OTYS in Microsoft Outlook OTYS Recruiting Technology. Versie 2.3

Transcriptie

1 OTYS in Microsoft Outlook OTYS Recruiting Technology Versie 2.3

2 OTYS Recruiting Technology OTYS Academy E: Datum Adres- en contactgegevens OTYS Nederland Landjuweel PH VEENENDAAL U kunt ons op werkdagen telefonisch bereiken van uur. T: +31 (0) T: +31 (0) (Customer Support) F: +31 (0) E: (Algemeen) E: (Verkoop) OTYS France 2/4 boulevard des Îles Batiment A Immeuble "Arc en ciel" Issy les Moulineaux T : +33(0) OTYS Ceská Republica s.r.o. Karmelitská 379 / PRAHA 1 Czech Republic T: OTYS Belgium Adequat Business Center Brusselsesteenweg Melle T: +32 (0) F: +32 (0)

3 Versie management Hieronder vind je een overzicht van de verschillende versies van dit document. Versie Datum Auteur Omschrijving OTYS Academy Bestaande handleiding geplaatst in nieuwe format (inclusief versiebeheer) Marga Gaasbeek Screenshots aangepast Marga Gaasbeek Marga Gaasbeek Aanpassing in Hoofdstuk 3: instellen in Microsoft Outlook Aanpassing in Hoofdstuk 3: instellen in Microsoft Outlook (pagina 12) 3

4 Inhoudsopgave Hoofdstuk 1: Over deze instructie Doel Basiskennis Commentaar... 5 Hoofdstuk 2: OTYS voorbereiden op uitwisseling... 6 Hoofdstuk 3: instellen in Microsoft Outlook... 8 Hoofdstuk 4: Overzicht serverinstellingen

5 Hoofdstuk 1: Over deze instructie 1.1 Doel Deze instructie helpt u met het instellen van de koppeling tussen OTYS en Microsoft Outlook. In deze instructie geven wij aan hoe u dit in kunt stellen in Microsoft Office Outlook 2007, Nederlandstalige versie. Indien u over een andere versie van Outlook beschikt, kunnen bepaalde functionaliteiten niet exact overeenkomen. Neem voor de exacte werking van uw versie van Outlook contact op met de support afdeling of website van Microsoft. Deze technologie is nog volop in ontwikkeling, en kan nog onvolkomenheden bevatten. Doordat wij afhankelijk zijn van verschillende factoren, kunnen wij geen support of garanties leveren tijdens de installatie of het gebruik van deze functies. Neem hiervoor contact op met de support afdeling Microsoft. 1.2 Basiskennis Bepaalde taken worden in deze instructie niet toegelicht, omdat deze algemeen tot de basiskennis van de computergebruiker gerekend worden, of buiten het bereik van deze instructie vallen. Het gaat hierbij met name om de volgende taken: Gebruik van Windows; Gebruik van Microsoft Outlook; Basisgebruik OTYS; Taken die in een van de beschikbare handleidingen staan. 1.3 Commentaar Commentaar en reacties op deze instructie en OTYS zijn welkom. Deze kunt u per kenbaar maken aan OTYS Recruiting Technology: 5

6 Hoofdstuk 2: OTYS voorbereiden op uitwisseling 1) Om de synchronisatie in te stellen, zal u hier eerst in OTYS enkele zaken voor moeten instellen. Klik hiervoor in uw OTYS Today scherm op het icoon Instellingen. Afbeelding 2.1 OTYS Today instellingen 2) Vervolgens klikt op de Synchronisatie knop in uw OTYS Today instellingen. Indien u deze niet ziet is synchronisatie nog niet voor u geactiveerd, u kan dit dan aanvragen via een support ticket. Afbeelding 2.2 OTYS Today synchronisatie 3) Klik in het volgende scherm op de knop Gebruikersnaam en wachtwoord aanmaken. Binnen enkele seconden verschijnen deze in de daarvoor bestemde velden aan de bovenkant van het scherm. Afbeelding 2.3 Gebruikersnaam en wachtwoord aanmaken 6

7 4) Klik vervolgens op de knop Activatie directe synchronisatie. Indien er een (fout)melding verschijnt, kunt u hierbij op OK klikken. Afbeelding 2.4 Activatie directe synchronisatie 5) Klik vervolgens op de knop Activeer PIM Synchronisatie. Afbeelding 2.5 Activeer PIM Synchornisatie 6) Sluit tenslotte het venster en open het opnieuw door weer op de Synchronisatie knop in OTYS Today instellingen te klikken. U ziet nu een venster zoals hier aan de linkerzijde wordt weergegeven. Bovenin dit venster ziet u uw gebruikersnaam en wachtwoord voor mobiele synchronisatie. U hebt deze nodig tijdens het verder instellen van de synchronisatie. Afbeelding 2.6 Gebruikersnaam en wachtwoord voor verdere synchronisatie 7

8 Hoofdstuk 3: instellen in Microsoft Outlook Via deze instructie kunt u een kopie van uw OTYS binnen laten komen in Microsoft Outlook. Daarnaast wordt die verzonden wordt via Microsoft Outlook tevens opgeslagen in uw verzonden items (en dus ook in de desbetreffende dossiers). Deze technologie is nog volop in ontwikkeling, en kan nog onvolkomenheden bevatten. Doordat wij afhankelijk zijn van verschillende factoren, kunnen wij geen support of garanties leveren tijdens de installatie of het gebruik van deze functies. Neem hiervoor contact op met de support afdeling Microsoft. Stap 1 Open Microsoft Outlook en kies in het menu Bestand voor Accountinstellingen. Afbeelding 3.1 Bestand van Microsoft Outlook Afbeelding 3.2 Accountinstellingen in Microsoft Outlook 8

9 Stap 2 Ga naar het tabblad en klik op de knop Nieuw. Afbeelding 3.3 Nieuw account toevoegen Stap 3 Vul uw naam en adres in, selecteer Handmatige instelling of extra servertypen aan en klik op Volgende. Afbeelding 3.4 Jouw eigen adres toevoegen 9

10 Stap 4 Plaats de radio button voor POP of IMAP en klik op Volgende. Afbeelding 3.5 POP of IMAP Stap 5 Uw naam en adres zijn reeds ingevuld. Vul bij Server voor inkomende mail pop.otys.nl in. Vul bij Server voor uitgaande mail de server in van uw Mobiele synchronisatie die u bij Directe synchronisatie achter Access point (URL) ziet staan (zie hoofdstuk 2). Let op: Vul hier alleen de server in (dus zonder en overige toevoegingen. Staat er bij de URL vul dan bij Server voor uitgaande mail (SMTP) fun-mail.otys.nl in. Vul bij Gebruikersnaam uw gebruikersnaam van de inkomende server van uw Mobiele synchronisatie in (zie hoofdstuk 2). Vul bij Wachtwoord het wachtwoord van uw Mobiele Synchronisatie in (zie hoofdstuk 2). Klik tenslotte op de knop Meer instellingen aan de rechteronderkant van uw scherm. 10

11 Afbeelding 3.6 POP en IMAP accountinstellingen Stap 6 Ga naar tabblad Server voor uitgaande mail. Vink het vakje Voor de server voor uitgaande (SMTP) is verificatie vereist aan. Vul bij Gebruikersnaam uw gebruikersnaam van de uitgaande server van uw Mobiele synchronisatie in (zie hoofdstuk 2). Vul bij Wachtwoord het wachtwoord van uw Mobiele Synchronisatie in (zie hoofdstuk 2). Vink het vakje Wachtwoord onthouden aan. Afbeelding 3.7 Instellingen voor internet stap 1 11

12 Stap 7 Ga naar tabblad Geavanceerd. Vul bij Uitgaande (SMTP) 2525 in. Vink het vakje Een kopie van berichten op de server achterlaten aan. Klik tenslotte op OK. Afbeelding Instellingen voor internet stap 2 U bent nu klaar met het instellen van uw . U kunt klikken op de knop Accountinstellingen testen om deze te testen of u kunt op Volgende klikken om de configuratie af te ronden. Afbeelding 3.9 Account toevoegen is compleet 12

13 Hoofdstuk 4: Overzicht serverinstellingen Hieronder ziet u alle serverinstellingen die benodigd zijn voor het instellen van uw OTYS e- mail in een willekeurige cliënt. Dit is bedoeld voor geavanceerde gebruikers. Voor het instellen van uw in Microsoft Outlook 2007 verwijzen wij u door naar hoofdstuk 3. Indien u niet in staat bent om uw in te stellen met onderstaande gegevens, dan verwijzen wij u graag door naar de leverancier van uw cliënt. Het is voor ons immers niet mogelijk om support te leveren op externe software. Type account: Inkomende mailserver Server: Gebruikersnaam: Wachtwoord: POP3 mail01.otys.nl Vul hier uw gebruikersnaam van de inkomende server van uw Mobiele synchronisatie in (zie hoofdstuk 2). Vul hier het wachtwoord van uw Mobiele Synchronisatie in (zie hoofdstuk 3). Uitgaande mailserver: Server: Vul hier de server in van uw Mobiele synchronisatie die u bij synchronization achter Access point (URL) ziet staan (zie hoofdstuk 2). Let op: Vul hier alleen de server in (dus zonder en overige toevoegingen. Staat er bij de URL vul dan bij Server voor uitgaande mail (SMTP) fun-mail.otys.nl in. Poort: 2525 Gebruikersnaam: Vul hier uw gebruikersnaam van de uitgaande server van uw Mobiele synchronisatie in (zie hoofdstuk 2). Wachtwoord: Vul hier het wachtwoord van uw Mobiele Synchronisatie in (zie hoofdstuk 3). Belangrijke aandachtspunten: De gebruikersnaam is dus niet hetzelfde voor de inkomende als de uitgaande server. Vaak zal u dit bij het instellen van uw expliciet (met bijvoorbeeld een vinkje) aan moeten geven. U zal tevens expliciet aan moeten geven dat de poort voor de uitgaande mailserver 2525 is. Als u dit niet doet, zal de uitgaande mail niet correct functioneren. Indien de cliënt het niet toe laat om een poort voor de uitgaande mailserver in te stellen, is dit doorgaans op te lossen door bij uitgaande mailserver :2525 in te vullen. 13