Sociaal en Arbojaarverslag

Transcriptie

1 Sociaal en Arbojaarverslag 2010 Sociaal en Arbojaarverslag 2010 Afdeling Centrale Ondersteuning Cluster Personeel & Organisatie Pagina 1

2 INHOUD 2 Inleiding 3 Mobiliteitsbeleid Interview met Wim Bressers 5 Formatie & Personeel 7 Werving & Selectie Interview met Mohammed El Amrani 10 Opleiding, Vorming & Training Interview met Peter Bezema 14 Arbeidsomstandigheden 15 Ziekteverzuim 17 Arbeidsvoorwaarden 19 Nawoord Ontwikkeling van Personeel en Organisatie Pagina 2

3 INLEIDING Dit sociaal en arbojaarverslag 2010 geeft een schets van het gemeentelijk beleid op het gebied van personeel en organisatie en treft u de belangrijkste ontwikkelingen op terrein aan. Met behulp van indicatoren wordt inzichtelijk gemaakt wat de formatie, ziekteverzuim, verloop e.d. van het afgelopen jaar is. In dit verslagjaar is veel ingezet op loopbaanontwikkeling. Dit vinden we niet alleen terug in de Opleiding, Vorming en Trainingsactiviteiten, maar ook in de interne mobiliteit van personeel, dit jaar is een record van 40% van de vacatures ingevuld met eigen medewerkers. Zij hebben zo gelegenheid gekregen om zich verder te ontwikkelen. In de interviews komen dit jaar drie medewerkers aan het woord. Eén van hen is nieuw binnen gemeente Boxtel, één is intern doorgestroomd naar een andere functie op een andere afdeling. En de laatste heeft flink geïnvesteerd in opleiding. Bijeenkomst Het Nieuwe Werken Pagina 3

4 MOBILITEITSBELEID In het afgelopen jaar heeft het begeleidingsteam Mobiliteit enkele malen overleg gepleegd. Hieraan wordt deelgenomen door de volgende gemeenten: Best, Boxtel, Gemert-Bakel, Laarbeek, Nuenen, Veghel, Veldhoven. Zoals in het vorige verslag al is aangekondigd is er inmiddels samenwerking ontstaan met enkele andere gemeenten uit de regio. Met enige regelmaat is er overleg met: Asten, Bergeijk, Cranendonck, Geldrop-Mierlo, GGD-BZO, Heeze-Leende, Helmond, De Kempen, Someren, Son en Breugel, SRE, Valkenswaard en Waalre. De activiteiten spitsen zich in eerste instantie toe op het onderling uitwisselen van vacatures. In het verslagjaar zijn er twee externe plaatsing gerealiseerd, t.w. ten behoeve van de afdelingen Burgerzaken en Welzijn en Ruimtelijke Ontwikkeling. Het betrof twee tijdelijke plaatsingen gedurende een langere periode. Door deze plaatsingen te realiseren middels het mobiliteitsplatform is inschakeling van (dure) externe bureaus niet nodig geweest. Trainees Vanaf september 2010 zijn er weer 2 trainees geplaatst bij de gemeente Boxtel. Beiden nemen deel aan het traineeprogramma De toekomst van Brabant en zijn werkzaam voor de afdelingen Wonen en Milieu en Centrale Ondersteuning. Boxtel is de centrumgemeente van het trainee project. De volgende organisaties nemen deel aan het traineeprogramma: Provincie Noord-Brabant Waterschap Aa en Maas Waterschap de Dommel Gemeente Veldhoven Gemeente Etten-Leur Gemeente Boxtel Gemeente Oss Gemeente Steenbergen Gemeente Breda Gemeente Bergen op Zoom Gemeente Uden Gemeente Halderberge Gemeente Eindhoven Gemeente Cuijk Gemeente Roosendaal Gemeente Veghel Gemeente Helmond Gemeente Moerdijk Samenwerkingsverband Regio Eindhoven De trainees worden gedurende een periode van 8 maanden bij dezelfde werkgever geplaatst en rouleren dan. Pagina 4

5 INTERVIEW Wim Bressers Ik laat er geen gras over groeien In 1997 ben ik bij de gemeente Boxtel gaan werken, als allround medewerker bij de afdeling Openbare Werken. In de loop der jaren heb ik kennis gemaakt met alle werkzaamheden die door deze afdeling worden gedaan. Om dit allemaal goed te kunnen doen heb ik een veel cursussen gevolgd. Zoals de opleiding Vakbekwaam Hovenier, diverse veiligheidstrainingen en het groot rijbewijs. Van allrounder ben ik via de borstelmachine doorgestroomd naar vaste chauffeur van de veegwagen. En was ik trots op mijn werk als ik weer een rondje Boxtel had gedaan en de straten er weer schoon bij lagen. Begin 2010 werd mij gevraagd of ik iets voelde voor de functie van beheerder van de begraafplaats. Daar heb ik toch wel even over moeten nadenken. Toch wist ik vrij snel ik doe het!. In het begin was dat echt niet makkelijk. Ik werd meteen voor de leeuwen gegooid. Snel ben ik een cursus Uitvoerder begraafplaats en crematoria gaan volgen. En omdat je niet rond de klok op de begraafplaats aanwezig kunt zijn heb ik inmiddels een vaste vervanger, mijn collega Toon van Abeelen. Wij werken nauw samen en dat bevalt goed. Even op zaterdag de kliko s op de begraafplaats leegmaken, we doen het gewoon. Ik heb nu ook veel aan de cursus Klantgericht werken en Omgaan met lastige burgers die ik ooit heb gevolgd. De belangrijkste leerweg die ik heb gedaan is toch de solo fietstocht van Boxtel naar Rome v.v. geweest. En dan ook nog met een omweg langs Venetië en Assissië, 4388 km in 11 weken. Het doel was om geld in te zamelen voor gehandicapte kinderen in Maleisië. Een geweldige ervaring. In mijn rol als lid van de commissie Veiligheid, Gezondheid, Welzijn en Milieu (VGWM) lever ik een belangrijke bijdrage aan Arbeidsomstandigheden. Met name de technische aspecten hebben mijn aandacht. Ben daarbij niet bang om ook lastige zaken stel aan de orde te stellen. Op de begraafplaats vragen alle seizoenen veel aandacht. Of er nu sneeuw of blad valt: het kerkhof moet er steeds smetteloos uitzien. Maar ook als alles groeit en bloeit is er veel werk te doen. Er is nog wel veel zwaar werk. Mij is op het hart gedrukt om op tijd om assistentie te vragen. De collegialiteit die je dan ervaart is heel bijzonder. Samen een klus klaren! De gemeentelijke begraafplaats is een hele bijzondere werkplek. Het zijn niet alleen maar trieste dingen die je mee maakt. Als je na het dicht maken van een graf een bedankje krijgt van de familie dan ben je echt trots op je werk. Pagina 5

6 FORMATIE EN PERSONEEL Afdeling Formatie (per 31 december 2010) Aantal fte s per 31 december 2008 Aantal fte s per 31 december 2009 Aantal fte s per 31 december 2010 Ruimtelijke Ontwikkeling 21,69 22,92 23,23 Wonen en Milieu 24,69 24,69 24,69 Openbare Werken 54,62 55,40 55,40 Burgerzaken en Welzijn 25,40 24,38 24,58 Sociale Zaken 31,10 43,14 43,08 Centrale Ondersteuning 56,69 57,80 57,19 Totaal 214,19 228,31 228,17 Personen (per 31 december 2010) Afdeling Mannen Vrouwen Totaal Ruimtelijke Ontwikkeling 12 (12) 13 (13) 25 (25) Wonen en Milieu 15 (15) 10 (11) 25 (26) Openbare Werken 48 (50) 3 ( 4) 51 (54) Burgerzaken en Welzijn 9 ( 6) 23 (24) 32 (30) Sociale Zaken 11 (12) 38 (39) 49 (51) Centrale Ondersteuning 34 (34) 32 (34) 66 (68) Totaal 129 (129) 119 (125) 248 (254) Pagina 6

7 Sociaal en Arbojaarverslag 2010 In onderstaand overzicht wordt aangegeven hoeveel mannen en vrouwen op 31 december 2010 voltijd en in deeltijd werkten. Mannen Afdeling Vrouwen Voltijd Deeltijd Voltijd Deeltijd Ruimtelijke Ontwikkeling Wonen en Milieu Openbare Werken Burgerzaken en Welzijn Sociale Zaken Centrale Ondersteuning Totaal jarig jubileum van Wim de Vroom Pagina 7

8 WERVING EN SELECTIE In 2010 zijn er 20 vacatures ontstaan. Dit zijn er 12 minder dan in De eigen medewerkers zijn als eerste benaderd voor het invullen van deze vacatures. Dit om zo een goed loopbaan- /mobiliteitsbeleid te bevorderen en de POP-gesprekken en het competentiemanagement tot uitvoer te brengen. Van de 20 vacatures zijn er 8 ingevuld met eigen medewerkers van gemeente Boxtel. Dit is evenveel als vorig jaar. Doordat er minder vacatures waren is het percentage ingevuld met eigen mensen dit jaar 40%, een stijging van 15%. Hiermee heeft gemeente Boxtel de interne mobiliteit actief ten uitvoer gebracht. Voor 4 van de 8 personen is aan de nieuwe functie een hogere functieschaal verbonden. De overige 4 hebben nu een functie op hetzelfde niveau als voorheen. Zij kunnen zich verder in de breedte ontwikkelen. Daarnaast zijn 2 personen benoemd welke al via een detacheringsbureau werkzaam waren binnen onze gemeente. Tevens is 1 persoon benoemd nadat eigen personeel vacatures heeft doorgeleid naar iemand in hun vrienden en kennissenkring. Ook is 1 persoon benoemd via de tussenkomst van het UWV. In deze 6 situaties is geen externe wervingcampagne opgezet. Via het mobiliteitsbureau, een samenwerkingsverband tussen zeven gemeenten, is de advertentie in de andere gemeentes op het lokale intranet geplaatst. In 2010 is via dit kanaal 1 kandidaat benoemd. Andersom is 1 persoon vertrokken naar een van de aangesloten gemeenten. Voor betrokkenen betekende dit een logische carrièrestap. Voor de externe werving van geschikte kandidaten hebben alle advertenties op de website van gemeente Boxtel gestaan. Daarnaast is veel gebruik gemaakt van advertenties in dag- en weekbladen. Ook is een samenwerkingsverband voortgezet met adver-online, zij plaatsen de vacatures op 10 internetsites voor werkzoekenden. Ongeveer 400 kandidaten hebben het afgelopen jaar een sollicitatiebrief naar gemeente Boxtel gestuurd. Op een enkeling na solliciteerden alle kandidaten via de e- mail. De respons op de vacature Allround medewerker Burgerzaken was het grootste, namelijk 127 brieven. Dit jaar waren er geen vacatures die moeilijk te vervullen waren. Dit jaar hebben 14 personen de organisatie verlaten. Daarvan zijn er 11 met FPU / pensioen gegaan, alle na een dienstverband van meer van 25 jaar. Van de overige 3 personen is voor 1 de verdere ontwikkeling van haar carrière bepalend geweest voor haar ontslagaanvraag. Zij heeft 2 jaar bij gemeente Boxtel gewerkt. Voor 1 persoon zijn de privé omstandigheden de belangrijkste reden geweest voor haar ontslag en 1 persoon is uitgestoomd naar de WIA. Pagina 8

9 In het onderstaande overzicht staat hoeveel personen in en uit dienst zijn getreden. De interne doorstroming, van personen die binnen de organisatie in een nieuwe functie zijn benoemd, is hierbij niet opgenomen. Afdeling Uit dienst getreden In dienst getreden Mannen Vrouwen Mannen Vrouwen Ruimtelijke Ontwikkeling Wonen en Milieu Openbare Werken 4 1 Burgerzaken en Welzijn Sociale Zaken 3 Centrale Ondersteuning Totaal Pagina 9

10 Sociaal en Arbojaarverslag 2010 INTERVIEW Mohammed El Amrani Het is een leuke club mensen die professioneel met hun werk omgaan. Hiervoor werkte ik bij de Marokkaanse ambassade en was daar na 18 jaar uitgegroeid. Verdere groei was alleen mogelijk als ik terugkeerde naar Marokko. Echter daar waren mijn Nederlandse vrouw en vier kinderen het niet mee eens. Daarom ben ik verder gaan kijken. Natuurlijk wilde ik wel zoveel mogelijk bij mijn vakgebied blijven. De vacature lag mooi in het verlengde van mijn werk. Bovendien is het fijn dat de reisafstand niet zo groot is. Gelukkig was ik snel gewend aan mijn nieuwe werkomgeving. Het is een leuke club mensen die professioneel met hun werk omgaan. Ze staan klaar voor de burgers en ook voor de collega s. Het is gezellig en er is respect voor elkaar. Gerdien is ook een fijne leidinggevende, ze staat open en probeert altijd mee te denken. Nu werk ik ongeveer de helft van de tijd in de frontoffice en de helft in de backoffice. Dat is een goede combinatie. Het is leuk om contact te hebben met de burger en daarna de administratieve verwerking te doen. Ik heb veel geleerd van mijn collega s. En ik ben ook bezig met de opleiding AABZ, daarvoor studeer ieder weekend. Dan ga ik naar de bibliotheek want daar kan ik rustig werken. Thuis met de kinderen in de buurt is dat wat minder! Ik studeer met veel plezier, omdat ik het belangrijk vind om mezelf verder te ontwikkelen in het werk en op mijn vakgebied. Inmiddels heb ik 6 van de 8 modules afgerond. Allemaal met mooie cijfers en in juni 2011 hoop ik af te studeren. Ik vind de studie ook echt leuk, je hoort en leert heel veel. Ik vind het belangrijk dat ik weet waarop ik moet letten en de algemene wet bestuursrecht goed ken. Dan kan ik de burger het beste helpen! Pagina 10

11 OPLEIDING, VORMING EN TRAINING In het afgelopen jaar zijn op centraal niveau opleidingen, cursussen en trainingen georganiseerd. Zij zijn alle in company georganiseerd. Er is gekozen voor in company omdat het niet alleen gaat om overdracht van kennis, maar vooral op welke wijze met opgedane kennis en vaardigheden binnen de organisatiecultuur wordt omgegaan. Coaching in Efficiency Program (CiEP) Verschillende personen hebben aan deze training deelgenomen. De training is bedoeld voor personen die te maken hebben met werkdruk, volle agenda s, tijdgebrek, werkachterstand, stress en energieverlies. Het doel van deze training is om stress en werkdruk te voorkomen, resultaatgericht te werken, werkafspraken effectief te maken, tijd te winnen voor kerntaken en te plannen. Tijdens de trainingen is deelnemers effectieve werkgewoontes aangeleerd, hebben zij de werkplek en hulpmiddelen beter leren organiseren en hun verantwoordelijkheden, taken en tijd planmatig en procesmatig leren managen. Helder en Strategisch adviseren In het afgelopen jaar zijn werknemers die regelmatig raadsvoorstellen schrijven getraind in helder en strategisch adviseren. Deelnemers aan deze training hebben kennis en vaardigheden aangereikt gekregen om helder, duidelijk en begrijpelijk te communiceren, de kwaliteit van voorstellen te vergroten vanuit een klantgerichte instelling en met behoud van de eigen identiteit. Aandacht is besteed aan het hanteren van toegankelijke taal en degelijke argumentatie, evenals de opbouw van raadsvoorstellen met behulp van sjablonen. Coaching Voor medewerkers en groepen van medewerkers zijn trainingen georganiseerd ter vergroting van persoonlijke effectiviteit, ter verbetering van de werkomstandigheden en ter optimalisering van de samenwerking. Aanleiding voor dergelijke trainingen zijn verandering van structuur van een organisatieonderdeel, bedrijfsvoering, functiewijziging of persoonlijke omstandigheden. Personal Coaching Begin 2010 liepen er nog 2 coachingstrajecten, die in 2009 gestart zijn. In de loop van 2010 zijn er daarnaast nog 13 nieuwe trajecten gestart. Uit dit aantal is af te leiden dat de medewerkers de weg naar de personal coach goed weten te vinden. Geconcludeerd mag worden dat de functie van personal coach door de meerderheid wordt gezien als een laagdrempelig aanbod is, waaraan ook behoefte is. Van deze in totaal 15 trajecten zijn er in afgesloten. Dat wil zeggen dat er 8 coachingstrajecten doorlopen in Nagenoeg alle medewerkers waren bij het afsluiten van het coachingstraject bereid, eventueel anoniem, om een evaluatieformulier in te vullen. Allen waren tevreden over het resultaat van het traject. In het kalenderjaar 2010 was medewerking als coach aan het traineeproject van de provincie Brabant onderdeel van de functie van de personal coach. In dit kader zijn twee trainees gecoacht. Daarnaast is begin 2010 het programma Ontmoeting en Ontwikkeling voor de tweede groep medewerkers tot 35 jaar afgesloten. De resultaten hiervan zijn teruggekoppeld naar het MO en worden nu meegenomen bij Het Nieuwe Werken. Pagina 11

12 Omgaan met lastige klanten, waaronder agressieve In het afgelopen jaar hebben groepen van medewerkers die belast zijn met handhaving en toezicht en werkzaamheden op het gebied van sociale zaken, deelgenomen aan een training in het omgaan met lastige en agressieve klanten. Bij deze training gaat het om een combinatie van klantgericht handelen en het hanteren van vaardigheden die nodig zijn om bij agressie en in lastige situaties effectief te handelen. Uiteindelijke doel van deze training is, te voorkomen dat medewerkers uitvallen als gevolg van ziekteverzuim. De deelnemers zijn getraind in het hanteren van agressie en lastige situaties en krijgen zicht op eigen stijl van aanpak. Tenslotte zijn handvatten aangereikt om met verschillende soorten agressie en lastig gedrag om te gaan. Persoonlijke ontwikkeling In het verslagjaar heeft een aantal medewerk(st)ers gebruik gemaakt van de mogelijkheid een opleiding te (gaan) volgen die vooral gericht is op de eigen loopbaan. Binnen de organisatie wordt hier graag aan meegewerkt, omdat het bieden van ondersteuning bij de ontwikkeling van de loopbaan van de individuele medewerk(st)er enkele voordelen biedt. Allereerst beschikt de organisatie over gemotiveerde medewerk(st)ers. Bovendien kan de organisatie deze personen langer aan zich binden. Tenslotte wordt door deze handelwijze een actief mobiliteitsbeleid concreet vorm gegeven. Empathisch luisteren en communiceren De medewerkers van het onderdeel Burgerzaken hebben in het afgelopen jaar de training empathisch luisteren en communiceren afgerond. Doel van de training is dat medewerkers zich bewust maken van het belang van deze vorm van communicatie. Door dit toe te passen ontstaat er meer plezier in het werk bij de medewerkers, omdat de contacten met de klanten verbeteren. Het effect op de klant zal zijn dat deze tevreden is over de dienstverlening. Uiteindelijk moeten de medewerkers zich bewust zijn van het effect dat hun gedrag oproept bij de klant. Bovendien moeten zij in staat zijn contact te maken met de klant, denkpatronen bij zichzelf te herkennen en te doorbreken, prioriteiten te stellen tussen frontoffice en backoffice taken en elkaar feedback te geven over het gedrag aan de balie. In 2011 zal een handvest worden opgesteld dat als leidraad dient voor de manier van werken. Communicatie en samenwerking Persoonlijke normen en waarden, houding en gedrag vormen de leidraad bij het maken van keuzen in leven en werk. De daaruit voortvloeiende voorkeuren, doelen en interesses bepalen ook in welke gebieden personen kunnen en willen functioneren. De mate van effectiviteit in handelen en communiceren wordt zichtbaar in zowel de gewenste als de ongewenste resultaten die worden bereikt, zichtbaar, meetbaar en voelbaar. Pagina 12

13 Alle medewerkers van de afdeling Wonen en Milieu hebben eerder voor zichzelf een gedrags- en drijfverenprofiel laten opstellen om inzicht te krijgen in hun eigen gedrag en drijfveren, natuurlijke voorkeuren en gedragskenmerken. Met behulp van deze gedragsprofielen is begonnen met een proces om zelfbewustzijn en zelfkennis te vergroten en het zelfsturend vermogen te versterken. Toolboxmeetings Voor de afdeling Openbare Werken zijn in het afgelopen jaar drie toolboxmeetings georganiseerd. Deze praktische in-company trainingen vinden plaats tegen het einde van de werktijd en duren maximaal 1,5 uur. Ook in 2010 hebben de medewerkers van de afdeling OW met veel enthousiasme aan deze meetings deelgenomen. De volgende thema s zijn besproken: Veilig werken op hoogte Alcohol en veilig werken Omgaan met AED. Gelet op de positieve ervaringen zullen ook komend jaar dergelijke meetings worden georganiseerd. Toolbox meeting: tiltraining en gebruik hulpmiddelen (2009) Pagina 13

14 Sociaal en Arbojaarverslag 2010 INTERVIEW Peter Bezema Bij het zoeken naar een nieuwe baan was het voor mij heel belangrijk dat mijn toekomstige werkgever mijn gewenste studie MBA voor overheid en non-profit zou faciliteren Bij het zoeken naar een nieuwe baan was het voor mij heel belangrijk dat mijn toekomstige werkgever mijn gewenste studie MBA voor overheid en non-profit zou faciliteren. Gelukkig stond gemeente Boxtel open voor deze arbeidsvoorwaarde en nu kan ik me naast mijn werk ook verdiepen in deze opleiding. Het voordeel van deze opleiding is dat ik mijn functie als verkeerskundige beter kan vormgeven. Verkeerskunde moet je niet alleen technisch of beleidsmatig benaderen. Het raakt mensen en daarmee zit er ook een sociaal en dienstverlenend aspect in mijn functie. Bovendien helpt mijn studie om mijn vak integraler aan te pakken. Het is goed om te weten hoe een organisatie werkt en hoe je hier invloed op kan hebben om bepaalde werkdoelen te halen. Ik weet nu beter waar de trigger zit. Nu ben ik bezig met het afstuderen. Naast mijn werk kost me dat momenteel ongeveer 20 uur per week. Dat is niet heel de studie zo geweest, gemiddeld moest ik 12 uur per week investeren. Gelukkig staat het thuisfront ook achter mijn opleiding. Anders is het niet vol te houden. Hier op het werk heb ik ook aan enkele collega s steun gehad. Mijn ervaring van de gemeente Boxtel is het fijne, de gemoedelijkheid en de onderlinge vriendschappelijkheid. Je kunt als collega s veel voor elkaar betekenen. Toch zou gemeente Boxtel zich meer moeten richten op de outcome, zijn maatschappelijke meerwaarde. Dit dient een onderdeel te zijn van onze missie en dient constant herhaald en overal in terug te komen. Dit helpt ook mee aan de organisatietrots. Immers, ik heb niet altijd het gevoel dat medewerkers hier trots zijn op hun werkgever. Voor het bereiken van de organisatiedoelen is dat wel beter. Pagina 14

15 ARBEIDSOMSTANDIGHEDEN Arbeidsomstandigheden zijn omstandigheden waaronder werknemers hun werk verrichten in termen veiligheid gezondheid en welzijn Wanneer daartoe aanleiding bestond en op verzoek van medewerkers hebben er individuele werkplekbezoeken plaatsgevonden. Deze onderzoeken zijn uitgevoerd door de Arbo Unie. Medewerkers hebben in het afgelopen jaar ook met regelmaat gebruik gemaakt van de beeldschermbril regeling. Men kan dan tot een maximumbedrag van 275,-- een beeldschermbril aanschaffen. Bedrijfsongevallen Er hebben zich in het verslagjaar geen bedrijfsongevallen voorgedaan. Incidenten In 2010 hebben er drie incidenten plaatsgevonden waarbij de BOA s betrokken waren. Het betrof twee bedreigingen en een mishandeling. In alle gevallen is aangifte gedaan bij de politie. De voor dergelijke situaties ingevoerde instructies zijn correct opgevolgd. Griepvacinatie In het verslagjaar hebben 23 medewerkers gebruik gemaakt van de griep vaccinatie. Een extreem verzuim ten gevolge van de voorspelde griepepidemie is uitgebleven. In deze periode is het schoonmaakprotocol aangepast en is er desinfecterende zeep gebruikt. Sociaal Medisch Team In het verslagjaar heeft het SMT overleg 14 keer plaatsgevonden. Aan dit overleg nemen deel: de bedrijfsarts, de personeelsconsulenten en afwisselend de afdelingshoofden. Besproken zijn de voortgang van langdurig, frequent en dreigend verzuim. Pagina 15

16 ZIEKTEVERZUIM De cijfers in de volgende overzichten hebben betrekking op de secretarie. De griffie en de beroepsbrandweer zijn hierin niet meegenomen. Derhalve kunnen er verschillen optreden met de cijfers uit het financiële jaarverslag. Verzuimpercentage per afdeling (exclusief zwangerschaps-/bevallingsverlof) Afdeling % 2008 % 2009 % 2010 Centrale Ondersteuning 4,07 5,39 3,40 Sociale Zaken 2,77 3,78 2,81 Burgerzaken en Welzijn 2,62 3,06 2,83 Ruimtelijke Ontwikkeling 4,21 4,35 4,29 Openbare Werken 10,29 6,03 5,05 Wonen en Milieu 3,04 3,88 6,00 Totaal 5,27 4,70 3,94 Bij alle afdelingen is het ziekteverzuim gedaald behalve bij de afdeling Wonen en Milieu. Het totale verzuimpercentage is in 2010 lager dan in Waarmee de dalende tendens continueert. Het cijfer van 2009 was al historisch laag en nu is het weer flink gedaald was dus geen toevalstreffer. Nu bereiken we langzaamaan het punt waarop het onbeïnvloedbare gedeelte van het verzuim in beeld komt. Ziekte zal er altijd zijn. Verzuimfrequenties per afdeling (exclusief zwangerschaps-/bevallingsverlof) De verzuimfrequentie ofwel meldingsfrequentie is het totaal aantal ziekmeldingen per jaar, gedeeld door het gemiddelde aantal personeelsleden in datzelfde jaar. Het is een belangrijke parameter. Het kan duiden op een cultuur waarbij men zich gemakkelijk ziek meldt; een lage verzuimdrempel maar het kan ook een signaal zijn voor een (te) hoge werkdruk of slechte werksfeer. Bovendien kan een hoge verzuimfrequentie de sfeer op een afdeling veel meer beïnvloeden dan het langdurige verzuim. Bij langdurig verzuim is er vaak meer duidelijkheid over en begrip voor de situatie. Tevens went men eerder aan een langdurige uitval als een regelmatige korte uitval omdat men zich dan vaker aan moet passen aan de situatie. De verzuimfrequentie is niet gemakkelijk te beïnvloeden. Het langdurige verzuim, dat komt altijd wel in beeld, ook bij de bedrijfsarts. Frequent kort verzuim loopt meer kans te ontglippen aan de aandacht. Wel is het belangrijk het in beeld te krijgen. Afdeling Centrale Ondersteuning 1,47 1,58 1,33 Sociale Zaken 1,56 1,68 2,11 Burgerzaken en Welzijn 2,03 2,19 1,50 Ruimtelijke Ontwikkeling 2,35 1,82 2,30 Openbare Werken 1,45 1,69 1,18 Wonen en Milieu 1,49 1,60 2,17 Totaal 1,63 1,71 1,64 Pagina 16

17 De verzuimfrequentie is gedaald ten opzichte van Met name de verzuimfrequentie van de afdeling Burgerzaken en Welzijn is flink gedaald ten opzichte van vorig jaar. Terwijl de frequentie bij de afdelingen Sociale Zaken, Ruimtelijk Ontwikkeling en Wonen en Milieu juist flink zijn gestegen, waarbij opvalt dat bij Sociale Zaken de frequentie stijgt terwijl het percentage daalt. Ziekteverzuim in duurklasse per afdeling in % (excl. zwangerschaps- /bevallingsverlof) Afdeling % 2008 % 2009 % 2010 Verzuim in dagen Centrale Ondersteuning 1,27 0,54 1,75 0,00 1,47 0,60 0,91 1,33 1,31 0,47 1,46 0,06 Sociale Zaken 1,39 0,10 1,16 0,00 1,28 0,40 2,10 0,00 1,59 0,25 0,53 0,44 Burgerzaken en Welzijn 1,59 0,28 0,74 1,11 1,36 1,04 0,66 0,00 1,40 0,53 0,90 0,00 Ruimtelijke Ontwikkeling 2,17 1,36 0,00 0,00 1,47 0,52 2,73 0,00 1,78 0,87 1,65 0,00 Openbare Werken 0,96 1,22 6,48 1,63 1,19 1,33 2,49 0,45 0,88 1,17 1,01 1,99 Wonen en Milieu 1,09 0,94 1,02 0,00 1,15 1,05 1,68 0,00 1,89 0,71 3,41 0,00 Totaal 1,30 0,65 2,63 0,69 1,32 0,82 1,69 0,45 1,38 0,66 1,33 0, Bij het uitsplitsen van de duurklassen is de 'theoretische / gemiddelde' verhouding, bij een ziekteverzuim van 4% als volgt: Kort: 0,8 % Middel: 1,4 % Lang: 1,8 % De gemeente Boxtel heeft over 2010 een verzuimpercentage van 3,94%, en zit dus net onder de 4%. De bovenstaande standaardverhouding kan als richtlijn goed worden gebruikt. Kijken we naar de cijfers van 2010, dan zien we dat het korte verzuim licht stijgt, dat het middellange verzuim daalt na een jaar van stijging en het langdurige verzuim een dalende trend blijft ouden. De verhouding tussen kortdurend en middellang is in vergelijking met de 'standaard'-verhouding omgedraaid. Er is bovenmatig méér kort verzuim. Toch ontwikkelt dit zich over het algemeen niet tot middellang verzuim. De gevallen die in het middellange verzuim terecht komen hebben meer kans zich te ontwikkelen tot lang verzuim. Wat betreft het korte verzuim steekt Boxtel zich ongunstig af ten opzichte van de theoretische vuistregel. De aandacht zal dus meer moeten uitgaan naar de drempel om zich ziek te melden. Conclusies ziekteverzuim voor enkele afzonderlijke afdelingen: Bij Openbare Werken is het verzuim over de hele linie dalende. Bij Sociale Zaken stijgt het korte verzuim, is het middellange verzuim extreem laag, en daalt het lange ziekteverzuim. Bij Wonen en Milieu stijgt het korte en lange verzuim fors, terwijl het middellange verzuim daalt. Pagina 17

18 ARBEIDSVOORWAARDEN De gemeentelijke salarisbedragen zijn in 2010 niet verhoogd. Jaarlijks kunnen werkgever en werknemers in onderling overleg gebruik maken van een aantal mogelijkheden om de arbeidsvoorwaarden structureel of tijdelijk aan te passen. Ook in 2010 zijn verschillende mogelijkheden benut. Aanpassing arbeidsduur Werknemers kunnen een verzoek indienen om minder of meer uren te werken binnen de huidige functie. Een verzoek kan alleen worden afgewezen op basis van zwaarwegend bedrijfs- of dienstbelang. Minder uren werken In 2010 zijn drie verzoeken ingediend. Deze zijn toegewezen. Meer uren werken In 2010 is de arbeidstijd van twee werknemers uitgebreid. Tijdelijke uitbreiding formele arbeidsduur Burgemeester en wethouders kunnen steeds voor maximaal een periode van één jaar een medewerk(st)er die voor 36 uur is aangesteld verzoeken de arbeidsduur naar maximaal 40 uur te verruimen. In 2010 is voor drie functionarissen tijdelijk de formele arbeidsduur uitgebreid van 36 naar 40 uur. Het ging om werkzaamheden, die naar aard, soort en omvang niet konden worden opgedragen aan een andere functionaris. Werken na bereiken van de 65-jarige leeftijd In 2010 hebben burgemeester en wethouders geen gebruik gemaakt van de mogelijkheid een medewerker na ontslag wegens het bereikt hebben van de pensioengerechtigde leeftijd een nieuwe aanstelling aan te bieden. Eindejaarsuitkering In 2010 is het percentage van de eindejaarsuitkering structureel met 0,5% verhoogd Ook de bodem is verhoogd ( 1.750,-- per jaar). Minimumbedrag vakantie-uitkering Het minimumbedrag van de vakantie-uitkering is in 2010 ongewijzigd gebleven ( 145,92 per maand). Gemeentelijke levensloopregeling Sedert 1 januari 2006 is de levensloopregeling van kracht. Hiermee kunnen werknemers sparen om tijdens hun werkzame leven periodes van onbetaald verlof te financieren. De levensloopregeling wordt fiscaal gefaciliteerd door de rijksoverheid. De levensloopregeling biedt werknemers de mogelijkheid om een goede balans aan te brengen tussen werk en privé gedurende hun gehele loopbaan. Daarom ontvangen werknemers die zijn geboren na 31 december 1949 jaarlijks een structurele levensloopbijdrage van 1,5% van het voor hun geldende salaris op jaarbasis met een bodembedrag van 400,-. In 2010 hebben drie medewerkers levensloopverlof opgenomen. Pagina 18

19 Tegemoetkoming ziektekosten Jaarlijks ontvangt elke medewerker, die zowel de basisverzekering als de aanvullende verzekering afsluit bij het IZA, een tegemoetkoming in de ziektekosten. Deze tegemoetkoming wordt uitbetaald in de maand december en bedraagt 168,- per jaar. Voor de medewerker die in het voorgaande kalenderjaar een bezoldiging heeft ontvangen die lager of gelijk is aan het maximum bedrag van schaal 6 bedraagt de tegemoetkoming 296,-. Cafetariamodel In 2010 hebben medewerk(st)ers weer van de gelegenheid gebruik gemaakt om een verzoek in te dienen om verlof te kopen c.q. te verkopen. Kopen van verlof Door 24 medewerk(st)ers is een verzoek ingediend om verlof te kopen. Het betrof totaal 1204 uren. Alle ingediende verzoeken zijn toegewezen. Vorig jaar is door 18 medewerk(st)ers (824 uren) een verzoek ingediend. Verkopen van verlof Door 40 medewerk(st)ers is een verzoek ingediend om verlof te verkopen. Het betrof totaal 2508 uren. Alle ingediende verzoeken zijn toegewezen. In 2009 is door 31 medewerk(st)ers (1904 uren) een verzoek ingediend. Fietsproject In 2010 is aan 25 medewerk(st)ers een fiets verstrekt. Bedrijfsfitness Sedert het najaar van 2009 kunnen alle medewerkers in dienst van de gemeente Boxtel deelnemen aan bedrijfsfitness. Voor een laag bedrag kunnen de medewerkers onbeperkt gebruik maken van de fitness faciliteiten. Een deel van de kosten worden vergoed door de werkgever. Hiervoor zijn afspraken zijn gemaakt met een plaatselijke sportschool. In 2010 hebben 35 medewerkers deelgenomen. Vrijwilligerswerk Eind 2009 is een regeling aangenomen die medewerker in staat stelt om verlof te krijgen voor vrijwilligerswerk wat een maatschappelijk belang dient. De tijd die men in vrijwilligerswerk investeert wordt voor 50% vergoed met een maximum van 20 verlofuren per jaar. Deze regeling is aangenomen voor een proefperiode van 1 jaar. In het jaar 2010 hebben 10 personen gebruik gemaakt van deze regeling en voor een totaal van 153 uur verlof vergoed gekregen. In 2010 is de regeling geëvalueerd. Besloten is op de ingeslagen weg voort te gaan. Reiskostenvergoeding Aan het eind van het jaar hebben bijna alle medewerk(st)ers gebruik gemaakt van de mogelijkheid om een deel van de bruto eindejaarsuitkering uit te ruilen tegen een reiskostenvergoeding woon-/werkverkeer. Vakbondscontributie Aan het eind van het jaar hebben verschillende medewerk(stg)ers gebruik gemaakt van de mogelijkheid om de vakbondscontributie in mindering te brengen op de bruto eindejaarsuitkering. Sinterklaasgratificatie In november 2010 hebben alle medewerk(st)ers een sinterklaasgratificatie van 50,- netto ontvangen. Promoties In juli 2010 is aan 24 medewerk(st)ers een promotie toegekend. De promoties bestonden uit toekenning van een extra periodieke verhoging (5) en van een uitlooptoelage (19). Pagina 19

20 NAWOORD ONTWIKKELING VAN PERSONEEL EN ORGANISATIE Het sociaal en arbo-jaarverslag 2010 geeft een positief beeld van medewerkers en organisatie. Er is in het afgelopen jaar hard gewerkt en er zijn goede resultaten neergezet. Met tevredenheid kunnen we terugblikken op het afgelopen jaar, waarin een nieuwe raad en een nieuw college zijn aangetreden. Een jaar waarin nieuwe doelen zijn gesteld in een hernieuwd beleidsprogramma Samen verder: de burger centraal.. De sfeer is over het algemeen goed en het ziekte verzuim is voor het eerst sinds tijden lager dan 4%. In het nieuwe beleidsprogramma en in de nieuwe begroting zijn taakstellingen opgenomen ten aanzien van het personeel. In 2014 zal een bedrag van ,- bezuinigd moeten worden. Eenderde van die taakstelling is al ingevuld en de kunst is natuurlijk, om te besparen op arbeid door het allemaal wat eenvoudiger uit te voeren. Een goed voorbeeld is beoogde besparing op indicatiestellingen in het kader van de Wet maatschappelijke ondersteuning: de proceduretijd wordt korter en de burger heeft sneller uitsluitsel over de gevraagde voorziening. Als beter en sneller ook leiden tot goedkoper, snijdt het mes aan twee kanten. We gaan er vanuit dat de taakstelling te realiseren is zonder gedwongen ontslagen. De baby-boomers vertrekken nu en in de komende jaren en de arbeidsmarkt zal in de komende jaren krapper worden. We zullen alle medewerkers die nu in dienst zijn hard nodig hebben om het werk op peil te houden. Wel vragen we van hen om flexibel te zijn en kansen op nieuw perspectief te benutten. Daarnaast zijn we gestart met de invoering van Het Nieuwe Werken. Daarbij gaat het om tijd- en plaatsonafhankelijk werken. Uiteindelijk dient al het werk zo veel mogelijk digitaal en zonder papier te worden uitgevoerd. Maar zo ver zijn we nog niet. De projectorganisatie is geïnstalleerd. De werkgroepen zijn aan het werk gezet op verschillende onderdelen, zoals cultuur, huisvesting, informatie- en communicatietechnologie, dienstverlening, personeel en organisatie et cetera. Omdat de werkgroepen zijn samengesteld uit eigen mensen wordt tegelijkertijd draagvlak gecreëerd. De leden van de ondernemingsraad hebben zitting in elk van de werkgroepen. In de loop van 2011 worden de eerste adviezen en resultaten verwacht. Dat betekent niet dat we intussen stil zitten. Het programma Het Nieuwe Werken is gestart, omdat er een aantal ontwikkelingen in gang gezet waren die zouden leiden tot nieuwe mogelijkheden. De vervanging van de telefooncentrale was de eerste stap, vervolgens is gestart met invoering van het document-managementsysteem en in 2010 is vervolgens ook hard gewerkt aan de voorbereiding van de invoering van de nieuwe kantoorautomatisering; deze operatie heeft in het eerste en het tweede kwartaal zijn beslag gekregen. De nieuwe instrumenten bieden allerlei nieuwe mogelijkheden en het is de kunst deze te benutten. De organisatie moet zich verder ontwikkelen, zodat werken bij de gemeente Boxtel aantrekkelijk is en blijft. De organisatie is derhalve in beweging. En dan is het mooi, dat het ziekteverzuim verder daalt. Dat zou mede te wijten kunnen zijn aan het programma personal coaching, waarover in dit sociaal jaarverslag verslag wordt gedaan. Daarnaast prijzen we ons gelukkig met een constructieve ondernemingsraad. Er heerst een sfeer van openheid en vertrouwen. Belangen van personeel en organisatie liggen vaak in elkaars verlengde en daarom weten ondernemingsraad en WOR-bestuurder elkaar vaak prima te vinden. Ook als het spant in de organisatie. Want de uitdagingen zijn groot en het vraagt veel inspanning om het allemaal volgens de regelen der kunst voor elkaar te krijgen. Maar als het lekker werken is, kunnen onze medewerkers veel aan. Gericht op realisering van de doelen in strategische visie en beleidsprogramma. En ten dienste van bestuur, burgers en bedrijven. Pagina 20

21 We zullen Het Nieuwe Werken invulling geven in nauw overleg met bestuur, medewerkers en ondernemingsraad en daarbij voortbouwen op ontwikkelingen en ideeën die nu reeds in de organisatie aanwezig zijn. In het nieuwe beleidsprogramma is de weg voor Het Nieuwe Werken inmiddels geplaveid, maar het zal nog wel concreet handen en voeten moeten krijgen. De personele taakstelling zal verwerkt moeten worden en dat zal kansen geven voor de medewerkers die momenteel in dienst zijn. Daarnaast moeten we met voortzetting van het trainee-project De Toekomst van Brabant open blijven staan voor jeugdig en aanstormend talent. Mede namens het management dank ik bestuur, ondernemingsraad en medewerkers voor de constructieve samenwerking en zie ik de komende jaren met vertrouwen tegemoet. Mede namens het management, Met vriendelijke groet, Jan Fraanje, Secretaris. Pagina 21