Begroting Raadgevend comité

Transcriptie

1 Ombudsdienst Begroting 2016 postsector Raadgevend comité

2 Ombudsdienst voor de postsector toelichting bij de begroting 2015 De begroting van de Ombudsdienst voor de postsector maakt afzonderlijk deel uit van de begroting van het BIPT. De procedures, verplichtingen en controles die gelden voor de overheidsadministraties zijn integraal van toepassing op de Ombudsdienst voor de postsector. De wet van 21 maart 1991, voorziet in artikel 45ter 8 het volgende: - De ombudsmannen leggen elk jaar het ontwerp van begroting van de ombudsdienst voor de postsector ter advies voor aan het raadgevend comité voor de postdiensten. En in artikel 43ter 8 - De leden van de Ombudsdienst voor de postsector sluiten met de Raad van het Belgisch Instituut voor postdiensten en telecommunicatie een overeenkomst af waarin de praktische en organisatorische regels van het functioneren van de Ombudsdienst binnen het Instituut en van de uitoefening van de door de wet aan de ombudsdienst opgedragen taken en bevoegdheden, worden opgenomen. In deze overeenkomst worden minstens de regels opgenomen inzake : - de oprichting en de werking van een contactcomité tussen de leden van de ombudsdienst en de Raad van het Belgisch Instituut voor postdiensten en telecommunicatie; - de beslechting van bevoegdheidsgeschillen; - de logistieke aspecten; - het beleid ten aanzien van het ter beschikking gestelde personeel; - financiële controle en begroting De begroting werd conform de reglementering ingediend en goedgekeurd door de Inspectie van Financiën. In uitvoering van de wet legt de Ombudsdienst voor de postsector vervolgens haar begroting voor aan het Raadgevend Comité voor advies. Deze begroting is onderverdeeld in drie categorieën: - personeelskosten - werkingskosten - investeringen Voor de personeelskosten wordt enerzijds rekening gehouden met mogelijke indexaanpassingen en eventuele baremaverhogingen, anderzijds met te verwachten wijzigingen in het personeelskader. Wat betreft de werkingskosten wordt er in de begroting voldoende ruimte voorzien voor uitgaven geraamd in vergelijking met gelijkaardige diensten maar ook met meer specifieke geplande uitgaven, wijzigingen of kosten die wegvallen. Meer bepaald de geplande verhuis van de Ombudsdienst naar de Albert II laan. Wat betreft de investeringen is er een meerjarenplan uitgewerkt voor de vervanging van verouderd kantoormeubilair en informatica om dan over te gaan tot een systeem van het up-to-date houden van alle infrastructuur en de kosten maximaal te beheersen. Het nieuwe materiaal is gericht op een grotere efficiëntie en houdt rekening met de verhuis naar een andere locatie. begroting en toelichting 2

3 Er werd bij de aankoop van kantoormeubelen rekening gehouden met de bij de overheid voorziene aantal m 2 per werknemer. Dit kadert in een reorganisatie van de dienst en een beter beheer van documenten en archieven. Er werd daarbij ook rekening gehouden met de oppervlakte die ter beschikking is van de dienst. De planning voorziet dat de verhuis zal doorgaan in september. Een aantal noodzakelijke investeringen werden omwille van de verhuis uitgesteld. In 2015 werden zoals gepland wel de server, een aantal printers en laptops vervangen. De andere investeringen zullen in deels in 2016 en deels in 2017 plaatsvinden. Dit betreft onder meer de vernieuwing van de website, de investering in software voor geïnformatiseerd klachtenbeheer, vervanging van de wagens van de Ombudsmannen. Wij blijven opteren voor een spreiding van investeringen over verschillende jaren. We willen vermijden dat de bedrijven bij een investering, onredelijk zouden moeten bijdragen. Deze is immers gerelateerd aan het aantal klachten, en dit aantal kan variëren. Bovendien zijn de schommelingen in het budget minder groot, waardoor de bedrijven ook gemakkelijker hun voorzieningen kunnen treffen. begroting en toelichting 3

4 1 Toelichting betreffende de begroting van de Ombudsdienst voor de postsector voor 2016 Het algemene budget voor 2016 daalt met 3,2% en is als volgt opgebouwd: - De personeelskosten dalen met 5,1% De aanwervingsprocedures voor zowel een Franstalige als Nederlandstalige Ombudsman en voor de vervanging van 2 Franstalige medewerkers niveau B loopt. Vanaf de aanwerving zullen de tussenkomsten voor het personeel stijgen in verhouding. Op deze posten heeft de Ombudsdienst geen vat. De aanwervingen die bij de opmaak in september voorzien waren vanaf januari 2016, zullen pas in de tweede helft van 2016 effectief zijn, waardoor de werkelijke kosten lager zullen uitvallen dan het voorziene budget. - De werkingskosten stijgen met 11,5% De huur en het onderhoud van de gebouwen houden enkel rekening met index. Vanaf de verhuis naar de nieuwe locatie zal de huur wegvallen. Bij het indienen van de begroting in september was nog niet duidelijk wanneer de werkelijke verhuis zou kunnen plaatsvinden en vanaf wanneer de huur op de huidige locatie zou kunnen gestopt worden. Voorzichtigheidshalve is het volledige bedrag ingeschreven. Wij hebben met de eigenaar een overeenkomst om de huur per drie maand te verlengen tot wanneer we meer duidelijkheid hebben. Volgens de huidige planning verhuist de dienst half september. In dat geval zal de huur voor het laatste kwartaal wegvallen en zal de voorziene huurkost lager zijn dan begroot. De werken door derden stijgen. Dit heeft te maken met de voorziene uitgaven voor de verhuis, de kosten ten onze laste bij de installatie, het algemeen gebruik van onze dienst van ICT-diensten, de frontoffice, het onderhoud, verzekeringen in de consumentenkoepel. De provisie voor de betaling van deze uitgaven gebeurt via een vordering. Bij de opmaak van de begroting was er nog geen zicht op de gedane uitgaven ten onze laste en hebben we een vergelijkbaar bedrag gereserveerd voor de provisie Op basis van de gedane uitgaven, de wettelijke bepalingen, is de reële vordering ruimschoots lager, waardoor ook dit voorzien budget lager zal zijn. Voor alle andere posten is er minder budget ingeschreven, maar er is voldoende ruimte voorzien om eventualiteiten op te vangen. Voor de kosten voor telefonie, post en internet zijn de voorzieningen verminderd, gezien de reële uitgaven. - De investeringen dalen met 32,7% De belangrijkste investeringen zijn in de voorbije jaren gerealiseerd. begroting en toelichting 4

5 Dit jaar zullen de twee wagens van de ombudsmannen vervangen worden. Wij hebben er bij de aankoop voor geopteerd om de wagens niet na vier, maar wel na vijf jaar te vervangen. Dit zal nu ook het geval zijn. 3. De uitgaven in 2015 De uitgaven ten opzichte van de begroting De begroting bedroeg Euro. De reële uitgaven Euro (ongeveer 20% niet uitgegeven). Het verschil tussen de begroting en reële uitgaven betekent niet dat de begroting niet realistisch is opgemaakt, maar heeft alles te maken met het feit dat zowel de verhuis van de Ombudsdienst als de vervanging van gepensioneerde medewerkers vertraging opliepen buiten onze wil. Er is een belangrijke investering gedaan op het vlak van informaticamateriaal, zoals een server, vervanging van verouderd materiaal. Deze investering houdt ook rekening met de verhuis en maakt synergieën binnen de consumentenkoepel in de toekomst mogelijk. De totale uitgaven 2015 ten opzichte van 2014 De uitgaven ten opzichte van 2014 zijn gestegen met 8,8%. Dit na een algemene daling in 2014 ten opzichte van 2013, die te maken had met het uitstel van geplande investeringen uitgesteld en de voorbereiding van de verhuis. Belangrijke investeringen werden uitgevoerd in De stijging heeft ook de maken met de storting van de provisie voor het gebruik van diensten van de consumentenkoepel. Truus Lostrie Ombudsvrouw/médiatrice Ombudsdienst voor de postsector begroting en toelichting 5