Algemene Leden Vergadering. 12 april Personeelsvereniging. Rond Om De Dom

Transcriptie

1 Algemene Leden Vergadering 12 april 2018 Personeelsvereniging Rond Om De Dom Pagina 1 van 15

2 Inhoud Uitnodiging Algemene Ledenvergadering Personeelsvereniging... 3 Agenda Algemene ledenvergadering... 4 Verslag Algemene ledenvergadering Jaarverslag Verkiezingen leden bestuur Rooster van aftreden Jaarprogramma Begroting Pagina 2 van 15

3 Uitnodiging Algemene Ledenvergadering Personeelsvereniging Beste collega, Hierbij nodigen wij je van harte uit voor een gezellige Algemene Ledenvergadering op donderdag 12 april 2018, van uur tot uur in vergaderzaal E01.16 van Rijkswaterstaat, kantoorlokatie Westraven te Utrecht (Griffioenlaan 2). Onder het genot van een hapje en een drankje willen wij het afgelopen jaar en de activiteiten voor het nieuwe jaar doornemen. Wij stellen je aanwezigheid zeer op prijs. Gebruik de stemknop zodat wij weten op hoeveel deelnemers wij ongeveer kunnen rekenen. Senioren kunnen zich aanmelden door een sturen naar: of bellen naar Heidy O Niel Namens het bestuur, William Mettendaf Voorzitter Pagina 3 van 15

4 Agenda Algemene ledenvergadering Datum : 12 april 2018 Plaats : vergaderzaal E01.16 Tijd : 16:00 uur, inloop vanaf 15:30 uur 1. Opening 2. Ingekomen stukken 3. Notulen van de algemene ledenvergadering van 08 juni 2017 De notulen van de vergadering 2017 zijn aan de leden toegestuurd. 4. Jaarverslag 2017 Het jaarverslag is aan de leden toegestuurd. 5. Rekening en verantwoording van de penningmeester De penningmeester zal verantwoording afleggen over het verslagjaar Verslag van de kascommissie over de rekening van de penningmeester 7. Verkiezing bestuursleden Aantreden nieuw lid: Anne-Miek de Groot Aftredend en herkiesbaar: Heidy O Neil, Bouke Boevink en Rick van der Molen Het bestuur stelt voor de aftredende en herkiesbare leden te benoemen. Het bestuur stelt voor het nieuw lid te benoemen 8. Jaarprogramma Begroting 2018 De penningmeester zal een toelichting geven op de begroting Rondvraag. 11. Sluiting. Pagina 4 van 15

5 Verslag Algemene ledenvergadering 2017 Datum: 08 juni 2017 Plaats : Westraven, zaal D1.19 Tijd : 16:00 uur 1. Opening William opent de vergadering en heet de aanwezigen welkom. Aanwezig zijn: William Mettendaf, Heidy O Niel, Bouke Boevink, Jan van Kempen, Joke en Piet Mouthaan, Ria Slot, Sylvia Kramer, Martine van Dalfsen (verslag). Aan de voorgestelde agenda wordt het agendapunt Statuten toegevoegd. We krijgen uitleg van mevrouw Maghnouji over het overheerlijke Marokkaanse buffet en hebben medelijden met iedereen die niet kon komen. Mededelingen Aanmeldingen dagje Den Bosch loopt goed; Er zijn 33 aanmeldingen voor de reis naar Marokko. 2. Notulen van de algemene ledenvergadering van 14 april 2016 Geen inhoudelijke en tekstuele opmerkingen op de notulen. De notulen worden vastgesteld. 3. Ingekomen stukken Er zijn geen ingekomen stukken 4. Jaarverslag 2016 Het jaarverslag wordt als zeer mooi en volledig beschouwd. De activiteiten waren goed geslaagd en veelzijdig van aard. Pagina 5 van 15

6 5. Rekening en verantwoording begroting van de penningmeester De penningmeester legt verantwoording af door het geven van een korte toelichting.hij legt uit hoe de inkomsten en uitgaven verdeeld zijn (bijvoorbeeld de reis naar Suriname hebben zowel in 2015 als 2016 betalingen plaatsgevonden). Met veel dank en complimenten aan Jan voor het zo snel op orde krijgen van de cijfers na zijn aanstelling. 6. Verslag van de kascommissie over de rekening van de penningmeester Het verslag van de kascommissie wordt teruggekoppeld door de penningmeester. Hij vertelt dat de kascommissie (Eric Baams en Hans van der Zeijden) de financiële stukken van 2016 heeft onderzocht. De kascommissie heeft geconstateerd dat wat betreft volledigheid van opbrengsten en uitgaven alles in orde is. Ook zijn de afrekeningen van de activiteiten goed gedocumenteerd. De begroting voor 2017 vertoont een evenwicht in inkomsten en uitgaven. De kascommissie heeft twee adviezen: a. Zorg voor goede afspraken tussen de penningmeester en vervanger om dubbele betalingen te voorkomen; b. Stel een balans en een winst- en verliesrekening op ipv het in één overzicht aan te bieden. De kascommissie heeft de stukken gecontroleerd en akkoord bevonden en verzoekt de ledenvergadering het bestuur decharge te verlenen voor het verslagjaar De aanwezige leden nemen het voorstel en de adviezen over en verlenen het bestuur decharge voor Begroting 2017 Na een korte toelichting door de penningmeester wordt de begroting 2017 door de leden vastgesteld. 8. Bespreekpunten voorstellen van het bestuur Voorstel subsidie door RWS RWS verstrekt subsidie aan de activiteiten van personeelsverenigingen mits de activiteiten open staan voor alle medewerkers van RWS en dat aan het begin van het jaar een begroting wordt ingediend. Er is discussie over wat de gevolgen van de subsidie zijn voor de senioren. Hierover wordt afgesproken dat William en Bouke in gesprek gaan met de koepel van personeelsverenigingen. Het voorstel om jaarlijks een subsidie aan te vragen bij RWS, wordt door de leden aangenomen. Voorstel Grote reizen Er is vraag naar meerdaagse reizen. Het voorstel is om 1x per jaar een grotere reis (vanaf 10 dagen) te organiseren, en 1x per jaar een kleinere (maximaal 4 dagen zoals de stedentrips). Voorwaarde is wel dat de leden zelf zorg dragen voor de organisatie van de grotere reizen, met hulp van de PV. Iedereen is akkoord mits leden ook werkelijk de voorbereiding en organisatie van de grotere reizen trekken. Voorstel Verhoging contributie per 1 januari 2018 Pagina 6 van 15

7 Penningmeester geeft een korte toelichting over het voorstel en de wens om de soorten contributie te versimpelen. Hij meldt ook, na een opmerking van Bouke, dat in het Bestuursvoorstel een fout is gemaakt. De ledenvergadering heeft het volgende voorstel aangenomen: Het bestuur vraagt de ALV om de contributie als volgt te verhogen en deze verhoging in te laten gaan per 1 januari 2018: Lid (duo lidmaatschap) 2,50 per maand; Lid (geen duo lidmaatschap) 2,-- per maand; Senioren die gratis lid zijn, geen aanpassing; Senioren die 6,-- per jaar betalen, worden gratis lid; Senior van 15,-- wordt gratis lid; Senioren van 21,-- gaan 25,-- per jaar betalen. Daarnaast heeft de ledenvergadering het voorstel aangenomen om het bestuur een mandaat te verlenen om tussentijds de contributie aan te passen indien in de koepel van personeelsverenigingen afspraken zijn gemaakt over een uniforme contributiehoogte en indien de voorgestelde contributie niet hoger is dan het zojuist aangenomen voorstel per januari Verkiezing bestuursleden Aftredend en niet-herkiesbaar: Ria Slot en Ardjoen Sheoratan. Aftredend en herkiesbaar: William Mettendaf, Ger Nagtegaal en Jan van Kempen. Het bestuur stelt voor de aftredende en herkiesbare leden te benoemen. Het voorstel wordt unaniem aangenomen 10. Statutenwijziging en Huishoudelijk Reglement Het bestuur heeft geworsteld met de statuten en hoopt met de voorstellen duidelijkheid te geven over de statuten en het huishoudelijk reglement. De voorstellen zijn besproken en hebben tot de volgende besluitvorming geleid: o De leden zijn akkoord gegaan met het door de notaris opgestelde concept van de statutenwijziging en met de in het concept gemaakte opmerkingen van het bestuur. De opmerkingen van het bestuur zijn verwoord in het document Opmerkingen bestuur bij concept statutenwijziging dat deel is van de toegestuurde informatie. o De leden zijn eveneens akkoord met het voorgestelde huishoudelijk reglement. o De leden zijn akkoord met het verwerken van het voorstel tot contributieverhoging (zie agendapunt 8) in het Huishoudelijk Reglement. 11. Rondvraag. Joke stelt voor om een reis naar Ierland te organiseren. Voor het bestuur is dit bespreekbaar mits er organiserende leden worden gevonden. Voorgesteld wordt om via de activiteitenagenda de interesse van leden te peilen, ook om te kijken of er leden zijn die de voorbereiding en organisatie voor hun rekening willen nemen. Misschien kan het voorstel gecombineerd worden met een Whiskeyproeverij. Verder wordt er geen gebruik gemaakt van de rondvraag. William meldt nog dat er in november en hele leuke bierproeverij wordt georganiseerd. 12. Sluiting William sluit de vergadering en bedankt iedereen voor zijn komst. Pagina 7 van 15

8 De laatste hapjes worden verorberd of mee naar huis genomen. Pagina 8 van 15

9 Jaarverslag 2017 Voor 2017 is een jaarverslag opgesteld. Dit verslag is als bijlage toegevoegd. Pagina 9 van 15

10 Financieel verslag 2017 Algemene Ledenvergadering 12 aparil 2018 BALANS PER 31 DECEMBER ACTIVA Liquide middelen - Zakelijke rekening ING Zakelijke bonus spaarrekening ING Zakelijke spaarrekening ING PASSIVA Eigen Vermogen Per 1 januari Som van baten en lasten Per 31 december JAARREKENING 2017 BATEN Bijdrage ledenactiviteiten - Bezoek Rhijnauwen 65 - Bierproeverij 90 - Kerstmarkt busvervoer (2016) terugbetaling Kerstmarkt Dortmund Reis Marokko PV Reis Zuid-Afrika (2018) Workshop schilderen 39 - Stadswandeling Den Bosch Vaarttocht tlv Sub RWS (2017) Wintercircus (2016) 50 - Wintercircus bijdrage deelnemers in euro Pagina 10 van 15

11 Overige - Contributie (SSO, inhouding P-direct) giro storting leden Subsidie RWS (2016; uitbetaling in 2017) LASTEN Kosten ledenactiviteiten - Bezoek Rhijnauwen Bierproeverij 90 - Kerstdiner Senioren (2017) Kerstdiner Senioren tlv SUB RWS (2017) 70 - Kerstmarkt Dortmund Kerstmarkt terugbetaling (2016) 25 - Kerstmarkt busvervoer (2016) te veel betaald Reis Marokko PV Reis Zuid-Afrika (2018) Workshop schilderen Stadswandeling Den Bosch Vaartocht senioren tlv SUB RWS (2016) Vaartocht senioren tlv SUB RWS (2017) Winter Kerstcircus Wintercircus (2016) Wintercircus terugbetaling voorschot Overige - Vergaderkosten (incl. ALV) Bestuurskosten (o.a. Postbus, website, bank) Rente 52 SOM VAN BATEN EN LASTEN Sint-Michielsgestel, februari 2018 Jan van Kempen Penningmeester Pagina 11 van 15

12 Verkiezingen leden bestuur Het bestuur van de PV Rond om De Dom bestaat uit 10 leden, inclusief voorzitter, secretaris en penningmeester. Het bestuur heeft Anne-Miek de Groot bereidt gevonden om toe te treden tot het bestuur en de rol van secretaris op zich te nemen. Het bestuur is ingenomen met de beslissing van Anne-Miek om zich kandidaat te stellen. Het bestuur verzoekt de algemene ledenvergadering Anne-Miek te benoemen als bestuurslid. Drie bestuursleden treden af en zijn herkiesbaar. Desondanks stelt het bestuur het op prijs dat leden zich kandidaat stellen voor het bestuur en roept daarom nadrukkelijk haar leden op om zich kandidaat te stellen. Leden die zich kandidaat willen stellen, kunnen hun interesse kenbaar maken door tot 23 maart 2018 schriftelijk hun voorkeur voor de functie van bestuurslid bekend te maken, een motivering en een kort CV mee te sturen. Meer informatie is te verkrijgen bij de voorzitter. Rooster van aftreden Op basis van het reglement van de PV Rond om de Dom dient het bestuur voorafgaand aan de jaarlijkse algemene ledenvergadering een rooster van aftreden op te stellen. Voor het goed functioneren van de PV en i.h.b. het bestuur is het opstellen van een rooster van periodieke bestuursverkiezing noodzakelijk. De leden van het bestuur zijn voor een periode van 3 jaar gekozen. Aftredende bestuursleden zijn direct herbenoembaar. Op basis van de data van aantreden moeten in 2018 drie bestuursleden aftreden. In de algemene ledenvergadering van 2018 treden dus drie bestuursleden af maar deze bestuursleden zijn herkiesbaar. Verzoek aan de algemene ledenvergadering om het onderstaande rooster van aftreden vast te stellen. Bestuursfunctie Functionaris Aftreden Secretaris Anne-Miek de Groot --- Lid Heidy O Niel 2018 Lid Bouke Boevink 2018 Lid Rick van der Molen 2018 Lid Sylvia Kramer 2019 Lid Ineke van Bree 2019 Lid Martine van Dalfsen 2019 Voorzitter William Mettendaf 2020 Penningmeester Jan van Kempen 2020 Lid Ger Nagtegaal 2020 Pagina 12 van 15

13 Jaarprogramma 2018 JAARPROGRAMMA PV ROND OM DE DOM 2018 APRIL 2018 SEPTEMBER 2018 Bierproeverij Voor informatie: William Mettendaf en Rick van Molen Algemene Leden Vergadering Voor informatie William Mettendaf, Jan van Kempen en Anne-Miek de Groot Bezoek Tramremise Donderdag 19 april Voor informatie William Mettendaf MEI 2018 Bezoek Molen Voor informatie: Ger Nagtegaal Workshop Klimmen Voor informatie Inge van Vilsteren / William Mettendaf Kookworkshop Voor informatie: Lucille Ong A Lok/William Mettendaf JUNI 2018 Familiedag Wildlands Zaterdag 9 juni Voor informatie Anne-Miek de Groot JULI 2018 Vaartocht Senioren Voor informatie Bouke Boevink en Ineke van Bree SEPTEMBER 2018 Fiets- en wandel tocht Zuid-Limburg Voor informatie: Frank van Waarsenburg En Sylvia Kramer OKTOBER 2018 Stippen Voor informatie: Quirin van Os en Sylvia Kramer NOVEMBER 2018 Schilderdag Voor informatie Martine van Dalfsen DECEMBER 2018 Vrijdag 14 december Bezoek Kerstmarkt voor informatie Heidy O Niel December/Januari Gezins-/familiedag Voor informatie Bouke Boevink en Ger Nagtegaal. JANUARI 2019 Woensdag 16 januari SnowWorld Zoetermeer (nog overleggen) Voor informatie Anne-Miek de Groot FEBRUARI 2019 Zaterdag 9 februari Dagje Winterberg (nog overleggen) Voor informatie Anne-Miek de Groot Meer daagse reis Zuid Afrika 7 tot en met 28 september Voor informatie: Heidy O Niel Pagina 13 van 15

14 Begroting 2018 Algemene Ledenvergadering 12 april 2018 Begroting PV RODD 2018 Ontvangsten (in ) Uitgaven (in ) Contributie ,00 Vergaderkosten (incl. ALV) 1.000,00 Rente-inkomsten betaal- en spaarrekeningen 50,00 Bestuurskosten 1.000,00 Subsidie RWS activiteiten ,00 Subsidie RWS activiteiten , , ,00 Ledenactiviteiten Ledenactiviteiten Reis Zuid Afrika , ,00 Reis Zuid Afrika Bijdrage PV 0,-- pp 45 deelnemers , ,00 Bierproeverij 300,00 Bijdrage PV 5,00 pp 20 deelnemers 100,00 Bierproeverij 400,00 Kook workshop 450,00 Bijdrage PV 10,00 pp 30 deelnemers 300,00 Kook workshop 750,00 Bezoek Molen Nieuwegein - Bijdrage PV 3,75 pp 20 deelnemers 75,00 Bezoek Molen 75,00 Klim workshop 500,00 Bijdrage PV 15,00 pp 20 deelnemers 300,00 Klim workshop 800,00 Fiets- wandel dag Zuid Limburg 300,00 Fiets- wandel dag Zuid Bijdrage PV 10,00 pp 20 deelnemers 200,00 Limburg 500,00 Familie dag Wildlands 1.500,00 Familie dag Wildlands 2.250,00 Bijdrage PV 15,00 pp 50 deelnemers 750,00 Senioren activiteit Vaartocht - Bijdrage PV 15,-- pp 100 deelnemers 1.500,00 Vaartocht senioren 1.500,00 Bezoek Tramremise - Bijdrage PV 5,00 pp 20 deelnemers 150,00 Bezoek Tramremise 150,00 Pagina 14 van 15

15 Begroting PV RODD 2018 Ontvangsten (in ) Uitgaven (in ) Workshop Stippen 100,00 Bijdrage PV 5,00 pp 20 deelnemers 100,00 Workshop Stippen 200,00 Workshop schilderen 300,00 Bijdrage PV 5,00 pp 20 deelnemers 100,00 Workshop schilderen 400,00 Kerstcircus 1.200,00 Bijdrage PV 15,-- pp 60 deelnemers 900,00 Kerstcircus 2.100,00 Kerstmarkt 1.500,00 Bijdrage PV 20,00 pp 50 deelnemers 1.000,00 Kerstmarkt 2.500,00 Onvoorzien 1.000,00 TOTAAL ,00 TOTAAL ,00 Bijdrage deelnemers activiteiten ,00 Bijdrage PV activiteiten ,00 Sint-Michielsgestel, februari 2018 Jan van Kempen Penningmeester Pagina 15 van 15