HET DYNAMISCH AANKOOPSYSTEEM (DAS) Landelijk seminar inkoop Veiligheidsregio s 2017

Transcriptie

1 HET DYNAMISCH AANKOOPSYSTEEM (DAS) Landelijk seminar inkoop Veiligheidsregio s 2017

2 Even voorstellen Schelte van Meerveld Inkoper voor Veiligheidsregio Utrecht

3 Wat kom je halen?

4 Programma Aanleiding aandacht voor het DAS Het Dynamisch AankoopSysteem Hoe werkt een DAS? Karakteristieken van een DAS Waarom een DAS? DAS versus raamovereenkomst Hindernissen van een DAS Kritische succesfactoren Het DAS bij Veiligheidsregio Utrecht

5 Aanleiding aandacht voor het DAS Ruimere mogelijkheden AW 2012 Rechtmatigheidsdoelstellingen Efficiencykansen Dynamiek

6 Het Dynamisch AankoopSysteem (DAS) Definitie: een elektronisch proces voor het doen van gangbare aankopen van werken, leveringen of diensten, waarvan de kenmerken wegens de algemene beschikbaarheid op de markt voldoen aan de behoeften.

7 Hoe werkt een DAS? De instelling van een DAS kent twee fasen: 1. de instelling van het systeem; 2. het plaatsen van opdrachten binnen dat systeem.

8 Fase 1: instelling van het systeem De instelling vindt plaats met toepassing van de niet-openbare procedure (met uitzondering van de fase van inschrijving), inclusief publicatie op TenderNed. Ondernemers melden zich aan en worden al dan niet toegelaten tot de DAS.

9 Fase 2: het plaatsen van opdrachten binnen een DAS Alle tot het dynamische aankoopsysteem toegelaten ondernemers worden gelijktijdig en schriftelijk (elektronisch) uitgenodigd om voor de specifieke opdracht binnen het dynamische aankoopsysteem een inschrijving in te dienen. In de uitnodiging staat vermeld waar de aanbestedingsstukken rechtstreeks toegankelijk zijn.

10 Nota bene een 1 e opdracht mag pas worden geplaatst binnen een DAS als marktpartijen minimaal 30 dagen de tijd hebben gehad om zich aan te melden/te kwalificeren; de termijn voor het indienen van een inschrijving moet tenminste 10 dagen bedragen, te rekenen vanaf de verzenddatum van de uitnodiging tot de inschrijving.

11 Karakteristieken van een DAS het staat gedurende zijn gehele looptijd open voor toetreding door nieuwe ondernemers die aan de eisen voor toelating tot het systeem voldoen; het aantal deelnemers kan niet worden beperkt door middel van selectiecriteria; uitsluitingsgronden en passende geschiktheidseisen mogen wel worden gesteld.

12 Waarom een DAS? -1- Verlichting procedure: afzonderlijke opdrachten hoeven niet langer separaat via TenderNed aangekondigd te worden (incl. doorlooptijden) het vereiste van een indicatieve inschrijving die ondernemers moeten doen om te kunnen worden toegelaten tot het systeem is komen te vervallen.

13 Waarom een DAS? -2- alle ondernemers die tot het DAS zijn toegelaten kunnen worden uitgenodigd om in te schrijven op de specifieke opdracht (maximale concurrentiestelling); de doorlooptijd van gangbare inkopen nadat het DAS is ingesteld is korter; het DAS zorgt voor een uniform en transparant proces en bevordert rechtmatigheid van inkopen.

14 Waarom een DAS? -3- Mogelijk om te voldoen aan veranderende behoeften van de organisatie; Profiteren van nieuwe producten/standaarden in de markt (bv. in de snel-innoverende ICTmarkt); Mogelijk om actiever te sturen op het leverancierslandschap: ZZP ers en MKB hebben nu meer kans op opdrachten

15 DAS versus Raamovereenkomst Dynamisch AankoopSysteem Korte voorbereiding en doorlooptijd, laagdrempelig en flexibel Scope wordt vooraf indicatief vastgesteld en gepreciseerd bij nadere opdrachten Niet-openbare procedure startend met het toelaten van ondernemers o.b.v. geschiktheidseisen. DAS staat vervolgens open voor alle ondernemers Raamovereenkomst Lange voorbereiding en inspanning vooraf, risico bezwaren Programma van Eisen wordt vooraf tot in detail vastgelegd Openbare of niet-openbare procedure Overeenkomst met één of meer ondernemers waar op afroep opdrachten worden geplaatst conform PvE

16 DAS versus Raamovereenkomst Dynamisch AankoopSysteem Geschikte ondernemers worden uitgenodigd tot inschrijving voor een nadere opdracht Autoscore bij NOK inrichten, trechter voor leveranciers Uniforme werkwijze Raamovereenkomst Geen substantiële wijzigingen aanbrengen in gestelde voorwaarden Niet flexibel Faillissement/overname

17 Hindernissen DAS mogelijk veel offertes ontvangen wanneer veel ondernemers tot het DAS zijn toegelaten: verhoging administratieve last; beperkt bruikbaar, namelijk alleen voor gangbare inkopen; Maken van een account: registratieproces zo laagdrempelig mogelijk houden; Onpersoonlijk via een platform

18 Kritische succesfactoren Managen van verwachtingen en creëren van draagvlak Omgang met vaste leveranciers Beleid aanpassen Goede implementatie en training gebruikers Gedeeld commitment ook in nieuwe werkwijze Begin klein en breid vervolgens uit

19 Het DAS bij Veiligheidsregio Utrecht DAS inhuur preventisten DAS ICT end-user devices

20 DAS inhuur preventisten Aanleiding Pilot (Staffing MS) Toekomst

21 DAS ICT end-user devices Aanleiding Start met pilot Toekomst

22 Zin om samen te werken?

23 Welke vragen hebben jullie?

24 Wat kwam je halen?

25 Dankjulliewel!

26 Hieronder nog meer info

27 Fase 1: instelling van het systeem: 4 stappen 1. bekendmaking van de instelling van een DAS door middel van een aankondiging van een overheidsopdracht (TenderNed); 2. toetsen of een gegadigde valt onder een gestelde uitsluitingsgrond; 3. toetsen of een niet-uitgesloten gegadigde voldoet aan de door u gestelde geschiktheidseisen; 4. de niet-uitgesloten en niet-afgewezen gegadigden toelaten tot het DAS.

28 Fase 2: het plaatsen van opdrachten binnen een DAS: 6 stappen 1. toetsen of de inschrijvingen voldoen aan de gestelde technische specificaties, eisen en normen; 2. beoordelen van de geldige inschrijvingen aan de hand van het gestelde gunningscriterium (incl. subgunningscriteria); 3. opstellen van een proces-verbaal van de opdrachtverlening;

29 Fase 2: het plaatsen van opdrachten binnen een DAS: 6 stappen 4. meedelen van de gunningsbeslissing aan inschrijver; 5. sluiten van de overeenkomst; 6. bekendmaken van de aankondiging van de gegunde opdracht (binnen 30 dagen of per kwartaal gebundeld) op TenderNed.