offerte RUD Utrecht t.a.v. Maarten Oderkerk Archimedeslaan BA Utrecht Utrecht, 1 juni 2016

Transcriptie

1 RUD Utrecht t.a.v. Maarten Oderkerk Archimedeslaan BA Utrecht offerte KvK Utrecht TRIODOS BANK NL87TRIO BIC: TRIONL2U BTW-nummer NL B.01 Utrecht, 1 juni 2016 Onderwerp: voorstel invullen rol projectleider project gebruik maken van elkaars ogen en oren (2016/094/WD) Geachte heer Oderkerk, Zoals afgesproken treft u hieronder ons voorstel aan voor het vervullen van de rol van projectleider van het project gebruik maken van elkaars ogen en oren. Op uw verzoek hanteren we hieronder uw uitwerkingsplan voor het project. Dit hebben we op onderdelen wat aangescherpt en aangevuld met een planning, dagen- en kostenraming. Toelichting Het doel dat we met Informatiegestuurd Handhaven (IGH) nastreven is met behulp van informatietechnologie pro-actiever en doelgericht handhaven om het nalevingsgedrag van bedrijven te vergroten. De pilots die we met IGH opstarten moeten leiden tot een nieuwe manier van werken. Het zijn initiatieven die ingebed moeten worden in het reguliere werk of moeten leiden tot een nieuwe manier van werken. De pilots richten zich op de verbinding van de volgende elementen: data informatie kennis actie resultaat. Vaak zit het probleem in het niet vertalen van informatie naar kennis en het ontbreken van actie bij aanwezige kennis. De pilots richten zich op de verbinding tussen deze elementen. Waarom De nut van deze pilot is om effectiever het nalevingsgedrag van bedrijven te vergroten en zo de waarde voor onze klanten te vergroten. De aanleiding van de pilot Het vergroten van het aantal ogen van professionals is dat er op dit moment mogelijkheden onbenut blijven. Handhavers gaan op pad, voor een surveillance of een reguliere controle en zien overtredingen waar niets mee wordt gedaan. Er kunnen hiervoor drie redenen zijn: Er bestaan geen eenduidige afspraken hoe hiermee om te gaan. Er bestaat geen gedeelde applicatie om deze informatie te delen. Er ontbreekt kennis om de waargenomen situatie als overtreding te zien. De eerste twee kunnen direct concreet gemaakt worden. De derde is een constatering waar een verder advies voor nodig is. Tijdens de Doe-dag werd dit erkend door de aanwezige handhavers. Binnen de handhavingsteams zijn in het laatste jaar al beginnende initiatieven op dit gebied gestart. Deze initiatieven verzanden echter, door het ontbreken van kennis, tijd en Hiemstra & De Vries BV is gevestigd te Utrecht, ingeschreven in het handelsregister aldaar onder nummer Op alle overeenkomsten die met ons worden gesloten zijn de algemene voorwaarden van Hiemstra & De Vries BV van toepassing, tenzij hiervan uitdrukkelijk schriftelijk is afgeweken.

2 projectmatig werken. Door het starten van dit pilotproject moet dit wel tot resultaten leiden. Waarom nu In tegenstelling tot de andere IGH-pilots, is dit pilotproject onafhankelijk van de inrichting van het zaaksysteem SquitXO. Tussen een nog te bepalen applicatie voor signaleringen, het documentatiesysteem Decos en het zaaksysteem SquitXO bestaat een beperkte overlapping. De applicatie heeft een signaalfunctie en moet leiden tot een overzicht van waar mogelijke overtredingen worden waargenomen. Deze signalen leiden tot controles die in SquitXO worden geregistreerd. Hoe Om dit pilotproject tot een succes te maken, zijn er een aantal zaken van belang. 1. Er is een applicatie nodig om informatie te delen en te beheren en er zijn eenduidige afspraken hoe hiermee wordt gewerkt. 2. In deze pilotfase gaan we op zoek naar een eenvoudige, snel te implementeren applicatie. 3. Het pilotproject zal worden gericht op de RUD Utrecht zelf. Door hier eerst intern afspraken over te maken, zullen ook samenwerkingsafspraken met externe partijen makkelijker worden en eerder tot resultaten leiden. Wie Het pilotteam zal bestaan uit een projectleider, vijf handhavers en een TOPP er die periodiek bij elkaar komen om continu tot verbetering te komen. Bij werkoverleggen van handhavingsteams zullen resultaten kort worden gepresenteerd en getoetst om zo voor nieuwe input en continue verbetering van het implementatieproces te zorgen. Wanneer In juni zal het pilotproject starten en in oktober zal de pilot resultaten moeten hebben. Om dit te bereiken worden de volgende fasen doorlopen. Fase 1 Opstart Fase 2 Continu doen & evalueren Fase 3 De teams ermee laten werken Deze fasen zijn verweven door de verschillende bijeenkomsten die we in onze aanpak voorzien. Hieronder werken we deze bijeenkomsten nader uit: wk 25 Startbijeenkomst met pilotteam + informatiemanager + gedelegeerd opdrachtgever + ondersteuning techniek (Ynformed) (3u) Doel van de bijeenkomst: Het opleveren van eisen aan de applicatie. Toelichting: Op basis van de userstories brengen we op een scrumachtige werkwijze de eisen die het pilotteam aan de applicatie in beeld. Op basis van dit (lichte) programma van eisen, zoeken we naar een geschikte applicatie. Tijdens deze bijeenkomst is Timo Nijhof (Ynformed) aanwezig om vanuit het oogpunt van de technische haalbaarheid direct te reflecteren op de gestelde eisen. wk 28 Keuzebijeenkomst met pilotteam + informatiemanager (2u) Doel van de bijeenkomst: Het voorbereiden van een keuze voor één applicatie. Toelichting: Op basis van de eisen aan de applicatie stellen wij het gebruik van één applicatie voor. Hierbij hoort tevens de keuze of de applicatie aangeschaft danwel ontwikkeld wordt. Tijdens deze bijeenkomst brengen we de voor- en nadelen van de (mogelijk verschillende) opties in beeld en 2

3 spreekt het pilotteam een voorkeur uit. Deze voorkeur brengen we in besluitvorming binnen de RUD. wk 29 Werkafspraken maken met het pilotteam (2u) Doel van de bijeenkomst: Het maken van een gedeelde set aan werkafspraken over het gebruik van de applicatie. Toelichting: Na aanschaf/ontwikkeling van een applicatie, bepaalt het gebruik ervan het succes. We maken met het pilotteam heldere afspraken over het gebruik van de applicatie. Deze vertalen we in concrete acties per persoon per week. Hierin maken we ook afspraken over hoe de leden van het pilotteam hun ervaringen delen met hun collega s buiten het pilotteam wk 30 Aan de slag 1 met het pilotteam (1,5 u) Doel van de bijeenkomst: Versnelling brengen in de implementatie en in beeld brengen wat er aan kennis (en nieuwe manier van werken) nodig is om het gebruik van de applicatie tot een succes te maken. Toelichting: Periodiek (voorgesteld dinsdagochtend) komt het pilotteam bij elkaar om de voortgang van de implementatie en het gebruik van de applicatie te bespreken. Tijdens deze bijeenkomst staan we aan de hand van de ervaringen van de leden van het pilotteam stil bij de vraag welke kennis binnen de organisatie nodig is om effectief gebruik te kunnen maken van de applicatie. En wat het vraagt van de organisatie om op een nieuwe manier te werken. wk 31 Aan de slag 2 met het pilotteam (1,5u) wk 32 Aan de slag 3 met het pilotteam (1,5u) wk 34 Aan de slag 4 met het pilotteam (1,5u) wk 36 Aan de slag 5 met het pilotteam (1,5u) Resultaat Het resultaat van dit project is om aan de hand van de nieuwe applicatie inzicht te verkrijgen in waar surveillances plaatsvinden, geconstateerde overtredingen snel te kunnen delen en een visueel overzicht deze overtredingen te hebben, het liefst op een kaart. Bovendien ontwikkelen de handhavers een werkwijze waarop deze applicatie gevuld en gebruikt wordt en zijn ze hierover met elkaar in gesprek. Eisen applicatie Aan de applicatie worden in ieder geval de volgende eisen gesteld: Het moet een lichte, bij voorkeur open source, applicatie zijn die op de Windows Phone werkt. Het moet uitgebreid kunnen worden naar meer medewerkers (schaalbaarheid). Er moeten foto s op kunnen worden geüpload, met een korte uitleg. De foto s moeten kunnen worden gecategoriseerd, via een kleur prioritering krijgen en kunnen worden afgevinkt als ze behandeld zijn. Deze informatie moet op een kaart geplot kunnen worden. De applicatie en het gebruik hiervan moet voldoen aan wet- en regelgeving. Ons uitgangspunt is om niet het wiel opnieuw uit te vinden. Daarom nemen we bij de start van het project contact op met externe partijen, zoals andere 3

4 omgevingsdiensten of het IPO, om te bekijken of er al een applicatie wordt gebruikt die voor dit pilotproject interessant is. Communicatie Resultaten worden door de gedelegeerd opdrachtgever met behulp van de projectleider aan het AB en MT gepresenteerd. Tijdens het IPO-overleg in september of oktober 2016 presenteert de gedelegeerd opdrachtgever (eventueel met behulp van de projectleider) de werkwijze en resultaten aan partnerorganisaties. Inzet van ons team Activiteit Werkzaamheden Inzet (in dagen) Bijeenkomsten met pilotteam voorbereiden en begeleiden bijeenkomsten 4,0 afspraken contact onderhouden met leden pilotteam Advies over benodigde kennis opstellen advies 1,0 en organisatie bespreken advies met pilotteam en opdrachtgever Tussentijdsafstemming met opdrachtgever twee tussentijdse bijeenkomsten om de voortgang te bespreken 0,5 Bijpraten/ Denk aan: 1,0 besluitvorming/afstemming met contact met het IPO derden contact met andere uitvoeringsdiensten contact met informatiemanager leveren van bijdrage aan besluitvorming applicatie leveren van bijdrage aan presentatie over resultaten MT/ AB Technische ondersteuning mogelijke applicaties onderzoeken 1,5 voor- en nadelen in beeld brengen presenteren applicaties aan pilotteam Totaal 8 Team Voor deze opdracht stellen wij u Ward Deckers (projectleider) en Timo Nijhof (technische ondersteuning) voor. Ward heeft ruime ervaring met projecten in het ruimtelijk domein vanuit verschillende rollen. Zo was hij recentelijk bij diverse gemeenten als programmanager en projectleider actief. Ward is open, doortastend en altijd gericht op concrete resultaten. Timo is als datascientist verbonden aan ons dochterbedrijf, Ynformed. Hij haalt energie uit het samenbrengen van verschillende partijen voor het effectief creëren van een oplossing, welke zorgt voor zowel een tevreden eindgebruiker als klant. Nieuwe inzichten en kansen creëren door het gebruik van data, is wat hij het liefste doet. Kosten Het gemiddelde dagtarief van ons team bedraagt 1.250,-. Daarmee komen de totale kosten van ons voorstel uit op ,-. Dit bedrag is exclusief btw en inclusief reis-en verblijfkosten. De kosten voor de aanschaf en/of ontwikkeling van een applicatie behoren niet tot ons voorstel. 4

5 Mocht u vragen hebben of indien u van mening bent dat elementen uit ons voorstel op een andere wijze toegepast meer recht doen aan de specifieke situatie van uw organisatie dan kunt u contact opnemen met Ward Deckers ( ). Wij verheugen ons op het uitvoeren van deze opdracht. Als blijk van uw instemming met ons voorstel wil ik u verzoeken één exemplaar voor akkoord getekend te retourneren (bij voorkeur digitaal) aan ons kantoor. Een akkoord per mail zien we ook als een opdrachtbevestiging. Met vriendelijke groet, Hiemstra & De Vries Voor akkoord, RUD Utrecht Rienk van Wingerden Saskia Borgers Bijlage: Algemene voorwaarden Hiemstra & De Vries B.V. 5