Kwaliteitskompas Het kwaliteitssysteem van Archipel

Transcriptie

1 Kwaliteitskompas 1 Het kwaliteitssysteem van Archipel

2 2 Archipel Kompas als integraal kwaliteitssysteem 2019 In 2016 heeft Archipel samen met cliënten, mantelzorgers, cliëntenraden, vrijwilligers en medewerkers zelf een eigen kwaliteitsbeleid ontwikkeld op basis van de (de 3 V s) waarden van Archipel: Verantwoordelijkheid geven en delen Vakmanschap en betrouwbaarheid Vrij en ondernemend De eigen ontwikkeling was mogelijk door de verkregen ruimte vanuit Waardigheid en Trots, een programma voor de verbetering van de kwaliteit van de verpleeghuiszorg. Archipel geeft het kwaliteitsbeleid vorm en inhoud door het hanteren van een kompas, een cyclisch instrument waarbij het leren en verbeteren van de kwaliteit van zorg vooropstaat. Het kompas bestaat uit een aantal thema s, afgeleid van het kwaliteitskader verpleeghuiszorg 1 van de overheid. Het doel van het kwaliteitskader is drieledig: - een document wat cliënten en hun naasten mogen verwachten van verpleeghuiszorg - een opdracht voor zorgverleners en organisaties om samen de kwaliteit te verbeteren en het lerend vermogen te versterken - een kader voor extern toezicht en voor inkoop en contractering van de zorg. Waardigheid en trots op elke locatie, dat is waar Archipel voor gaat. Kompas tot aan 2019 Archipel geeft invulling aan het kwaliteitsbeleid door het kompas. Het kompas hanteert zes reisdoelen met elk een doorlooptijd van 3 maanden. Zodat na 2 jaar het eerste reisdoel weer terugkomt: Reisdoel1: Woon- en leefplezier: september 2016 tot december 2016 Reisdoel2: Voldoende en bekwame medewerkers: februari 2017 tot maart 2017 Reisdoel3: Mentaal welbevinden en zingeving: april 2017 tot juli 2017 Reisdoel4: Veiligheid: oktober 2017 tot december 2017 Reisdoel5: Lichamelijk welbevinden en gezondheid: maart 2018 tot mei 2018 Reisdoel6: Samenspel mantelzorgers en vrijwilligers: juni 2018 tot augustus 2018 Nieuwe cyclus Reisdoel 1: woon leefplezier: oktober 2018 tot december 2018 Voor aanvang van elk reisdoel wordt 360 graden feedback verzameld door anonieme vragen te stellen digitaal of op papier aan cliënten, mantelzorgers en vrijwilligers. Er worden steeds dezelfde vier vragen gesteld: - waar ben je trots op binnen je eigen afdeling als je kijkt naar reisdoel X? - met welke waardering (0-10) zou je het reisdoel binnen de afdeling beoordelen? - welke actie heb je ingezet om de waardering te verbeteren? - hoe waarschijnlijk is het dat je op basis van het reisdoel, de afdeling aanbeveelt aan derden? Het is dan aan een team om op basis van de feedback binnen een looptijd van twee maanden een verbeterplan te formuleren. Als het reisdoel volgens de cyclus dan weer aan de beurt is, wordt het verbeterplan geëvalueerd om vervolgens met een nieuw verbeterplan binnen het reisdoel te beginnen. 1 Kwaliteitskader Verpleeghuiszorg, samen leren en verbeteren, Zorginstituut Nederland

3 3 Evaluatie Kompas Er heeft een evaluatie van kompas plaatsgevonden. Daarin zijn punten genoemd die goed gaan en beter kunnen. Mede op basis van de evaluatie maar ook voortschrijdend inzicht, het landelijk kwaliteitskader en het vernieuwde programma van Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport thuis in het verpleeghuis 2, is kompas doorontwikkeld naar de variant Kompas 2019 Verpleeghuiszorg is uniek door de integrale aanpak van zorg, wonen, welzijn en behandeling. Je kunt deze aspecten ook niet los van elkaar zien. Archipel kiest bewust voor een integrale aanpak waarbij kompas geldend is voor elk zorgteam maar ook elk dagbestedingteam of facilitaire team. De dienst behandeling leveren gevraagd input voor de verbeterplannen van de zorgteams en hebben daarnaast hun eigen kwaliteitsvisitatie volgens de normen van de beroepsgroep. We geven de medewerkers de vrijheid en verantwoordelijkheid om binnen een reisdoel een kwaliteitsonderwerp op te pakken en te verbeteren. Permanent leren, verbeteren en innoveren zijn de hoekstenen onder het geleidelijk steeds beter worden van de verpleeghuiszorg binnen elk team en elke locatie. - reisdoelen Van zes naar drie inhoudelijke reisdoelen: - welbevinden met de uitgangspunten compassie, uniek zijn, autonomie en zorgdoelen; - woon- en leefplezier met de uitgangspunten zingeving, zinvolle dagbesteding, schoon en verzorgd lichaam plus verzorgde kleding, familieparticipatie en inzet vrijwilligers en wooncomfort; - basisveiligheid met de uitgangspunten medicatieveiligheid, decubituspreventie, gemotiveerd gebruik van vrijheidsbeperkende maatregelen en advance care planning. Bij elk reisdoel komen vier randvoorwaardelijke thema s terug die onderdeel kunnen zijn van het verbeterplan als ze niet op orde zijn: - samenspel met mantelzorgers en vrijwilligers - voldoende vakbekwame medewerkers - verantwoording & leiderschap - hulpbronnen & informatie 2 Thuis in het verpleeghuis, waardigheid en trots op elke locatie, programma kwaliteit verpleeghuiszorg, Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport

4 4 - meten van tevredenheid Vanaf 1 januari 2019 wordt de cliënt, mantelzorger en vrijwilliger voorafgaand aan de start van een reisdoel elektronisch aangeschreven voor een tevredenheidsmeting op een specifiek reisdoel. Hoe gaat dat dan? I-check, de vragenlijstmodule van infoland verstuurt een uitnodiging aan de beschikbare adressen van eerste contactpersonen binnen Qic. Ook wordt er een uitnodiging verstuurd aan de beschikbare adressen van de vrijwilligers uit het HR systeem. Cliënten die in staat zijn en hun feedback willen geven, kunnen via het teamaccount in i-check elektronisch een vragenlijst invullen. Waarschijnlijk heeft een cliënt hulp nodig bij het digitaal invullen. Dit zou kunnen met behulp van een medewerker of de inzet van een vrijwilliger. Na de invulperiode ontvangt een team een rapport van alle inkomende feedback op de nieuwe teampagina van archidoc. De aandachtsvelder kwaliteit van het team neemt de feedback door. Op basis van deze informatie en andere relevante informatie gaat de aandachtsvelder kwaliteit in gesprek met de overige teamleden / cliënten om een verbeterplan op te stellen. - opstellen verbeterplan Vanaf 2019 wordt mijnverbetermeter niet meer gebruikt voor kompas. Op de teampagina van Archidoc staat per reisdoel een invulformat waar de aandachtsvelder kwaliteit het verbeterplan kan invullen. Er komen bij elk verbeterplan 4 vragen terug: - Wat ga je veranderen? - Op welke wijze? - Wanneer? - En wie gaat dat doen Als het verbeterplan wordt opgeslagen dan is dit meteen inzichtelijk in de BI-tool van het team. Het is mogelijk dat een team digitale herinneringen krijgt bij het niet invullen van een verbeterplan binnen een tijdsperiode of aanvullende herinneringen als de datum / tijdsperiode bij de wanneer vraag in zicht / verstreken is. De herinneringen worden automatisch verstuurd aan de aandachtsvelder kwaliteit of diens vervanger. - kwaliteitscyclus Naast het werken aan drie reisdoelen, wil kompas 2019 nog nadrukkelijker het leren en verbeteren binnen een locatie motiveren. Daarvoor zijn een aantal mogelijkheden: - teams van een bepaalde locatie kunnen zelf de verbeterplannen van andere teams inzien op de archidoc locatiepagina - het uitvoeren van een kwaliteitsgesprek met een buurafdeling voorafgaand aan een reisdoel.

5 5 - kwaliteitsgesprekken Hoe krijg je ander inzicht of tips als je dat ophaalt bij de buurafdeling. Aan de hand van een vragenlijst dat ook vindbaar is op de teampagina van Archidoc gaat de aandachtsvelder kwaliteit of een andere collega van het team bij een andere afdeling kijken en in gesprek om te beoordelen wat goed gaat en wat beter kan voor een bepaald onderwerp in een bepaalde periode. Deze kwaliteitsgesprekken doen we volgens een indeling op locatieniveau en gebeuren driemaal per jaar in de maand voorafgaand aan een nieuw reisdoel. Voor 2019 gelden de volgende kwaliteitsgesprekken: - januari thema zorgleefplan - mei thema medicatie - september thema hygiëne Diegene die kwaliteitsgesprekken gaan uitvoeren worden voorafgaand door leden van de werkgroep kompas inhoudelijk over het onderwerp van het kwaliteitsgesprek geïnformeerd. Datgene wat de aandachtsvelder / collega waarneemt of hoort in een gesprek bij de buurafdeling wordt in de vragenlijst ingevuld op de eigen teampagina van Archidoc. Automatisch krijgt het buurteam op hun eigen teampagina van archidoc het verslag. Dit verslag kan de afdeling gebruiken bij het opstellen van een verbeterplan in het aansluitende kompas reisdoel. Jaarlijks wordt de inhoud van de kwaliteitsgesprekken afgestemd met de concernbrede commissies behorend bij kwaliteit & veiligheid. Het format / inhoud van de kwaliteitsgesprekken wordt vastgesteld door de werkgroep kompas en voorafgaand toegelicht bij de aandachtsvelder kwaliteit van de afdelingen.

6 6 Verantwoorden intern De zorgteams hebben allemaal de beschikking over een business intelligence tool. Hierin worden maandelijks resultaten zichtbaar. Vanaf 2019 vormt Kwaliteit & veiligheid ook een onderdeel van de BI-tool. Maandelijks ververst de BI-tool zijn cijfers. De teams kunnen dan zelf zien: - gemiddelde waardering en hoeveelheid reacties vanuit de 360 graden feedback - of ze een verbeterplan hebben ingediend voor een lopend reisdoel, - het aantal MIC meldingen per maand - het aantal klachten per maand De teams kunnen zich op deze manier ook verantwoorden over kwaliteit & veiligheid binnen het eigen team en aan de leidinggevende bestuurder. De raad van bestuur heeft ook toegang tot de BI tool op stichtingsniveau en wordt zo voorzien van recente en relevante cijfers over het kwaliteitssysteem kompas. Verantwoorden - extern Kwaliteitsplan / kwaliteitsverslag Jaarlijks vraagt het kwaliteitskader verpleeghuiszorg van elke verpleeghuisorganisatie een kwaliteitsplan en een verslag. Archipel heeft een dynamisch kwaliteitsplan dat wil zeggen dat er elke dag een inhoudelijke bijdrage voor het kwaliteitsverslag kan bijkomen. De opgestelde verbeterplannen van de teams bij de drie reisdoelen vormen de verbeterparagraaf van het kwaliteitsverslag. Zodra een team een verbeterplan registreert op de teampagina van Archidoc gaat er aan de achterkant meteen een koppeling werken die zorgt ervoor dat het verbeterplan zichtbaar is op de juiste plek op de website van Archipel waar het kwaliteitsverslag Kompas is opgenomen. De openstaande actiepunten komen bij een volgend reisdoel terug voor een team zodat er cyclisch gewerkt kan worden aan verbetering. Al deze verbeterplannen samen vormen het hart van de verbeterparagraaf van het kwaliteitsverslag. Naast de inhoudelijke kwaliteitsverbeteringen van de teams zorgt de werkgroep kompas voor vulling van het kwaliteitsverslag. De doelstellingen van de kaderbrief / jaarplan worden verwerkt in het kwaliteitsplan. Twee keer per jaar voorziet de werkgroep het kwaliteitsverslag van actuele cijfers die noodzakelijk zijn zoals omschrijving van de doelgroepen, cliënttypering maar ook de personeelssamenstelling.