AGB Mechelen Actief in Cultuur Verslag Raad van Bestuur 14 november 2016

Transcriptie

1 AGB Mechelen Actief in Cultuur Verslag Raad van Bestuur 14 november 2016 Toerismehuis, Hallestraat 2-4-6, 2800 Mechelen Aanwezig: Björn Siffer, Miek De Kepper, Frank Nobels, Heidi De Nijn, Geert D Hollander, Herwig De Lannoy. Afwezig met kennisgeving: Walter Schroons (geeft volmacht aan Björn Siffer), Kristl Strubbe, Catherine François, Nathalie Vallet (geeft volmacht aan Miek De Kepper), Rita Van den Bossche, Tine Van den Brande, Bart De Nijn, Tom Kestens, Rudy Van Eysendeyk (geeft volmacht aan Frank Nobels), Rik Schaerlaecken, Michel Price, Anouk Stulens, Koen Leemans. AGENDA 1. Ontslag mevr. Martine De Raedemaeker, secretaris, en verwelkoming nieuw lid dhr. Walter Schroons aanduiding secretaris 2. Goedkeuring verslag 13 september Financiën 3.1. Actualisering strategische nota, begrotingswijziging 2016/3, budget 2017 en meerjarenplanwijziging Tarieven en prijssubsidies 4. Overeenkomsten en contracten 4.1. De Maan: erfpachtovereenkomst dienstverleningsovereenkomst afsprakennota gebruik zalen door derden 4.2. Kidscam vzw: overeenkomst toelating gebruik lokaal 4.3. Opendoek vzw (Landjuweel): samenwerkingsovereenkomst 4.4. Overzicht nultarief begin Gunningen / aanbestedingen / werken 5.1. Stadsschouwburg: trekkentoren 5.2. Hof van Busleyden: verbouwing en inrichting planning en timing 6. Varia en rondvraag 6.1. Datum volgende vergadering Aansluitend om 20.30u: Dr. Samuel Mareel, conservator, over project museum Hof van Busleyden. Voorzitter Björn Siffer heet de bestuursleden welkom. 1

2 1. Ontslag mevr. Martine De Raedemaeker, secretaris, en verwelkoming nieuw lid dhr. Walter Schroons aanduiding secretaris De voorzitter meldt dat de Gemeenteraad van Mechelen in haar zitting van 25/10 dhr. Walter Schroons, schepen, heeft aangeduid als lid van het Dagelijks Bestuur en van de Raad van Bestuur ter vervanging van mevr. Martine De Raedemaeker. Wij verwelkomen met veel plezier Walter Schroons en danken Martine De Raedemaeker voor haar gewaardeerde inzet! De vergadering duidt Walter Schroons aan als secretaris. 2. Goedkeuring verslag 13 september 2016 Het verslag wordt zonder opmerkingen goedgekeurd. 3. Financiën 3.1. Actualisering strategische nota, begrotingswijziging 2016/3, budget 2017 en meerjarenplanwijziging De vergadering krijgt toelichting over de betreffende wijzigingen. De cijfergegevens zijn vooraf toegezonden. In een PowerPointpresentatie worden de krachtlijnen toegelicht. Na de voorstelling van de meerjarenplanning en het debat over de dynamisering van De Garage is de vergadering eerder gewonnen voor dynamiseren binnen de huidige locatie. De aangepaste documenten worden eerstdaags aan de leden van de vergadering voorgelegd. De ontvangsten en uitgaven De Maan komen in een nieuwe actie: Mechelen ontplooit en ondersteunt op de cultuursite het beeldend theater. De raad van bestuur stelt de begrotingswijziging 2016/3, het budget 2017 en de meerjarenplanwijziging vast en legt ze ter goedkeuring voor aan de gemeenteraad. Het resultaat op kasbasis (Gecumuleerd budgettaire resultaat min Bestemde gelden) hoort positief te zijn en wordt in het meerjarenplan als volgt begroot: euro (rekening) euro (rekening) euro euro 2

3 euro euro euro. De autofinancieringsmarge is de indicator voor het structureel evenwicht in de BBC. Dit is geen evenwichtsvereiste voor een AGB, enkel indicatief. De autofinancieringsmarge is het verschil tussen de financieel draagvlak (Exploitatieontvangsten min Exploitatieuitgaven excl. de netto-kosten van schulden) en de netto periodieke leningsuitgaven. In het meerjarenplan van AGB MAC wordt dit als volgt begroot: euro (rekening) euro (rekening) euro euro euro euro euro. Het boekhoudkundig resultaat wordt geraamd op: euro (rekening) euro (rekening) euro euro euro euro euro. In het meerjarenplan bedragen de gemeentelijke toelagen (incl. btw): euro euro euro euro euro Tarieven en prijssubsidies De tarieven liggen in de lijn van vorige jaren. - De Raad van Bestuur stelt de tarieven en prijssubsidies 2016 deel 4 vast en legt ze ter goedkeuring voor aan de gemeenteraad. - De Raad van Bestuur stelt de tarieven en prijssubsidies 2017 vast en legt ze ter goedkeuring voor aan de gemeenteraad. 3

4 4. Overeenkomsten en contracten 4.1. De Maan: erfpachtovereenkomst dienstverleningsovereenkomst afsprakennota gebruik zalen door derden De erfpachtovereenkomst is goedgekeurd op de Gemeenteraad van 6/09/2016 en is op 18/10/2016 naar de notaris gestuurd, zoals in het najaar 2015 gepland was. In de dienstverleningsovereenkomst en de afsprakennota is de verwijzing naar de 80/20- verdeling tussen De Maan en AGB MAC geschrapt. AGB MAC geeft aan De Maan de opdracht voor de uitvoering van een programma dat door AGB MAC vooraf goedgekeurd is. De documenten worden goedgekeurd. De vertegenwoordigers van De Maan zullen verzocht worden de documenten te tekenen Kidscam vzw: overeenkomst toelating gebruik lokaal De standaard-overeenkomst van de stad is als basis gebruikt. De overeenkomst wordt goedgekeurd. De verantwoordelijke van Kidscam vzw zal verzocht worden de overeenkomst te tekenen Opendoek vzw (Landjuweel): samenwerkingsovereenkomst Andere overeenkomsten (Contour) zijn als basis gebruikt. Gezien de hoogdringendheid is de overeenkomst reeds getekend door de verantwoordelijke van Opendoek vzw. De vergadering merkt op dat verenigingen die mee zakelijk ondersteund worden door de Stad of AGB MAC als partner, deze inbreng (dikwijls in natura) duidelijk moeten presenteren naar de buitenwereld toe, bv. bij het verdedigen van subsidiedossiers bij overheden Overzicht nultarief begin 2017 In het overzicht is een onderscheid gemaakt tussen de gebruikelijke vragen (13 dagen grote en 6 kleine infrastructuur) en deze in het kader van het Stadsfestival OP.RECHT.Mechelen (8 dagen grote en 8 kleine infrastructuur). In totaal zijn 21 dagen grote en 14 dagen kleine infrastructuur aan nultarief gebruikt. Het contingent bedraagt 10 dagen grote en 20 dagen kleine infrastructuur. Vooral het gratis beschikbaar stellen van een technieker én een zaalwachter (max. 8u voor elk) is een zware belasting voor het Cultuurcentrum. Beslist wordt vragen van nieuwe organisaties voor nultarief absoluut te beperken. De huidige genieters kunnen dit nog doen vanuit de traditie. Het is de bedoeling te voorkomen dat derden nultarief genieten terwijl stadsdiensten zouden moeten betalen omdat het contingent op is. Organisaties van Groep Mechelen die nultarief kunnen krijgen, zijn: stadsdiensten & Sociaal Huis, mmmechelen Feest, EVA s, stedelijke adviesraden en organisaties die zeer nauw verbonden zijn met de werking van 4

5 de stad, op nultarief naar traditie kunnen rekenen en een positief imago hebben (Muziekkapel Mechelse Politie, Brassband Hombeek, Dr. De Gruytercomité). Opdracht wordt gegeven aan de diensten om de inzet van technici en zaalverantwoordelijken te beperken tot wat echt nodig is. 5. Gunningen / aanbestedingen / werken 5.1. Stadsschouwburg: trekkentoren De vergadering neemt kennis van de voorbereidingen voor het herstellen of vervangen van de trekkentoren. Een ontwerper is aangesteld. Een bestek via open offertevraag is vrijwel afgewerkt en kan deze week bekend gemaakt worden. De vergadering wenst op de hoogte te worden gehouden van de vaststellingen en voorstellen van de studieopdracht. Over de aanstelling van een uitvoerder van de werken kan het Dagelijks Bestuur beslissen Hof van Busleyden: verbouwing en inrichting planning en timing Rekening houdend met de geplande openingsdatum van het museum op 23 maart 2018, is een planning opgemaakt voor de diverse acties bij de verbouwing en inrichting. Door reglementeringen over de procedure is die planning zeer strikt. De vergadering neemt kennis van de planning en wenst op de hoogte gehouden te worden van de verbouwing en inrichting van het museum. Voor de dringende beslissingen stemt de vergadering in met een digitale procedure of beslissing door het Dagelijks Bestuur. 6. Varia en rondvraag 6.1. Datum volgende vergadering. o maandag 6 februari 2017 om 19.00u, Toerismehuis. Inhoudelijk thema: het nieuwe departement Vrije Tijd en het profiel van de algemeen directeur lokaal cultuurbeleid (vacature). Dr. Samuel Mareel, conservator, geeft voor de leden een boeiende uiteenzetting met een PowerPointpresentatie over het project museum Hof van Busleyden. De vergadering merkt op: - belangrijk is publiciteit op ankerplaatsen in de stad die verwijzen naar het museum; 5

6 - de hefboomsubsidie is eenmalig en het is de ambitie mede dankzij die middelen op het nationale niveau te geraken; - de geschiedenis van de Bourgondische periode moet ook een hoog educatief niveau halen en het moet bevattelijk gepresenteerd worden; - jongeren aantrekken is een belangrijke doelstelling, te realiseren door een participatieve werking gericht op scholen en hogescholen. De voorzitter dankt de leden voor hun aanwezigheid. Voor verslag, De secretaris, De voorzitter, Walter Schroons Björn Siffer 6