VLAAMSE GEMEENSCHAPSCOMMISSIE DE RAAD

Transcriptie

1 STUK 9 ( ) Nr.1 VLAAMSE GEMEENSCHAPSCOMMISSIE DE RAAD ZITTING SEPTEMBER 2018 Begrotingswijziging 1 voor het dienstjaar 2018 Begroting dienstjaar 2019 Raad van de Vlaamse Gemeenschapscommissie SAMENVATTEND VERSLAG namens de Commissie voor Algemene Zaken, Financiën, Begroting en Media uitgebracht door de heer Stefan Cornelis Hebben aan de werkzaamheden deelgenomen: Vaste leden: mevrouw Carla Dejonghe, voorzitter, de heer Stefan Cornelis, mevrouw Hannelore Goeman, mevrouw Annemie Maes Plaatsvervanger: mevrouw Cieltje Van Achter Verontschuldigd: de heer Johan Van den Driessche 1561

2 2 Dames en heren, De Commissie voor Algemene Zaken, Financiën, Begroting en Media besprak op woensdag 26 september 2018 de begrotingswijziging 1 voor het dienstjaar 2018 en de begroting voor het dienstjaar 2019 van de Raad van de Vlaamse Gemeenschapscommissie. Beide documenten werden na bespreking goedgekeurd door het Bureau van de RVG op 12 september De bespreking gebeurde conform artikel 53,4 van het Reglement van Orde in een besloten commissievergadering. Het samenvattende verslag van deze besprekingen is een openbaar parlementair document. De begrotingswijziging 1 voor het dienstjaar 2018 en de begroting voor het dienstjaar 2019 zijn opgenomen in de bijlage. De heer Stefan Cornelis wordt aangeduid als verslaggever. Alle sprekers bedanken uitgebreid de Diensten voor het snelle en accurate werk. A. BEGROTINGSWIJZIGING 1 RVG VOOR HET DIENSTJAAR 2018 A.1.TOELICHTING De begroting 2018, die werd opgemaakt in augustus 2017, hield slechts rekening met een minimale financiële overdracht van 2017 naar 2018 omdat de reële cijfers nog niet gekend waren. De rekening 2017, die de exacte beschikbare saldo s weergeeft voor de overdracht naar de middelenbegroting 2018, werd opgemaakt in mei Verder houdt deze begrotingswijziging rekening met de op dit ogenblik gekende onder- of overschatte uitgavenposten 2018, op basis van de Rekening 2017 en de Tussenrekening van 30 juni 2018 (begrotingscontrole). De volgende niet geplande meer- of minderuitgaven zijn aanleiding voor de Begrotingswijziging I van het dienstjaar 2018 : Wijzigingen contracten individuele medewerkers (einde samenwerking, langdurige ziekte, ouderschapsverlof,.) Uitbreidingen of aanpassingen van contracten; Het moeilijk in te schatten aantal activiteiten; Niet te plannen uitgaven en/of ontvangsten; Wijzigingen in het personeelsbestand; Het tijdstip van het al dan niet plaatshebben van een indexering; Genomen Bureaubeslissingen; Besluit: De middelen in de Gewone Dienst, ten bedrage van ,00 euro, dekken de gewijzigde uitgaven in de Gewone Dienst. De middelen in de Buitengewone dienst, zijnde ,00 euro, dekken de gewijzigde uitgaven in de Buitengewone Dienst.

3 3 Deze Begrotingswijziging is een bijsturing van bepaalde begrotingsposten op basis van de Rekening 2017, de Tussenrekening van 30 juni 018 en van Bureaubeslissingen In Rekening 2017 werd een overdracht voorzien van middelen van de Gewone Dienst voorzien naar 2018 van ,00 euro en een overdracht van middelen van de Buitengewone Dienst naar 2018 van ,00 euro. Bij de opmaak van de Begrotingswijziging 2018 blijkt een opname uit het Reservefonds van ,00 euro noodzakelijk voor de financiering van de uitgaven van de Buitengewone Dienst. Belangrijkste verschillen in de uitgaven van de Begrotingswijziging 2018 ten opzichte van de Begroting 2018: Gewone Dienst: Rubriek 1: Raadsleden & Medewerkers Rubriek 2: Fracties Rubriek 3: Algemene werking Rubriek 4: Dienst Educatie & Informatie Rubriek 5: Dienst Wetgeving Rubriek 6: Ontvangst & Relaties Abonnement op kranten (cf. Bureaubeslissing) Loonkost medewerkers (afrekening uit dienst = vervroegd vakantiegeld, hogere rsz werkgever) Abonnement op kranten (cf. Bureaubeslissing- medewerkers niet ten laste van het budget van de Raad) Huur installaties (= kopiemachines dienst F&P en Infotheek is er bij gekomen) idem voor onderhoudscontract op kopiemachines Verzekering rollend materieel (cf. Bureaubeslissing: wagen griffier) Kosten mobiele telefonie iets gestegen Abonnement op kranten (cf. Bureaubeslissing) Attenties educatieve activiteiten Reis- & verblijfkosten dialoogklassen was niet begroot Vergoeding integraal verslag (raming cf. alle zittingen in het najaar van 2018) Huur uitrusting (extra kost n.a.v. klassiek concert) Cateringkosten (lager n.a.v. ander concept 11/07) Tijdelijke verzekering (n.a.v. tentoonstelling Tinel) Bedrag in euro , , , , , , ,00

4 4 Rubriek 7: Dienst Informatica Onderhoudscontracten 1 extra ,00 licentie Opleidingskosten lager dan begroot Extra onderhoudscontracten ,00 Rubriek 8: Griffiepersoneel (vast & kabinetten vrz/ovrz) Rubriek 9: Gebouw Buitgengewone Dienst: Gebouw & algemene werking Diverse investeringen Diverse vergoedingen externe informaticus werd niet ingeschakeld Medische dienst hogere kost n.a.v. psychosociale risico-analyse Huur kunstwerken duurdere abonnementen Elektriciteit afrekening lager dan begroot Diverse vergoedingen vg coördinator opfriswerken is ingecalculeerd in BGD Wijzigingen voornamelijk door Bureaubeslissingen of door het verschuiven van investeringen naar 2019 Dossier gevel + luchttoevoer opgenomen , , , ,00 Overzicht Reservefonds: Saldo per Intrest 2018 Overdracht Rekening 2017 Gewone Dienst Overdracht Rekening 2017 Buitengewone Dienst Opname Begrotingswijziging 2018 Gewone Dienst Opname Begrotingswijziging 2018 Buitengewone Dienst Saldo: ,71 euro + 195,82 euro ,26 euro ,60 euro 0,00 euro ,00 euro ,39 euro Bij de begroting 2019 wordt geopteerd voor een ruimere buffer dan de huidige euro en wordt de bestemming van een deel van het Reservefonds gedefinieerd.

5 5 A.2. BESPREKING Een lid wijst er op dat de meerjarenplanning en de provisietabellen nuttige werkinstrumenten zijn die ervoor zorgen dat een begrotingsbeleid dat verder reikt dan één jaar, mogelijk wordt. Het is positief dat de Diensten onderzochten op welke wijze het Reservefonds efficiënt kan aangewend worden vanaf Een ander lid vraagt naar de stand van zaken in verband met het GoPress/Belga abonnement. Er wordt toegelicht dat het contract heronderhandeld werd en dat zowel de dienstverlening als het aantal gebruikers veel ruimer is. Een 90-tal correspondenten (alle raadsleden en hun individuele medewerkers, de medewerkers van alle fracties, het griffiepersoneel) kan inloggen en maakt gebruik van het GoPress/Belga abonnement. De klantentoegang verloop langs een e- mailadres met extensie raadvgc.brussels. Nog een ander lid wijst er op dat de communicatie rond het gebruik van de GoPress/Belgatoegang ingewikkeld was. Het lid verkreeg nog geen toegang tot het systeem. Het zou nuttig zijn actief na te gaan welke raadsleden tot heden geen toegang hebben en deze beperking zo snel als mogelijk weg te werken. Dezelfde spreker is tevreden dat voor het systeem van de luchttoevoer naar een degelijke en duurzame oplossing wordt gezocht en dat de Raad er in slaagde een informaticus aan te trekken. Extra aandacht vraagt deze spreker voor de zoekfuncties op de nieuwe website die in ontwikkeling is. Documenten van de Raad moeten snel en performant op zoveel mogelijk trefwoorden kunnen teruggevonden worden. A.3. STEMMING Begrotingswijziging I voor het dienstjaar 2018 van de Raad van de Vlaamse Gemeenschapscommissie wordt ter stemming voorgelegd en wordt aangenomen met unanimiteit van stemmen. B. BEGROTING 2019 RVG Het Bureau besliste in zijn vergadering van 12 september 2018, om het dotatiebedrag voor het jaar 2019 te bepalen op ,00 euro. Het bedrag is hetzelfde als het dotatiebedrag van Het dotatiebedrag werd niet-geïndexeerd, terwijl voor de diverse begrotingsposten wel rekening is gehouden met 1 indexering voor het volledige jaar Bij de opmaak van de Begroting 2019 werd aan alle wettelijke, contractuele en statutaire verplichtingen voldaan. De uitgaven die de Raad doet zijn weloverwogen, noodzakelijk en niet buitensporig. In de Begroting 2019 worden de uitgaven als volgt geraamd: - voor de Gewone Dienst (reguliere werking) euro - voor de Buitengewone Dienst (investeringen) bedragen euro

6 6 Alle uitgaven werden begroot op basis van de huidige situatie, rekening houdend met de reguliere werking van alle diensten en met een aantal noodzakelijke en duurzame investeringen die moeten uitgevoerd worden en vallen onder het beheer van een goede huisvader (gebouw, installaties, ) GEWONE DIENST Rubriek 1: Raadsleden & medewerkers. Het contract met Belga werd aangepast. Alle Raadsleden en medewerkers ten laste van het budget van de Raad die een raadvgc.brussels adres hebben, zijn in deze rubriek begroot. Het budget voor studiebezoeken van Commissies is gehalveerd t.o.v. de vorige Begroting n.a.v. de verkiezingen (mei 2019). Er werd rekening gehouden met een situatie waarin alle contracten voor de medewerkers voor een volledig jaar ingevuld zijn. Er is eveneens een indexering ingecalculeerd. De vergoedingen voor de Raadsleden, alsook de tussenkomst voor telefoonkosten werden geïndexeerd. De geraamde kosten verbonden aan de verkiezingen worden ingeschreven in de begroting 2019 om uittredingsvergoedingen voor Raadsleden uit te keren. Eventuele extra personeelskosten werden niet ingecalculeerd omdat reeds rekening gehouden werd met een volledige bezetting gedurende 12 maanden in de loonkosten. Rubriek 2: Fracties. De fractiegelden werden geïndexeerd. Het contract met GoPress/Belga werd aangepast. Alle medewerkers die niet ten laste zijn van het budget van de Raad met een raadvgc.brussels adres zijn in deze rubriek begroot. Rubriek 3: Algemene Werking. Op basis van de werkelijke uitgaven tot en met juni 2018 zijn er kleine bijsturingen voor een aantal posten. Rubriek 4: Dienst Educatie & Informatie. Het contract met Belga/GoPress werd aangepast. Het gedeelte van de kostprijs dat alle griffiepersoneelsleden (vast en tijdelijk) met een raadvgc.brussels adres omvat, is in deze rubriek begroot. Rubriek 5: Dienst Wetgeving. Bijsturing inzake externe catering. Er wordt meer beroep gedaan op externe catering dan voorheen. Voor de vergoeding voor het integraal verslag werd rekening gehouden met alle data waarop er een Plenaire Vergadering voorzien is, voor de duur van 3u of minder. Rubriek 6: Dienst Externe Relaties & Ontvangst. Conform een Bureaubeslissing werd rekening gehouden met uitgaven voor de jubileumviering 30 jaar VGC (catering, kosten drukken uitnodigingen, muzikale omlijsting, ).

7 7 Rubriek 7: Dienst Informatica. Er werd een vergoeding begroot voor het gebruik van een server in de cloud. Er werden 2 extra onderhoudscontracten begroot, namelijk voor de wifi-infrastructuur in het RVG-gebouw en voor het beheer van de databank post in/post uit. Rubriek 8: Griffiepersoneel. Er werd geen vergoeding meer begroot voor het insourcen van een externe informaticus. In de loonkost werd rekening gehouden met de tewerkstelling van een tijdelijk griffiepersoneelslid (informaticus) en met de statutaire biënnales en verhogingen in de vlakke loopbaan. Er werd eveneens rekening gehouden met een indexering van de loonkosten. De uitgaven voor dienstkledij zijn tweejaarlijks en werden gedaan in De uitgaven voor dienstkosten (woon-werkverkeer en dienstverplaatsingen) werden geïndexeerd. De uitgaven zijn volledig ten laste van de Gewone Dienst. Er werd rekening gehouden met dienstkosten voor het extra tijdelijke griffiepersoneelslid (informaticus). Rubriek 9: RVG-gebouw. N.a.v. wissels van de kunstwerken van Kunst in Huis is er een wijziging in de abonnementsvergoeding. De kosten van nutsvoorzieningen werden begroot op basis van de huidige voorschotfacturen. Er werd geen bedrag meer begroot voor vergoedingen die betrekking hebben op de opfriswerken van het gebouw. Rubriek 10: Diverse. Er werden provisies aangelegd overeenkomstig de provisietabel (dienstkledij en dienstreizen). BUITENGEWONE DIENST In de Begroting 2019 werd met volgende investeringen rekening gehouden: Onderhoud voorgevel met ramen; Vernieuwen binnenkant liften; Luchttoevoer en klimatisatie: regeling & bevochtiging; Informatica: intranet, cms, archief, postverwerking; Vernieuwen keukens (gelijkvloerse verdieping, 2A en 5A); Vernieuwing telefooncentrale; Pc-budget Raadsleden & griffiemedewerkers (n.a.v. de verkiezingen). Details van de provisie voor geplande investeringen zijn opgenomen in de provisietabel. RESERVEFONDS Bij de opmaak van de Begroting 2018, in augustus 2017, leek een opname uit het Reservefonds van euro noodzakelijk.

8 8 Bij de opmaak van de Rekening 2017, in mei 2018, werd een overdracht voorzien naar 2018 van euro voor de Gewone Dienst en van euro voor de Buitengewone Dienst. De geraamde uitgaven in de Begroting 2019 zullen betaald worden met de ontvangen dotatie, met de overdracht aan middelen van aangelegde, niet uitgegeven provisies en met een opname uit het Reservefonds van euro. Overzicht saldo Reservefonds: Saldo per ,71 euro Intrest ,82 euro Overdracht Rekening ,26 euro Gewone Dienst Overdracht Rekening ,60 euro Buitengewone Dienst Opname Begrotingswijziging ,00 euro Gewone Dienst Opname Begrotingswijziging ,00 euro Buitengewone Dienst Opname Begroting 2019 (raming) ,00 euro SALDO: ,39 euro In het Reservefonds zal vanaf 1 januari 2019 een bedrag van euro geblokkeerd worden als onbeschikbare middelen, dit als buffer om de werking van de Raad gedurende 3 maanden financieel te kunnen overbruggen in uitzonderlijke omstandigheden. Het is eveneens de bedoeling de kosten verbonden aan de verkiezingen niet te laten dekken door een bijkomende dotatie, maar ze geheel of grotendeels te financieren vanuit het Reservefonds. GERAAMD SALDO PER ,39 euro Opname Begroting 2019 raming ,00 euro GERAAMD SALDO PER euro Onbeschikbaar gedeelte v/h HUP ,00 euro SALDO (RAMING) BESCHIKBAAR DEEL HUP ,39 euro B.2. BESPREKING Meerdere leden prijzen de gewijzigde timing voor de begrotingsopmaak. De huidige handelwijze laat toe het dotatiebedrag nauwgezet af te stemmen op de budgettaire behoeften van de Raad. Deze manier van werken ondersteunt een goed financieel beheer. Er is tevens geen dotatieverhoging ondanks de indexering van de begrotingsposten, wat als positief wordt ervaren.

9 9 Het voorstel in verband met de besteding van de middelen van het Reservefonds voor het optrekken van de niet-beschikbare buffer van naar euro en voor de financiering van de kosten verbonden aan de verkiezingen 2019, kan op instemming van de commissieleden rekenen. Een lid betreurt dat de bespreking over het aantal personeelsleden voorzien voor de kabinetten van de voorzitter en de ondervoorzitter, niet aan de orde is bij de bespreking van de begroting 2019, nu de legislatuur op zijn einde loopt. De spreker pleit voor een inkrimping van het personeelsbestand van de kabinetten van voorzitter en ondervoorzitter en steunt daarvoor op een vergelijking met het Vlaams Parlement. Een ander lid vraagt of deze discussie in het Bureau werd gevoerd. De voorzitter antwoordt dat dit onderwerp kan opgenomen worden in de volgende politieke onderhandelingen en dat de discussie in het Bureau nu niet aan de orde is. Nog een ander lid vraagt wanneer een beroep wordt gedaan op externe catering en dringt er op aan dat dit niet voor alle vergaderingen met lunch het geval zou zijn. Soms kunnen de middagmalen allicht door eigen personeel bereid worden. De griffier antwoordt dat het inzetten van het eigen personeel voor het bereiden van maaltijden afhangt van hun andere taken en de activiteiten met externe groepen waarbij ze assisteren inzake drankvoorziening. Indien er ruimte kan vrijgemaakt worden, worden de maaltijden in eigen huis bereid. B.3. STEMMING De Begroting 2019 van de Raad van de Vlaamse Gemeenschapscommissie wordt ter stemming voorgelegd en wordt aangenomen 4 stemmen voor en 1 onthouding. Stefan CORNELIS Verslaggever Carla DEJONGHE Voorzitter

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

32

33

34

35

36