Ervaringen met het 1 e effectbestek in Zoetermeer

Transcriptie

1 Leiden Alphen inwoners 3705 HA Den Haag Zoetermeer Delft Gouda Rotterdam Ervaringen met het 1 e effectbestek in Zoetermeer Praktijkmiddag Beeldkwaliteit 12 juni 2018 Leiden 1

2 Ken je stad: Zoetermeer in 2018 Regio Den Haag Leiden Zoetermeer Alphen Delft Gouda Rotterdam HA groen, 330 speelplekken 350 HA water 820 km riolering 670 HA verharding, 470 Bruggen, viaducten, tunnels bomen in verharding lichtmasten 42 Verkeerslichten, 65 P-automaten Geïnvesteerd vermogen: 1,7 miljard inwoners woningen arbeidsplaatsen 3705 HA 2

3 Missie en visie openbare ruimte Samen aan de kwaliteit van de stad werken Voor de duurzame ontwikkeling en instandhouding van de openbare ruimte in de door de Raad vastgestelde kwaliteit tegen de laagst mogelijke maatschappelijke kosten Kernwaarden beheer openbare ruimte vanuit collegeprogramma: Burger centraal stellen, als uitgangspunt voor alle activiteiten Transparant werken, steeds laten zien wat we doen Netwerken, van kennisuitwisseling tot ketenpartnerschap Regie voeren, onderhoudswerk niet zelf uitvoeren 3

4 Ambities in beheer Verband vasthouden tussen beheer, inrichting, gebruik Verband ontwikkelen met sociaal domein boven SROI Veiligheid bieden, risico s beheersen (risico-gestuurd beheer, assetmanagement) Duurzaam beheer bevorderen (GRP, energie, klimaatadaptatie, biodiversiteit) Differentiatie in beheerkwaliteit Faciliteren van innovaties (materialen, toepassingen, contracten, netwerken) 4

5 De evolutie van beheer Sociaal Economie naar een nieuwe opgave voor beheer van de buitenruimte Ruimte Stap 6: Assetmanagement Impact Stap 5: Bedrijfsvoering & Financiering OUTCOME Effect Stap 4: Kwaliteit gestuurd beheer OUTSOURCE Stap 1: Onderhouden Stap 2: Aantonen en bewijzen Stap 3: Rationeel beheer sectoraal OUTPUT INSIDE INSIGHT INPUT 5

6 Welke trend onderkent Zoetermeer Omgevingsbewust sturen op effect en risico LINE OF SIGHT Beleids matig UAV-gc en KPI s Strategisch Tactisch UAV-gc, Beeldsystematiek Operationeel UAV, RAW systematiek Praktisch Bestuur en uitvoering nader tot elkaar 6

7 Implementatie Beheervisie 7

8 Wat doet Zoetermeer nu Dagelijks en periodiek onderhoud van Gevel tot Gevel met beeldbestekken Vanaf 2000: steeds meer integraal (bomen, elementenverharding) Vanaf 2005: RAW beeld en slechts enkele posten nog op RAW frequentie (hagen: biodiversiteit) Vanaf 2015: van UAV naar UAV-gc Steeds grotere gebieden ( inw.) Langere contractduur (2+2 naar 4+3 jaar) Raamcontracten met eenheidsprijzen: OVL+VRI, kunstwerken, relining riolering, asfalt, elementenverharding Geen eigen uitvoeringsorganisatie vanaf

9 Brainstormsessie effecten (bestek) Politiek wil meer sturen op effecten en doelen Is er een onderhoudscontract mogelijk waarbij beoogde effecten leading zijn? Wat zijn deze effecten dan? Objectief meetbaar maken? Vertrouwen of controle als basis? 9

10 Ervaringen brainstormsessie Werk meer samen. Heb vertrouwen in elkaar. Trek niet een te grote broek aan maar voer het effectbestek rustig in. Het effectbestek is geen doel maar een middel. Sluit aan bij wat de gebruikers van de openbare ruimte vinden 10

11 Effectsturing in dagelijks onderhoud Voorheen sturing op activiteiten, input (6 keer maaien per jaar) Daarna sturing op beeldkwaliteit, output (gras niet hoger dan 5 cm) Trend is nu van onderhoud op beeldkwaliteit naar effectsturing (is het gras goed bespeelbaar?) en impact (maakt het bewoners gelukkiger?) Daarmee beter aansluitend op maatschappelijke wensen Evolutie van beheer 11

12 Kenmerken van het effectbestek Bredere scope dan alleen output op beeld Ook service en organisatorische aspecten Ruimte voor opnemen van maatschappelijke wensen Bestuurlijke ambities één op één door naar marktpartijen Op weg naar gelijkwaardig samenspel overheid - maatschappij Gewenste effecten meetbaar en afrekenbaar door KPI s Zoekt opdrachtnemer met meeste toegevoegde waarde (EMVI) Opdrachtnemer toont zelf naleving aan (systeemgerichte contractbeheersing) Gemeente is regievoerder, opdrachtnemer is Main Contractor 12

13 Effecten & beheer openbare ruimte Gebruikerstevredenheid Functionaliteit / bruikbaarheid Heel Veiligheid (sociaal, verkeer, technisch) Veilig Aantrekkelijk / mooi / schoon Schoon Bestuurlijke ambitie Participatie / betrokkenheid, samen SROI / MVO Duurzaamheid (CO 2 / afval / biodiversiteit) Tegen de laagst mogelijke maatschappelijke kosten 13

14 Effecten & gebruikerstevredenheid Veiligheid Verkeer snelheid, drempels, oversteken, schoolzones, sociaal geen stille/enge plekken, tunneltjes slim verlicht, geen overhangend groen Functionaliteit Voldoende parkeerplaatsen, speelplekken bespeelbaar fiets/wandelpaden, bebording Riolering, verlichting, vri s Duurzaam, schoon en aantrekkelijk Schoon onkruid, zwerfafval, graffiti, hondenpoep, blad Materiaal gebruik, ontwerp 14

15 Effecten & Bestuurlijke ambitie Participatie / betrokkenheid / samen Bewoners participatie, adoptie, Bedrijven MVO Scholen educatie, betrokkenheid bij openbare ruimte SROI / MVO Inzet van mensen met afstand tot de arbeidsmarkt met behoud van kwaliteit van werk en dienstverlening Scholing, re-integratie Duurzaamheid CO2 reductie, klimaat adaptatie Verhoging biodiversiteit, afvalreductie, Kritieke prestatie indicatoren Aantal betrokken bewoners, verenigingen 15

16 Bestuurlijke verantwoording 16

17 Bestuurlijke belangstelling Motie VJD: inzicht in effect meten gevraagd Welke nieuwe prestatieindicatoren? Welke instrumenten voor bevragen burgers? 17

18 Type contracten 18

19 Contractopbouw UAV-GC UAV gc Model Basisovereenkomst Vraagspecificatie Annexen Aanbestedingsleidraad UAR / ARW Juridisch / administratief Technisch / Inhoudelijk Financieel / Economisch 19

20 Het grote verschil Van: wat moet ik doen? Naar: wat wil ik hebben? Van input Van: Inspanning (Hoe, hoe vaak, waarmee, in welke volgorde?) Naar output en effecten Naar: Prestatie (Prestatie-eisen en uitvoeringseisen) Regie voeren door verschuiven verantwoordelijkheden! 20

21 Werkwijze naar effectbestek Brainstormsessie met OG s, adviseurs en ON s Bestek maken met 2 adviesbureaus: UAV-gc Extra directieraming door niet inschrijvende aannemer Contractsperiode jaar, gebiedsomvang inw. 21

22 Eerste effectbestek aanbesteed Wijken Oosterheem en Rokkeveen, > inwoners Samen met Hoogheemraadschap Schieland (HHSK) Plafondbedrag 11,6 mio. voor 4 jaar Gunnen op waarde (tot 2,5 mio. aftrek), 5 casussen EMVI blijkt nog geen 0,17% te kosten KPI s burgertevredenheid oplopend naar: 20% reductie meldingen afval; burgertevredenheid > 8,5; 80% meldingen afgehandeld < 2 dagen. KPI s SROI: arbeidspiek 100% SROI, 5 mdw certificaat, 2 mdw vast in 4 jaar KPI s duurzaam oplopend naar: 10% CO2 reductie; 20% minder zwerfafval; 20% verhoging biodiversiteit 22

23 KPI s effectbestek Uitvoering Veilig: proactief melden veiligheidsgebreken buiten scope contract Functioneel: verbetervoorstellen inrichting, beheer en gebruik Schoon: openbare ruimte voldoet aan gestelde beeldkwaliteitsniveau Ontzorging OG: beeldkwaliteitsdashboard volledig operationeel Burgertevredenheid Beeldkwaliteitsmeting: reductie meldingen op afval Huisvaderschap/dienstverlening: 80% van de meldingen afgehandeld Publieksgericht: tevredenheidsbeoordeling aannemer 23

24 KPI s effectbestek SROI Organiseren onderhoudswerk: invullen arbeidspiek met SROI 100% Social return: opleiding allround onderhoudsmdw. voor SROI (certificaat) Social return: baangarantie a.g.v. participatiewet :1-2 onderhoudsjaren Duurzaamheid Duurzaam: CO2 reductie o.b.v. footprint project: +5%, +7,5%, +10% Schoon & aantrekkelijk: reductie zwerfvuil per jaar: 10, 15, 20 ton/jaar Beeldkwaliteitsmeting: reductie meldingen op afval: +10%, +15%, +20% Biodiversiteit: verhoging biodiversiteit: +10%, +15%, +20% 24

25 KPI s effectbestek SROI Organiseren onderhoudswerk: invullen arbeidspiek met SROI 100% Social return: opleiding allround onderhoudsmdw. voor SROI (certificaat) Social return: baangarantie a.g.v. participatiewet :1-2 onderhoudsjaren Duurzaamheid Duurzaam: CO2 reductie o.b.v. footprint project: +5%, +7,5%, +10% Schoon & aantrekkelijk: reductie zwerfvuil per jaar: 10, 15, 20 ton/jaar Beeldkwaliteitsmeting: reductie meldingen op afval: +10%, +15%, +20% Biodiversiteit: verhoging biodiversiteit: +10%, +15%, +20% 25

26 Het eerste jaar: zomerschouw Gestart 1 maart 2017 voor 4 +3 jaar, 1e jaar is transitiejaar Zomerschouw, augustus 2017: Onvoldoende organisatietalent en vakmanschap: ondeskundige uitvoering, gefragmenteerd werken, onvolledig afronden, niet integraal werken en onvoldoende toezicht en controle op onderaannemers. Medewerkers ongeïnteresseerd, onverschillig in houding en gedrag, weten niet wat is afgesproken. Geen invulling voorziene arbeidspiek met 100% SROI. Geen zichtbare verbetering en stijgende lijn in kwaliteit van het onderhoud, dienstverlening en organisatie, ondanks extra inspanningen opdrachtgever. Aanwijzingen worden niet of onvoldoende opgevolgd, onvoldoende lerend vermogen. Geen ontzorgende en pro-actieve dienstverlening en veel incidenten: niet nakomen afspraken natuurorganisaties, veel schades, te zwaar transport op fietspaden, inzet onderaannemers niet gemeld. 26

27 Enkele beelden Maaisel in watergang Ernstige spoorvorming Gemaaid opschot blijft liggen Haag gedeeltelijk geknipt Achter en rond boom en Talud niet gemaaid Slecht afgeruimd Schade na maaien, niet gemeld Stamschot, boomspiegel Veegvuil, goten en beperking inlaten kolken Onkruid op verharding 27

28 Enkele beelden Onkruid op verharding rond obstakels, niet pro-actief Plantvakken overwoekerd met onkruid/zwerfvuil Vakbeplanting vergrast Haagvoet niet geschoffeld Rond bomen bijgemaaid? Kolkinlaat belemmerd Onkruid op verharding Goten begroeiing Gazon, minimum eis? Onkruidbeheersing onvoldoende 28

29 Transitiejaar of minimum eis? Resultaat zomerschouw: Kwaliteit van dienstverlening is onvoldoende en ligt onder bestuurlijke focus. Ernstige imagoschade, voor aannemer en voor opdrachtgever. Minimumeis wordt slechts gedeeltelijk gehaald. Tekortkomingen zijn geen uitvloeisel van transitiejaar. Overeengekomen ambities (KPI s) worden niet gehaald. Te ondernemen stappen: Verantwoording aannemer bij opdrachtgever, korten op declaraties aannemer. Herstel door derden als aannemer in gebreke blijft. 1 e formele evaluatie 11 oktober: Plan van aanpak met KPI s is leidend. Plan van aanpak ter verbetering dienstverlening, meetmoment 15 jan

30 Vervolg of beëindiging? Evaluatiegesprek 25 oktober 2017: zorgen opdrachtgever over prestaties (onder)aannemer in scope Formele ingebrekestelling 1 november 2017 met overzicht wanprestatie, herhaald 16 november 2017 Verbeterplan aannemer 15 november 2018: een nieuwe start Oorzaken volgens aannemer: werkzaamheden onvoldoende voorbereid, onvoldoende aansturing van materieel en medewerkers; areaal minder op orde dan vooraf ingeschat, onvoldoende tijd om in te groeien ; onvoldoende regie op werkzaamheden in regie uitbesteed; onvoldoende operationele communicatie met beheerders gemeente en HHSK. Ook: ingewikkeld contract, her en der eisen geformuleerd Resultaten Verbeterplan getoetst na 15 januari 2018: te weinig zichtbaar resultaat. Formele kennisgeving van verzuim 14 februari

31 Vaststellingsovereenkomst Voorstel Vaststellingsovereenkomst met (verlaagde) boete, meetmoment: 1 november 2018, herstel schade insporing, medio februari BAM zoekt nieuwe onderaannemer: komt niet tot overeenstemming. Open inzicht verschaft in financiële gevolgen van stoppen of doorgaan: Besparing kosten t.o.v. termijnbetaling Beperking verlies inschrijving tot ¼ Frictiekosten i.p.v. boete Geen meerkosten vanwege hogere kwaliteit Definitieve vaststellingsovereenkomst: beëindiging overeenkomst per 2 maart 2018, schade herstel insporing voor 15 april 2018 bankgarantie als achtervang, vergoeding frictiekosten i.v.m. nieuwe aanbesteding = 2 termijnen, vergoeding schouw-app, inzet DSW-ers bij opvolgende aannemer(s). Voor max. 1 jaar twee aannemers ingezet, in afwachting nieuwe aanbesteding e 2 maanden: minder kosten dan termijnbetaling termijnen kosten jan feb mrt apr mei jun jul aug sep okt nov dec 31

32 Het nieuwe contract/de nieuwe aanbesteding: Heel veel blijft vanwege onze visie en ambitie maar. De scope van het contract is aangepast om MKB bedrijven een betere uitgangspositie te geven: gebied gesplitst in twee percelen raamovereenkomst elementenverharding uit contract We zullen zelf onze KPI s formuleren en uitvragen. Heroverweging verhouding bij EMVI (prijs/kwaliteit): alleen op kwaliteit en plafondbedrag? Selectie met casussen voor de kwaliteitsbeoordeling blijft. Gunningscriteria worden tegen het licht gehouden. 32

33 Onze conclusies Politiek gaat beslissen over beoogde effecten + impact, niet meer (persé) over beeldkwaliteit. Sluit aan bij ontwikkelingen in politiek, maatschappij, wetgeving en innovaties in het vakgebied. Beeldkwaliteit blijft tactisch instrument voor meten gewenste beheerprestatie. Effecten steeds meer rechtstreeks in contracten, naarmate meer ervaring met formuleren objectieve KPI s. Vaker dienstverleningscontracten en hybride bestekken: mengvorm van frequentie, beeld en effect. Beheer als dienstverlening: BaaS, beheer as a service 33

34 34