Bert van Valburg / Business Case Sport: inzicht kosten en aanpassingen t.b.v. tweede aanbesteding.

Transcriptie

1 Agendapunt commissie: 3.3 steller Telefoonnummer Bert van Valburg 3468 agendapunt kenmerk datum raadsvergadering Portefeuillehouder Wethouder Bax / Onderwerp Business Case Sport: inzicht kosten en aanpassingen t.b.v. tweede aanbesteding. Aan de gemeenteraad A. Samenvatting Conform het raadsvoorstel d.d. 6 januari 2015 en het raadsbesluit 26 februari 2015 heeft het college opdracht gekregen om voorkeursscenario N6 van de Business Case Sport verder uit te werken en te realiseren. In de periode mei november 2015 is in samenwerking met de stuurgroep, de gebruikers die vertegenwoordigd zijn in de werkgroep, Fysiotherapiepraktijk Van Hoof en de projectgroep de vraagspecificatie voor de aanbesteding opgesteld. Scenario N6 diende hierbij als uitgangspunt. Bij de uitwerking van scenario N6 was het nodig om aanvullende voorwaarden te stellen met betrekking tot aspecten als vervuiling van de bodem, stedenbouwkundige eisen (beeldkwaliteit), watertoets, parkeernorm, beveiliging, beheer etc. In juli 2015 is de Europese aanbesteding, niet-openbare procedure, gestart met de publicatie van de selectieleidraad voor het ontwerpen en realiseren (Design & Build) van sportcentrum De Wedert. Eind oktober zijn vijf gegadigden geselecteerd en uitgenodigd voor het indienen van een inschrijving op basis van alle beschikbare informatie. Uit de vragen tijdens de inschrijvingsfase bleek dat de gegadigden moeite hadden om het Programma van Eisen en het gestelde krediet op elkaar aan te laten sluiten. Binnen de gestelde kaders is vervolgens gezocht naar ruimte om het door de gegadigden geschetste gat te verkleinen. Enerzijds betekende dit het duidelijker afbakenen van de door hen aangegeven risico s, maar ook het nader specificeren van de gewenste kwaliteit. Zo zijn er voorbeelden gedeeld van mogelijkheden waaronder, onder voorwaarden, een stalen gevel van de sporthal wel in het beeldkwaliteitsplan past. Op 3 maart 2016 is het bestemmingsplan Prof Heerkensdreef 29 onherroepelijk geworden. Op 28 april 2016, de uiterste inschrijfdatum, zijn er uiteindelijk geen geldige inschrijvingen van de gegadigden ontvangen. Tijdens de raadsvergadering van 14 juli 2016 heeft uw raad middels een "Motie vreemd aan de orde van de dag" het college verzocht om: De raad inzicht te geven in de kosten van de Business Case Sport als we het originele PVE handhaven; De raad inzicht te geven in de aanpassing bij de tweede aanbesteding naar aanleiding van de analyse van de uitkomst van de eerste aanbesteding.

2 Het college heeft vervolgens op 19 juli 2016 een ambtelijk advies gevraagd m.b.t. mogelijke varianten/oplossingsrichtingen zoals: PvE overeind houden en berekenen wat extra nodig is aan middelen; aanpassen PvE door onderdelen te laten vervallen; In het PvE opnemen dat partijen uitgaande van bestek zelf met creatieve oplossingen moeten komen. Dit ambtelijk advies is op 11 oktober 2016 in het college besproken. Op basis van het ambtelijk advies ligt nu het onderhavige raadsvoorstel voor. B. Voorgesteld besluit 1. kennis te nemen van de analyse aanbesteding Sportcentrum Valkenswaard (Synarchis); 2. kennis te nemen van het Renovatieplan Zwembad 'De Wedert' (Bremenbouwadviseurs); 3. te kiezen voor scenario 2: "Uitvoering aangepast programma van Eisen, inclusief instandhouding buitenbaden" 4. voor de realisatie van scenario 2 een aanvullend krediet ter beschikking te stellen van en de structurele lasten mee te nemen in de Nota kaders ; 5. in te stemmen met de vorming van dekkingsreserve BC sport en het toevoegen van het door de vertraging ontstane exploitatieresultaat van in 2018 aan deze reserve ter gedeeltelijke dekking van de kapitaallasten over het aanvullend krediet zoals omschreven in punt 4; 6. het college opdracht te verstrekken voor de realisatie van scenario 2. C. Inleiding Op 28 april 2016, de uiterste inschrijfdatum voor de aanbesteding BC Sport, zijn er geen geldige inschrijvingen ontvangen. Tijdens de evaluatiegesprekken met alle gegadigden zijn hiervoor de volgende redenen aangegeven: Sterke stijging van prijzen (bouwkosten) in de markt; Risico renovatie (binnen)zwembad; Risico instandhouding (buiten)zwembad; Risico strakke planning renovatie (binnen)zwembad; Kwaliteitsniveau van de renovatie (binnen)zwembad; Uitwerkingsniveau Programma van Eisen laat weinig ruimte voor eigen interpretatie/ optimalisatie. Op basis van het bovenstaande is besloten een aanvullend onderzoek te laten uitvoeren naar de onderhoudsstaat van zowel binnen- als buitenbad. Dit om de door de gegadigden in de evaluatiegesprekken genoemde risico's zo veel mogelijk weg te kunnen nemen. Uitgangspunt voor dit onderzoek was het in beeld brengen van de kosten om het zwembad (binnen en buiten) bouwtechnisch en installatietechnisch weer op redelijk tot goed niveau te brengen (conditiescore 2/3 1 ), zodat het minimaal weer 20 jaar mee kan en daarmee weer toekomstbestendig is. Een ander uitgangspunt was dat er in de berekening en presentatie van de kosten rekening gehouden moest worden met het feit dat de beide binnenbaden los van elkaar verwarmd kunnen worden en zoutelektrolyse in de binnen bassins toegepast moet worden. Ten behoeve van de uitwerking heeft het college opdracht gegeven varianten/ oplossingsrichtingen voor te leggen, waarbij het Programma van Eisen dat destijds in overleg 1 Zie renovatieplan zwembad de Wedert blad 5 2

3 met werk- en projectgroep is vastgesteld ook als uitgangspunt mee te nemen. Het in februari 2016 door uw raad vastgestelde krediet voor ontwerp en realisatie van het nieuwe complex op Den Dries was incl. post onvoorzien, reserveringen vervanging materialen Amundsenhal en renovatie zwembad maar exclusief gemeentelijke kosten en fysiotherapie. Het huidige inzicht in de kosten voor ontwerp en realisatie is, naast de uitkomsten van het onderzoek, door de verschillende gegadigden tijdens de gevoerde gesprekken ter indicatie kenbaar gemaakt. Op basis van deze marktconsultatie, bestaande kengetallen (peil ) en financiële gegevens uit het uitgevoerde onderzoek, is een financiële samenvatting opgesteld. De onderstaande scenario s zijn in de analyse verwerkt: 1. Uitvoering volgens bestaand Programma van Eisen; 2. Uitvoering aangepast Programma van Eisen inclusief buitenbassins; 3. Uitvoering aangepast Programma van Eisen exclusief buitenbassins; 4. Uitvoering sporthal en instandhouding 20 jaar. 1: Uitvoering volgens bestaand Programma van Eisen. Dit scenario is het beste vergelijkbaar met het voor de aanbesteding opgestelde Programma van Eisen. In dit Programma van Eisen zijn de opgestelde wensen en ambities van betrokkenen verwoord. Desalniettemin blijft het binnen dit scenario mogelijk keuzes te maken waardoor het extra krediet naar beneden toe kan worden bijgesteld. Verder dient voldoende ruimte te worden geboden aan marktpartijen om met slimme clustering van ruimten of andere kostenbesparende oplossingen, de wensen en eisen op een flexibele wijze te vertalen. Enkele wensen, zoals de buitenvelden en verbreed perron, worden als optie verwerkt om ruimte aan de markt te geven zich te onderscheiden. De eisen omtrent de parkeervoorziening blijven onverminderd van kracht, maar het aantal wordt opnieuw getoetst nu de tennisvelden zijn vervallen. In dit scenario moet worden bezien in hoeverre de planningseisen, waardoor de zwemverenigingen zo min mogelijk worden beperkt, als uitgangspunt kunnen worden behouden of zal moeten worden verruimd. Ook dit kan als wens worden meegenomen. De benodigde investering bedraagt incl. post onvoorzien, maar excl. BTW, fysiotherapie en gemeentelijke kosten. Uitgaande van het door uw raad goedgekeurde krediet van (totale krediet -/- kosten gemeente) bedraagt het aanvullend benodigde krediet : Uitvoering aangepast Programma van Eisen, inclusief buitenbassin Bij uitvoering "Aangepaste Programma van Eisen, inclusief buitenbassin" wordt het PvE in overleg met zowel werkgroep (gebruikers) als projectgroep op basis van onderstaande overwegingen zowel ruimtelijk als functioneel aangepast,, zonder dat de direct noodzakelijke gebruikskwaliteiten worden beïnvloed: Met de project- en werkgroep wordt geïnventariseerd welke eisen en wensen prioriteit hebben. De gebruikerswensen worden zoveel mogelijk behouden. De wensen worden vertaald in prestatie-eisen richting de gegadigden; Het Programma van Eisen wordt kritisch doorgelicht, waarbij de nieuwbouw van de sporthal met centrale ruimte, fysiotherapie en horeca met de ruimtelijk/functionele eisen zoveel mogelijk in stand wordt gehouden. Hiervoor zal het noodzakelijk zijn enkele ruimten aan de voorzijde van het bestaande zwembad te slopen en te vervangen zodat het nieuwe complex een eenheid wordt. De inschrijver wordt wel enige mate van vrijheid gegeven om te komen tot een goede inpassing van de in het PvE genoemde functies; 3

4 De eisen omtrent het vernieuwen van de opstallen die behoren bij het buitenbad, beachvolleybal- en bitumenveld komen te vervallen en worden vervangen door instandhouding waarbij de eisen uit het rapport bindend zijn; Zoutelektrolyse buitenbad komt te vervallen; De eisen omtrent de parkeervoorziening blijven onverminderd van kracht, maar het aantal wordt opnieuw getoetst nu de tennisaccommodatie TV Ginneve zijn vervallen; Er moet worden bezien in hoeverre de planningseisen, waarbij de zwemverenigingen zo min mogelijk worden beperkt, als uitgangspunt kunnen worden gehouden of moeten worden verruimd. Eventuele boeteclausules (risico ondernemer) worden beperkt; De eisen ten aanzien van de renovatie worden bepaald aan de hand van een MJOP dat door Bremenbouwadviseurs is opgesteld. De in dit rapport vermelde werkzaamheden worden als minimale eis in de aanbesteding opgenomen; In het aanbestedingsproces worden dialoogsessies gehouden, dit geeft gegadigden de mogelijkheid om met verbetervoorstellen te komen; Nadat het PvE is aangepast door gebruikers- en projectgroep wordt het aan de stuurgroep voorgelegd ter goedkeuring. Dit scenario sluit het beste aan bij het raadsbesluit. De kosten van dit scenario bedragen circa incl. post onvoorzien, maar excl. BTW, fysiotherapie en gemeentelijke kosten. Uitgaande van het door de raad goedgekeurde krediet van (totale krediet -/- kosten gemeente) bedraagt het benodigde aanvullende krediet : Uitvoering aangepast Programma van Eisen, exclusief buitenbassin. Het scenario aangepast Programma van Eisen, exclusief buitenbassin komt geheel overeen met het voorgaande scenario waarbij het buitenbassin, inclusief opstallen en installaties, niet in het Programma van Eisen wordt verwerkt. De kosten van dit scenario bedragen circa incl. post onvoorzien, maar excl. BTW, fysiotherapie en gemeentelijke kosten. Uitgaande van het door de raad goedgekeurde krediet van (totale krediet -/- kosten gemeente) bedraagt het aanvullend benodigde krediet Indien voor dit scenario wordt gekozen, zal de instandhouding van het buitenbad zoals, omschreven in het renoveringsplan van Bremen bouwadvies, in het Meerjaren Investerings Plan (MIP) moeten worden opgenomen. 4: Uitvoering sporthal en instandhouding 20 jaar. Het scenario Uitvoering sporthal en instandhouding 20 jaar is beperkt tot het realiseren van een sober en doelmatige sporthal die met een horecavoorziening wordt gekoppeld aan het bestaande zwembad. Op basis van de uitgevoerde onderhoudsinspectie wordt het zwembad (binnen en buiten) bouwtechnisch en installatietechnisch weer op redelijk tot goed niveau gebracht (conditiescore 2/3). Er worden, met uitzondering van de eis omtrent de gescheiden temperatuurregeling van binnenbaden en toepassing van een zoutelektrolyse voor de binnen bassins, vrijwel geen werkzaamheden verricht om het zwembad duurzaam, logistiek en/of esthetisch te verbeteren. De planningseisen, waarbij de zwemverenigingen zo min mogelijk worden beperkt, worden als uitgangspunt meegenomen. De benodigde investering bedraagt incl. post onvoorzien, maar excl. BTW, fysiotherapie en gemeentelijke kosten. Uitgaande van het door de raad goedgekeurde krediet van (totale krediet -/- kosten gemeente) bedraagt het aanvullend benodigde krediet

5 In onderstaand overzicht worden de scenario s financieel met elkaar vergeleken: Scenario bouwkosten + onvoorzien volgens scenario bouwkosten + onvoorzien volgens raadvoorstel benodigd extra krediet 1 Uitvoering volgens bestaand P.v.E Uitvoering aangepast P.v.E. inclusief buitenbassins Uitvoering aangepast P.v.E. exclusief buitenbassins Uitvoering sporthal en instandhouding zwembaden NB: Bij alle scenario's wordt er vanuit gegaan dat de gemeentelijke kosten met betrekking tot de uitvoering van de BC Sport t.o.v. raadsvoorstel niet zullen stijgen. De werkzaamheden met betrekking tot de instandhouding en/of renovatie van het binnenbad zullen zomer 2018 plaatsvinden. Hierover is al met de zwemverenigingen gecommuniceerd. De mogelijke werkzaamheden aan het buitenbad zullen voor aanvang zomer(buiten)seizoen 2019 gereed zijn. De werkzaamheden t.b.v. de sporthal zullen ongeveer aanvang 3 e kwartaal 2017 starten. Afhankelijk van totale procedure zal de sporthal of aanvang schooljaar 2018/2019 of na herfstvakantie 2018 gereed voor gebruik zijn. D. Wat willen we bereiken? De BC Sport heeft als doel: te komen tot een toekomstbestendig zwembad, alsmede te komen tot voldoende binnensportaccommodatie voor de verschillende binnensportverenigingen uit Valkenswaard. Het zwembad voorziet na renovatie weer voor een periode van 20 jaar in de behoefte van de Valkenswaardse bevolking. Door de sporthal aan het zwembad vast te bouwen ontstaan er financiële voordelen en betere mogelijkheden ten opzichte van een solitaire sporthal. Zowel de investeringskosten als de exploitatielasten zijn lager en het multifunctionele karakter van de nieuwe accommodatie biedt mogelijkheden tot een hogere bezetting, hogere attractiviteit en meer gebruiksmogelijkheden tot gevolg. Ook is de multifunctionele accommodatie aantrekkelijker voor een (horeca)exploitant, waardoor een hoger omzetpotentieel ontstaat en er dus meer huur/pacht gevraagd kan worden. E. Hoe gaan we verder? Nadat uw raad een keuze heeft gemaakt wordt een nieuwe aanbesteding uitgeschreven met het uitgangspunt dat er te allen tijden een geldige inschrijving mogelijk moet zijn. De inschrijvingen worden beoordeeld volgens een vooraf opgestelde gunningsprocedure en middels vooraf opgestelde gunningscriteria. Zowel de leden van de werkgroep (gebruikers), de projectgroep als de projectleider en de stuurgroep krijgen een vooraf gedefinieerde rol. Nadat de keuze voor een inschrijver is gemaakt wordt tot gunning overgegaan. Na de gunning wordt de inschrijving verder in overleg uitgewerkt en kan overgegaan worden tot de daadwerkelijke renovatie/bouw. 5

6 F. Financiën Financiële kaders Door de vaststelling van de begroting is er een krediet van 6,7 mln. voor de BC sport beschikbaar gesteld en daarnaast is onder Programma Vrije Tijd rekening gehouden met een lastenverzwaring van De lastenverzwaring is inclusief de kapitaallasten van de investeringen binnen deze BC. Exploitatievoordeel Binnen dit krediet was het niet mogelijk om de realisatie conform programma van eisen aan te besteden en zal het project niet conform planning worden uitgevoerd. Deze vertraging heeft ook effect op de structurele lasten die in de meerjarenbegroting zijn opgenomen. In de programmabegroting is er vanuit gegaan dat de realisatie in 2017 zal gaan plaatsvinden en de structurele lasten zijn vanaf 2018 in de begroting opgenomen. Door de vertraging zal dit project vermoedelijk pas in de vierde kwartaal van 2018 worden afgerond. Hierdoor zal een groot deel van de geraamde exploitatielasten niet in 2018 worden verantwoord. Dit exploitatievoordeel wordt becijferd op (10/12 deel van ). Voorgesteld wordt om dit voordeel te benutten om de business case sport te realiseren. Scenario s De financiële consequenties van de scenario s is als volgt: Scenario bouwkosten + onvoorzien volgens scenario bouwkosten + onvoorzien volgens raadvoorstel benodigd extra krediet inzet exploitatie voordeel 2018 Restant extra kapitaalslasten per jaar (25 jaar) 1 Uitvoering volgens bestaand P.v.E Uitvoering aangepast P.v.E. incl. buitenbassins Uitvoering aangepast P.v.E. excl. buitenbassins Uitvoering sporthal en instandhouding zwembaden Besluit begroting en verantwoorden (BBV) De BC Sport behoort conform de BBV tot investeringen met economisch nut en de investeringslasten dienen volledig te worden geactiveerd. Het exploitatievoordeel van mogen niet rechtsreeks in mindering op de investeringen worden gebracht. Derhalve wordt voorgesteld om het exploitatievoordeel van 2018 in een dekkingsreserve te worden storten en vervolgens elk jaar een bedrag te laten vrijvallen om de kapitaallasten gedeeltelijk te dekken. Risico beheerskosten In dit stadium, waarin gewerkt is met kentallen, is het niet mogelijk om een gedetailleerde raming van de onderhoudskosten op te stellen. Er is namelijk nog geen sprake van een ontwerp voor de nieuwe binnensportvoorziening en er is nog geen keuze gemaakt voor wat betreft installaties en materialen. Op het moment dat dit wel het geval is dient een MJOV te 6

7 worden opgesteld op basis waarvan de werkelijke jaarlijks benodigde dotatie dient te worden vastgesteld. De storting kan hoger uitvallen dan de normering (2% van de bouwsom) waar nu rekening mee wordt gehouden. Een hogere storting in de onderhoudsvoorziening heeft een negatief effect op de Financiële bandbreedte. Locatie Amundsenhal Binnen deze BC is geen rekening gehouden met de ontwikkeling van de locatie Amundsenhal. Eventuele sloopkosten en andere ontwikkelingskosten maken geen deel uit van de BC. Daarnaast is in de begroting geen budget geraamd om ontwikkelingen op deze locatie te realiseren. G. Vervolgstappen Na uw besluit wordt uitvoering gegeven aan de aanbesteding van de BC Sport. H. Communicatie Er is opnieuw interactief samengewerkt en daarom kent dit voorstel een breed draagvlak. De werkgroep, bestaande uit vertegenwoordigers van binnensportverenigingen (toekomstige gebruikers), is hiervoor verschillende keren bij elkaar geweest. Na het besluit van uw raad wordt een persbericht uitgedaan naar lokale media. In het persbericht is aandacht voor vervolgstappen en tijdpad. In de nieuwsbrief naar sportverenigingen wordt een artikel opgenomen over deze nieuwe ontwikkelingen. Uiteraard verspreidt de afdeling communicatie het persbericht ook via eigen (sociale) media. Ook het vervolgproces wordt interactief opgepakt in de lijn van de vanaf de start van de BC Sport toegepaste werkwijze. I. Bijlage(n) Geen. J. Ter inzage liggende stukken 1. Motie vreemd aan de orde van de dag d.d. 14 juli 2016; 2. Renovatieplan Zwembad 'de Wedert' te Valkenswaard (Bremenbouwadviseurs); 3. Analyse aanpassing aanbesteding sportcentrum Valkenswaard (Synarchis). Burgemeester en wethouders van Valkenswaard, secretaris, burgemeester drs. R.F.W. van Eijck. drs. A.B.A.M. Ederveen. 7

8 De raad van de gemeente Valkenswaard; Gezien het voorstel van het college van burgemeester en wethouders d.d. 11 oktober 2016, nummer 47838/47895; Gelet op de behandeling in de vergadering van de raadscommissie d.d. 10 november 2016; BESLUIT Het college opdracht te geven binnen de Business Case Sport het scenario 2: "Uitvoering aangepast programma van Eisen, inclusief instandhouding buitenbaden" uit te voeren. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de gemeenteraad d.d. 24 november Kenmerk: 47838/53474 de griffier, de voorzitter, drs. C. Miedema drs. A.B.A.M. Ederveen. 8