Projectvoorstel Pilot Basisregistraties Grootschalige Topografie (BGT)

Transcriptie

1 Projectvoorstel Pilot Basisregistraties Grootschalige Topografie (BGT) Aan : Kring van Twentse secretarissen Programma : SSNT Basisregistraties Topografie i.s.m. SSNT/ I & A Opdrachtgevers : G.J. Eikenaar (programmanager SSNT), G. Stam (ambtelijk opdrachtgever) Datum : 15 juli 2014 Looptijd : 1 Jaar Fase : Pilot BGT Aanleiding Inmiddels wordt het opportuun om na te denken over een meer concrete stap die randvoorwaarde is voor verdere samenwerking. Vanuit de praktijk van alledag (RUD, basisregistraties) blijkt een gezamenlijke gegevensopslag (een zogenaamde database) waaruit alle aangesloten organisaties kunnen putten noodzakelijk om de werkzaamheden efficiënt te kunnen uitvoeren. Als voorbeeld: als vanuit de RUD een handhaver vanuit de ene gemeente wordt ingezet om in de andere gemeente werkzaamheden te verrichten, dan moet het fysieke dossier eerst worden opgehaald bij die gemeenten (ook al werken ze met dezelfde I-pad en dezelfde registratie-app). Inmiddels groeit het aantal partijen dat belang heeft bij een gezamenlijk gegevensopslag: RUD, GBT, Basisregistraties (BAG/WOZ/BGT), maar ook het project DIV SSNT en de Veiligheidsregio. Met dit voorstel willen we praktische uitvoering geven aan eerder genomen besluit door het Kring van Twentse secretarissen t.a.v. het thema gezamenlijk gebruik en beheer van basisregistraties (dd 28 augustus 2013). Dit voorstel is opgesteld in samenwerking met en wordt ondersteund door de SSNT projectgroep I&A. De pilot komt voort uit de workshop gezamenlijk gebruik en beheer van geo-gerelateerde basisregistraties van 14 mei Probleemstelling Basisregistraties worden door vele partijen geraadpleegd. Niet alleen door de gemeenten zelf maar ook door de samenwerkingsverbanden als RUD, GBT en straks OZJT. Deze organisaties halen en brengen gegevens van en naar 14 gemeenten. Deze organisaties hebben er belang bij (efficiëntie) dat gegevens niet meer bij 14 gemeenten behoeven te worden gebracht en opgehaald. Doelstelling Het voorstel is om in de vorm van een pilot te onderzoeken, naar de (on-)mogelijkheden van het werken met een gezamenlijke database, waarin topografische gegevens vanuit alle aangesloten partijen op één plek kunnen worden geraadpleegd. Het onderzoek betreft een proof of concept gericht op het opdoen van ervaringen met de technische (on-) mogelijkheden bij het beheer van een gezamenlijke database.

2 Resultaat 1. Een evaluatie van de implementatie en de werking van een gezamenlijke database ten behoeve van de informatie-uitwisseling tussen aangesloten organisaties (rapport). 2. Een gezamenlijke actuele database gevuld met topografische gegevens, geschikt voor verdere ontwikkeling. Aanpak Op efficiënte en effectieve wijze worden (softwarematig) op één plek alle gegevens van de BGT opgeslagen. De exacte, fysieke locatie van dit opslagmedium is op dit moment van secundair belang; belangrijker is te trachten de vruchten te plukken van een gezamenlijke opslag. De techniek maakt dit mogelijk als we bereid zijn dit ook te realiseren. De opslag wordt gevuld met gegevens van gemeenten en daarnaast worden, net als nu, hieraan gegevens van landelijke voorzieningen toegevoegd. Deze informatie kan dan worden gebruikt door de gemeenten zelf maar ook door de uitvoeringsdiensten van die gemeenten (denk aan GBT, RUD, VRT, etc.). Alle deelnemende gemeenten blijven eigenaar en zeggenschap houden over hun eigen gegevens, een gemeente blijft ten slotte bronhouder. Dit is zo en blijft ook zo, er verandert dus niets ten opzichte van de huidige situatie. Wat wél verandert is het gezamenlijk hebben, beheren en exploiteren van een gegevensopslag. Dit levert de volgende voordelen op: - Eenmaal ingericht is het mogelijk om gegevens eenmalig aan te merken voor meervoudig gebruik. - Er is sprake van een eenduidig beheer waardoor dit ook effectiever en efficiënter kan - De beveiliging van informatie wordt gezamenlijk geregeld, eveneens effectiever en efficiënter. - De back-up/uitwijk is makkelijker realiseerbaar (bijvoorbeeld in samenwerking met Provincie, IJsselland of het toekomstige rekencentrum).

3 - Dit model past bij de door het Rijk ingezette ontwikkeling naar een Generieke Digitale Infrastructuur (GDI). - Een viewer op de regionale database kan nu worden gerealiseerd. - GIS-toepassingen op regionale schaal zijn hiermee mogelijk. Dit model heeft ook nadelen ten opzichte van de huidige, bestaande situatie. Deze nadelen zijn: - Goed samenwerken vergt per definitie een goede afstemming, een stand-alone -organisatie hoeft dit niet. - De organisatie en uitvoering is complexer wat maakt dat deskundigheid(sbevordering) aan de maat moet zijn. - De deelnemende gemeente moet eigen uren beschikbaar stellen voor de aanmaak van de was-wordt - ook wel mutatiebestanden. Gedurende de looptijd van de pilot (1 jaar) wordt de informatie al beschikbaar gesteld aan regionale samenwerkingsorganisaties (RUD, GBT). Ervaringen hiermee maken geen deel uit van de pilot, maar zullen worden wel geïnventariseerd. Fasering opbouw gezamenlijke database Om te komen tot de beoogde gezamenlijke database kan de volgende fasering worden aangehouden. Daarbij is een inschatting gemaakt voor de kosten van aanschaf van software per gemeente. Fase 1: samenvoegen databases gemeenten Losser, Enschede, Borne en Hof van Twente. Deze fase is gerealiseerd en heeft tot forse kostenbesparing geleid bij deze gemeenten. Fase 2: Almelo en Hengelo. Kosten nihil omdat gemeenten zelf al de software hebben aangeschaft. Planning: september en oktober Fase 3: samenvoeging van de gemeenten Oldenzaal en Haaksbergen in de bestaande database. De globale kosten per gemeente zijn ongeveer 8000,-. Planning: november 2014 Fase 4: Indien gewenst aansluiting van Noaberkracht en WT4. Kosten zijn nihil. Afbakening pilot De pilot BGT betreft alleen de database en de maandelijkse gegevensuitwisseling, inclusief beheer en ontsluiting van de gegevens naar belanghebbenden in de regio. De methodiek is, dat de gemeenten de eigen BGT-database blijven muteren. Vanuit die database moeten dan maandelijks mutatiebestanden worden opgestuurd naar de gezamenlijke database. Voor alle duidelijkheid tot dit project behoort niet het testen van ICT-voorzieningen, zoals digikoppeling. Voor dit laatste is een apart deelproject binnen het project SSNT/I&A gestart om dat dit onderwerp breder is dan basisregistraties. Partners Almelo, Borne, Enschede, Haaksbergen, Hengelo, Hof van Twente, Losser en Oldenzaal.

4 Andere gemeenten optioneel indien gewenst (uitvraag n.a.v. projectvoorstel). Randvoorwaarden: Beschikbaarheid NedGrafics software. Alle gemeenten in de regio, m.u.v. Oldenzaal en Haaksbergen, beschikken hierover. De aanschaf is los van de pilot wenselijk voor toekomstige ontwikkeling en werking BGT. Borging Ondersteuning vanuit de regiegroep SSNT/I&A Projectorganisatie Projectleider: Henk Achterkamp Projectmedewerkers en tijdelijk beheer centrale database: beheerders gemeentelijke topografische databases welke deelnemen aan de pilot. Inhoudelijke activiteiten per fase Pilotfase Maandelijkse aanmaak mutatiebestanden + gezamenlijk beheer database Evaluatie Levering evaluatiedocument bij einde pilot: Henk Achterkamp Personele inzet in uren Is beperkt. Berichtenverkeer gaat via gestandaardiseerde protocollen. Deelnemende gemeente maakt 1 x per maand een mutatiebestand aan. Dat is vaak niet meer dan een druk op de knop. Bestand moet via opgestuurd worden en wordt ingelezen in de gezamenlijke database. Dit is ook een standaard toepassing Financiën De in de bijlage genoemde kosten voor de gemeenten Oldenzaal en Haaksbergen zijn de kosten voor de aanschaf voor de software voor de BGT. Als de gemeente die software al heeft aangeschaft, vervallen de genoemde bedragen ( 8000,-). Deze software is sowieso nodig om uiteindelijk, op welke manier dan ook, voor BGT. De coördinatie en beperkte inzet van medewerkers worden met gesloten beurzen geregeld. Communicatie Interne communicatie

5 De collega s belast met de implementatie van de BGT verzorgen de communicatie met de eigen organisatie. Projectleider verzorgt communicatie naar de opdrachtgevers, de projectgroep BGT, stuurgroep BGT/BAG/WOZ, RUD, GBT, OZJT en het kernteam SSNT. Externe communicatie Het resultaat van de pilot wordt gecommuniceerd via (SSNT/Communicatie). Bijlagen.