Besluit Actie Wie Timing

Transcriptie

1 VERGADERVERSLAG Groep: Raad van Beheer Gemeentelijke Culturele Infrastructuur Datum: Locatie: De Poort, lokaal 3 Duur tot uur Aanwezig: Günther De Coen (individueel lid), Gert De Wilde (Groen & Co), Marc Herrebaut (N-VA), Paul Lauwers (individueel lid, voorzitter), Jos Van den Bossche (CD&V), Peter-Jan Van der Gucht (raad voor cultuur), Gudrun Vergauwen (individueel lid), Marleen Verhaegen (ouderenraad), Erik Verstuyft (individueel lid) Waarnemer: Guido Van den Berghe, schepen van cultuur; Deskundigen: Wim Breydels (cultuurfunctionaris-directeur, secretaris) Katrien Daniels, cultuurfunctionaris-stafmedewerker Verontschuldigd: Frank Claus (SP.a), Claudine De Pauw (individueel lid), Eva Goossens (Jeugdraad), Christophe Lostrie (Open VLD), Fernand Matthys (ouderenraad), Arlette Neirynck (RESPECT), Femke Van Leuven (CD&V), Trees Veeckman (individueel lid), Afwezig: Lore Verstraeten (raad voor cultuur) 1 Verslag van de vergadering van 18 februari 2014 Goedgekeurd 2 Openstaande punten vorige vergadering Besluit Actie Wie Timing Nadenken voorwaarden Personeel + raad van Voorjaar vervangende theatertechnici beheer Voorstel Peter-Jan Van der Gucht om veiligheid en techniek uit elkaar te halen (cfr AntwerpXpo). Techniek is dan gekwalificeerd iemand, verantwoordelijke veiligheid kan vrijwilliger zijn Bespreking toekomst kerkelijk patrimonium Raad van beheer voorjaar Item leeft ook in andere adviesraden. Zal waarschijnlijk aparte werkgroep opgericht worden met vertegenwoordigers van verschillende adviesraden. Jos van den Bossche deelt mee dat werkgroep binnen CD&V hierover ook al nagedacht heeft. Hij zal sneuveltekst aan secretaris bezorgen 3 Overzicht receptieve aanvragen (informatie) organisator Activiteit + locatie KUNSTacademie Examen Woord Jeugd & Muziek Made2Move Schoolconcert Extra voorstellingen Vraag Antwoord Stand van zaken Begin juni di 3 juni: 16-20u, repetitie wo 4 juni: u, repetitie do 5 juni: 16-20u, examen OK Maart tot juni 27-3 Te dicht bij examens, geen alternatieve datum mogelijk Omvorming alg. Ok repetitie tot voorstelling 16-4 Notulen raad van beheer culturele infrastructuur vergadering van 19 maart /5

2 extra voorstelling op Pasen Niet mogelijk, was ook afgesproken bij 1 e overleg dat op Pasen geen voorstellingen konden Gert De Wilde vraagt of het negatief antwoord aan Jeugd & Muziek een gevolg is van onbeschikbaarheid van het personeel. Op de website staan er weekdagen zonder activiteiten. De secretaris deelt mee dat in de gevraagde periode geen vrije data meer zijn. De website geeft ook niet de zaalbezetting weer omdat opbouwdagen, repetitiedagen en niet publieke voorstellingen (vb schoolfilms Sint-Gertrudis) niet gepubliceerd worden. 4 Goedkeuring programmatie (podium + school) & ticketprijzen (bespreking) De podiumprogrammatie telt 54 voorstellingen (63 indien Nova@themovies meegerekend), vier minder dan vorig seizoen. Waarom minder? nog geen officiële vraag gekregen om te besparen, maar als goede huisvader toch al vinger aan de knip gehouden meer ruimte vrij maken in de kalender voor andere initiatieven Aanbod in cijfers: Genres Doelgroepen Theater: 14 Familie: 11 Lichte muziek: 11 namiddagvoorstellingen: 6 Klassieke muziek: 5 van 8 tot 88: 4 Humor: 8 i.s.m. Cultuurdijk: 1 Dans: 1 Ouderen Film: 9 weekmatinee: 2 zondagmatinee: 2 De publieksraming bedraagt toeschouwers. De inkomsten uit ticketverkoop (zonder inkomsten vriendenpas) worden geraamd op ,00, de uitkoopsommen (incl partage) op ,00 euro. Bij ticketprijzen blijven er nog 4 standaardcategorieën over: Basis van 27,00 tot 7,00 euro Vrienden van 25,00 tot 5,00 euro -26 van 20,00 tot 5,00 euro Vrijetijdspas van 11,00 tot 3,00 euro Andere tarieven Groepstarief (vanaf 10 personen, enkel voor verenigingen of scholen) : 1,00 euro korting Vrienden cc Belgica: betalen vriendenpastarief Raad van bestuur/personeel cc/vrijwilligers: : populaire voorstellingen betalend aan bestuur en personeel aan vriendenpastarief (raad van beheer + personeel) of aan -26 (vrijwilligers). Niet-populaire voorstellingen zijn gratis. De schoolprogrammatie rust op dezelfde pijlers als de voorgaande seizoenen: theateraanbod voor zowel kleuter, lager en middelbaar onderwijs, waarbij voorstellingen worden aangeboden per graad o kleuters: 3 voorstellingen o lager onderwijs: 2 of 3 voorstellingen per graad o middelbaar onderwijs: 3 voorstellingen per graad Filmvoorstellingen voor lager en middelbaar telkens 2 films seizoen per graad Ook hier rekening is gehouden met het financiële plaatje. Door af en toe combinaties van avondmet schoolvoorstellingen of combinaties voor twee graden wordt er bespaard op uitkoopsommen (zijn lager) en opbouwkosten (lagere vervoerskosten). Ticketprijzen blijven ongewijzigd. Notulen raad van beheer culturele infrastructuur vergadering van 19 maart /5

3 Vragen/opmerkingen door raad van beheer Gert De Wilde vindt het jammer dat raad van beheer niet mee krachtlijnen van de programmatie kan uitzetten? Waarom bijvoorbeeld niet meer jazz? De krachtlijnen zijn toegelicht tijdens een vergadering (28 november 2013). Die krachtlijnen worden bepaald door een combinatie van factoren: kenmerken infrastructuur, omgeving, overleg en samenwerking met collega s,. Günther De Coen is van mening dat de discussie over de krachtlijnen best wordt gevoerd als de resultaten van het publieksonderzoek bekend zijn. Jos Van den Bossche: Zijn er gezelschappen die een vaste thuisbasis in het cc hebben? Het aanbod bestaat elk seizoen uit vertrouwde en nieuwe namen. Vertrouwde namen moeten zich telkens opnieuw bewijzen en hebben geen enkele zekerheid seizoen na seizoen geprogrammeerd te worden. Voor beginnende gezelschappen is het belangrijk dat programmatoren in hun potentieel geloven. Meebouwen aan hun bekendheid zorgt ervoor dat ze wel een paar seizoenen na elkaar in het aanbod opduiken. Is het mogelijk om het aanbod voor de scholen uit te breiden? Scholen zijn hiervoor waarschijnlijk geen vragende partij omdat het totale aanbod voor scholen al heel groot is. Paul Lauwers bevestigt dit. Marc Herrebaut: is om de avondprogrammering open te stellen voor de scholen? In de schoolbrochure wordt reclame gemaakt voor het avondaanbod. Maar het is de leerkracht die initiatief moet nemen. Men moet er wel over waken dat de avondvoorstellingen geen veredelde schoolvoorstellingen worden. Günther De Coen: bestaat er een mogelijkheid om in de loop van het seizoen in te spelen op extra opportuniteiten? Het wordt afwachten welk koopgedrag de klanten zullen vertonen in de nieuwe tariefstructuur. In het verleden was het wel moeilijk om in de loop van het seizoen nieuwe voorstellingen aan de man te brengen. Besluit: Actie Actienemer Timing Goedkeuring podiumprogrammatie + schoolprogrammatie + ticketprijzen Start ticketverkoop (bespreking) Vanaf dit seizoen geen ticketdag meer bij de start van de ticketverkoop. We trekken resoluut de kaart van de onlineverkoop. Scenario: 1. Start verkoop op donderdag 5 juni om uur: enkel online voor bestellingen met een vriendenpas jarigen. De balie van het cultuurcentrum is gesloten. Wie niet goed weg weet met de onlineverkoop, is welkom in de bibliotheek en wordt daar begeleid/ondersteund bij de invoering van de reservatie. Verkoop aan de balie volgt na de onlineverkoop. 2. Verkoop van tickets zonder vriendenpas is mogelijk vanaf maandag 16 juni online en aan de balie. Voor de payment-service van de online-verkoop zijn er 3 mogelijkheden: 1. Zelf contracten afsluiten afsluiten met de verschillende aanbieders van onlineplatformen 2. Full payment service afsluiten met Cipal/Oxynade, waarbij firma de volledige afhandeling van alle onlinebetalingen op zich neemt. Heeft als nadeel dat aan de klant bij alle betaalmethoden extra kosten worden aangerekend 3. Light payment service afsluiten met Cipal/Oxynade waarbij de firma de volledige afhandeling van de onlinebetalingen doet m.u.v. de klassieke overschrijving. De controle daarvan gebeurt door het cc Notulen raad van beheer culturele infrastructuur vergadering van 19 maart /5

4 De laatste optie draagt de voorkeur van de leden van de raad van beheer weg Peter-Jan Van der Gucht verlaat de vergadering 6 Concessie cultuurcafé Het bestek met de gunnings- en exploitatievoorwaarden is zo goed als klaar. De secretaris stelt de krachtlijnen voor. Exploitatievoorwaarden Welke ruimtes worden in concessie gegeven? Cultuurcafé: publieksruimte (verbruikszaal) met keuken en berging Buitenterras Buitenberging De foyer en het sanitair behoren niet tot de concessie. De concessionaris krijgt wel de opdracht om het publiek in de foyer te bedienen tijdens de pauze en na activiteiten in de theaterzaal. Het sanitair staat ter beschikking van de gebruikers van het cultuurcafé en de concessionaris draagt mee verantwoordelijkheid voor het onderhoud (idem wat foyer betreft). Wat houdt concessie in? De concessionaris beschikt over het alleenrecht van levering en verkoop van drank en voedingswaren in de in concessie gegeven ruimtes en in de foyer bij opvang van het publiek. Dit alleenrecht vervalt bij recepties, ontvangsten door het AGB, de gemeente, het OCMW of de gebruikers. Voor de gebruikers sluit dit aan bij artikel 21 van het gebruiksreglement: Alle dranken, versnaperingen, die in de publieke ruimtes tegen betaling aan het publiek worden aangeboden, dienen besteld te worden via de concessionaris van het cultuurcafé. Wat moet de concessionaris aanbieden? De concessionaris moet het publiek een ruim aanbod van dranken en voedingswaren aanbieden. Hij mag zich daarbij niet beperken tot het aanbod van 1 brouwerij en is ook verplicht om lokale en fairtrade producten aan te bieden. Wat de voedingswaren betreft, moet de concessionaris er rekening mee houden dat hij beschikt over een opwarmkeuken. Nieuwe bepalingen in vergelijking met huidige algemene voorwaarden Drankvoorziening in loges bij eigen activiteiten cultuurcentrum Regeling private activiteiten Afspraken over onderhoud sanitair + foyer Mogelijkheid tot eenmalige verlenging van de concessie met een maximumperiode van 5 jaar Het definitief ontwerp van gunnings- en concessievoorwaarden wordt op voorgelegd aan het directiecomité van het Autonoom Gemeentebestuur. Daarna kan het ter goedkeuring naar de raad van bestuur van het AGB. Gunningsvoorwaarden De concessie wordt gegund op basis van puntencriteria: Prijsvoorstel (50 punten): Er is een minimum insteekprijs en het bod wordt verhoogd met een bedrag als vergoeding voor de energiekost Ervaring (15 punten) Scholing (5 punten) Businessplan (30 punten): bevat toelichting productenaanbod, prijszetting, wijze van uitbating, aantal openingsdagen, financieel plan, wijze van inrichting, info over tewerkstelling personeel. Kandidaten moeten ook 3 creatieve ideeën indienen om samen te werken met AGB 7 Vragenronde Marleen Verhaegen: In beheersorgaan is een vraag van de raad voor cultuur besproken om de stadstuin nuttiger te maken. Marleen kan zich achter die vraag scharen. Ze vindt het jammer dat in de tuin geen enkel speeltoestel staat voor kleine kinderen en dat er ook geen bankjes zijn. Notulen raad van beheer culturele infrastructuur vergadering van 19 maart /5

5 Katrien Daniels deelt mee dat er een paar jaar geleden een werkgroep was die bestond uit ambtenaren en geïnteresseerden. Hun werk heeft geleid tot een aangename tuin en zorgde voor dynamiek met o.a. organisatie van de picknick. Het plotse verschijnen van een hek in de tuin heeft de dynamiek stilgelegd. Ook de verborgenheid speelt de tuin parten, aldus de schepen. Door zijn ligging is hij weinig uitnodigend. Jos Van den Bossche: Vraagt naar de stand van zaken van het gebruiksreglement. Het reglement is een eerste keer besproken met de raad van bestuur van het AGB. De beslissing is toen uitgesteld omdat de leden de documenten te laat hadden ontvangen. Op 2 april wordt het reglement verder besproken. Gudrun Vergauwen: Kan de akoestiek van de foyer verbeterd worden? Met de akoestiek van de foyer is weinig mis. Het tapijt zorgt voor demping. De problemen situeren zich vooral in de inkomhal en het café. Dit jaar zijn financiële middelen voorzien om de akoestiek daar te verbeteren. 8 Afspraak volgende vergadering Woensdag 23 april om uur in De Poort Conclusies en actiepunten vergadering Punt Besluit Actie Wie Timing 2 Nadenken voorwaarden vervangende theatertechnici Personeel Nova + raad van beheer Voorjaar Bespreking toekomst kerkelijk patrimonium 4 Goedkeuring podiumprogrammatie + schoolprogrammatie + ticketprijzen Via aparte werkgroep, initiatief bij cultuurbeleidscoördinator Notulen raad van beheer culturele infrastructuur vergadering van 19 maart /5