Kwaliteit Verbetercyclus Waardigheid en trots. Monitorings- en verbeterinstrumentarium

Transcriptie

1 Kwaliteit Verbetercyclus Waardigheid en trots Monitorings- en verbeterinstrumentarium

2

3 Kwaliteitskader Verpleeghuiszorg Samen leren en verbeteren Dit kwaliteitskader legt nadruk op leren als basis voor kwaliteitsverbetering Verplichtingen: Continue werken aan verbeteren door zorgverleners Lerend vermogen zichtbaar maken Clientraadpleging Kwaliteitsplan met verbeterparagraaf per locatie Jaarlijks uitbrengen van een kwaliteitsverslag

4 Verbetermeting 360: cliëntervaringen en zelf-evaluatie KK Inhoud: Persoonsgerichte zorg Wonen en welzijn Veiligheid Leren en verbeteren Randvoorwaarden: Leiderschap, governance, management Personeelssamenstelling Gebruik van hulpbronnen Gebruik van informatie Netto Promotor Score (NPS)

5 Verbetermeting 360 voorbeeld vragenlijst

6 Verbeterdialoog Na Verbetermeting 360: Snelle terugkoppeling resultaten Verschillende niveaus: teams, bewoners/ familie, behandelaren, Bestuur/MT Daarna: Steeds terugkerend gesprek Verbeteracties en resultaten Professionele normen en team normen Kernwaarden, teamontwikkeling

7

8 Verbetertool Mini-enquête omgeving van en voor het team Thema s onderzoeken of (dagelijks) monitoren Verbetersuggesties ophalen Effect verbeteracties toetsen Digitaal verbeterbord Verbeteracties vastleggen en volgen

9 Verdiepende vragen aan bewoners Maaltijd wordt beoordeeld met een 3,3 Vragen in Verbeterapp: Hoe ervaart u het tijdstip waarop de maaltijd plaatsvindt? Hoe ervaart u de kwaliteit van het eten? Hoe ervaart u de sfeer tijdens de maaltijd? Hoe ervaart u de keuze mogelijkheden ten aanzien van het menu? Toelichting Welke verbetertips heeft u? Opgehaalde feedback: Het eten is vaak koud Het is onrustig tijdens de maaltijd Er wordt niet opgediend wat ik had besteld Het is niet zo gezellig De frites zijn slap en koud Verbeteracties: Borden voorverwarmen in de magnetron Menukaart uitprinten Tafelkleedjes op tafel, rustige muziek aan Medewerker blijft aan tafel zitten Zelf frites bakken ipv uit centrale keuken.

10 Vragen aan het team: onderzoeken Op een PG-afdeling is er vaak sprake van agressief gedrag van bewoners Vragen in de Verbetertool: - Is er vandaag sprake geweest van agressief gedrag van een bewoner? - Op welk tijdstip/ tijdens welk zorgmoment was dit? - Wat ging eraan het agressieve gedrag vooraf? - Heb je je gehouden aan de afgesproken werkwijze? + toelichting Resultaten: Inzicht in de momenten en situaties Inzicht in het feit dat medewerkers agressief gedrag als gewoon zijn gaan beschouwen; wat is de norm? Input voor overleg met psycholoog en arts Nieuwe afspraken over het omgaan met agressief gedrag Afname van agressief gedrag met 40%

11 Vragen aan het team: monitoren In een team wordt te weinig gedaan met de MIC/MIM-meldingen Tijdens de Verbeterdialoog kwam het team erachter dat degene die de MIC/MIM veroorzaakt dit zelf niet terughoorde, omdat degene die na de betreffende medewerker aan de slag gaat deze melding maakt. Verbeteracties: De MIC/MIM melding wordt altijd gedaan door degene die het ontdekt. Deze stuurt de melding door naar degene die het incident heeft veroorzaakt en bespreekt dit met hem/haar. Vervolgens wordt het besproken in met het team. Het melden en bespreken wordt gemonitord met de Verbetertool: Heb je vandaag een (bijna) fout ontdekt? Heb je dit gemeld en doorgestuurd aan je collega?

12 Verbetertool: andere doelgroepen Activiteitenbegeleiders Stellen vragen over het aanbod van activiteiten. Ze krijgen feedback over wat cliënten missen en wat ze nog extra aan activiteiten kunnen aanbieden. Keuken/restaurant: Stelt vragen over de tevredenheid over het assortiment dat zij aanbieden. Dit assortiment is aangepast n.a.v. de feedback van clienten. Clienten gaven aan dat zij zelf wilden opscheppen omdat ze anders teveel kregen en het in het kader van bord leeg wel allemaal op wilden eten. Vrijwilligers: Verbetermeting: de samenwerking met medewerkers wordt door vrijwilligers niet als prettig werd ervaren. Verbetertool: hoe heeft u vandaag de samenwerking met de medewerkers ervaren? In het gesprek hierover werd duidelijk: vrijwilligers werden niet gegroet als ze binnenkwamen of kwamen helpen.

13 Ervaringen? Bewoner: Fijn dat we zo snel iets terug horen en dat er echt iets mee wordt gedaan! Coach: Aanvankelijk was ik kritisch omdat ik opzag tegen het aantal bijeenkomsten en de investering voor de teams. Maar ik zie nu hoe de teams eigenaarschap pakken en dat de beweging echt van onderaf ook op gang komt. Medewerker: We hebben nu echt gesprekken over kwaliteit. Teamleider: Het gesprek dat door de KVC op gang komt gaat over de directe zorg die geleverd wordt en dat raakt de teams, waardoor eigenaarschap wordt gestimuleerd. Film:

14 Verantwoorden Kwaliteit in de teams: leren en ontwikkelen Verbetermeting 360 Verbeterdialoog Kortcyclisch verbeteren Verantwoording kwaliteit teamniveau Uitkomsten Verbetermeting, team, locatie, organisatie Uitkomsten Verbeterdialoog Verbeterthema s & (Resultaten) verbeteracties Kwaliteitsinformatie Verantwoording en compliance organisatie: Kwaliteitsplan en Kwaliteitsverslag

15 Succesvol implementeren in fasen Verkennen Voorbereiden Starten Leren en verbeteren Borgen Handreiking en materialen Implementatie begeleiding

16 Succesfactoren implementatie Commitment en support van leiding Goede voorbereiding (ICT, projectorganisatie, rollen) Communicatie Voldoende tijd voor teamsessies en verbeteren Goede begeleiding bij Verbeterdialogen en verbeteren

17 Rollen bij implementatie Verbetercoördinator: intern procesbegeleider, linking pin naar andere organisatie onderdelen en softwareleverancier Verbetercoaches: begeleiden zorgteams bij Verbeterdialoog en kort cyclisch verbeteren Kartrekkers (zorg)teams: beheren Verbeterapp en brengen resultaten in in teamoverleg Bestuur en MT: uitdragen commitment, faciliteren van verbetercultuur Implementatie coach: begeleidt de implementatie volgens train-the-trainer principe

18 Planning (op hoofdlijnen) VOORBEREIDINGSFASE - Aftrap Verbeterteam - Communicatiemiddelen (brieven/mails/medewerkersportaal, etc.) klaarmaken - ICT werkend en uitgezocht waar wat kan worden gedaan met welke applicaties LEER- EN VERBETERFASE - Kick-off medewerkers KVC (Iedereen aanwezig) - Instructie Vrijwilligers/cliëntenraad/medewerker om vragenlijsten af te nemen - 3 weken invullen van vragenlijst - Verbeterteam 2e bijeenkomst: resultaten bekijken en voorbereiden Verbeterdialogen - Voorbereiden presentaties teams/bewoners Verbeterdialogen - Verbeterdialogen in alle teams (dus afzonderlijk plannen) - Verbeterdialogen met bewoners/mantelzorgers (per locatie/afdeling of gezamenlijk - dat bepalen we in 1e bijeenkomst verbeterteam) - Verbeterdialoog bestuur/management - Verbeterdialoog vrijwilligers? Of per team? - Communicatie over eerste resultaten/voortgang

19 Planning (op hoofdlijnen) LEER- EN VERBETERFASE Na alle verbeterdialogen: - Beheerdersfunctie Verbeterapp/tool Workshop Verbeterteam - Workshop 'werken met de Verbeterapp/tool': Verbeterteam + teamverantwoordelijken - Teams gaan zelf aan de slag en worden hierbij bijgestaan door Verbetercoördinator - Na ongeveer 6 weken: Workshop 'resultaten lezen' en quick wins: Verbeterteam + teamverantwoordelijken - Communicatie over vervolgstappen/voortgang BORGINGSFASE - Verbeterteam (eventueel aangevuld met teamverantwoordelijken): Workshop borgen in de teams - Elk kwartaal: Verbetercoördinator en teamverantwoordelijken: wat kunnen we leren van elkaar? - Eindgesprek Succesfactoren en advies: Is de borging op orde? - Communicatie: elk kwartaal de resultaten en voortgang delen met elkaar, bewoners en andere doelgroepen

20 Voorbereiding Keuze software Doelgroepen en teams bepalen Planning Kick-off en alle andere zaken (ICT) gereed (inclusief check moment software) Opzet communicatiemiddelen klaar Overall planning gereed voor iedereen

21 Rol Verbetercoördinator Intern procesbegeleider en spin in het web van de KVC. De Verbetercoördinator coördineert en begeleidt de implementatie van de KVC: Is aanspreekpunt voor de verbetercoaches Zorgt voor een adequate planning voor de KVC Zorgt ervoor dat iedereen is aangehaakt op het juiste moment in het proces Informeert het bestuur en management over de voortgang KVC Speelt een centrale rol bij de borging Initieert (en verzorgt) interne en externe communicatie over de KVC Organiseert de herhaalde metingen met de Verbetermeting 360 Organiseert intervisie en uitwisseling tussen teams Is contactpersoon voor ondersteunende software