Projectvoorstel regionaal project Eten en drinken

Transcriptie

1 Projectvoorstel regionaal project Eten en drinken Documentbeheer Datum 28 februari 2006 Projecteigenaar H.Weggen Versie 3 Projectmanager Vacature (tot 1/9/06 Marike van Merrienboer) Status definitief Projectnummer A5 Distributielijst Projecteigenaar Projectmanager Projectstuurgroep coördinatiegroep Bestandsnaam Projectvoorstel Eten en drinken Projectteams Huisarts (Diëtist thuiszorg) Projectstuurgroep H. Weggen, coördinatiegroep, projecteigenaar I. Keusters, hoofd diëtetiek Amphia Ziekenhuis Diëtist verpleeghuis Diëtist ziekenhuis Wijkverpleegkundige Vacature, Huisarts Vacature, verpleeghuisarts B. Rubbens, manager thuiszorgservices Mark en Maas Verzorgende verpleeg/verzorgingshuis Verpleegkundige ziekenhuis Logopedist projectmanager M. van Merriënboer Medisch specialist Ergotherapeut Praktijkondersteuner huisarts Regionaal project eten en drinken 1 Auteur: I.Verkuylen RINCE2 Project Initiation Document

2 Regionaal project eten en drinken versie 3 Status: definitief Wijzigingsbeheer Datum Versie Wijzigingen Overleg met projecteigenaar Overleg met V en V-sector Bespreking in stuurgroep

3 1 PROJECTACHTERGROND ACHTERGROND PROJECTDEFINITIE PROJECTDOELSTELLINGEN BEREIK RESULTATEN UITSLUITINGEN BEPERKINGEN M.B.T. TIJD EN GELD RELATIES MET ANDERE PROJECTEN/AKTIVITEITEN BUSINESS CASE OUTLINE BUSINESS CASE KWALITEITSVERWACHTINGEN KLANT EN ACCEPTATIECRITERIA KWALITEITSVERWACHTINGEN ACCEPTATIECRITERIA ORGANISATIESTRUCTUUR AANPAK REEDS BEKENDE RISICO S...13 Regionaal project eten en drinken 3 Auteur: I.Verkuylen RINCE2 Project Initiation Document

4 Regionaal project eten en drinken versie 3 Status: definitief 1 Projectachtergrond 1.1 Achtergrond Ondervoeding van mensen met gezondheidsproblemen is inmiddels een landelijk erkend probleem. Uit onderzoek is gebleken dat 25-30% van patiënten/cliënten in ziekenhuis en verpleeghuis een slechte (vocht- en)voedingstoestand heeft 1. Dit leidt tot een verhoogde morbiditeit en mortaliteit. Meer specifiek leidt ondervoeding tot - verminderde lichamelijke functies - verzwakt maag-darm kanaal - verzwakte immuunfuncties - vertraagde wondgenezing - verhoogd risico op decubitus - verminderde groei en ontwikkeling bij kinderen - verminderd geestelijk functioneren en verminderde kwaliteit van leven - hogere kosten Uit onderzoek binnen het Amphia Ziekenhuis is gebleken dat veel patiënten die zich voor een poliklinische behandeling tot het ziekenhuis wendt, ondervoed zijn. Dat betekent dat bij een aanzienlijk aantal patiënten/cliënten het probleem van ondervoeding al bestaat wanneer zij in het ziekenhuis worden opgenomen. Risicopatiënten nemen het probleem vervolgens mee naar de volgende schakel in de keten (verpleeghuis, verzorgingshuis, revalidatiecentrum, thuiszorg) wanneer zij het ziekenhuis verlaten. Behalve de strikt medische kant heeft eten en drinken ook een psychosociale kant. Voor een behoorlijke groep mensen maakt eten en drinken een belangrijk deel uit van de kwaliteit van leven. Beslissingsbevoegdheid patiënt/cliënt, keuzemogelijkheden en ambiance zijn aspecten die daarbij een essentiële rol spelen. In een aantal situaties zal een niet optimale voedingstoestand geaccepteerd worden als dat past binnen het welzijn van de desbetreffende patiënt/cliënt. Bedacht moet worden dat de consequenties van een slechte voedingstoestand per setting kunnen verschillen. Ondervoeding kan leiden tot complicaties na een operatie; de gevolgen in de thuissituatie of in een verpleeghuis liggen meer in de sfeer van risico s (die door een patiënt/cliënt geaccepteerd kunnen worden). Een ketenaanpak zet het probleem ketenbreed op de agenda. Een ketenaanpak heeft voorts de volgende voordelen - uitwisselen van deskundigheid en ervaring - eenvormig en eenduidig beleid in de keten - kennis van ondervoedingproblematiek op een hoger niveau brengen Problemen bij het aanpakken van de problematiek van een slechte voedingstoestand zijn de volgende: - inzicht in het belang van optimale voeding ontbreekt bij o.a. vele artsen, verpleegkundigen/verzorgenden, patiënten/cliënten, mantelzorgers 1 Volgens de definitie van het LPZ-onderzoek 4 / 13

5 - de beslissingsbevoegdheid van patiënten/cliënten is van wezenlijke invloed op de mogelijkheden de voedingstoestand te verbeteren - in de thuissituatie kunnen financiële beperkingen een rol spelen bij de keuze voor (gezonde) voeding - er bestaat weinig inzicht in de gevolgen van een slechte voedingstoestand - er is niet overal draagvlak voor de betrokkenheid van diëtisten met hun specifieke kennis - er zijn vele disciplines betrokken bij de problematiek zoals: huisartsen, medisch specialisten, (wijk)verpleegkundigen, verzorgenden, medewerkers voedingsproductie, voedingsassistenten, diëtisten, logopedisten 5 / 13

6 Regionaal project eten en drinken versie 3 Status: definitief 2 Projectdefinitie 2.1 Projectdoelstellingen Aan het einde van dit project 1. schenkt elke zorgverlener van de deelnemende zorgaanbieders structureel aandacht aan de voedingstoestand van de patiënt/cliënt, hetgeen meetbaar is via diverse te ontwikkelen meetinstrumenten 2. is de prevalentie van ondervoeding in de regio in de diverse sectoren minimaal 5% gedaald. 3. wordt in de regio conform de landelijke best practice qua ambiance gehandeld Om dit te bereiken wordt een regionaal multidisciplinair voedingsbeleid ontwikkeld en een pakket met maatregelen ingevoerd waarmee de deelnemers aan dit project in staat zijn de voedingsproblematiek aan te pakken en te verminderen, waardoor met name de transfer van de problematiek naar een volgende schakel wordt verminderd. 2.2 Bereik Dit project heeft betrekking op de patiënten/cliënten van de volgende zorgaanbieders: - Amphia Ziekenhuis - Revalidatiecentrum Breda - Verpleeghuizen: - Avoord zorg en wonen - Oranjehaeve - Aeneas - De Volckaert - Thuiszorg: - Huispitaal - Thuiszorg Mark en Maasmond - Thuiszorg Breda - Stichting Bejaardenzorg Oosterhout 2.3 Resultaten De resultaten van dit project moeten zichtbaar zijn via de volgende producten: door de participerende instellingen gedragen eenduidige definitie van ondervoeding 6 / 13

7 een inventarisatie van de bestaande regelingen en processen t.a.v. (onder)voeding bij de deelnemende instellingen een inventarisatie van voorbeelden in andere regio s een inventarisatie van de huidige knelpunten bij de preventie en behandeling van ondervoeding, evenals een inventarisatie van de knelpunten in de overgang in de keten m.b.t. ondervoeding een netwerk van contactpersonen van alle deelnemers een door de participerende instellingen gedragen regionaal protocol voor de preventie en behandeling van ondervoeding, waarin afspraken staan over - screening - verwijzing naar de diëtist - beleid omtrent gezonde voeding, drink-, sonde- en parenterale voeding een stroomschema per sector over hoe om te gaan met de problematiek van een slechte voedingstoestand een door de participerende instellingen gedragen voorstel voor implementatie van dit regionale protocol met een ondersteuningsaanbod, onder meer in de vorm van een modelprocedure en modelwerkinstructies ten behoeve van individuele instellingen een voorstel voor het verbeteren van de overgangsmomenten in de zorgketen m.b.t. ondervoeding (waaronder de overdracht zelf) een voorstel voor het verbeteren van de ambiance rond eten en drinken diverse meetinstrumenten waaruit het aandacht schenken aan de voedingstoestand blijkt (doelstelling 1) nulmeting prevalentie ondervoeding in de regio, gespecificeerd per instelling, alsmede een regionaal programma voor metingen van de prevalentie van ondervoeding, aansluitend bij het Landelijk Prevalentie onderzoek Zorgproblemen regionale afspraken over de te hanteren meetinstrumenten en -methodes een voorstel over het al dan niet uitvoeren van incidentiemetingen, en voor zover van toepassing: een voorstel m.b.t. het uitvoeren van incidentiemetingen interpretatie van de meetresultaten, rapportage aan Anneville participanten en voorstellen tot wijziging van a) het meetprogramma en b) de preventie en behandeling van ondervoeding een voorstel tot aanpassing van de regionale standaard voor de prevalentie van ondervoeding (eventueel gedifferentieerd per sector) een voorstel voor een regionaal programma voor scholing van zorgverleners en voorlichting aan patiënten/cliënten en mantelzorgers over preventie, behandeling en afstemming in de zorgketen, inclusief een globale inhoud van dit programma communicatiemiddelen gericht op de Anneville-participanten (directies) en werkvloer, alsmede specifiek gericht op huisartsen communicatiemiddelen, gericht op patiënten/cliënten en mantelzorgers een voorstel voor borging van de ontwikkelde producten 7 / 13

8 Regionaal project eten en drinken versie 3 Status: definitief 2.4 Uitsluitingen De implementatie van de diverse resultaten van dit project bij de deelnemers is de verantwoordelijkheid van desbetreffende zorgaanbieder zelf De keuze van de voedingsproducten binnen de instelling is aan de zorgaanbieder zelf Dit project betreft niet de wilsbekwame patiënten/cliënten die bewust en vrijwillig weigeren mee te werken aan de verbetering van hun voedingstoestand. 2.5 Beperkingen m.b.t. tijd en geld Projectmanager: Secretariële ondersteuning: Leden projectstuurgroep: Leden projectteams: Projectbudget voor 2006: 0,3 fte gedurende 2 jaar 0,2 fte gedurende 2 jaar 4 uur per maand gedurende 2 jaar maximaal 4 uur per week gedurende 2 jaar 1000 (voor startbijeenkomst). Eventuele kosten voor de training Prince 2 projectmanagement voor de projectmanager komen voor rekening van het Amphia Ziekenhuis. De Golden Tulip keten zal worden benaderd voor sponsoring. Onderzocht zal worden in hoeverre Zorg voor Beter en de provincie Noord-Brabant voor een financiële bijdrage kunnen zorgen. De inzet van de leden van de projectstuurgroep en de projectteams (tijd, reiskosten, administratiekosten) komt voor rekening van de zorgaanbieder die deze leden afvaardigt. 2.6 Relaties met andere projecten/activiteiten - Project Preventie- en behandelingsbeleid ondervoeding Amphia Ziekenhuis - Landelijke LPZ-meting - Prestatie indicatoren Inspectie voor de Gezondheidszorg - overige projecten Annevillegroep, met name decubitus - Wie goed eet wordt sneller beter 8 / 13

9 3 Business Case 3.1 Outline Business Case De business case (zakelijke rechtvaardiging) van dit project is a. het waar mogelijk verbeteren van de voedingstoestand bij patiënten/cliënten van de deelnemende zorgaanbieders en het verbeteren van de kwaliteit van de zorg. Met andere woorden: het aantal gevallen dat er sprake is van ondervoeding neemt af en wanneer er al sprake is van ondervoeding is deze minder ernstig en verbetert de voedingstoestand sneller. b. Het verbeteren van de kwaliteit van leven vooral bij patiënten/cliënten in de thuissituatie die zorg behoeven dan wel langdurig in een intramurale setting verblijven Hiermee wordt niet alleen ingespeeld op landelijke ontwikkelingen op dit terrein, maar wordt ook beoogd een voorbeeldfunctie te vervullen. De baten van project (verhoging van de kwaliteit van leven en geestelijk functioneren alsmede een betere kwaliteit van zorg door vermindering van o.a. complicaties, decubitus, gebruik van voedingssupplementen) zijn groter dan de projectkosten. 9 / 13

10 Regionaal project eten en drinken versie 3 Status: definitief 4 Kwaliteitsverwachtingen klant en acceptatiecriteria 4.1 Kwaliteitsverwachtingen Het project wordt uitgevoerd volgens de Prince 2- methode voor projectmanagement. Er vindt communicatie over dit project plaats met relevante ketenpartners die niet als projectdeelnemer worden aangemerkt Binnen het project dient aandacht te zijn voor het bewegingsaspect De ontwikkeling van de producten van dit project passen binnen de vigerende kwaliteitsmanagementsystemen (NHG-standaard, HKZ enz) Europese ontwikkelingen worden in dit project meegenomen (Epuap-richtlijnen) 4.2 Acceptatiecriteria Alle besluiten worden genomen op basis van wetenschappelijke onderbouwing en/of evidence based handelen Alle producten worden zodanig opgeleverd dat ze binnen de lijn geïmplementeerd en daarna geborgd kunnen worden Alle activiteiten moeten lopen volgens de PDCA-cirkel waardoor controle en bijsturing kan plaatsvinden Per projectdoelstelling wordt SMART geformuleerde subdoelstellingen opgesteld Er is een breed gedragen enthousiasme bij de stuurgroepleden en de projectteams. Bij de vergaderingen is 75% van de deelnemers aanwezig. De leden van de stuurgroep en van de projectteams stellen hun collega s van de eigen instelling en die uit de andere instellingen van hun sector op de hoogte van de voortgang van het project. Indien een opgeleverd product extra kosten met zich meebrengt wordt dit in kaart gebracht. De deelnemers verbinden zich om zich actief en positief op te stellen om eventueel extra budget hiervoor vrij te maken. Alle personele gevolgen worden objectief in kaart gebracht. De deelnemers verbinden zich om zich actief en positief op te stellen om eventueel extra budget hiervoor vrij te maken. Bij alle producten wordt een communicatieplan en voorlichtingsmodule geschreven en uitgevoerd. Specifieke aandacht wordt besteed aan de communicatie met de huisartsen. Bij de diverse producten heeft advisering door relevante medisch specialisten plaatsgevonden. 10 / 13

11 5 Organisatiestructuur De Projectstuurgroep De projectstuurgroep is eindverantwoordelijk voor het project. De leden beslissen over de voortgang en stellen (namens de Annevillegroep) middelen ter beschikking voor de voortgang van het project. De projectstuurgroep komt op gezette tijden bij elkaar, wanneer er relevante zaken te beslissen zijn. Eventueel kan de projectstuurgroep bij elkaar worden geroepen als problemen zich voordoen waarover beslissingen moeten worden genomen of in het geval de business case gevaar loopt. De leden van de projectstuurgroep hebben mandaat voor het nemen van besluiten die betrekking hebben op de inhoud van het project. De projectmanager De projectmanager is verantwoordelijk voor het opleveren van de afgesproken producten, met de afgesproken kwaliteit, binnen de afgesproken tijd en voor het afgesproken bedrag. De projectmanager verzekert er zich van dat de opgeleverde producten de verwachte baten mogelijk kunnen maken en stuurt de dagelijkse gang van zaken binnen het project aan binnen de afgesproken grenzen. De projectmanager rapporteert de voortgang aan de projectstuurgroep. De projectmanager heeft ondersteuning van een management assistente. De projectteams De projectteams worden aangestuurd door de projectmanager. Deze kan die rol laten vervullen door een teamleider uit het projectteam. Het projectteam draagt zorg voor de projectuitvoering en het opleveren van de producten. Per cluster van producten wordt één projectteam in het leven geroepen: - voeding en protocol (resultaat 2, 3, 6, 7, 8, 10) - meten (resultaat 11, 12, 13, 14, 15, 16) - kennis en voorlichting (resultaat 17,18, 19) - overdracht (resultaat 9) Alle projectteams gezamenlijk zijn verantwoordelijk voor de oplevering van de resultaten 1,4,5 en / 13

12 Regionaal project eten en drinken versie 3 Status: definitief 6 Aanpak Goedkeuring conceptprojectvoorstel door coördinatiegroep Annevillegroep - Vaststelling functionarissen met wie projectvoorstel verder wordt uitgewerkt Februari 2006 Januari/februari 2006 Maart 2006 April 2006 Oktober 2006 Januari 2008 Opstelling definitief projectvoorstel incl. projectorganisatie Aantrekken projectmanager 1 e stuurgroepvergadering (16-2) Start projectmanager Completering projectstuurgroep Invulling projectteams Start project 1 e voortgangsrapportage Einde project 12 / 13

13 7 Reeds bekende risico s Zie risicologboek. Gebrek aan tijd zorgverleners voor deskundigheidsbevordering 13 / 13