Programmaplan gemeenschappelijke applicaties

Transcriptie

1 Programmaplan gemeenschappelijke applicaties Versie: 4.1, Met dank aan de bijdrage van de leden van het NIM, portefeuillehouder Rob Peters en collega s binnen het IFV. Instituut Fysieke Veiligheid Bestuurs- en directieondersteuning Postbus HA Arnhem Kemperbergerweg 783, Arnhem info@ifv.nl

2 Versiehistorie Versienummer Datum Auteur Aard van de wijziging Guus Welter Eerste conceptversie 1.0 Guus Welter Versie POI 30 juni 2.1 Begin juni 2016 Guus Welter Tussenversie Guus Welter CONCEPT Versie POI 31 augustus Opmerkingen Mark, POI30 juni verwerkt Guus Welter Opmerkingen FLIB verwerkt + opm over procesanalyse Guus Welter Opmerkingen NIM leden verwerkt Definitieve versie, alle Guus Welter opmerkingen verwerkt Opmerkingen POI 31 augustus verwerkt Guus Welter Guus Welter Aanpassing nav artikel financiering (ontwikkeling vs beheer) Besluitvormingshistorie Datum Besluitvorming in Besluit 30 juni POI Akkoord richting 31 augustus POI Besluitvorming Colofon Opdrachtgever: Contactpersoon: Titel: Programma gemeenschappelijke applicaties Datum: dinsdag 13 september 2016 Status: definitief Versie: 4.1 Auteurs: Guus Welter/IFV (in samenwerking met NIM) Projectleider: Review: Eindverantwoordelijk: 2/18

3 Managementsamenvatting Het programmaplan gemeenschappelijke applicaties betreft de uitwerking van één van de speerpunten beschreven in het Programmaplan Informatievoorziening (IV) wat in het Veiligheidsberaad is goedgekeurd. Doel van het programma gemeenschappelijke applicaties is: (programmaplan IV) het toewerken naar een compacter applicatielandschap bij veiligheidsregio s. Dit betekent: Minder applicaties Efficiënter beheer en gebruik van applicaties Eenvoudiger uitwisseling van gegevens tussen regio s en daardoor stimuleren van de samenwerking tussen regio s en partners Minder maatwerk omdat producten van leveranciers voldoen aan de afgesproken standaards En daardoor kostenbesparing Definitie gemeenschappelijke applicatie : een applicatie waarover standaards zijn vastgesteld waaraan elke regio zich conformeert en in het eigen tempo naar toe groeit (ingroei). Een applicatie is gerelateerd aan één of meerdere technische of applicatieve functies. De standaards per gemeenschappelijke applicaties hebben betrekking op: Het Programma van Eisen (PvE) De inrichting van een gemeenschappelijke applicatie (inrichtingsvoorstel). Soms is het meest efficient alleen een PvE op te stellen. Voorbeelden van andere vormen zijn een mantelovereenkomst met één of meerdere leveranciers waar regio s gebruik van kunnen maken, gezamenlijke inkoop van één applicatie voor alle regio s en een applicatie draaiend op de gezamenlijke ICT Infrasructuur De inkoopstrategie. Ter ondersteuning van de implementatie bij regio s wordt een implementatiehandreiking opgesteld. Implementatie van de standaards bij individuele regio s valt buiten de scope van het programma. Door het 3-jaarlijks opstellen van een staat van de gemeenschappelijke applicaties ontstaat inzicht in de voortgang. Het POI kan op basis van deze informatie sturing geven. Regio s bepalen zelf het moment waarop zij conformeren aan de afspraken die per gemeenschappelijke applicatie gemaakt worden. Door het betrekken van leveranciers zullen standaards in de produkten worden opgenomen. Dit help de Veiligheidsregio s om aan de standaards te voldoen. De implementatie van kernregistraties is de verantwoordelijkheid van regio s door de regio s gefinancierd. 3/18

4 Planning Kernregistatie Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Voorbereding Applicatie 1 Applicatie 2 Applicatie 3 Applicatie 4 Applicatie 5 Applicatie 6 Applicatie 7 Applicatie 8 Applicatie x Applicatie x Applicatie x Financiën 2016 uren Kosten Ontwikkelen softwarecatalogus Criteria voor beheer en inrichting per applicatie Standaards voor 2 applicaties a 50 uur externe ondersteuning Proces/procedure Vera Architecture board Format voor jaarlijkse staat van applicatielandschap Uren extern specialist 0,5 dag/week 3 maanden Uren programmamanager 0,5 dag/week 3 maanden Uren secretariële ondersteuning 0,5 dag/week 3 maanden Faciliteiten: Zaalhuur 5 bijeenkomsten a Standaards voor 4 applicaties/jaar a 50 uur externe ondersteuning Ondersteuning inititeel vullen Vera softwarecatalogus Ontwikkeling softwarecatalogus Uren programmamanager 2 uur/week Uren secretariële ondersteuning 2 uur/week Faciliteiten: Zaalhuur 24 bijeenkomsten a en 2020 (kosten per jaar) Standaards voor 4 applicaties/jaar a 50 uur externe ondersteuning Uren programmamanager 2 uur/week Uren secretariële ondersteuning 2 uur/week Faciliteiten: Zaalhuur 24 bijeenkomsten a TOTAAL /18

5 Inhoud 1 Inleiding Achtergrond 6 2 Doelstelling en resultaten Doelstelling Reikwijdte en programmabegrenzing Resultaten/producten Uitgangspunten Randvoorwaarden Relaties met andere projecten en activiteiten 9 3 Aanpak, planning en budget Aanpak Planning Budget 13 4 Organisatie en beheersing Organisatiestructuur Wijze van managen en toleranties Overlegstructuren Communicatie Opdrachtverstrekking en goedkeuring plannen Acceptatie en decharge 16 5 Business Case Rechtvaardiging Kosten/Baten 17 6 Risicomanagement Risico s en maatregelen 18 5/18

6 1 Inleiding 1.1 Achtergrond Het programmaplan gemeenschappelijke applicaties betreft de uitwerking van één van de speerpunten beschreven in het Programmaplan Informatievoorziening (IV) wat in het Veiligheidsberaad is goedgekeurd. Het programmaplan IV gaat uit van zes prioriteiten voor de komende jaren: Basisvoorziening Geo Landelijke kernregistraties Landelijke ICT-omgeving Gemeenschappelijke applicaties Business intelligence (informatie gestuurd werken) Informatieveiligheid (cybersecurity). Besloten is dat programmaplannen voor elke prioriteit in het Veiligheidsberaad worden goedgekeurd. In dit document is de prioriteit gemeenschappelijke applicaties uitgewerkt tot een programma. Definitie gemeenschappelijke applicatie : een applicatie waarover standaards zijn vastgesteld waaraan elke regio zich conformeert en in het eigen tempo naar toe groeit (ingroei). Een applicatie is gerelateerd aan één of meerdere technische of applicatieve functies. De standaards per gemeenschappelijke applicaties hebben betrekking op: Het Programma van Eisen (PvE) De inrichting van een gemeenschappelijke applicatie. Soms is het meest efficient alleen een PvE op te stellen. Voorbeelden van andere vormen Andere zijn een mantelovereenkomst mantelovereenkomst met één of meerdere leveranciers waar regio s gebruik van kunnen maken, gezamenlijke inkoop van één applicatie voor alle regio s en een applicatie draaiend op de gezamenlijke ICT Infrasructuur De inkoopstrategie. 6/18

7 2 Doelstelling en resultaten 2.1 Doelstelling Het doel van het programma is: (programmaplan IV) het toewerken naar een compacter applicatielandschap bij veiligheidsregio s. Dit betekent: Minder applicaties Efficiënter beheer en gebruik van applicaties Eenvoudiger uitwisseling van gegevens tussen regio s en daardoor stimuleren van de samenwerking tussen regio s en partners Minder maatwerk omdat producten van leveranciers voldoen aan de afgesproken standaards En daardoor kostenbesparing 2.2 Reikwijdte en programmabegrenzing Binnen de scope van het programma vallen: Het opleveren van initiële maar bruikbare standaards Applicaties die zijn gekoppeld aan de applicatieve functies beschreven in de Vera Applicaties die zijn gekoppeld aan technische functies. Deze worden als onderdeel van de technische architectuur door het project landelijke ICT omgeving opgeleverd. Een voorbeeld is de authenticatieserver Een beheerplan voor de opgestelde PvE s De Vera software catalogus Buiten scope van het programma vallen: proces analyse: Een PvE voor een applicatie is sterk gekoppeld aan processen en de daaraan gerelateerde informatiebehoefte. Procesanalyse gaat daarom ideaal gezien vooraf aan het opstellen van een PvE. Echter gezien de beperking van het budget voor het programma en de te verwachten hoge kosten bij een diepgaande procesanalyse is gekozen om procesanalyse buiten scope van het programma te houden. Indirect wordt wél rekening gehouden met processen: per applicatie worden bestaande PvE s die zich al in de praktijk hebben bewezen (Best practice) slim samengevoegd. Een andere mogelijkheid is om de functionele netwerken te vragen een procesanalyse uit te laten voeren. kosten voor inkoop en/of aanschaf van applicaties en systemen en het beheer hiervan. Indien regio s besluiten dat gezamenlijke aanschaf/inkoop tot kostenvoordelen leidt of om andere redenen de voorkeur verdient, dan wordt een apart project gestart met eigen financiering. Doorontwikkeling op de initiële inrichting. Er vinden op dit moment al activiteiten plaats die leiden tot gemeenschappelijke applicaties : Nieuwbouw SVIS, inkoop Microsoft licenties en aansluiting op de landelijke telefonie aanbesteding door gemeenten, ontwikkeling GHOR4all. Ook zijn er minimaal 3 7/18

8 regio s die per een nieuw personeels-systeem willen aanschaffen. Deze applicaties kunnen na de inventarisatie in het programma opgenomen worden Resultaten/producten Het programma gemeenschappelijke applicaties realiseert de volgende producten: 1. Inventarisatie applicaties bij technische- en applicatieve functies: Het programma start met een inventarisatie van applicaties en systemen gebruikt binnen regio s. Analyse van het resultaat geeft inzicht in de meerwaarde van gemeenschappelijke applicaties en daarmee de mogelijkheid tot prioritering en planning 2. Een beheerplan voor de Vera softwarecatalogus: De Vera softwarecatalogus is een online informatiesysteem met het softwareaanbod voor en gebruik door Veiligheidsregio s. Per softwareproduct is aangegeven: de globale functionaliteit (koppeling met de applicatieve functie in Vera), de productplanning, welke standaarden worden ondersteund, welke regio s de applicaties gebruiken en wanneer vervanging aan de orde is 3. Format voor 3-jaarlijkse staat van applicatielandschap : Veiligheidsregio s zijn zélf verantwoordelijk voor implementatie van gemeenschappelijke applicaties conform de afspraken. Om zicht te houden op de voortgang wordt 3-jaarlijks de staat van het applicatielandschap opgesteld. Hiervoor wordt een format opgesteld 4. Per applicatie wordt uitgewerkt: a. Standaard Programma van Eisen (PvE): Het betreft de minimale set eisen en wensen die door veiligheidsregio s aan een applicatie gesteld worden. Deze set kan gebruikt worden bij aanbestedingen b. Inrichtingsvoorstel: het betreft hier de keus voor een landelijk meest optimale en efficiënte inrichting. Bijvoorbeeld (niet uitputtend) het uitsluitend opstellen van een PvE, het afsluiten van een mantelovereenkomst met een leverancier. c. Inkoopstrategie: Het inkoopbureau van het IFV (FLIB) adviseert op verzoek van het programma gemeenschappelijke applicaties over een mogelijke inkoopstrategie per applicatie. Hierbij wordt rekening gehouden met de mogelijkheid van ingroei van regio s d. implementatie handreiking: de best practices van implementaties van applicaties worden gebundeld tot een implementatie handreiking 5. Criteria voor het inrichtingsvoorstel: De criteria die als uitgangspunt gehanteerd worden om te komen tot het inrichtingsvoorstel voor een applicatie worden opgesteld door de Architectuur board 6. Beheerplan PvE s: de opgestelde PvE s (standaarden) zullen bij nieuwe inzichten wijzigen. Hiertoe moet een procedure worden opgesteld. 2.4 Uitgangspunten Overgenomen uit het Programmaplan IV (toevoeging in cursief): o Jaarlijks worden voor gemiddeld 4 applicaties landelijke eisen en wensen opgesteld. Er wordt daarbij in eerste instantie uitgegaan van de applicaties (preciezer: applicatieve functies, opgenomen in het schema in de bijlage) die in VeRA zijn genoemd, die een landelijk (min of meer) uniform werkproces ondersteunen en die te relateren zijn aan artikel 22 van de Wet veiligheidsregio's (deze functies zijn aangegeven in bijlage programmaplan IV) 8/18

9 o Op basis van een nader advies wordt daarna bepaald of een applicatie gemeenschappelijk wordt ingekocht en op welke wijze. Het tempo waarin een en ander uiteindelijk gerealiseerd kan worden is afhankelijk van de beschikbare capaciteit. o Om financiële (en veranderkundige) redenen vindt implementatie plaats via ingroei, rekening houdend met afschrijving (gemiddeld 3 tot 5 jaar) of reeds eerder aangeschafte applicaties door een veiligheidsregio. o In 2015 wordt gestart met de applicaties Geo-informatiemanagement, GISanalyse, registratie vakbekwaamheid en materieelbeheer. (dit is niet gehaald. Start op zijn vroegst 2017) Implementatie van de gemeenschappelijke applicaties is de verantwoordelijkheid van de individuele veiligheidsregio s (samen met het IFV indien een landelijke voorziening wordt ingericht). Zij worden hierbij vanuit het programma beperkt ondersteund (best practices in de vorm van een implementatiehandreiking) De voortgang van de inrichting van gemeenschappelijke applicaties dient geborgd te zijn. Hiertoe wordt 3-jaarlijks een staat van de gemeenschappelijke applicaties opgesteld. 2.5 Randvoorwaarden Om het belang van de regio s binnen dit programma te borgen is het noodzakelijk dat de portefeuille gemeenschappelijke applicaties binnen het NIM is ingevuld Een belangrijke voorwaarde voor succes is dat binnen de regio s draagvlak bestaat voor het inrichten van een gemeenschappelijke applicatie. Een werkgroep voor een gemeenschappelijke applicatie gaat pas van start als minimaal 3 regio s hierin vertegenwoordigd zijn. 2.6 Relaties met andere projecten en activiteiten Programma BI, Geo, landelijke ICT Binnen andere programma s of projecten kan sprake zijn van de aanschaf/inkoop van een potentieel gezamenlijke applicatie. Voorbeelden hiervan zijn de vragenlijst generator (programma BI), een Geo-viewer (programma Geo), SVIS, GHOR4all. Voor zover op dit moment niet binnen de scope, kunnen deze na akkoord POI in het programma worden opgenomen indien het budget dit toelaat. Landelijke ICT omgeving Het programma landelijke ICT levert een overzicht en beschrijving van technische functies. Deze worden door de Architectuur board getoetst en opgenomen in de Vera-architectuur. Deze technische functies vormen samen met de applicatieve functies het uitgangspunt bij het bepalen van de gemeenschappelijke applicaties. Programma landelijke kernregistraties De standaards voor kernregistraties worden opgeleverd uit het programma landelijke kernregistraties. Deze eisen worden opgenomen in een PvE indien de kernregistratie opgenomen is in de applicatie of gegevens uitwisselt. 9/18

10 Programma Informatieveiligheid De eisen ten aanzien van Informatieveiligheid worden vanuit het programma Informatieveiligheid opgeleverd. Deze worden in een PvE voor een applicatieve- of technische functie opgenomen. 10/18

11 3 Aanpak, planning en budget 3.1 Aanpak Voorbereiding in 2016-begin 2017 gestart wordt met een inventarisatie binnen de regio s via het NIM: welke applicaties worden voor welke functies gebruikt? Wanneer is vervanging gepland. Dit leidt tot een advies over prioritering. De deelnemers van het NIM en NICT (de regio s) wordt gevraagd deze informatie aan te leveren op basis van vragenlijsten. Analyse van het resultaat geeft inzicht in de meerwaarde van gemeenschappelijke applicaties en daarmee de mogelijkheid tot prioritering en planning Tegelijk wordt een software catalogus ingericht analoog aan de Pura software catalogus van GGD/GHOR en de GEMMA Softwarecatalogus (van KING). De resultaten van de inventarisatie worden hierin opgenomen. Regio s werken de Software catalogus jaarlijks bij. De Vera software catalogus wordt technisch en functioneel ingericht. Zie de voorbeelden van de GEMMA Softwarecatalogus (gemeenten) en de PURA Softwarecatalogus van de GGD de Architectuur board doet een voorstel voor het beheer van de opgestelde PvE s. Uitwerking per applicatie (start 2016 met 2 applicaties): Er wordt bij het inrichten van gemeenschappelijke applicaties zoveel mogelijk aangesloten op lopende initiatieven binnen en buiten de Veiligheidsregio s. Medewerkers worden actief gevraagd aan werkgroepen deel te nemen. Om draagvlak en voldoende input te krijgen bestaat een werkgroep uit vertegenwoordigers van minimaal 3 regio s en/of lopende projecten waar sprake is van aanschaf van applicaties. Per gemeenschappelijke applicatie wordt in overleg met de portefeuillehouder een werkgroep benoemd. De werkgroep bepaalt in overleg met de programmanager de aanpak en planning (deelproject). De inschatting in dit programmaplan is een doorlooptijd van 3 maanden en 5 bijeenkomsten van de werkgroep. Per applicatie wordt opgesteld: een Programma van Eisen (PvE), een inrichtingsvoorstel, een implementatie handreiking en de inkoopstrategie (zie paragraaf producten ) Leveranciers worden nadrukkelijk betrokken bij het opstellen van de PvE s. Als leveranciers met produkten aansluiten op de standaards helpt dit de Veiligheidsregio s destandaards over te nemen. Het opstellen van de PvE vindt plaats door het slim samenvoegen van bestaande PvE s binnen regio s die zich al in de praktijk hebben bewezen (Best practices). Bij het bepalen van de inkoopstrategie spelen de volgende factoren een rol: aard van de applicatieve functie, te behalen voordelen, situatie in de regio s (zoals contracttermijnen en afspraken met leveranciers), behoud van marktwerking en procesharmonisatie De criteria op basis waarvan het inrichtingsvoorstel wordt opgesteld zijn onderdeel van de Architectuur en worden opgesteld door de Architectuur Board en getoetst in NIM (vastgesteld in het POI) De implementatiehandreiking kan bestaan uit een samenvatting van best practices. 11/18

12 Borging: door het 3-jaarlijks opstellen van een (formele) staat van de gemeenschappelijke applicaties ontstaat inzicht in de voortgang van gebruik binnen de regio s. Daarnaast wordt jaarlijks geinventariseerd welke kernregistraties in gebruik zjn binnen de regio s. Op basis hiervan kan het de stuurgroep eventueel aanvullende actie ondernemen. 3.2 Planning Kernregistatie Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Voorbereding Applicatie 1 Applicatie 2 Applicatie 3 Applicatie 4 Applicatie 5 Applicatie 6 Applicatie 7 Applicatie 8 Applicatie x Applicatie x Applicatie x In 2016 wordt gestart met de voorbereiding ten behoeve van alle gemeenschappelijke applicaties. Ook wordt gestart met het opstellen van standaards voor 2 applicaties. Hierbij wordt aangesloten op lopende initiatieven. Voor 2016 is dit in ieder geval de aanschaf van Microsoft licenties. Begin 2017 is een overzicht van de status van gemeenschappelijke applicaties in de regio s beschikbaar op basis waarvan een keuze gemaakt kan worden welke applicaties voorrang hebben Per gemeenschappelijke applicatie wordt ingeschat dat gemiddeld 3 maanden nodig is om tot het eindresultaat te komen (Programmaplan IV) Per jaar worden voor 4 applicaties minimaal landelijke PvE s opgesteld. Prioriteit hebben applicaties gerelateerd aan de 17 in het programmaplan IV genoemde applicatieve functies. Dit zijn de applicatieve functies die een landelijk (min of meer) uniform werkproces ondersteunen en die te relateren zijn aan artikel 22 van de Wet veiligheidsregio s. 12/18

13 3.3 Budget 2016 uren Kosten Ontwikkelen softwarecatalogus Criteria voor beheer en inrichting per applicatie Standaards voor 2 applicaties a 50 uur externe ondersteuning Proces/procedure Vera Architecture board Format voor jaarlijkse staat van applicatielandschap Uren extern specialist 0,5 dag/week 3 maanden Uren programmamanager 0,5 dag/week 3 maanden Uren secretariële ondersteuning 0,5 dag/week 3 maanden Faciliteiten: Zaalhuur 5 bijeenkomsten a Standaards voor 4 applicaties/jaar a 50 uur externe ondersteuning Ondersteuning inititeel vullen Vera softwarecatalogus Ontwikkeling softwarecatalogus Uren programmamanager 2 uur/week Uren secretariële ondersteuning 2 uur/week Faciliteiten: Zaalhuur 24 bijeenkomsten a en 2020 (kosten per jaar) Standaards voor 4 applicaties/jaar a 50 uur externe ondersteuning Uren programmamanager 2 uur/week Uren secretariële ondersteuning 2 uur/week Faciliteiten: Zaalhuur 24 bijeenkomsten a TOTAAL Bij het uurtarief voor de specialist en de programmamanager is uitgegaan van 136,56 ( BTW + 4,5% opslag IFV). Voor de secretarieel ondersteuner is uitgegaan van een uurtarief van 94,83 ( 75 +BTW + 4,5% opslag IFV) Als de mogelijkheid bestaat de uren in te vullen vanuit de regio s (detachering), dan kunnen kosten bespaard worden Uitgangspunt voor faciliteiten/zaalhuur is 245 per dagdeel bijeenkomst 10 personen. Gerekend wordt met het gemiddelde tarief van externe zaalhuur ( 400) en interne zaalhuur IFV ( 90) De uren inzet programmamanager zijn beperkt. Het betreft de lichte invulling op verzoek van de regio s De Vera softwarecatalogus wordt in 2016/2017 ontwikkeld en valt binnen het programma gemeenschappelijke applicaties. Vanaf 2018 is er sprake van beheer (buiten het programma gefinancierd) De implementatie van gemeenschappelijke applicaties is de verantwoordelijkheid van regio s door de regio s gefinancierd. 13/18

14 4 Organisatie en beheersing 4.1 Organisatiestructuur Het Programmaoverleg informatievoorziening (POI): o is namens het Veiligheidsberaad opdrachtgever van het programma IV en stuurt op de uitvoering van het programma, onder meer door (deel)programmaplannen en resultaten te accorderen en decharge te verlenen aan de programmamanager o heeft de rol van stuurgroep. Het POI ziet er op toe dat verschillende geledingen van de veiligheidsregio s maximale invloed hebben op inhoudelijk uitwerking van de onderdelen van het programma Het IFV: o treedt op als opdrachtnemer voor het programma IV. De directie van het IFV draagt zorg voor de uitvoering van het programma, vanuit een faciliterende en coördinerende rol. De uitvoering vindt plaats in coproductie met de veiligheidsregio s De Portefeuillehouder van het programma landelijke gemeenschappelijke applicaties: o heeft een inhoudelijk ondersteunende rol binnen het programma, bewaakt de samenhang met de andere programma s (en ontwikkelingen) binnen PIV/NIM. De Programmamanager: o is namens de directie van het IFV opdrachtnemer voor de uitvoering van het programma. De programmamanager legt inhoudelijk verantwoording af aan het POI en beheersmatig aan de directie van het IFV. o is verantwoordelijk voor de realisatie van de doelstelling van het programma conform planning en binnen budget en het organiseren van de inbreng van de veiligheidsregio s. o de rol van Programmamanager wordt licht ingevuld: het is een rol die wordt toegekend aan één van de extern ingehuurde medewerker/specialist(en) (meewerkend voorman) 14/18

15 o is verantwoordelijk voor het behalen van de resultaten binnen de gestelde tijd en budget en kwaliteit (Vera-principes) o Informeert de portefeuillehouder actief over voortgang en knelpunten o stelt werkgroepen voor het realiseren van de producten. De portefeuillehouder adviseert bij de samenstelling van deze werkgroepen. Een werkgroep bestaat uit leden van de netwerken, aangevuld met door de netwerken of programmaleider aan te wijzen specialisten NIM/NICT: o Adviseren het POI inhoudelijk over de door de programmamanager opgeleverde producten Architectuur board: o Adviseert de POI. Beheerd en ontwikkeld de VERA architectuur, toetst producten aan de architectuur, draagt de VERA uit en zorgt voor aansluiting van de architectuur op business doelstellingen en landelijke standaards Het landelijk inkoopbureau FLIB o Adviseert binnen dit programma over de inkoopstrategie, kan aangeven hoe de markt eruit ziet, wie de spelers zijn. o Adviseert op verzoek bij eventuele inkoop van gezamenlijke applicaties o De werkzaamheden van het FLIB tót publicatie van de aanbesteding (=scope van het programma) zijn kosteloos. 4.2 Wijze van managen en toleranties De beheersing van het programma maakt gebruik van principes van PRINCE 2, zonder door te slaan in een zwaar verbureaucratiseerde sturings- en verantwoordingsmethodiek. Op het niveau van het totale programma gelden onverkort de afspraken over deadline en budget. Bij de deelactiviteiten zijn afwijkingen conform onderstaande uitgangspunten aanleiding voor een statusmelding. Indien afwijking van de (deelproject)plannen naar verwachting groter is dan de afgesproken tolerantie, wordt daarover apart gerapporteerd aan het POI en de directie van het IFV. 4.3 Overlegstructuren De volgende bestaande overleggen spelen een rol bij de uitvoering van het programma: POI NICT/NICT Programmaoverleg IV (PIV) 15/18

16 Architectuur board De volgende overleggen zijn specifiek voor het programma: Werkgroep bijeenkomsten rondom de totstandkoming van de diverse producten Prorgramma-overleggen (naar behoefte programmamanager). 4.4 Communicatie De programmamanager is verantwoordelijk voor het tijdig en juist informeren van de actoren in de TBV-matrix De portefeuillehouder ondersteunt de programmamanager door aan te geven waar zo nodig extra communicatie nodig is. 4.5 Opdrachtverstrekking en goedkeuring plannen Door schriftelijk akkoord op plannen en producten verleent de opdrachtgever, dan wel de stuurgroep (het POI) goedkeuring aan het plan of product. 4.6 Acceptatie en decharge Na ondertekening van het programmaeindrapport door de stuurgroep (het POI) wordt het programma door de directie IFV decharge verleend. 16/18

17 5 Business Case 5.1 Rechtvaardiging De rechtvaardiging voor het programma gemeenschappelijke applicaties is beschreven in het programmaplan IV en vastgesteld door het Veiligheidsberaad. Het programma gemeenschappelijke applicaties realiseert de randvoorwaarden om te komen tot gezamenlijke applicaties. De daadwerkelijke implementatie, valt buiten het programma. 5.2 Kosten/Baten De kwantitatieve kosten tot en met implementatie van gemeenschappelijke applicaties kunnen verdeeld worden in: Kosten om basisproducten voor de applicaties op te leveren vallen binnen het budget van het programma IV. Kosten om mogelijk landelijke voorzieningen te realiseren: deze kosten zijn op dit moment niet in te schatten en afhankelijk van gemaakte keuzes ten aanzien van de registraties en de relatie met de landelijke ICT omgeving. Indien deze kosten voor een applicatie aan de orde komen, dan wordt een apart plan opgesteld met een eigen business case. Kosten van regio s om aan te sluiten op een gemeenschappelijke applicatie, bijvoorbeeld aanschaf en aanbesteding, of toepassing van afgesproken standaards, zijn voor de regio s. Deze kosten worden door het programma inzichtelijk gemaakt door per applicatie een Business Case op te stellen inclusief eventuele implementatiekosten voor de individuele regio s. Op basis hiervan kan een regio een instapmoment bepalen. De verwachting/uitgangspunt is dat kosten voor aanschaf, implementatie en beheer op enig moment voor een regio lager uitvallen als gebruik wordt gemaakt van gemeenschappelijke voorzieningen.. Baten (kwalitatief) minder applicaties efficiënter beheer en gebruik van applicaties eenvoudiger uitwisseling van gegevens tussen regio s en daardoor stimuleren van de samenwerking tussen regio s en partners minder maatwerk omdat producten van leveranciers voldoen aan de afgesproken standaards kostenbesparing Er ontstaat per gemeenschappelijke applicatie en per regio meer zicht op de kwantitatieve baten/kosten als de standaards zijn vastgesteld en in het kader van de implementatie vertaald worden naar de regionale situatie. 17/18

18 6 Risicomanagement 6.1 Risico s en maatregelen De volgende tabel beschrijft de risico s en tegenmaatregelen. Per risico wordt aangegeven wat de kans is dat het optreed, het effect en het gewicht (schaal 1-5). Risico Kans Effect Tegenmaatregel Draagvlak en betrokkenheid in de veiligheidsregio s (gedurende de looptijd van de voorbereiding, uitvoering en exploitatie) Capaciteit en kennis niet aanwezig en beschikbaar in de regio s Tijdens programma rijzen vragen die extra onderzoek vragen De portefeuille gemeenschappelijke applicaties in het PIV is niet vervuld. De aanpak om bestaande PvE s samenvoegen leidt niet tot een optimaal resultaat/pve. Of omdat de kwaliteit van bestaande PvE s onvoldoende is (bv geen procesanalyse als grondslag), of omdat deze niet bestaan Landelijke standaardisatie kan ten koste gaan van regionale flexibiliteit 5 5 Vanaf de start medewerkers van de veiligheidsregio s laten participeren in het programma. Veel aandacht voor informeren van de achterban en het vroegtijdig onderkennen en anticiperen op weerstanden. 3 3 Specialisten inhuren uit de markt. 3 3 Tijdig signaleren richting opdrachtgever en consequenties voor oorspronkelijke planning en budget in kaart brengen t.b.v. besluitvorming 2 5 Het programma gaat pas van start als een portefeuillehouder is benoemd 2 5 Als geconstateerd wordt dat dit het geval is zal dit worden gemeld aan de Stuurgroep met een voorstel voor procesanalyse en benodigd budget. 1 3 Indien deze situatie zich voordoet zal dit knelpunt aan de stuurgroep voorgelegd worden. 18/18