PROJECT: ONDERZOEK BEKENDHEID PUURORANJE

Transcriptie

1 PROJECT: ONDERZOEK BEKENDHEID PUURORANJE ( Project Initiation Document ) Datum voltooid: Auteur: Nick Arts Versie: 0.1 Status: concept Bestandsnaam: Project: Onderzoek bekendheid puuroranje

2 Documenthistorie Revisies Versie Status Datum Wijzigingen 0.1 Concept Opzet eerste versie. Goedkeuring Dit document behoeft de volgende goedkeuringen: Versie Datum goedkeuring Naam Functie Paraaf 0.1 Frank Roosen Docentbegeleider 0.1 Frans van Duijnhoven Opdrachtgever 0.1 Mark van Duijnhoven Projectborging Distributie Dit document is verstuurd aan: Versie Datum verzending Naam Functie Mark van Duijnhoven Projectborging Frans van Duijnhoven Opdrachtgever [2/15] Datum:

3 Managementsamenvatting Doel van dit document Dit document heeft tot doel het project te definiëren, als basis te dienen voor het management ervan en de beoordeling van het succes van het project mogelijk te maken. De twee belangrijkste redenen voor gebruik van dit document zijn: Aanleiding om er zeker van te zijn dat het project een gezonde basis heeft voordat de Stuurgroep gevraagd wordt zich aan het project te committeren; om te dienen als basisdocument op grond waarvan de Stuurgroep en de Projectmanager de voortgang en wijzigingen kunnen toetsen en bewaken en vragen omtrent geldigheid van het project tijdens de uitvoering ervan kunnen beoordelen. Dit project is van start gegaan omdat puuroranje een nieuw bedrijf is en nog in de markt moet doordringen. Dit project moet een overzicht geven van de manieren waarop dit bedrijf dat kan doen en wat precies de doelgroep is die ze aan moeten spreken. Verder zal dit project ook zorgen voor een overzicht van de concurrenten waar het bedrijf rekening mee dient te houden. Een doelgroep en de interesses van de doelgroep zijn factoren die zich blijven ontwikkelen. Daarom zal het bedrijf zich continue af moeten gaan vragen welke middelen ze in gaan zetten en wanneer het tijd is om met nieuwe ontwikkelingen te komen. Dit om de aandacht van de doelgroep op puuroranje te blijven richten. Globale aanpak In dit project wordt onderzoek gedaan naar de huidige situatie waarin het bedrijf zich nu bevindt. Er wordt eerst gekeken wat de doelgroep is en wie de concurrenten zijn en waar die zich mee bezig houden. Daarna wordt er een marktonderzoek ingesteld naar de bekendheid van puuroranje en de middelen die nodig zijn om de doelgroep naar puuroranje te laten komen. Er wordt een concept ontwikkeld om een techniek of conclusie verder uit te werken tot een middel dat de bekenheid van puuroranje kan bevorderen. Het middel kan de functie hebben om nieuwe mensen naar puuroranje te trekken, maar ook om de aandacht van de huidige volgers op puuroranje te houden. Globale kosten en doorlooptijd Het project brengt geen hoge kosten met zich mee, dus zullen de risico s beperkt blijven. De doorlooptijd van het project is 19 weken en de deadline is 10 januari 2011 voor uur. [3/15] Datum:

4 Inhoudsopgave 1 INLEIDING DOEL VAN DIT DOCUMENT OPBOUW VAN DIT DOCUMENT ACHTERGROND PROJECTDEFINITIE PROJECTDOELSTELLINGEN GEKOZEN OPLOSSING OF AANPAK SCOPE VAN HET PROJECT PRODUCTEN C.Q. EINDRESULTAAT UITSLUITINGEN BEPERKINGEN AFHANKELIJKHEDEN RANDVOORWAARDEN AANNAMES PROJECTORGANISATIESTRUCTUUR OPDRACHTGEVER SENIORGEBRUIKER PROJECTBORGING PROJECTMANAGER PROJECTSUPPORT BIJLAGE A: COMMUNICATIEPLAN BIJLAGE C: INITIËLE BUSINESS CASE BIJLAGE D: INITIEEL PROJECTPLAN [4/15] Datum:

5 1 Inleiding 1.1 Doel van dit document Dit document is opgesteld om alle relevante basisinformatie en uitgangspunten van het project vast te leggen om het op de juiste wijze te kunnen besturen. Het heeft tot doel het project te definiëren, als basis te dienen voor het management ervan en de beoordeling van het succes van het project mogelijk te maken. Dit Projectinitiatiedocument (of PID) behandelt de volgende fundamentele aspecten van het project: Wat beoogt men met het project te bereiken? Waarom is het belangrijk om deze doelstellingen te bereiken? Wie zijn er betrokken bij het managen van het project en wat zijn hun rollen en verantwoordelijkheden? Hoe en wanneer zullen de maatregelen die in dit PID besproken worden gerealiseerd worden? Het document wordt gebruikt: om er zeker van te zijn dat het project een gezonde basis heeft voordat de Stuurgroep gevraagd wordt zich aan het project te committeren; om te dienen als basisdocument op grond waarvan de Stuurgroep en de Projectmanager de voortgang en wijzigingen kunnen toetsen en bewaken en vragen omtrent geldigheid van het project tijdens de uitvoering ervan kunnen beoordelen. 1.2 Opbouw van dit document Om aan te geven welke onderdelen worden bijgewerkt en dus nieuwe versies zullen krijgen tijdens de voortgang van het project is dit Projectinitiatiedocument verdeeld in twee secties: een statisch gedeelte en een dynamisch gedeelte: Het "statische" deel bestaat uit de hoofdstukken en bijlagen: Achtergrond (Hoofdstuk 2) Projectdefinitie (Hoofdstuk 3) Projectorganisatiestructuur (Hoofdstuk 4) Communicatieplan (Bijlage A) Het "dynamische" deel bestaat uit de bijlagen: Initiële Business Case (Bijlage C) Initieel Projectplan (Bijlage D) [5/15] Datum:

6 2 Achtergrond Puuroranje houdt zich bezig met veel uiteenlopende zaken binnen de Nederlandse artiest. Zo organiseren ze feesten en houden ze acties. Daarom is het doel van dit project ook om manieren te zoeken om puuroranje beter op de kaart te zetten binnen de doelgroep. Om leuke feestjes te kunnen organiseren en om een bedrijf draaiende te houden, is er bekendheid nodig. Dit is nog te weinig voor dit bedrijf en daarom is mij gevraagd om onderzoek te doen naar manieren om de bekendheid van puuroranje te verbeteren. Het probleem op dit moment is de bekendheid van puuroranje. Puuroranje heeft op zoveel plaatsen een vinger in de pap, maar niemand kent het bedrijf. Om een bedrijf draaiende te houden, moeten mensen je wel weten te vinden. Vooral wanneer je kaartjes wilt verkopen voor concerten. Om ervoor te zorgen dat mensen puuroranje beter leren kennen, moet er onderzoek gedaan worden. Wie wil puuroranje bereiken en hoe willen deze mensen benaderd worden. Wie ziet puuroranje als concurrenten en hoe zorgen zij dat mensen van hun gehoord hebben en over hun praten. En natuurlijk wordt er daarna ook nog onderzoek gedaan naar de markt waar puuroranje binnen valt. Hoe kun je het beste communiceren binnen die markt om een zo groot mogelijke doelgroep te bereiken. Waar het dus tekort schiet in deze situatie, is de weet hoe de doelgroep benaderd moet worden en wat voor middelen er ingezet moeten worden. Directie Frans van Duijnhoven (Directeur) Mark van Duijnhoven (Directeur/programmeur) Verantwoordelijke ICT Mark van Duijnhoven (web developer) Verantwoordelijke Media Ron Schmid (videobewerker) Nick Arts (stagiaire) Funs (webdeveloper) Dirk van Oorschot (stagiaire) Nick van der Zanden (stagiaire) [6/15] Datum:

7 3 Projectdefinitie 3.1 Projectdoelstellingen Puuroranje is een vrij nieuw bedrijf, waardoor weinig mensen het kennen. Met dit project worden er manieren gezocht om puuroranje beter op de kaart te zetten richting de doelgroep. Ook wordt er met dit project een duidelijke doelgroep gedefinieerd voor eventuele latere onderzoeken. Uit het onderzoek rollen manieren waarop mensen puuroranje meer gaan gebruiken als de portal naar de Nederlandse artiest. Manieren die inzetbaar zijn voor een bedrijf dat net zijn opkomst maakt en dus geen groot budget tot zijn beschikking heeft. Het is een project dat op langere termijn gebruikt kan worden. Het onderzoek zal voor meerdere doeleinden gebruikt kunnen worden, ook nog op een later stadium. De doelgroep kan beter aangesproken worden, omdat duidelijk is wat voor interesses de doelgroep heeft en waar ze zich mee bezig houden. Verder geeft het een duidelijk overzicht op wat voor gebieden de bekendheid van puuroranje verbeterd kan worden. 3.2 Gekozen oplossing of aanpak In dit project wordt eerst onderzoek gedaan naar de doelgroep en de concurrentie. Verder wordt er gekeken naar de huidige marktpositie. De onderzoeksvraag is In hoeverre is Puuroranje bekend bij zijn doelgroep en met wat voor mediamiddelen kan meer bekendheid gecreëerd worden. Het onderzoek is verdeeld in 4 fases die hieronder verder uitgelegd worden. In Fase 1 wordt er onderzoek gedaan naar de huidige doelgroep. Dit zal gebeuren door middel van een enquête die verspreidt wordt naar alle nieuwsbrief lezers. Verder wordt er een concurrentieanalyse gedaan om erachter te komen hoe de concurrenten hun doelgroep aanspreken en wat voor activiteiten en middelen ingezet worden. Ook wordt er gekeken naar de manier waarop de concurrenten zich presenteren naar hun doelgroep. Daarnaast wordt er nog een marktonderzoek gedaan naar de huidige positie van puuroranje en hoe puuroranje naar de buitenwereld overkomt. Hierbij maak ik gebruik van een diepte-interview met de directeur van het bedrijf om een duidelijk beeld te krijgen van de huidige situatie. Daaruit komen een aantal gegevens die in Fase 2 verwerkt en vergeleken worden. Er wordt gekeken naar de meest efficiënte manier om je doelgroep te benaderen en naar de manieren hoe het niet moet. Ook wordt hieruit opgemaakt hoe puuroranje zich presenteert naar de buitenwereld en wat daar eventueel aan gedaan moet worden. De uiteindelijke conclusies en keuzes worden in Fase 3 gemaakt. Deze fase moet een beeld geven welke weg het bedrijf het beste in kan slaan met betrekking tot promotie en het gebruik van mediamiddelen. In deze fase wordt er ook een selectie gemaakt welke middelen verder onderzocht dienen te worden en uiteindelijk uitgewerkt worden. Deze selectie wordt door mij gedaan en later overlegd met de opdrachtgever. Als de opdrachtgever akkoord gaat, worden de gekozen middelen verder onderzocht en uitgewerkt. In Fase 4 worden de gekozen middelen verder onderzocht en uitgewerkt. Uiteindelijk komt hier een product uitgerold wat ik dan ga realiseren. Om goed te bepalen wat dit product uiteindelijk moet doen, is Fase 3 van groot belang. Hierin wordt namelijk duidelijk gemaakt waarvoor het product dient en wat het moet gaan doen. Zo kan het product dienen om mensen naar Puuroranje te trekken, maar het kan ook zorgen voor nieuwe mensen die naar Puuroranje komen. [7/15] Datum:

8 Om een goed relevant product te ontwikkelen zijn een aantal vragen van belang: Welke technieken moeten gebruikt worden om het product te maken? Wat voor doelgroep heeft het product? Wat vindt de doelgroep interessant? Wat vindt Puuroranje interessant? Wat wil Puuroranje communiceren naar de doelgroep? Hoe moet het product gepresenteerd worden? Welke middelen worden gebruikt om het product te presenteren? Deelvragen onderzoek Voor het onderzoek zijn diverse deelvragen opgesteld deze vindt u hieronder. Deelvragen fase 1-3: Analyse en selectie Wat is de huidige situatie van Puuroranje? o Welke middelen worden nu gebruikt door Puuroranje? o Wat voor doelgroep heeft Puuroranje op dit moment? o Welke middelen worden ingezet voor deze doelgroep? o Krijgen ze genoeg respons van de doelgroep via deze middelen? o Wat wil Puuroranje bereiken met deze middelen? Hoe kan deze situatie verbeterd worden? o Welke middelen zijn nog meer relevant voor Puuroranje? o Wat ziet de doelgroep graag van Puuroranje? o Welke voor en nadelen hebben deze nieuwe middelen? Middelen De middelen die gebruikt worden tijdens het onderzoek zijn: Diepte interviews Deskresearch Enquêtes [8/15] Datum:

9 Bronnen Hieronder vindt u een lijst van de bronnen die onder andere gebruikt gaan worden. Websites: Boeken: Competent afstuderen en stagelopen P Kempen 3.3 Scope van het project Het project richt zich uitsluitend op mediamiddelen ter bevordering van de bekendheid van Puuroranje. De webdesign afdeling wil graag weten hoe websites eruit moeten komen te zien of dat het al goed is zoals het is. De videobewerking moet weten of ze op de huidige manier genoeg bekendheid creëren of dat er toch nog meer gepromoot moet worden. En natuurlijk speelt de doelgroep van Puuroranje ook een rol. Die dienen als controlegroep om te zien of hetgeen dat er gemaakt wordt ook echt voldoet aan de eisen van de doelgroep. 3.4 Producten c.q. eindresultaat De producten die opgeleverd dienen te worden zijn verschillend van doel. Ten eerste wordt gekeken naar de huidige mediamiddelen en de inzet daarvan alsook de verschillende wensen en doelstellingen van Puuroranje. Hierin wordt er gekeken naar de mogelijk voor andere mediamiddelen en ingangen naar de doelgroep. Ten tweede dient er een verslag gemaakt te worden van de verschillende conclusies en keuzes. Hieruit volgt een proof of concept voor het te ontwikkelen product. Het proof of concept is een product dat helpt bij het creëren van meer bekendheid voor Puuroranje. Het product kan de functie hebben om nieuwe mensen naar Puuroranje te trekken of de huidige doelgroep mee betrokken te laten voelen bij Puuroranje. Uiteindelijk zijn er dus de volgende producten: Verslag van de huidige mediamiddelen en de inzet. De verschillende wensen en doelstellingen van Puuroranje en mogelijke andere ingangen naar de doelgroep Verslag met de verschillende conclusies en keuzes die gemaakt zijn aan de hand van het vorige verslag. Proof of concept dat een product bevat wat helpt bij het creëren van meer bekendheid van Puuroranje. 3.5 Uitsluitingen Het daadwerkelijk creëren van meer bekendheid is voor Puuroranje zelf. Zij mogen zelf de middelen in gaan zetten. 3.6 Beperkingen Beschikbaar Budget A 8 uur per dag, 5 dagen in de week. Beschikbaar Beschikbare Budget B resources Eventueel 2 à 3 Internet, uur per dag van de ledendatabase, stagebegeleider designhulp Gewenste Beschikbare opleverdata Doorlooptijd weken [9/15] Datum:

10 3.7 Afhankelijkheden De afhankelijkheden van dit project zijn beperkt omdat het onderzoek zelfstandig gedaan kan worden en er verder geen specifieke software of hardware voor nodig is. De grootste beperking van dit project zou een tekort aan tijd en ondersteuning van collega s kunnen zijn in verband met andere projecten binnen Puuroranje. Tijdens de uitwerking van het product ben ik afhankelijk van de beschikbaarheid van de te gebruiken programma s welke kunnen zijn: Adobe Photoshop Adobe Illustrator Adobe Indesign Unity 3.8 Randvoorwaarden Buiten een functionele werkplek met de nodige software dient er meewerking te zijn met betrekking tot eventuele verzending van enquêtes 3.9 Aannames Er dient voldoende tijd beschikbaar gemaakt te worden om een goed onderzoek te verrichten en het product uit te werken. [10/15] Datum:

11 4 Projectorganisatiestructuur Stuurgroep Frans van Duijnhoven, Opdrachtgever Mark van Duijnhoven, Seniorgebruiker Medewerkers Puuroranje, Projectborging Docent- en stagebegeleider, Projectsupport Nick Arts, Projectmanager 4.1 Opdrachtgever Rolbeschrijving De opdrachtgever, Puuroranje met als vertegenwoordiger Frans van Duijnhoven, geeft mondelinge feedback op het PID en geeft de wensen door met betrekking tot het project. Projectgerelateerde taken Beantwoorden van vragen met betrekking tot het project. Tussentijdse controle. Verantwoordelijk voor de goedkeuring van het eindresultaat. Specifieke verantwoordelijkheden De opdrachtgever is verantwoordelijk voor aanleveren van eventuele benodigde informatie en documentatie met betrekking tot de scope van het project op verzoek van de projectmanager. Verantwoordelijk voor de goedkeuring aan het einde van het project. 4.2 Seniorgebruiker Rolbeschrijving De seniorgebruiker, in dit geval Mark van Duijnhoven, is degene die uiteindelijk zorgt voor het gebruik van het te ontwikkelen product. Projectgerelateerde taken Zorgt voor technische specificaties. Specifieke verantwoordelijkheden De seniorgebruiker moet zorgen dat de technische specificatie tijdig duidelijk zijn. [11/15] Datum:

12 4.3 Projectborging Rolbeschrijving De medewerkers van Puuroranje houden toezicht op de vooruitgang van het project. Zijn dienen als als een soort druk ter oplevereing van producten. Ook zullen zij de op te leveren producten controleren om zo eventuele oppervlakkige fouten er tijdig uit te halen. Projectgerelateerde taken Controleren van de status van het project en in de gaten houden of er geen details worden overgeslagen en zo de kwaliteit van de eindproducten van het project in de gaten houden. Specifieke verantwoordelijkheden Beschikbaar zijn voor eventuele controle van op te leveren producten. 4.4 Projectmanager Rolbeschrijving De projectmanager, in dit geval Nick Arts, is degene die de voor sturing binnen de projectgroep zorgt. Projectgerelateerde taken Afspraken over doelstellingen en randvoorwaarden. Een PID opstellen. Beheersen van de voortgang van het project. Aansturen van projectleden (in dit geval alleen Nick zelf). Voornaamste persoon als het aankomt op extern contact van buiten de projectgroep. Specifieke verantwoordelijkheden Het is de verantwoordelijkheid van de projectmanager om zich op te stellen als bewaker van de planning en bewaker van de garantie van de kwaliteit van de eindproducten. 4.5 Projectsupport Rolbeschrijving Projectsupport, in dit geval de docent- en stagebegeleider bieden hulp aan de projectgroep wanneer nodig. Mocht de projectgroep een probleem tegenkomen waar zij zelf niet uit komt, een mening over een onderwerp zoeken of zelf niet genoeg expertise hebben, dan wordt projectsupport ingeschakeld. Projectgerelateerde taken Ondersteunen van de projectgroep wanneer zij problemen tegenkomen die zij zelf niet kunnen oplossen. Het bieden van een second opinion. Specifieke verantwoordelijkheden Ondersteuning van de projectgroep wanneer zij daar om vragen. [12/15] Datum:

13 Bijlage A: Communicatieplan Inleiding Dit communicatieplan benoemt alle partijen die een (positief of negatief) belang hebben bij het project en de wijze waarop zij bij het project zullen worden betrokken en welke communicatievormen daarbij gebruikt worden. Het gaat hierbij om partijen en communicatie buiten de formele projectmanagementstructuur zoals beschreven in het PID. Belanghebbenden bij het project Wie Namens Belang Communicatievorm persoon groep, afdeling Welk belang bij project? Hoe wordt deze persoon betrokken bij het project? Projectsupport Projectmanager Controle/Advies , mondeling, bellen Projectmanager Stuurgroep Rapporteren , mondeling Projectborging Projectmanager Adviseren/rapporteren , mondeling, bellen Communicatiekanalen Van Naar Informatie Medium Frequentie of data Persoon of groep Persoon of groep Soort informatie , telefoon, memo, rapport Stuurgroep Projectmanager Opdrachtgeving Mondeling Meerdere malen Projectmanager Projectborging Rapportage Meerdere malen Projectborging Projectmanager Rapportage Meerdere malen Projectsupport Projectmanager Adviseren Mondeling Maandelijks Projectmanager Stuurgroep Informeren , mondeling Wekelijks Projectmanager Projectsupport Informeren , bellen, mondeling Bij onvoorziene omstandigheden [13/15] Datum:

14 Bijlage C: Initiële Business Case Inleiding Dit document bevat de overwegingen om het huidige project te starten. Het vormt de rechtvaardiging van het project en zal om deze reden worden beoordeeld door de stuurgroep. De onderbouwing van het project zal regelmatig worden geëvalueerd op basis van deze Business Case. Het beschrijft de verwachte te investeren kosten ten opzichte van de verwachte voordelen en besparingen en de projectrisico's. De kosten -baten afweging wordt onderbouwd middels een investeringsvoorstel. De Business Case begint met een beschrijving van de gemaakte afwegingen voor het project. Redenen Puuroranje wil beter op de markt gezet worden en hun doelgroep beter kunnen bereiken. Het wil graag een duidelijk overzicht van de manieren waarop Puuroranje meer bekendheid kan creëren. De grootste motivatie achter dit project is het feit dat Puuroranje te weinig bezoekers krijgt op georganiseerde evenementen en kaarteverkopen op hun website en die van klanten. Voordelen Het voordeel dat Puuroranje heeft aan dit project is een duidelijk overzicht waaraan het nog schort binnen het bedrijf op het gebied van bekendheid en het gebruik van mediamiddelen. Ook krijgen ze een duidelijk overzicht van de relevante mediamiddelen die nog ingezet kunnen worden en bovendien krijgen ze de wensen van de doelgroep te zien. Dit kan leiden tot een hogere omzet en meer mond tot mond reclame over Puuroranje. Tijd en Kosten Het gehele project heeft een doorlooptijd van 19 weken. Het aantal uren tijdens deze 19 weken zijn 8 uur per dag, 5 dagen in de week wat uitkomt op 760 uur. De kosten die het project met zich meebrengt zijn relatief laag. De enige kosten liggen in de vesrchaffen van een goede werkplek en eventuele uren van de directeur en medewerkers van Puuroranje. Risico's Er zitten in dit project geen grote investeringen waardoor het risico voor Puuroranje niet aanwezig is. [14/15] Datum:

15 Bijlage D: Initieel Projectplan Onderzoek naar de bekendheid van Puuroranje en het creëren van meer bekendheid. Verslag van de huidige mediamiddelen en de inzet. De verschillende wensen en doelstellingen van Puuroranje en mogelijke andere ingangen naar de doelgroep. Verslag met de verschillende conclusies en keuzes die gemaakt zijn aan de hand van het vorige verslag. Proof of concept dat een product bevat wat helpt bij het creëren van meer bekendheid van Puuroranje. [15/15] Datum: