ALGEMENE LEDENVERGADERING VAN DE PERSONEELSVERENIGING DE SCHAKEL

Transcriptie

1 ALGEMENE LEDENVERGADERING VAN DE PERSONEELSVERENIGING DE SCHAKEL 1

2 Algemene Ledenvergadering Personeelsvereniging De Schakel 14 maart 2019 Het bestuur van de personeelsvereniging de Schakel nodigt haar leden en begunstigers uit voor de jaarlijkse algemene ledenvergadering op: Datum : Donderdag 14 maart 2019 Tijd Locatie : uur tot uur : STADHUIS, Raadszaal Hofplein 38, Leeuwarden Inloop vanaf 15:30 uur (Auckemakelder). Agenda 1. Opening 2. Mededelingen 3. Terugblik Verslag ledenvergadering Financiën en benoeming kascommissieleden 6. (Bestuurlijke) wijzigingen 7. Vooruitblik Rondvraag 9. Sluiting Na afloop van de vergadering is er een gezellige borrel in De Walrus (ook gelegen aan het Hofplein). 2

3 Verslag van de Algemene leden vergadering PV de Schakel Datum: 15 februari 2018 Aanwezig: Afwezig: Zie presentielijst 2 personen afwezig met kennisgeving Kopie: Notulist(e): Marijke Jousma 1. Opening: Voorzitter Mariëlle Kenemans heet alle aanwezigen van harte welkom. 2. Mededelingen Lief en Leed: Op het gebied van lief en leed zijn er geen mededelingen Ledenaantal: Het ledenaantal is op 15 februari 2018, 657 (519 vast in dienst, 94 gepensioneerden en 44 begunstigers). Het ledenaantal is ongeveer gelijk gebleven ten opzichte van vorig jaar. Wel hebben veel koorleden zich afgemeld als lid omdat het koor is opgeheven. Grote belangstelling activiteiten: De meeste activiteiten zijn dit jaar met succes uitgevoerd. 5 Activiteiten zijn niet doorgegaan i.v.m. te weinig belangstelling. In de plaats hiervan ontstaan dan soms weer andere activiteiten die aan het begin van jaar niet gepland waren zoals het Lichtjesfestival in Amsterdam. 3. Terugblik 2017 Aan de hand van een diapresentatie geeft Mariëlle een overzicht van het afgelopen jaar, met daarbij foto s van de activiteiten. Er zijn afgelopen jaar 25 activiteiten georganiseerd. Vorig jaar is ook kegelen als activiteit georganiseerd. Dit was een idee van lid Willem van Munster. Ideeën vanuit de leden zijn altijd welkom 3

4 4. Verslag ledenvergadering 2017 In het verslag van vorig jaar staat dat het bestuur zal gaan bekijken of er ook activiteiten georganiseerd kunnen worden zonder introducees, dit om te voorkomen dat activiteiten te snel vol zitten. Afgelopen jaar heeft dit experiment niet plaats gevonden omdat hiervoor geen geschikte activiteit was. En enkele activiteiten die gewild zijn konden we op meerdere avonden organiseren zodat toch iedereen mee kon doen. Het verslag van 2017 wordt ongewijzigd vastgesteld. 5. Financiën en benoeming kascommissieleden Douwe Wiebe Beek, penningmeester, geeft een toelichting op de begroting. Het eigen vermogen is iets gestegen afgelopen jaar, dit komt mede doordat enkele activiteiten niet zijn doorgegaan. Ook is de kerstreis van 2 dagen omgezet in een 1 daagse reis waardoor dit goedkoper is uitgevallen dan begroot. Vragen vanuit de leden: De kerstpakketten staan op 0,00 hoe kan dit? De rekening van de kerstpakketten voor de gepensioneerden is (nog) niet bij de PV terecht gekomen. De reis van de wintersport is hoger uitgevallen, hoe kan het dat de bijdrage vanuit de PV niet hoger is uitgevallen? Er zit een maximum aan de bijdrage vanuit de PV, voor de eerste dag is dit maximaal 40,00 per dag, de volgende dagen is dit maximaal 15,00 per dag. Bij ééndaagse activiteiten is de bijdrage van de PV de helft van het totaal bedrag tot een maximum van 40,00. De kascommissie bestaande uit Folkert Wesselius en Wiebe Meilema verlenen het bestuur decharge. We nemen afscheid van Folkert Wesselius als kascommissielid en bedanken hem voor zijn inzet. Siemen v.d. Bij wordt door de ALV benoemd als nieuw kascommissielid. De penningmeester krijgt van Wiebe een compliment. De penningmeester heeft geen financiële achtergrond maar heeft het ondanks dat keurig gedaan afgelopen jaar. 4

5 6. Bestuurlijke wijzigingen Gosse Dijkstra (vicevoorzitter) neemt afscheid van het bestuur. Helaas is Gosse wegens ziekte afwezig. Gosse is 30 jaar actief geweest voor de Personeelsvereniging! Bedankt Gosse voor je inzet! Er zijn 2 kandidaten algemeen bestuurslid, Marten Ferwerda en Miranda Delfstra. De ALV is hiermee akkoord en heet Marten en Miranda van harte welkom De voorzitter Mariëlle Kenemans heeft per 1 april een nieuwe baan buiten de gemeente Leeuwarden. Per 1 april zal Mariëlle daarom het bestuur verlaten. Gretha v.d. Ploeg zal het voorzitterschap per 1 april van Mariëlle overnemen. Jenny de Jong zal het vicevoorzitterschap van Gosse Dijkstra overnemen. Het vinden van nieuwe bestuursleden gaat erg moeizaam. In de statuten is bepaald dat alleen vaste medewerkers bestuurslid kunnen worden. Komend jaar wordt er door het bestuur bekeken of statuten wellicht aangepast kunnen worden, dit dient dan tijdens de ALV goedgekeurd te worden. Ids Witteveen merkt nog op dat het misschien handig is het schema met bestuursleden uit te breiden naar de toekomst zodat op lange termijn al zichtbaar is wanneer er weer nieuwe bestuursleden nodig zijn 7. Vooruitblik 2018 De PV heeft weer diverse activiteiten in gedachten voor Enkele van deze activiteiten zijn al uitgezet in 2017 zoals de voorstelling Stormruiter, stedentrip naar Valencia en de Formule 1 reis naar Hockenheim. De wintersport heeft dit jaar al vroeg plaatsgevonden in januari. Er komen nog verschillende creatieve workshops, in de zomer vinden er meerdere activiteiten op het water plaats en ook aan de culinaire en actieve leden wordt dit jaar weer gedacht. 8. Rondvraag De Biljartclub zal geen beroep doen op de eigen bijdrage vanuit de PV omdat de biljartclub niet kan voldoen aan de voorwaarden die de PV hieraan stelt. Wat zijn de voorwaarden voor de bijdrage aan de diverse clubs? Deze voorwaarden zijn vastgelegd in een protocol. Er worden in dit protocol per club eisen gesteld aan het aantal leden. Wat is vaartocht historisch centrum? Dit is een praamvaartocht door Leeuwarden waarbij je langs verschillende historische gebouwen vaart. 5

6 Waar gaat het reisje van gepensioneerden naar toe? Dit is nog niet bekend. Er is een gepensioneerde die graag lid wil worden maar het lukt al een jaar niet om in contact te komen met de PV. Het bestuur zal gaan uitzoeken hoe dit kan en zal contact opnemen met de betreffende persoon. De vooraankondiging die dit jaar bij populaire activiteiten is gebruikt komt ter sprake, de vraag is waarom er niet voor gekozen is om mensen uit te sluiten van deelname als iemand het jaar daarvoor al is mee geweest met een soortgelijke activiteit. Tevens wordt de vergelijking gemaakt met het huisje op Vlieland, ook daarbij worden mensen voor een gewilde periode uitgesloten als ze er het jaar daarvoor al in dezelfde periode hiervan gebruik hebben gemaakt. Het bestuur heeft meerdere opties bekeken en heeft tevens bovenstaande overwogen. Echter is een bepaalde activiteit niet een vast gegeven, het is niet een vast gegeven dat er elk jaar een stedentrip is, tevens als er wel een stedentrip is, dan is dit nooit naar dezelfde plaatst. Wellicht wil iemand wel heel graag naar Rome maar niet naar Valencia, dit is daarom niet te vergelijken met het huisje op Vlieland. Het bestuur leek de vooraankondiging de meest eerlijke manier, dit is vergelijkbaar met het kopen van concertkaarten. Er wordt nog aan het bestuur meegegeven dat het jammer is dat er over dit soort wijzigingen geen uitleg in de nieuwsbrief komt. Het bestuur neemt deze kritiek ten harte en zal hier in de toekomst om denken Waarom is het koor gestopt? Het aantal koorleden liep terug waardoor het aantal koorleden te gering werd. Hierdoor kwam er te weinig contributie binnen om de dirigent te kunnen betalen. 9. Sluiting Mariëlle sluit de vergadering en nodigt de aanwezigen uit voor een hapje en een drankje in grand café de Walrus. 6

7 Jaarrekening 2018 Begroting

8 Balans PV de Schakel Activa Passiva Vaste activa Eigen vermogen Piano - Biljart - Vlottende Activa Overige Passiva Debiteuren - Crediteuren Kas 20 Nog te betalen - Bank Vooruitontvangen Nog te ontvangen - Vooruitbetaald Totaal Totaal Activa Piano - - Biljart - - Debiteuren - 6 Kas - - Kas vvv bonnen Bank Nog te ontvangen - - Vooruitbetaald Passiva Eigen vermogen Crediteuren Nog te betalen - - Vooruitontvangen Totaal activa Totaal passiva

9 9

10 Personeelsvereniging De Schakel 2018 Rek. Onderdeel Beginbalans Saldibalans Resultatenrekening Eindbalans debet credit debet credit debet credit debet credit 0100 Piano 0300 Biljart 0500 EV , , , Kas Kas-vvv bonnen 20,00-20, ING , , , , Debiteuren 6, , , Crediteuren 2.710, , , , Nog te betalen 1710 Nog te ontvangen 1720 Vooruitbetaald , , , , Vooruitontvangen , , , , Attenties 686, Algemene kosten 1.203,76 4xxx Kosten activiteiten ,48 8xxx Bijdrage activiteiten , Contributie PV , Contributie koor , Subsidie 8.075, Rentevergoeding 9xxx Resultaat 2.407,42 Totalen , , , , , , , ,22 10

11 11

12 Toelichting Balans en Verlies en Winstrekening Eindbalans De eigenvermogenspositie van de vereniging is iets afgenomen t.o.v. vorig jaar naar ,52. Hiermee zitten net als voorgaande jaren nog ruim boven de grens van ,- welke is bepaald om eventuele calamiteiten op te kunnen vangen. Vorig jaar zaten we hier 6.924,94,- euro boven. Al onze activiteiten die we georganiseerd hebben zijn doorgegaan. Dit is een mooi resultaat en laat zien dat de gekozen activiteiten in de smaak vallen! Hiervan waren een aantal goedkoper dan begroot. Enkele activiteiten hebben wegens verschillende redenen niet kunnen plaats vinden. Het niet doorgaan van activiteiten en goedkoper uitvallende activiteiten creëerde weer ruimte voor nieuwe ideeën en daarmee nieuwe activiteiten. Voorbeelden daarvan zijn de Wellness workshop en het kerstshoppen in Münster. Voor beide was veel belangstelling. Daarnaast is alsnog de rekening van de kerstpakketten van 2017 boven water gekomen. Deze is meegenomen in de balans van Sinds 2 jaar staat er geen kas meer op de balans, nadat deze toen is afgestort en opgeheven. Dit is gedaan omdat het aantal kas-transacties nihil is en daarnaast is. Op de balans komen de posten nog te betalen en nog te ontvangen niet meer tot uitdrukking. Facturen die na het einde van het boekjaar nog binnenkomen en betrekking hebben op het lopende boekjaar worden alsnog in de crediteuren- en debiteurenadministratie opgenomen. Net als vorig jaar staan op de balans nog wel bedragen vermeld bij de transitorische posten vooruitbetaald en vooruitontvangen. Deze posten hebben betrekking op activiteiten die in 2019 plaatsvinden. Van 17 t/m 21 januari 2019 zijn we op Wintersport geweest in Saint Sorlin D Arves, en 24 januari zijn we met een grote groep naar de Vrienden van Amstel geweest. Daarnaast is er een mooie tentoonstelling van Saskia van Zuijlen in het Fries Museum door een grote groep bezocht op 31 januari. Voor de eerste 2 onderdelen zijn voorschotten betaald aan de reisorganisaties en is van alle drie evenementen van deelnemers een bedrag vooruit ontvangen. Verlies en Winstrekening In totaliteit heeft de PV dit jaar minder uitgegeven dan er is binnengekomen. Het gaat om een toename van 2249,77 ten opzichte van vorig jaar. Toen was ook al een toename van het eigenvermogen van 4675,-. Dit komt op de balans tot uitdrukking in de toename van ons eigen vermogen. 12

13 13

14 Overzicht bestuursleden, aftreding en benoeming 14