ANALYSE AANPASSING AANBESTEDING SPORTCENTRUM VALKENSWAARD. Betreft: Opdracht college naar aanleiding van motie CDA/PvdA BC Sport d.d.

Transcriptie

1 synarchis» ADVIESGROEP ANALYSE AANPASSING AANBESTEDING SPORTCENTRUM VALKENSWAARD Betreft: Opdracht college naar aanleiding van motie CDA/PvdA BC Sport d.d. 14 juli 2016 Datum: 1 Inleiding Aan het college is in het kader van de Business Case Sport opdracht gegeven om conform het raadsvoorstel d.d. 6 januari 2015 en het raadsbesluit 26 februari 2015 voorkeursscenario N6 verder uit te werken en te realiseren. In de periode mei - november 2015 is in samenwerking met de stuurgroep, de gebruikers die vertegenwoordigd zijn in de werkgroep, Fysiotherapiepraktijk Van Hoof en de projectgroep de vraagspecificatie voor de aanbesteding opgesteld. Scenario N6 diende hierbij als uitgangspunt. Bij de uitwerking van scenario N6 was het nodig om aanvullende voorwaarden te stellen met betrekking tot aspecten als vervuiling van de bodem, stedenbouwkundige eisen (beeldkwaliteit), watertoets, parkeernorm, beveiliging, beheer etc. In juli 2015 is de Europese aanbesteding, niet-openbare procedure, gestart met de publicatie van de selectieleidraad voor het ontwerpen en realiseren (Design & Build) van sportcentrum De Wedert. Eind oktober zijn vijf gegadigden geselecteerd en uitgenodigd voor het indienen van een inschrijving op basis van alle beschikbare informatie. Uit de vragen tijdens de inschrijvingsfase bleek dat de gegadigden moeite hadden om het Programma van Eisen en het gestelde budget op elkaar aan te laten sluiten. Binnen de gestelde kaders is vervolgens gezocht naar ruimte om het door de gegadigden geschetste gat te verkleinen. Enerzijds betekende dit het duidelijker afbakenen van de door hen aangegeven risico s, maar ook het nader specificeren van de gewenste kwaliteit. Zo zijn er voorbeelden gedeeld van mogelijkheden waaronder een stalen gevel van de sporthal wel in het beeld-kwaliteitsplan past. Op 28 april 2016, de uiterste inschrijfdatum, zijn er uiteindelijk geen geldige inschrijvingen ontvangen. Op basis van evaluatiegesprekken met alle gegadigden zijn de volgende redenen benoemd: Sterke stijging van prijzen (bouwkosten) in de markt; Risico renovatie (binnen)zwembad; Risico instandhouding (buiten)zwembad; Risico strakke planning renovatie (binnen)zwembad; Kwaliteitsniveau van de renovatie (binnen)zwembad; Uitwerkingsniveau Programma van Eisen laat weinig ruimte voor eigen interpretatie/ optimalisatie. In een markt waar de prijzen sterk stijgen, kunnen onvoorziene omstandigheden steeds lastiger met inkoopvoordeel worden weggewerkt, waardoor ieder risico wordt afgewogen en afgeprijsd. Ten tijde van het raadsvoorstel waren deze marktomstandigheden nog andersom. 2 Aanleiding Aanleiding voor deze analyse is de door het college overgenomen motie d.d. 15 juli 2016 waarin de raad aan het college vraagt om: 1. Inzicht te geven in de kosten van de BC Sport als het originele Programma van Eisen handhaven. 2. Inzicht te geven in de aanpassing bij de tweede aanbesteding naar aanleiding van de analyse van de uitkomst van de eerste aanbesteding.

2 In het college is de motie over de BC Sport besproken die de raad donderdag 15 juli 2016 heeft aangenomen. Het college vraagt om een ambtelijk advies. Uitgangspunt van het college is het Programma van Eisen dat destijds is vastgesteld. Het college vraagt een voorstel waarin varianten/oplossingsrichtingen worden voorgelegd. Voorbeelden zijn: bestek overeind houden en berekenen wat extra nodig is aan middelen; aanpassen bestek door onderdelen te laten vervallen; In het bestek opnemen dat partijen uitgaande van bestek zelf met creatieve oplossingen moeten komen. 3 Uitgangspunten Uitgangspunt van het college is het Programma van Eisen dat destijds in overleg met werk- en projectgroep is vastgesteld. Het gestelde budget voor ontwerp en realisatie was ,- excl. gemeentelijke kosten en fysiotherapie. Het inzicht in de kosten voor het ontwerp en de realisatie is na aanbesteding door verschillende partijen ter indicatie kenbaar gemaakt. Op basis van deze marktconsultatie en kengetallen is een financiële samenvatting opgesteld. De onderstaande scenario s zijn in de analyse verwerkt: 1. Uitvoering volgens bestaand Programma van Eisen; 2. Uitvoering aangepast Programma van Eisen; 3. Uitvoering sporthal en instandhouding 20 jaar; 4. Nieuwbouw sporthal en zwembad. In alle scenario s zal tijdens de aanbesteding middels dialoogsessies aan de gegadigden ruimte worden gegeven om met creatieve oplossingen/alternatieven te komen. 4 Analyse 4.1 Inzicht in eventuele aanpassingen bij tweede aanbesteding Na overleg met de stuurgroep op 20 juni jl. is vastgesteld dat de gelopen aanbestedingsprocedure niet heeft geleid tot het gunnen van de opdracht. Op basis van uitspraken tijdens de consultatieronde met de marktpartijen zijn onder andere de varianten nieuwbouw of renovatie zonder buitenbad overwogen. Afhankelijk van het besluit om de tweede aanbesteding te starten worden ten behoeve van de nieuwe aanbesteding voor nieuwbouw van een sporthal en de renovatie van het (binnen)zwembad de onderstaande aandachtpunten in de uitwerking meegenomen: - de wensen van de gebruikers worden aangescherpt (hierover is al overleg gevoerd met de werkgroep); renovatie omvat minimaal hetgeen strikt noodzakelijk is voor de resterende levensduur van het gebouw en de installaties (= instandhouding, waarvoor een MJOP is opgesteld); - de werkzaamheden voor instandhouding van het buitenbassin worden afhankelijk van het scenario bepaald; risico s voor opdrachtnemer worden beperkt door verruiming van de randvoorwaarden en aanvullende informatie; er wordt ruimte geboden aan de invulling van het Programma van Eisen door gegadigden tijdens de aanbestedingsprocedure middels dialoogsessies; de zoutelektrolyse ten behoeve van het buitenbassin komt te vervallen.

3 4.2 Uitwerking scenario s Het project kan in de onderstaande onderdelen worden erdeeld: - renoveren of instandhouden van bestaande zwembad voor een termijn van minimaal 20 jaar; - renoveren of instandhouden van bestaande buitenbassin voor een termijn van minimaal 20 jaar; - nieuwbouw van sporthal incl. nevenruimten (centrale entree en horecavoorziening); - realiseren van parkeervoorziening; - buitenvelden (o.a. handbal); - praktijk fysiotherapie. De realisatie van de praktijk t.b.v. fysiotherapie wordt door Fysiotherapie Van Hoof gefinancierd en wordt in deze analyse buiten beschouwing gelaten. Door Bremen bouwadviseurs is een inspectie uitgevoerd, hetgeen heeft geresulteerd in een opsomming van maatregelen op korte termijn voor instandhouding van zowel het binnen- als buitenzwembad, met als aanvangsniveau conditie 2/3 (goed/redelijk). Aanvullend is rekening gehouden met de aanvullende eis omtrent 2 temperaturenbaden en zoutelektrolyse voor de binnenbassins. De rapportage is als bijlage 1 toegevoegd. De omvang van werkzaamheden aan de bestaande gebouwen, bassins en installaties is onder te verdelen in: - instandhouding - renovatie. Onder instandhouding wordt verstaan dat elementen met minimale impact worden bijgewerkt of vervangen. Er worden géén logistieke en esthetische verbeteringen en/of optimalisaties uitgevoerd. Aanpassen van waterbehandelingsinstallatie binnenbassins inclusief zoutelektrolyse is wel voorzien. Onder renovatie wordt verstaan dat in ieder geval de werkzaamheden die nodig zijn voor instandhouding worden uitgevoerd, en het sportcomplex wat ontstaat, inclusief de installaties, zodanig wordt aangepast dat het als een eenheid kan functioneren. Hiervoor is het noodzakelijk dat bestaande ruimten en gevels (deels) worden verbouwd en esthetisch worden verbeterd. Om tot een geldige inschrijving te komen dient er een goede balans te worden verkregen tussen de vraagspecificatie en het beschikbare budget. Deze balans kan worden gevonden door: a. de kwaliteit en/of kwantiteit van vraagspecificatie bij te stellen; b. het budget te verruimen; c. de vraagspecificatie en het budget bij te stellen; d. in alle gevallen marktpartijen meer ruimte te geven zich te onderscheiden in kwaliteit. Het verkrijgen van de balans is verder uitgewerkt in de onderstaande scenario s: 1. Uitvoering volgens bestaand Programma van Eisen; 2. Uitvoering aangepast Programma van Eisen; 3. Uitvoering sporthal en instandhouding 20 jaar; 4. Nieuwbouw sporthal en zwembad Uitvoering volgens bestaand Programma van Eisen Dit scenario is vergelijkbaar met het opgestelde Programma van Eisen zonder substantiële wijzigingen. In dit Programma van Eisen zijn de opgestelde wensen en ambities verwoord. Desalniettemin blijft het binnen dit scenario mogelijk keuzen te maken waardoor het budget naar beneden toe kan worden bijgesteld. Verder dient voldoende ruimte te worden geboden aan marktpartijen om met slimme clustering van ruimten of andere kostenbesparende oplossingen de wensen en eisen te vertalen. Enkele wensen, zoals bijvoorbeeld de buitenvelden en verbreed perron, worden als optie verwerkt om ruimte aan de markt te geven zich te onderscheiden. Er moet worden bezien in hoeverre de planningseisen, waarbij de zwemverenigingen zo min mogelijk worden beperkt, als uitgangspunt kunnen worden gehouden of zal moeten worden verruimd. ADVIESGROEP

4 De benodigde investering bedraagt excl. BTW, en gemeentelijke kosten. Het benodigd aanvullende budget bedraagt circa , Uitvoering aangepast Programma van Eisen De uitvoering van het aangepaste Programma van Eisen wordt in overleg met de gebruikers en projectgroep zowel ruimtelijk als functioneel aangepast volgens de onderstaande overwegingen zonder dat de direct noodzakelijke gebruikskwaliteiten worden beïnvloed: Met de projectgroep en de gebruikersgroep zal in overleg worden geïnventariseerd welke eisen en wensen prioriteit hebben. De gebruikerswensen worden zoveel mogelijk behouden. De wensen worden vertaald in prestatie-eisen; Het Programma van Eisen zal kritisch worden doorgelicht, waarbij de nieuwbouw van de sporthal met centrale ruimte, fysiotherapie en horeca met de ruimtelijk/ functionele eisen zoveel mogelijk in stand wordt gehouden. Hiervoor zal het noodzakelijk zijn om enkele ruimten aan de voorzijde van het bestaande zwembad te slopen en te vervangen. De inschrijver wordt wel in beperkte mate vrijheid gegeven om te komen tot een goede inpassing van de functies; De eisen omtrent het renoveren van de opstallen die behoren bij het buitenbad, beachvolleybal- en bitumenveld komen te vervallen; Zoutelektrolyse buitenbad komt te vervallen; De eisen omtrent de parkeervoorziening blijven onverminderd van kracht, maar het aantal wordt opnieuw getoetst nu de tennisvelden zijn vervallen; Er moet worden bezien in hoeverre de planningseisen, waarbij de zwemverenigingen zo min mogelijk worden beperkt, als uitgangspunt kunnen worden gehouden of moeten worden verruimd. Eventuele boeteclausules (risico ondernemer) worden beperkt; De eisen ten aanzien van de renovatie worden bepaald aan de hand van een MJOP dat door Bremen BA is opgesteld. De vermelde werkzaamheden worden als eis opgenomen. Aanvullende renovatiewerkzaamheden worden extra gewaardeerd bij de gunning; In het aanbestedingsproces worden dialoogsessies gehouden, waardoor de gegadigden de mogelijkheid wordt geboden om met verbetervoorstellen te komen; Een centraal gebouwbeheerssysteem komt als eis te vervallen. Nadat het PvE is aangepast, zal het worden toegelicht aan de projectgroep en de gebruikers. Vervolgens wordt het PvE aan de stuurgroep voorgelegd ter goedkeuring. Dit scenario sluit in de basis aan bij het raadsbesluit op basis waarvan Team Sport verzocht is scenario N6 uit te werken. De kosten van dit scenario bedragen circa ,- excl. BTW en gemeentelijke kosten. Het benodigd aanvullende budget bedraagt circa , Uitvoering sporthal en instandhouding 20 jaar Het scenario Uitvoering sporthal en instandhouding 20 jaar is beperkt tot het realiseren van een sober en doelmati e sporthal die met een horecavoorziening wordt gekoppeld aan het bestaande zwembad. Op basis van de uitgevoerde onderhoudsinspectie wordt het zwembad (binnen en buiten) bouwtechnisch en installatietechnisch weer op redelijk tot goed (conditie 2/3) niveau gebracht. Er worden, met uitzondering van de eis omtrent 2 temperaturenbaden en toepassing van een zoutelektrolyse voor de binnenbassins, vrijwel geen werkzaamheden verricht om het zwembad duurzaam, logistiek en/of esthetisch te verbeteren. Het minimaal aantal benodigde parkeerplaatsen worden gerealiseerd. De planningseisen, waarbij de zwemverenigingen zo min mogelijk worden beperkt, worden als uitgangspunt meegenomen. Een eventuele boete bij het niet behalen van de planning wordt opnieuw in overweging genomen. De benodigde investering bedraagt excl. BTW, en gemeentelijke kosten. Het benodigd aanvullende budget bedraagt circa ,-. Binnen het huidig vastgestelde budget van ca ,- kan dit scenario worden aanbesteed indien de mar tpartijen de instandhouding van het buitenbassin niet wordt opgenomen in de aanbesteding.

5 4.2.4 Nieuwbouw Door meerdere gegadigden is tijdens de consultatieronde aangegeven dat tegen acceptabele meerkosten nieuwbouw van het binnenzwembad mogelijk zou zijn. Ook dit scenario is onderzocht. Hierdoor zouden de risico's beperkt worden, het bestaande zwembad tot oplevering van het nieuwe zwembad in bedrijf kunnen blijven en zou er meer ruimte zijn om de werkzaamheden beter te coördineren. De benodigde investering bedraagt circa ,- excl. BTW en gemeentelijke kosten. Het benodigd aanvullende budget bedraagt circa ,-. 5 Financiële analyse De financiële uitgangspunten en onderbouwing van de berekende scenario s zijn bijgevoegd in bijlage 2 (vertrouwelijk). Momenteel stijgen de bouwkosten nog en stijgt ook de aanbestedingsindex. De sterkere stijging van de aanbestedingsindex ten aanzien van de bouwkostenindex heeft te maken met het incalculeren van risico s. Marktpartijen zijn momenteel door >0 het verhoogde aanbod minder bereid projecten aan te nemen met een hoog 90 risicoprofiel. De mate van stijging en het daarvoor te reserveren budget, hangt in 2 belangrijke mate af van de verdere prijs- en marktontwikkeling en de termijn dat de aanbesteding gaat plaatsvinden. Het is in het belang van alle betrokkenen dat ditmaal geldige inschrijvingen worden ontvangen. Vooralsnog kan slechts een inschatting worden gemaakt van de ontwikkeling. Naast hiervoor een percentage van de bouwkosten te reserveren, wordt een financiële zekerheid geadviseerd door het toepassen van opties. De strategische aanpak bewerkstelligt dat een eventueel tekort aan budget direct kan worden opgevangen door het laten vervallen van opties. Anderzijds worden marktpartijen uitgedaagd zoveel mogelijk opties te realiseren om in aanmerking te komen voor de opdracht. Afhankelijk van het scenario wordt een deel van het budget gereserveerd om verdere ontwikkelingen omtrent prijsstijgingen en marktwerking op te vangen en afhankelijk van deze ontwikkeling de markt financiële ruimte te geven om optimalisaties te verwezenlijken. Voorbeelden van ambities in het Programma van Eisen / optimalisaties door marktpartijen die van invloed kunnen zijn als gevolg van marktwerking zijn onder andere: verbreed perron zwembad (veiligheid als eis niet stringent omschrijven als verbreding perron); kwantiteit instandhoudingswerkzaamheden buitenbassin; planning; - installatie-eisen (E en W) bestaande bouw instandhouding en renovatie; inpassing relaties van ruimten; - positionering ruimtes op begane grond of verdieping, mits integrale toegankelijkheid wordt geborgd; centraal gebouwbeheerssysteem; architectonische kwaliteit. 120 Aanbestedingsindex Bouwkostenindex synarchis ADVIESGROEP

6 6 Samenvatting Aanleiding voor deze analyse is de door het college o ergenomen motie d.d. 15 juli 2016 waarin de raad het college heeft gevraagd inzicht te geven in de kosten van de Businesscase sport op basis van het originele Programma van Eisen en inzicht te geven in de aanpassingen bij een tweede aanbesteding. De omvang van het project maakt dat verschillende scenario s mogelijk zijn. Om invulling te geven aan de motie zijn vier scenario s uitgewerkt. In de onderstaande tabel wordt de analyse met 4 scenario s samengevat: HHBHhHhH BMr i ' Zwembad binnen Renovatie Renovatie Instandhouding Nieuwbouw Zwembad buiten Instandhouding Instandhouding Instandhouding Renovatie Sporthal en horeca Nieuwbouw Nieuwbouw Nieuwbouw Nieuwbouw Wensen verenigingen/ ambitieniveau Budget marktpartij 7,3 mln. 6,8 mln. 6,2 mln. 10,0 mln. Uit deze analyse volgt dat het aannemelijk is dat bij een aanbesteding van het scenario Instandhouding met het huidige budget van 5,7 mln het risico met zich meebrengt dat er geen geldige inschrijving volgt, tenzij het buitenbassin buiten beschouwing wordt gelaten. Geadviseerd wordt om voor het scenario Instandhouding een minimaal budget van 6,2 mln (+ 365k. boven budget) beschikbaar te stellen voor Design & Build. Tijdens de marktconsultatie hebben de marktpartijen enkele mogelijkheden gedeeld om invulling te geven aan het Programma van Eisen. Het ambitieniveau van het Programma van Eisen en hetgeen de marktpartijen wilden realiseren. Om dit niveau te realiseren wordt geadviseerd om een budget van minimaal 7,3 mln. ( k. boven budget) beschikbaar te stellen. Met aanpassingen van het Programma van Eisen PvE kan dit bedrag verlaagd worden. Afhankelijk van het gewenste ambitieniveau is dus een budget benodigd tussen 6,2 en 7,3 mln. Binnen het budget worden het Programma van Eisen, de opties en ambities vertaald. Een aangepast Programma van Eisen met een gemiddeld niveau kan worden beschouwd als hetgeen in beeldvorming bij het raadsbesluit 26 februari 2015 voorkeursscenario N6 past. Dit niveau wordt geraamd op 6,8 mln. ( k. boven budget). Een nieuwbouwvariant wordt geraamd op 10,0 mln. ( k. boven budget). De geraamde kosten zijn excl. BTW, gemeentelijk kosten (ca. 780k. ), post onvoorzien gemeente (ca. 259k.) en bouw fysiotherapie. synarchis ADVIESGROEP