GMR Vergadering 20 november 2018

Transcriptie

1 GMR Vergadering 20 november 2018 Goedgekeurd 15 januari 2019 Aanvang: uur. Locatie: Aanwezig: Afwezig: A S. RvT: CvB: Directiekantoor Remco Bouter, Angela Westerholt, Hans Riemens en Eli van Toledo, Pablo van der Valk, Nettie Meijer, Bianca Schoof, Maaike Stolwijk Dick Feikens (notulist). Gerrit Jan Hoogeland Alex Brobbel. 1. Opening: De voorzitter opent de vergadering om uur. 2. Besproken onderwerpen met de voorzitter van de RvT. Procedure nieuwe RvT -leden en Bestuurder: De voorzitter van de RvT, dhr. Gerrit Jan Hoogeland treedt met ingang van 31 december a.s. af. Zijn twee termijnen zitten.er op. Van de vijf leden treedt ook dhr. Frits Verschoor af per 31 december a.s. Na een jaar treden nogmaals twee leden af. Nieuwe bestuurder: Na een zorgvuldige procedure is mevr. Juliët van der Lugt (momenteel directeur van de Christinaschool te Maassluis) benoemd als de nieuwe bestuurder van Stichting Wijzer in opvang en onderwijs. Het steven is dat mevr. Juliët van der Lugt met ingang van 1 maart zal aantreden. De inwerkperiode wordt spoedig gestart. Voordat e.e.a. In de organisatie bekend is gemaakt, heeft de RvT met de leerkrachten van de Christinaschool gesproken om e.e.a. toe te lichten. Nieuwe leden van Toezicht: Met het werven heeft de RvT een fout gemaakt in de procedure. De GMR is niet zoals afgesproken in de procedure meegenomen. De RvT had de inspraakorganen willen betrekken bij de procedure zodat alle leden van de RvT door iedereen zijn gezien en we niet met specifiek benoemde leden werken. De wet schrijft voor dat de GMR iemand mag benoemen. Excuus. Over ¾ jaar is de raad op haar hoede om de procedure wel goed te laten verlopen.. Er zijn twee nieuwe leden aangenomen. GMR-lid Remco Bouter is benaderd of hij interesse heeft. Hij heeft gesolliciteerd en is aangenomen voor die post. Hij zal op voordracht van de GMR plaats nemen in de raad. De GMR hoopt dat de plaats in de auditcommissie weer snel wordt opgevuld door een lid van de GMR. De tweede kandidaat komt van buiten en zal als voorzitter in de raad plaats nemen. Het moet nog voor beiden ter goedkeuring worden aangeboden aan de 1

2 gemeenteraad. Alles zal hopelijk voor februari rondkomen. Zodra e.e.a. extern bekend wordt, zal de GMR de naam te horen krijgen. Samenstelling directiekantoor en samengaan met Primo. Voorzitter GMR: De GMR is enige maanden geleden bij elkaar geweest en heeft gesproken over het samengaan van Wijzer met Primo. De GMR vraagt wat nu de status is van het verhaal. Antwoord RvT: Een poosje geleden waren er een paar zaken die speelden in de samenwerking. De beide raden (RvT) en de bestuurders, kwamen niet op dezelfde gedachten. Na een voorval werd duidelijk dat de RvT en de bestuurder van Wijzer het niet integer en transparant vonden. In oktober werd besloten om de fusie-ontwikkelingen stop te zetten. Het had een meerwaarde kunnen zijn. Het is jammer dat het zo is gelopen. De RvT en de bestuurder willen Wijzer goed neerzetten. Er werden al veel activiteiten samengedaan. Wijzer heeft nu een interim-controller in dienst die alleen voor Wijzer werkt. Samenstelling directiekantoor: In dit pand werken twee organisaties. Zoals bekend zijn dit Primo en Wijzer. Deze twee werken samen en daar is men tevreden over. P&O werkt voor Primo. Wat wel opvalt is dat de benadering onderling verschilt. Wijzer heeft besloten om op financieel gebied een eigen beleid te voeren. Er zal een eigen financieel manager worden aangetrokken. Dus niet fuseren maar in de ondersteunende functies wel met elkaar samenwerken. Alex: P&O heeft de zaak bijna op orde. Op 1 december is er weer een volledige bezetting en zal er voor Primo en Wijzer worden gewerkt. Bij de afdeling financiën is de zaak doorgeknipt en heeft elke partij zijn eigen mensen op die afdeling zitten. Verder is er iemand die zich bezighoudt met de begroting 2019 en het schrijven van het financiële handboek. Dat laatste is in opdracht van de accountant. We zitten op de goede weg. De voorzitter van de GMR doet het verzoek om op de hoogte gehouden te worden als er iets besloten wordt. Zo is de uitslag van het gemaakte BMC-rapport niet teruggekoppeld naar de GMR. Voortaan zal de nieuwsbrief van Wijzer ook worden doorgestuurd naar de GMR. Eindevaluatie strategisch beleid: Ooit is dit beleid vormgegeven in het Delta hotel. Vraag is of daar een eindevaluatie van komt? Worden er beleidsstukken doorgevoerd naar de komende vier jaar? Wat gaat er mee gebeuren? Alex: Vandaag is er met de directeuren in een overleg bekeken hoe de GMR in de nieuwe beleidsperiode erbij betrokken kan worden. Op 11 december wordt 's avonds een bijeenkomst georganiseerd. De vraag is of de GMR een uur vrij kan maken om daar vragen te stellen. Er is een sterkte-zwakte analyse opgesteld met de directeuren. Men is zeer geïnteresseerd wat de GMR hiervan vindt. Angela: Hoe wordt ervoor gezorgd dat de GMR in het begin van het proces meegenomen wordt? We willen graag weten wat de routing wordt. Alex: We hanteren hiervoor een programma waarin het beleidsplan en de jaarplannen voorkomen Hierin komen de speerpunten naar voren. Aan het eind van elk jaar wordt er op schoolniveau geëvalueerd. Dit gaat zowel op schoolniveau als op stichtingsniveau. Dit betekent dat er op stichtingsniveau met een jaarplan gewerkt wordt, zodat de GMR weet wat er dat jaar op de agenda staat. Zo kunnen de agenda s op elkaar worden afgestemd. Angela: Dit heeft de GMR de laatste jaren gemist. Blij dat er nu een jaarplan wordt opgesteld. Opvang, meertijd en in beeld wat het extra oplevert: Angela: Dit gaat over de kinderopvang en de financiële versleuteling. Vraag is hoe zit die versleuteling nu in elkaar? Praktijk is dat het personeel b.v. de IB`ers ook voor de opvang ingezet worden. Leunt de opvang niet wat veel op het onderwijs qua financiële middelen? Gerrit Jan: 1e reactie. Ja, het gaat weer goed met de opvang na enkele magere jaren. We staan nu weer in de positieve cijfers. 2e reactie: Doel is dat de één op niet op de ander leunt. Wij willen dat er één organisatie komt. Onze accountant zal goed toezien dat gemeenschapsgeld niet met privaatgeld wordt gemengd. Remco vult aan dat dit een onderdeel is van een accountantscontrole. Als je het goed zou willen doen moet je een urenregistratie voeren. Daar 2

3 zit niemand op te wachten. Hij heeft in de cijfers niets kunnen vinden wat niet goed is. Angela: Krijgt de school ook geld van de opvang voor de werkzaamheden die het onderwijs voor de opvang verricht. Antwoord: In de begroting 2017 was een duidelijke berekening te zien. Hans: Hoe ver is de overheid met dit onderwerp en heeft zijn bedeningen. Antwoord G.J.: Op regeringsniveau is de IKC-wetgeving mislukt. Angela: Het is verstandig om eens per jaar dit onderwerp de revue te laten passeren. De GMR wil in grote lijnen op de hoogte worden gehouden. Remco vraagt of Joost (controller) een korte uitleg komt geven. Transformatie van het onderwijs en de rol van de medezeggenschap. Angela: Je ziet het onderwijs de laatste jaren flink veranderen. Hoe wordt de GMR meegenomen in dit proces? We hebben dit jaar heel weinig beleidsstukken gekregen. We hebben geen duidelijk beeld wat de visie van stichting Wijzer is. Er is een visie neergelegd en hoe kunnen we zorgen voor eenduidigheid om de inbreng van de GMR te verbeteren. Ons jaarverslag stelt niet veel voor. Welke stukken zijn nu eigenlijk behandeld Financiële stukken komen te laat. Er kan dan niet tijdig gereageerd worden. Hoe kunnen we ervoor zorgen dat de GMR zich een goede mening kan vormen. Bekend is dat er veel documenten bij de MRén op de scholen zijn neergelegd. Het wordt zeer op prijs gesteld als we naar een medezeggenschapsorgaan gaan waarin we mee kunnen denken en waar we door onze inbreng samen staan voor kwalitatief goed onderwijs. We hebben de aangeleverde stukken maar beperkt kunnen bespreken. Bijvoorbeeld de formatie en de afsluiting van het jaar, waarbij eerstgenoemde voorzien was van kopieën van het jaar daarvoor. Conclusie: Nadenken wat de rol kan zijn van de medezeggenschap. Omarm de participatie. Er is meer uit te halen. Gert Jan: De oproep is helder en het antwoord is JA. Er komt ook een nieuwe bestuurder. De GMR-voorzitter bedankt Gerrit Jan van Hoogeland en wenst hem veel succes in de toekomst. 3. Mededeling /vaststellen agenda: Nieuw in ons midden is Susanne Boeckx. Moeder van drie jonge kinderen die naar de Christinaschool locatie Startpunt gaan. Zit tevens in de MR voor de oudergeleding van die school. Ze heeft voorheen al 12 jaar als leerkracht voor Wijzer gewerkt. Nu is de oudergeleding weer compleet. Agendapunten 8 en 11 worden doorgeschoven naar de vergadering van 15 januari omdat ze niet op tijd zijn aangeleverd. 11 december staat een extra vergadering gepland voor de Begroting van Wijzer in Onderwijs Verzoek is om aansluitend door te gaan met het onderwerpen strategisch beleid en toekomst van het onderwijs. Verzoek om de stukken Klokkenluidersregeling en het visiedocument Onderwijs dat past door te nemen en vragen of opmerkingen door te geven aan de secretaris. Voor 5 februari is een cursus aangevraagd bij het AOB. Daarbij zullen de GMR en alle MRleden worden uitgenodigd. We willen vooraf weten hoeveel mensen zich hebben opgegeven. Dan kunnen we rekening houden met een locatie. Bianca ontwerpt een flyer. Samen met Pablo gaan ze de voorbereidingen op zich nemen. Het is de bedoeling dat we uitleg krijgen over de CAO en als bijkomend voordeel een vernieuwde kennismaking met elkaar. Vacatures GMR: Er zijn nog steeds 2 vacatures bij de personeelsgeleding. Wie komt ons versterken??? De vacatiegelden zullen deze week worden aangeboden aan de financiële afdeling. Vraag Hans: Ik wil graag info vanuit de Wijzer over het integraal huisvestingsplan waar de gemeente over moet beslissen. Antwoord van Alex: Met Maassluis is er bijna overeenstemming. Er komt een voorlichtingsavond voor de medezeggenschappen en de leden van de RvT. Zodat alle partijen goed zijn geïnformeerd. 3

4 Vlaardingen: hier gaat het om het huisvestingsplan. In principe is het af en alle ambities die de verschillende schoolbesturen hebben ingebracht, zijn erin verwerkt. Het ligt nu bij het college en zal dan naar de raad gaan. Na goedkeuring zal het op de tafel bij de GMR komen. Het probleem is de financiering van het geheel. In Vlaardingen pleit men ook voor decentralisatie wat het enige plan is om het meerjarig te kunnen financieren. Als men dan een som geld per jaar krijgt is het mogelijk om bij een bank een lening te sluiten. In de gemeente Vlaardingen verloopt het proces traag. Het verlanglijstje van de stichting is: verhuizen van de Jenaplanschool naar het gebouw van Christal. De basisschool Christal zal naar alle waarschijnlijkheid samengaan met de Calvijnschool en er wordt tevens gekeken naar een nieuw te bouwen school. Voor de wijk Holy is het plan nieuwbouw voor het Breinpaleis en Klimop vermoedelijk in de Vogelwijk. Blijft nog hier en daar wat renovatiewerk over aan een aantal gebouwen. De stichting hoopt dus dat de gemeente Vlaardingen overgaat tot decentralisatie. 4. Ingekomen stukken/ uitgaande stukken: n.v.t 5. Mededelingen van het CvB: Op de Christinaschool is een tekort van 4 fte s. Veel ernstig zieken en er is geen vervanging meer. De Vlaardingse Dagschool heeft een probleem want de directeur is uitgevallen. Op korte termijn ontkomt de stichting er niet aan om weer naar uitzendbureaus te stappen. Men heeft geen andere keus. De GMR doet het verzoek om voortaan een overzicht te krijgen over het aantal vacatures. De raad wil graag op de hoogte gesteld worden waar de problemen liggen. Inspectie: Jenaplanschool over de onvoldoende resultaten van de afgelopen drie jaar. Wat is de visie van het bestuur? Reactie: Er is wel een verklaring voor want het bestuur vindt dat het onderwijs op deze school op orde is en van een goede kwaliteit. Belangrijkste reden voor de lage scores is dat er wordt gewerkt met kleine groepen. De school is groeiende in leerlingenaantal. Donderdag de 22 e is er weer een controle van de inspectie. Inspectieonderzoek heeft inmiddels plaatsgevonden en na onderzoek heeft de Jenaplanschool een voldoende gekregen. Sterk punt van deze school is het pedagogische klimaat. 6. GMR-verslag 2 oktober 2018: Deze is zonder op-/aanmerkingen vastgesteld. 7. GMR-begroting 2019: Is na een kleine wijziging vastgesteld. 8. Klokkenluidersregeling: Doorschuiven naar de vergadering van 15 januari 2018 (niet tijdig aangeleverd). 9. Reglementen GMR: Deze zullen door Hans worden nagekeken en zullen 15 januari a.s. op de agenda ter goedkeuring geplaatst worden. 10. Werkgroep Financiën/ huisvesting: Marap tot september. Werkgroep Personeel: Ziekteverzuimbeleid: Er is anders gekeken naar de cijfers. In het verleden waren er personen die niet ziek waren en toch ziekgemeld. Als er sprake is van een conflict of sprake van situationele arbeidsongeschiktheid is dit laatste geen ziekte. Dit is uit de meldingen gefilterd. Het laat zo een daling zien. Inbreng van krachtige casemanagers in het onderwijs leidt ook tot goede resultaten. Het getal nu is 3,5%. 4

5 Landelijk cijfer is dit 6 %. De ernstig zieken laten een hoog cijfer zien in de langdurige ziektecijfers. Er zijn geen mensen uitgestroomd naar de WIA. De GMR ziet dit punt graag per termijn terugkomen op de agenda. Werkgroep Onderwijs/ Kwaliteit: 11. Visiedocument onderwijs dat past (door naar 15 januari 2019). 12. Vacature GMR: 2 vacatures bij de personeelsgeleding. 13. Jaarplanning GMR: De onderwerpen, die het bestuur nu verzamelt, zullen een aanvulling of overlapping zijn met de onderwerpen die de GMR al in zijn activiteitenplan heeft opgenomen. De voorzitter van de GMR is benieuwd hoe het Arbobeleid in kaart is gebracht. In het bijzonder de RI&E. Antwoord: Men werkt nu met een nieuwe tool genaamd de RISKCHANGER* Laat in de praktijk zien wat op gebied van regelgeving wel of niet op orde is. Probleem op bijna alle scholen op 1 na is de RIE. Dit is een speerpunt voor de gehele organisatie. De werkgroep kwaliteit zal dit schaduwen. 14. Rondvraag: Pablo wil graag even kijken naar de toegezonden Marap tot september. Vraag is of we op de rit zitten. Antwoord: Er is bij de post personeel iets niet goed geboekt. Er zijn twee aspecten. 1e de salarisverhoging van 8%. 2 e Herberekening is altijd onzeker hoe hoog die is. Er zit nogal wat verschil tussen de scholen. Antwoord: De controller is hier druk mee bezig. Een paar scholen zullen de verzochte bezuinigingen niet halen. Alex: Op 13 december wordt een feest gehouden in de Christinaschool. Dus geen nieuwjaarsreceptie. 15. Sluiting: De voorzitter sluit de vergadering. * Riskchanger ontzorgt bespaart tijd professionaliseert Efficiënte inventarisaties door logische inrichting van vragen; Automatische rapportages, ook per doelgroep; Signaleren en monitoren van verbeterpunten; Presenteren van de uitkomsten in rapporten per belanghebbende (zoals inspectie). Vastgesteld d.d. 15 januari 2018 Angela Westerholt (voorzitter) Dick Feikens (secretaris) 5

6 Actielijst Visiedocument onderwijs dat past Per mail geen reacties Onderzoek 4 daagse schoolweek in behandeling bij het CvB Vacatures en uitleg waar de knelpunten zitten Uitleg terugkerend op de agenda Begroting extra vergaderding 11 december a.s. Opgeschoven naar Klokkenluidersregeling update per mail geen reacties Ziekteverzuimcijfers met ruimere uitleg Terugkerend woord bij de cijfers Kwaliteit wanneer Pieter uitnodigen beleid als onderwerp Jaarplanning zie activiteitenplan GMR Strategisch beleid en verantwoordbare doelen 11/12 gehad Onderwerpen overleg RvT en GMR. Uitgevoerd Cursus voor 5 februari plannen door Bianca en Pablo In behandeling 6