SELECTIELEIDRAAD. Europese aanbesteding. Grote campagnes Rijksoverheid. Aanbestedingsnummer: Ea0031 ten behoeve van

Transcriptie

1 SELECTIELEIDRAAD Europese aanbesteding Grote campagnes Rijksoverheid Aanbestedingsnummer: Ea0031 ten behoeve van Ministerie van Algemene Zaken Dienst Publiek en Communicatie Niet-openbare procedure CPV-code: , , , en

2 Inhoudsopgave 1 INLEIDING Algemeen Opbouw Selectieleidraad AANBESTEDENDE DIENST Algemene informatie Aanbestedende dienst Aanleiding van deze aanbesteding OMSCHRIJVING VAN DE OPDRACHT Campagnes van de Rijksoverheid Onderwerp van de aanbesteding Historie en context Rijksbrede samenwerking op campagnes Thematische aanpak van campagnes Aanmelding campagnes Zendtijd televisiecommercials Toets campagnes met inzet van televisiecommercials Campagnemanagement Mediastrategie, -planning, -inkoop en administratie Campagne-effectonderzoek Campagnes: betekenis, ontwikkelingen en ambities Campagne Strategie Instrument Betrokkenen bij campagnes Rijksoverheid De Opdracht Typen opdrachten onder Nadere Overeenkomsten Onderdelen van opdrachten onder een Nadere Overeenkomst Buiten de Opdracht Uitzonderingssituaties Werkwijze bij uitzonderingen Werkzaamheden onder een Nadere Overeenkomst Ontwikkeling campagnestrategie Voorbereidende fase Nadere Opdrachtgever Werkzaamheden van Opdrachtnemer in de voorbereidende fase Samenwerking voorbereidende fase Briefing door Nadere Opdrachtgever Werkzaamheden van Opdrachtnemer bij de briefing Samenwerking briefing Debrief door Opdrachtnemer Werkzaamheden van Opdrachtnemer bij de debrief Eisen ten aanzien van debrief Samenwerking debrief Conceptontwikkeling Campagneconcept Werkzaamheden van Opdrachtnemer bij ontwikkeling campagneconcept Eisen aan het campagneconcept Samenwerking campagneconcept Reactie op campagneconcept Werkzaamheden van Opdrachtnemer bij reactie op het campagneconcept en de concepttest Uitwerking in middelen, content en acties Uitwerking van het concept Werkzaamheden van Opdrachtnemer bij de uitwerking in middelen, content en acties Eisen bij uitwerking van het concept Samenwerking bij uitwerking van het concept Uitvoering en bijsturing Werkzaamheden van Opdrachtnemer bij uitvoering en bijsturing Selectieleidraad Europese aanbesteding Grote campagnes Rijksoverheid, Ea0031 2

3 Samenwerking uitvoering en bijsturing Verwachtingen ten aanzien van de Opdrachtnemer Gevraagde specialisaties Ontwikkeling en uitwerking van een crossmediale campagne Eisen aan de uitvoering personeel Ontwikkeling en uitwerking van strategie en concept met merk- en corporate doelstellingen Eisen aan de uitvoering/personeel Ontwikkeling en uitwerking van een campagne met gedragsdoelstellingen Eisen aan de uitvoering/personeel Productie van audiovisuele middelen en digitale producties Eisen aan uitvoering/personeel Inzet van social media Eisen aan uitvoering/personeel Overige eisen aan het personeel Opdrachtgevers en opdrachten Invulling van het opdrachtgeverschap Aard van de opdrachten onder een Nadere Overeenkomst Omvang van de Opdracht Dienstverlening aan Nadere Opdrachtgevers Eisen aan de dienstverlening Geheimhoudingsverklaring Verklaringen omtrent gedrag Natuurlijke Personen (VOG NP) Vertrouwelijkheid Kwaliteitsmodel Doel kwaliteitsmodel Kwaliteitsaspecten Werkwijze kwaliteitsmodel Evaluatie per Nadere Overeenkomst Evaluatie per Raamovereenkomst Evaluatie per Nadere Opdrachtgever Externe audit Sluiten van Nadere Overeenkomsten Offertaanvraag Proces Minicompetitie Totstandkoming van opdrachten onder Nadere Overeenkomsten Vergoeding Uurtarieven Aantal in te zetten uren en kosten derden Contractmanagement Clustering en Perceelverdeling Clustering Perceelverdeling Varianten Contractvorm, contractuele voorwaarden en looptijd AANBESTEDINGSPROCEDURE Toelichting aanbestedingsprocedure Contactgegevens Aanbestedende dienst Planning Inlichtingenbijeenkomst Gelegenheid tot het stellen van vragen over de aanbesteding Klachtenregeling aanbesteden Sluitingsdatum voor indienen Verzoek tot deelneming Opening van Verzoeken tot deelneming Beoordeling van de Verzoeken tot deelneming Inschrijven zelfstandig of in Combinatie Inzet van onderaannemers Beroep op derde met betrekking tot de Geschiktheidseisen Gegadigden van één concern Selectieleidraad Europese aanbesteding Grote campagnes Rijksoverheid, Ea0031 3

4 4.2.4 Ondertekening Indienen van een Verzoek tot deelneming Nederlandse taal Instemming met de aanbestedingsprocedure en ondertekening Verzoek tot deelneming Beoordelingscommissie Mededeling selectieresultaat en bezwaar Overige voorschriften en voorwaarden Voorbehouden van de Aanbestedende dienst Storingen website TenderNed Onvoorwaardelijke verzoeken Vertrouwelijkheid Intellectueel eigendom Uitsluiting als gevolg van staking van bedrijfsactiviteiten of overname Merknamen Onjuistheden in de Selectieleidraad Tegenstrijdigheden en onduidelijkheden in het Verzoek tot deelneming Gunningsfase Gunningscriteria Kostenvergoeding SELECTIE UITSLUITINGSGRONDEN, GESCHIKTHEIDSEISEN EN SELECTIECRITERIA Stap 1: Beoordeling van de vormvereisten Stap 2: Beoordeling van de Eigen verklaring en de Geschiktheidseisen Uitsluitingsgronden Geschiktheidseisen Eisen met betrekking tot beroepsbekwaamheid Eis met betrekking tot beroepsbevoegdheid Stap 3: Selectie Selectiecriteria: referenties Verificatie BIJLAGE 1 INSCHRIJFFORMULIER VERZOEK TOT DEELNEMING BIJLAGE 2 EIGEN VERKLARING BIJLAGE 3 VERKLARING COMBINATIEVORMING BIJLAGE 4 VERKLARING DERDE BIJLAGE 5A REFERENTIEFORMULIER BIJLAGE 5B REFERENTIEFORMULIER BIJLAGE 5C REFERENTIEFORMULIER BIJLAGE 6 FORMULIER VRAGEN INLICHTINGENFASE BIJLAGE 7 ADRESSTICKER TEN BEHOEVE VAN INZENDING BIJLAGE 8 CHECKLIST BIJLAGE 9 LIJST VAN DEELNEMENDE ORGANISATIES BIJLAGE 10 ICT GERELATEERDE EISEN BIJLAGE 11 VEREISTEN RIJKSOVERHEIDSWEBSITES BIJLAGE 12 NOTITIE TOEKOMST CAMPAGNES RIJKSOVERHEID BIJLAGE 13 CAMPAGNE STRATEGIE INSTRUMENT (CASI) Selectieleidraad Europese aanbesteding Grote campagnes Rijksoverheid, Ea0031 4

5 Begripsbepalingen Aanbestedende dienst De Staat der Nederlanden, ministerie van Algemene Zaken, Dienst Publiek en Communicatie. Aanbestedingswet 2012 Wet van 1 november 2012, houdende nieuwe regels omtrent aanbestedingen (Aanbestedingswet 2012) zoals gepubliceerd in Staatsblad 2012, 542. De Aanbestedingswet heeft de Europese richtlijn nr. 2004/18/EG van 31 maart 2004 betreffende de coördinatie van de procedures voor het plaatsen van overheidsopdrachten voor werken, leveringen en diensten (PbEG L 134) in de Nederlandse rechtsorde geïmplementeerd. Nadere informatie is te vinden op en Beschrijvend document Het document, inclusief Bijlagen, waarin door de Aanbestedende dienst de Opdracht, de te volgen aanbestedingsprocedure, de Uitsluitingsgronden en de Gunningscriteria, en de wijze van beoordeling van Inschrijvingen wordt beschreven. Dit document zal ten behoeve van de gunningsfase ter beschikking worden gesteld aan de Geselecteerden. Bijlagen Bijlagen behorende bij de Selectieleidraad. Zij maken integraal onderdeel uit van de Selectieleidraad. Combinatie Samenwerkingsverband van ondernemers die gezamenlijk één Verzoek tot deelneming indienen om de producten en/of diensten te leveren die in deze aanbesteding worden gevraagd. Deze ondernemers zijn gezamenlijk en hoofdelijk aansprakelijk voor de nakoming van alle verplichtingen die voortvloeien uit de Raamovereenkomst wanneer de Opdracht aan de Combinatie wordt gegund. Combinatielid De persoon, onderneming of organisatie die deel uitmaakt van een Combinatie. Deelnemende organisatie Alle in Bijlage 9 (Lijst deelnemende organisaties) genoemde ministeries of een daaronder ressorterende organisatie die deelnemen aan deze aanbesteding en af te sluiten Raamovereenkomst. Eigen verklaring In de eigen verklaring geeft de Gegadigde aan dat hij voldoet aan het gestelde omtrent Uitsluitingsgronden, Geschiktheidseisen, technische specificaties, uitvoeringsvoorwaarden en Selectiecriteria. Om de administratieve lasten te beperken, vraagt de Aanbestedende dienst bewijsstukken alleen op bij Gegadigden die vanuit de selectieprocedure worden uitgenodigd om een aanbieding te doen. Gegadigde De persoon, onderneming of organisatie die op basis van de Selectieleidraad een Verzoek tot deelneming heeft ingediend. De Gegadigde heeft de Selectieleidraad gedownload van Geschiktheidseisen De eisen op basis waarvan de geschiktheid van een Gegadigde wordt getoetst. Selectieleidraad Europese aanbesteding Grote campagnes Rijksoverheid, Ea0031 5

6 Geselecteerde De persoon, onderneming of organisatie die op basis van de beoordeling van zijn Verzoek tot deelneming op basis van het Beschrijvend document wordt uitgenodigd tot het indienen van een Inschrijving tijdens de gunningsfase van deze aanbesteding. Gunningscriteria De criteria op basis waarvan de economisch meest voordelige inschrijving wordt bepaald. Inschrijver Een Geselecteerde die tijdens de gunningsfase van deze aanbesteding op basis van het Beschrijvend document een Inschrijving voor deze aanbesteding heeft ingediend. Inschrijving De aanbieding die de Inschrijver op basis van het Beschrijvend document heeft ingediend. Minicompetitie Een offerteronde onder de Raamovereenkomst, bestaande uit Offerteaanvraag, Nadere offerte en de beoordeling hiervan. Nadere Offerte De nadere offerte die Opdrachtnemer uitbrengt naar aanleiding van de Offerteaanvraag in een Minicompetitie. Nadere Opdrachtgever Eén van de deelnemende organisaties die een Nadere Overeenkomst sluit met Opdrachtnemer. Nadere Overeenkomst De overeenkomst tussen een Nadere Opdrachtgever en Opdrachtnemer op basis van de Raamovereenkomst terzake van de dienstverlening als beschreven in deze Selectieleidraad en het Beschrijvend document. Nota van Inlichtingen Een document van de Aanbestedende dienst waarin antwoorden op vragen van Gegadigden staan. De namen van de Gegadigden worden niet genoemd. In de Nota van Inlichtingen kunnen ook toelichtingen op de Selectieleidraad staan. De Aanbestedende dienst zorgt ervoor dat de Nota van Inlichtingen voor alle Gegadigden beschikbaar is. De Nota van Inlichtingen wordt gepubliceerd op De Nota van Inlichtingen is bindend en leidend en prevaleert boven het Selectiedocument inclusief Bijlagen. Offerteaanvraag Een uitnodiging door een Nadere Opdrachtgever in een Minicompetitie aan alle Opdrachtnemers tot het uitbrengen van een Nadere Offerte. Onderaannemer Gegadigde kan bij de uitvoering van de Opdracht werkzaamheden laten uitvoeren door één of meer onderaannemers. Inschrijver is verantwoordelijk en aansprakelijk voor de uitvoering van werkzaamheden door onderaannemer. Selectieleidraad Europese aanbesteding Grote campagnes Rijksoverheid, Ea0031 6

7 Opdracht De opdracht zoals beschreven in de Selectieleidraad en het Beschrijvend document. Opdrachtgever De opdrachtgever die de Raamovereenkomst aangaat met Opdrachtnemer. Opdrachtnemer De Inschrijver met wie de Opdrachtgever, in het kader van deze aanbesteding, een Raamovereenkomst sluit. Raamovereenkomst Een raamovereenkomst is een overeenkomst tussen een of meer Opdrachtgever(s) enerzijds en een of meer Opdrachtnemer(s) anderzijds met het doel gedurende een bepaalde periode de voorwaarden vast te leggen van te gunnen overheidsopdrachten. Selectiecriteria Criteria op grond waarvan uit de Gegadigden die aan de Geschiktheidseisen voldoen, degenen worden geselecteerd die worden uitgenodigd tot het doen van een Inschrijving op basis van het Beschrijvend document tijdens de gunningsfase van deze aanbesteding. Selectieleidraad Dit document, inclusief bijlagen, waarin een omschrijving van de gevraagde dienstverlening, de te volgen aanbestedingsprocedure, de Uitsluitingsgronden, de Geschiktheidseisen en Selectiecriteria is vastgelegd. Uitsluitingsgronden De gronden voor uitsluiting van deelname zoals genoemd in de Eigen verklaring (conform de artikelen 2.86 en 2.87 Aanbestedingswet 2012). Uitvoeringsofferte Schriftelijke offerte onder een Nadere Overeenkomst van Opdrachtnemer aan Nadere Opdrachtgever bestaande uit een voorstel voor de te verrichten werkzaamheden en een maximum begroting voor de uitvoering hiervan. Uitvoeringsovereenkomst De uitvoeringsovereenkomst tot het verrichten van diensten, die onder een Nadere Overeenkomst tussen Nadere Opdrachtgever en Opdrachtnemer wordt gesloten op basis van een Uitvoeringsofferte. Verzoek tot deelneming Een door een Gegadigde ingediende aanmelding op basis van de Selectieleidraad zoals gepubliceerd op Selectieleidraad Europese aanbesteding Grote campagnes Rijksoverheid, Ea0031 7

8 1 INLEIDING 1.1 Algemeen In deze Selectieleidraad staat informatie over de niet-openbare Europese aanbesteding Grote campagnes Rijksoverheid (Ea0031). Het doel van deze Europese aanbesteding is het sluiten van een Raamovereenkomst tussen het ministerie van Algemene Zaken, Dienst Publiek en Communicatie (DPC) en vier (4) Opdrachtnemers voor ontwikkeling (strategie en concept) en uitwerking van grote campagnes en campagnekoepels van de Rijksoverheid. Tegelijkertijd met deze Europese aanbesteding publiceert DPC de Europese aanbesteding Middelgrote en kleine campagnes Rijksoverheid (Ea0040). U kunt deze Selectieleidraad downloaden op Voor het schetsen van de context en teneinde beide aanbestedingen helder ten opzichte van elkaar af te bakenen staan in de opdrachtomschrijving van deze selectieleidraad voor de Europese aanbesteding Grote campagnes Rijksoverheid op een aantal plaatsen verwijzingen naar de selectieleidraad van aanbesteding Ea0040 voor Middelgrote en kleine campagnes Rijksoverheid. Voor de Europese aanbesteding van de grote campagnes van de Rijksoverheid hanteren wij de niet-openbare procedure. Dit betekent dat de aanbesteding twee fases kent: de selectiefase en de gunningsfase. In de selectiefase beoordeelt DPC de geschiktheid van de Gegadigden. Op basis van de Geschiktheidseisen en Selectiecriteria in deze Selectieleidraad worden maximaal acht (8) partijen geselecteerd. DPC nodigt de acht (8) geselecteerde partijen uit om tijdens de gunningsfase van deze aanbesteding op basis van het Beschrijvend document een Inschrijving in te dienen. Met de vier (4) Inschrijvers die het hoogst scoren op de Gunningscriteria in het Beschrijvend document sluit DPC een Raamovereenkomst. In Minicompetities worden vervolgens de Nadere Overeenkomsten verdeeld over de gecontracteerde Opdrachtnemers. DPC nodigt Gegadigden uit om een Verzoek tot deelneming in te dienen op basis van de informatie in deze Selectieleidraad. Gegadigden moeten voldoen aan de voorwaarden die in deze Selectieleidraad zijn opgenomen. 1.2 Opbouw Selectieleidraad Deze Selectieleidraad bestaat uit de volgende onderdelen: Hoofdstuk 2: Beschrijving van de Aanbestedende dienst en de aanleiding en doelstelling van de aanbesteding. Hoofdstuk 3: Een omschrijving van de gevraagde dienstverlening. Hoofdstuk 4: Omschrijving van de aanbestedingsprocedure. De voorwaarden voor het deelnemen aan de aanbestedingsprocedure en de voorschriften voor het indienen van een Verzoek tot deelneming. Hoofdstuk 5: Beschrijving Uitsluitingsgronden, Geschiktheidseisen en Selectiecriteria. Selectieleidraad Europese aanbesteding Grote campagnes Rijksoverheid, Ea0031 8

9 2 AANBESTEDENDE DIENST 2.1 Algemene informatie Aanbestedende dienst De Aanbestedende dienst is de Staat der Nederlanden, ministerie van Algemene Zaken, Dienst Publiek en Communicatie (hierna te noemen DPC). DPC voert de aanbesteding uit ten behoeve van het sluiten van een Raamovereenkomst voor de rechtspersoon de Staat der Nederlanden. Deelnemers aan de Raamovereenkomst zijn alle ministeries, met uitzondering van het ministerie van Defensie, en de daaronder ressorterende organisaties behorende tot de rechtspersoon de Staat der Nederlanden. In Bijlage 9 zijn de organisaties opgenomen die deelnemers zijn in de Raamovereenkomst. Alle organisaties die zijn genoemd in Bijlage 9 zijn verplicht bij de inkoop van grote campagnes (zie paragraaf 3.2 voor de afbakening) gebruik te maken van de te sluiten Raamovereenkomst, vanaf het moment dat de eigen reeds bestaande (raam)overeenkomsten geëxpireerd zijn. DPC (een baten-lastendienst) is onderdeel van het ministerie van Algemene Zaken (AZ). DPC ondersteunt de Rijksoverheid in de communicatie met publiek en professionals. Dit doet DPC door het leveren van expertise en dienstverlening aan de Rijksoverheid. DPC geeft onder meer onlineen onderzoeksadvies aan departementen, begeleidt de ontwikkeling en uitwerking van campagnes, doet de centrale media-inkoop, ontwikkelt leerroutes voor communicatieprofessionals zodat zij bijblijven op hun vakgebied en produceert foto- en filmmateriaal. Ook is DPC verantwoordelijk voor het beheer en doorontwikkeling van Rijksoverheid.nl, Rijksportaal en de publieksvoorlichting namens de Rijksoverheid. DPC is categoriemanager communicatie en koopt namens de Rijksoverheid communicatiediensten en producten in. DPC beheert ruim twintig, veelal rijksbrede, overeenkomsten met marktpartijen. Sinds 1 januari 2014 is DPC één van de ongeveer twintig inkoopuitvoeringscentra (IUC) van de Rijksoverheid. Met de oprichting van de IUC s centraliseert de Rijksoverheid de inkoopfunctie en richt deze efficiënter in. Voor meer en actuele informatie over DPC zie Aanleiding van deze aanbesteding De onderdelen van de Rijksoverheid bundelen sinds tientallen jaren de krachten en de kennis in het ontwikkelen, uitvoeren en meten van campagnes. Het campagnemanagement (voor een groot deel van de campagnes), het campagne-effectonderzoek en de media-inkoop zijn centraal belegd bij DPC. Voorgenomen campagnes worden aangemeld en vervolgens getoetst door een rijksbrede Commissie. Er wordt gezamenlijk verantwoording afgelegd aan de Tweede Kamer en de zendtijd van de Rijksoverheid wordt gecoördineerd verdeeld over de aangemelde publiekscampagnes. Sinds 2009 voegt de Rijksoverheid ook de inkoop samen van de ontwikkeling en uitwerking van campagnes. Onder een vijftal zogenoemde koepelthema s zijn de verschillende campagnes van de Rijksoverheid samengevoegd tot opdrachten die per koepelthema zijn aanbesteed. Vanaf medio 2014 zullen deze raamovereenkomsten gaan expireren. Ter vervanging van deze raamovereenkomsten wil DPC vanaf het najaar van 2014 beschikken over nieuwe Raamovereenkomsten voor de ontwikkeling en uitvoering van campagnes. Met de Europese aanbesteding van grote campagnes van de Rijksoverheid wordt ook deze categorie van campagnes onderwerp van rijksbrede inkoop. Selectieleidraad Europese aanbesteding Grote campagnes Rijksoverheid, Ea0031 9

10 3 OMSCHRIJVING VAN DE OPDRACHT In dit hoofdstuk treft u een omschrijving van de Opdracht aan. 3.1 Campagnes van de Rijksoverheid De Rijksoverheid merkt een campagne als dusdanig aan als deze is aangemeld bij DPC volgens de geldende aanmeldprocedure. Aanmelding van campagnes door ministeries bij DPC is verplicht voor alle campagnes met een mediabudget van ,- inclusief btw en hoger. Voor campagnes met een mediabudget onder de ,- inclusief btw is aanmelding vrijwillig. In de aanmeldprocedure voor campagnes hanteert de Rijksoverheid de volgende driedeling in campagnes: Groot: campagnes met een mediabudget dat groter is dan ,- inclusief btw per jaar en/of campagnes met inzet van televisiecommercials. Middelgroot: campagnes met een mediabudget tussen ,- inclusief btw en ,- inclusief btw per jaar. Klein: campagnes met een mediabudget van minder dan ,- inclusief btw per jaar. Naast individuele campagnes kunnen ministeries koepels aanmelden, waaronder op verschillende manieren onderliggende campagnes verbonden kunnen worden. Aan een koepel hoeft geen mediabudget gekoppeld te zijn. 3.2 Onderwerp van de aanbesteding De in paragraaf 3.1 beschreven campagnes van de Rijksoverheid zijn nader verdeeld over twee opdrachten die in separate Europese aanbestedingen worden gegund. Deze selectieleidraad betreft de Europese aanbesteding Ea0031 Grote campagnes Rijksoverheid en omvat de volgende dienstverlening: Ontwikkeling en/of uitwerking van campagnes in de categorie groot volgens aanmelding bij DPC. Het mediabudget van deze campagnes ligt boven de ,- inclusief btw per jaar en/of er is sprake van de inzet van televisiecommercials. Ontwikkeling en/of uitwerking van koepels. Ontwikkeling en/of uitwerking van een samenvoeging van campagnes (of een koepel en campagnes) waaronder ten minste één campagne in de categorie groot. DPC sluit namens de Deelnemende organisaties met vier (4) Opdrachtnemers een Raamovereenkomst af voor de Opdracht Grote campagnes Rijksoverheid. Nadere Overeenkomsten worden vervolgens door middel van Minicompetities verdeeld over deze vier (4) Opdrachtnemers. Een gedetailleerde beschrijving van de Opdracht treft u aan in paragraaf 3.5 van deze Selectieleidraad. De middelgrote en kleine campagnes worden separaat aanbesteed in aanbesteding Ea0040 Middelgrote en kleine campagnes Rijksoverheid en omvat de volgende dienstverlening: Ontwikkeling en/of uitwerking van campagnes in de categorie middelgroot volgens aanmelding bij DPC. Het mediabudget van deze campagnes ligt tussen ,- inclusief btw en ,- inclusief btw per jaar Ontwikkeling en/of uitwerking van campagnes in de categorie klein mits aangemeld bij DPC. Het mediabudget van deze campagnes is minder dan ,- inclusief btw per jaar. Samenvoeging van campagnes uit de categorieën middelgroot en klein. Selectieleidraad Europese aanbesteding Grote campagnes Rijksoverheid, Ea

11 Voor verdere details over deze aanbesteding zie de Selectieleidraad Ea0040 Middelgrote en kleine campagnes Rijksoverheid. Bij bepaling of een opdracht valt onder de scope van deze aanbesteding geldt de categorisering van campagnes zoals bepaald door departementen bij moment van aanmelding bij DPC. 3.3 Historie en context Rijksbrede samenwerking op campagnes De Rijksoverheid heeft een lange traditie in het effectief inzetten van campagnes als beleidsinstrument. De afgelopen jaren is de samenwerking tussen de ministeries (en hieronder ressorterende organisaties) op het gebied van campagnevoeren geïntensiveerd door een thematische aanpak van campagnes en interdepartementale brandteams Thematische aanpak van campagnes In 2009 is de Rijksoverheid gestart met een thematische aanpak voor haar campagnes. Sindsdien heeft de Rijksoverheid de campagnes gefaseerd ondergebracht onder één van de vijf thema s: Veiligheid, Duurzaamheid, Welvaart, Gezondheid en Maatschappelijke Samenhang. Per thema is een raamovereenkomst gesloten met een reclamebureau. Ieder thema maakte gebruik van een overkoepelende themaregel en specifieke vormelementen. In 2012 is besloten de thema-aanpak van campagnes te herzien. Het besluit houdt in dat de themastructuur en de verplichting van het gebruik van de themaregel is beëindigd. Vanaf september 2012 is het gebruik van de themaregel en van vormelementen van de thema s afgebouwd. De interdepartementale brandteams Veiligheid, Welvaart, Duurzaamheid, Gezondheid en Maatschappelijke Samenhang zijn opgeheven. Omdat rijksbreed de toegevoegde waarde van interdepartementale samenwerking op campagnes werd (h)erkend, is in 2012 de Commissie Campagnes Rijksoverheid (CCR) opgericht Aanmelding campagnes Sinds 2013 is de CCR het interdepartementale orgaan dat het inhoudelijke en professionele gesprek over campagnes voert. In 2012 is tevens besloten de aanmeldprocedure voor campagnes te herzien als gevolg van het ministerraadbesluit (13 juli 2012) om de uitgaven aan campagnes van de Rijksoverheid in drie categorieën te verantwoorden middels onderzoek en opname in de Jaarevaluatie aan de Tweede Kamer. Tevens is toen besloten dat campagnes met een media-inzet vanaf ,- inclusief btw in interdepartementaal verband aangemeld en inhoudelijk besproken moeten worden. Dit besluit heeft geleid tot de huidige aanmeldprocedure van campagnes bij DPC. Een ministerie dat een campagne wil voeren, meldt deze aan bij DPC. Aanmelding van campagnes door ministeries is verplicht voor alle campagnes met een mediabudget van ,- inclusief btw en hoger. Voor campagnes met een mediabudget onder de ,- inclusief btw is aanmelding vrijwillig Zendtijd televisiecommercials In de Omroepwet is opgenomen dat de Rijksoverheid jaarlijks een hoeveelheid programmazendtijd krijgt op de zenders van de NPO (de publieke zenders). Zendtijd bestaat uit commercials van Selectieleidraad Europese aanbesteding Grote campagnes Rijksoverheid, Ea

12 maximaal dertig seconden op radio en televisie. Daarnaast koopt DPC een hoeveelheid programmazendtijd in bij de commerciële radio- en televisie-exploitanten. Nota bene: Onder zendtijdtelevisiecommercials wordt niet verstaan de inzet van het Ster en Cultuur-blok Toets campagnes met inzet van televisiecommercials Ieder jaar kunnen er rijksbreed maximaal twintig campagnes worden gevoerd waarbij televisie wordt ingezet. Bij campagnes die gebruik willen maken van de inzet van televisiecommercials moeten de ministeries de betreffende campagne niet alleen aanmelden bij DPC, maar deze aanmelding ook laten toetsen door de CCR. De CCR bespreekt de campagne inhoudelijk en toetst of de inzet van televisiecommercials effectief kan zijn Campagnemanagement De ministeries hebben het campagnemanagement van de campagnes met zendtijd van de Rijksoverheid centraal belegd bij DPC. De campagnemanagers van DPC adviseren de ministeries en begeleiden de uitvoering van de campagnes vervolgens in samenwerking met het ministerie. DPC begeleidt het gehele campagnetraject: van advies over de strategie en de uitvoering, de begeleiding van de productie van middelen tot en met de evaluatie. De campagnemanagers sturen de betrokken leveranciers aan, zoals reclame- en mediabureau, en voeren het projectbeheer rond de campagne (onder andere planning en financiële afhandeling). Campagnemanagement wordt ondersteund door interne adviseurs op het gebied van online communicatie, onderzoek, mediainkoop en audiovisuele communicatie. DPC heeft de afgelopen jaren veel expertise opgebouwd op het gebied van crossmediale campagnes en gedragsbeïnvloeding en blijft innoveren op dit gebied. Het campagnemanagement van campagnes zonder zendtijd Rijksoverheid ligt bij ministeries en uitvoeringsorganisaties zelf, en kan op verzoek van een ministerie bij DPC belegd worden. Dit wordt nader toegelicht in paragraaf Mediastrategie, -planning, -inkoop en administratie De Rijksoverheid heeft voor mediastrategie en mediaplanning ten behoeve van campagnes en losse plaatsingen een raamovereenkomst met drie mediabureaus. Voor ieder van de campagnes zal één van deze drie mediabureaus verantwoordelijk zijn voor zowel mediastrategie als mediaplanning (bestaande uit media-executie/optimalisatie en advies). DPC is verantwoordelijk voor de mediaplanning van de zendtijd Rijksoverheid. De uitvoering hiervan is belegd bij één van de drie gecontracteerde mediabureaus voor mediastrategie en mediaplanning. De media-inkoop en media-administratie voor de Rijksoverheid is sinds 1997 centraal belegd bij DPC. Ten behoeve van deze dienstverlening heeft DPC een raamovereenkomst met mediabureau GroupM Campagne-effectonderzoek Het rijksbrede campagne-effectonderzoek is gebundeld en belegd bij het cluster Communicatieonderzoek van DPC. Een campagne-effectonderzoek richt zich op bereik, waardering, boodschapoverdracht en effecten van campagnes. Voorlichtingscampagnes van de Rijksoverheid, met een mediabudget van ,- inclusief btw of meer, waaronder dus de campagnes die tot de Opdracht van deze aanbesteding horen, worden met dit onderzoeksinstrument onderzocht. Verantwoording over de resultaten is te vinden in de Jaarevaluatie op Rijksoverheid.nl (zie Selectieleidraad Europese aanbesteding Grote campagnes Rijksoverheid, Ea

13 We onderscheiden twee soorten campagne-effectonderzoek: Volledig campagne-effectonderzoek: voor grote campagnes met een mediabudget vanaf ,- inclusief btw en/of inzet van een televisiecommercial wordt een volledig campagneeffectonderzoek uitgevoerd bestaande uit een meting voorafgaand aan de campagne en twee metingen aan het einde van de campagneperiode, gericht op de communicatieve werking (bereik, waardering, boodschapoverdracht) en effecten op kennis, houding en gedrag. Beperkt campagne-effectonderzoek: voor middelgrote campagnes (mediabudget van , ,- inclusief btw) geldt een beperkter onderzoek, bestaande uit één meting gericht op de communicatieve werking van de campagne en enkele effecten via zelfgerapporteerd gedrag. Door alle campagnes op een eenduidige manier te onderzoeken en benchmarks te ontwikkelen, heeft de Rijksoverheid een goed inzicht gekregen in wat wel en niet van een campagne verwacht mag worden en op welke punten een campagne goed of minder goed presteert Campagnes: betekenis, ontwikkelingen en ambities Voor de Rijksoverheid zijn campagnes een vorm van overheidscommunicatie, naast bijvoorbeeld woordvoering, de website rijksoverheid.nl, vraagbeantwoording en dergelijke. De grens tussen campagnes en andere communicatie lijkt te vervagen. In een campagne komen communicatievormen samen, maar ook worden campagnes steeds vaker langdurig gevoerd. Uiteindelijk zijn campagnes een instrument om beleidsdoelen te realiseren, net als andere beleidsinstrumenten als subsidies, regelgeving en handhaving. Campagnes spelen hierin soms een ondersteunende rol (kennis over beleid), vaak is een campagne echter een belangrijk instrument om het beleidsdoel te bereiken. Voor complexe beleidsdoelstellingen, waarbij vaak gedragsverandering een doel is, is een crossmediale aanpak essentieel. De Rijksoverheid spreekt van een crossmediale campagne wanneer deze gebruik maakt van een goede beleids- en gedragsanalyse, een op doelgroepspecifieke en algemene gedragsinzichten gebaseerde doelgroepsegmentatie en op de samenhangende inzet van meerdere middelen, content en acties voor deze doelgroepen. In deze crossmediale aanpak wordt gebruik gemaakt van de kracht van elk medium, gebaseerd op de behoefte die het medium voor de diverse doelgroepen vervult en het synergetisch effect van het totaal aan inzet. Tevens wordt de campagne tijdens de looptijd geoptimaliseerd ten behoeve van het behalen van de doelstellingen. De Rijksoverheid ziet het speelveld voor campagnes veranderen. DPC heeft daarom in 2012 een project over de toekomst van campagnes uitgevoerd in projectgroepen met vertegenwoordigers van ministeries. Dit heeft de notitie Toekomst Campagnes Rijksoverheid opgeleverd (zie Bijlage 12). Hieronder zijn de meest relevante ontwikkelingen opgesomd: De netwerkmaatschappij is een feit. Burgers organiseren en verbinden zich op basis van onder andere interesses, professies en problemen in sociale netwerken, maar ook - razendsnel en zichtbaar voor iedereen - rond individuele belangen. Er is sprake van een kleinere rol van de Rijksoverheid en (daarmee) minder invloed. Er is vanuit de samenleving behoefte aan een responsieve overheid die meer is afgestemd op haar behoeften. Er is een groeiende tweedeling in de maatschappij tussen hoog- en laagopgeleiden. Technologische ontwikkelingen: de ontwikkelingen in technologie hebben het mediagebruik ingrijpend veranderd. Er is continu informatie beschikbaar van vele afzenders en er is veel meer interactie mogelijk. Selectieleidraad Europese aanbesteding Grote campagnes Rijksoverheid, Ea

14 Voor de communicatiediscipline van de Rijksoverheid is de opgave om in de veranderende omgeving effectief te kunnen (blijven) communiceren. Dat betekent doelgroepen centraal stellen, aansluiten bij wat hen beweegt en meer werken vanuit het onderwerp en het (communicatie)moment van burgers. En onderdeel uitmaken van de (online) netwerken in de samenleving: te beginnen met continu monitoren, luisteren en zo nodig reageren. De verschillende sociale netwerken en het stimuleren van de dialoog tussen burgers kunnen beter worden benut als communicatie-instrument. Een crossmediale aanpak is nodig voor effectieve communicatie Campagne Strategie Instrument Met campagnes is het mogelijk het gedrag van mensen te sturen. Om dit effectief te doen zijn heldere strategische keuzes nodig. De sociale wetenschap geeft hier steeds meer inzichten in. Om deze inzichten toe te passen in de praktijk heeft DPC samen met de Universiteit van Amsterdam en de Universiteit van Wageningen het Campagne Strategie Instrument (CASI) ontwikkeld (zie Bijlage 13). CASI is ontwikkeld om inzichten uit de sociale wetenschap over gedragsverandering in de praktijk toe te passen. Dit instrument helpt om een analyse van het gedrag en onderbouwde keuzes te maken. Zo kan er vanuit de beleidsopgave een kansrijke campagnestrategie ontwikkeld worden. 3.4 Betrokkenen bij campagnes Rijksoverheid In bovenstaand schema zijn de betrokkenen bij de ontwikkeling en uitwerking van campagnes verbeeld. Centraal is de positie van de Opdrachtnemer en de relaties die deze heeft met de andere betrokkenen. Mogelijk kan in specifieke situaties de invulling van betrokkenen en relaties afwijken. De Opdrachtnemer onderhoudt een relatie met de volgende typen betrokkenen: Selectieleidraad Europese aanbesteding Grote campagnes Rijksoverheid, Ea

15 Nadere Opdrachtgever (lila blokken): zowel de ministeries en uitvoeringsorganisaties als DPC als gedelegeerd Nadere Opdrachtgever kunnen deze rol vervullen. Leveranciers van de Rijksoverheid (grijze blokken): de relatie tussen de Opdrachtnemer en leveranciers van de Rijksoverheid komt tot stand door tussenkomst van DPC of de Nadere Opdrachtgever. De opdracht aan het overgrote deel van de leveranciers is vastgelegd in een raamovereenkomst (ROK) met één of meerdere partijen. DPC of de Nadere Opdrachtgever geeft per Nadere Overeenkomst aan welke partij het betreft. Een dikke pijl tussen de leverancier voor mediastrategie en mediaplanning duidt op een intensieve samenwerking met de Opdrachtnemer. De dunne grijze pijlen wijzen op een reguliere samenwerking tussen Opdrachtnemer en andere betrokkenen in de ontwikkeling en uitwerking van campagnes. De gestreepte pijlen tussen enkele leveranciers en de Opdrachtnemer staan voor een relatie in specifieke situaties. Het aantal en de samenstelling van betrokkenen kan mogelijk wijzigen gedurende de looptijd van de Raamovereenkomst. DPC of de Nadere Opdrachtgever informeert de Opdrachtnemer per Nadere Overeenkomst over de betrokkenen en de invulling van de samenwerking of relatie. 3.5 De Opdracht Typen opdrachten onder Nadere Overeenkomsten Onder deze Raamovereenkomst worden onder de gecontracteerde Opdrachtnemers drie typen opdrachten onder Nadere Overeenkomsten vergeven: 1. Campagne in de categorie groot volgens aanmelding bij DPC: Campagnes binnen deze categorie hebben een mediabudget van meer dan ,- (inclusief btw en/of tellen onder de ingezette middelen een televisiecommercial. Campagnes binnen deze categorie zijn grootschalig en crossmediaal. De ontwikkeling van de campagne is veelal in samenwerking met meerdere betrokken partijen. 2. Koepel: De Opdrachtgever kan ertoe besluiten een inhoudelijk-communicatief verband aan te brengen tussen verschillende campagnes. Hiertoe ontwikkelt de Opdrachtnemer een zogenoemde koepel waaronder op verschillende manieren onderliggend campagneboodschappen aan elkaar verbonden kunnen worden. De koepel bestaat uit een strategie, een concept en een aantal communicatieve elementen of een selectie daarvan. De ontwikkeling van een koepel is in dit geval een op zich staande opdracht. 3. Samenvoeging van campagnes of koepel en campagnes waaronder ten minste één campagne in de categorie groot: Een Nadere Opdrachtgever kan opdrachten samenvoegen onder één Nadere Overeenkomst. Het kan bijvoorbeeld gaan om een samenvoeging van alle campagnes van een departement of een koepel met de onderliggende campagnes. Een samenvoeging telt tenminste één campagne in de categorie groot. Campagnes in de categorieën middelgroot en klein kunnen, mits aan het voorgaande is voldaan, deel uitmaken van deze samenvoeging. De eerste twee typen opdrachten onder Nadere Overeenkomsten worden als Nadere Overeenkomst voor een concrete opdracht in Minicompetities gegund. Bij het derde type, een samenvoeging van campagnes of koepel en campagnes, wordt een Nadere Overeenkomst voor meerdere opdrachten in een Minicompetitie gegund. De invulling van de opdrachten is in dat geval nader te bepalen. Zie paragraaf 3.12 voor een verdere uitwerking. Selectieleidraad Europese aanbesteding Grote campagnes Rijksoverheid, Ea

16 3.5.2 Onderdelen van opdrachten onder een Nadere Overeenkomst Opdrachten onder Nadere Overeenkomsten kunnen uit de volgende onderdelen bestaan: 1. Strategie, conceptontwikkeling en uitwerking van campagne(s). 2. Strategie en conceptontwikkeling van campagne(s). 3. Uitwerking van campagne(s) (nota bene: dit kan ook uitwerking van een campagne betreffen op basis van een strategie en concept die door de Nadere Opdrachtgever worden aangeleverd). Voor opdrachten van type 2, een koepel, kan de pdracht alleen bestaan uit strategie en conceptontwikkeling. De Nadere Opdrachtgever bepaalt bij het formuleren van de opdracht onder een Nadere Overeenkomst uit welke onderdelen de opdracht bestaat. Zie paragraaf 3.6 voor een uitwerking van de werkzaamheden die de verschillende onderdelen beslaan Buiten de Opdracht De volgende onderwerpen maken geen onderdeel uit van de Opdracht. Campagnes in de categorieën middelgroot en klein Campagnes in de categorieën middelgroot en klein zijn onderdeel van de Europese aanbesteding Ea0040 Middelgrote en kleine campagnes Rijksoverheid, tenzij deze campagnes onderdeel zijn van een samenvoeging van opdrachten die bestaat uit tenminste één campagne van de categorie groot. Free publicity en Public relations Dienstverlening voor free publicity en public relations maakt geen onderdeel uit van de Opdracht. Daarom valt dienstverlening, met als doel het proactief en planmatig genereren van onbetaalde publiciteit in media om de aandacht voor specifieke thema s te vergroten, buiten de Opdracht. Bekendmakingen Onder bekendmakingsadvertenties verstaat de Rijksoverheid besluiten die zij bekend moet maken om burgers kennis te laten nemen van deze besluiten. Deze vallen buiten de Opdracht. Bouw van campagnewebsites In de bouw van campagnewebsites wordt in principe voorzien door Opdrachtgever middels het Platform Rijksoverheid Online 1. In het geval dat er door het Platform Rijksoverheid Online niet voorzien kan worden in de bouw van een campagnesite door het ontbreken van functionaliteiten of capaciteit maakt het wel onderdeel uit van de Opdracht. Buiten de Opdracht vallen voorts activiteiten die onder onderstaande rijksbrede raamovereenkomsten vallen 2 : Mediastrategie en mediaplanning; Media-inkoop en media-administratie; Drukwerk; Communicatieonderzoek; 1 Het Platform Rijksoverheid Online (PRO) is een platform voor websites binnen de Rijksoverheid. De websites op het PRO zijn extern beschikbaar en vallen onder de verantwoordelijkheid en regie van de VoorlichtingsRaad. Doel van het PRO is gezamenlijk doorontwikkelen, delen en hergebruiken van ontwikkelde functionaliteit en daarmee een efficiënt gebruik van middelen en geld. 2 Zie voor een actueel overzicht en omschrijving van rijksbrede overeenkomsten. Selectieleidraad Europese aanbesteding Grote campagnes Rijksoverheid, Ea

17 Arbeidsmarktcommunicatie (wervingscampagnes ten behoeve van het arbeidsmarktbeleid van (onderdelen van) de Rijksoverheid). Buiten de Opdracht vallen de volgende onderwerpen als ze geen integraal onderdeel uitmaken van een campagne of een koepel. De onderwerpen vallen binnen de Opdracht als ze integraal onderdeel zijn van een campagne of een koepel. Communicatieadviesproducten Communicatieadviesdiensten en -producten maken geen onderdeel uit van de Opdracht van deze aanbesteding, tenzij deze diensten en producten integraal onderdeel zijn van een campagne of koepel. Organisatie van evenementen De organisatie van evenementen maakt geen onderdeel uit van de Opdracht van deze aanbesteding, tenzij een evenement een integraal onderdeel is van een campagne of koepel. Campagnes uitsluitend gericht op kinderen en jongeren Campagnes of koepels die uitsluitend kinderen of jongeren als doelgroep hebben, maken geen onderdeel uit van de Opdracht. LET OP: Als kinderen of jongeren één van de doelgroepen zijn en dus integraal onderdeel zijn van een campagne met meerdere doelgroepen, maakt het wel onderdeel uit van de Opdracht Uitzonderingssituaties De verantwoordelijkheid voor het benutten van de Raamovereenkomst ligt bij DPC en de Nadere Opdrachtgevers. De Nadere Opdrachtgever is verantwoordelijk voor aanmelding van de campagne en het opstellen van een (concrete) opdrachtomschrijving. DPC als contracteigenaar bepaalt op basis van de aanmelding en opdrachtomschrijving of een opdracht binnen of buiten de reikwijdte van de Raamovereenkomst valt. De opdrachtomschrijving wordt daartoe getoetst aan de scope van deze Raamovereenkomst. Er is een aantal uitzonderingssituaties, waarbij de Raamovereenkomst niet van toepassing is. Dit zijn opdrachten die worden gekenmerkt door: inzet van innovatieve of specialistische diensten of producten die onvoldoende worden aangeboden door Opdrachtnemers in de Raamovereenkomst; inzet van specialistische kennis, ervaring of vaardigheden ten aanzien van een onderwerp of doelgroep waarin geen van de Opdrachtnemers in de Raamovereenkomst kan voorzien; onvoorziene spoedopdrachten waarbij geen van de Opdrachtnemers in staat is de opdracht onder een Nadere Overeenkomst uit te voeren Werkwijze bij uitzonderingen Het kan voorkomen dat bij een opdrachtomschrijving niet op voorhand duidelijk is of deze opdracht kan worden uitgevoerd binnen de Raamovereenkomst (zie de hiervoor beschreven uitzonderingssituaties). DPC zal in een dergelijk geval in overleg met de Nadere Opdrachtgever de afweging maken om al dan niet binnen de Raamovereenkomst een offerte uit te vragen. Mogelijk zal eerst een vragenronde per aan alle Opdrachtnemers worden uitgezet. DPC als contracteigenaar beslist op basis van de informatie uit deze vragenronde of er sprake is van een uitzonderingssituatie, of dat de opdracht binnen de scope valt van de Raamovereenkomst. Wanneer binnen de Raamovereenkomst middels een Minicompetitie Nadere Offertes worden aangevraagd en na beoordeling blijkt dat geen van de ingediende Nadere Offertes uitzicht biedt op Selectieleidraad Europese aanbesteding Grote campagnes Rijksoverheid, Ea

18 voldoende kwaliteit (naar inschatting van de Nadere Opdrachtgever), wordt het recht voorbehouden om buiten de Raamovereenkomst een offerte aan te vragen voor deze specifieke opdracht. 3.6 Werkzaamheden onder een Nadere Overeenkomst De gevraagde dienstverlening bestaat uit strategieontwikkeling, conceptontwikkeling en/of uitwerking in middelen, content en acties. Van de Opdrachtnemer wordt verwacht dat zij in staat is de hierna volgende werkzaamheden uit te voeren. De werkzaamheden onder een Nadere Overeenkomst kunnen uit verschillende onderdelen bestaan. Niet alle werkzaamheden zullen in elke opdracht onder een Nadere Overeenkomst voorkomen. Opdrachtnemer moet echter wel in staat zijn om alle genoemde werkzaamheden uit te voeren Ontwikkeling campagnestrategie Het doel van de strategieontwikkeling is om te komen tot onderbouwde keuzes die als basis dienen voor de conceptontwikkelingsfase en de uitwerking in middelen, content en acties. Het eindproduct van strategieontwikkeling is de debrief Voorbereidende fase Nadere Opdrachtgever Nadere Opdrachtgever bepaalt in de voorbereidende fase kansrijke invalshoeken, werkingsmechanismen en aanknopingspunten voor de campagne met behulp van diverse instrumenten voor onderzoek en analyse, zoals omgevingsanalyse, verkennend onderzoek en/of het gebruik van het CASI (zie paragraaf ) Werkzaamheden van Opdrachtnemer in de voorbereidende fase Opdrachtnemer is beschikbaar om te overleggen en bereid om inzichten te toetsen, als Nadere Opdrachtgever daar om vraagt. Opdrachtnemer werkt mee aan het opstellen van vragen in het geval van verkennend onderzoek, als Nadere Opdrachtgever daar om vraagt. Opdrachtnemer participeert in onderzoek, zoals een focusgroep, en is beschikbaar voor de inhoudelijke voorbereiding van, aanwezigheid bij en/of uitwerking van sessies aan de hand van het Campagne Strategie Instrument, als Opdrachtgever daar om vraagt. Als Opdrachtnemer bij de voorbereidende fase betrokken is, verwerkt deze de inzichten uit deze fase in de campagneontwikkeling Samenwerking voorbereidende fase Nadere Opdrachtgever is verantwoordelijk voor de voorbereidende fase. Van Opdrachtnemer wordt een rol als sparringpartner verwacht als Nadere Opdrachtgever daar om vraagt (zie paragraaf 3.7) Briefing door Nadere Opdrachtgever Een briefing is de vraag/opdracht van Nadere Opdrachtgever aan Opdrachtnemer om een campagne te ontwikkelen. De briefing kent een aantal vaste elementen: doelstellingen, doelgroep, strategie, planning en budget. Selectieleidraad Europese aanbesteding Grote campagnes Rijksoverheid, Ea

19 Werkzaamheden van Opdrachtnemer bij de briefing Opdrachtnemer beoordeelt de briefing op duidelijkheid en bruikbaarheid en vraagt de Nadere Opdrachtgever de briefing te verduidelijken of aan te scherpen indien nodig. Opdrachtnemer is beschikbaar voor een gesprek ter toelichting van de briefing als Nadere Opdrachtgever dit vraagt Samenwerking briefing De Nadere Opdrachtgever is verantwoordelijk voor het opstellen van de briefing Debrief door Opdrachtnemer In een debrief maakt de Opdrachtnemer duidelijk dat de opdracht (briefing) is begrepen, en maakt Opdrachtnemer onderbouwde keuzes voor strategie en aanpak die als uitgangspunt dienen voor de conceptontwikkeling van de campagne Werkzaamheden van Opdrachtnemer bij de debrief Opdrachtnemer stelt de debrief op, in samenwerking met de leverancier voor mediastrategie en mediaplanning en eventuele andere leveranciers en/of partners die op de campagne werken. Opdrachtnemer zorgt er daarbij voor dat de debrief in lijn is met de uitgangspunten uit de briefing (doelstellingen, budget en planning). Opdrachtnemer licht de debrief in een gesprek toe, indien Nadere Opdrachtgever dat vraagt. Opdrachtnemer is verantwoordelijk voor het aanpassen en bijstellen van de debrief na reactie van Nadere Opdrachtgever Eisen ten aanzien van debrief De debrief bevat minimaal de volgende elementen: Onderbouwde keuzes voor strategie en aanpak: op welke wijze kan een campagnegedrag, houding en/of kennis van de doelgroep beïnvloeden? De debrief sluit aan op de mediastrategie van de leverancier voor mediastrategie en -planning en bevat deze mediastrategie. De debrief bevat een planning en begroting voor conceptontwikkeling Samenwerking debrief Samenwerking en overleg met de leverancier voor mediastrategie en mediaplanning van Nadere Opdrachtgever is nodig bij de debrief om de mediastrategie te bepalen. Op verzoek van Nadere Opdrachtgever kan ook overleg met andere partijen mogelijk zijn, zoals specialisten op het terrein van online en social media. Opdrachtnemer verwerkt de inzichten van die partijen in de debrief. Als er meer partijen betrokken zijn bij het maken van de debrief, verwacht Nadere Opdrachtgever een regisserende rol van Opdrachtnemer Conceptontwikkeling Het doel van de conceptontwikkeling is om te komen tot een creatieve vertaling van de campagnestrategie in een campagneconcept met de potentie om uitgewerkt te worden in verschillende middelen, content en acties Campagneconcept Een campagneconcept is de creatieve vertaling van de briefing van de Nadere Opdrachtgever door de Opdrachtnemer, op basis van de debrief. De Nadere Opdrachtgever besluit na een conceptpresentatie of een concept wordt uitgewerkt. Selectieleidraad Europese aanbesteding Grote campagnes Rijksoverheid, Ea

20 Werkzaamheden van Opdrachtnemer bij ontwikkeling campagneconcept Opdrachtnemer zorgt voor een vertaalslag van een briefing naar campagneconcept(en). Opdrachtnemer is verantwoordelijk voor de visualisatie van campagneconcept(en). Opdrachtnemer ontwikkelt en presenteert minimaal één campagneconcept Eisen aan het campagneconcept Het campagneconcept sluit aan op de uitgangspunten van de briefing en bevat minimaal de volgende elementen: Een schetsmatige voorstelling van het conceptuele idee. Een rationale die de keuze voor het conceptuele idee onderbouwt. Een voorstel voor een vertaling in media, middelen, content en acties, passend bij het campagnebudget Samenwerking campagneconcept Opdrachtnemer betrekt de Nadere Opdrachtgever in de ontwikkelingsfase van de concepten, stemt de conceptvoorstellen af met de leverancier van mediastrategie en mediaplanning die op de campagne werkt en mogelijk met meer partijen die de Nadere Opdrachtgever aandraagt, en verwerkt de inzichten van die partijen in de conceptvoorstellen. Opdrachtnemer en de leverancier voor mediastrategie en mediaplanning (mediabureau) werken samen als gelijkwaardige partners om het campagneconcept en de mediastrategie optimaal op elkaar te laten aansluiten. Opdrachtnemer is verantwoordelijk voor het campagneconcept en de leverancier voor mediastrategie en mediaplanning is verantwoordelijk voor het mediastrategisch advies. Opdrachtnemer heeft een regisserende rol naar de betrokken partijen (zie hierboven in deze paragraaf) bij de ontwikkeling van het campagneconcept Reactie op campagneconcept De Nadere Opdrachtgever geeft Opdrachtnemer een schriftelijke reactie waarin deze beargumenteerd aangeeft of/in welke mate het campagneconcept de potentie heeft om verder uitgewerkt te worden of welk concept wordt uitgewerkt als meerdere campagneconcepten zijn voorgesteld. Nadere Opdrachtgever kan conceptvoorstellen, eventueel na aanpassing door Opdrachtnemer op verzoek van de Nadere Opdrachtgever, laten testen door een onderzoeksbureau. Met een concepttest wordt de conceptuele richting getoetst bij de doelgroep op communicatieve werking en mogelijke effecten Werkzaamheden van Opdrachtnemer bij reactie op het campagneconcept en de concepttest Opdrachtnemer past het concept aan/stelt het concept bij naar aanleiding van de reactie van de Nadere Opdrachtgever, waarvan de inzichten uit de concepttest deel uit kunnen maken. Afhankelijk van hoe Nadere Opdrachtgever het conceptvoorstel beoordeelt, wordt van Opdrachtnemer de volgende vervolgstap verwacht: - Uitwerken van het concept zonder aanpassingen/bijstellingen. - Aanpassen/bijstellen voorgestelde concept ten behoeve van de concepttest. - Aanpassen/bijstellen concept ten behoeve van de conceptuitwerking. Indien Nadere Opdrachtgever kiest voor een concepttest maakt Opdrachtnemer het testmateriaal dat nodig is om het concept te testen. Opdrachtnemer stemt daarvoor het format van het testmateriaal en de kosten af met Nadere Opdrachtgever. Opdrachtnemer levert de Selectieleidraad Europese aanbesteding Grote campagnes Rijksoverheid, Ea

21 testmaterialen op het afgesproken moment aan en is aanwezig bij de concepttest als Nadere Opdrachtgever dat vraagt Uitwerking in middelen, content en acties Opdrachtnemer vertaalt het campagneconcept in middelen, content en acties waarmee gekochte mediaruimte wordt ingevuld (paid), eigen kanalen worden ingericht of gevuld (owned) en aandacht van publiek wordt verdiend (earned) Uitwerking van het concept Werkzaamheden van Opdrachtnemer bij de uitwerking in middelen, content en acties Opdrachtnemer is verantwoordelijk voor de productie van alle mogelijke campagnemiddelen, content en acties. Voorbeelden van middelen, content en acties: fotografie, online advertising (display, rich media, advertorials, prerolls), video, games, radio, apps, social mediakanalen, communitymanagement, guerillamarketing, outdoor advertising, print (exclusief drukwerk). Deze opsomming is niet volledig. Bovendien is de verwachting dat er in de komende jaren nieuwe mogelijkheden voor middelen, content en acties zullen ontstaan. Deze vallen ook onder de Opdracht. Opdrachtnemer levert onderzoeksmateriaal aan ten behoeve van onderzoek van uitgewerkte middelen (een zogenaamde pretest). Opdrachtnemer is aanwezig bij pretests van de middelen als Nadere Opdrachtgever dat vraagt. Opdrachtnemer zorgt voor de aanlevering van middelen, content en acties bij exploitanten. Opdrachtnemer werkt volgens het onderstaande proces aangaande afstemming met de Nadere Opdrachtgever indien deze daar om vraagt. Bij het uitwerken van middelen, content en acties, onderscheiden we drie fases waarin afstemming plaatsvindt met Nadere Opdrachtgever. In voorkomende gevallen zal de Nadere Opdrachtgever een aanvullende briefing geven voordat de Opdrachtnemer start met de uitwerking in middelen, content en acties. 1. Opdrachtnemer levert een voorstel op Voorbeelden van voorstellen: script, interaction design, visual design, social mediaplan, actiemechanisme, schets, prototype. Bij een voorstel wordt ook een planning en begroting gepresenteerd. Na akkoord voorstel door de Nadere Opdrachtgever, werkt de Opdrachtnemer het voorstel uit in een tussenproduct. 2. Opdrachtnemer levert een tussenproduct op Voorbeelden van tussenproducten: staging-site, concept-copy, low-res foto s, dummy s. Bij het tussenproduct stemt de Opdrachtnemer de middelen, content en acties af met de Nadere Opdrachtgever. Meerdere versies kunnen nodig zijn om tot een eindproduct te komen. Opdrachtnemer zorgt er voor dat dit binnen de hiervoor begrote uren uit de begroting bij het voorstel gebeurt. Aanvullend begroten kan alleen na akkoord van de Nadere Opdrachtgever. Als de Nadere Opdrachtgever akkoord is met het tussenproduct, levert opdrachtnemer het eindproduct af. 3 Werkzaamheden op het gebied van free publicity en public relations zijn uitgesloten van de opdracht. Zie paragraaf Selectieleidraad Europese aanbesteding Grote campagnes Rijksoverheid, Ea

22 3. Opdrachtnemer levert een eindproduct op Voorbeelden van eindproducten: televisiecommercial, radiocommercial, video, banner, viral, app, social mediakanaal, poster, flyer, gadget. Opdrachtnemer levert eindproduct aan bij de Nadere Opdrachtgever, exploitanten, leveranciers en partners van de Nadere Opdrachtgever. Na aanlevering wordt het eindproduct uitgezonden, zichtbaar gemaakt, live gezet, geactiveerd, in werking gezet en/of uitgevoerd Eisen bij uitwerking van het concept Opdrachtnemer levert altijd een planning en begroting per uit te werken concept en/of per middel. Opdrachtnemer zorgt voor uitwerking in middelen, content en acties in lijn met het door Nadere Opdrachtgever geaccordeerde concept. Afwijkingen vinden slechts plaats na akkoord van Nadere Opdrachtgever. Opdrachtnemer zorgt ervoor dat alle middelen, content en acties in foutloos en begrijpelijk Nederlands zijn. Dit is taalniveau B1, tenzij anders is bepaald. Opdrachtnemer zorgt ervoor dat alle middelen, content en acties voldoen aan de richtlijnen van de Rijkshuisstijl Campagnes 4. Opdrachtnemer zorgt ervoor dat alle websites voldoen aan de Webrichtlijnen. De Rijksoverheid is vanaf 1 september 2006 verplicht te voldoen aan de Webrichtlijnen. Alle websites dienen te voldoen aan de Webrichtlijnen versie 2 niveau A en AA (zie De Nadere Opdrachtgever kan hierop te allen tijde een audit laten uitvoeren door een onafhankelijk bureau. Opdrachtnemer dient hieraan zijn medewerking te verlenen Samenwerking bij uitwerking van het concept Bij de uitwerking van het concept is samenwerking en overleg nodig met de leverancier van mediastrategie en mediaplanning van Nadere Opdrachtgever en indien nodig met andere leveranciers en partners van de Nadere Opdrachtgever. Samenwerking met contentpartners zoals uitgevers, exploitanten of productiemaatschappijen vindt plaats op eigen initiatief van Opdrachtnemer na toestemming van Nadere Opdrachtgever, of wanneer de Nadere Opdrachtgever dat voorstelt Uitvoering en bijsturing Het doel van de fase van uitvoeren en bijsturen van de campagne is het behalen van optimale resultaten bij het ten uitvoer brengen van middelen, content en acties Werkzaamheden van Opdrachtnemer bij uitvoering en bijsturing Opdrachtnemer adviseert proactief over bijsturing en verbetering van campagnes. Opdrachtnemer maakt content en acties zichtbaar en voert werkzaamheden uit als communitymanagement en moderatie. Opdrachtnemer is verantwoordelijk voor het aanleveren van eindproducten bij de Nadere Opdrachtgever, exploitanten, leveranciers en partners van de Nadere Opdrachtgever. Opdrachtnemer monitort het verloop van de campagne, overlegt hierover met Nadere Opdrachtgever en eventueel andere betrokken partijen en past middelen aan als dat nodig is. 4 Selectieleidraad Europese aanbesteding Grote campagnes Rijksoverheid, Ea

23 Opdrachtnemer past de campagne aan op verzoek van Nadere Opdrachtgever als onderzoek, webanalyse, maatschappelijke of politieke ontwikkelingen hier aanleiding toe geven Samenwerking uitvoering en bijsturing Bij uitvoering en bijsturing is overleg en samenwerking met de leverancier van mediastrategie en mediaplanning bij optimalisatie van middelen op basis van mediaprestaties belangrijk. Ook overleg en samenwerking met Nadere Opdrachtgever of diens partners en leveranciers (zie paragraaf 3.4 voor een overzicht van een betrokkenen op een campagne) is van belang bij het toepassen en verwerken van inzichten uit onderzoek en webanalyse. 3.7 Verwachtingen ten aanzien van de Opdrachtnemer De Opdracht betreft de ontwikkeling en uitwerking van campagnes met een grote zichtbaarheid in de samenleving. Dit betekent dat Opdrachtgever hoge verwachtingen heeft van Opdrachtnemer. Opdrachtgever verwacht dat Opdrachtnemer beschikt over de volgende kenmerken: Strategisch en creatief vermogen Opdrachtnemer is in staat de essentie uit soms complexe onderwerpen te halen en deze te vertalen in effectieve campagnestrategieën, concepten en uitgewerkte producten van hoogwaardige kwaliteit. De Opdrachtnemer biedt nieuwe kansen en oplossingen voor het behalen van de campagnedoelstellingen van de Nadere Opdrachtgever. De Opdrachtnemer weet op effectieve wijze inzichten in de doelgroep en kennis van gedrag toe te passen in de campagnestrategie, het campagneconcept en de uitwerking in middelen, content en acties. Hierbij combineert de Opdrachtnemer online en offline middelen zonder enige moeite. Samenwerking: strategisch partnership en flexibiliteit Als strategisch partner werkt Opdrachtnemer gedurende het gehele ontwikkelingsproces van de campagne samen met de Nadere Opdrachtgever. Opdrachtnemer volgt de wensen en vragen van de Nadere Opdrachtgever op, en geeft tevens ongevraagd advies. Strategisch partnership houdt ook in dat Opdrachtnemer in staat is inhoudelijk en procesmatig regie te voeren op de ontwikkeling van een koepel(merk) of campagne. Opdrachtnemer stelt zich in de samenwerking met Nadere Opdrachtgever open, coöperatief en flexibel op en biedt in alle fasen van het proces ruimte aan de Nadere Opdrachtgever voor overleg, meedenken en feedback. Opdrachtnemer is ook in staat om zich flexibel op te stellen bij onvoorziene omstandigheden, krappe planningen en krappe budgetten. Politiek-bestuurlijke sensitiviteit Kenmerkend voor de Nadere Opdrachtgevers is de politiek-bestuurlijke context en dynamiek waarin gewerkt wordt. Opdrachtnemer beschikt over politiek-bestuurlijke sensitiviteit om adequaat en flexibel te kunnen inspelen op wensen en behoeften van de Nadere Opdrachtgever die voortvloeien uit veranderingen in de politieke, bestuurlijke en maatschappelijke context van de campagne. Opdrachtnemer denkt en beweegt maximaal mee met situaties en omstandigheden die kunnen leiden tot aanpassingen in de campagne. Kwaliteit- en prijsbewust Bij campagnes met een beperkt budget, is Opdrachtnemer toch in staat hoogwaardige communicatieproducten te combineren met efficiënt projectmanagement, budgetverantwoordelijke keuzes in middelen, content en acties en prioriteren in de urenbesteding per fase (strategie, concept, uitwerking) van de campagne. Selectieleidraad Europese aanbesteding Grote campagnes Rijksoverheid, Ea

24 Innovatie Opdrachtnemer is in staat actuele kennis van en relevante ontwikkelingen in het communicatiedomein, het bouwen van merken en gedragswetenschappen, toe te passen bij de ontwikkeling en uitvoering van campagnes. 3.8 Gevraagde specialisaties Ontwikkeling en uitwerking van een crossmediale campagne Opdrachtnemer is aantoonbaar kundig in het maken van grootschalige crossmediale campagnes (zie paragraaf 3.3.9) Eisen aan de uitvoering personeel Opdrachtnemer beschikt over specialisten op het gebied van strategie, creatie en uitvoering van online- en offline middelen, meer in het bijzonder: Opdrachtnemer beschikt over de benodigde kennis voor strategiebepaling bij grootschalige crossmediale campagnes. Opdrachtnemer beschikt over specialisten met betrekking tot in te zetten online- en offline middelen en content Ontwikkeling en uitwerking van strategie en concept met merk- en corporate doelstellingen De Opdrachtnemer is aantoonbaar kundig in de ontwikkeling en uitwerking van strategieën en concepten met merk- en corporate doelstellingen (koepels) Eisen aan de uitvoering/personeel Opdrachtnemer beschikt over de benodigde kennis voor het ontwikkelen van strategieën en concepten met merk- en corporate doelstellingen (koepels). Opdrachtnemer beschikt over specialistische kennis met betrekking tot de (door)ontwikkeling van een merk (koepel) en uitwerking in middelen, content en acties Ontwikkeling en uitwerking van een campagne met gedragsdoelstellingen Opdrachtnemer is in staat om strategieën en concepten te onderbouwen met de actuele (sociaal)wetenschappelijke inzichten met betrekking tot gedragsverandering via campagnes Eisen aan de uitvoering/personeel Opdrachtnemer beschikt over deskundigheid op het gebied van gedragsverandering via campagnes. Opdrachtnemer beschikt over kennis om onderzoek ten behoeve van de campagne te duiden. Opdrachtnemer beschikt over kennis en capaciteit om specifieke inzichten in de doelgroep toe te passen bij de ontwikkeling en uitwerking van campagnes Productie van audiovisuele middelen en digitale producties Audiovisuele middelen, zowel online als offline, spelen een grote rol in de communicatieve werking en het bereik van een campagne. Te denken valt bijvoorbeeld aan televisiecommercials, digitale videoproducties en games Eisen aan uitvoering/personeel Opdrachtnemer beschikt over specialisten voor grote digitale producties, zoals games en apps. Het gaat daarbij om specialisten die verbanden kunnen leggen tussen het creatieve idee, de technische realiseerbaarheid en de gebruikerservaring. Selectieleidraad Europese aanbesteding Grote campagnes Rijksoverheid, Ea

25 Opdrachtnemer beschikt over specialisten voor audiovisuele producties, waaronder televisiecommercials Inzet van social media De inzet van social media biedt veel mogelijkheden voor interactie en het bereiken van specifieke doelgroepen. Opdrachtnemer moet in staat zijn om middelen, content en acties te ontwikkelen die via social media ingezet en uitgevoerd kunnen worden Eisen aan uitvoering/personeel Opdrachtnemer beschikt over specialisten op het gebied van strategie, creatie en uitwerking van social media Overige eisen aan het personeel Ten behoeve van de gehele dienstverlening aan Nadere Opdrachtgevers stelt de Opdrachtgever de volgende eisen aan de door de Opdrachtnemer ingezette medewerkers: De gevraagde specialisten op het gebied van strategie, creatie en uitvoering dienen minimaal twee jaar ervaring te hebben in hun specialisme. De (Nadere) Opdrachtgever kan dit controleren aan de hand van hun cv s. Alle medewerkers op het account volgen de laatste ontwikkelingen op het gebied van campagne ontwikkeling en uitwerking en spelen hierop in. 3.9 Opdrachtgevers en opdrachten Invulling van het opdrachtgeverschap De Rijksoverheid kent elf ministeries en een groot aantal hieronder ressorterende organisaties. Vrijwel allemaal nemen ze deel aan de Raamovereenkomst Grote campagnes Rijksoverheid. Zie Bijlage 9 voor een lijst van Deelnemende organisaties. DPC is Opdrachtgever van de Raamovereenkomst en verantwoordelijk voor het contractmanagement. De Deelnemende organisaties treden op als Nadere Opdrachtgever als ze een Nadere Overeenkomst afsluiten met een van de Opdrachtnemers onder de Raamovereenkomst. Het campagnemanagement kan zowel worden uitgevoerd door de Nadere Opdrachtgever zelf, als door DPC. Als het campagnemanagement is belegd bij DPC, is het cluster Campagnemanagement van DPC gedelegeerd Nadere Opdrachtgever. Namens de Nadere Opdrachtgever sturen de campagnemanagers van DPC de Opdrachtnemers aan. Indien Nadere Opdrachtgevers geen gebruik maken van het campagnemanagement van DPC, stuurt de Nadere Opdrachtgever de Opdrachtnemer aan. Contactpersonen bij Nadere Opdrachtgevers zijn over het algemeen communicatieadviseurs van Directies Communicatie die beleidsdirecties adviseren over beleidscommunicatie. Beleidsadviseurs zijn vaak inhoudelijk betrokken bij campagnes en in sommige gevallen ook contactpersoon voor Opdrachtnemer Aard van de opdrachten onder een Nadere Overeenkomst Naar verwachting zullen met name organisaties als de Belastingdienst, de ministeries van Infrastructuur en Milieu, Volksgezondheid, Welzijn en Sport en Veiligheid en Justitie Nadere Overeenkomsten sluiten onder deze Raamovereenkomst. Het betreft onder meer campagnes over verkeersveiligheid, mobiliteit, belastingen, preventie van criminaliteit, volksgezondheid en geweld Selectieleidraad Europese aanbesteding Grote campagnes Rijksoverheid, Ea

26 in afhankelijkheidsrelaties. De campagnes zullen zich naar verwachting kenmerken door een sterke massamediale component en gericht zijn op een grote doelgroep. Aan deze inschatting kunnen echter geen rechten worden ontleend Omvang van de Opdracht Schatting van de waarde van de Opdracht: ,- exclusief btw per jaar. Dit bedrag bestaat uit kosten voor strategie, conceptontwikkeling en alle kosten voor de productie van middelen. De inschatting is gebaseerd op campagnes die in 2013 zijn gevoerd en op campagnes die naar verwachting in 2014 gevoerd zullen worden. In 2013 zijn in totaal veertien campagnes gevoerd. In 2014 zullen naar verwachting veertien campagnes worden gevoerd. Met deze inschatting wil de Opdrachtgever de Gegadigden een zo goed mogelijk beeld geven van de omvang van de Opdracht. Aan deze inschatting kunnen geen rechten worden ontleend. Wijziging omvang Door politieke, economische, budgettaire, bestuurlijke of organisatorische omstandigheden binnen de Rijksoverheid kan de positie of de taak van de deelnemende organisaties binnen de Rijksoverheid veranderen. Het gevolg kan zijn dat de dienstverlening en/of deelnemers van de Raamovereenkomsten wijzigen. In dat geval is Opdrachtgever gerechtigd binnen de reikwijdte van de Raamovereenkomst deze niet-wezenlijke wijzigingen door te voeren Dienstverlening aan Nadere Opdrachtgevers Eisen aan de dienstverlening Een goede, open samenwerking is belangrijk bij het maken van campagnes. Harde deadlines, creatieve processen en veel betrokken partijen vragen om goede afspraken ten aanzien van de samenwerking. De Opdrachtgever stelt de volgende eisen aan de dienstverlening: Opdrachtnemer stelt voor iedere Nadere Overeenkomst een contactpersoon en een eindverantwoordelijke aan voor de Nadere Opdrachtgever. De contactpersoon is in ieder geval op werkdagen, tijdens kantooruren per en/of telefoon bereikbaar. Buiten kantooruren en in het weekend kan Opdrachtnemer bereikt worden in het geval van calamiteiten. Als de contactpersoon niet bereikbaar is gedurende een periode, zorgt Opdrachtnemer in overleg met Nadere Opdrachtgever voor tijdelijke vervanging. Eventuele personele wijzigingen stemt de Opdrachtnemer af met de Nadere Opdrachtgever. Als het nodig is, kunnen Opdrachtnemer en Nadere Opdrachtgever besluiten om periodiek te overleggen over lopende campagnes. Op verzoek van Nadere Opdrachtgever of Opdrachtnemer is incidenteel overleg met creatieven, strategen en/of specialisten ook mogelijk. Samenwerking met leveranciers en partners van Nadere Opdrachtgever In paragraaf 3.4 worden mogelijke betrokkenen bij campagnes benoemd. Deels betreft dit leveranciers en partners van de Nadere Opdrachtgever. In algemene zin verwacht Opdrachtgever dat Opdrachtnemer oog heeft voor de noodzakelijke afstemming met eigen leveranciers en partners van de Nadere Opdrachtgever. Als de Nadere Opdrachtgever werkt met eigen leveranciers en partners, is de Nadere Opdrachtgever verantwoordelijk voor de werkafspraken met en resultaten van leveranciers en partners. Per deelproject worden afspraken gemaakt over de organisatie van het werkproces. Selectieleidraad Europese aanbesteding Grote campagnes Rijksoverheid, Ea

27 Indien de Nadere Opdrachtgever dit wenst, hebben Opdrachtnemer en de eigen leveranciers of partners van Nadere Opdrachtgever rechtstreeks contact Geheimhoudingsverklaring Nadere Opdrachtgever kan de Opdrachtnemer verzoeken om ondertekende geheimhoudingsverklaringen van bij de uitvoering van de Opdracht betrokken medewerkers aan te leveren. In onderling overleg tussen Nadere Opdrachtgever en Opdrachtnemer zal worden vastgesteld op welke medewerkers/functies deze verplichting van toepassing is. De verantwoordelijkheid voor het aanleveren van deze geheimhoudingsverklaringen ligt bij de Opdrachtnemer. De Opdrachtnemer is verplicht personeelsmutaties van het bij de uitvoering van deze Opdracht betrokken personeel gedurende de looptijd van een Nadere Overeenkomst te melden en voor functies waar de Nadere Opdrachtgever een geheimhoudingsverklaring voor vereist deze vóór aanvang van werkzaamheden aan te leveren bij de Nadere Opdrachtgever Verklaringen omtrent gedrag Natuurlijke Personen (VOG NP) Nadere Opdrachtgever kan de Opdrachtnemer verzoeken om Verklaringen omtrent gedrag Natuurlijke Personen (VOG NP) van bij de uitvoering van de Opdracht betrokken medewerkers aan te leveren. In onderling overleg tussen Nadere Opdrachtgever en Opdrachtnemer zal worden vastgesteld op welke medewerkers/functies deze verplichting van toepassing is. De kosten die zijn gemoeid met het aanvragen van de VOG s NP zijn voor rekening van Opdrachtnemer. De verantwoordelijkheid voor het aanleveren van deze VOG s NP ligt bij de Opdrachtnemer. De Opdrachtnemer is verplicht personeelsmutaties van het bij de uitvoering van deze Opdracht betrokken personeel gedurende de looptijd van een Nadere Overeenkomst te melden en voor functies waar de Nadere Opdrachtgever een VOG NP voor vereist deze vóór aanvang van werkzaamheden aan te leveren bij de Nadere Opdrachtgever Vertrouwelijkheid De tijdens de uitvoering van de Opdracht door DPC en de Nadere Opdrachtgever verstrekte informatie heeft een vertrouwelijk karakter. Deze informatie dient als zodanig door Opdrachtnemer behandeld te worden Kwaliteitsmodel Doel kwaliteitsmodel Om te kunnen sturen op de kwaliteit van de dienstverlening door de Opdrachtnemer, heeft DPC een kwaliteitsmodel ontwikkeld. Dit kwaliteitsmodel geeft aan op welke aspecten, met welke instrumenten en met welke frequentie de (Nadere) Opdrachtgever gedurende de samenwerking de kwaliteit monitort. Het doel is zicht te verkrijgen op de uitvoering van het proces en de prestaties van de Opdrachtnemer en de mate van tevredenheid hierover bij de Nadere Opdrachtgever. De Opdrachtgever zal op basis van de evaluaties waar nodig om toelichting, aanpassing of verbetering vragen aan Opdrachtnemer Kwaliteitsaspecten 1. Kwaliteit van het eindproduct (kwantitatief en kwalitatief); 2. Samenwerking (kwalitatief); 3. Dienstverlening/proces (kwalitatief); 4. Financieel (kwalitatief). Selectieleidraad Europese aanbesteding Grote campagnes Rijksoverheid, Ea

28 De kwaliteitsaspecten worden door Opdrachtgever na gunning nader uitgewerkt in indicatoren Werkwijze kwaliteitsmodel Opdrachtgever evalueert de Opdracht op drie niveaus: Per Nadere Overeenkomst. Per Raamovereenkomst. Per Nadere Opdrachtgever Evaluatie per Nadere Overeenkomst Iedere opdracht onder een Nadere Overeenkomst wordt geëvalueerd. In de praktijk betekent dit dat er na iedere campagne een evaluatie is. Bij een Nadere Overeenkomst waarin sprake is van een samenvoeging van campagnes zal de dienstverlening ook per campagne worden geëvalueerd. De evaluatie van de Nadere Overeenkomst is gebaseerd op: 1. Tweezijdige monitoring tussen Nadere Opdrachtgever en Opdrachtnemer. Onderwerpen van deze monitoring zijn samenwerking, dienstverlening/proces, financiën en kwaliteit van het eindproduct. 2. Campagneonderzoek (concept-/en pretesten, campagne-effectonderzoek). De campagneonderzoeken zijn een kwaliteitsindicator voor het (te verwachten) effect van de campagne Evaluatie per Raamovereenkomst Per Raamovereenkomst voert de contractmanager van de Opdrachtgever (half)jaarlijkse voortgangsgesprekken met de Opdrachtnemer die zijn gebaseerd op het volgende: 1. Overzicht van alle uitgevoerde evaluaties van Nadere Overeenkomsten (zie hierboven). 2. Input vanuit de jaarlijkse evaluatiegesprekken met alle Nadere Opdrachtgevers (zie hieronder). De contractmanager registreert uitkomsten van evaluaties en campagneverslagen, zodat een cumulatief beeld ontstaat. In het eerste jaar van de looptijd van de Raamovereenkomst vindt het voortgangsgesprek halfjaarlijks plaats. In de resterende looptijd is het voortgangsgesprek één keer per jaar. Incidenten kunnen aanleiding zijn om eerder een voortgangsgesprek in te plannen. Opdrachtnemer rapporteert voorafgaand aan het voortgangsgesprek aan Opdrachtgever over het aantal en de omvang van de Nadere Overeenkomsten. Opdrachtnemer is tijdens het voortgangsgesprek vertegenwoordigd met vaste contactpersonen: de eindverantwoordelijke(n) voor de Nadere Overeenkomsten en een vertegenwoordiger van het management van Opdrachtnemer Evaluatie per Nadere Opdrachtgever De contractmanager voert met iedere Nadere Opdrachtgever jaarlijks een evaluatiegesprek waarbij als input wordt gebruikt: 1. Overzicht van alle uitgevoerde evaluaties van deze Nadere Opdrachtgever. 2. Input vanuit de (half)jaarlijkse voortgangsgesprekken met Opdrachtnemers. 3. Informatie over aantal en volume van de Nadere Overeenkomsten. Selectieleidraad Europese aanbesteding Grote campagnes Rijksoverheid, Ea

29 Externe audit (Nadere) Opdrachtgever kan besluiten om een externe audit te laten uitvoeren om de kwaliteit en efficiency van de samenwerking te evalueren. De Opdrachtnemer werkt zonder hiervoor kosten in rekening te brengen mee aan een eventuele externe audit Sluiten van Nadere Overeenkomsten Na het afsluiten van een Raamovereenkomst tussen Opdrachtgever en vier (4) Opdrachtnemers, sluiten de Nadere Opdrachtgevers Nadere Overeenkomsten af via Minicompetities. Aan de Nadere offerte met de beste prijs-/kwaliteitverhouding in de Minicompetitie wordt een Nadere Overeenkomst gesloten. De nadere gunningscriteria worden altijd in de Offerteaanvraag expliciet genoemd Offertaanvraag Voor elke Nadere Overeenkomst zet een Nadere Opdrachtgever een Offerteaanvraag uit onder alle Opdrachtnemers. Deelname aan de Minicompetitie is vrijwillig voor de Opdrachtnemers. De Nadere Opdrachtgever gaat ervan uit dat wanneer een Opdrachtnemer inschat dat ze de opdracht onder de Nadere Overeenkomst niet (naar de gewenste kwaliteitsnormen) kan uitvoeren, deze Opdrachtnemer dan geen Nadere Offerte uitbrengt en dat de Opdrachtnemer de Nadere Opdrachtgever hierover binnen twee dagen schriftelijk bericht. De Offerteaanvraag bevat in ieder geval de volgende elementen: Omschrijving van de opdracht onder de Nadere Overeenkomst. Looptijd van de Nadere Overeenkomst. De criteria waarop de Nadere Offertes beoordeeld worden Proces Minicompetitie De Offerteaanvraag wordt verstuurd per . In de Offerteaanvraag wordt vermeld binnen welke termijn Opdrachtnemers een Nadere Offerte dienen uit te brengen. Deze termijn kan per Offerteaanvraag verschillen. Op basis van de aard en omvang van de Minicompetitie wordt een redelijke termijn vastgesteld. Deze termijn wordt expliciet vermeld in de Offerteaanvraag. Opdrachtnemers die de opdracht niet gegund krijgen, ontvangen van de Nadere Opdrachtgever een schriftelijke toelichting op het besluit met motivatie. De Opdrachtnemer die de opdracht gegund krijgt, tekent met Nadere Opdrachtgever de Nadere Overeenkomst en kan vanaf dat moment de werkzaamheden uitvoeren die vallen onder de Nadere Overeenkomst Totstandkoming van opdrachten onder Nadere Overeenkomsten In paragraaf is een onderscheid gemaakt tussen typen opdrachten onder Nadere Overeenkomsten: de wijze waarop opdrachten tot stand komen onder een Nadere Overeenkomst verschilt per type. Selectieleidraad Europese aanbesteding Grote campagnes Rijksoverheid, Ea

30 a. Concrete opdracht voor een campagne in de categorie groot of een koepel In de Minicompetitie dient de Opdrachtnemer een Nadere Offerte in die de werkzaamheden en een maximum begroting bevat. Na gunning van de opdracht dient de Opdrachtnemer per werkzaamheid een gedetailleerde begroting in. Na accordering van deze begroting door de Nadere Opdrachtgever voert de Opdrachtnemer de werkzaamheid uit. b. Nader te bepalen opdracht voor een samenvoeging van campagnes en, al dan niet, een koepel In de Minicompetitie offreert de Opdrachtnemer uurtarieven in een Nadere Offerte. De Nadere Opdrachtgever brieft na gunning de Opdrachtnemer voor de onder een Uitvoeringsovereenkomst uit te voeren opdrachten. De Opdrachtnemer dient op basis van de briefing een Uitvoeringsofferte in die de werkzaamheden en een maximum begroting bevat. Na schriftelijke goedkeuring door de Nadere Opdrachtgever van de Uitvoeringsofferte wordt een Uitvoeringsovereenkomst gesloten. Vervolgens dient de Opdrachtnemer per werkzaamheid een gedetailleerde begroting in. Na accordering van deze begroting door de Nadere Opdrachtgever voert de Opdrachtnemer de werkzaamheid uit Vergoeding De Nadere Opdrachtgevers zullen de Opdrachtnemer op de volgende manier vergoeden voor zijn dienstverlening: Uurtarieven; Aantal in te zetten uren en kosten derden. Selectieleidraad Europese aanbesteding Grote campagnes Rijksoverheid, Ea