Instellen facturen versturen per

Transcriptie

1 Instellen facturen versturen per Om facturen per te kunnen versturen zijn er enkele instellingen noodzakelijk. Onderstaand de stappen die u moet doorlopen. Instellen smtp server Instellen factuursoort per relatie of Instellen factuursoort totaal Instellen tekst bericht Werkt u met CASHWeb, dan is het instellen van de smtp-server niet nodig. Versturen van s gebeurt via de smtp-server van CASH. Instellen smtp-server Om vanuit CASH s te kunnen versturen is het noodzakelijk om in de CASH SETUP de naam van uw eigen mailserver (smtp-server) in te vullen. Volg stap 1 om vast te stellen hoe deze naam luidt. Is deze bekend, volg dan stap 2 om deze naam in de CASH SETUP in te vullen. Stap 1) Wat is de naam van mijn smtp-server? Waar is de naam van de smtp-server te vinden? In Outlook ga naar het tabblad Extra. Klik op Accounts Ga naar tabblad Copyright Cash software B.V Pagina 1 van 8 Cash Helpdesk

2 Dubbelklik in de kolom Account op uw provider en kies hier voor tabblad Servers. De waarde achter 'Uitgaande [SMTP]' is de naam van uw smtp-server welke moet worden opgegeven in CASH. STAP 2) Instellen smtp-server in de CASH SETUP Start CASH met de gebruikerscode Setup. Copyright Cash software B.V Pagina 2 van 8 Cash Helpdesk

3 Klik op OK Kies voor [Onderhoud][Instellen configuratie] Vul de naam van smtp-server en het adres in. Bevestig steeds met enter. Daarna 2x escape. Sluit CASH af. smtp-server is nu ingesteld! Copyright Cash software B.V Pagina 3 van 8 Cash Helpdesk

4 Instellen smtp-server via een gebruiker: Klik op [Bestand][Instellingen], kies F4-Confg: Vul de rubrieken 'smtp-server' en ' adres' in. Sluit CASH af en start CASH weer op om de wijzigingen door te voeren. Copyright Cash software B.V Pagina 4 van 8 Cash Helpdesk

5 Instellen factuursoort per relatie Om een factuur per te kunnen versturen moet bij de relatie een adres zijn opgegeven. Tevens moet aangegeven worden dat de factuur per verzonden moet worden. U gaat naar [Relaties] en kiest de relatie. Hier vult u bij het veld adres het adres van de relatie in. Vervolgens kiest u voor F7-Extra. Hier moet u bij factuursoort kiezen voor 'E-PDF'. Copyright Cash software B.V Pagina 5 van 8 Cash Helpdesk

6 Instellen factuursoort totaal Bij relaties waar al een adres is ingevuld kan automatisch de factuursoort op E-PDF worden ingesteld. Ga hiervoor naar [Facturering] [Diversen][Controle adressen]. Door te kiezen voor 'J' wordt bij alle relaties met een correct adres de rubriek Factuursoort naar 'E-PDF' gezet. Als gevolg hiervan wordt de factuur voortaan per (PDF) verzonden. Let op: Onder correcte adressen wordt verstaan volgens de syntax Er kan niet worden gecontroleerd of het adres ook daadwerkelijk bestaat. Facturen die worden verzonden naar nietbestaande adressen worden op de gebruikelijk manier als 'onbestelbaar' geretourneerd. Copyright Cash software B.V Pagina 6 van 8 Cash Helpdesk

7 Instellen tekst factuurbericht Met de functie 'Instellen tekst factuurbericht' kan een teks worden opgegeven die wordt geplaatst in het begeleidende bericht bij een factuur. De tekst is van toepassing bij relaties zonder taalcode. Tevens kan hier een Cc en/of een Bcc adres opgegeven worden. Teksten voor relaties met een taalcode kunnen apart worden vastgelegd. Voor het instellen van de tekst gaat u naar [Facturering][Instellingen] [Parameters algemeen]. Kies voor F3-Tekst. Hier kunt u een tekst opgeven van maximaal tekens lang. Ook een Cc en/of Bcc adres kunt u hier opgeven. Ten slotte kunt u hier opgeven of een Adobe tekst opgegeven wordt. Wilt u de teksten ook in een andere taal, dan kiest u bij [Facturering] [Instellingen][Parameters algemeen] voor F4-Taal. Hier kunt u een taalcode invoeren en de tekst in een andere taal opstellen. Ook kan hier een Cc en/of Bcc adres worden opgeven. Copyright Cash software B.V Pagina 7 van 8 Cash Helpdesk

8 Tot slot: Bij het factureren per relatie kan bij het afdrukken afgeweken worden van de standaard bij deze relatie. De keuze is of printen. Bij een factuurrun wordt er gekeken of de relatie een adres heeft. Zo ja, dan wordt de factuur per verstuurt. Heeft de relatie geen e- mailadres, dan wordt de factuur geprint. Is er ingesteld dat er een kopie geprint moet worden, dan wordt er één geprint en één per verstuurt. Copyright Cash software B.V Pagina 8 van 8 Cash Helpdesk