PRODUCTEN PRODUCTDECOMPOSITIESTRUCTUUR PRODUCTBESCHRIJVINGEN RISICOANALYSE PLANNING BIJLAGE [4/15] Datum: <Datum voltooid>

5 1 Projectdefinitie 1.1 Achtergronden MediaMarkt Ekkersrijt heeft zichtzelf gevestigd op Deze oprichting heeft plaats gevonden omdat binnen Ekkersrijt verschillende grote winkelketens gevestigd zijn, dit was ideaal voor MediaMarkt om zich tussen te vestigen. MediaMarkt is de grootste consumentenelektronicaketen van Nederland, zij bieden producten aan in verschillende categorieën consumentenelektronica. Naast het aanbieden van producten bieden zij ook vele verschillende diensten aan. Zo is het mogelijk je abonnement te verlengen in een van de vestigingen, maar is het ook mogelijk eventuele extra service aan te schaffen voor uw product. Deze extra service wordt verleend door de afdeling SmartBar, deze afdeling helpt klanten met het installeren van hun product of eventuele fouten of mankementen aan het product. Deze afdeling heeft hierdoor verstand van bijna iedere afdeling binnen de vestiging. Naast deze services, repareren zij ook telefoons en tablets. Zo hoeft de klant zijn/haar product niet lang kwijt te zijn en kan dit meestal dezelfde dag nog opgelost worden Context MediaMarkt Ekkersrijt is een organisatie die een product aanbiedt richting zijn klant. Zij maken het mogelijk verschillende consumentenelektronica aan te schaffen. Primaire activiteit Het aanbieden van producten binnen de categorie consumentenelektronica, daarnaast verzorgen zij service omtrent deze verschillende producten. De missie Het verdienmodel zit hem vooral op deze verschillende diensten en eventuele bij verkoop. Hierdoor kan MediaMarkt Ekkersrijt altijd de laagste prijs garanderen, omdat men stuurt op bij verkoop en de marge ligt op de bij verkoop. Naast het verkopen van producten staat service hoog in het vaandel binnen MediaMarkt Ekkersrijt. Strategie MediaMarkt Ekkersrijt houdt een strategie aan in het verkopen van consumentenelektronica. Hiernaast leveren zij diensten voor het aansluiten van telefooncontracten en eventuele support voor zijn/haar apparaat. Zij zijn de tussenpersoon van leverancier en consument, zij kopen de producten in en verkopen deze vervolgens door aan de consument. Geschiedenis MediaMarkt Ekkersrijt is opgericht in 2013, onder de naam van MediaMarkt. Ekkersrijt is een woonboulevard in Son, dit is was de grootste reden om een MediaMarkt hier te plaatsen. Heel veel klanten komen hier doordeweeks en in het weekend, de ideale plek voor een MediaMarkt. De SmartBar is ooit begonnen als PowerService, dit is veranderd in 2017 naar SmartBar. Dit om voor de klant duidelijkheid te scheppen omtrent de gescheidenheid van afdelingen. De SmartBar is opgericht om de klant zijn/haar producten te kunnen ondersteunen. Dagelijks komen er consumenten met een probleem met hun/haar computer/smartphone, deze problemen zijn vaak op te lossen met een paar handelingen. Hier hoeft het product vaak niet voor opgestuurd te worden, hierom hebben ze de SmartBar opgericht. Locatie Zoals hierboven vermeld is MediaMarkt Ekkersrijt perfect gelegen voor een consumentenelektronicawinkel. De vestiging is naast een drukke snelweg gelegen, daarnaast maakt Ekkersrijt gebruik van gratis parkeergelegenheden. Dit maakt het qua reizen makkelijk [5/15] Datum: <Datum voltooid>

6 voor de klant. Naast de ligging, zijn er op Ekkersrijt vele bedrijven met daarbij werknemers die na hun werk even langskomen. Doelgroep De doelgroep van MediaMarkt is de consumentenmarkt. De producten die aangeboden worden zijn vooral voor de volwassenere doelgroep, dit in verband met de prijs van de producten. Voor MediaMarkt Ekkersrijt ligt de doelgroep in de regio Eindhoven. Organisatiestructuur De organisatiestructuur is opgebouwd tot aan de positie van Sam van den Biggelaar. Hierin is te zien dat hij onder de afdeling SmartBar valt. Bedrijfsprocessen - Reparatieproces Het reparatieproces is gemaakt voor de schermreparaties omtrent Smart Devices. Dit proces moet duidelijk in kaart gebracht worden met de daarbij horende subprocessen. - Inschrijfproces (Figuur 1.1 Organogram) Ieder product wat achter gelaten wordt door de klant zal ingeschreven worden. Dit proces is niet duidelijk voor de nieuwe medewerkers. Hier zitten belangrijk stappen in die vergeten worden door mensen. Dit zorgt voor onduidelijkheid, niet alleen voor de klant, maar ook voor de afdeling. - Installatieproces De SmartBar verzorgt ook installaties voor klanten. Hierbij gaat het om softwarepakketten en eventueel andere programma s. Dit proces wordt op vele manieren opgepakt, hiervoor moet een duidelijk proces en procedure gemaakt worden. - Startklaarproces Voor dat bepaalde producten de winkel in gaan, worden deze Startklaar gemaakt. Dit startklaar-maken wordt gedaan met behul van de Cyric -server. Deze server zorgt ervoor dat er images gemaakt kunnen worden van laptops en deze later op meerdere laptops uit te rollen. Hier is nog geen documentatie voor en ook geen proces gemodelleerd. [6/15] Datum: <Datum voltooid>

7 1.2 Probleemstelling Vanuit MediaMarkt Ekkersrijt kwam de roep om processen en procedures om een rode draad binnen de afdeling SmartBar te creëren. Deze roep is ontstaan doordat er twee jaar lang vanuit eigen kennis gewerkt werd en geen duidelijke manier van werken was binnen de organisatie. Door mijn voorkennis binnen deze afdeling en mijn opleiding ICT & Business werd de student gevraagd eens te kijken naar deze processen. Naast processen moest er ook gekeken worden naar de Administratieve Organisatie zelf. Wat wordt er binnen de afdeling gedaan en waar kan men eventueel verbeteren. 1.3 Projectdoelstellingen Hoofddoel Op 8 juni brengt de student een advies uit omtrent de administratieve organisatie en zullen de huidige processen in kaart gebracht worden. 1.4 Beoogd eindresultaat De student verzorgt een stageverslag met daarin een advies omtrent de Administratieve Organisatie inclusief processen. Dit stageverslag wordt ingediend bij de begeleider binnen MediaMarkt Ekkersrijt. Wanneer dit stageverslag indient is, moet er op de afdeling SmartBar meer duidelijkheid komen voor de medewerkers. Door middel van deze duidelijkheid kan er meer focus richting de klant, wat de kritieke prestatie-indicatoren ten goede zal komen. Het management zal dit advies bekijken en bij uitvoeren graag een verbetering in kwaliteit zien. Deze kwaliteit zal ten alle tijden gewaarborgd moeten worden door de afdeling SmartBar. Mijlpalen Er zijn binnen het gehele project drie fases: Onderzoeksfase, Ontwerpfase, Uitvoeringsfase en Afrondingsfase. De onderzoeksfase zal na week 2 volledig en afgerond zijn. De ontwerpfase zal na week 4 volledig en afgerond zijn. De documenteerfase zal na week 7 volledig en afgerond zijn. [7/15] Datum: <Datum voltooid>

8 1.5 Aanpak Binnen het project zullen drie verschillende fases zijn, deze fases zijn belangrijk voor een goed verloop van het project. Al deze fases zullen van dezelfde methodiek gebruikmaken en lopen in elkaar door, dit wordt ook wel de waterval -methode genoemd. Onderzoeksfase Tijdens de onderzoeksfase zal gekeken worden naar de Ontwerpfase verschillende producten die opgeleverd zullen worden. Deze verschillende deelproducten worden geanalyseerd en vervolgens onderzocht, dit is belangrijk voor een succesvol project. Ontwerpfase In de ontwerpfase worden de plannen gemaakt voor de producten, hierin is alle data van voorgaande fase bij elkaar gezocht. Al deze kennis zal gebruikt worden om een duidelijk plan en beeld te schetsen voor de opdrachtgever. Documenteerfase Onderzoeksfase Documenteerfase Nadat alle ontwerpen af zijn kan er een advies omtrent de situatie geschreven worden. Dankzij de gegevens die verzameld zijn in de voorgaande fases kan men een duidelijk advies ontwikkeld worden. [8/15] Datum: <Datum voltooid>

9 1.6 Onderzoek aanpak Hoofdvraag: Hoe kan MediaMarkt Ekkersrijt de processen binnen de afdeling SmartBar in kaart brengen en deze optimaliseren? Deelvragen: I. Hoe ziet de SmartBar-organisatie eruit? II. III. IV. Wat is procesverbetering? Welke kritieke prestatie indicatoren zijn belangrijk voor de processen? Welke kritieke prestatie-indicatoren worden gehanteerd door MediaMarkt Ekkersrijt? V. Zijn er ondersteunende afdelingen binnen de processen van de SmartBar? Aanpak Onderzoeksvraag Strategie Invulling Strategie Informatie bronnen Hoe ziet de SmartBarorganisatie eruit? Er wordt een interview gehouden door de student met de Verkoopleider. - Verkoopleider Wat is procesverbetering? Er wordt online onderzoek gedaan wat procesverbetering inhoud en welke punten belangrijk zijn om dit uit te voeren. - Internet Welke kritieke prestatie indicatoren zijn belangrijk voor de processen? Welke kritieke prestatie-indicatoren worden gehanteerd door MediaMarkt Ekkersrijt? Zijn er ondersteunende afdelingen binnen de processen van de SmartBar? Er wordt met de verkoopleider overlegt welke processen er aanwezig zijn en welke kritieke prestatie-indicatoren hieraan gekoppeld kunnen worden. Er wordt een interview gehouden met de verkoopleider. Deze data zal onderzocht worden naar een verbetering hiervan. De student zal een interview houden met verschillende medewerkers binnen de afdeling maar ook daarbuiten. Hier zal gekeken worden naar het specifieke probleem. - Verkoopleider - Verkoopleider - Medewerkers [9/15] Datum: <Datum voltooid>

10 1.7 Scope & Uitsluitingen Het project ligt in volledige verantwoording van de projectleider. De projectleider zal iedere week verantwoording afleggen bij de opdrachtgever. Met het management is besloten om een document op te stellen met daarin een advies omtrent de Administratieve Organisatie. 1.8 Uitgangspunten & Randvoorwaarden Uitgangspunten De student houdt vast aan de waterval-methode, hierbij wordt fase voor fase afgewerkt. Vervolgens wordt iedere fase gecontroleerd en geverifieerd door de opdrachtgever. Randvoorwaarden Het project is afhankelijk van bepaalde factoren die MediaMarkt Ekkersrijt stelt. Denk hierbij aan budget en mogelijkheden binnen de organisatie. 1.9 Budget De student zal een advies schrijven voor de organisatie, aan dit advies zullen kosten verbonden zitten wanneer het uitgevoerd zal worden. [10/15] Datum: <Datum voltooid>

11 2 Projectorganisatiestructuur 2.1 Opdrachtgever Omschrijving rol: De opdrachtgever zal de kwaliteit van het project bewaken en eventuele hulp bieden. Verantwoordelijkheden: Tussentijds het project in de gaten houden zodat alles naar verloop van wens gaat. Met tussentijdse gesprekken zorgen dat ze een goed product aangeleverd krijgen. Taken: Tussentijdse gesprekken voeren met de projectleider. Status opvragen van het project. Eventuele afgeronde producten controleren en hierop feedback geven. 2.2 Semestercoach Omschrijving rol: Het sturen van de projectleider. Verantwoordelijkheden: Adviseren binnen het project. Taken: Feedback geven als ernaar gevraagd wordt. Tussentijds gesprekken voeren met de projectleider. 2.3 Projectleider Omschrijving rol: De projectleider werkt aan het project en is verantwoordelijk voor het resultaat. Verantwoordelijkheden: Het project goed laten verlopen. Eventuele fouten aangeven bij de groepsleden. Correcte documenten aanleveren. Alles op tijd aanleveren. Feedback vragen. Taken: Projectleden aansturen. Meewerken aan het project. Toezicht houden over de gang van zaken. Feedback vragen en verwerken. [11/15] Datum: <Datum voltooid>

12 3 Producten 3.1 Productdecompositiestructuur Met een productdecompositiestructuur wordt het hoofdproduct (of de hoofdproducten) benoemd en uitgesplitst in deelproducten. Zo kan er een overzicht gecreëerd worden en per deelproduct een aparte deadline worden gekoppeld. 3.2 Productbeschrijvingen 1.0 Stageverslag MediaMarkt Ekkersrijt Het stageverslag is het hoofdproduct van het project, dit product is dan ook het eindresultaat van het project. Het adviesdocument zal geschreven worden door de student met hier een aanbeveling aan gekoppeld. Dit product zal gemaakt worden door de gegevens die verzameld zijn in de onderzoeks- en ontwerpfase. Het hoofdproduct zal verschillende deelproducten hebben: 1.1 Procesbeschrijving De verschillende processen binnen de SmartBar zullen een procesbeschrijving nodig hebben, deze omschrijving zal in kaart gebracht worden door de student. Door onderzoek te doen in de organisatie zullen de processen duidelijk worden, hierbij zal een beschrijving worden. 1.2 Beschrijving kritieke prestatie-indicatoren De SmartBar zal vanuit het management verschillende KPI s krijgen, binnen MediaMarkt zijn er vele KPI s die behaald moeten worden. De student zal een advies geven omtrent welke KPI s belangrijk zijn voor de SmartBar. 1.3 Knelpuntanalyse De verschillende processen zullen bepaalde knelpunten bevatten, deze knelpunten zullen in kaart gebracht moeten worden. Eventuele oplossingen/gevolgen zullen hierbij belangrijk zijn om direct te kunnen anticiperen. 1.4 Beheersmaatregelen Er zullen maatregelen getroffen moeten worden voor de knelpunten. Hoe worden deze knelpunten aangepakt en welke controles worden uitgevoerd om problemen te voorkomen. Deze maatregelen kun je toepassen op twee verschillende groepen: Omtrent ICT Met gebruik van ICT kan men vele problemen voorkomen, zo kun je statistieken gebruiken om oplossingen te maken. Deze oplossingen zullen omschreven worden Omtrent AO De administratieve organisatie zal ook maatregelen nodig hebben, welke controles worden op elkaar uitgevoerd worden om transparant te kunnen werken. Deze controles worden beschreven door de stur [12/15] Datum: <Datum voltooid>

13 Kans Impact Risico 4 Risicoanalyse ID Beschrijving 1 Adviesdocument is incompleet Kosten perken buiten het budget. Niet alle onderzoeksvragen kunnen beantwoord worden. Geschatte planning klopt, project kost meer tijd. L M Actie(s) Alle gegevens die onderzocht L H zijn zullen verwerkt worden en een advies zal geformuleerd worden. Management inschakelen om L H te kijken naar de gegevens en zoeken naar een goedkopere oplossing L M Uitzoeken waar de fout zit, eventueel target bijstellen. Bespreekbaar maken met het management, eventueel doorwerken om in te halen. Eigenaar Projectleider Projectleider Projectleider Projectleider. Kans L M H Laag Gemiddeld Hoog Impact L M H Laag Gemiddeld Hoog Overall Risico (Kans x Impact) Risico HxH Hoog HxL Gemiddeld HxM Hoog LxH Gemiddeld LxL Laag LxM Laag MxH Hoog MxL Laag MxM Gemiddeld x - [13/15] Datum: <Datum voltooid>

14 5 Planning Zie bijlage MediaMarkt Ekkersrijt - Planning.mpp [14/15] Datum: <Datum voltooid>

15 Bijlage Bijlage 1 Legenda om het risico te bepalen Kans L Laag M Gemiddeld H Hoog Impact L M H Laag Gemiddeld Hoog Overall Risico (Kans x Impact) Risico HxH Hoog HxL Gemiddeld HxM Hoog LxH Gemiddeld LxL Laag LxM Laag MxH Hoog MxL Laag MxM Gemiddeld x - [15/15] Datum: <Datum voltooid>