CASH Financieel. Algemeen

Transcriptie

1 CASH Financieel Algemeen Instellen Functie eigenschappen Als u de nieuwe functie eigenschap A invult, dan worden ALLE overzichtsfuncties direct getoond, zonder op volgende set of alle gegevens te klikken. Tabel-functies: meer bedieningsgemak In alle tabel-functies, zoals bijvoorbeeld 'Onderhoud dagboek' of 'Onderhoud projectmutaties', kunt u voortaan ook Shift Page-up/Page-down toetsen gebruiken, om direct naar respectievelijk het eerste of laatste scherm met mutaties te gaan. Bedragen wijzigen: Voortaan kan met eigenschap Q bij de gebruikersprofielen worden ingesteld, dat bedragen direct (zonder het gebruik van de Backspace toets) worden overschreven. U voert dan simpelweg het goede bedrag over het foutieve bedrag in. Verzenden van bestanden naar de Helpdesk In de menubalk onder Help kunnen voortaan bestanden naar de Helpdesk worden verzonden, met de functie 'Verstuur een bestand naar de Helpdesk'. Overzicht relaties Als deze functie is aangeroepen met F2, nadat bijvoorbeeld JAN is opgegeven, dan worden voortaan alleen de relaties met een zoeknaam beginnend met JAN getoond. Met JAN* worden alle relaties vanaf de zoeknaam beginnend met JAN getoond. Meer informatie over nieuwe functionaliteit Met ingang van deze versie wordt, bij alle functies waar vernieuwingen zijn aangebracht, een blauwe knop met de tekst NIEUW in het scherm getoond. Deze knop toont duidelijke informatie over de nieuwe mogelijkheden van die functie. Nu al uw belangrijke management informatie met één muisklik op het scherm! Met de nieuwe functie 'Dashboard' (onder favorieten) kan management informatie op grafische wijze op het beeldscherm worden getoond. De specifieke informatie kan per Gebruikerscode worden aangegeven in de SETUP; het systeembeheerprogramma van CASH. Ook kan een gebruiker zijn eigen instellingen met betrekking tot het tonen van deze 'Dashboards' zelf inrichten en/of wijzigen. Dit laatste is mogelijk door na het openen van een administratie via de Windows-tab Bestand te klikken op Instellingen. Zowel hier als in de CASH SETUP kunnen per gebruikerscode maximaal 15 Dashboardcodes worden vastgelegd. Het 'Dashboard' bestaat uit 5 blokjes, waarbij elk blokje een 'Dashboardregel' aangeeft. Per 'Dashboardregel' kunnen 3 'Dashboardcodes' worden aangegeven. De volgende 'Dashboards' zijn beschikbaar: D1 Debiteuren naar ouderdom D2 Debiteurenstand laatste twaalf maanden D3 Top 10 debiteuren C1 Crediteuren naar ouderdom C2 Crediteurenstand laatste twaalf maanden C3 Top 10 crediteuren F1 Omzet versus marge laatste 12 maanden

2 F2 F3 F4 F5 F6 Resultaat laatste 12 maanden Opbrengst dit jaar/vorig jaar Kosten dit jaar/vorig jaar Resultaat dit jaar/vorig jaar Resultaat dit jaar/budget L1 Liquiditeitspositie per dagboek Dit dashboard toont het eindsaldo van alle financiële rekeningen binnen een administratie. Tevens wordt het eindsaldo van de rekeningen debiteuren en crediteuren getoond. V1 Orderportefeuille per maand: Dit dashboard geeft inzicht in het totaal bedrag van de lopende verkooporderregels. Dit bedrag wordt gespecificeerd in orders t/m vorige maand (welke al uitgeleverd hadden moeten zijn) en orders die deze maand en de volgende 5 maanden uitgeleverd moeten worden. V2 Orderportefeuille per week: Dit dashboard geeft inzicht in het totaal bedrag van de lopende verkooporders. Dit bedrag wordt gespecificeerd in orders t/m vorige week (welke al uitgeleverd hadden moeten zijn) en orders die deze week en de volgende 12 weken uitgeleverd moeten worden. O1 Offerteportefeuille per maand: Dit dashboard geeft inzicht in het totaalbedrag van de lopende verkoopoffertes. Dit bedrag wordt gespecificeerd in offertes t/m vorige maand (welke al uitgeleverd hadden moeten zijn) en offertes waarvan de leverdatum in de lopende maand of in de volgende 5 maanden valt. De waarde van de offertes die al geverifieerd zijn, wordt met een blauwe lijn aangegeven. O2 Offerteportefeuille per week: Dit dashboard geeft inzicht in het totaalbedrag van de lopende verkoopoffertes. Dit bedrag wordt gespecificeerd in offertes t/m vorige week (welke al uitgeleverd hadden kunnen zijn) en offertes waarvan de leverdatum in de lopende week of in de volgende 12 weken valt. De waarde van de offertes die al geverifieerd zijn, wordt met een blauwe lijn aangegeven. I1 Inkooporderportefeuille per maand: Dit dashboard geeft inzicht in het totaal bedrag van de lopende inkooporders (waarvan de goederen nog niet ontvangen zijn). Dit bedrag wordt gespecificeerd in orders t/m vorige maand (welke al ontvangen hadden moeten zijn) en orders die deze maand en de volgende 5 maanden ontvangen moeten worden. Basis hiervoor is altijd de in de inkooporderregel vastgelegde leverdatum. Echter, wanneer in de inkooporderregel de rubriek Leverdatum bevestiging is ingevuld, dan wordt daarvan uitgegaan. Q1 Verwachte liquiditeitspositie per maand: Dit dashboard geeft inzicht in het totaalbedrag van de liquiditeit per einde van de huidige maand en de volgende 5 maanden. Dit totaalbedrag wordt per maand als volgt berekend: Financieel: Huidig saldo van Kas + Banken + debiteuren -/- crediteurensaldo Logistiek: +/+ Actuele verkooporders per leverdatum -/- Actuele inkooporders per leverdatum

3 S1 Omzetstatistiek per artikelgroep: Dit dashboard toont middels een taartdiagram de omzet van de 6 grootste artikelgroepen en alle overige groepen in een totaalbedrag 'Overig'. Voorwaarde hiervoor is wel, dat een verkoopstatistiek aanwezig moet zijn met Niveau-indeling 7 (Verkoopstatistiek per artikelgroep). Deze statistiek dient altijd 'opgebouwd' te zijn, alvorens de totale omzet in dit dashboard kan worden getoond. Onderhoud dagboeken Estland lid van de EMU Vanaf 1 januari 2011 maakt de Estlandse Kroon deel uit van de EMU tegen een koers van 1 EUR=15,6466 EEK. Indien u na deze datum nog financiële mutaties in EEK uitvoert, krijgt u het advies om dit in EUR te doen. Boeken op de tegenrekening Vanaf deze versie is het niet meer toegestaan om op de tegenrekening van een ander dagboek te boeken. Betalingsverkeer Instellen bankafschriften Er is een nieuw formaat bijgekomen: Rabo Cash management. Dit formaat wordt met het Rabo Cash management internet-bankierprogramma aangemaakt. Met dit programma kunnen dagafschriften op nummer worden afgedrukt en geëxporteerd. In tegenstelling tot de overige formaten staat hier wel een dagafschriftnummer in de bestanden, wat door CASH kan worden gebruikt voor het stuknummer. Inlezen bankafschriften Voortaan kunnen ook bankafschriften in een vreemde valuta worden ingelezen. Instellen betalingskenmerken Deze functie is uitgebreid met de mogelijkheid om aan te geven hoe het kenmerk van een subadministratie automatisch moet worden ingevuld. Overige functies Betere controle over aanmanen per ! Om bij het aanmanen per nog gemakkelijker te controleren wat CASH heeft verstuurd, is de mogelijkheid gecreëerd om een Cc en/of een Bcc op te geven. Deze methode kan ook gebruikt worden om de verstuurde aanmaning per te archiveren! De Cc en/of Bcc kunnen simpel worden ingesteld met de functies Instellen debiteuren parameters en Instellen tekst aanmaningenbericht. Eventueel kan hier per taalcode van worden afgeweken. Ook nieuw is dat de tekst die wordt meegestuurd m.b.t. het lezen van het PDF-bestand, desgewenst kan worden uitgezet. Hiervoor is in de hierboven genoemde functies een extra vraag toegevoegd. Ingescande verkoopfacturen nu ook opvraagbaar in het boekstuk. Het was al mogelijk om ingescande inkoopfacturen in het boekstuk op te vragen, maar dit kan nu ook met verkoopfacturen. U kunt hier een aparte map voor instellen, maar ze kunnen ook in dezelfde map als de inkoopfacturen worden geplaatst.

4 Fiscale functies OB-aangifte maken, zonder te verzenden! Bij het maken van de OB-aangifte in CASH was er tot nu toe alleen de mogelijkheid om voor een Proforma of een Definitieve aangifte te kiezen. Bij een definitieve aangifte werd de aangifte direct via CashBapi verzonden naar de Belastingdienst. Omdat nog veel mensen via de website van de Belastingdienst hun aangifte indienen, is er voor deze groep gebruikers een extra mogelijkheid bijgekomen; de Handmatige aangifte. Deze keuze werkt hetzelfde als de definitieve OB-aangifte. Dus wel direct de afboeking van OB (dmv. een journaalpost), maar wordt NIET verzonden naar de Belastingdienst. Met de uitdraai die in het scherm is verschenen, kunnen de gegevens op de website van de Belastingdienst worden overgenomen. Aanmaken ICP-aangifte en direct verzenden! Er kan nu worden gekozen, d.m.v. een extra vraag, om de ICP-aangifte direct te versturen vanuit CASH naar de Belastingdienst. Nadat de ICP-aangifte vanuit CASH is verzonden, wordt ook automatisch geprobeerd om het ontvangen retourbericht van de Belastingdienst (indien beschikbaar) in te lezen. Hierdoor kan direct geconstateerd worden of het bericht door de Belastingdienst is geaccepteerd. Dat kan eventuele sancties voorkomen die door de belastingdienst kunnen worden opgelegd bij een afgekeurd bericht. Marge regeling De btw volgens de margeregeling is toegevoegd. Deze wordt toepast indien men zonder btw inkoopt (van particulier) en met btw verkoopt. De btw dient dan slechts over de marge te worden berekend. Zie voor uitleg functie 'Aangifte OB' en klik op marge-btw. Overnemen OB-stamgegevens uit administratie De rubriek 'Laatste tijdvak JJMM' kon niet worden gewijzigd. Dit is nu verholpen. Cash Projecten Onderhanden werk (totaal) Er kan nu een selectie worden gemaakt uit Historische, Actuele projecten, of Beide. Eerder kon met dit overzicht alleen het onderhanden werk van actuele projecten worden getoond. Factuurvoorstel verbeterd Soms werd een werksoort met code OB Laag op het factuurvoorstel afgedrukt met OB Hoog. Dit is nu verholpen. Cash Relatie Module verzending op basis van een functie flexibeler dan ooit! Indien een verzending naar bepaalde functionarissen binnen de bedrijven wordt gestuurd, en de aangegeven functie komt niet voor bij een relatie, dan kan naar keuze de naar het adres van de relatie zelf worden verzonden, of de relatie worden overgeslagen De gewenste keuze wordt vastgelegd in het veld Eigenschappen in functie Instellen parameters CRM.

5 Wordt Eigenschap R opgenomen, dan wordt een verzonden naar de relatie zelf. Wordt Eigenschap R niet opgenomen, dan wordt de relatie overgeslagen. Trefwoorden: Trefwoorden kunnen niet meer de tekens +,, * of? bevatten. Overzicht notities/acties Op het overzicht Notities/Acties (N) is de kolom Relatienummer toegevoegd. Cash Facturering Betere controle over verstuurde facturen per ! Om bij het factureren per te controleren wat CASH heeft verstuurd, is de mogelijkheid gecreëerd om een Cc en/of een Bcc op te geven. Deze methode kan ook gebruikt worden om de verstuurde facturen per te archiveren! De Cc en/bcc kunnen simpel worden ingesteld in het menu van de facturering d.m.v. Instellen parameters algemeen en Instellen tekst factuurbericht. Eventueel kan hier per taalcode van worden afgeweken. Ook nieuw is dat de tekst die wordt meegestuurd m.b.t. het lezen van het PDFbestand, desgewenst kan worden uitgezet. Hiervoor is in de hierboven genoemde functies een extra vraag toegevoegd. Meer selecties in het overzicht Nog te factureren! Om voor het factureren een betere controle of aansluiting te krijgen over wat je gaat factureren, zijn de volgende vragen toegevoegd: Selectie code 1, Selectie code 2 en als met CRM gewerkt wordt: Trefwoord selectie. Deze vragen kwamen al naar voren als meerdere facturen in één run werden gefactureerd. Cash Voorraad Een nieuwe administratie nu automatisch inrichten voor CASH Voorraad! Indien een administratie voor de eerste maal in CASH Voorraad wordt gebruikt, dient deze te worden ingericht, voordat de eerste factuur kan worden vervaardigd. Het inrichten van de noodzakelijk parameters gebeurt nu met één handeling. Het betreft de belangrijkste onderdelen uit het submenu Instellingen: Systeemvariabelen, Systeemswitches, Boekingsvariabelen en Formulierlay-outs. De initiële instellingen kunnen later worden aangevuld of gemuteerd. Indien bij het opstarten van een logistieke functie (zoals Onderhoud Verkooporder) wordt geconstateerd, dat de betreffende administratie nog slechts financiële gegevens bevat, dan wordt automatisch de functie Inrichten voorraadadministratie aangeroepen. Voorraadlijst per klant Nieuw is de mogelijkheid om een voorraadoverzicht samen te stellen van klantspecifieke artikelcodes. De extra selectie gebeurt via een prijsafspraak per klant/ artikel of via de exclusiviteit van productcodes. Deze voorraadlijst met klantspecifieke selectie wordt geactiveerd door de vraag Klantnummer te vullen met het gewenste relatienummer.

6 Bestelcode per klant Voor het vastleggen van meerdere Bestelcodes voor een artikel per klant, is een nieuw invoerscherm beschikbaar: Onderhoud bestelcode per klant. Zie Stamgegevens artikel submenu <F7>. Eén artikel kan verkocht worden aan meerdere klanten, waarbij elke klant zijn specifieke bestelcode kan gebruiken. De bestelcode van de klant kan als extra informatie worden geprint op de factuur of pakbon (Elementcode V2263K). De bestelcode van de klant kan op 2 plaatsen worden vastgelegd: - Verkoopprijzen klant/artikel: Als de bestelcode van de klant afhankelijk is van een prijsafspraak. Een specifieke Bestelcode van de klant is één-op-één gekoppeld aan een prijsafspraak. - Bestelcode per klant: Als de Bestelcode van de klant juist niet afhankelijk is van een prijsafspraak. De specifieke bestelcode per klant staat los van een mogelijke prijsafspraak. Geadviseerd wordt deze 2 invoermogelijkheden niet door elkaar te gebruiken, maar bewust te kiezen voor één van beide. Vervoersbon van een inkooporder Vanuit een inkooporder kan een vervoersbon worden geprint met het afleveradres van de gekoppelde klant. Hiervoor wordt in de kop van de inkooporder het verkoopordernummer gebruikt. Nieuw zijn de volgende elementcodes: AV103 Afleveradres van de klant naam AV730 Afleveradres van de klant naam2 AV104 Afleveradres van de klant t.a.v AV105 Afleveradres van de klant AV107 Afleveradres van de klant pc+plaats AV125 Afleveradres van de klant land AV106 Afleveradres van de klant faxnummer AV108 Afleveradres van de klant telefoonnr AV115 Afleveradres van de klant opmerking1 Inkoopformulieren en Verkoopformulieren nu naar adres contactpersoon van de order Indien in een orderkop een contactpersoon is opgenomen en ook bij die contactpersoon staat aangegeven, dat het betreffende formulier per moet worden verzonden, dan wordt dat formulier naar die contactpersoon verstuurd! Dit is ook het geval indien meerdere contactpersonen voorkomen, waarbij staat aangegeven dat het betreffende formulier daarheen moet worden verzonden. Voorheen - en ook indien in de kop geen contactpersoon is aangegeven - werd het formulier altijd naar de contactpersoon verzonden met het laagste volgnummer, met de aanduiding van het betreffende formulier. Opvragen detailinformatie per relatie. In de functies Onderhoud klant en Onderhoud leverancier kan per relatie de volgende detailformatie versneld worden opgevraagd: Inkooporders actueel Inkoophistorie Verkooporders actueel Verkoophistorie Servicecontracten (alleen licentie Service) Productiedossiers (alleen licentie Productie) Zie submenu relatie, functietoets <F8>.

7 Nettoprijsafspraak met korting? De muteerbaarheid van kolom Korting% in de verkooporderregel is afhankelijk van Code korting in de artikelstamgegevens (Bruto- of Nettoprijs) of van de bijgelezen prijsafspraak. Deze werkwijze kan met de nieuwe systeemswitch: Korting op nettoprijs (J/N). N = Van een netto verkoopprijs is per orderregel het kortings% nooit muteerbaar. J = Een netto prijsafspraak is per orderregel muteerbaar, met een extra korting%. Kopieformulieren en of afdrukken Indien van een in- of verkooporderformulier een kopie moet worden vervaardigd, wordt de vraag ' en of afdrukken' gesteld, indien het betreffende formulier geg d zou worden. Op dat moment kan alsnog besloten worden om het formulier af te drukken. Extra controle bij verwijderen verkooporder Vóór het verwijderen van een verkoopordernummer, wordt gecontroleerd of in de economische voorraad van de verkooporderregels een koppeling is met actuele inkooporders, assemblageopdrachten of productiedossiers. Mogelijke koppelingen worden als waarschuwende melding op het scherm getoond, zodat de gebruiker zelf kan beoordelen of ook de koppelingen verwijderd kunnen worden. Documentenbeheer per artikel Nieuw is de mogelijkheid om elektronische documenten te koppelen aan artikelcodes. Een document wordt hierdoor voor iedereen in de organisatie eenvoudig vindbaar en opvraagbaar, direct vanuit het ERP-systeem. Deze functionaliteit is alleen beschikbaar in combinatie met de module CRM. Voorbeelden van artikel-gerelateerde documenten zijn: Technische gebruikershandleiding van het product. Verkoopdocumentatie van het artikel. Verpakkingsinstructie bij verzending. Testrapport van kwaliteitsdienst. Urenbriefje van buitendienst monteur. Productietechnisch stamblad of werkkaart. Het document kan verschillende formaten hebben: Tekstbestand.txt PDF-document.pdf Word-document.doc of.odt Excel-blad.xls Plaatje.jpg Het onderhoudsscherm voor het vastleggen van documenten is te gebruiken vanuit submenu Stamgegevens en specifiek vanuit: Onderhoud artikel <F7>=Menu Onderhoud verkooporder <F7>=Menu Onderhoud inkooporder <F6>=Menu Onderhoud klacht <F3>=Menu Onderhoud productiedossier <F4>=Plan Onderhoud servicebon <F4>=Plan

8 Overzicht Documenten artikel Overzicht van documenten met een koppeling vanuit het ERP-systeem. Inzoomen naar het oorspronkelijke document kan met een muisklik op documentnummer van de gewenste documentregel. Cash Service Overzicht contracten Nieuw is de alternatieve lay-out keuze: Kolomindeling = A (Adressen). Informatie per contract: Contractnummer Naam, adres, woonplaats van het bezoekadres Contractcodes, Bezoektermijn en bezoektijd Data van laatste storing, laatste onderhoud en volgend onderhoud Contactpersonen met functie en telefoonnummer Opmerkingen Onderhoud uren De ruimte om een tekst toe te voegen aan een urenregel is vergroot naar 30 posities. Factuurvoorstel Dit overzicht toont de verwachte omzet van een servicebon, inclusief omschrijvingen en BTW. Voor het Aanmaken van de verkooporder kunnen de nog niet gefactureerde servicebonregels worden gecontroleerd op aantal, prijs en omschrijving. Zie Onderhoud servicebon <F5>=Kosten, functie S4208 Factuurvoorstel. Opbrengst/Kosten per contract Ter informatie worden de subtotalen omzet & kosten, per jaar getoond. Aanmaken facturen vanuit contract Veld Opmerking 1 uit de verkooporderkop wordt op de volgende manier gevuld: 1. Vaste tekst per run: de tekst [Omschrijving] uit de verwerkingsfunctie [Aanmaken form] 2. Variabele tekst per contract: De productreferentie per Servicecontract. (als keuze 1 leeg is) Cash Productie Onderhoud gereedschap in productontwerp Een geblokkeerde gereedschapscode wordt nu met een schermmelding zichtbaar gemaakt tijdens onderhoud van de gereedschapsregel in een productontwerp en productiedossier. Selectie inkooporder per productiedossier Van een geblokkeerde materiaalcode wordt geen inkooporder gemaakt. Ter informatie word de geblokkeerde artikelcode getoond in een pop-up-scherm. Blokkeren van een artikelcode is mogelijk in D2260 Onderhoud artikel, veld Geblokkeerd = J.

9 Afdrukken dossierstamkaart Toegevoegde selectievraag: Detailinformatie halffabricaat (J/N). J = Print in plaats van het overzicht met boomstructuur, alle detailinformatie per halffabricaat-dossier. Op een blad wordt dan een reeks productontwerpen getoond.