Agendapunten gemeenschappelijke vergadering met het beheersorgaan van de bibliotheek: 1. Goedkeuring organogram + invulling pesoneelkader toekomst

Transcriptie

1 Verslag van de vergadering van de Raad van Beheer van CultuurCentrum De Herbakker Eeklo dd. 9 februari 2016 Aanwezigen NAAM A V NAAM A V Marc Van Hulle, voorzitter A Luc Fiers (volmacht aan Hans Kloet) V Rita De Coninck, schepen A Hans Kloet A Annemieke Pieters, secretaris A Maureen Mingneau A Piet Baeke (Volmacht aan Jan Van V Huguette Van den Fonteyne V Strydonck) Katrien Brinckman A Bernadette Vandercammen A Victor Bruggeman A Frida Vanhauwenhuyse A Caroline D Aubioul V Jan Van Streydonck A Guido Dellaert V Kris Van Zandycke V Johan De Baere A Martine Vermeire (bibliothecaris) A Mireille De Baets (volmacht aan Staf V Sofie Vermeulen A De Roo) Staf De Roo A Raf Wittock V Geert Faes V A: aanwezig V: verontschuldigd Agendapunten gemeenschappelijke vergadering met het beheersorgaan van de bibliotheek: 1. Goedkeuring organogram + invulling pesoneelkader toekomst Het organogram 1 werd op 25 januari goedgekeurd door de gemeenteraad. Hierdoor zullen er in 2016 nog heel wat aanwervingen gebeuren voor zowel bibliotheek als cultuurcentrum: o Stafmedewerker bib B (27 uur): intern o Stafmedewerker CC/programmator: extern o Stafmedewerker CC/cultuurparticipatie /vrijwilligers/verenigingen: extern o Administratief medewerker bib C (19 uur): extern o Logistiek medewerker D (voltijds): intern o Communcatiemedewerker C (halftijds): extern 1 Zie bijlage 1

2 Er werd hard gewerkt aan de nieuwe functieomschrijvingen. De grote lijnen hiervan vindt u hieronder: o Structuur: Directeur cultuur (A) 5 stafmedewerkers: 2 voor bib, 2 voor CC en 1 voor cultuurparticipatie (B) o Max 8 administratieve medewerkers + 3 theatertechniekers (C) 1 logistiek assistent (D) 3 poetsvrouwen (E) o Getrapt systeem: Een aantal taken gaan van het diensthoofd (A) naar de stafmedewerkers (B), de stafmedewerkers delegeren op hun beurt taken naar de administratief medewerkers (C). o Functieweging: Er werd getracht gelijkwaardige takenpakketten te maken (zowel qua zwaarte als qua verantwoordelijkheid) Er werden ook back-ups voorzien o Flexibele uurroosters: voor alle stafmedewerkers en de administratieve medewerkers Opmerkingen vanuit de vergadering: De besparingen op functieniveau. De personeelsleden krijgen extra verantwoordelijkheden maar krijgen hiervoor geen extra vergoeding. Nog steeds bezorgdheid over het verdwijnen van de voltijdse functies van bibliothecaris en directeur CC. Dit ondanks het feit dat men de logica achter het organogram wel snapt. Voldoende aandacht voor communicatie Een goede communicatie naar zowel het publiek en het personeel is essentieel. Als de communicatiemedewerker op termijn deel uitmaakt van een gecentraliseerde communicatiecel, moet er over gewaakt worden dat er geen informatie verloren gaat. 2

3 Specifieke profielen voor bibliotheekmedewerker en promotiemedewerker Beide profielen vereisen specifieke kennis. Hiermee moet rekening gehouden worden in de selectieprocedure. Samensmelten bestuursorganen: misschien vanaf de volgende legislatuur 2. Evaluatie 1 jaar STIP Het personeel van de bibliotheek en het cultuurcentrum heeft elkaar en de werking van de andere dienst goed leren kennen. Langzaam komen er ook kruisbestuivingen bv. de DVD-expert van de bib doet suggesties voor de filmprogrammatie, de expertise van de bib wordt gebruikt bij het boeken van lezingen, Op vlak van infrastractuur en technologie werden het voorbije jaar veel inspanningen geleverd. Toch blijven er nog een aantal losse eindjes (bv. leesbaarheid CC, videofonie aan poort CC, touchscreens in bib ). Deze punten worden meegenomen naar de evaluatievergadering op 11 februari. 3. Aanvraag voorzitter ARC om lid te worden van de beheerraden Beide beheersorganen zijn bereid om de voorzitter van de adviesraad voor cultuur uit hoofde van zijn functie als waarnemend lid op te nemen. Hij zal geen dus geen stemrecht hebben. Specifieke punten Raad van beheer cultuurcentrum 4. Goedkeuren vorig verslag (30/11/2015) Geen opmerkingen 5. Afschaffen sociale voordelen: nieuw advies Er werd een rondvraag gedaan bij 10 cultuurhuizen i.v.m. sociale voordelen. Deze informatie werd overlopen tijdens de vergadering. Hieruit bleek dat CC De Herbakker veruit bij de slechtste van de klas is. Deze gedetailleerde informatie en de vraag aan de stad om de genomen beslissing m.b.t. de sociale voordelen aan te 3

4 passen werd verwerkt in een nieuw advies. 6. Antwoord op advies i.v.m. organogram Dit advies werd behandeld op het schepencollege van 8 december De voorzitter ontving hierover een schrijven op 15 december De brief werd voorgelezen tijdens de vergadering. 7. Voorbereiding volgend seizoen a. Wedstrijd: ontwerp de cover van de seizoensbrochure Grafisch vormgevers, fotografen, kunstenaars kunnen een ontwerp maken voor de cover van de brochure CC De Herbakker. De winnaar ontvangt een geldprijs van 300. De wedstrijd wordt afgesloten op 15 maart. b. Planning ticketverkoop Ticketverkoop: zaterdag 4 of 11 juli Nieuw dit jaar: een publieksmoment: eind mei c. Planningsvergadering met Oxynade: 9 maart Herbakkersplein: participatief project en planenn toekomst De herinrichting van het Herbakkersplein staat al enkele jaren op de planning. Alhoewel rond het plein verschillende uiteenlopende bewoners en groeperingen zijn gehuisvest trekt het plein niet aan om er halt te houden, laat staan een activiteit te ontplooien. Daarom wil de stad dit plein herinrichten. Om tegemoet te komen aan de wensen van verschillene (potentiële) gebruikers, wordt een voortraject op touw gezet met de Gentse vzw Manoeuvre. Dit project zal nog voor de zomer worden opgestart worden. De cultuurdienst trekt dit project en start dit traject met een open blik. Daarom is ook de piste van het parkeren op het plein niet bij voorbaat uitgesloten. Maar de hoop leeft om dit kale plein toch te kunnen ombouwen tot een gezellige, publieke ontmoetingsruimte. Vzw Bakfiets, muziekclub N9 en de uitbaters van cultuurcafé Bakkerei zullen zeker betrokken worden bij dit project. 4

5 De Raad van Beheer adviseerde om jaarlijks een budget ter beschikking te stellen voor activiteiten op het plein. 8. Stand van zaken personeel We namen op 31 januari afscheid van Veerle De Bock. Zij werd vervangen door Merel Van De Geguchte. Veerle Van Buggenhout komt in maart 2016, na langdurige afwezigheid, terug werken. 9. Varia De partij Groen heeft Rita Van Den Hende gekozen als nieuwe afgevaardigde in de Raad van Beheer. Zij zal Wilfried Van Durme opvolgen. Haar kandidatuur zal ter goedkeuring worden voorgelegd aan de gemeenteraad op 29 februari Vastleggen volgende vergadering De volgende vergadering zal plaatsvinden op dinsdag 15 maart Op deze vergadering zal het programma voor het seizoen worden voorgesteld. 5

6 BIJLAGE 1: ORGANOGRAM 6