Het Affligemse JeugdraadFundament

Transcriptie

1 Het Affligemse JeugdraadFundament Statuten van de gemeentelijke jeugdraad Vastgesteld door de gemeenteraad tijdens de zitting van 11 juni 2013.

2 Benaming en zetel Artikel 1. De jeugdraad van Affligem is de adviesraad voor jongeren in de gemeente Affligem. De gemeente is verplicht een jeugdraad te hebben indien de gemeente subsidies wil ontvangen. (decreet houdende de ondersteuning en stimulering van het jeugdbeleid Artikel 5); Artikel 2. De jeugdraad zelf is autonoom en wenst op geen enkele wijze politiek gebonden te zijn. Artikel 3. De jeugdraad kan gecontacteerd worden via de voorzitter of de gemeentelijke jeugddienst. Pagina 2

3 Doelstellingen Artikel 4. Doel van de jeugdraad is a. advies geven aan het College van Burgemeester en Schepenen en de gemeenteraad in dossiers die kinderen en jongeren aanbelangen. De jeugdraad kan op eigen initiatief advies uitbrengen over alle aangelegenheden die betrekking hebben op kinderen en jongeren. Het college is verplicht aan te tonen dat ze advies vraagt over aangelegenheden die betrekking hebben op het jeugdbeleid, ook bij de opmaak van het meerjarenplan. Het college moet motiveren waarom het advies van de jeugdraad niet of maar gedeeltelijk gevolgd wordt bij het nemen van beslissingen. (decreet houdende de ondersteuning en stimulering van het jeugdbeleid van 27 juni Artikel 5 3); b. participatie van kinderen en jongeren in gemeentebeleid vergroten; c. een platform zijn voor uitwisseling; d. initiatieven voor jeugd nemen en ondersteunen. jeugdraad@jeugdaffligem.be Pagina 3

4 Structuur Artikel 5. Er is een Algemene Vergadering (AV) en een Dagelijks Bestuur (DB). Daarnaast kunnen werkgroepen worden samengesteld zoals vermeld in artikel 9 4. Artikel 6. De jeugdraad wordt erkend door de gemeenteraad binnen de zes maanden na de start van elke nieuwe legislatuur. Artikel 7. De samenstelling van de jeugdraad moet voldoen aan de wettelijke bepalingen. 1. Zijn lid: afgevaardigden van plaatselijke of intergemeentelijke jeugdwerkinitiatieven die een actieve werking of recrutering kunnen aantonen binnen het grondgebied van de gemeente; geïnteresseerde jeugd uit de gemeente, als de AV toestemming geeft om deel uit te maken van de AV en hun stem uit te brengen; (decreet houdende de ondersteuning en stimulering van het jeugdbeleid. Artikel 5 2) 2. Politieke mandatarissen kunnen GEEN lid zijn van de jeugdraad. (decreet houdende de ondersteuning en stimulering van het jeugdbeleid. Artikel 5) 3. De gebruikers van alle ideologische en filosofische strekkingen moeten betrokken worden bij de voorbereiding en uitvoering van het beleid, op voorwaarde dat zij de regels van de democratie aanvaarden en naleven. (cultuurpact, decreet van 28 januari 1974 artikel 3 1) jeugdraad@jeugdaffligem.be Pagina 4

5 4. Ten hoogste twee derde van de leden zijn van hetzelfde geslacht. Artikel 8. (Gemeentedecreet artikel 200 2) Een volledige lijst van alle leden wordt dan door de jeugdconsulent aan het gemeentebestuur overhandigd, met vermelding van welke leden tot de DB behoren en welke leden een vereniging vertegenwoordigen. Pagina 5

6 Algemene Vergadering (AV) Artikel 9. Samenstelling AV De AV bestaat uit stemgerechtigde leden en niet-stemgerechtigde leden. 1. Stemgerechtigd lid vanuit een jeugdvereniging 1.1 Elke erkende jeugdvereniging uit Affligem heeft recht op twee stemmen binnen de AV; 1.2 Elke jeugdafdeling van een vereniging voor amateurkunsten heeft recht op één stem; 1.3 De vereniging moet haar afgevaardigden aanduiden bij het begin van het werkjaar. De contactgegevens van deze personen moeten op de jeugddienst binnengebracht worden; 1.4 De afgevaardigden moeten voldoen aan volgende voorwaarden: volledig vrijwillig deelnemen aan de jeugdraad; maximum 30 jaar oud zijn; actief lid zijn van de vereniging; geen lid zijn van de gemeenteraad of een ander politiek mandaat uitoefenen; niet meer dan één jeugdverenging vertegenwoordigen. 1.5 De afgevaardigden kunnen zelf deelnemen aan de AV of een vervanger sturen; 1.6 Een vereniging heeft slechts recht op haar één of twee stemmen indien effectief één of twee leden lijfelijk aanwezig zijn of een volmacht gegeven hebben. Pagina 6

7 2. Stemgerechtigd lid in de groep individuele jongeren 2.1 Jongeren die aanwezig zijn op de vergadering mogen stemmen in de groep individuele jongeren voor zover zij aan de volgende voorwaarden voldoen: jonger zijn dan 30 jaar; gedomicilieerd zijn in Affligem; niet afgevaardigd zijn voor een erkende vereniging. 2.2 De stemmen van deze groep worden verhoudingsgewijs herrekend naar twee stemmen. 3. Niet-stemgerechtigd lid 3.1 De jeugdconsulent, de schepenen, de burgemeester hebben geen stemrecht. 3.2 Gemeenteraadsleden en 30-plussers hebben evenmin stemrecht, maar kunnen wel aanwezig zijn als deskundig adviseur. 3.3 Wie geen stemrecht heeft, heeft wel spreekrecht. 4. Werkgroepen De algemene vergadering kan steeds werkgroepen oprichten. Elk lid van de jeugdraad kan hieraan deelnemen. Ook andere geïnteresseerde jongeren en/of deskundigen kunnen lid worden van een werkgroep. Werkgroepen werken autonoom, maar dienen regelmatig verslag uit te brengen aan de AV. Pagina 7

8 Artikel 10. Lidmaatschap AV 1. Vanuit een jeugdvereniging: 1.1 Een jeugdvereniging die deel wil uitmaken van de jeugdraad moet erkend zijn door de gemeenteraad. De aanvraag hiervoor gebeurt op de jeugddienst. De erkenning door de gemeenteraad gebeurt elk jaar in januari; 1.2 De verantwoordelijke van de vereniging geeft bij het begin van elk werkjaar contactpersonen op. Deze contactpersonen ontvangen alle uitnodigingen dat jaar, maar kunnen andere vertegenwoordigers sturen; 1.3 Een vereniging die tweemaal afwezig is zonder te verwittigen op voorhand, verliest haar stemrecht op alle volgende vergaderingen van dat werkjaar. 1.4 Van zodra iemand in de AV twijfels heeft bij het lidmaatschap van een vereniging, wordt dit op de eerstvolgende AV als agendapunt opgenomen. Indien nodig, kan door de AV beslist worden dat de vereniging haar lidmaatschap verliest. 2. Individuele jongeren: 2.1 Jongeren die geen lid zijn van een erkende jeugdvereniging, maar wel in Affligem wonen, kunnen op een AV binnenkomen en lid worden. Deze jongere moet hiervoor zijn/haar gegevens achterlaten bij de jeugdconsulent en ontvangt vanaf dat moment ook alle uitnodigingen voor de volgende vergaderingen. 2.2 Een lid dat tweemaal afwezig is zonder te verwittigen op voorhand, verliest zijn/haar stemrecht op alle volgende vergaderingen van dat werkjaar. Pagina 8

9 3. Opzegging van lidmaatschap : 3.1 De vereniging kan beslissen zijn/haar afgevaardigde te vervangen door iemand anders. Deze beslissing moet aan de AV of de jeugdconsulent gemeld worden. 3.2 Een lid kan zelf ontslag nemen. Deze beslissing moet aan de AV of de jeugdconsulent gemeld worden. Indien het lid afgevaardigde was van een vereniging, dient hij/zij uiteraard ook de vereniging op de hoogte te brengen. 3.3 Indien iemand twee opeenvolgende vergaderingen ongewettigd afwezig is. De algemene vergadering zal de afwezigheden vaststellen en het ontslag meedelen aan het lid zelf en eventueel aan de betrokken vereniging. Artikel 11. Beslissingen nemen in de AV: 5. Minstens de helft van de leden aanwezig zijn om geldig te kunnen stemmen; 6. Minstens 2/3 meerderheid van de aanwezigen moet akkoord zijn om tot een geldige stemming te komen; 7. Doorgaans worden beslissingen genomen per stemming. Uitzonderingen kunnen door elk lid aan de AV worden voorgelegd, met een redelijke verantwoording. De AV beslist over het toestaan van de uitzondering; Artikel 12. Aantal vergaderingen van de AV: Een werkjaar begint vanaf september en wordt beëindigd in mei of juni. In deze periode komt de vergadering minstens twee maal samen. Uitzonderingen hierop worden vastgelegd door het DB. jeugdraad@jeugdaffligem.be Pagina 9

10 Artikel 13. Agenda AV: De agenda van de AV wordt samengesteld door het DB. Suggesties kunnen tot 2 weken voor de vergadering aan het DB worden overgemaakt. Artikel 14. Uitnodiging voor een AV: 1. Ten laatste twee weken op voorhand wordt de uitnodiging gestuurd, bij voorkeur per ; 2. Ten laatste twee dagen op voorhand wordt een herinnering gestuurd via of sms; 3. De uitnodigingen en herinneringen worden verstuurd door de jeugddienst of door de voorzitter; 4. Er wordt gevraagd te verontschuldigen indien niet kan worden ingegaan op de uitnodiging. Wie niet verontschuldigt en niet opdaagt, wordt in het verslag genoteerd bij de afwezigen. Artikel 15. Verslag van de AV: 1. Het verslag wordt gemaakt door een lid van het DB of de jeugdconsulent; 2. Dit verslag wordt verstuurd naar alle stemgerechtigde leden en naar alle aanwezigen op de vergadering; 3. Verslagen worden online op de website van de gemeente geplaatst; 4. Het verslag wordt door de jeugddienst aan het college van burgemeester en schepenen doorgegeven; 5. Opmerkingen bij een vorig verslag worden opgenomen in het eerste daaropvolgende verslag. jeugdraad@jeugdaffligem.be Pagina 10

11 Artikel 16. Openbaarheid AV: 1. Aanwezigen op een AV zijn vrijwilligers en hebben daarom een geheimhoudingsplicht (artikel 458 van het strafwetboek). De jeugdraad valt echter ook onder de openbaarheid van bestuur. Daarom zijn de resultaten van de stemming openbaar, worden deze opgenomen in het verslag. 2. De stemming zelf en de wijze waarop gestemd wordt, is geheim. Dit mag dus niet buiten de vergadering gebracht worden. Artikel 17. Bezwaren op de werking van de AV: Indien er bezwaren zijn van een stemgerechtigd lid van de AV op de werking van de AV kan hij of zij dit op de agenda plaatsen van een AV. Indien het probleem niet opgelost geraakt, kan er een stemming volgen op basis van een stelling geformuleerd door de jeugdconsulent. De jeugdconsulent bepaalt de debattijd, de wijze van stemming en eventuele uitsluitingen. Pagina 11

12 Dagelijks Bestuur (DB) Artikel 18. Samenstelling DB: 1. Elk stemgerechtigd lid van de AV die dit wil kan deel uitmaken van het DB; 2. Kandidaten kunnen zich tijdens het hele werkjaar bekend maken, maar kunnen pas deel uitmaken van het DB van het werkjaar nadien; 3. Kandidaturen moeten binnengebracht worden bij de jeugdconsulent voor eind augustus met vermelding van naam en voornaam; adres; telefoonnummer; vermelding van alle lidmaatschappen binnen jeugdverenigingen in Affligem; beoogde functie binnen het dagelijks bestuur; korte motivatie voor deelname; 4. De samenstelling van het DB voor het komende werkjaar wordt verkozen op de eerste AV van dat werkjaar. 5. Voor de functie van voorzitter worden de motivaties van de kandidaten voorgelezen door de jeugdconsulent. Ieder stemgerechtigd lid noteert in het geheim de naam van de gekozen kandidaat op papier. De stemmen worden geteld door de jeugdconsulent. De kandidaat met het meest aantal stemmen wordt voorzitter. Indien er slechts één kandidaat is als voorzitter, wordt door de AV gestemd of deze kandidaat de vergadering mag blijven voorzitten. 6. Voor de andere kandidaten van het DB wordt individueel door de AV gestemd of zij mogen deelnemen aan het bestuur; Pagina 12

13 Artikel 19. Taken van het DB: 1. Het DB bereidt de dossiers en de agenda van de AV voor. Het DB kan besluiten dat bepaalde dossiers de agenda van de AV overladen en deze op het DB voorbereiden; 2. Het DB bereid de adviezen van de AV voor, volgt de adviezen van de AV op, speelt deze door aan de jeugdconsulent en kan zelf bij hoogdringendheid een advies formuleren. 3. De verslagen van het DB worden op de website gezet vlak na de eerstvolgende AV; 4. Het DB kan voor bepaalde taken verantwoordelijken aanduiden wanneer nodig. Artikel 20. Beslissingen nemen binnen het DB: 1. Het DB is altijd verantwoording verschuldigd aan de jeugdraad. Het DB moet de leden van de AV op de hoogte te houden van hun werking. 2. Minstens 2/3 meerderheid van de aanwezigen moet akkoord zijn om tot een geldige stemming te komen. 3. Doorgaans worden beslissingen genomen per stemming. Uitzonderingen worden bepaald door de voorzitter van de vergadering, met een redelijke verantwoording. Het DB moet hierover stemmen; Artikel 21. Aantal vergaderingen van het DB: Het DB vergadert minimum 1 keer vóór elke AV. Artikel 22. Verslagen van het DB: 1. Het verslag wordt gemaakt door een lid van het DB, en verstuurd naar de leden van het DB per ; 2. Deze verslagen worden digitaal bewaard op de jeugddienst en kunnen door stemgerechtigde leden worden opgevraagd. jeugdraad@jeugdaffligem.be Pagina 13

14 Artikel 23. Agenda van het DB: De agenda van het DB wordt elke keer opnieuw samengesteld door alle leden van het DB; Artikel 24. Openbaarheid van het DB: Leden van het DB zijn leden van de AV, en dus geldt voor hen dezelfde interpretatie als voor de AV; Artikel 25. Bezwaren vanuit de AV op de werking van DB: Indien er bezwaren zijn van een stemgerechtigd lid van de AV op de werking van het DB kan hij of zij dit op de agenda plaatsen van een AV. Indien het probleem niet opgelost geraakt, kan er een stemming volgen op basis van een stelling geformuleerd door de jeugdconsulent. De jeugdconsulent bepaalt de debattijd, de wijze van stemming en eventuele uitsluitingen. Pagina 14

15 Samenwerking met het gemeentebestuur Artikel 26. Financiële en logistieke ondersteuning: 1. De jeugdraad ontvangt een werkingsubsidie van het gemeentebestuur. Daarnaast kan de jeugdraad eigen inkomsten verwerven. 2. De jeugddienst zorgt indien nodig voor alle papierwerk, reservatie vergaderlocaties, opzoeken van alle nodige documenten, hulp bij de voorbereiding van de agenda, 3. De aanwezige vertegenwoordigers zijn verzekerd door het gemeentebestuur voor burgerlijke aansprakelijkheid en lichamelijke ongevallen tijdens de bijeenkomst, en op de heen- en terugweg. 4. Vervoersonkosten worden niet terugbetaald. Artikel 27. Het gemeentebestuur verbindt zich ertoe 1. de jeugdraad om advies te vragen als ze beslissingen wil nemen die het jeugdbeleid aangaan; 2. rekening te houden met de uitgebrachte adviezen van de jeugdraad; 3. de jeugdraad binnen de 6 weken een schriftelijk, gemotiveerd antwoord te zenden; 4. alle informatie, noodzakelijk om een advies te formuleren, door te spelen aan de jeugdraad; 5. vooraleer de gemeentebegroting ter goedkeuring wordt voorgelegd aan de gemeenteraad, de jeugdraad te raadplegen voor de domeinen waar jeugd betrokken kan worden. jeugdraad@jeugdaffligem.be Pagina 15