Goedgekeurd. Günther De Coen heeft zich via mail kandidaat gesteld voor de werkgroep theatertechnici. Besluit Actie Wie Timing

Transcriptie

1 VERGADERVERSLAG Groep: Raad van Beheer Gemeentelijke Culturele Infrastructuur Datum: Locatie: De Poort, lokaal 3 Duur tot uur Aanwezig: Claudine De Pauw (individueel lid), Günther De Coen (individueel lid), Gert De Wilde (Groen & Co), Marc Herrebaut (N-VA), Paul Lauwers (individueel lid, voorzitter), Fernand Matthys (ouderenraad), Jos Van den Bossche (CD&V), Trees Veeckman (individueel lid), Gudrun Vergauwen (individueel lid), Marleen Verhaegen (ouderenraad), Erik Verstuyft (individueel lid) Waarnemer: Guido Van den Berghe, schepen van cultuur; Deskundigen: Wim Breydels (cultuurfunctionaris-directeur, secretaris) Verontschuldigd: Arlette Neirynck (RESPECT), Christophe Lostrie (Open VLD), Femke Van Leuven (CD&V), Katrien Daniels, cultuurfunctionaris-stafmedewerker Afwezig: Josefien Schelstraete, Lore Verstraeten (raad voor cultuur), De jeugdraad duidde een nieuwe vertegenwoordiger aan. Josefien Schelstraete vervangt Eva Goossens. Frank Claus, waarnemend lid van SP.a, heeft bij de partij zijn ontslag ingediend. Er is nog geen vervanger aangeduid. 1 Verslag van de vergadering van 14 april 2014 Goedgekeurd. Günther De Coen heeft zich via mail kandidaat gesteld voor de werkgroep theatertechnici. 2 Openstaande punten vorige vergadering Besluit Actie Wie Timing Nadenken voorwaarden Personeel + raad van Voorjaar vervangende theatertechnici beheer Leden werkgroep: Günther De Coen, Gert De Wilde, Fernand Matthys, Peter-Jan Van der Gucht. Eerste overleg na zomervakantie, vergaderdatum volgt weldra. Bespreking toekomst kerkelijk patrimonium Raad van beheer voorjaar Nog geen nieuws over de op te richten werkgroep. Secretaris brengt raad van beheer op de hoogte van zodra er nieuws is. 3 Overzicht receptieve aanvragen seizoen (informatie) Bevestigde aanvragen organisator omschrijving cat datum Proclamatie lager + 32 Campus Kompas middelbaar B 24, 25, 26 juni 2015 Aanvragen in optie Notulen raad van beheer culturele infrastructuur vergadering van 17 juni /5

2 Geen aanvragen Aanvragen negatief beantwoord organisator omschrijving cat gevraagde datum Do tem zo februari april (excl 1 Balletschool Lede Dansvoorstelling D vakanties / examenperiodes) 4 Evaluatie start ticketverkoop (bespreking) De start van de ticketverkoop is zeer goed verlopen. De ticketkopers hebben massaal de overstap gemaakt naar de webshop. Een dertigtal mensen is naar de bibliotheek gekomen, waarvan de helft voor invoer onder begeleiding. Ook bij de start van de balieverkoop en het begin van de losse ticketverkoop was de drukte aan de balie verkoop beperkt. Problemen Er waren geen algemene problemen. Wel een 50-tal mails en telefoons ontvangen met individuele problemen. Deze waren te herleiden tot 3 problemen: 1. Nog niet goed weg weten met de reservatieprocedure: verdeling van tickets over verschillende eigenaars was soms een struikelpunt. 2. Gebruik van verouderde webbrowsers: bij Internet Explorer durfde systeem vast te lopen. 3. Reservaties via I-pad: systeem liep soms vast Wie bij de start van de ticketverkoop telefoneerde, werd doorgeschakeld naar de bibliotheek en is altijd geholpen kunnen worden door medewerkers van Oxynade. Enkele cijfers Aantal verkochte tickets: 8108 (vergelijk: 9243 tickets in 2013) Aantal vriendenpassen: 809 (vergelijk: 784 abonnementen voor volledig seizoen 13-14) Aantal bestellingen: 533, waarvan 59 gekozen voor online betaling. Rest kiest voor het gratis alternatief (overschrijving naar cc Nova) Uitverkochte voorstellingen: 2 (De Spelerij + Koen Dewulf) Vragen + opmerkingen Jos Van den Bossche: hoe worden de plaatsen toegewezen? De toewijzing gebeurt via best available seat en volgens een vastgelegde rijvolgorde: rij B rij D t.e.m rij J rij A rij L tot rij R rij C rij K. Rij C en rij K worden pas als laatste rijen vrijgegeven omdat dit ideale plaatsen zijn voor mensen die slecht te been zijn. Vaste klanten die in een rolstoel zitten of héél slecht te been zijn (en dus stoelen op rij C nodig hebben) mochten op voorhand hun reservatie indienen omdat zij geen gebruik konden maken van het online systeem. Fernand Matthys: kunnen de leden van de raad van beheer gebruik maken van de voordelen van de vriendenpas? Omdat de financiële voordelen bij de aankoop van tickets veel groter zijn, zijn de vriendenpasvoordelen niet van toepassing. Erik Verstuyft: is het de bedoeling de tickets thuis te printen? Ja Günther De Coen stelt voor om in de loop van het seizoen bij de klanten een bevraging te doen en zo te peilen naar hun ervaringen/tevredenheid over het nieuwe systeem en de vriendenpas. 5 Evaluatie seizoen (bespreking) Evaluatie wordt voorgesteld met een powerpoint-presentatie. Samenvatting van de presentatie: 1 Podiumvoorstellingen Algemene cijfers Aantal voorstellingen Totaal Publiek Notulen raad van beheer culturele infrastructuur vergadering van 17 juni /5

3 Podium Ola!Palabra Ola!Peloezza Bezettingsgraad 75 % 71 % Per genre Genre Publiek Aantal vrstellingen Gemiddelde Bezettingspercentage Dans % 8 tot % Familie % Film % Humor % Klassiek % Muziek % Theater % Evenementen* *Ola!Palabra op zaterdag + zondag & clocharts & toeristen, Ola!Peloezza is niet meegeteld Populariteit ticketformules Percentage Percentage film podiumvoorstellingen Basis 25% 31% Abonnement 53% % - Jeunova 10% - Filmkaart - 65% Groep 1% - Vrijetijdspas 2% 2% Vrijwilligers 1% 1% Personeel / rvb 1% 0,5% Gasten / sponsors 3% 0,5% 2 Schoolvoorstellingen Algemene cijfers Aantal voorstellingen Kleuter 24% 25% Lager 42% 38% Middelbaar 34% 37% Deelnemers totaal Kleuter 17% 17% Lager 44% 37% Middelbaar 39% 46% Bezettingsgraad 80% 75% Herkomst Leerlingen scholen Wetteren Niet-Wetteren Kleuter 55% 45% Lager 62% 38% Middelbaar 94% 6% Scholen Wetteren Niet-Wetteren Kleuter 55% 45% Lager 58% 42% Middelbaar 92% 8% Vragen + opmerkingen Notulen raad van beheer culturele infrastructuur vergadering van 17 juni /5

4 Gert De Wilde vraagt of de verhouding Wetteraars niet-wetteraars bekend is bij de podiumvoorstellingen. Deze cijfers worden niet bijgehouden. Enkel de identiteit van de ticketkoper is gekend. Zonder een aparte bevraging is onmogelijk te achterhalen voor wie hij de tickets koopt. Jos Van den Bossche vindt het belangrijk blijft ingezet worden op genres die qua bezettingspercentage geen hoge toppen scheren. Jos Van den Bossche vraagt een verklaring voor het lager aantal deelnemers bij de schoolvoorstelling. De daling is een gevolg van een minder aantal middelbare scholen. Er was minder interesse van niet-wetterse scholen. Twee volle leerjaren van het Gertrudiscollege en het Scheppersinstituut schreven zich niet in. Gunther De Coen vraagt of er extra promotie wordt gevoerd bij bijvoorbeeld bedrijven. Misschien zijn zij wel geïnteresseerd en kan dit een oplossing zijn voor minder goed verkopende voorstellingen. Marc Herrebaut is van oordeel dat ook scholen hiervoor kunnen ingeschakeld worden. Kansarmen is ook een doelgroep die mogelijk in aanmerking komt. 6 Vragenronde Gert De Wilde 1) Komend seizoen staan in cc Nova 4 symfonische concerten op het programma: twee in organisatie van cc Nova, twee in organisatie van Jeugd & Muziek. Volgens Gert heeft dit aanbod potentiële aantrekkingskracht buiten de gemeentegrenzen. Hij stelt voor om gezamenlijk een aantal promotionele inspanningen te doen voor de reeks als geheel: onder aandacht brengen op website cc Nova: geen probleem apart artikel in tijdschrift Zone C: kan niet gegarandeerd worden, is taak van redactieraad publicatie in gemeentelijke communcicatie: idem als supra gezamenlijk persbericht: geen probleem gezamenlijke flyer: akkoord indien kosten worden gedeeld en indien vrienden van cc Nova korting krijgen bij concerten van Jeugd & Muziek 2) Gaat akkoord met visie/vraag van Marleen Verhaegen over de stadstuin. De tuin verdient inderdaad aandacht. Gert vraagt om dit punt na het zomerreces te agenderen. Marc Herrebaut Vraagt om ook de stand van zaken over de vriendenpas regelmatig te agenderen. Jos Van den Bossche Stelt voor om bijkomende punten eerst aan de voorzitter en de secretaris te bezorgen ipv direct naar iedereen te mailen. Het is aan de voorzitter en de secretaris om te oordelen of een punt kan behandeld worden. Gert De Wilde vindt dit een zeer formele aanpak. De voorzitter ziet geen graten in de aanpak van Gert De Wilde. Het getuigt van openheid. Maar hij gaat wel akkoord dat moet vermeden worden dat er een overvloed aan informatie heen-en-weer wordt g d. Om dit te vermijden, stelt hij voor de uitnodiging voor de vergadering voortaan te mailen met verborgen adressen. 6 Afspraak volgende vergadering Dinsdag 16 september om uur in De Poort (foyer) Conclusies en actiepunten vergadering Punt Besluit Actie Wie Timing 2 Nadenken voorwaarden vervangende theatertechnici: oprichting werkgroep Personeel Nova + vertegenwoordigers raad van beheer Eerste overleg september Bespreking toekomst kerkelijk patrimonium 4 Bevraging klanten nieuw Personeel Nova Wachten op initiatief Voorjaar 2015 Notulen raad van beheer culturele infrastructuur vergadering van 17 juni /5

5 ticketsysteem 5 Nadenken promoten minder goed verkopende voorstellingen bij doelgroepen (bedrijven, scholen, kansarmen?) 6 Akkoord gezamenlijke flyers symfonische concerten cc Nova & Jeugd & Muziek op voorwaarde - delen kosten - korting vrienden cc Nova 6 Agenderen: - stadstuin - vriendenpas 6 Uitnodiging mailen met verborgen e- mailadressen Iedereen Personeel Nova Jeugd & Muziek Secretaris Secretaris Najaar Najaar Volgende vergadering Vanaf volgende vergadering Notulen raad van beheer culturele infrastructuur vergadering van 17 juni /5