Spirituele zorg in de palliatieve fase Gemeenten Moerdijk, Drimmelen, Geertruidenberg

Transcriptie

1 Projectplan Documentbeheer Divisie/dienst Datum 10 november 2010 Projecteigenaar Annevillegroep Versie 2 Projectmanager Kitty van de Ven Status concept Samensteller document Kitty van de Ven Projectnummer 303/4623 Bestandsnaam Distributielijst Naam Projectrol Gewenste actie Eliane Thewessen Voorzitter op/aanmerkingen Nellie van der Made Lid projectgroep op/aanmerkingen Riet de Koning Lid projectgroep op/aanmerkingen Tineke van Dongen Lid projectgroep op/aanmerkingen Gemma Verlijsdonk Lid projectgroep op/aanmerkingen Heleen van der Hulst Lid projectgroep op/aanmerkingen Brigitte Engwegen Lid projectgroep op/aanmerkingen Datum Versie Wijzigingen 4 jan Spelling naam voorzitter 4 jan Blz. 1 en 2 omgedraaid 4 jan Toevoeging in overleg met de betreffende zorginstellingen aan 2.1 derde projectdoelstelling 4 jan Toevoeging Pr & marketing aan 3.1 deelresultaat 1 1c wordt 1a 4 jan Toevoeging Tussentijdse evaluatie projectplanning 2x p.j. aan hfd 3 4 jan Aanpassing projectorganisatie met werkgroepen en projectondersteuning. Naamswijziging werkgroep in projectgroep 4 jan Toegevoegd hfd. 6 Communicatieplan 5 jan Toegevoegd hfd. 5.2 Rolbeschrijving 5 jan Toegevoegd hfd 4 Begroting

2 Spirituele zorg in de palliatieve fase Gemeenten Moerdijk, Drimmelen, Geertruidenberg Onder spiritualiteit verstaan we het levensbeschouwelijk functioneren van de mens, waartoe ook vragen van zinervaring en zingeving gerekend worden. Het gaat bij spiritualiteit om alle mogelijke van godsdienstige tot alledaagse bronnen van inspiratie. Voor sommige mensen ligt het accent hierbij op het gevoelsleven (bijv. bidden, genieten van de natuur, literatuur, muziek, kunst) of activiteiten (mediteren, rituelen voltrekken of zich inzetten voor een goede zaak), anderen beleven het meer intellectueel (contemplatie, studie). Spiritualiteit heeft invloed op het hele bestaan, is dynamisch, en heeft meer te maken met de bron van een levenshouding dan met een af te bakenen levensgebied. Uit: Richtlijn Spirituele Zorg/definitieve versie d.d Agora werkgroep 2

3 Inhoud 1 PROJECTACHTERGROND PROJECTDEFINITIE Projectdoelstelling Bereik Tabel bevolkingsopbouw per gemeenten op 1 jan 2010 (Bron CBS) Tabel bevolkingsopbouw Gemeente Moerdijk op 1 jan Tabel bevolkingsopbouw Gemeente Drimmelen op 1 jan Tabel bevolkingsopbouw Gemeente Geertruidenberg op 1 jan Tabel doodsoorzaken per gemeenten in Resultaten Uitsluitingen Beperkingen in tijd en geld Relaties met andere projecten/activiteiten Aannames PROJECTPLANNING Deelresultaten en activiteiten Planningsschema uitvoeringsfase deelresultaten BEGROTING PROJECTORGANISATIE Organisatiestructuur Rolbeschrijving COMMUNICATIEPLAN

4 1 PROJECTACHTERGROND Volgens de definitie van de Wereldgezondheidsorganisatie beantwoordt palliatieve zorg aan de fysieke psychologische, sociale en spirituele behoeften. Problemen op het gebied van spiritualiteit worden echter vaak niet besproken of niet herkend door gebrek aan kennis bij zowel zorgverleners en zorgvragers over wat spiritualiteit is en het wat belang hiervan kan zijn in de laatste levensfase. In december 2007 is in de Anneville regio 1, op initiatief van het Netwerk palliatieve Zorg Stadsgewest Breda, een werkgroep opgericht om meer aandacht te vragen voor de spirituele dimensie van palliatieve zorg in de regio. De werkgroep volgt hierbij de Richtlijn spirituele zorg en levensvragen i.o. 2 Bij spiritualiteit gaat het om de vraag wie ben ik ten diepste? Het gaat om levens- en zingevingvragen. Het brengt ons bij de kern van wie we echt zijn en wie we aan het worden zijn. Spiritualiteit is niet alleen voor mensen die een bepaalde religie aanhangen, spiritualiteit zit in ieder mens In maart 2009 heeft de werkgroep het symposium zin in het einde georganiseerd, met als doel deskundigheidsbevordering en bewustwording te creëren voor deze dimensie van zorg aan patiënten en naasten in de laatste levensfase. Het aantal deelnemers oversteeg de verwachting. 3 Uit de evaluatie is gebleken dat er veel draagvlak is om het onderwerp in de regio aandacht te geven vooral deskundigheidsbevordering en een aanbod aan geestelijke zorg in de eerste lijn. Ook landelijke ontwikkelingen wijzen in die richting. Besloten is zich vooralsnog te richten op de realisering van extramurale spirituele zorg in een pilotgebied van de Anneville regio, namelijk de gemeenten Moerdijk, Drimmelen en Geertruidenberg. Bij de ontwikkeling van een dergelijk aanbod is inherent aandacht voor deskundigheidsbevordering. 2 PROJECTDEFINITIE 2.1 Projectdoelstelling Aan het einde van de projectperiode krijgt iedere patiënt in de palliatieve fase die in de thuissituatie 4 verblijft in de gemeenten Moerdijk, Drimmelen en Geertruidenberg, naargelang behoefte en ongeacht de woonsituatie, structureel spirituele zorg aangeboden waarbij aandacht is voor de naasten. Aan het einde van de projectperiode is er een structureel aanbod spirituele zorg ingericht met professionele geestelijk verzorgers voor de gemeenten Moerdijk, Drimmelen, Geertruidenberg Aan het einde van de projectperiode hebben verzorgende en verpleegkundigen in de thuiszorg, VPTZ vrijwilligers en huisartsen in de gemeenten Moerdijk, Drimmelen en Geertuidenberg, de vaardigheden om de spirituele vraag van patiënten (en hun naasten) in de palliatieve fase te herkennen, spirituele zorg te bieden en te weten wanneer verwijzing naar het professionele aanbod gewenst is of telefonisch geconsulteerd moet worden. In overleg met de betreffende zorginstellingen 2.2 Bereik Patiënten in de palliatieve fase (en directe naasten) in de thuissitiatie in de gemeenten Moerdijk, Drimmelen en Geertruidenberg Tabel bevolkingsopbouw per gemeenten op 1 jan 2010 (Bron CBS) Gemeenten Totaal en inwon. ouder Moerdijk Drimmelen Geertr. berg % 23% 9,5% 12,5% 17% 15% 13% 7% 3,5% 1 Regio s: Breda eo; Moerdijk/Drimmelen; Etten Leur/Zundert; Oosterhout/Geertruidenberg; Land van Heusden en Altena; 2 Richtlijn spirituele zorg en levensvragen versie definitief Landelijke werkgroep Ethiek en spiritualiteit (Agora) 3 Ruim 130 deelnemers: artsen, vrijwilligers, managers/coördinatoren, verpleegkundigen, verzorgenden, geestelijk verzorgers/pastores, psychotherapeuten, activiteitenbegeleiders. Zo n 50 mensen moesten we helaas teleurstellen en konden niet worden toegelaten vanwege een maximale zaalcapaciteit van 130 deelnemers. 4 Onder thuissituatie wordt ook de verplaatste thuissituatie verstaan zoals verzorgingshuis, aanleunwoningen en aanverwante woonomgevingen waar geen geestelijke zorg door een intramurale instelling zoals een verpleeghuis wordt geboden 5 % afgerond op halve eenheden, waardoor het totaal niet exact 100% 4

5 2.4.2 Tabel bevolkingsopbouw Gemeente Moerdijk op 1 jan 2010 Totaal inwon en ouder Tot.autochtoon Tot.allochtoon Niet-west. Allocht Totaal Bron CBS Tabel bevolkingsopbouw Gemeente Drimmelen op 1 jan 2010 Totaal inwon en ouder Tot.autochtoon Tot.allochtoon Niet-west. Allocht Totaal Bron CBS Tabel bevolkingsopbouw Gemeente Geertruidenberg op 1 jan 2010 Totaal inwon en ouder Tot.autochtoon Tot.allochtoon Niet-west. Allocht Totaal Bron CBS Tabel doodsoorzaken per gemeenten in 2009 Gemeenten Totaal inwoners Tot. doods oorzaken Kanker Hart en vaat Ademh. stelsel Niet ziekte Overigen Geertr. berg Moerdijk Drimmelen ,9% 100% 31% 29% 12% 3,5% 25% Bron CBS 2.3 Resultaten 1 Steunpunt spirituele zorg in de gemeenten Moerdijk, Drimmelen en Geertruidenberg ingericht met een x 10 aantal FTE s geestelijk zorg verdeeld over een x aantal professionele geestelijk verzorgers van diverse gezindten. 11 Het aanbod van het steunpunt bestaat uit: Telefonisch consultatie/helpdesk voor eerstelijns zorgverleners, mantelzorgers en patiënten Consultatie aan huis Intervisie zorgverleners Ten behoeve van de continuïteit van het aanbod na de projectfase is het steunpunt ondergebracht bij minimaal één van de instellingen in de regio of in een nieuw te vormen rechtspersoon. Deze draagt zorg voor de borging na de projectfase. 2 Basisscholing voor verzorgende, verpleegkundigen, VPTZ vrijwilligers/coördinatoren en huisartsen in de betreffende gemeenten 3 Folder en website (of pagina op een bestaande site) waarin het aanbod staat vermeld. 4 Sociale kaart levensbeschouwelijke/religieuze stromingen en geestelijke ondersteuning in de betreffende gemeenten. 6 Allochtoon met als herkomstgroepering een van de landen in Afrika, Latijns-Amerika en Azië (exclusief Indonesië en Japan) of Turkije 7 Idem 8 Idem 9 % afgerond op halve eenheden, waardoor het totaal niet exact 100% 10 Het aantal FTE s moet worden vastgesteld a.h.v. nog nader te bepalen criteria 11 Gezien het gering aantal niet-westerse allochtonen in de gemeenten is er geen noodzaak voor een geestelijk verzorger van Islamitische signatuur. 5

6 5 Structurele financiële middelen ter continuering van het aanbod na de projectfase. 6 Meetresultaten consultatie in het eerste 7 Projectplan implementatie van een gelijksoortig steunpunt in de andere netwerkregio s/gemeenten van de Annevillegroep 2.4 Uitsluitingen Patiënten en hun directe naasten die in een verpleeghuis of ziekenhuis verblijven. 2.5 Beperkingen in tijd en geld Beperking in tijd Het project heeft een doorlooptijd van 2, tot uiterlijk 1 september Binnen dit tijdsbestek worden benoemde resultaten gerealiseerd. De personele inzet daarbij is al volgt geschat: Projectleider 6 uur per week; voorzitter 4 uur per maand; projectgroep 4 uur per zes weken; klankbordgroep 4 uur per 3 maanden Financiële beperkingen Voor dit project is geen subsidie. Het projectleiderschap is onderdeel van de beschikbare uren netwerkcoördinatie van het programma palliatieve zorg Annevillegroep. Voor onderzoek kan een stagiaire worden aangetrokken. Voor de kosten van de folder, website/pagina, inrichting van het steunpunt, scholing en vergoeding inzet geestelijk verzorgers, scholing zorgverleners, moet elders financiering worden gevonden (Gemeenten/WMO, innovatiegelden, subsidies ed.) De leden van de aangesloten organisaties van het project staan garant staan voor de niet subsidiabele kosten van het project zoals tijdsinvestering en reiskosten van projectleden. 2.7 Relaties met andere projecten/activiteiten Landelijk zijn er voorbeelden van een dergelijke dienstverlening. Er zal intensief contact worden gelegd met bestaande of in ontwikkeling zijnde aanbod als leermoment of (gedeeltelijke) samenwerking. 2.8 Aannames Het te ontwikkelen aanbod wordt fysiek ondergebracht bij een al bestaande organisatie, zodat er geen kosten zijn voor bouw, huur en beheer. 6

7 3 PROJECTPLANNING Het project start daadwerkelijk op 1 juni 2010 en heeft een looptijd van maximaal 2,5 t/m 31 december Het aanbod is tenminste in het laatste project volledig beschikbaar om het gebruik te kunnen meten. 1 juni 2010 t/m juni 2011: voorbereidingsfase 0 (incl. fondswerving t.b.v. projectfinanciering) 15 nov nov. 2011: uitvoeringsfase deelresultaten 1, 2, 3, 4 en 5 15 nov dec. 2012: steunpunt is operationeel; uitvoering deelresultaten 2, 5, 6, 7 Tussentijdse evaluatie projectplanning 2 x per 3.1 Deelresultaten en activiteiten Deelresultaten Deelactiviteiten 0 Voorbereidingsfase Draagvlak creëren Projectorganisatie inrichten Projectvoorstel, Projectplan 1 Steunpunt spirituele zorg in de gemeenten Moerdijk, Drimmelen en Geertruidenberg is ingericht en ondergebracht bij een rechtspersoon die zorg draagt voor de borging na de projectfase. Het aanbod van het steunpunt bestaat uit: Telefonisch consultatie/helpdesk voor eerstelijn zorgverleners, mantelzorgers en patiënten Consultatie aan huis Intervisie zorgverleners Pr & marketing Fondswerving project 1a. Zorgaanbod: Helpdesk; Consultatie aan huis; Intervisie Aanbod vaststellen Aanbod uitwerken Begroting structurele kosten 1b. Personele invulling deel 1 Vaststellen van criteria ter bepaling van het aantal fte s geestelijke zorg. Vaststellen van het aantal fte s geestelijke zorg met groeimodel Vaststellen aantal en signatuur geestelijk verzorgers Functieomschrijving met FWG Taakbeschrijving Begroting salariskosten per Begroting overige personeelskosten per (reiskosten, telefonie, scholing, bureaukosten) Opstellen van een pro-deo overeenkomst (wel onkostenvergoeding geen salaris), indien er (nog) geen salarisbudget beschikbaar is. 1c. Personele invulling deel 2 Sollicitatieprocedure geestelijk verzorgers Scholing geestelijk verzorgers 1d. Organisatievorm steunpunt Bepalen of eigen rechtspersoon of onderbrengen bij een bestaande instelling Indien eigen rechtspersoon: rechtsvorm vaststellen; bestuurlijke inrichting; statuten/kvk Indien ondergebracht: afspraken en verantwoordelijkheden vastleggen 1e. Steunpunt operationeel Vaststellen startdatum Organiseren van een officiële opening 7

8 Deelresultaten 2 Verzorgende, verpleegkundigen, VPTZ vrijwilligers/coördinatoren en huisartsen in de betreffende gemeenten hebben een basisscholing spirituele zorg gevolgd 3 Folder en website zijn gerealiseerd 4 Sociale kaart levensbeschouwelijke/religieuze stromingen en geestelijke ondersteuning in de betreffende gemeenten is gerealiseerd 5 Er zijn structurele financiële middelen ter continuering van het aanbod na de projectfase. Deelactiviteiten 2a. Doelgroep scholing Vaststellen van de doelgroep die geschoold moet worden Vaststellen van de betreffende zorgorganisaties en het aantal te scholen zorgverleners in de betreffende gemeenten Draagvlak creëren bij zorgorganisaties/zorgverleners 2b. Ontwikkelen basisscholing Vaststellen doelstelling basisscholing Vaststellen van een basisscholing (bestaand of nog te ontwikkelen) per doelgroep of per organisatie Uitvoeringsplan basisscholing per doelgroep of per organisatie binnen de projectfase Begroting basisscholing projectfase 2c. Uitvoering basisscholing Uitvoering van de scholing volgens plan 2d. Structureel scholingsplan Opstellen regulier scholingsplan basisscholing Begroting structurele scholingskosten 3a. Folder Vaststellen doel van de folder Uitgifteplan Realisatie folder (tekst, vorm etc.) 3b. Website Vaststellen doel van de website Keuze maken nieuwe website of pagina op bestaande website Realisatie website of pagina 4a. Sociale kaart Vaststellen doel sociale kaart (verwijsfunctie) Realisatie sociale kaart 5a. Kostenoverzicht Opstellen overzicht structurele kosten per o.a. aan de hand van overzichten uit 1a, 1c, 2d 5b. Werving Landelijke ontwikkelingen volgen Netwerken en draagvlak creëren bij reguliere geldstromen (oa. WMO, zorgverzekeraars, AWBZ) regionaal en landelijk Netwerken en draagvlak creëren bij fondsen, regionaal en landelijk 8

9 Deelresultaten 6 Resultaten consultatie in het eerste zijn gemeten 7 Er is projectplan geschreven voor de implementatie van een gelijksoortig steunpunt of uitbreiding van het bestaande steunpunt in de andere netwerkregio s/gemeenten van de Annevillegroep 6a 7a Deelactiviteiten Meten Aantrekken student hogeschool Vaststellen doel van de meting en meetinstrument Meten van resultaten steunpunt: consultatie aan huis en telefonische consultatie Meten van resultaten basisscholing: verlenen van of verwijzen naar spirituele zorg door geschoolde doelgroepen Verslag meetresultaten Projectplan Schrijven projectplan Aanbieden van het plan aan betrokkenen in de andere netwerkregio s/gemeenten van de Annevillegroep 3.2 Planningsschema uitvoeringsfase deelresultaten Code Deelresultaat Doorlooptijd (weeknummers) Aantal weken 1a Zorgaanbod: Helpdesk; Consultatie 2 t/m 22, weken aan huis; Intervisie 1b Personele invulling deel 1 46, 2010 t/m 22, weken 1c Personele invulling deel 2 22 t/m 44, weken 1d Organisatievorm steunpunt 46, 2010 t/m 22, weken 1 e Steunpunt operationeel 37 t/m 45, weken Sub 1 46, 2010 t/m 45, weken 2a Doelgroep scholing 46, 2010 t/m 26, weken 2b Ontwikkelen basisscholing 2 t/m 26, weken 2c Uitvoering basisscholing 27, 2011 t/m 50, weken 2d Structureel scholingsplan 2, 2012 t/m 10, weken Sub 2 46, 2010 t/m 50, weken 3a Folder 22 t/m 45, weken 3b Website 22 t/m 45, 2011 idem 4a Sociale kaart 22 t/m 45, 2011 idem Sub 3, 4 22 t/m 45, weken 5a Kostenoverzicht 46, 2011 t/m 11, weken 5b Werving 2, 2011 t/m 50, weken Sub 5 2, 2011 t/m 50, weken 6a Meten 6, 2012 t/m 50, weken 7a projectplan 37, 2012 t/m 50, weken Sub 6, 7 6, 2012 t/m 50, weken Totaal 46, 2010 t/m 50, weken Mijlpaal 9

10 4 BEGROTING

11 5 PROJECTORGANISATIE 5.1 Organisatiestructuur Projecteigenaar Voorzitter Projectleider projectgroep Klankbordgroep Werkgroep scholing Werkgroep ondersteuningspunt Functie Naam Projecteigenaar Stuurgroep Netwerk Palliatieve Zorg Stadsgewest Breda Voorzitter Eliane Thewessen, arts en lid RvB, De Riethorst Stromenland Projectleider Kitty van de Ven, programmamanager palliatieve zorg, Annevillegroep Projectondersteuning Hetty de Kleijn, managementassistente palliatieve zorg, Annevillegroep projectgroep Riet de Koning, geestelijk verzorger, De Riethorst/Stromenland Gemma Verlijsdonk, geestelijk verzorger, Surplus Zorg Sancta Maria Heleen van der Hulst, teammanager thuiszorg, Thebe Tineke van Dongen, maatschappelijk werk, Trema Brigitte Engwegen, trainer/coach, Sensoor/Praktijk ademcoaching Nellie van der Made, geestelijk verzorger, De Wijngaerd Werkgroep scholing Brigitte Engwegen, Nellie van der Made, Antonie Zopfi, heleen van der Hulst Werkgroep ondersteuningspunt Eliane Thewessen, Riet de Koning, Gemma Verlijsdonk, Tineke van Dongen Klankbordgroep Werkgroepleden, projectleider en overige deelnemers draagvlakbijeenkomst van juni Rolbeschrijving Projecteigenaar De projecteigenaar treedt op als de opdrachtgever van dit project en is derhalve eindverantwoordelijke voor dit project. Projectgroep De projectgroep is verantwoordelijk voor het verloop van project. De leden beslissen over de voortgang en stellen (namens de projecteigenaar) middelen ter beschikking voor het project. De projectgroep komt 1 maal per 2 maanden bij elkaar, wanneer er relevante zaken te beslissen zijn. Eventueel kan de projectgroep bij elkaar worden geroepen als problemen zich voordoen waarover beslissingen moeten worden genomen.

12 De projectgroep is de contactpersoon naar buiten en verantwoordelijk voor elke publicatie of andere verspreiding van informatie over het project. Deze taak wordt deels gedelegeerd aan de projectleider. Taken: Goedkeuren en zonodig bijsturen van het projectplan Algemene leiding en sturing aan het project Zorgen dat het project binnen zijn afgesproken kaders blijft Beoordelen van de afgeronde fasen en de goedkeuring geven voor de volgende fase Goedkeuren van alle belangrijke plannen en autoriseren van alle belangrijke afwijkingen van de afgesproken fasen van het project. - Goedkeuren van het project afsluitdocument - Verzekeren dat alle opgeleverde producten voldoen aan de wensen - Beslissen over de aanbevelingen voor vervolgacties en het overdragen hiervan aan de betreffende organisatie - Ontbinden van het project Werkgroepen De beide werkgroepen vertegenwoordigen de twee belangrijkste deelresultaten van het project. De werkgroepen zijn verantwoordelijk voor de realisering van de genoemde deelaspecten. De werkgroepen worden ondersteund door de projectleider en de projectondersteuner. Het fiat van de voorzitter is vereist voor zover e.e.a budgettaire consequenties heeft. Belangrijk is dat voor beide resultaten voldoende draagvlak bestaat bij zoveel mogelijk instellingen in de pilot gemeenten. Van de werkgroepen wordt gevraagd dit te realiseren. De werkgroepen komen 1 maal per maand bij elkaar en koppelen de bevindingen terug in de projectgroep. Voorzitter De voorzitter geeft algemene sturing aan het project. Zij geeft leiding aan de werkgroepen en zit de vergadering van de projectgroep voor. De voorzitter heeft een belangrijke rol in het realiseren van een borgingsstructuur. Projectleider De projectleider is verantwoordelijk voor de dagelijkse gang van zaken in het project binnen de afgesproken grenzen. De projectleider neemt leiding in het realiseren van de deelresultaten die niet door de werkgroepen vertegenwoordigd worden. De projectleider legt verantwoording af aan de projectgroep en onderhoudt contact met de voorzitter en de projecteigenaar. Zij signaleert wanneer projectgroepvergaderingen nodig zijn en bereidt deze samen met de voorzitter van de projectgroep voor. De projectleider geeft ondersteuning aan de beide werkgroepen. De projectleider krijgt ondersteuning van een managementassistente van het Netwerk palliatieve Zorg Stadsgewest Breda. Projectondersteuning De projectleider krijgt secretariële ondersteuning van een managementassistente. Zij verzorgt de planning, voorbereiding en verslaglegging van projectgroepvergaderingen en verzorgt de correspondentie vanuit de projectleider naar de projectgroep en de werkgroepen. Daarnaast verzorgt zij de communicatie naar diverse doelgroepen. De managementassistente wordt aangestuurd door de projectleider. 12

13 6 COMMUNICATIEPLAN Doelgroepen Communicatie over het project Projectplan Verslagen werkgroep verslag en subwerkgroepen Notities mbt inhoud resultaten Werkgroep project x x x x x x x Klankbordgroep x x x Stuurgroep Netwerk palliatieve Zorg Stadsgewest Breda x x x x Subnetwerken palliatieve zorg x Abonnees nieuwsbrief x Huisartsen in de gemeenten Geertruidenberg, Moerdijk, Drimmelen x x Overige zorgorganisaties in de gemeenten Geertruidenberg, Moerdijk, x x Drimmelen Zorgkantoor x x Gemeenten Geertruidenberg, Moerdijk, Drimmelen x x Subsidiënten x x x x Nieuwsbrief Voortgangsverslagen Eindverantwoording 13