UITVOERINGSAGENDA SSNT 2016 SSNT gaat verder

Transcriptie

1 UITVOERINGSAGENDA SSNT 2016 SSNT gaat verder 28 oktober 2015 De gemeenten Almelo, Borne, Enschede, Haaksbergen, Hellendoorn, Hengelo, Hof van Twente, Losser, Oldenzaal, Rijssen-Holten, Twenterand en Wierden, het Openbaar Lichaam Noaberkracht Dinkelland Tubbergen, het Waterschap Vechtstromen, Regio Twente en de Veiligheidsregio Twente.

2 Wat vooraf ging Voor u ligt de Uitvoeringsagenda Shared Services Netwerk Twente (SSNT) 2016, een jaarlijks document met een overzicht van datgene we in het komende jaar willen realiseren. Deze agenda heeft de ondertitel SSNT gaat verder meegekregen. Verder in het perspectief van het Twentebedrijf in oprichting De uitvoeringsagenda is een dynamisch document en geeft naast de beoogde activiteiten en verwachte resultaten, zicht op de aanpak, de raakvlakken, de organisatie en de financiering. De Uitvoeringsagenda 2016 bouwt voort op die van 2013, 2014/2015. Afbeelding 1: Applicatielandschap Twente In de Kring van gemeentesecretarissen van 1 juli 2015 is ingestemd met de voorzetting van het programma SSNT en bijbehorende financiering gedurende het eerste half jaar van 2016 met vergelijkbaar niveau als in 2014/2015. Tevens is afgesproken om eind 2015 te bezien hoe SSNT landt in/naast het Twentebedrijf en een beslissing te nemen over voorzetting/financiering in tweede helft In algemene zin wordt het programma 2016 gericht op de ontwikkeling van het Twentebedrijf en het positioneren van SSNT als experimenteerruimte / kraamkamer voor nieuwe samenwerkingsinitiatieven. Dit gaat geleidelijk waardoor 2016 een overgangsjaar is. Ter voorbereiding van deze uitvoeringsagenda heeft een inventarisatie naar de wenselijke invulling met projecten plaatsgevonden bij de SSNTprojectleiders en bij de hoofden en directeuren bedrijfsvoering van de Twentse gemeenten, Regio Twente, de Veiligheidsregio Twente, het Gemeentelijk Belastingkantoor en het Waterschap Vechtstromen. In het kernteam SSNT d.d. 14 oktober is het eindconcept besproken en ingestemd met het voorstel om deze uitvoeringsagenda ter instemming voor te leggen aan de Kring van Twentse secretarissen van 28 oktober De Kring stemde vervolgens op 28 oktober 2015 in met de SSNT uitvoeringsagenda 2016 `SSNT gaat verder.

3 Inhoudsopgave Wat vooraf ging 1. SSNT gaat verder a. Algemeen 3 b. Programmadoelstellingen samenwerking c. SSNT en Twentebedrijf d. Conclusie Programmaorganisatie a. Bestuurlijk platform 6 b. Programma management c. Directeuren en hoofden bedrijfsvoering d. Projectleiders 3. Financiering programma, projecten en methodiek a. Algemeen 11 b. Kostenbegroting 2016 indicatief 4. Projecten overzicht 14 bijlage 1 schema SSNT 23 2

4 1. SSNT gaat verder a. Algemeen SSNT is gestart in 2012 en bestuurlijk geaccordeerd in februari 2013 met het Communiqué van Zenderen. De agenda 2014/2015 is in uitvoering. Een programma is per definitie tijdelijk. Wanneer de doelen zijn bereikt vervalt het bestaansrecht van een programma. Het communiqué heeft als tijdlijn De vraag naar de inhoud en substantie van het programma is zo ieder jaar relevant. Zo ook voor b. Programmadoelstellingen samenwerking Het Communiqué van Zenderen beoogt intensivering van de samenwerking op het gebied van de bedrijfsvoering (PIOFJACH taken) met het oog op een blijvend goede en betaalbare dienstverlening aan burgers en bedrijven. Dit vanuit de gedachte dat uniforme bedrijfsvoering (m.n. Werken voor de Twentse Overheid en Informatiehuishouding zonder belemmeringen ) het samenwerken (ook op inhoudelijke dossiers; zoals RUD, decentralisatie jeugdzorg) eenvoudiger, efficiënter, toekomstbestendiger en robuuster maakt. Samenwerking biedt kansen op operationeel gebied. Shared Services Netwerk Twente heeft als operationele doelstellingen: beperking van de Kwetsbaarheid van de netwerkpartners, een besparing van de Kosten van de bedrijfsvoering, het behouden van een goede en betaalbare Kwaliteit van dienstverlening, en het bieden van Kansen voor onze (toekomstige) medewerkers. Via een ontwikkelingsgerichte convergentiestrategie wordt gestreefd naar het maximaliseren van deze 4 K s in een robuuste samenwerking. SaPa TWENTSE CONVERGENTIESTRATEGIE Rekencentrum Verzekeringen BGT Op zijn vroegst na >9. na >12 maanden....na? jaren?? BAG/WOZ Loopbaancentrum Communicatieplatform Inkoopplatforms Shared Services Netwerk Twente Afbeelding 2 convergentie systematiek en robuuste samenwerking?????? SSNT, een robuust netwerk Stip op horizon! c. Waar staan we Het programma ontwikkelt aan de ene kant voorwaarden om goed en efficiënt samen te kunnen werken (gezamenlijke interne arbeidsmarkt, harmonisatie van arbeidsvoorwaarden, harmonisatie van het applicatielandschap en een TwenteCloud). Aan de andere kant worden concrete samenwerkingen met meerwaarde (4 K s) georganiseerd, zoals het platform Werken voor de Twentse Overheid. Het programma ontwikkelt (ook wel kraamkamer genoemd) en waar resultaten uitharden (in de beheerfase komen) worden deze geïmplementeerd of gepositioneerd bij een gastheerorganisatie, het Twentebedrijf i.o. In 2014 heeft een evaluatie plaatsgevonden. De evaluatie van het programma (Saxion, friendly audit december 2014) en de voortgangsrapportage van mei 2015 laten zien dat het programma goed op weg is de strategische doelen Werken voor de Twentse Overheid en een Informatievoorziening zonder belemmeringen" te realiseren. 3

5 d. SSNT en Twentebedrijf In de context speelt de Heroriëntatie op de Twentse samenwerking (Cie. Robben, Twentebedrijf). In de secretarissenkring is gesproken over de verhouding tussen Twentebedrijf i.o. en SSNT. Twentebedrijf is de beoogde robuuste samenwerking. Er wordt hiernaast waarde gehecht aan SSNT als ontwikkelprogramma, kraamkamer en experimenteerruimte. Vraaggestuurd en organisch (bottom up) het convergentieproces tot resultaten laten komen in randvoorwaardelijkheden en samenwerkingen. Hierin ligt volgens de audit ook de kracht van het programma. De lichte programmagovernance is ook passend bij het karakter van het programma. De programmacoördinatie kan te zijner tijd door het Twentebedrijf i.o. worden geregeld. Inmiddels zijn er ten aanzien van de ontwikkeling van het Twentebedrijf belangrijke stappen gezet en is het concept Twentebedrijf concreter en specifieker geworden: een robuuste samenwerking op het gebied van bedrijfsvoering. van het Twentebedrijf i.o., het programma beperkter van aard (kraamkamer) wordt en routines zijn ontwikkeld. Hierdoor kan de programmabureaufunctie (programmaleiding, programmasecretariaat) in de loop van 2016 worden verkleind. In 2016 wordt naar bovenstaande configuratie toegewerkt en geldt als overgangsjaar. Afbeelding 3 Casco - plug-in systeem Twentebedrijf De ontwikkeling van het Twentebedrijf i.o. heeft gevolgen voor het programma SSNT. Drie dimensies: 1) SSNT wordt gericht op de ontwikkeling van het Twentebedrijf; ondersteunt, met inzet van de kenniskringen en projecten, de bouw van het casco en transities naar Twentebedrijf. 2) In 2016 harden resultaten van SSNT verder uit. Het ligt voor de hand om deze resultaten te borgen (op te nemen in casco) binnen het Twentebedrijf. Hierdoor verschuiven de kosten van projecten / projectleiders deels naar de begroting van Twentebedrijf. 3) Hiernaast kan de programmaorganisatie en governance worden vereenvoudigd en worden ingebed in het Twentebedrijf. Dit omdat de governance van SSNT praktisch overeenkomt met dat Programma SSNT gaat hierna verder als een ontwikkelprogramma en kraamkamer voor nieuwe samenwerkingsinitiatieven. 4

6 e. Conclusie SSNT 2016: Niet te veel nieuwe onderwerpen opstarten en richten op en inbedden in Twentebedrijf Op 29 september 2015 is in het platform directeuren en hoofden bedrijfsvoering, na een inventarisatie, de uitvoeringsagenda SSNT 2016 afgestemd. Conclusie is dat er nog voldoende substantie is om het programma voort te zetten om de programmadoelen verder te naderen (via harmonisatie en standaardisatie van processen!). Algemene strekking is wel niet te veel nieuwe projecten opstarten en SSNT richten op en inbedden in het Twentebedrijf. Belangrijk wordt ook de verbinding met de primaire dienstverlening, zoals de RUD en sociaal domein / OZJT. Als ook multidisciplinaire thema s als informatieveiligheid (tabel I). In verband met de ontwikkeling van het Twentebedrijf wordt 2016 voor SSNT ook een transitiejaar. Tabel I: Domein overstijgende projecten en thema s vanuit de primaire dienstverlening geredeneerd Projecten/raakvlakken P&O I&A BGT BAG/WOZ DIV Inkoop facilities financiën verzekeren juridisch communi Management informatie ten x x x x x catie x behoeve van contractbeheer OZJT Management informatie ten behoeve van de RUD x x x x x x Privacy x x x x x x x Informatieveiligheid x x x x x x 5

7 2. Programma organisatie a. Bestuurlijk Platform Het Shared Services Netwerk Twente wordt gevormd door de gemeenten Almelo, Borne, Enschede, Haaksbergen, Hellendoorn, Hengelo, Hof van Twente, Losser, Oldenzaal, Rijssen-Holten, Twenterand en Wierden, het Openbaar Lichaam Noaberkracht Dinkelland Tubbergen, het Waterschap Vechtstromen, Regio Twente en de Veiligheidsregio Twente. In de Kring van Twentse secretarissen zijn alle vertegenwoordigd en vormen zo het opdrachtgeversforum. Andere partners, zoals GBT, zijn agendalid. Het bestuurlijke platform wordt gevormd door het boegbeeld van het programma en de boegbeelden van de twee randvoorwaardelijke projecten. Het bestuurlijk platform heeft een ambassadeursrol en is een afstemmingsoverleg. In het verlengde van de evaluatie worden over de rol van het bestuurlijk platform, in afstemming met de leden van het platform, nadere afspraken gemaakt. Bestuurlijk platform Shared Services Netwerk Twente Bestuurder Rol Namens Rob Welten Voorzitter Bestuurders Twente Eelco Eerenberg Lid Bestuurders Twente Ellen Nauta Lid Bestuurders Twente Trudy Vos Gedelegeerd opdrachtgever Secretaris Regio Twente SSNT Gert Jan Eikenaar Programmaleider SSNT SSNT Ank Stumpel Programmasecretaris SSNT SSNT 6

8 b. Programmamanagement Kernteam Shared Services Netwerk Twente Secretaris Rol Namens Trudy Vos Voorzitter / opdrachtgever programma Kring van Twentse secretarissen Hennie van Rinsum Lid Netwerkstad Henk ten Brinke Lid WT-4 Gerald de Haan Lid Netwerkstad / ABEL Gerrit Stam Lid Hof van Twente / Haaksbergen Alex Damer / Erik Grobben Agendalid Noaberkracht Dinkelland Tubbergen Gert Jan Eikenaar Programmamanager SSNT Ank Stumpel Programmasecretaris SSNT SSNT Het Kernteam SSNT bestaat uit een afvaardiging van de Kring van Twentse secretarissen en is een afspiegeling van de verschillende sub-regionale allianties. Het kernteam fungeert als stuurgroep voor het programma. Voorzitter is de secretaris van Regio Twente, tevens opdrachtgever voor de programmaleider. Het SSNT programmabureau is ondergebracht bij Regio Twente. Regio Twente treedt op als gastheerorganisatie. Regio Twente levert ook de ondersteuning van de programmaleider, waaronder secretariaat, personeelsdiensten, financiën en huisvesting. c. Directeuren en hoofden bedrijfsvoering In het verlengde van de evaluatie van het programma SSNT (december, 2014) is de programmagovernance SSNT als bespreek punt geagendeerd in de Kring van Twentse secretarissen. In het bijzonder de rol van het bestuurlijk platform SSNT als ook de rol van het platform directeuren / hoofden bedrijfsvoering SSNT. Er functioneert op dit moment rondom het programma SSNT ook een platform directeuren/managers bedrijfsvoering, waarin informatie wordt uitgewisseld over het SSNT programma en de daarin draaiende projecten. Dit platform wordt nu meer ingezet als verbindende schakel tussen de gemeenten en het programma als het gaat om wat er inhoudelijk in de projecten om gaat. Zij zijn immers inhoudelijk in de eigen organisatie verantwoordelijk. Het platform ziet de volgende uitwerking van deze rol : De Kring van Twentse secretarissen stelt, als collectief opdrachtgeversforum, jaarlijks de Uitvoeringsprogramma SSNT vast en dragen de uitvoering over aan de directeuren / hoofden bedrijfsvoering. Het kernteam SSNT is en blijft het voorportaal van de secretarissenkring. Opdrachtgever voor het programma, de programmaleider SSNT en voorzitter van het kernteam SSNT is de gedelegeerd 7

9 opdrachtgever namens de secretarissenkring, de secretaris van Regio Twente. De Uitvoeringsprogramma SSNT wordt voorbereid door de programmamanager SSNT in afstemming met het platform directeuren en hoofden bedrijfsvoering. De programmanager SSNT is opdrachtnemer en voorzitter van het platform. Directeuren en hoofden bedrijfsvoering adopteren eveneens projecten en vormen met de secretaris -proceseigenaar een duo. Het platform bespreekt de voorstellen en de voortgang van de agenda (4x per jaar). De voorstellen (indien nodig vanwege mandaat) worden door tussenkomst van de programmanager SSNT en het kernteam SSNT voorgelegd aan de Kring van Twentse secretarissen. Escalatie naar de secretarissenkring vindt plaats door tussenkomst van de programmanager SSNT, de opdrachtgever namens de secretarissenkring (secretaris Regio Twente) en het kernteam SSNT. Platform directeuren en hoofden bedrijfsvoering SSNT Robert Baveld Almelo Gerwin Nijhof Borne Willem Geessink / Enschede Christel Koman Jacko van der Wildt (interim) Haaksbergen Frank Smeitink Hellendoorn Martin Fleer Hengelo Harrie Rietman Hof van Twente Hans ten Voorde Losser Sander Waanders Noaberkracht Mascha van der Zande Oldenzaal Jan-Peter de Jager Rijssen-Holten Dick Lammertink Twenterand Wouter Brinkman Wierden Renee Hondeveld Stadsbank Oost-Nederland Marianne Langeslag (agendalid) Waterschap Vechtstromen Ron de Wit Veiligheidsregio Twente Rob Toet Gemeentelijk Belastingkantoor Twente Jeroen Regtuijt Regio Twente Gert-Jan Eikenaar (vz.) SSNT Ank Stumpel (secr.) SSNT 8

10 Afbeelding 4: positie platform Directeuren en hoofden bedrijfsvoering binnen SSNT 9

11 c. Project- / procesleiders SSNT Het convergentieproces vindt plaats via de onderscheiden bedrijfsvoeringsdomeinen en de hierin expliciet benoemde SSNTprojecten. Per domein en genoemde onderwerpen zijn project- /procesleiders aan het werk, die samen met vele mensen uit de betrokken organisaties invulling geven aan de benodigde activiteiten. Onderwerpen en projecten kennen een zekere dynamiek. projectleiding vormt dan ook een momentopname. Programmaorganisatie Shared Service Netwerk Twente Programma / domein / project Ambtelijk opdrachtgever Programmamanager / projectleider Programma SSNT Trudy Vos Gert Jan Eikenaar Personeel & Organisatie Gerald de Haan, Bjørn van? den Brink, Marianne Langeslag Informatisering & Hennie van Rinsum Anya Smits (Enschede) Automatisering Basisregistratie Gerrit Stam Henk Achterkamp (Enschede) Topografie Basisregistratie Gerrit Stam Karin van Eck (Enschede) BAG/WOZ Financiën & Jelmer van Dam Martin van der Ham (Enschede) Verzekeringen Communicatie Trudy Vos Wouter Steen (Twenterand) Juridische Zaken Jan Eshuis Henk Wolsink (Hengelo) Documentaire Jelmer van Dam Janke Boskma (Almelo) Informatievoorziening Facilitaire zaken - facilities Vacature. Janke Boskma (Almelo) 10

12 3. Financiering programma, projecten en methodiek a. Algemeen De kosten zijn van verschillende aard: - Programmamanagement en ondersteuning (programmaleider, programmasecretaris, communicatie, overhead) - Projectleiders - Projectmedewerkers (inzet om niet) - Initiële projectkosten (financiering per opdracht) De financiering van de bovenstaande kosten is gefragmenteerd vanwege de aard van de projecten, het programma en vanwege de verschillende coalities per (deel-) project. Kosten van investeringen en structurele kosten voor het in de benen houden van modaliteiten/faciliteiten (bv. Het te ontwikkelen mobiliteits-/ loopbaancentrum en een rekencentrum) vallen buiten de scope van het programma. Hiervoor worden separate voorstellen voorgelegd. b. Kostenbegroting 2016 indicatief De kosten van het programmamanagement en ondersteuning worden door de deelnemende gemeenten en samenwerkingsverbanden gedragen vanuit het solidariteitsbeginsel. Dit zorgt voor een solide en stabiele basis voor het programma. onderdelen in het Twentebedrijf en de omvorming naar de functie van kraamkamer, en worden geraamd op euro (2015: euro). Hiernaast betreft het de kosten en de financiering van de projectleiding** / ***), beschikbaar gesteld door enkele partners. Het voorstel is een gelijke systematiek te hanteren als in 2015*). Het uurtarief voor 2016 wordt 74,80 (geïndexeerd met 1.75%). De totale programmabegroting 2016 (programmabureau plus projectleiders) wordt geraamd op euro (2015: euro). De deelname en de kosten per deelnemer zijn op begrotingsbasis gespecificeerd opgenomen in tabel II en III. *) Inzet, vergoeding en verrekening vindt plaats volgens uitgangspunten notitie Financiering projectleiders 2013/2014 ( Kring van Twentse Secretarissen, 28 augustus 2013). De administratieve afhandeling wordt door Regio Twente verzorgd. **) Exclusief project inkoop Netwerkstad (2015: 1,5dg/wk/jr); voorstel structurele borging organisatie (in Twentebedrijf i.o.) in voorbereiding (planning eind 2015). ***) Exclusief projectleider TAR; afhankelijk van voortgang. Deze kosten zijn in 2016 lager dan in 2015, vanwege een geringere omvang van het programma, de inbedding van 11

13 Tabel II. Deelname projecten en inzet projectenleiding Facilitaire Zaken Div Facilities Partner Basisregistraties (excl. inkoop) COM Onderdelen: P&O I&A BGT BAG/Woz F&V JZ dgn/wk/j 0,5 3, ,5 0,5 0,5 0,5 0,5 inw A x x x x x x x x x B x x x x x x x x x E x x x x x x x x x Ha x x x x x He x x x x x x x HvT x x x x x x L x x x x x x x x O x x x x x x NoD x x x NoT x x x Hel x x x x R-H x x x Tw x x x x W x x x RT x x x x x VRT x x Wat x x x GBT x x A = Almelo, B =Borne, E = Enschede, Ha = Haaksbergen, He = Hengelo, HvT = Hof van Twente, L = Losser, O = Oldenzaal, NoD = Noaberkracht Dinkelland, NoT= Noaberkracht Tubbergen, Hel = Hellendoorn, R H =Rijssen Holten, Tw = Twenterand, W = Wierden, RT = Regio Twente, VRT = Veiligheidsregio Twente, Wat = Waterschap Vechtstromen, GBT = Gemeentelijk Belastingkantoor Twente. P&O = Personeel& Organisatie, I&A = Informatisering & Automatisering, BGT = Basisregistratie Topografie, BAG = Basisregistratie Adressen & Gebouwen, DIV = Documentaire Informatievoorziening, F&V = Financiën & Verzekeren, JZ = Juridische Zaken, COM = Communicatie, Facilities = facilitaire zaken, PB = Programmaleiding, overhead gastheer en ondersteuning projectleiders / programma. 12

14 Tabel III Financiële vertaling van uitvoeringsagenda 2016 (tabel II) Totaal Basisregistraties Facilitaire zaken P&O I&A BGT BAG/WOZ F&V Div Facilities JZ Com aantal dagen 0,5 3, ,5 0,5 0,5 0,5 0,5 Partner Aantal inwoners per Almelo , , , , , , , , , ,19 Borne ,73 860, , , ,49 665,44 593,43 577,70 353,64 312,12 Enschede , , , , , , , , , ,99 Haaksbergen , , , ,93 393,56 347,35 Hengelo , , , , , , , ,24 Hof van Twente , , , ,59 948,93 565,50 499,10 Losser ,65 889, , , ,58 687,58 613,17 365,41 322,50 Oldenzaal , , , ,09 848,37 519,33 458,35 Noaberkracht Dinkelland , ,14 419,29 370,06 Noaberkracht Tubbergen , ,33 342,83 302,58 Hellendoorn , , ,64 576,91 509,17 Rijssen-Holten , ,17 608,79 537,31 Twenterand , , ,93 547,98 483,64 Wierden , ,50 386,13 340,79 Regio Twente , , , ,48 721,41 636,71 VRT , ,55 636,71 Waterschap , , ,56 636,71 GBT , , ,93 Totaal , , , , , , , , , ,53 Facturering partners Verschil Inwoners Deelprojecten Progr.bureau Totaal 2016 Deelprojecten Progr.bureau Harmonisatie Totaal 2015 Almelo , , , , , , , ,91 Borne , , , , ,59 915, , ,18 Enschede , , , , , , , ,25 Haaksbergen , , , , , , , ,52 Hengelo , , , , , , , ,00 Hof van Twente , , , , , , , ,39 Losser , , , , ,45 946, , ,84 Oldenzaal , , , , , , , ,88 Noaberkracht Dinkelland , , , , , ,58-532,81 Noaberkracht Tubbergen , , , , , ,20-435,66 Hellendoorn , , ,23 500, , , ,01 Rijssen-Holten , , ,54 528, , , ,85-863,31 Twenterand , , ,03 475, , , ,58 Wierden , , ,37 334, , ,82 452,55 Regio Twente , , , , , , ,29 VRT , , , , , , ,30 Waterschap , , , , , , ,50 GBT , , , , , , ,65 627, , , , , , , , ,15 13

15 4. Projectenoverzicht zie Domeinen/projecten Bestuurlijke boegbeeld ambtelijke opdrachtgever(-s) projectleiders Personeel & Organisatie Gerald de Haan Bjorn van den Brink Marianne Langeslag Deelnemers Bereikte resultaten Planning/perspectief 2016 Ambitie Algemene doelen: De (interne arbeidsmarkt) Twentse Overheid toekomstbestendiger maken gekeken naar de ontwikkelingen op het gebied van: o Veranderende taak van de overheid (dienstverlening, flexibiliteit en veranderende rollen (i.r.t. mobiliteit en functieniveau) o Bezuinigingen o (Afnemende) mobiliteit en loopbaanontwikkeling o De vergrijzing en vergroening (duurzame inzet en aantrekkelijk werkgeverschap): De kwaliteit van de dienstverlening verbeteren en borgen De kwetsbaarheid van organisaties verminderen De kosten verlagen: onderbouwd middels verdienmodel: minder inhuur, minder frictiekosten, lagere kosten werving & selectie etc. Hierbij staan 2 thema s centraal (bij de 18 partners): 1. Mobiliteit, loopbaan- en talentontwikkeling 2. (arbeidsmarkt-) communicatie en branding Werken voor de Twentse Overheid Twentse gemeenten Twentse school= excl. Noaberkracht en VRT Realisatie Platform Werken voor de Twentse Overheid per als zelfstandige netwerkorganisatie, fysiek ondergebracht in de gemeente Hof van Twente en organisatorisch ondergebracht bij Regio Twente (doel: een interne arbeidsmarkt voor de Twentse ambtenaar zonder belemmeringen door onder andere mobiliteit en ontwikkelmogelijkheden te vergroten. 14

16 Projectleider? Projectleider? Netwerksteden, Rijssen-Holten, RT en GBT ABEL Trainee-programma TAR (?) Vervolg TAR? Standaardisering en synergie van werkprocessen (functionele werkgroep P&O) Informatisering & Automatisering Informatiehuis-houding zonder belemmeringen Ellen Nauta Hennie van Rinsum Anya Smits Ambitie De doelstelling is om te komen tot een samenhangende informatievoorziening, waarbij: bijgedragen wordt aan de versterking van de kwaliteit door een ICT-infrastructuur op te bouwen die samenhangend is op regionale schaal, waardoor de Twentse samenwerking zowel inhoudelijk als procesmatig eenvoudiger wordt ( de Twentse overheden spreken elkaars taal ); bijgedragen wordt aan beperking van de kwetsbaarheid doordat de beheersbaarheid van de uitdagingen op het gebied van I&A, ook op lokaal niveau, eenvoudiger wordt. Dezelfde typen processen worden beter op elkaar afgestemd en eenvormiger ingericht, zodat er regiobreed eenzelfde werkwijze is en de medewerkers eenvoudiger bij andere organisaties kunnen inspringen; kostenvoordelen te behalen zijn (minder ontwikkelinspanning, eenvoudiger beheer, inkoopvoordelen). Het resultaat van het project moet zijn een stevige gezamenlijke basis (grondplaat) op het gebied van I&A voor Twente. - 0-meting applicatie en 0 meting technische infrastructuur - Gezamenlijke architectuur (architectuurprincipes zijn omschreven en vastgesteld) - Onderzoek Saxion ontwikkeling technische infrastructuur (Twentse Cloud) - Aanschaf en implementatie Digikoppeling - Informatiebeveiliging; (gezamenlijk beleid in Twente 8+1+1) en gezamenlijk uitvoeringsplan Pilot Twente Cloud (1 oktober 2015 technisch ontwerp; Plan van aanpak wordt nu opgesteld) In 2016 implementatie bij positief besluit. (betreft bouwen, testen, in produktie nemen Twentecloud, incl. afbakening applicaties geschikt voor Twente Cloud) Aansluiten van de gemeenten via de gezamenlijke digikoppeling op de landelijke voorzieningen Implementatie gezamenlijk Uitvoeringsplan infobeveiliging, o.a. : - Uitvoeren van de BIG maatregelen (GAPanalyse(inclusief Privacy) - In gebruik nemen van een ISMS-tool - Bewustwording - Implementeren delen van functies 15

17 DIV vraagstuk strakker vanuit I&A benaderen ABEL Oprichting Change Advisory Board voor de ABELgemeenten en verbreed deze in SSNT verband. Oprichting Beheerteam voor de ABEL gemeenten voor het dagelijks beheer van de gezamenlijke infrastructuur. Ontwikkeling geharmoniseerde werkprocessen binnen het traject van Change Advisory Board en beheer. (=vergt bredere aanpak dan alleen vanuit ICT/I&A component) Basisregistraties Ambitie In 2020 Worden BAG, WOZ en BGT-registraties integraal beheerd Wordt het beheer van zowel de BAG, de WOZ als de BGT-registraties op één uniforme wijze uitgevoerd door alle 14 Twentse gemeenten Wordt voor het uitvoeren van de beheertaak gebruik gemaakt van 1 (beheer)applicatie per type registratie Worden BAG, WOZ en BGT registraties gemeenschappelijk beheerd Is er een keuze gemaakt ten aanzien van de organisatievorm van het gemeenschappelijke beheer en is die keuze geïmplementeerd Twee termen verdienen een nadere toelichting: Integraal beheer: het zodanig beheren van de BAG, WOZ en BGT registraties dat zowel de samenhang tussen de drie registraties alsook de (structurele) koppeling met relevante gemeentelijke processen is gewaarborgd Gemeenschappelijk beheer: het beheer van de basisregistraties wordt op Twentse schaal georganiseerd. De vorm en nadere invulling ervan wordt na 2017 verder onderzocht Deze ambitie zal op termijn bijdragen aan: Het verbeteren van de kwaliteit; Het verkleinen van de kwetsbaarheid van de individuele organisatie; Het vergroten van de efficiency. 16

18 Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) Gerrit Stam Henk Achterkamp BAG/WOZ Gerrit Stam Karin van Eck Financiën en Verzekeren Jelmer van Dam Martin van de Ham Wie? (opdracht ophalen bij leefomgeving?) 14 gemeenten plus provincie en waterschap en GBT Alle gemeenten m.u.v. Wierden Zie I&A plus Belasting kantoor Twente Aanbesteding grootschalige topografie afgerond Pilot raadpleeg omgeving (= geëvalueerd) Startdocument BAG/WOZ Workshop Ketenbeheer WABO/ BAG/WOZ Beheerderspool Onderzoek mogelijke samenwerking/afstemming binnen de geo-gerelateerde basisregistraties Afstemming omgevingswet: laan van de leefomgeving (verbinding met de geo-gerelateerde opgaven) Vervolgonderzoek naar beheer organisatie voor BGT (op kansrijke onderwerpen) Integratie/afstemming van werkprocessen Verkennen: - ontsluiten muteer omgeving voor deelnemende gemeenten en partners; betreft tussenoplossing omdat de landelijke voorziening op zich laat wachten. - onderbrengen muteeromgeving in Twentecloud (voor het raadplegen wordt de open software Flamingo gebruikt van de provincie Overijssel). - beheer raadpleeg en muteer omgeving Ontwikkelen visie gemeentelijk gegevens knooppunt voor basisregistraties en luchtfoto s m.b.v. Twentecloud Gezamenlijke inkoop luchtfoto s (incl cyclorama s) De Wet Kenbaarheid Publiek Rechtelijke Beperkingen Herdefiniëring project / wijziging cq. aanvulling startdocument en afstemming I&A Eén universeel proceshandboek Afstemming WABO-traject/omgevingswet Ambitie (slimmer bedacht, beter ingericht, goedkoper uitgevoerd). Door kennisuitwisseling toewerken naar een samenhangende visie op het werkveld Financiën en Verzekeringen ter bevordering van de kwaliteit. Het project richt zich op drie speerpunten; Financiën, BTW en Verzekeringen Kostenbesparing realiseren door gezamenlijk beheer en slimme samenwerking op het gebied van verzekeren. Kostenbesparing bij administratieve bulkprocessen. Minder kwetsbaar als partner, specifieke kennis bundelen De doelstelling van dit project is om binnen Twente te komen tot de inrichting van een samenhangende financiële huishouding en - informatievoorziening, met behoud van de identiteit en kenmerken van de individuele gemeente, waarbij: bijgedragen wordt aan de versterking van de kwaliteit door een financiële huishouding in te richten die samenhangend is op regionale schaal, waardoor de Twentse samenwerking zowel inhoudelijk als procesmatig eenvoudiger wordt ( de Twentse overheden spreken elkaars taal ); 17

19 bijgedragen wordt aan beperking van de kwetsbaarheid doordat de beheersbaarheid van de uitdagingen op het gebied van financiën, ook op lokaal niveau, eenvoudiger wordt. Dezelfde typen processen worden beter op elkaar afgestemd en eenvormiger ingericht, zodat er regiobreed meer uniforme werkwijzen ontstaan en de medewerkers daardoor eenvoudiger bij andere organisaties kunnen inspringen. kostenvoordelen te behalen zijn (flexibeler inzet van deskundig personeel, minder ontwikkelinspanning, eenvoudiger beheer van gestandaardiseerde procedures en processen, inkoopvoordelen, afstemming van budgetten en systemen en het verschaffen van inzicht in de verbetering van de (gezamenlijk behaalde) efficiency en een inschatting geven van de mogelijke omvang daarvan); ABEL Werkgroep financiën/verzekeren Debiteuren en crediteuren; onderzoek mogelijkheden koppeling van crediteuren systemen. Treasery Onderzoek naar gezamenlijk aantrekken van gelden (kort en lang vreemd vermogen) Ondersteunen schatkist bankieren. Kennisuitwisseling op regionaal niveau en regionaal organiseren van specifieke deskundigheidopstellen universeel gemeentelijk treasery statuut Hengelo, GBT, RT? Werkgroep verzekeren Werkgroep BTW/fiscaal (vpbplicht) Faciliteren bij liquiditeitsplanningen Positioneren project verzekeren binnen SSNT? (voorstel Hengelo) Kennisuitwisseling op regionaal niveau en doorontwikkeling kennisplatform Facilitaire zaken Ambitie Doel van dit SSNT initiatief is om in samenwerking slimme oplossingen te bedenken voor facilitaire opgaven die er liggen en die voor het slagen van diverse samenwerkings-initiatieven relevant zijn. Voor SSNT gaat tot nu toe aandacht uit naar samenwerking op het gebied van inkoop, DIV, huisvesting en juridische zaken. Het behalen van efficiency voordelen door gezamenlijk optrekken staat hierbij voorop. Voor DIV is sinds 2013 de setting rondom de samenwerkingsinitiatieven steeds in beweging. De vraag om een passende informatiehuishouding blijft onverminderd bestaan. Wel is er sprake van voortschrijdend inzicht. Zo blijkt dat aansluiting bij de wensen en behoeften die voortvloeien uit de samenwerking op dienstverlening en bedrijfsvoering steeds relevanter en behoeft prioriteit. 18

20 Voor inkoop vindt op dit een onderzoek plaatst naar de mogelijkheden en wenselijkheden van verdergaande samenwerking tussen de 2 platforms Netwerkstad (plus) en de 8 landelijke gemeenten. Inkoop is als taak volwassen en voldoende uitgehard om structureel te worden geborgd en georganiseerd. In NT-verband wordt een voorstel voor positionering (coördinatie) binnen het Twentebedrijf i.o. Voor de werkgroep facilities, wordt nu gebruik gemaakt van de bestaande initiatieven van netwerkstad gemeenten. (DIV) Documentaire Informatievoorziening Jelmer van Dam Janke Boskma Hof van Twente Almelo Borne Enschede, Losser Regio Twente Waterschap Met DIV weet je meer (incl. nulmeting) Handboek Kwaliteit Kennis en ervaringen delen: vergelijkbaar met de projectgroep juridische zaken;(o.a. aandacht voor toekomstbestendig e-depot en digitale handtekening) Afstemming in verkrijgen substitutie-verklaring verkrijgen, (hiervoor worden handboeken geschreven per gemeente) Conferenties over informatiebeheer met als doel een manifest principes informatiebeheer ABEL Verbinding met I&A oppakken Komen tot strategisch en tactisch DIV beleid) Ontwikkeling onderlinge inspectie archieven Komen tot onderlinge werkverdeling Inkoop Bjorn van den Brink Janke Boskma Algemeen Onderzoek verdergaande samenwerking platforms (NT en TLG8) inkoop in Twente in uitvoering (Bjorn van den Brink o.v.v. de Kring van Twentse secretarissen) - Regionaal beleid (o.a. SROI en duurzaamheid) en inkoopvoorwaarden - Uitvoering Twents Aanbestedingsbeleid - Symposium i.s.m. bedrijfsleven - Twentse klachten commissie Doorontwikkeling Twents inkoopbeleid (Algemeen, NT en Abel) Afstemming kalender NT en TLG8 Twentse klachten commissie (Algemeen) Evaluatie Twentse Klachtencommissie Aanbestedingsbeleid (Algemeen) 19

21 Netwerkstad, Regio Twente en VRT Voorstel structurele borging organisatie inkoop NT bij Twentebedrijf i.o. in voorbereiding (gereed eind 2015). Dit in perspectief van de uitkomst van het onderzoek van den Brink (zie hiervoor). Afstemmingsoverleg inkoop netwerkstad (NT) Inkoopkalender en aanbestedingen 2016 (NT) Digitaal aanbesteden (Innovatie) (NT) ABEL Ontwikkelen sparringpartner model aanbestedingen Wg Facilitities Janke Boskma ABEL Professionalisering en standaardisering van de Werkprocessen BEL Onderzoek kansen voor samenwerking a.g.v. ontvlechting inkoopadviseurs (incl. harmonisatie taakverdeling senior/junior adviseurs) ABEL en Netwerksteden en RT Projectgroep facilities Gemeenschappelijk contractmanagement (Huisvesting / beveiliging gebouwen /inkoop kantoorbenodigheden /schoonmaak) Onderzoek plaatsing contractmanagement in Twentebedrijf. Invoeren van Planon (facilitair management systeem) Kennis delen m.b.v. opzetten kenniskringen Facilitair management: Almelo? 20

22 Juridische Zaken Jan Eshuis Henk Wolsink ABEL Platform Juridische Zaken JZ Kernteam en 4 subwerkgroepen JZ:. - Wg privacy ( naar één gezamenlijk beleid in Twente) - Wg jeugd en zorg (uitwerking beleid) - Wg overeenkomsten /aanbestedingen cs - Wg organisatie recht - WOB-mailgroep Kennisuitwisseling Met kwaliteitsborging als uitgangspunt Nieuw onderwerp: woningwetwijzigingen met betrekking tot de veranderende rol van de gemeenten op het gebied van toezicht houdende rol t.a.v. de woningbouw corporaties. Plus aandacht voor nieuwe aanbestedingswet Onderzoek de mogelijkheid van het inbrengen van het civielrechtelijk kantoor in het Twentebedrijf. Communicatie Trudy Vos Wouter Steen Oprichten van een civielrechtelijk kantoor ter behartiging van de functies van advocaat en ABEL verzekeringen en daarbij te onderzoeken welke andere Twentse gemeenten hierbij in de eerste fase willen aansluiten. (m.b.v. kosten-baten analyse) Ambitie Komen tot een interactief Twents platform voor communicatie, waarin diverse Twentse partijen actief samenwerken. Op het gebied van communicatie zien de 14 Twentse gemeenten, het Waterschap Vechtstromen, VRT en Regio Twente mogelijkheden op het vlak van verbeteren van de Kwaliteit, reduceren van de kosten en kwetsbaarheid, te behalen door het intensiveren van de contacten en samenwerking. Daarbij wordt gedacht aan; het inspelen op landelijke ontwikkelingen (zoals officiële publicaties, webrichtlijnen), uitwisseling van kennis (audits), informatie en personeel. het gezamenlijk inkopen van opleidingen en middelen. waaronder de social media tool OBI4wan Komen tot een interactief Twents platform voor communicatie professionals, waarin diverse Twentse partijen actief samenwerken. Bereikt resultaat o Social media tool: alle aangesloten partijen doen mee aan 2 e pilotjaar o Social media tool wordt geborgd in SSNT/Twentebedrijf o Werkgroep communicatie uitgebreid met Waterschap Vechtstromen o Uitwisseling communicatiepersoneel via SSNT netwerk (voorbeeld Twenterand <-> Borne) 21

23 Ambitie/acties Kennisdeling: audituitkomsten Almelo, Borne, Losser en Enschede worden gedeeld met overige partijen - Intensiveren delen en halen van informatie- en personeelsvraagstukken binnen werkgroep - Onderzoeken naar mogelijkheden van concrete samenwerking van webteams - Onderzoek naar communicatie samenwerking op het onderwerp Jeugdzorg - Borgen social media tool in SSNT/ Twentebedrijf - Organisatie netwerkbijeenkomsten Netwerkgroep communicatie (uitvoeringsplan communicatie) - communicatieadvies SSNT-projecten - Kennisdeling: audituitkomsten Almelo, Borne, Losser en Enschede worden gedeeld met overige partijen - Deskundigen platform - Social monitor tool (incl. onderzoek beheer in Twentebedrijf) - Organisatie Netwerkbijeenkomsten ABEL - Komen tot gezamenlijk webteam en onderzoek naar plaatsing web-team in Twentebedrijf 22

24 Bijlage 1 Schema SSNT Platform Directeuren en hoofden bedrijfsvoering Voorzitter: Gert Jan Eikenaar Leden: Christel Koman (Enschede); Gerwin Nijhof (Borne) Hans ten Voorde (Losser) Harrie Rietman (Hof van Twente) Dick Lammertink (Twenterand) Herman Zwijnenberg (Hellendoorn) Jan Peter de Jager (Rijssen-Holten) Jeroen Regtuit (Regio Twente) Macha van der Zande (Oldenzaal) Jacko van der Wildt (Haaksbergen) Marianne Langeslag (Vechtstromen, agendalid) Martin Fleer (Hengelo) Rene Hondeveld (stadsbank Oost) Rob Toet (Gemeentelijk Belastingkantoor Twente) Robert Baveld (Almelo) Ron de Wit (Veiligheidsregio Twente) Sander Waanders (Noaberkracht) Willem Geesink (Enschede) Wouter Brinkman (Wierden) Projectleiders SSNT Anja Smits (I&A) Henk Achterkamp (BGT) Henk Wolsink (Juridische Zaken) Janke Boskma (DIV, Inkoop, Facilitair) Karin van Eck (BAG/WOZ) Martin van den Ham (Financiën en Verzekeren) Wouter Steen (communicatie) Silvia Dijk (TAR tot ) Programma Shared Service Netwerk Twente INHOUD PROCES BESTUURLIJK Kring van Twentse Gemeentesecretarissen Bestuurlijk platform Voorzitter: Arie van Eck (Rijssen-Holten) Voorzitter: Rob Welten (Borne) Leden: Bjorn van den Brink (Wierden) Erik Grobben (Noaberkracht) Fokke Dijkstra (Hellendoorn) Gerald de Haan (Almelo) Gerrit Stam (Hof van Twente) Gerard Mensink (Noaberkracht) Gertjan Rozendom (Borne) Herman Meuleman (Veiligheidsregio Twente) Hennie van Rinsum (Oldenzaal) Henk ten Brinke (Twenterand) Jelmer van Dam (Losser) Jan Eshuis (Hengelo) Marcel Meijs (Enschede) Marianne Kragtink (Haaksbergen) Trudy Vos (Regio Twente) Kernteam SSNT Voorzitter: Trudy Vos Erik Grobben, agendalid (Noaberkracht) Gerald de Haan (Almelo) Gerrit Stam (Hof van Twente) Henk ten Brinke (Twenterand) Hennie van Rinsum (Oldenzaal) Gert Jan Eikenaar (SSNT) Ank Stumpel (SSNT) Leden: Eelco Eerenberg (Enschede) Ellen Nauta (Hof van Twente) Gert Jan Eikenaar (SSNT) Trudy Vos (Regio Twente) 23

25 Bijlage 1 vervolg: Overzicht Projecten (inclusief werkgroepen) SSNT Informatisering & Automatisering Ambtelijk opdrachtgever: Hennie van Rinsum Projectleider: Anya Smits Werkgroepen: Kernteam I&A Klankbordgroep/agendaleden Informatieveiligheid atelier Financiën & Verzekeren Ambtelijk opdrachtgever: Jelmer van Dam Projectleider: Martin van den Ham Werkgroep F&V Werkgroep BTW Facilitair Ambtelijk opdrachtgever: vacant Projectleider: Janke Boskma Werkgroep Facilitair Documentaire Informatievoorziening Ambtelijk opdrachtgever: Jelmer van Dam Projectleider: Janke Boskma Werkgroep DIV BAG/WOZ Ambtelijk opdrachtgever: Gerrit Stam Projectleider: Karin van Eck Werkroepen BAG/WOZ managers overleg BAG/WOZ beheerders overleg Basisadministratie Grootschalige Topografie Ambtelijk opdrachtgever: Gerrit Stam Projectleider: Henk Achterkamp Werkgroepen Projectgroep BGT Regiegroep BGT Inkoop Ambtelijk opdrachtgever: Bjorn van den Brink Projectleider: Janke Boskma Werkgroepen Werkgroep Netwerkstad (Werkgroep landelijke gebieden) Communicatie Ambtelijk opdrachtgever: Trudy Vos Projectleider: Wouter Steen Werkgroep Communicatie P&O (harmonisatie arbeidsvoorwaarden) Ambtelijk opdrachtgever: Gerald de Haan Projectleider: vacant Bestuurlijk overleg TAR Werkgroep TAR Juridische zaken Ambtelijk opdrachtgever: Jan Eshuis Projectleider: Henk Wolsink Werkgroepen: privacy Overeenkomsten/aanbestedingen Jeugd en zorg Organisatierecht 24