In een nieuwe administratie zijn de velden Gbrek debiteuren, crediteuren en projecten te wijzigen zolang er nog niet op is geboekt.

Transcriptie

1 Administratieparameters Default ISO-landcode Dit veld is toegevoegd, de ingegeven ISO-landcode bepaalt het 'thuisland' van de CASHadministratie. Alle relaties zonder landnaam krijgen automatisch deze ISO-landcode toegevoegd. In adressen op etiketten en facturen wordt de landnaam die hoort bij deze ISOcode onderdrukt In een nieuwe administratie zijn de velden Gbrek debiteuren, crediteuren en projecten te wijzigen zolang er nog niet op is geboekt. Gbrek afr versch EMU Het veld Gbrek afr versch EMU is komen te vervallen. Logo Dit veld is toegevoegd. Het logo wordt gebruikt bovenaan de overzichten. Indien hier niets is ingevuld, wordt het logo gebruikt wat in de CASH setup is ingevuld. Zijn beide niet ingevuld, wordt een standaard logo van CASH gebruikt. Het formaat van het logo moet 100x60 pixels zijn. Verslagperiode t/m Het veld Verslagperiode t/m (JJPP) is toegevoegd. In deze rubriek kan de periode worden ingegeven die op een bepaald moment dient als 'verslagperiode'. Deze waarde wordt als default gepresenteerd in alle periodieke overzichten die een 't/m boekperiode' vragen. Over het algemeen is het handig om hier een waarde in te geven die gelijk is aan de laatste periode van het vorige jaar. Afsluiten periode/jaar Afsluiten periode/jaar Deze functie sluit naast de periode automatisch ook alle dagboeken in deze periode af, waardoor de functie Afsluiten alle dagboeken overbodig is geworden. Voordat er wordt afgesloten wordt naast de controle of het resultaat is overgeboekt ook een controle uitgevoerd of de saldibalans in evenwicht is. Export afgesl. dagboeken Deze functie neemt voortaan ook de exploitatiecodes mee in het bestand. Algemeen Renteberekening grootboeksaldi Als de 'van gbrek' gelijk is aan de 'tot gbrek' en deze grootboekrekening heeft een subadministratie dan wordt ook gevraagd om het kenmerk. Als hier een kenmerk wordt ingevuld, dan worden alleen de posten van dit kenmerk meegenomen. Posten, geboekt via dagboeksoort V (vjp's) worden voortaan niet meer meegenomen. Functie eigenschappen Toegevoegd is een extra eigenschap t.b.v. alle overzichtsfuncties: D Deze functie is Displayonly, men kan niet printen, niet exporteren naar Excel of de browser.

2 Betalingsverkeer Inlezen bankafschriften Voordat deze functie gestart kan worden dient u eerst de benodigde gegevens met functie Instellen bankafschriften in te vullen. Bij het inlezen van bankafschriften wordt voortaan een melding gegeven als het volgende stuknummer in het bankbestand niet direct aansluit achter het laatst aanwezige stuknummer in het bankboek. Instellen bankafschriften Met deze nieuwe functie worden de vaste gegevens van een bepaald bankformaat vastgelegd. Als u bankafschriften van meerdere banken wilt inlezen, kunt u daardoor makkelijk switchen van het ene naar het andere formaat. Instellen betalingskenmerken Met deze nieuwe functie kan een tabel worden onderhouden waarmee u een banknummer en een betalingskenmerk koppelt aan een grootboekrekening plus eventueel een kostenplaats. Het matchen vindt plaats voor alle andere pogingen om uit het betalingskenmerk een bestemming voor de boeking te vinden (bijv. factuurnummer etc). De controles worden uitgevoerd in de volgorde van het volgnummer. Het banknummer mag leeg blijven, als het banknummer in de boeking ook leeg is. De testwaarde moet gevuld zijn en kan (een deel van) de tekst bevatten van hetgeen ergens in het betalingskenmerk vermeld staat. De grootboekrekening is verplicht. De speciale grootboekrekeningen zijn niet toegestaan (zoals debiteuren, crediteuren, etc). De tabel wordt opnieuw genummerd als de functie wordt gestart met 10 oplopend zodat makkelijk nieuwe regels kunnen worden toegevoegd. Selectie betaaladvies op relatienummer In de kolom 'betaaladvies' wordt voortaan een vreemde valuta omgerekend naar de laatst bekende koers. Daardoor gaan ook de functies die een betaalopdracht afdrukken cq. het bestand aanmaken goed. Indien D (deelbetaling) en er is geen buitenlandse bank (Clieop03 bestand) en het bedrag is in vreemde valuta dan is deelbetaling voortaan niet meer toegestaan. Bankgegevens buitenland Deze functie kan niet worden gestart als er een kort (10-cijferig) bank-nummer is ingegeven of een NL-IBAN-nummer. dus wel als er een buitenlands IBAN-nummer is opgegeven Consolidatie Instellen consolidatie parameters M.i.v. boekjaar Dit veld is toegevoegd voor de module consolidatie en geeft aan voor de OB en/of VPB vanaf welk boekjaar de rechtspersoon deel uitmaakt van de holding. Deze rubriek behoeft niet te worden ingevuld indien de rechtspersoon altijd moet worden meegeteld. T/m boekjaar Dit veld is toegevoegd voor de module consolidatie en geeft aan voor de OB en/of VPB vanaf welk boekjaar de rechtspersoon geen deel meer uitmaakt van de holding. Deze rubriek behoeft niet te worden ingevuld indien de rechtspersoon altijd moet worden meegeteld. Crediteurenparameters Instellen crediteurenparameters

3 De velden Tekstregel 1 t/m 5 t.b.v. de BGC formulieren zijn vervallen. CRM Onderhoud contactpersonen In deze functie is het veld Opmerking toegevoegd. Instellen parameters verkeer Deze functie is toegevoegd als functietoets F3 onder Instellen parameters CRM. Aanmaken mailing Deze functie vervangt de functie Vervaardigen mailing. Met deze functie kunnen de instellingen voor meerdere mailings worden vastgelegd. De instellingen worden opgeslagen voor een volgend gebruik. Het instellen van het etiket kan worden vastgelegd met functietoets F3 Etiket. Het instellen van de aan te maken notities kan met functietoets F4 Notitie. Na het verwerken met F7 wordt een venster getoond dat het aantal verwerkte adressen weergeeft. Tekst Dit nieuwe veld vervangt de oude zes notitie regels. Het aantal tekens in het tekst-blok is vergroot naar 4000 tekens. U kunt nu de tekst achter elkaar doortikken. Onderhoud trefwoorden Het veld omschrijving is voortaan verplicht in te vullen. Er is een veld 'ingangsdatum' toegevoegd. Dit wordt automatisch met de systeemdatum gevuld bij de aanmaak van een nieuw trefwoord. Wijzigen is niet mogelijk. Debiteurenparameters Instellen debiteurenparameters Veld bestandsnaam is toegevoegd t.b.v. de naam die tijdens het aanmaken van het incassobestand aan het bestand wordt gegeven. Standaard is de naam van het bestand Clieop03. Dit geldt zowel voor betaalbestanden als incassobestanden. Om overschrijving van bestanden te voorkomen kan hier een afwijkende naam worden opgegeven. Facturering Periodecode Het veld Periodecode is uitgebreid met een extra keuze Z (aantal maanden) tbv periodieke factuurregels. Indien gekozen wordt voor de keuze Z moet ook, een zelf te bepalen, aantal maanden worden opgegeven. Aantal maanden Het veld Aantal maanden is toegevoegd en is alleen van belang in combinatie met Periodecode Z. Het betreft het aantal maanden dat gefactureerd zal gaan worden. Factuur srt Dit veld is uitgebreid met een extra mogelijkheid "E-PDF". De factuur kan per worden verzonden in PDF-formaat. Dit formaat is geschikt om door de ontvanger te laten afdrukken op zijn eigen printer. Als u kiest voor keuze 'X' of 'E' is het noodzakelijk dat u eerst uw eigen NAW en gegevens vastlegt met functie Instellen administratieparameters / F3. U kunt alleen voor 'X' of 'E' kiezen als het adres van de ontvanger is ingevuld.

4 G-bedrag % (2 dec.) Het veld G-bedrag % is toegevoegd, hier kan voor de relatie een percentage worden opgegeven en 'overruled' de in de parameters opgegeven waarde. Met het percentage kunt u sturen welk deel van het factuurbedrag in elementcode GBEDRAG wordt opgenomen, zodat u dit apart zichtbaar kunt maken op de factuur. Factuurhistorie (kort) Deze functie is toegevoegd en geeft een verkort overzicht van de factuurhistorie die in de administratie aanwezig is. Van hieruit kan direct een kopie factuur worden afgedrukt. Instellen parameters 1 (algemeen) In deze functie is de eigenschap H niet meer van toepassing en wordt genegeerd, er wordt nu altijd historie van de facturen opgebouwd. De eigenschap X is toegevoegd waarmee je de opbouw van historische facturen kan voorkomen. G-bedrag % (2 dec.) Het veld G-bedrag % is toegevoegd, hier kan een voor deze administratie geldend percentage worden opgegeven voor het deel van de verzonden factuur dat op een G-rekening moet worden betaald. Met dit percentage kunt u sturen welk deel van het factuurbedrag in elementcode GBEDRAG wordt opgenomen, zodat u dit apart zichtbaar kunt maken op de factuur. Afdrukken van een factuur Met periodecode Z en de rubriek aantal maanden kan voortaan een periode worden gekozen van een aantal maanden naar keuze. BPM-berekening De BPM-berekening is aangepast aan de nieuwe tabellen. Financiële mutaties Dagboeken De functie onderhoud dagboeken valt uiteen in meerdere functies per dagboeksoort namelijk: Beginbalans Inkomende facturen Uitgaande facturen Kas/bank/giro Memoriaal Vjp's (voorafgaande journaal posten) Dagboeken Het dagboeksaldo boven in het scherm wordt voortaan getoond t/m het gekozen boekjaar. Mutaties in volgende jaren tellen dus niet meer mee. Dagboekcode As er gevraagd wordt om een dagboekcode memoriaal (bij afschrijvingen, verdeelsleutels etc) wordt OBBOEK voortaan niet meer getoond. In de mutatieregel wordt voortaan vastgelegd of er over de omzet- of kostenboeking btw is geboekt. Financiële overzichten

5 Serie-overzichten Deze functie vervangt functie Afdrukken serie overzichten. Hiermee kunnen meerdere Serie-overzichten worden voorgedefinieerd. Winst & Verlies overzicht Deze functie is hernoemd van Exploitatieoverzicht naar Winst & Verlies overzicht. In deze functie de vraag kostpl. uitsplitsen opgenomen (J/N), indien deze vraag met Ja wordt beantwoordt wordt er een extra vraag gesteld van t/m kostenplaats. Hiermee is de aparte functie voor Exploitatieoverzicht per kostenplaats S0443 vervallen. Grootboekoverzicht In dit overzicht zijn de volgende kolommen opgenomen: relatienummer/projectcode/subadministatie, factuurnummer/werksoort/kenmerk en de kolom OB%. Maatwerkoverzichten In deze functie zijn 2 extra vragen opgenomen namelijk, Vjp-selectie 0 = Vjp-posten worden getoond 1 = Vjp-posten worden niet getoond 2 = Alleen de Vjp-posten worden getoond Gbrek uitsplitsen J/N Hiermee kunnen de afzonderlijke grootboekrekeningen per regel worden uitgesplitst. Met de keuze J wordt overal waar getotaliseerd wordt per regel gedetailleerd weergegeven. Dit is handig als het maatwerkoverzicht getallen oplevert die u niet kunt plaatsen, en u de saldi van de gbrek's wilt zien. Om dat te bereiken moest u de instellingen aanpassen en daarna weer terugzetten. Winst & Verlies overzicht De functies Exploitatieoverz en Exploitatieoverz per kpl zijn samengevoegd. De kpl-vragen worden alleen gesteld als er kostenplaatsen gedefinieerd zijn. Formulieren Item-code Dit veld is vervallen. Inhoud Dit veld is gewijzigd en kan een of meerdere elementen bevatten, indien gewenst gescheiden door een ; (punt-komma). De elementen worden samengevoegd tot een tekst die wordt geplaatst op de ingegeven combinatie van regel- en kolomnummer. Elementen Afhankelijk van licentie Facturering, Projecten, of Voorraad wordt de vraag Soort formulier gesteld. Importeren rtf document Met deze nieuwe functie kan een bestand met een formulier lay-out in rtf-formaat worden ingelezen en worden omgezet naar het formaat van CASH. U maakt de lay-out (soort en grootte van het lettertype, tekst wel of niet vet, enz.) van het formulier met Word en bewaart dit als rtf-bestand. Handmatige invoer is derhalve niet meer nodig.

6 Import en Export Instellen BTW-codes E-port Dit is een nieuwe functie tbv vastleggen en onderhouden van de btw codes voor het importeren van een E-port formaat. Hiermee kunnen BTW code 0 t/m Btw code 9 zoals deze in het branchepakket worden gehanteerd worden gecodeerd. Aanmaken Auditfile XML Deze functie is uitgebreid zodat ook de beginbalans van het betreffende boekjaar wordt weggeschreven. De rubriek 'leadcode' werd onjuist in de Auditfile opgenomen. Dit is nu verholpen. Aanmaken synchronisatie De afschrijvingsgegevens worden voortaan ook in het bestand meegenomen. Overzichten algemeen Overzicht rekeningschema In deze functie is in het overzicht de kolom subadm code opgenomen. Overzicht dagboekcodes In deze functie is in het overzicht de kolom Dagbk E-port opgenomen. Overzicht relatiestatistiek In deze functie wordt de vraag Van T/m boekperiode bepaald door het jaartal van de verslagperiode. Indien leeg wordt uitgegaan van de huidige boekperiode zoals ingesteld in de functie Instellen administratie gegevens. Debiteuren/Crediteuren overzichten Historisch Overzicht In deze functie wordt de vraag: Van T/m boekperiode bepaald door het jaartal van de verslagperiode. Overzicht openst. facturen (historie) In deze functie is de vraag Van boekperiode vervallen. De vraag T/m periode wordt nu default gevuld met de huidige periode en indien gevuld wordt de verslagperiode gebruikt. Periodieke boekingen Onderhoud periodieke boekingen Deze functie vervangt voor een beter overzicht de oude functie Onderhoud periodieke boekingen. Nu zijn per dagboek alle journaalposten gegroepeerd en in het scherm zichtbaar. Personeel Mobielnr Dit veld is toegevoegd voor het vermelden van het mobiele telefoonnummer (alleen cijfers). Tonen med.uit dienst Nieuwe parameter personeel, waarmee aangegeven kan worden, of medewerkers, die uit

7 dienst zijn (de datum uit dienst is dan ingevuld) al dan niet op de overzichten moeten worden getoond. Overzicht privé-gebruik (OB) Deze functie maakt op basis van het auto-gebruik een overzicht met de berekening van de af te dragen OB over het prive-gebruik in een bepaald jaar. Dit op basis van het jaartal, het bijtellingspercentage en het btw-percentage. Projecten Controle boekstuknr Het veld Controle boekstuknummer mag niet meer worden gewijzigd als er uren zijn geboekt. Eigenschappen In dit veld is een extra eigenschap X opgenomen waardoor tijdens de invoer van projectmutaties de tarieven van de medewerkers niet worden getoond. Overzicht onderh werk (mutaties) Bij de volgorde op Werksoort wordt nu ook per werksoortcode het saldo getoond. Relaties Deze functie vervangt de volgende functies : Onderhoud relaties Opvragen per relatie Onderhoud relaties (op relatienr CRM) Opvragen relatie (op zoeknaam CRM) Opvragen relatie (op relatienr CRM) Onderhoud factuurregels (Facturering) Factuurhistorie per relatie (Facturering) Onderhoud factuurregels (Facturering periodiek) Zoeknamen Het veld zoeknamen is uitgebreid tot 63 cijfers/letters en vervangt veld Zoeknaam en veld Zoeknaam. Het mag maximaal tien door spaties gescheiden zoeknamen bevatten van ieder maximaal 10 tekens lang, om de relatie terug te zoeken op (bijvoorbeeld) verkorte naam van het bedrijf of van de contactpersoon of de vorige naam van het bedrijf, of ieder door u gewenste afkorting of codering. Alle waarden worden middels een index gepresenteerd, met andere woorden de gebruikte zoeknamen komen allemaal op alfabetische volgorde door elkaar beschikbaar. Naam-2 Dit veld is toegevoegd. Hiermee kan een vervolgnaam van de relatie, of de naam van de afdeling worden opgeven. Land ISO Het veld is toegevoegd omdat op steeds meer plaatsen de ingave van de ISO-landcode verplicht wordt gesteld. Wij adviseren dan ook om de rubriek 'Landnaam' niet meer te gebruiken en in plaats daarvoor te kiezen voor de juiste landcode uit de ISO-tabel. Mobielnr Dit veld is toegevoegd. Hiermee kan een mobiel nummer van de relatie worden opgeven.

8 Verdeelsleutels Onderhoud verdeelsleutels Deze functie vervangt de functie Onderhoud periodieke boekingen. Per groep worden nu de journaalposten ingevoerd. Cash Setup De menustructuur van de SETUP is ook aan de nieuwe versie aangepast. De rubriek sneltoetsen in de functie Onderhoud gebruikersprofielen is gewijzigd in Favorieten. Deze rubriek wordt automatisch gevuld indien het icoon Toevoegen aan favorieten wordt gebruikt. In de gebruikersprofielen zijn de volgende eigenschappen toegevoegd: L Met deze eigenschap worden er letters voor de velden gezet, zodat door ingave van deze letter het veld actief wordt. M Met deze eigenschap wordt geen matrix op de overzichten afgedrukt. O Met deze eigenschap worden overzichten op de printer niet in kleur afgedrukt. E Met deze eigenschap worden er geen overzichten afgedrukt of geëxporteerd naar Exel of de browser U Er wordt voor deze gebruiker niet gecontroleerd of er updates aanwezig zijn. H Deze gebruiker mag vanuit financiële overzichten doorklikken en de betreffende boeking aanpassen.