Versie B01 d.d. 14 oktober Cash Webservices. CASH Algemeen

Transcriptie

1 Cash Webservices Deze dienst biedt u de mogelijkheid om uw CASH programma te laten communiceren met de buitenwereld of om diensten te gebruiken van derden die via internet worden aangeboden. Door deze unieke mogelijkheid van CASH, kan iedere gebruiker van CASHWin ook van de voordelen van online boekhouden gebruikmaken. Met een internetaansluiting en een Cash Webservices abonnement gaat deze wereld voor u open. In deze versie is toegevoegd: Nieuw: De volautomatische bankenkoppeling met de Rabobank! In deze CASH-versie is de bankenkoppeling met Rabobank klaar! Als u deze heeft ingesteld, zullen automatisch en direct als u uw administratie opent, uw Rabobank afschriften worden geboekt in uw CASH-bankboek. Dit scheelt u veel invoerwerk. Ook uw betaal- en incasso-opdrachten kunnen nadat deze in CASH zijn klaargezet, automatisch worden opgehaald en verwerkt door Rabobank. Als u van deze dienst gebruik wilt maken, kunt u zich hiervoor aanmelden door op onze website een Cash Webservices abonnement af te sluiten. Verder dient u via uw eigen Rabobank-kantoor een abonnement aan te vragen op Rabo Internetbankieren Professional voor ca. 1 euro per maand extra, tenzij u dat al heeft natuurlijk. Nieuw: Direct kredietrapportage van Risk Solutions! Om te weten of uw cliënt kredietwaardig is, kunt u de kredietrapportage direct opvragen vanuit uw relatiescherm door gebruik van het icoon. Eenmalig vult u hiervoor in 'Setup' de loginnaam en wachtwoord voor de koppeling met Risk Solutions in. CASH Algemeen Opmaak van schermen veel mooier! Nieuwe pictogrammen (iconen) De knoppen 'Bevestig' en 'Klaar' rechts onderaan in de schermen zijn vervangen door de gebruikelijke iconen. Functietoetsen F9 en F10 zijn nu ook als icoon te gebruiken. Ook de functietoetsen <F1> (help), <F2> (overzicht), <Shift-F1> (vervallen) en <Shift-F2> (toevoegen stamgegeven) hebben een icoon gekregen. De functietoetsen blijven echter ook allemaal werken via het toetsenbord. Bekijk alle nieuwe iconen met uitleg van de werking op de laatste pagina van dit document.

2 Kies uw eigen lettertype U kunt voor CASH de grootte van de letters kiezen en zelfs of u deze ook 'vet' wilt zien. De keuze 'middelgroot, niet vet' komt zoveel mogelijk overeen met de A-versie maar is afhankelijk van uw ingestelde resolutie. U kunt dit aanpassen onder 'Bewerken'. Kies uw eigen achtergrondkleur In deze versie is de kleur voor het lettertype en achtergrond veranderd naar rustiger. U kunt dit zelf per gebruiker anders instellen onder 'Setup' 'Onderhoud gebruikersprofielen' <F3 Kleur> en eventueel 'Achtergrond' en 'Achtergrond balk'. Indeling van schermen duidelijker De velden in de schermen zijn voortaan wit en de breedte van het scherm is beter gebruikt. Op PC's met en lage resolutie wordt een aantal schermen over het menu heen gezet. Door op 'menu' te klikken, komt dit weer terug. In een vervolgscherm, via een functietoets, staat in de bovenste balk de code van het opgevraagde stamgegeven. CASH Facturering Invoeren van facturen totaal vernieuwd! De wijze van facturering is in deze versie aanzienlijk veranderd! In één scherm kunnen alle te factureren zaken worden ingevoerd: artikelen, diensten en terugkerende facturen. Als u opnieuw een order benadert, worden de regels hernummerd met een interval, zodat u eenvoudig regels kunt tussenvoegen. Facturen maken is nu echt eenvoudig! Alle facturen invoeren in één scherm! De functies voor onderhoud van artikel- en tekstregels zijn gecombineerd tot één functie. Beschikt uw licentie over de mogelijkheid van periodieke facturen, dan kunnen die ook in dit scherm worden ingevoerd. Laat men in een regel de artikelcode leeg, dan kan een vrije tekst worden ingevoerd, eventueel gecombineerd met aantal, prijs etc.

3 Invoer van artikelen via uw scanner Als u werkt met een handscanner, leest dit apparaat de barcodes van de artikelen om in te voeren op uw factuur. Dat is makkelijk en snel. Deze codes, de zg. EAN-codes, bestaan uit maximaal 13 posities en kunnen daartoe worden vastgelegd bij het artikel. Ook de artikelcodering is uitgebreid naar 13 posities. Onder D0711 'Instellen factureringsparameters' vindt u onder de 'Eigenschappen' handige instellingen hiervoor zoals 'A' = automatisch invoer van aantal 1 en 'P' voor standaardprijs. Ook uw artikel-labels uit CASH U kunt uw artikel-labels voortaan uit CASH laten printen via <F5>. Ook kunt u ze direct afdrukken tijdens het maken van de inkoopboeking via <F8>, waarbij CASH hetzelfde aantal labels voorstelt als u geboekt heeft. U heeft slechts een simpele DYMO-printer nodig voor het printen van de labels. Stuurt u jaarlijks meer dan 1 miljoen facturen? Hiervoor heeft CASH een goede oplossing: het factuurnummer is alfanumeriek gemaakt. Dus als u belandt bent bij factuurnummer kan de volgende factuur met A00001 worden genummerd en kunt u door tot Z99999, maar dan bent u wel een paar miljoen verder! Als u deze nummering gaat gebruiken, wordt bij de administratie parameters automatisch eigenschap 'F' ingevuld, die het ook mogelijk maakt om in het dagboek deze alfanumerieke nummers te gebruiken. NIEUW: CASH Compact Handel Een volledige voorraadadministratie voor een geringe prijs! Voor de voorraadadministratie van winkels of ordergerichte bedrijven, biedt CASH Compact Handel uitkomst. Volledig geïntegreerd met CASH Financieel of CASH Compact. Met functionaliteiten voor: Verkoopadministratie: Verkooporders en Balieverkoop Inkoopadministratie: Inkooporders en Inkoopfacturen Voorraadbeheer Historische overzichten

4 CASH Financieel Inlezen UBL/XML-facturen met meerdere OB-bedragen ook eenvoudig Een UBL-inkoopfactuur met meerdere OB-percentages splitst u eenvoudig over meerdere boekregels. Op uw Dashboard kunt u meer zien dan u denkt Vanwege uw privacy hebben wij in voorgaande versies standaard slechts één overzicht grafisch opgenomen in uw dashboard. Jammer, dat daardoor gedacht wordt, dat dit het enige overzicht is. Vandaar dat u nu automatisch ALLE grafische overzichten uit CASH op uw dashboard getoond krijgt, als u geen wachtwoorden heeft ingesteld. In alle andere gevallen geeft u zelf op in 'CASH Setup' welke overzichten u grafisch wilt zien. PS: grafische weergave uitsluitend als uw internet actief is. Geef uw mail met uw aanmaning een duidelijk onderwerp/subject mee Om te zorgen dat uw bericht met uw aanmaning de juiste aandacht krijgt van de ontvanger, kunt u in de debiteuren parameters onder de functie 'tekst & taal' het 'onderwerp' invullen. Heeft u dat gedaan, dan zal deze vraag niet meer worden gesteld tijdens het aanmanen. Betalingsverkeer Bestanden van Triodosbank kunnen ook worden ingelezen Het formaat MT940 is toegevoegd, zodat u de afschriften van bovenstaande bank kunt inlezen. Extra controle inlezen via bankenkoppeling Mocht het voorkomen, dat het beginsaldo van de bank niet overeenkomt met het saldo van de automatische tegenrekening van uw dagboek Bank in CASH, dan maakt CASH automatisch een correctie boeking ter grootte van het verschil. U controleert dan zelf en corrigeert daar waar het nodig is, waardoor u het saldo weer op orde brengt. Makkelijk overboeken van deposito Om makkelijk van en naar deposito over te boeken, is bij het 'instellen betalingskenmerken' speciaal een kolom 'dagboekcode' toegevoegd, voor mutaties binnen het dagboek van de betreffende regel.

5 Formulierlay-outs Een nieuwe rubriek om in één keer uw slottekst op te geven Uw slottekst op bijv. een factuur kunt u nu in één keer opgeven in deze nieuwe rubriek. Op één regel vult u uw tekst in met eventuele Elementcodes, gescheiden door het ';'-teken. (vb: ; FAKT; voor het factuurnummer). Deze slottekst komt op de regel ná het hoogste regelnummer, in de kolom zoals u die daarvoor heeft ingevuld. Lay-outs aanpassen gaat een stuk makkelijker Het scherm om per regel aan te passen is vervallen, omdat u nu direct in het overzicht via <F4> uw lay-out kunt aanpassen. Aan het eind van de regel kunt u een nieuw veld toevoegen en met <F4 Extra> kunt u via een subscherm van meer opties gebruik maken. Als u dit doet, is dat zichtbaar in het hoofdscherm doordat 'ja' is ingevuld in kolom <F4>. Regels kunnen worden tussengevoegd en uw formulier bekijkt u daar snel via <F6 Proef>. Uw eigen achtergrond kan op uw digitale én geprinte factuur In het veld 'Achtergrond gebruik' kiest u of u uw achtergrond alleen wilt gebruiken voor uw digitale facturen (als PDF), of ook op uw geprinte exemplaren. Kopregel factuur ook in vreemde taal mogelijk Aan de mogelijkheid voor een automatische kopregel uit de opgenomen namen uit de 'body' van de factuur via 'KOPREG', kan een taalcode worden toegevoegd om deze namen in die taal te tonen. CASH Projecten Op verzoek zijn twee handige mogelijkheden toegevoegd: In het 'onderhandenwerk' overzicht kiezen om per project naar een nieuw blad te gaan. Via 'Financieel' 'Instellingen' 'Instellen functie eigenschappen' 'S0936' + B. Geblokkeerde projecten niet tonen in drop-downscherm tijdens onderhoud mutaties. Via 'Financieel' 'Instellingen' 'Instellen functie eigenschappen' 'H0003' + B.

6 CASH CRM Op verzoek zijn meerdere selectiecriteria toegevoegd: Documenten vinden door selectie op Notitiesoort. Door in CRM ingevoerde documenten te voorzien van een notitiesoort. E-berichten verzenden door selectie van Trefwoord. Tijdens verzenden van E-berichten Trefwoord wijzigen in ander Trefwoord. Tijdens de selectie van de trefwoorden worden deze ook gewijzigd in het nieuwe woord Bepaalde contactpersonen uitsluiten van ingen. Door 'Onderhoud contactpersoon' ' s versturen' 'N' In combinatie met CASH Voorraad: Bij het overzicht van relaties en verzending van de mailing zijn extra selecties voor: Rayon, Klantgroep 1&2, Medewerker, Prijslijstcode. Selectie van contactpersonen in mergebestand via Eigenschap C' in CRM-parameters. Een controle melding is toegevoegd indien er tijdens een ing geen bestandsnaam is ingevuld. CASH Voorraad CASH Handel CASH Voorraad wordt: CASH Handel Alleen de naam is gewijzigd, verder merkt u niets van deze verandering. Deze verandering is echter nog niet in alle teksten, zoals op de website en in de helpteksten, doorgevoerd. Nieuw: Afleverlijst met transportinformatie Nieuw is een transportlijst van verkooporderregels met een overzicht per verzender. Het overzicht wordt gesorteerd op Verzendcode. Nieuw: Verkoop- en Inkoopstatistieken worden nu automatisch opgebouwd! Op het moment dat een factuur wordt verwerkt en in de historie wordt opgenomen, worden vanaf deze versie de statistiekgegevens direct opgebouwd.

7 Magazijn afkeur of retour Indien gewerkt wordt met een apart submagazijn voor afgekeurde artikelen, kan deze specifieke voorraad buiten de beschikbare voorraad worden gehouden. Op verzoek is verder nog verbeterd/aangepast: CASH Financieel Bij het en van documenten wordt uw gehele adres in de afzender gezet De laatste week van het jaar bij een 13-perioden administratie valt in het goede jaar Creditnota's kunnen in het WIF-dagboek worden geboekt Periodieke boekdatum levert juiste periode bij gebroken boekjaar Op de aanmaning worden IBAN nummer en contactpersoon (V127) afgedrukt Bij het grootboekoverzicht kan het aantal gewenste omschrijvingsregels worden opgegeven Op het overzicht 'resultaat per kwartaal' kan een afgesloten periode worden gekozen Tijdens het 'verplaatsen/kopiëren' van een boekstuk van uitgaande facturen, wordt het factuurnummer mee gewijzigd met het stuknummer Bij de formulieren zijn elementen voor RSIN/KvK en mobielnummer aanwezig UTF-8 ondersteuning bij export van bepaalde gegevens kan met de volgende opdrachtregel ''cashwin -fdemocash -x+101 bestandsnaam'' worden bereikt. CASH Facturering 'Overig btw-percentage' wordt getoond bij het artikel 'G-bedrag / percentage' wordt getoond op kopie factuur CASH CRM Een geblokkeerde medewerker wordt geweigerd in de rubrieken 'pers.code' en 'actie door' Bij een selectie op Notitiesoort, worden achterliggende documenten niet getoond Nieuwe contactpersonen worden automatisch genummerd

8 CASH Projecten Met Eigenschap B kan de historie per medewerker per eigen blad worden gevraagd Termijnfacturen worden geprint met inbegrip van de ingevulde linker marge De grootboekrekeningen van de werknemer worden bijgelezen tijdens de import van de projectmutaties. CASH Handel (Voorheen Voorraad) De voorraadlijst is uitgebreid met controle op ingevulde artikelgroepen bij de stamgegevens, wanneer deze opgevraagd is op artikelgroep. Het instellingen van volgnummers van het Verkoopordernummer voor koppelingen met een webshop is in deze versie mogelijk gemaakt. CASH Service & Onderhoud Bij het aanmaken van servicebonnen kan een service-status worden geselecteerd die op alle nieuwe bonnen wordt geplaatst.

9 Alle iconen en hun functie Toevoegen Vorige Verwijderen Volgende Print Screen Printen Brief samenvoegen Zoeken en Omhoog (Top van de pagina) PDF maken Opslaan (als.html) Speciale tekens Exporteren naar Excel Rekenmachine Openen in internetbrowser Kopiëren Nieuw in CASH Knippen Plakken Alles printen (alleen in CASHWeb) Website Uploaden (alleen in CASHWeb) Locatie - Google Maps Downloaden (alleen in CASHWeb) Routeplanner - Google Maps Skype Kredietinformatie Favorieten - toevoegen Favorieten - verwijderen Vorige Volgende Bevestigen Sluiten Bij meer pagina s: Eerste Laatste Historie Verder Vorige Help Overzicht in PDF Volgende

10 Werken met 2 CASH versies naast elkaar Voor sommige gebruikers, zoals accountants, is het vaak zo dat niet alle klanten meteen de nieuwste CASH versie installeren. Op het moment dat er een andere letter wordt gebruikt, bijvoorbeeld van A09 naar B01, zijn deze administraties niet meer uitwisselbaar. Als de accountant met de nieuwste versie werkt en de klant niet, dan kan de klant niet de administratie gebruiken die door de accountant is bijgewerkt en vervolgens retour is gestuurd. Dit zou betekenen dat de overstap bij de accountant en alle klanten in één keer zou moeten gebeuren. Omdat dit in de praktijk niet realistisch is, is het mogelijk om (tijdelijk) twee versies naast elkaar te gebruiken. Hieronder leest u hoe u dit kunt doen: Hernoem de huidige programmamap Start de Windows Verkenner op. (Klik met de rechter muisknop op de Startknop van Windows, linksonder in uw scherm, en klik op Windows Verkenner openen.) Blader naar de map waar uw CASH programma is geïnstalleerd. Klik met de linker muisknop op de mapnaam en kies voor Naam wijzigen. Noem de map vervolgens A09. Aandachtspunt: Let u er wel op, dat bij het maken van (automatische, externe) back ups van de cash map, ook de nieuwe map hierin wordt meegenomen. Maak een nieuwe snelkoppeling aan voor de A versie Op uw Bureaublad klikt u met de rechter muisknop en kies voor: Nieuw Snelkoppeling. Via Bladeren gaat u naar de net aangemaakte map en dubbelklikt u op 'CashWin.exe'. Vervolgens klikt u op Volgende, geeft u de nieuwe snelkoppeling een duidelijke naam en klikt u op Voltooien.

11 Installeer de update (versie CASHWin B01) Zorg dat CASH op alle werkplekken is afgesloten. Ga naar: en klik op de groene knop Nu downloaden onderaan de pagina. Geef vervolgens uw Gebruikersnaam en Wachtwoord in en druk op OK. Sla het bestand CashWinInstall.exe op op uw PC, bijvoorbeeld op het Bureaublad, of in Mijn documenten. Start Windows Verkenner op en zoek het zojuist opgeslagen 'CashWinInstall.exe' op. Dubbelklik op het icoontje. Bij 'Kies Setup taal' kiest u 'Nederlands' en klikt u op OK. De update wordt nu geïnstalleerd in de map die u heeft opgegeven. Start vervolgens deze nieuwe snelkoppeling op met uw gebruikerscode. Als CASH met een vraag komt of u wilt activeren, kiest u voor 'Via internet'. Na ingave van Gebruikersnaam, Wachtwoord en uw Naam, wordt meteen een nieuwe sleutel geactiveerd. Verplaats de bestanden die u met de nieuwe versie wilt bewerken Start Windows Verkenner en blader naar de map die u A09 heeft genoemd. Selecteer hier de bestanden die u voortaan in de B versie wilt bewerken. Kies voor Bewerken Knippen en blader naar de map met de actuele CASH versie. Kies hier voor Bewerken Plakken. Kopieer op dezelfde manier de Setup bestanden: cashuser.nd en cashuser.nx. (Gebruik in dit geval Bewerken Kopiëren in plaats van Knippen). Tenslotte Start de CASH Setup op in beide versies en ga naar Onderhoud Instellen Configuratie. Controleer bij de Back up map of de juiste map is ingesteld en corrigeer dit indien nodig. NB: Voorkom dat kopieën van de ene versie die van de andere versie overschrijven.