Bakkerei op vlak van infrastructuur. De uitbaters van cultuurcafé Bakkerei willen

Transcriptie

1 Verslag van de vergadering van de Raad van Beheer van CultuurCentrum De Herbakker Eeklo dd. 6 juni 2016 Aanwezigen NAAM A V NAAM A V Marc Van Hulle, voorzitter A Luc Fiers V Rita De Coninck, schepen A Hans Kloet A Annemieke Pieters, secretaris A Maureen Mingneau A Piet Baeke A Huguette Van den Fonteyne A Katrien Brinckman V Rita Van Den Hende A Victor Bruggeman V Bernadette Vandercammen (Volmacht V aan Jan VS) Eddy De Baets V Frida Vanhauwenhuyse A Caroline D Aubioul V Jan Van Streydonck A Guido Dellaert V Kris Van Zandycke A Johan De Baere V Martine Vermeire (bibliothecaris) Mireille De Baets A Sofie Vermeulen V Staf De Roo V Raf Wittock Geert Faes A A: aanwezig V: verontschuldigd 1. Goedkeuring vorig verslag (15/03/2016): geen opmerkingen 2. Investeringen aan het gebouw met gastspreker Eddy Deketelaere van cultuurcafé Bakkerei (zie presentatie in bijlage) Uitleg ivm verlenging van de concessie (in juni 2017) en over de noden van de Bakkerei op vlak van infrastructuur. De uitbaters van cultuurcafé Bakkerei willen van hun zaak terug een gezonde onderneming maken. Dit kan enkel door de keuken te verbouwen, het aantal plaatsen in de gelagzaal te verhogen en intensiever samen te werken met het cultuurcentrum en andere actoren om de bezetting van de zaal te verhogen. De uitbaters van het cultuurcafé hebben al zelf een voorstel uitgewerkt om de gelagzaal te vergroten. De leden van de raad van beheer waren van mening dat de aanpassingen aan de infrastructuur (o.a. verbouwen keuken, vergroten gelagzaal, opfrissen sanitair, Verwijderd: o 1

2 ) noodzakelijk zijn voor het welzijn van zowel het cultuurcafé als het cultuurcentrum. Als de concessie wordt verlengd, is het zeker nodig om de concessieovereenkomst aan te passen. Sommige passages zijn niet meer actueel (o.a. door strengere regelgeving, ) 3. Evaluatie publieksmoment Fast Forward Op 17 mei organiseerde het team van CC De Herbakker voor de eerste keer een presentatiemoment. De bedoeling was om mensen op een originele en ludieke manier te informeren over het nieuwe seizoen. Het werd een avond vol live acts, interessante interviews met veel filmpjes. De raad van beheer vond dit een positieve evolutie en is voorstander om dit publieksmoment in 2017 te hernemen. 4. Evaluatie wedstrijd: Kunst op de cover van het CC Ook nieuw dit jaar was de wedstrijd: Kunst op de cover van CC De Herbakker om van de nieuwe seizoensbrochure iets bijzonders te maken. Een goeie cover moet mensen immers nieuwsgierig maken en goesting doen krijgen in het nieuwe cultuurseizoen. Uit alle inzendingen van kunstenaars, fotografen en vormgevers die hun kans waagden kwam de foto van Sylvie Van de Walle als winnaar tevoorschijn. Het idee achter die winnende inzending is dat mensen kippenvel krijgen wanneer een voorstelling of een optreden hen ontroert of beroert. Aandachtspunten voor volgend jaar. 1. De wedstrijd vroeger lanceren (bv. najaar 2016) en afsluiten (bv. januari 2017) 2. Er moet goed nagedacht worden over de geldprijs. 3. Het CC moet nauwer samenwerken met de KA! en de scholen rond dit project 4. Het CC moet meer reclame moeten maken voor deze wedstrijd (o.a. via sociale media). 2

3 5. Evaluatie ticketverkoop seizoen De ticketverkoop ging van start op zaterdag 4 juni In het begin verliep alles vlot maar na een half uur was er een opnieuw een probleem. Mensen die kaartjes boekten voor populaire voorstellingen die bijna volzet waren, konden hun bestelling niet afwerken en waren hun bestelling kwijt. In totaal ging het om een 40-tal personen. Na een interventie van Oxynade, konden de meeste personen toch nog kaartjes krijgen voor de voorstellingen die ze hadden uitgekozen. Wel hadden ze vaak minder interessante plaatsen. Dit komt opnieuw niet erg professioneel over. Het CC heeft al 3 jaar een contract met Oxynade en elke ticketverkoop ging er wel iets fout. Opmerkingen van de Raad van Beheer: - Bij de openingsvoorstelling; het optreden van Nathalie Meskens, waren er 50 kaarten geblokkeerd voor genodigden (o.a. leden van de RVB, leden van het schepencollege, ). Er kwam een suggestie om dit in de toekomst niet meer te doen en deze kaarten ook ter beschikking te stellen van de ticketkopers. - Er kwam een opmerking over de boekingskosten die soms de pan uitswingen. Ticketkopers kunnen per betaalmethode zien, welke kosten er zullen worden aangerekend. De overschrijving is de goedkoopste betaalmethode. - Het contract met Oxynade loopt dit seizoen af. De leden van de Raad van Beheer adviseren om op zoek te gaan naar een nieuwe leverancier. 6. Jaarverslag 2015 Zie bijlage 7. Personeelszaken De bibliothecaris Martine Vermeire is vanaf eind mei met pensioen. Vanaf 1 juni is Annemieke aangesteld als directeur cultuur. Interne verschuivingen Stafmedewerker onbepaalde duur. De examenprocedure voor de stafmedewerker onbepaalde duur is 3

4 afgelopen. Er is maar één kandidaat geslaagd. Merel Van De Geguchte die de functie tijdelijk heeft gedaan is helaas niet geslaagd. 8. Afschaffen sociale voordelen In aanloop van de ticketverkoop hebben alle leden van de RVB de kans gekregen om hun tickets vooraf te bestellen. Leden van de RVB krijgen ook 2 vrijkaarten voor de seizoensopening op 23 september. De leden van de Raad van Beheer betreuren het dat het personeel weer uit de boot valt en stellen voor om een alternatief systeem uit te werken (bv. try-outs aanbieden aan een kortingstarief, kaarten van niet-verkochte voorstellingen ter beschikking stellen van het stadspersoneel ). 9. Bekrachtiging nieuwe reglementen Het is al een paar jaar geleden dat de reglementen van CC De Herbakker nog eens herwerkt werden. Heel wat informatie in de reglementen is niet meer actueel (bv. openingsuren ticketbalie in gebouw CC) en het was ook nodig om een aantal ticketprijzen aan te passen. Met oog op het nieuw cultuurseizoen vonden we het belangrijk dat klanten opnieuw correcte informatie over de dienstverlening en de ticketprijzen kunnen raadplegen in de reglementen. De belangrijkste wijzigingen werden overlopen tijdens de vergadering. De herwerkte reglementen werden goedgekeurd op het schepencollege van 10 mei en de gemeenteraad van 23 mei. Het voorontwerp werd doorg d naar de voorzitter en de ondervoorzitter. Zij gaven alvast een positief advies. De nieuwe reglementen zijn raadpleegbaar op de website van CC De Herbakker. Een volledige herwerking van deze reglementen dringt zich ook op. Tijdens de zomermaanden van 2016 zullen we hier verder aan werken. 10. Nieuwe afgevaardigde voor N-VA Raf Wittock zal niet langer in de RVB van het CC zetelen. Er zal gevraagd worden aan het partijbestuur van N-VA om een nieuwe vertegenwoordiger aan te duiden. 4

5 Ook Martine Vermeire zal, wegens haar pensioen, niet langer deel uitmaken van de Raad van Beheer. 11. Varia en rondvraag Nieuwe deuren in het CC Verslag vormingmoment: adviesraden samen sterk Soms belemmeren de techniekers het zicht voor de personen die achter hen zitten. Misschien is het beter om de stoelen vlak achter de PA niet te verkopen. COMEET huurt vanaf 1 september het appartement in residentie Ravel. Hier waren tot januari 2015 de burelen van het cultuurcentrum gevestigd. 12. Vastleggen datum volgende vergadering De volgende vergadering zal plaatsvinden op in september in de bibliotheek. Bijlagen: 1. Presentatie uitbaters cultuurcafé. 2. Jaarverslag