organisator omschrijving cat datum

Transcriptie

1 VERGADERVERSLAG Groep: Raad van Beheer Gemeentelijke Culturele Infrastructuur Datum: 16 september 2014 Locatie: De Poort, Foyer Duur tot uur Aanwezig: Claudine De Pauw (individueel lid), Gert De Wilde (Groen & Co), Marc Herrebaut (N-VA), Paul Lauwers (individueel lid, voorzitter), Fernand Matthys (ouderenraad), Jos Van den Bossche (CD&V), Peter-Jan Van der Gucht (raad voor cultuur), Femke Van Leuven (CD&V), Trees Veeckman (individueel lid), Marleen Verhaegen (ouderenraad), Erik Verstuyft (individueel lid) Waarnemer: Guido Van den Berghe, schepen van cultuur; Deskundigen: Wim Breydels (cultuurfunctionaris-directeur, secretaris) Verontschuldigd: Günther De Coen (individueel lid), Arlette Neirynck (RESPECT), Christophe Lostrie (Open VLD), Josefien Schelstraete (jeugdraad), Lore Verstraeten (raad voor cultuur) Katrien Daniels, cultuurfunctionaris-stafmedewerker Afwezig: Gudrun Vergauwen (individueel lid), 1 Verslag van de vergadering van 17 juni 2014 Goedgekeurd. Jos Van den Bossche stelde zich geen kandidaat voor de werkgroep theatertechnici. 2 Openstaande punten vorige vergadering Besluit Actie Wie Timing Nadenken voorwaarden Personeel + raad van voorjaar vervangende theatertechnici beheer Vergadering gepland op Bespreking toekomst kerkelijk patrimonium Raad van beheer voorjaar College heeft n.a.v. advies raad voor cultuur beslist in het voorjaar een rondetafel te plannen met alle betrokkenen. Bevraging klanten nieuw ticketsysteem Iedereen Voorjaar Gezamenlijke flyer symfonische concerten Jeugd & Muziek + cc Nova Personeel Nova Jeugd & Muziek Najaar De flyer is klaar. De reeks is gedoopt tot Nova Symphonix. Hulp is welkom bij het flyeren bij passende concerten of instellingen in regio Gent. 3 Overzicht receptieve aanvragen seizoen (informatie) Bevestigde aanvragen organisator omschrijving cat datum Notulen raad van beheer culturele infrastructuur vergadering van 16 september /5

2 33 Kleuterboompje Schooloptredens A juni Dienst communicatie Ontvangst nieuwe inwoners A 16/9/ Meritee Modeshow (foyer) E 15/9/ Sint-Gertrudiscollege Schoolvoorstelling C 3/11/ Natuurpunt Film B 21/11/ Muziekacademie Film A 5/10/ Bandits Concert BC* 11/02/2015 * Concert Bandits in samenwerking met cc. CC biedt logistieke ondersteuning in ruil voor financiële partage. Aanvragen in optie organisator omschrijving cat gevraagde datum 1 Ivan De Coninck Rondetafelgesprek? Donderdag/vrijdag in oktober tem december Aanvragen negatief beantwoord organisator omschrijving cat gevraagde datum Do tem zo februari april (excl vakanties / 1 Balletschool Lede Dansvoorstelling D examenperiodes) 4 Publieksstand (informatie) 16/06/ /09/2014 aantal voorstellingen totaal uitverkocht 2 13 totaal publieksstand totaal vriendenpas Voorstelling jaarverslag 2013 (bespreking) Het jaarverslag wordt via een powerpoint toegelicht. Samenvatting van de powerpoint: Belangrijk om weten: 1) Het jaarverslag omvat het volledig cultuurcentrum (Nova, De Poort, gemeentelijke feestzaal, buurthuizen ten Ede + Westrem) 2) Activiteiten worden geteld per toonmoment, niet per voorstelling 3) Eigen podiumactiviteiten = avond- + schoolprogrammering Activiteiten: eigen podiumactiviteiten: gedaald t.o.v. vorig seizoen. Oorzaak: andere telwijze voor Ola!Palabra (niet meer per vertelling, maar per startmoment) waardoor minder toonmomenten. Totaal 147 eigen podiumactiviteiten voor deelnemers, hiervan 61 podiumactiviteiten voor scholen met 8930 deelnemers Populairste genres in aantal: Theater: 69 Film: 26 Amusement, populaire muziek, literatuur: 11 Receptieve podiumactiviteiten lager dan in 2012 (door treinramp wel 5 activiteiten geannuleerd), wel stijging aantal lokale organisatoren. Populairste genres: Film: 44 Populaire muziek, theater: 12 Notulen raad van beheer culturele infrastructuur vergadering van 16 september /5

3 Klassieke muziek: 11 De verhouding eigen receptief is 62 % t.o. 38 % Cultuurcentrum organiseerde in projecten: Eigen organisatie: Circuit X + Lezinova i.s.m. jeugddienst, bibliotheek, cultuurbeleidscoördinator: Ola!Peloezza, Ola!Palabra Samenwerkingen: Water van Esmé Bos & Bart Voet werd logistiek ondersteund via ter beschikking stellen repetitieruimte. Daarnaast werd samengewerkt met Toneelvereniging Vrank & Vrij i.k.v. totaalspektakel Mijn ferme lady Bibliotheek voor o verzamelnamiddag Wetterse liedjes voor concert Axl Peleman o Wetterse gesprekken: gezamenlijke promotie Gemeentelijke kleuterschool: ondersteuning eindejaarsvoorstelling Met handen en voeten Davidsfonds Academie: logistieke ondersteuning gezamenlijke organisatie filmreeks Nova@themovies Cultuurdijk: promotie + afstemming aanbod Gebruikers: 53% van het aantal unieke klanten voor de podiumprogrammatie komt uit de eigen gemeente. De schoolprogrammatie bereikte alle Wetterse scholen. Er kwamen 31 niet-wetterse scholen op bezoek: 13 kleuter, 13 lager, 5 middelbaar. Met 47 en 78 unieke gebruikers waren De Poort en Theaterzaal Nova de populairste locaties voor receptief gebruik. Beide locaties kennen vooral een culturele invulling (categorie B meeste gebruikers). De gemeentelijke feestzaal blijft locatie voor ontspanning- + ontmoeting (eetfestijnen, fuiven, ) met overwegend gebruikers uit categorie C. Buurthuizen spelen een essentiële rol in buurtwerking, maar zijn ook zeer populair voor privé-gebruik. Financieel: Uitgaven: 46% van de uitgaven gaat naar personeel, 23% naar programmering, 10% naar leninglasten, 9% naar werking gebouwen. Administratieve werking, publiciteit, investering uitrusting + techniek hebben lagere percentages. Inkomsten: cc haalt 58% van de inkomsten uit eigen activiteiten, 34% uit subsidies. Resterende 8% is verdeeld onder gebruiksvergoedingen, inkomsten uit concessie, sponsoring en diversen. 6 Stadstuin (informatie) De stuurgroep Jeugd, Sport & Ruimte (gemeentelijke werkgroep met o.m. jeugd en- sportdienst) heeft aan het college gevraagd een aantal realisaties te voorzien. Volgende voorstellen worden uitgewerkt: extra vuilnisbakken regelmatige opkuisacties in de stadstuin installatie van een picknickbank (eventueel met een openbare barbecue) een klein spelelement creatie van een tienerhangplek Over de modaliteiten voor de inrichting van een spel-o-theek met groepsspelen wordt nog nagedacht. De leden van de raad van bestuur vinden dit een positieve evolutie. Bij sommigen leven er wel vragen of het rustige karakter van de tuin door de geplande investeringen niet te sterk zal aangetast worden. Tevens zijn deze ingrepen enkel opsmuk indien de toegankelijkheid en de zichtbaarheid niet verhoogd worden. In het straatbeeld vind je bijvoorbeeld nergens verwijzingen naar de tuin en vaak is hij op de meest onlogische momenten gesloten. De schepen deelt mee dat de omliggende huizen vermoedelijk worden afgebroken. Dit schept kansen naar een grotere zichtbaarheid en bereikbaarheid. De leden van de raad van bestuur beslissen een advies te schrijven aan het college. 7 Gebruikersonderzoek (informatie) Het gebruikersonderzoek is klaar. Het lijvige document valt uiteen in 2 delen: Notulen raad van beheer culturele infrastructuur vergadering van 16 september /5

4 deel 1: schetst op basis van alle onderzoeksresultaten een algemeen beeld van de cultuurparticipatie in de bibliotheken en de cultuurcentra. deel 2: is een persoonlijk rapport De secretaris bezorgt iedereen een exemplaar per mail of papier naar keuze. De bespreking is voorzien tijdens één van de komende vergaderingen. 8 Vergaderdata oktober-november-december Vergaderingen op: maandag 20 oktober (om uur) dinsdag 25 november (om 20 uur) woensdag 17 december (om uur) Alle vergaderingen vinden plaats in de repetitieruimte van cc Nova 9 Vragenronde Fernand Matthys Vraagt of er 2 tickets op 1 bald papier mogen geprint worden? Dat mag, normaal gezien is de barcode groot genoeg. Het is ook niet nodig om de tickets in kleur te printen. Jos Van den Bossche 1) Klopt het dat de zetels in de theaterzaal een snelle slijtage vertoonden? Dit is correct. De eerste uitrafeling was snel merkbaar na de start van het cultuurcentrum, ondanks de garantie van een lage slijtagegraad. De leverancier erkende aanvankelijk de fout, maar kwam terug op dat standpunt. Gevolg: een lang aanslepend dossier en een compromis op het einde. De leuningen en zittingen die zwaar versleten waren, zijn op kosten van de leverancier vervangen. Voor volgend jaar wordt budget gevraagd om de theaterzetels allemaal van een nieuwe stof te voorzien. 2) Vraagt hoe het concessiedossier geëindigd is. De concessie is opnieuw gegund aan de huidige uitbaters. Er waren 4 lastenboeken opgevraagd, maar uiteindelijk hebben enkel de bestaande uitbaters een dossier ingediend. De concessie bedraagt 1200,00 euro (excl. BTW). In dit bedrag zit een maandelijkse vergoeding voor de energiekosten. 3) Heeft vernomen dat Katrien Daniels het cultuurcentrum verlaat. Wordt zij vervangen? Er is een vacantverklaring voorzien. Het functieprofiel wordt licht aangepast. De nieuwe medewerker wordt verantwoordelijk voor cultuureducatie, jeugd- én ouderenprogrammatie. De secretaris laat weten dat vanaf 1-7 het balieteam met één halftijdse werkkracht gedaald is. Peter-Jan Van der Gucht Volgend seizoen vindt voor de allerlaatste keer een hommage aan Wim De Craene plaats. Zoon Ramses contacteerde Peter-Jan voor een eventuele dernière. Het zou mooi zijn indien de tournee effectief in Wetteren zou afsluiten. De secretaris is via het boekingskantoor al op de hoogte van de geplande tournee. Schepen Van den Berghe 1) Het nieuwe gebruiksreglement is goedgekeurd door de gemeenteraad. Het reglement gaat in vanaf 1 oktober. De secretaris laat weten dat de vaste gebruikers van de theaterzaal uitgenodigd worden naar een infomoment. De gebruikers van de andere infrastructuur krijgen een infofolder met de belangrijkste wijzigingen. 2) Het is de bedoeling om met bescheiden middelen de grootste infrastructuurproblemen in het buurthuis van Westrem aan te pakken. Voor het aanpalende huis worden nog verschillende opties in overweging genomen (renovatie, afbraak, ). Gert De Wilde vraagt wat onder bescheiden middelen wordt verstaan. De schepen deelt mee dat er nog geen budget is vastgelegd 10 Afspraak volgende vergadering Maandag 20 oktober om uur in repetitieruimte Nova Notulen raad van beheer culturele infrastructuur vergadering van 16 september /5

5 Conclusies en actiepunten vergadering Punt Besluit Actie Wie Timing 2 Nadenken voorwaarden vervangende theatertechnici: oprichting werkgroep Personeel Nova + vertegenwoordigers raad van beheer Vergadering op Bespreking toekomst kerkelijk patrimonium 2 Bevraging klanten nieuw ticketsysteem 2 Akkoord gezamenlijke flyers symfonische concerten cc Nova & Jeugd & Muziek op voorwaarde - delen kosten - korting vrienden cc Nova 5 Kennisname Jaarverslag 2013 Flyeren bij concerten en instellingen in Gentse regio Jaarverslag bezorgen aan College van burgemeester en schepenen 6 Advies schrijven over toegankelijkheid stadstuin 7 Bezorgen gebruikersonderzoek aan leden 8 Vergaderdata najaar: 20-10, 25-11, College van burgemeester en schepenen Personeel Nova Gert De Wilde en eventueel andere vrijwilligers Secretaris Secretaris + voorzitter Secretaris Rondetafel gepland in voorjaar Voorjaar 2015 Najaar Tegen volgende vergadering Notulen raad van beheer culturele infrastructuur vergadering van 16 september /5